Ihre Kunden verwalten (Liste, Zustimmung zu E-Mails, Export)

Kunden im Menü ist die Liste aller, die bei Ihnen gebucht haben, plus aller, die Sie von Hand angelegt haben.

Eine Sache erklärt die meisten Überraschungen auf dieser Seite: Ein Kunde wird über seine E-Mail-Adresse identifiziert. Es gibt einen Kundendatensatz pro E-Mail-Adresse und Konto, gemeinsam für alle Ihre Standorte, und jede neue Buchung mit dieser E-Mail-Adresse überschreibt den Datensatz mit dem, was im Buchungsformular eingegeben wurde. Der letzte Abschnitt, „Warum sich die Daten eines Kunden von selbst geändert haben“, erklärt das ausführlich — lesen Sie ihn, bevor Sie Zeit in das Aufräumen von Kundendaten investieren.

Die Kundenliste

Jede Zeile zeigt Name, Email, Telefonnummer und Zustimmung zu E-Mails (Ja oder Nein). Wenn Mitgliedschaften für Ihr Konto aktiviert sind, sehen Sie außerdem Mitglied, Gilt für und Rabatt; bei Konten ohne Mitgliedschaften gibt es diese drei Spalten einfach nicht.

Suchen Sie mit dem Feld Suche nach Kunden. Es findet Treffer in Name, E-Mail, Telefonnummer und dem Ja / Nein von Zustimmung zu E-Mails — sonst nichts. Ein Straßenname, eine Stadt oder ein Land liefert keine Treffer, weil die Adressfelder nicht durchsucht werden.
Sortieren — klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift. Die Liste ist anfangs nach Name sortiert.
Klicken Sie auf eine Zeile oder auf das Zahnradsymbol (Details anzeigen und bearbeiten) am Ende der Zeile, um den Kunden zu öffnen.
In einem neuen Tab öffnen — jede Zeile ist ein echter Link: Strg-Klick (Cmd-Klick auf dem Mac), Mittelklick oder Rechtsklick und „In neuem Tab öffnen“ Ihres Browsers; auf dem Handy drücken Sie lange auf die Karte. Sie können eine E-Mail-Adresse in der Liste markieren und kopieren, ohne den Kunden zu öffnen. Geh zurück bei einem Kunden, der in einem neuen Tab geöffnet wurde, führt zur Kundenliste.

Die Seite lädt die gesamte Kundenliste auf einmal und durchsucht sie in Ihrem Browser. Bei einem sehr großen Konto kann das Öffnen daher einen Moment dauern, die Suche ist dafür sofort da.

Ihre Suche, die Mitglieds-Chips, die Sortierung, die Seite und die Anzahl der Zeilen pro Seite stehen in der Adresse der Seite. Wenn Sie von einem Kunden zurückkehren (mit Geh zurück oder der Zurück-Taste des Browsers), zeigt sich die Liste so, wie Sie sie verlassen haben, ein Neuladen behält sie bei, und Sie können den Link als Lesezeichen speichern oder teilen. Wenn Sie Kunden im Menü wählen, öffnet sich die Liste neu.

Mitglieder mit den Filterchips filtern

Bei Konten mit Mitgliedschaften steht über der Tabelle eine Reihe von Chips mit der Beschriftung Mitglied:: Alles, Aktiv, Abgelaufen, Deaktiviert und Nein.

Jeder Chip zeigt, wie viele Kunden Sie bei seiner Auswahl erhalten würden, gezählt nach Ihrer Suche.
Sie können mehrere Chips gleichzeitig aktivieren; die Liste zeigt dann Kunden, die zu einem davon passen. Alles hebt die Auswahl auf.
Ein Chip ohne Treffer ist ausgegraut und ans Ende der Reihe verschoben.

In der Spalte Mitglied zeigt ein aktives Mitglied ein grünes Ja mit Bis {date}; Abgelaufen zeigt das Enddatum; Deaktiviert lautet „Manuell deaktiviert“. Gilt für ist Alle Standorte oder die Namen der Standorte, die die Mitgliedschaft abdeckt, und Rabatt ist der Mitgliederrabatt. Die Verwaltung der Mitgliedschaften selbst wird in der Anleitung zu Mitgliedschaften beschrieben.

Zustimmung zu E-Mails

Zustimmung zu E-Mails zeigt, ob der Kunde im Buchungsformular das Newsletter-Kästchen angekreuzt hat („Ich stimme zu, Newsletter und Angebote von zu erhalten“, gefolgt vom Namen Ihres Standorts). Der Wert ist Nein, sofern das Kästchen nicht angekreuzt wurde.

Sie können die Zustimmung im Admin nicht ändern: Das Kundenformular hat kein Feld dafür. Der Wert wird nur aktualisiert, wenn mit derselben E-Mail-Adresse erneut gebucht wird — und dann auf das gesetzt, was diese Buchung angegeben hat. Ein Kunde, der das Kästchen einmal angekreuzt hat und beim nächsten Mal nicht, steht also wieder auf Nein.

Partnerbenutzer: mehrere Konten in einer Liste

Wenn Sie als Partnerbenutzer Kundenkonten verwalten, hat die Liste eine zusätzliche Spalte Name der Firma und einen Schalter Alle Konten anzeigen. Ist er eingeschaltet, sehen Sie die Kunden aller Konten, die Sie verwalten; ist er ausgeschaltet, nur die des Kontos, bei dem Sie angemeldet sind. Beim Anlegen eines Kunden werden Sie dann auch aufgefordert, das Konto auszuwählen (Konto auswählen).

Was zu einem Kunden gespeichert wird

Wenn Sie einen Kunden öffnen, sehen Sie ein Formular:

Kundennummer und Erstellt — schreibgeschützt.
Vorname, Familienname, Nachname, Email, Telefonnummer — Pflichtfelder.
Adresse, PLZ, Stadt, Land — optional.

Telefonnummer hat eine Auswahl für die Ländervorwahl und muss eine mögliche Telefonnummer für dieses Land sein. Land ist eine durchsuchbare Länderliste — tippen Sie ein paar Buchstaben und wählen Sie aus; „Kein passendes Land gefunden“ bedeutet, dass die Schreibweise zu keinem Land passte.

Das ist der gesamte Datensatz: Es gibt kein Notizfeld, keine Tags, keinen Gesamtumsatz und keine Buchungsanzahl. Zustimmung zu E-Mails wird in der Liste und im Export angezeigt, aber nicht im Formular (siehe oben).

Erstellt bedeutet nicht „Kunde seit“. Der Wert wird bei jeder neuen Buchung des Kunden überschrieben und zeigt daher meist dessen letzte Buchung statt der ersten.

Woher Land kommt

Wenn ein Kunde bucht, ist Land das, was er im Länderfeld des Buchungsformulars gewählt hat (sofern Sie danach fragen). Hat er es leer gelassen, füllt das Buchungs-Widget es anhand des Landes seiner Telefonnummer aus. Die meisten Kunden erhalten also ein Land, auch wenn Sie das Feld nicht anzeigen. Das Nationalitätendiagramm in der Übersicht wird aus der Telefonnummer der Buchung berechnet, nicht aus diesem Feld (siehe die Anleitung zu Berichten und Exporten).

Einen Kunden von Hand anlegen

Öffnen Sie Kunden.
Klicken Sie auf Neuen Kunden hinzufügen.
Füllen Sie mindestens Vorname, Familienname, Nachname, Email und Telefonnummer aus.
Klicken Sie auf Speichern. Sie erhalten Neuer Kunde angelegt!

Unter dem E-Mail-Feld steht „Jede E-Mail-Adresse kann nur einem Kunden zugeordnet werden.“ Wird die E-Mail-Adresse bereits von einem anderen Kunden des Kontos verwendet, erhalten Sie Ein anderer Kunde auf diesem Konto verwendet bereits diese E-Mail-Adresse., und nichts wird gespeichert.

Einen Kunden bearbeiten

Öffnen Sie den Kunden aus der Liste.
Ändern Sie die gewünschten Felder.
Klicken Sie in der Leiste oben auf Speichern. Sie erhalten Kunde aktualisiert!

Beim Speichern passieren zwei Dinge im Hintergrund, und keines davon fragt nach einer Bestätigung:

Eine Namensänderung überschreibt den Namen in allen Buchungen dieses Kunden. Alte Buchungen zeigen die neue Schreibweise. Das ist beim Korrigieren eines Tippfehlers meist gewünscht, aber nicht, wenn Sie einen Datensatz für eine andere Person wiederverwenden.
Eine Änderung der E-Mail-Adresse verschiebt die Mitgliedschaften auf die neue Adresse, sodass ein Mitglied seinen Rabatt behält, wenn es mit der neuen E-Mail-Adresse bucht. Bei Konten mit Mitgliedschaften erinnert Sie das E-Mail-Feld daran: „Mitgliederrabatte gelten, wenn der Kunde mit dieser E-Mail-Adresse bucht.“

Die neue E-Mail-Adresse darf keinem anderen Kunden des Kontos gehören — Sie erhalten dieselbe Meldung Ein anderer Kunde auf diesem Konto verwendet bereits diese E-Mail-Adresse.

Telefonnummer ist in diesem Formular Pflicht, auch wenn Buchungen Kunden ohne Telefonnummer anlegen können. Hat ein älterer Kunde keine Telefonnummer, müssen Sie eine eintragen, bevor Sie irgendeine andere Änderung speichern können.

Die Buchungen eines Kunden ansehen: Bestellverlauf

Scrollen Sie beim Kunden nach unten zu Bestellverlauf. Dort stehen alle mit diesem Kunden verknüpften Buchungen, über alle Ihre Standorte und alle Daten hinweg, mit Erstellt, Bestelltyp (Buchung oder Mitgliedschaft), Best.-Nr, Start, Ende, Schloss, Kanal, Wert, Zahlungsstatus, Status, Standort und Gedruckt. Schloss zeigt die Schlossnummer(n), die jede Buchung verwendet hat, und ein Test-Chip neben dem Status kennzeichnet eine Testbuchung (siehe die Anleitung zum Finden und Filtern von Buchungen).

Klicken Sie auf eine Zeile, um die Buchung zu öffnen, oder öffnen Sie sie mit Strg-Klick (Cmd-Klick) oder Mittelklick in einem neuen Tab.
Verlängerungszeilen und Mitgliedschaftskäufe einbeziehen steuern, ob Verlängerungen und Mitgliedschaftskäufe als eigene Zeilen aufgeführt werden. Es sind dieselben Schalter wie in der Liste Buchungen.
Kreuzen Sie Zeilen an, um Export und Drucken für genau diese Buchungen zu aktivieren — sie funktionieren genau wie in der Liste Buchungen (siehe die Anleitung zum Finden und Filtern von Buchungen). Das Kontrollkästchen in der Überschrift kreuzt die Buchungen auf der aktuellen Seite an; Alle {count} auswählen in der Zeile über der Liste kreuzt alle Buchungen des Kunden an, und Klar entfernt die Häkchen wieder. Verlängerungszeilen bleiben außen vor, wenn Sie mehrere auf einmal ankreuzen.

So finden Sie auch eine Buchung über die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden, was die Suche in Buchungen nicht abdeckt.

Hat der Kunde eine Mitgliedschaft, erscheint über dem Verlauf die Karte Mitgliedschaftsdetails mit Standort, Hinzugefügt über, Rabatt, Gültig bis und Status, wo Sie die Mitgliedschaft bearbeiten, ausschalten oder löschen können (siehe die Anleitung zu Mitgliedschaften).

Buchungen ohne E-Mail-Adresse werden keinem Kunden zugeordnet und erscheinen hier nie.

Für einen Kunden buchen

Öffnen Sie den Kunden.
Achten Sie darauf, dass der Standort, an dem Sie buchen möchten, in der Standortauswahl Standort oben im linken Menü ausgewählt ist.
Klicken Sie in der Leiste oben auf der Kundenseite auf Für Kunden buchen.

Das Buchungsfenster öffnet sich über dem Admin, mit Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Land und Newsletter-Zustimmung des Kunden bereits ausgefüllt. Schließen Sie die Buchung wie gewohnt ab (die Anleitung zum Ändern, Verschieben oder Stornieren einer Buchung beschreibt Admin-Buchungen und die Zahlung).

Öffnet es sich nicht, sagt Ihnen die Meldung, warum:

Wählen Sie oben einen Standort aus, bevor Sie für einen Kunden buchen. — wählen Sie zuerst einen Standort in der Standortauswahl Standort im linken Menü.
Das Buchungs-Plugin ist nicht geladen. Auf kleinen Bildschirmen öffnen Sie zuerst das Menü und versuchen Sie es erneut. — öffnen Sie auf dem Handy oder in einem schmalen Fenster einmal das Menü und klicken Sie dann erneut auf die Schaltfläche.
Wir konnten Ihr Sitzungs-Token nicht abrufen. Aktualisieren Sie die Seite und melden Sie sich erneut an. — laden Sie den Admin neu und melden Sie sich an.

Kunden in eine CSV-Datei exportieren (Excel)

Kreuzen Sie die gewünschten Kunden an. Das Kontrollkästchen in der Überschrift (Alle auswählen auf dem Handy) kreuzt alles an, was zu Ihrer aktuellen Suche und Ihren Chips passt — der einfache Weg, „alles, was ich sehe“ zu exportieren. Auf dem Handy öffnen Sie zuerst Optionen und schalten Kunden durch Tippen auswählen ein.
Klicken Sie auf Export. Die Schaltfläche zeigt, wie viele ausgewählt sind, zum Beispiel Export (12), und ist ausgegraut, bis Sie mindestens einen ankreuzen.

Sie erhalten eine Datei namens customers.csv mit diesen Spalten: ID, First name, Last name, Email, Phone number, dann bei Konten mit Mitgliedschaften Member, Coverage und Discount, dann Address, Zip code, City, Country und Consent To Email. Country enthält einen zweibuchstabigen Ländercode (zum Beispiel se); ältere Kunden können stattdessen einen Ländernamen haben. Die Spaltenüberschriften und die Werte Yes/No sind immer auf Englisch, egal in welcher Sprache Sie den Admin nutzen.

Um einen Newsletter nur an Kunden zu senden, die zugestimmt haben, öffnen Sie die Datei in Excel und filtern Consent To Email auf Yes.

Auf dem Handy

Die Liste wird zu Karten unter der Überschrift Kunden, mit Optionen (die Mitglieder-Chips, Kunden durch Tippen auswählen und Export) und Sortieren (Aufsteigend / Absteigend, dann Name oder Email) neben der Überschrift.

Einen Kunden löschen

Verwenden Sie das Papierkorbsymbol (Löschen) in der Zeile der Liste und bestätigen Sie dann Kunde löschen? — „Sind Sie sicher, dass Sie diesen Kunden löschen möchten?“ — mit Kunde löschen. Auf der Kundenseite selbst gibt es keine Löschen-Schaltfläche.

Was das bewirkt und was nicht:

Es entfernt nur den Kundendatensatz. Die Buchungen bleiben unberührt, und jede Buchung behält ihre eigene Kopie von Name, E-Mail und Telefonnummer, wie sie damals eingegeben wurden. Einen Kunden zu löschen ist also kein Weg, jemanden aus dem System zu entfernen.
Die Mitgliedschaften werden nicht mitgelöscht; entfernen Sie diese bei Bedarf auf der Mitgliedschaftsseite.
Es lässt sich nicht rückgängig machen, und es gibt kein Archiv.
Bucht die Person erneut mit derselben E-Mail-Adresse, wird ein neuer Kundendatensatz angelegt.

Wer was darf

Alle mit Zugriff auf Kunden können die Liste sehen, Kunden öffnen und exportieren. Zum Anlegen und Speichern von Kunden brauchen Sie die Berechtigung, Kunden zu verwalten: Kontoinhaber, Mitglieder und Buchungspersonal haben sie. Betrachter sehen das Formular ausgegraut, ohne die Schaltfläche Speichern und ohne Neuen Kunden hinzufügen. Das Papierkorbsymbol erscheint nur für Benutzer, die Kunden löschen dürfen, und dazu gehört Buchungspersonal nicht: Es kann Kunden anlegen und bearbeiten, aber nicht löschen.

Warum sich die Daten eines Kunden von selbst geändert haben

Das steckt hinter Meldungen über „überschriebene“ Kundendatensätze.

Wenn jemand im Buchungs-Widget zum Checkout geht — oder Sie im Admin für ihn buchen —, nimmt Rentalbuddy die E-Mail-Adresse aus dem Buchungsformular, wandelt sie in Kleinbuchstaben um und sucht in Ihrem Konto nach einem Kunden mit dieser E-Mail-Adresse. Verglichen werden nur das Konto und die E-Mail-Adresse: nicht der Name, nicht die Telefonnummer, nicht der Standort.

Treffer gefunden — der bestehende Kunde wird mit allem aus dem Buchungsformular aktualisiert: Vorname, Nachname, Telefonnummer, Adresse, PLZ, Stadt, Land, Newsletter-Zustimmung und das Datum Erstellt.
Kein Treffer — ein neuer Kunde wird angelegt.

Das geschieht beim Start des Checkouts, sodass selbst ein Kunde, der die Zahlung danach abbricht, seinen Datensatz aktualisiert (oder angelegt) hat.

Was das in der Praxis bedeutet:

Zwei Personen mit einer gemeinsamen E-Mail-Adresse werden zu einem Kunden. Ein Paar, eine Familie, eine Schule oder eine Firma, die mit derselben Adresse bucht, landet im selben Datensatz, der Name und Telefonnummer der zuletzt buchenden Person zeigt. Das lässt sich nicht abschalten — die E-Mail-Adresse ist die Identität.
Von Hand eingetragene Daten können überschrieben werden. Tragen Sie eine Adresse ein und bucht der Kunde später, ohne eine anzugeben, gewinnt das leere Feld aus der Buchung, und Ihre Adresse ist weg.
Standorte trennen keine Kunden. Ein Datensatz pro E-Mail-Adresse für das ganze Konto, gemeinsam für alle Standorte. Dieselbe E-Mail-Adresse in einem anderen Rentalbuddy-Konto ist ein anderer Kunde.
Ihre Buchungshistorie ist sicher. Jede Buchung behält ihren eigenen Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Telefonnummer, wie sie eingegeben wurden, sodass der Bestellverlauf weiterhin zeigt, wer jede Buchung tatsächlich gemacht hat, auch wenn im Kundenkopf der Name einer anderen Person steht.
Es gibt kein Werkzeug zum Zusammenführen. Hat dieselbe Person mit zwei verschiedenen E-Mail-Adressen gebucht, bleiben es zwei Kunden, und ihre Buchungen bleiben aufgeteilt.

Was Sie tun können:

Betrachten Sie den Kundendatensatz als „die Person, die zuletzt mit dieser E-Mail-Adresse gebucht hat“, nicht als CRM-Eintrag, der Ihnen gehört.
Wenn zwei Personen getrennt bleiben müssen, brauchen sie zwei verschiedene E-Mail-Adressen.
Wenn Sie einen Namen korrigieren oder eine Adresse ergänzen, rechnen Sie damit, dass sie bei der nächsten Buchung mit dieser E-Mail-Adresse ersetzt wird.
Wenn Sie eine saubere Liste für ein Mailing brauchen, exportieren Sie sie kurz nach dem Aufräumen, statt darauf zu vertrauen, dass das Aufräumen Bestand hat.

Häufige Fragen

Der Name des Kunden hat sich in den einer anderen Person geändert — warum? Jemand anderes hat mit derselben E-Mail-Adresse gebucht, und jede Buchung aktualisiert den Kundendatensatz mit dem Eingegebenen. Jede Buchung behält trotzdem ihren eigenen Namen.

Kann ich meine Kundenliste nach Excel exportieren? Ja. Kreuzen Sie die Kunden an (das Kontrollkästchen in der Überschrift nimmt alles aus der aktuellen Suche) und klicken Sie auf Export, um customers.csv zu erhalten.

Wie sehe ich, wer dem Newsletter zugestimmt hat? Schauen Sie in die Spalte Zustimmung zu E-Mails, oder exportieren Sie und filtern Sie Consent To Email auf Yes.

Kann ich die E-Mail-Zustimmung eines Kunden ändern? Nein. Sie stammt aus dem Newsletter-Kästchen im Buchungsformular und ändert sich nur, wenn mit dieser E-Mail-Adresse erneut gebucht wird.

Mehrere Personen buchen mit derselben E-Mail-Adresse — kann ich sie getrennt halten? Nein. Eine E-Mail-Adresse ist ein Kunde; sie brauchen unterschiedliche E-Mail-Adressen, um getrennte Kunden zu werden.

Wie buche ich für einen Stammkunden? Öffnen Sie den Kunden, wählen Sie den Standort in der Standortauswahl Standort im linken Menü und klicken Sie auf Für Kunden buchen; seine Daten werden für Sie ausgefüllt.

Wo finde ich alle Buchungen eines Kunden? Öffnen Sie den Kunden und scrollen Sie zu Bestellverlauf — er umfasst alle Standorte und Daten.

Ich habe einen Kunden gelöscht — sind seine Buchungen weg? Nein. Nur der Kundendatensatz wird entfernt; die Buchungen bleiben, und ein neuer Datensatz wird angelegt, wenn die Person erneut bucht.

Kann ich mehrere Kunden in Tabs öffnen? Ja. Strg-Klick (Cmd-Klick auf dem Mac) oder Mittelklick auf eine Zeile, oder Rechtsklick und in einem neuen Tab öffnen.

Meine Suche ist noch da, wenn ich zur Liste zurückkomme — warum? Die Kundenliste speichert Suche, Chips, Sortierung und Seite in der Adresse der Seite. Leeren Sie das Suchfeld oder wählen Sie Kunden im Menü, um neu zu beginnen.

Kann Buchungspersonal Kunden anlegen oder löschen? Es kann Kunden anlegen und bearbeiten, aber nicht löschen: Das Papierkorbsymbol wird nur Benutzern angezeigt, die Kunden löschen dürfen, etwa Inhabern und Mitgliedern.

Wie kreuze ich alle Buchungen eines Kunden im Bestellverlauf an? Kreuzen Sie das Kontrollkästchen in der Überschrift an, um die aktuelle Seite zu nehmen, und klicken Sie dann in der Zeile über der Liste auf Alle {count} auswählen, um alle Buchungen dieses Kunden zu nehmen.