Ihre Kunden verwalten

Kunden im Menü ist die Liste aller Personen, die bei Ihnen gebucht haben, plus aller, die Sie von Hand angelegt haben.

Vor der Anleitung noch eine Sache, die die meisten Überraschungen auf dieser Seite erklärt: Ein Kunde wird über seine E-Mail-Adresse identifiziert. Es gibt einen Kundendatensatz je E-Mail-Adresse und Konto, geteilt über alle Ihre Standorte, und jede neue Buchung überschreibt diesen Datensatz mit dem, was im Buchungsformular eingetragen wurde. Mehr dazu am Ende unter "Warum sich die Daten eines Kunden von selbst geändert haben" — es lohnt sich, das zu lesen, bevor Sie Zeit in das Aufräumen von Kundendaten stecken.

Die Kundenliste

Jede Zeile zeigt Name, Email, Telefonnummer und Zustimmung zu E-Mails (Ja oder Nein). Wenn in Ihrem Konto Mitgliedschaften aktiviert sind, kommen außerdem Mitglied, Gilt für und Rabatt hinzu. Diese drei Spalten fehlen auf Konten ohne Mitgliedschaften schlicht.

• Suchen mit dem Feld Suche nach Kunden. Es findet Treffer in Name, E-Mail, Telefonnummer und dem Einwilligungswert — und sonst nichts. Die Suche nach einem Straßennamen oder einer Stadt findet nichts, weil die Adressfelder nicht durchsucht werden.
• Sortierung — klicken Sie eine beliebige Spaltenüberschrift an. Die Liste startet sortiert nach Name.
• Nach Mitgliedschaft filtern — die Chips bei Mitglied lassen Sie Alles, Aktiv, Abgelaufen, Deaktiviert oder Nein anzeigen.
• Klicken Sie eine Zeile an oder nutzen Sie Details anzeigen und bearbeiten unter Aktionen, um den Kunden zu öffnen.

Die Seite lädt Ihre gesamte Kundenliste vorab und durchsucht sie in Ihrem Browser — auf einem sehr großen Konto kann sie sich deshalb beim Öffnen träge anfühlen, sucht dann aber ohne Verzögerung.

Was zu einem Kunden gespeichert wird

Öffnen Sie einen Kunden, und Sie sehen ein einziges Formular:

• Kundennummer und Erstellt — schreibgeschützt.
• Vorname, Familienname, Nachname, Email, Telefonnummer — alles Pflichtfelder.
• Adresse, PLZ, Stadt, Land — optional.

Das ist der gesamte Datensatz. Es gibt kein Notizfeld, keine Tags, keine Summe des Gesamtumsatzes und keine Buchungsanzahl. Zustimmung zu E-Mails wird in der Liste und im Export angezeigt, lässt sich hier aber nicht bearbeiten — sie stammt aus dem Marketing-Kontrollkästchen im Buchungsformular und ändert sich nur, wenn der Kunde erneut bucht.

Erstellt ist nicht "Kunde seit". Der Wert wird jedes Mal überschrieben, wenn der Kunde eine neue Buchung macht, und zeigt deshalb meist die letzte statt der ersten Buchung.

Einen Kunden von Hand anlegen

1. Öffnen Sie Kunden.
2. Drücken Sie Neuen Kunden hinzufügen.
3. Füllen Sie mindestens Vorname, Familienname, Nachname, Email und Telefonnummer aus.
4. Drücken Sie Speichern. Sie erhalten Neuer Kunde angelegt!

Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein — das Feld sagt es selbst: "Jede E-Mail-Adresse kann nur einem Kunden zugeordnet werden." Ist sie bereits vergeben, erhalten Sie Ein anderer Kunde auf diesem Konto verwendet bereits diese E-Mail-Adresse. und das Speichern wird abgelehnt.

Einen Kunden bearbeiten

1. Öffnen Sie den Kunden aus der Liste.
2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
3. Drücken Sie Speichern. Sie erhalten Kunde aktualisiert!

Zwei Dinge passieren beim Speichern still und ohne Rückfrage:

• Eine Namensänderung schreibt den Namen auf allen früheren Buchungen dieses Kunden um. Alte Buchungen zeigen dann die neue Schreibweise. Das ist meist genau das, was Sie beim Korrigieren eines Tippfehlers wollen — und genau das, was Sie nicht wollen, wenn Sie einen Datensatz für eine andere Person weiterverwenden.
• Eine Änderung der E-Mail-Adresse verschiebt die Mitgliedschaftsdaten auf die neue Adresse, sodass ein Mitglied seinen Rabatt an der neuen Adresse behält.

Ebenfalls wichtig: Telefonnummer ist in diesem Formular Pflicht, obwohl Buchungen Kunden auch ohne eine solche anlegen können. Öffnen Sie einen alten Kunden ohne Telefonnummer, können Sie keine andere Änderung speichern, bevor Sie eine eintragen.

Den Buchungsverlauf eines Kunden öffnen

Scrollen Sie beim Kunden zu Bestellverlauf. Dort steht jede Buchung, die mit diesem Kunden verknüpft ist, über alle Standorte und alle Zeiträume hinweg, mit Erstellt, Bestelltyp, Best.-Nr, Start, Ende, Kanal, dem Wert, Zahlungsstatus, Status, Standort und Gedruckt.

• Klicken Sie eine beliebige Zeile an, um diese Buchung zu öffnen.
• Die Schalter Verlängerungszeilen und Mitgliedschaftskäufe einbeziehen in der Werkzeugleiste steuern, ob Verlängerungen und Mitgliedschaftskäufe als eigene Zeilen aufgeführt werden.
• Kreuzen Sie Zeilen an, um Export und Drucken für genau diese Buchungen freizuschalten.

Wenn Ihr Konto Mitgliedschaften nutzt, erscheint über dem Verlauf eine Karte Mitgliedschaftsdetails für Kunden, die eine haben — mit Standort, Hinzugefügt über, Rabatt, Gültig bis und Status.

Buchungen ohne E-Mail-Adresse hängen an keinem Kunden und erscheinen hier nie.

Für einen Kunden buchen

1. Öffnen Sie den Kunden.
2. Stellen Sie sicher, dass der Standort, an dem Sie buchen wollen, in der Leiste oben in der Verwaltung gewählt ist.
3. Drücken Sie Für Kunden buchen oben auf der Kundenseite.

Das Buchungsfenster öffnet sich über der Verwaltung, und die Daten des Kunden — Name, E-Mail, Telefon, Adresse und Marketing-Einwilligung — sind bereits für Sie ausgefüllt. Schließen Sie die Buchung wie gewohnt ab.

Öffnet es sich nicht, sagt Ihnen die Meldung, warum:

• Wählen Sie oben einen Standort aus, bevor Sie für einen Kunden buchen. — wählen Sie zuerst einen Standort in der oberen Leiste.
• Das Buchungs-Plugin ist nicht geladen. Auf kleinen Bildschirmen öffnen Sie zuerst das Menü und versuchen Sie es erneut. — öffnen Sie auf einem Telefon oder in einem schmalen Fenster einmal das Menü und drücken Sie dann erneut auf die Schaltfläche.
• Wir konnten Ihr Sitzungs-Token nicht abrufen. Aktualisieren Sie die Seite und melden Sie sich erneut an. — laden Sie die Verwaltung neu und melden Sie sich an.

Kunden exportieren

1. Kreuzen Sie die gewünschten Kunden an. Alle auswählen kreuzt alles an, was Ihrer aktuellen Suche und Filterung entspricht — der einfache Weg, "alles, was ich sehen kann" zu exportieren.
2. Drücken Sie Export. Der Button zeigt die Anzahl der Auswahl, zum Beispiel Export (12).

Sie erhalten eine CSV-Datei namens customers.csv mit ID, First name, Last name, Email, Phone number, dann Member, Coverage und Discount auf Konten mit Mitgliedschaften, dann Address, Zip code, City, Country und Consent To Email.

Zwei Anmerkungen: Der Button tut nichts, solange nicht mindestens eine Zeile angekreuzt ist, und die Spaltenüberschriften in der Datei sind immer auf Englisch, unabhängig davon, in welcher Sprache Sie die Verwaltung nutzen.

Einen Kunden löschen

Nutzen Sie das Löschen-Symbol in der Zeile der Liste und bestätigen Sie dann Kunde löschen? — "Sind Sie sicher, dass Sie diesen Kunden löschen möchten?" — mit Kunde löschen. Innerhalb der Kundenseite gibt es keine Löschen-Schaltfläche.

Machen Sie sich klar, was das tut und was nicht:

• Es entfernt nur den Kundendatensatz. Seine Buchungen bleiben unangetastet, und jede Buchung behält ihre eigene Kopie von Name, E-Mail und Telefon, wie sie damals eingetragen wurden. Einen Kunden zu löschen, ist deshalb kein Weg, jemanden aus dem System zu tilgen.
• Es lässt sich nicht rückgängig machen, und es gibt kein Archiv.
• Bucht diese Person erneut mit derselben E-Mail-Adresse, kommt der Datensatz einfach zurück.

Warum sich die Daten eines Kunden von selbst geändert haben

Das ist das Verhalten hinter den Berichten über "überschriebene" Kundendatensätze, und es lohnt sich, es genau zu verstehen.

Wenn eine Buchung bezahlt wird, nimmt Rentalbuddy die E-Mail-Adresse aus dem Buchungsformular, wandelt sie in Kleinbuchstaben um und sucht auf Ihrem Konto einen Kunden mit dieser E-Mail-Adresse. Beachten Sie, was nicht Teil dieser Suche ist: der Name, die Telefonnummer und der Standort. Nur das Konto und die E-Mail-Adresse.

• Treffer gefunden — der bestehende Kundendatensatz wird mit allem aus diesem Buchungsformular aktualisiert: Vorname, Nachname, Telefonnummer, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land, Marketing-Einwilligung und das Datum Erstellt.
• Kein Treffer — ein neuer Kunde wird angelegt.

Die Folgen, klar benannt:

• Zwei Personen, die sich eine E-Mail-Adresse teilen, werden ein Kunde. Ein Paar, eine Familie oder ein Team, das mit derselben Adresse bucht, landet auf demselben Datensatz, und dieser zeigt Namen und Telefon der Person, die zuletzt gebucht hat. Das ist kein Fehler, den Sie wegkonfigurieren können — die E-Mail-Adresse ist die Identität.
• Von Hand eingetragene Daten können überschrieben werden. Wenn Sie einem Kunden eine Adresse hinzufügen und er später ohne Adresse bucht, gewinnt das leere Feld aus der Buchung, und Ihre Adresse ist weg.
• Standorte trennen Kunden nicht. Ein Datensatz je E-Mail-Adresse für das gesamte Konto, geteilt von jedem Standort. Dieselbe E-Mail-Adresse in einem anderen Rentalbuddy-Konto ist ein anderer Kunde.
• Ihre Historie ist sicher. Jede Buchung behält ihre eigene Momentaufnahme von Name, E-Mail und Telefon zum damaligen Zeitpunkt, sodass der Bestellverlauf weiterhin zeigt, wer jede Buchung tatsächlich gemacht hat — auch wenn im Kundenkopf der Name einer anderen Person steht.
• Es gibt kein Werkzeug zum Zusammenführen. Existieren aus früherer Zeit Dubletten — etwa dieselbe Person mit zwei verschiedenen E-Mail-Adressen — können Sie sie nicht zusammenlegen. Ihre Buchungen bleiben auf die beiden Datensätze verteilt.

Was Sie in der Praxis tun sollten:

• Betrachten Sie den Kundendatensatz als "die Person, die zuletzt mit dieser E-Mail-Adresse gebucht hat", nicht als CRM-Eintrag, der Ihnen gehört.
• Müssen zwei Personen getrennt bleiben, brauchen sie zwei verschiedene E-Mail-Adressen.
• Wenn Sie einen Namen korrigieren oder eine Adresse ergänzen, rechnen Sie damit, dass es beim nächsten Buchen mit dieser E-Mail-Adresse ersetzt wird.
• Brauchen Sie eine saubere Liste für einen Versand, ziehen Sie den Export kurz nach dem Aufräumen, statt darauf zu vertrauen, dass das Aufgeräumte bestehen bleibt.