Bestätigungs-E-Mail, ihre Schaltflächen und Ihre Erinnerungen bearbeiten

Alle automatischen E-Mails an Ihre Kunden werden an einer Stelle bearbeitet: Einstellungen im linken Menü, dann der Tab E-Mails (hieß früher E-Mail-Einstellungen). Sie benötigen eine Rolle, die Einstellungen ändern darf, etwa Kontoinhaber oder Kontomitglied. Benutzer mit reiner Leseberechtigung sehen diesen Tab nicht.

Die Vorlagen gelten für das gesamte Konto. Standorte haben keinen eigenen E-Mail-Tab. Sie können trotzdem je Standort unterschiedliche E-Mails versenden, indem Sie bei jeder E-Mail Standorte auswählen (siehe „Unterschiedlicher E-Mail-Text je Standort“ weiter unten).

Wo die E-Mails liegen: Standard-E-Mails und Ihre E-Mails

Der Tab E-Mails hat zwei Listen.

Standard-E-Mails, im Admin beschrieben als „(Standardisierte Nachrichten, die teilweise im Voraus von Rentalbuddy erstellt wurden).“ Diese Liste enthält zwei E-Mails, und eine dritte, wenn Sie Mitgliedschaften verkaufen:

Die Buchungsbestätigung. Ihr Auslöser lautet Wenn die Buchung erstellt wird.
Die Zahlungs-E-Mail. Ihr Auslöser lautet Wenn eine Rechnung erstellt wird. Sie wird versendet, wenn Sie dem Kunden einen Zahlungslink für eine Buchung schicken, und zeigt den Betrag dieses offenen Links.
Die Mitgliedschaftsbestätigung, die versendet wird, wenn ein Kunde eine Mitgliedschaft kauft. Sie erscheint erst, wenn Mitgliedschaften aktiviert sind.

Text und Blöcke der Standard-E-Mails können Sie bearbeiten. Sie können sie nicht ausschalten, auf bestimmte Standorte beschränken, duplizieren oder löschen. Ihre Spalten Aktiv und Aktionen sind absichtlich leer, und die Bestätigung gilt immer für Alle Standorte.

Ihre E-Mails, beschrieben als „Erstellen Sie eigene automatische Nachrichten, die bei verschiedenen Ereignissen im System gesendet werden.“ Diese Liste enthält Erinnerungen, Dankes-E-Mails und alles andere, was Sie anlegen. Wenn Sie Mitgliedschaften verkaufen, finden Sie hier auch die Mitgliedschaftserinnerung (7 Tage vor Ablauf). Jede Zeile hat einen Aktiv-Schalter und drei Symbolschaltflächen: Einstellungen (Zahnrad), Duplizieren (Kopiersymbol) und Löschen (Papierkorb).

Jede Zeile zeigt Betreff, Auslöser, Standort und bei Ihren eigenen E-Mails Aktiv. Eine Zeile hat keinen eigenen Namen, sie wird daher mit ihrer Betreffzeile aufgeführt. Die Bestätigung finden Sie über den Auslöser Wenn die Buchung erstellt wird.

Neue Konten beginnen in der Regel mit einer bereits vorhandenen Erinnerung unter Ihre E-Mails: „{{name}}, es sind noch 30 Minuten bis zum Ende Ihrer Buchung“, die 30 Minuten vor Buchungsende an Kunden gesendet wird, die bereits abgeholt haben. Wenn Sie Mitgliedschaften aktivieren, werden eine Mitgliedschaftsbestätigung und eine Erinnerung 7 Tage vor Ablauf automatisch hinzugefügt (siehe die Anleitung zu Mitgliedschaften).

Den Text der Bestätigungs-E-Mail bearbeiten

Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mails.
Suchen Sie unter Standard-E-Mails die Zeile, deren Auslöser Wenn die Buchung erstellt wird ist.
Klicken Sie auf die Zeile (auf dem Smartphone tippen Sie auf E-Mail-Inhalt). Der Editor öffnet sich links, rechts sehen Sie eine Live-E-Mail-Vorschau.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie unten im Editor auf Speichern.

Der Editor enthält von oben nach unten:

Eine Übersetzen-Schaltfläche (nur wenn Kunden in mehr als einer Sprache buchen können). Ihr linker Teil zeigt die Richtung, zum Beispiel EN → Alle. Klicken Sie darauf, um Von (die Sprache, aus der übersetzt wird; standardmäßig Ihre Hauptsprache, Sie können aber jede angebotene Sprache wählen, etwa wenn Sie zuerst den schwedischen Text geschrieben haben) und Nach (Alle Sprachen oder eine Sprache) zu wählen. Klicken Sie dann auf Übersetzen. Der Text in den gewählten Sprachen wird überschrieben; übersetzen Sie aus einer anderen Sprache in Ihre Hauptsprache, erscheint die Warnung „Ersetzt den Text auf Englisch, Ihrer Hauptsprache.“ (mit dem Namen Ihrer Hauptsprache). Hat die Von-Sprache noch keinen Text, erhalten Sie „Kein Text auf Schwedisch zum Übersetzen“ (mit dieser Sprache). Vor dem Übersetzen prüft Rentalbuddy, ob Text im falschen Sprachfeld steht, und fragt Sie in diesem Fall in Einige Texte scheinen in einer anderen Sprache zu sein (siehe die Anleitung zum Kundenfluss). Prüfen Sie das Ergebnis und klicken Sie dann auf Speichern. Ihre Wahl unter Von wird zwischen den Besuchen nicht gespeichert.
E-Mail-Betreff, mit einer Sprachauswahl und einem Dropdown + Variable, das Platzhalter einfügt.
Logo, ein Ein-/Aus-Schalter. Das Bild ist das Logo, das Sie unter Einstellungen → Konto hochgeladen haben (das Feld heißt Logo (Bild-URL), ist aber ein Upload). Verwenden Sie PNG oder JPEG. SVG wird akzeptiert, erscheint aber in den meisten E-Mail-Programmen als defektes Bild, und manche Programme haben auch mit WebP Probleme. Ohne hochgeladenes Logo zeigt die E-Mail einen grauen Platzhalter.
Nachrichten: zwei Textblöcke, jeder mit eigenem Schalter und eigener Sprachauswahl. Einführungstext ist der Absatz oben, meist das, was mit „dem Bestätigungstext“ gemeint ist. Abschlusstext ist der Absatz unten. Beide haben ein Menü + Variable in der Textsymbolleiste.
Schaltflächen: eine Zeile pro Schaltfläche, mit einem Textfeld (die Beschriftung, die Kunden sehen) und einem Schalter. Eine Sprachauswahl oben im Abschnitt legt fest, in welcher Sprache Sie die Beschriftungen bearbeiten. Siehe nächsten Abschnitt: Die Zeilennamen sind irreführend.
Blöcke ohne Text: nur Schalter, für Kundendaten, Bestellnummer, Buchungsdetails, Wegbeschreibung - Standort und Kontaktdaten - Standort. Mitgliedschafts-E-Mails zeigen Mitgliedschaftsdetails statt Buchungsdetails.

Schaltflächen in der E-Mail: Buchung starten, beenden, verlängern

Kunden erhalten ihren PIN-Code nicht per E-Mail. Die Bestätigung enthält keinen Code, und vor der Buchung wird keine separate „Code-E-Mail“ versendet. Kunden klicken in der Bestätigung auf die Start-Schaltfläche (standardmäßig Jetzt buchen beschriftet), die ihre Buchungsseite öffnet, auf der der Code angezeigt wird. Wann der Code dort erscheint, erklärt die Anleitung zu PIN-Codes. An einem Self-Service-Standort ist diese Schaltfläche also der Weg der Kunden zum Schloss.

Richten Sie sich nach dem Textfeld, nicht nach dem Zeilennamen. Im Abschnitt Schaltflächen enthält die Zeile Vor der Buchung die Schaltfläche, die Kunden als Start-Schaltfläche sehen (standardmäßig Jetzt buchen). Die Zeile Buchung starten enthält eine Schaltfläche, die Kunden als Vor der Buchung sehen. Was Sie in das Textfeld einer Zeile schreiben, sehen Kunden genau so auf der Schaltfläche.

Zeilenname im Admin	Text, den Kunden sehen (sofern Sie ihn nicht ändern)	Wohin sie führt	Bei neuen Konten
Vor der Buchung	Jetzt buchen	Die Buchungsseite des Kunden mit dem Code	Ein
Buchung starten	Vor der Buchung	Dieselbe Buchungsseite	Aus
Buchung beenden	Buchung beenden	Den Rückgabeschritt	Ein
Buchung verlängern	Buchung verlängern	Die Verlängerung der Miete	Folgt dem Standort (siehe unten)
Move start time	Startzeit verschieben	Das Verschieben der Startzeit	Folgt dem Standort (siehe unten)

Die ersten beiden Schaltflächen öffnen dieselbe Seite. Sie unterscheiden sich nur im Aussehen: Die erste ist mit Ihrer Designfarbe gefüllt, die zweite nur umrandet. Die meisten Betreiber behalten nur eine davon.

Self-Service-Standorte (unbemannt): Lassen Sie die Schaltfläche eingeschaltet, die Kunden als Start-Schaltfläche sehen. Das ist die Zeile Vor der Buchung. Sind die ersten beiden Zeilen beide ausgeschaltet, haben Kunden keine Möglichkeit, aus der E-Mail an ihren Code zu kommen.
Nur bemannte Standorte: Die Bestätigung gilt für das ganze Konto und weiß nicht, welche Standorte bemannt sind. Wenn keiner Ihrer Standorte Self-Service ist, schalten Sie die Zeilen Vor der Buchung, Buchung starten und Buchung beenden aus. Sonst erhalten Ihre Kunden Schaltflächen, die zu einer Seite ohne zu öffnendes Schloss führen.
Gemischt bemannte und Self-Service-Standorte: Die Schaltflächen erscheinen auch in E-Mails Ihrer bemannten Standorte. Lassen Sie sie Ihren Self-Service-Kunden zuliebe eingeschaltet und erwägen Sie eine Beschriftung, die für beide passt, etwa „Ihre Buchung“.

Buchung verlängern (früher Prolong booking) und Move start time folgen der Einstellung des jeweiligen Standorts, nicht dem Schalter hier. Die Einstellungen heißen Schaltfläche zum Verlängern der Buchung anzeigen und Schaltfläche zum Verschieben der Startzeit anzeigen und befinden sich in der Karte Wichtige Einstellungen unter Kundenfluss, entweder am Standort oder kontoweit. Ist die Einstellung am Standort eingeschaltet, erscheint die Schaltfläche in den E-Mails dieses Standorts, auch wenn Sie sie hier ausgeschaltet haben. Ist die Einstellung aus, erscheint die Schaltfläche nie. Buchung verlängern entfällt außerdem bei Buchungen, die ein Event enthalten. Die Vorschau zeigt nur Ihre Schalter hier und kann daher von dem abweichen, was die Kunden eines bestimmten Standorts erhalten.

Die Zahlungs-E-Mail hat stattdessen eine Schaltfläche Bezahlen. Ihre Standardbeschriftung lautet „Klicken Sie hier, um [Betrag] zu bezahlen“.

Blöcke ohne Text: Kundendaten, Buchungsdetails, Wegbeschreibung, Kontakt

Diese Blöcke haben keinen Text, den Sie schreiben:

Kundendaten gibt Name, Adresse, Postleitzahl, Ort, Land und Telefonnummer des Kunden aus.
Bestellnummer gibt die Buchungsnummer aus.
Buchungsdetails gibt Beginn und Ende (bei Produktbuchungen), jedes Produkt mit Menge und Preis, einen eventuellen Rabattcode, die MwSt. und den Gesamtbetrag aus.
Wegbeschreibung - Standort ist eine Schaltfläche mit der festen Beschriftung „Wegbeschreibung“ in jeder Sprache. Sie öffnet eine Karte an den Koordinaten des Standorts oder, wenn keine Koordinaten hinterlegt sind, an seiner Adresse und seinem Ort.
Kontaktdaten - Standort gibt „Standort:“ mit Ort und Adresse des Standorts aus, dann „Kontakt:“ mit Telefonnummer „or“ E-Mail. Die Angaben stammen aus der Karte Standort und Kontaktdaten im Tab Standorteinstellungen des Standorts (Standorttelefon, Standort-E-Mail). Die Karte erinnert Sie daran: „Ihre Kunden sehen die Standort-E-Mail und das Standorttelefon bei der Buchung und in ihren Bestätigungs-E-Mails.“

Hat der Standort keine Telefonnummer oder E-Mail gespeichert, sehen Kunden in ihrer E-Mail wörtlich „[Site Phone]“ oder „[Site Email]“. Standorte lassen sich nicht mehr ohne diese Angaben speichern, älteren Standorten können sie aber noch fehlen; der Admin markiert diese. Die Anleitung zu Kunden, die Rentalbuddy statt Sie kontaktieren, erklärt, warum das wichtig ist und was Sie sonst noch prüfen sollten.

Schaltflächen- und Akzentfarben in den E-Mails folgen der Booking-Designfarbe des Standorts im Tab Buchungserlebnis.

Verfügbare Variablen

Fügen Sie Variablen mit + Variable in den Betreff oder die Nachrichtentexte ein. Sie können sie auch in Schaltflächenbeschriftungen tippen. Sie werden beim Versand ausgefüllt:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

[First name] und [Customer name] liefern beide nur den Vornamen. Für den vollen Namen verwenden Sie [Customer name] gefolgt von [Customer surname].
[Custom checkout fields] fügt die Antworten des Kunden auf Ihre eigenen Checkout-Fragen als kleine Liste ein. Es umfasst nur Checkout-Fragen, nicht die Fragen vor dem Entsperren oder bei der Rückgabe. Setzen Sie es in einen Nachrichtentext, nicht in den Betreff.
[Site phone] bleibt leer, wenn der Standort keine Telefonnummer gespeichert hat.
Datum und Uhrzeit folgen der Kontoeinstellung Zeitanzeige (12hr oder 24hr, unter Einstellungen → Konto): Ein Datum mit Uhrzeit erscheint als 2026-07-04 14:30 oder im 12-Stunden-Format als 2026-07-04 02:30 PM (immer zweistellig, also 09:05 AM). [Booking Date] liefert das Startdatum mit der Startzeit; [Booking start time] und [Booking end time] liefern nur die Uhrzeit.

E-Mail-Sprachen, auch Finnisch, Portugiesisch, Italienisch und Kroatisch

Jeder Text hat eine Version pro Kundensprache. Angeboten werden die Standard-Buchungssprachen (Konto) unter Einstellungen → Sprache. Kunden können in zwölf Sprachen buchen und E-Mails erhalten: in den neun Admin-Sprachen (einschließlich Finnisch) sowie auf Portugiesisch, Italienisch und Kroatisch. Jeder E-Mail-Text lässt sich in all diesen Sprachen verfassen. Portugiesisch ist europäisches Portugiesisch.

Welche Sprache ein Kunde erhält: die Sprache, die er beim Buchen im Buchungsfenster ausgewählt hatte.
Fehlende Übersetzungen: Hat ein Text keine Version in der Sprache des Kunden, wird die englische Version verwendet, und gibt es auch keine englische, die vorhandene Sprache. Das gilt auch für den Betreff, füllen Sie ihn also für jede angebotene Sprache aus. Die festen Beschriftungen in der E-Mail (Start, Ende, MwSt, Gesamtpreis, Standort, Kontakt) sind in alle zwölf Buchungssprachen übersetzt.
Portugiesisch in den Standardtexten: Die E-Mail-Texte, die Rentalbuddy für Sie vorausfüllt, enthalten eine portugiesische Fassung. Ein Text, den Sie selbst umgeschrieben haben, hat keine portugiesische Fassung, bis Sie eine hinzufügen (von Hand oder mit Übersetzen); bis dahin erhalten portugiesische Kunden Ihren englischen Text.
Buchungen, die Sie im Admin anlegen, erhalten ihre E-Mails in der Sprache, die das Buchungsfenster beim Abschließen der Buchung anzeigte. Das Fenster öffnet sich normalerweise in Ihrer eigenen Admin-Sprache, wenn Kunden darin buchen können, sonst in der Sprache Ihres Browsers oder auf Englisch. Stellen Sie oben im Buchungsfenster die Sprache des Kunden ein, bevor Sie die Buchung abschließen.
Kopien an Ihr eigenes Team (siehe unten) kommen in der Sprache des Kunden an.

Eine Erinnerung oder Folge-E-Mail erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mails.
Klicken Sie unter Ihre E-Mails auf E-Mail erstellen. Der Dialog heißt Buchungs-E-Mail erstellen.
Wenn Sie Mitgliedschaften verkaufen, wählen Sie zuerst Wofür ist diese E-Mail?: Buchung oder Mitgliedschaft.
Füllen Sie E-Mail-Betreff für jede Sprache aus.
Wählen Sie Wann soll die E-Mail gesendet werden?: Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird, Vor Buchungsbeginn, Vor Buchungsende, Nach Buchungsbeginn oder Nach Buchungsende. Mitgliedschafts-E-Mails bieten Vor Ablauf der Mitgliedschaft und Nach Ablauf der Mitgliedschaft.
Legen Sie für die zeitgesteuerten Optionen Wie lange davor oder danach? mit Anzahl und Zeiteinheit fest (Std, Minuten oder Tage).
Lassen Sie Alle Standorte eingeschaltet oder schalten Sie es aus und wählen Sie Standorte.
Legen Sie den Buchungsstatus fest. Überspringen Sie diesen Schritt nicht (siehe nächsten Abschnitt).
Legen Sie den Buchungstyp fest: Produktbuchung, Eventbuchung oder beides.
Lassen Sie Aktiv eingeschaltet und klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf die neue Zeile in der Liste und schreiben Sie den eigentlichen Inhalt. Der Erstellungsdialog legt nur die Regeln fest, nicht den Text.

Um die Regeln später zu ändern, verwenden Sie das Zahnrad in der Zeile. Es öffnet Buchungs-E-Mail-Einstellungen, wo Sie alles außer dem Betreff ändern können; den Betreff bearbeiten Sie in der aufgeklappten Zeile.

Zeitgesteuerte E-Mails werden in der Zeitzone des Standorts berechnet, ausgehend von Beginn oder Ende der Buchung.

Buchungsstatus: die Einstellung, die Erinnerungen stoppt

Das ist der häufigste Grund für „Ich habe eine Erinnerung eingerichtet, aber sie wurde nie verschickt“.

Buchungsstatus ist ein Filter dafür, wer die E-Mail erhält. Die E-Mail wird nur versendet, wenn der Status der Buchung im Moment des Versands einer der ausgewählten ist. Wenn Sie den Buchungsstatus leer lassen, wird die E-Mail für Produktbuchungen nie versendet. Leer bedeutet hier nicht „beliebiger Status“. Das ist das Gegenteil von Standorte, wo leer (oder eingeschaltetes Alle Standorte) alle Standorte bedeutet.

Die Optionen sind:

Nicht erfasst – Vorlauf erforderlich: noch nicht abgeholt, an einem Standort, an dem Kunden vor der Abholung einen Schritt abschließen müssen.
Bereit zur Abholung: gebucht und noch nicht abgeholt. Das ist der normale Status einer künftigen Buchung.
Abgeholt: Der Kunde hat abgeholt.
Zurückgegeben: Die Miete ist beendet.

Stimmen Sie den Status auf den Zeitpunkt ab:

Vor Buchungsbeginn: Wählen Sie Bereit zur Abholung, dazu Nicht erfasst – Vorlauf erforderlich, wenn der Standort einen Schritt vor dem Entsperren nutzt. Mit nur Abgeholt kann die E-Mail nie versendet werden, weil noch niemand abgeholt hat.
Vor Buchungsende: meist Abgeholt.
Nach Buchungsende (Dankeschön, Bitte um Bewertung): meist Zurückgegeben. Fügen Sie auch Abgeholt hinzu, wenn Ihre Kunden den Rückgabeschritt nicht immer abschließen.
Eine „Bitte zurückgeben“-Erinnerung nach Buchungsende: nur Abgeholt, damit sie Kunden erreicht, die abgeholt, aber nie zurückgegeben haben.

Buchungstyp funktioniert genauso: Ohne ausgewählten Typ trifft die E-Mail auf keine Buchung zu. Buchungen, die ein Event enthalten, zählen als Eventbuchung, alles andere als Produktbuchung. Der Erstellungsdialog wählt Produktbuchung für Sie vor, lässt Buchungsstatus aber leer. Deshalb ist die Warnung oben so wichtig.

Zwei weitere Dinge stoppen eine E-Mail:

Der Schalter Aktiv. Sein Tooltip sagt es deutlich: „Wenn Aktiv ausgeschaltet ist, wird diese E-Mail nicht an Kunden gesendet.“
Standorte: Ist der Standort der Buchung nicht ausgewählt, wird die E-Mail für diese Buchung nicht versendet.

Eine zusätzliche E-Mail zusammen mit der Bestätigung senden

Die Option Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird sendet Ihre E-Mail direkt nach der Buchungsbestätigung, ohne Verzögerung. Das eignet sich für Hausregeln, standortspezifische Hinweise oder eine zweite Sprache.

Sie ignoriert Buchungsstatus, weil der Kunde noch nicht abgeholt haben kann.
Sie folgt Aktiv, Standorte und Buchungstyp.
Sie wird einmal pro Buchung versendet. Wird die Bestätigung später erneut gesendet, geht sie nicht noch einmal raus.
Beim Kauf von Mitgliedschaften wird sie nicht versendet.

Was mit Erinnerungen passiert, wenn sich Buchungen oder E-Mails ändern

Erinnerungen werden beim Anlegen der Buchung eingeplant. Ist der Versandzeitpunkt zu diesem Moment schon vorbei, wird die E-Mail einfach nicht eingeplant, und es wird nichts dafür angezeigt. Eine Erinnerung „2 Stunden vor Beginn“ bewirkt nichts bei einer Buchung, die 90 Minuten vor Beginn angelegt wird. Das ist so gewollt.
Eine neue E-Mail gilt für bestehende Buchungen, die aktiv sind und deren Startzeit beim Anlegen noch in der Zukunft liegt. Sie hängt sich nicht an bereits laufende Mieten.
Wenn Sie eine Änderung an einer Erinnerung speichern (auch das Umschalten von Aktiv), wird sie für noch nicht begonnene Buchungen neu eingeplant. Bereits laufende Mieten verlieren den ausstehenden Versand dieser Erinnerung, und er wird nicht neu eingeplant. Ändern Sie eine Erinnerung „vor Buchungsende“ möglichst nicht mitten an einem vollen Tag.
Wenn eine Buchung verschoben wird oder sich ihre Zeiten mit Vollständige Bearbeitung ändern, werden ihre ausstehenden Erinnerungen verschoben. Liegt der neue Zeitpunkt bereits in der Vergangenheit, wird die Erinnerung als Fehlgeschlagen markiert.
Wenn eine Buchung verlängert wird (von Ihnen oder vom Kunden), werden sie nicht verschoben: Eine Erinnerung vor dem Buchungsende wird weiterhin bezogen auf das ursprüngliche Ende gesendet.
Eine stornierte Buchung zeigt ihre geplanten Erinnerungen weiterhin an. Sie werden zu ihrem Zeitpunkt Fehlgeschlagen, und es wird nichts versendet.
Wenn Sie eine E-Mail löschen, werden ihre ausstehenden Versände entfernt.
Mitgliedschaftserinnerungen werden pro Mitgliedschaft eingeplant. Eine Mitgliedschaftserinnerung, die Sie anlegen oder ändern, erreicht unter Umständen nur Mitgliedschaften, die danach gekauft oder geändert werden.

Geplante und gesendete E-Mails einer Buchung ansehen

Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie oben auf Nachrichten. Die Liste Gesendete Nachrichten zeigt jede E-Mail dieser Buchung, auch Erinnerungen, die noch nicht versendet wurden. Diese haben den Status Ausstehend und eine leere Spalte Gesendet. Die Spalte Typ gibt an, was jede Zeile ist und wann sie versendet wird:

Buchungsbestätigung: die Buchungsbestätigung.
Zahlung: die Zahlungs-E-Mail.
Mitgliedschaftsbestätigung.
Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird: eine Ihrer E-Mails, die zusammen mit der Bestätigung versendet wird.
Eine Zeile wie Erinnerung 30 Minuten vor Buchungsende: eine Ihrer zeitgesteuerten E-Mails.
Eine Zeile, die auf (erneut gesendet) endet: eine aus dieser Liste erneut gesendete Kopie mit eigenem Zustellstatus.

Die Spalte An zeigt, an wen jede E-Mail geht. Eine ausstehende Erinnerung zeigt ihre Regel (zum Beispiel Erinnerung 30 Minuten vor Buchungsende), keine Uhrzeit: Den Versandzeitpunkt rechnen Sie vom Beginn oder Ende der Buchung aus.

Was jeder Zustellstatus bedeutet und wie Sie erneut senden, erklärt die Anleitung zu Kunden, die sagen, dass keine Bestätigungs-E-Mail angekommen ist.

Unterschiedlicher E-Mail-Text je Standort

Die Einstellung Standorte einer E-Mail ändert nicht ihren Wortlaut. Sie legt nur fest, für welche Standorte die E-Mail gilt. So geben Sie einem Standort in einer Ihrer eigenen E-Mails einen anderen Wortlaut:

Klicken Sie bei der E-Mail unter Ihre E-Mails auf das Kopiersymbol (Duplizieren). Die Kopie erhält „(copy)“ im Betreff und ist zunächst ausgeschaltet.
Öffnen Sie die Kopie über das Zahnrad, schalten Sie Alle Standorte aus und wählen Sie nur den besonderen Standort.
Öffnen Sie das Original, schalten Sie Alle Standorte aus und wählen Sie alle anderen Standorte.
Bearbeiten Sie den Text der Kopie und schalten Sie sie auf Aktiv.

Lassen Sie nicht beide E-Mails denselben Standort abdecken, sonst erhalten die Kunden dieses Standorts beide.

Die Buchungsbestätigung lässt sich weder duplizieren noch auf Standorte beschränken. Ihre standortspezifischen Teile sind automatisch: Wegbeschreibung, Kontaktdaten, Farben und der Standortname im Betreff. Für zusätzlichen Text nur an einigen Standorten legen Sie unter Ihre E-Mails eine E-Mail mit Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird an und wählen diese Standorte. Sie kommt direkt nach der Bestätigung an.

Welche E-Mails versendet werden, wenn eine Buchung geändert oder verlängert wird

Der Kunde verlängert oder verschiebt die Buchung und zahlt die Differenz: Er erhält die Buchungsbestätigung erneut, mit den neuen Zeiten und dem neuen Betrag. Eine separate E-Mail „Buchung geändert“ gibt es nicht.
Sie legen eine Buchung im Admin an, bearbeiten oder verlängern sie: Es wird nichts automatisch versendet. Wenn nichts mehr zu zahlen ist, werden Sie mit Bestätigungs-E-Mail senden und Ja und Nein gefragt. Sie werden außerdem gefragt, nachdem Sie im selben Ablauf die Zahlung erfasst oder übersprungen haben. Ja sendet die Bestätigung, die Kopien an Ihr Team und alle Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird-E-Mails, die die Buchung noch nicht erhalten hat. Nein sendet nichts.
Erinnerungen einer verschobenen oder bearbeiteten Buchung werden automatisch auf die neuen Zeiten verschoben. Nach einer Verlängerung behalten sie ihre ursprünglichen Zeiten.
Eine Zahlungs-E-Mail kann nur gesendet werden, solange die Buchung einen offenen Zahlungslink hat. Unter Nachrichten → Neue Nachricht senden ist Zahlungsmail ausgegraut mit „Zuerst eine Stripe-Zahlung anlegen“, wenn nichts mehr zu zahlen ist, ebenso Erneut senden bei Zeilen mit Zahlungs-E-Mails. Um eine zu senden, registrieren Sie unter Neue Zahlung im Bereich Zahlung der Buchung einen Zahlungslink Stripe; das versendet die Zahlungs-E-Mail selbst.

Testbuchungen: nur die Bestätigung

Eine Buchung, die mit Testbuchung machen (in der oberen Leiste der Standortseite, neben Speichern) erstellt wird, erhält ihre Bestätigungs-E-Mail und danach nichts mehr: keine Erinnerungen und keine Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird-E-Mails. Der Betreff der Bestätigung beginnt mit [TEST] ([PRUEBA] auf Spanisch, [TESTE] auf Portugiesisch, [TESTI] auf Finnisch), und die E-Mail beginnt mit einer Zeile, dass es sich um eine Testbuchung des Unternehmens selbst handelt, die automatisch storniert wird und bei der kein Geld einbehalten wird. Die Kopien an Ihr Team gehen wie gewohnt hinaus, sodass Sie genau sehen, was Kunden erhalten. Wie die Testbuchung selbst funktioniert, steht in der Anleitung zur Einrichtungs-Checkliste.

Absendername und Antworten

Den Absender können Sie nicht ändern. E-Mails kommen von der No-Reply-Adresse von Rentalbuddy, noreply@rentalbuddy.io, mit RentalBuddy als Absendername, nicht mit Ihrem Firmennamen. Sie haben auch keine Antwortadresse. Ein Kunde, der auf Antworten klickt, schreibt also an diese No-Reply-Adresse, und Sie sehen es nie.

Geben Sie Kunden einen echten Weg, Sie zu erreichen: Lassen Sie Kontaktdaten - Standort eingeschaltet und füllen Sie Telefonnummer und E-Mail des Standorts aus. Sie können Ihre Kontaktdaten auch in den Abschlusstext schreiben. Die Anleitung zu Kunden, die Rentalbuddy statt Sie kontaktieren, geht alle Stellen durch, an denen Ihre Kontaktdaten stehen sollten.

Was E-Mails nicht können: Anhänge, AGB, Belege, SMS

Keine Anhänge. Sie können kein PDF mit Ihren AGB, Hausregeln oder anderem anhängen.
Kein AGB-Block. Die Geschäftsbedingungen, die Ihre Kunden im Checkout akzeptieren, erscheinen nie in E-Mails. Für Hausregeln schreiben Sie den Text oder einen Link zu Ihrer Website in Einführungstext oder Abschlusstext oder in eine Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird-E-Mail. Damit Kunden Regeln vor dem Entsperren aktiv akzeptieren, verwenden Sie den Schritt vor dem Entsperren in Kundenfluss (siehe die Anleitung zum Kundenfluss).
Kein separater Beleg. Die Buchungsbestätigung mit ihrem Block Buchungsdetails ist das Buchungsdokument. Belege für Kartenzahlungen kommen von Stripe, nicht von Rentalbuddy (siehe die Anleitung dazu, was in Rentalbuddy und was in Stripe erledigt wird).
Keine SMS. E-Mail ist der einzige Kanal.

Kopien der Bestätigung an Ihr eigenes Team

Nur die Buchungsbestätigung wird an Sie kopiert, und Kopien sind standardmäßig eingeschaltet. Die Adressen finden Sie unter Einstellungen → Konto → Kontakt-E-Mail („Fügen Sie eine oder mehrere Adressen hinzu. Kopien von Buchungsbestätigungen werden an jede Adresse gesendet, wenn dies aktiviert ist.“). Verwalten Sie sie mit Kontakt-E-Mail hinzufügen oder Kontakt-E-Mail entfernen. Der Schalter unter den Adressen heißt Buchungsbestätigungs-E-Mails an Kontakt-E-Mail senden.

Jede Adresse erhält ihre eigene Kopie, mit „Copy:“ vor dem Betreff. Kopien werden auch versendet, wenn Sie aus einer Buchung eine neue Bestätigung senden. Erinnerungen, Zahlungs-E-Mails und Mitgliedschafts-E-Mails werden nie kopiert. Eine separate Benachrichtigungsadresse pro Standort gibt es nicht.

E-Mails, die Rentalbuddy an Sie sendet, nicht an Kunden

Problemmeldungen auf Englisch: Kann ein Schloss keine PIN-Codes erstellen oder ist eine Schlosseinheit offline und beginnt eine Buchung darauf innerhalb von 12 Stunden, schickt Rentalbuddy eine E-Mail an Ihre Kontakt-E-Mail-Adressen (oder, wenn keine hinterlegt sind, an die Benutzer, die Benutzer verwalten dürfen), zum Beispiel „Lock 12 at Beach cannot create PIN codes: a booking starts soon“. Höchstens eine solche E-Mail pro Konto und Tag. Probleme ohne eine so bald beginnende Buchung werden derzeit nicht per E-Mail gemeldet, eine unterbrochene Igloohome-Verbindung ebenfalls nicht: Sie werden auf der Startseite und im Tab Schlösser angezeigt. Details stehen in der Anleitung zum Verbinden und Verwalten von Schlössern.
E-Mails zu Saunaöfen: Wenn Sie Harvia-Öfen nutzen, sind die Ofen-Erinnerungen und Störungsmeldungen in der Harvia-Anleitung beschrieben.
Benutzereinladungen und Rollenänderungen sind in der Anleitung zu Benutzern und Rollen beschrieben.

Die E-Mail-Vorschau

Rechts im Editor befindet sich eine Live-E-Mail-Vorschau, die sich beim Tippen aktualisiert, noch vor dem Speichern. Sie hat eine Sprachauswahl und zwei Breitenschaltflächen, Desktop-Breite und Mobile Breite. Auf dem Smartphone tippen Sie auf Vorschau anzeigen, um sie zu sehen.

Die Vorschau verwendet Beispieldaten: eine Beispielfirma, einen Beispielkunden und eine Beispielbuchung sowie einen Platzhalter statt Ihres Logos. Sie zeigt die Schaltflächen so, wie Sie sie hier geschaltet haben. Denken Sie daran, dass Buchung verlängern und Move start time in der echten E-Mail der Einstellung des jeweiligen Standorts folgen.

Häufige Fragen

Meine Erinnerung wurde nie verschickt. Warum? Öffnen Sie ihre Einstellungen und prüfen Sie zuerst Buchungsstatus, denn leer bedeutet nie. Prüfen Sie dann Aktiv, Buchungstyp und Standorte. Wurde die Buchung erst nach dem Versandzeitpunkt angelegt, wurde keine Erinnerung eingeplant.

Wird die Erinnerung trotzdem gesendet, wenn der Kunde weniger als 2 Stunden vor Beginn bucht? Nein. Eine Erinnerung „2 Stunden vor Beginn“ wird nur eingeplant, wenn dieser Zeitpunkt beim Anlegen der Buchung noch in der Zukunft liegt.

Der Kunde hat seine Buchung verlängert, aber die Erinnerung „noch 30 Minuten“ kam zur alten Zeit. Eine Verlängerung verschiebt die geplanten Erinnerungen der Buchung nicht, eine Erinnerung vor dem Buchungsende richtet sich also weiter nach dem ursprünglichen Ende. Beim Verschieben einer Buchung werden die Erinnerungen mitverschoben.

Wo bearbeite ich den Bestätigungstext? Einstellungen → E-Mails → die Zeile mit dem Auslöser Wenn die Buchung erstellt wird → anklicken → Einführungstext.

Die Schaltflächen zum Starten und Beenden der Buchung bewirken an unserem bemannten Standort nichts. Die Bestätigung gilt für alle Ihre Standorte. Wenn keiner davon Self-Service ist, schalten Sie die Zeilen Vor der Buchung, Buchung starten und Buchung beenden aus.

Ich habe „Buchung starten“ eingeschaltet, aber Kunden sehen weiterhin „Vor der Buchung“. Die Zeilennamen im Admin sind vertauscht. Die Zeile Vor der Buchung ist diejenige, die Kunden als Start-Schaltfläche („Jetzt buchen“) sehen. Prüfen Sie also das Textfeld neben jedem Schalter.

Wie bekomme ich meine Telefonnummer in die Bestätigung? Füllen Sie Standorttelefon und Standort-E-Mail im Tab Standorteinstellungen des Standorts aus und lassen Sie Kontaktdaten - Standort eingeschaltet. Sonst sehen Kunden „[Site Phone]“.

Kann ich je Standort eine andere Bestätigung senden? Keine andere Bestätigung. Fügen Sie eine E-Mail mit Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird hinzu, beschränkt auf diesen Standort, dann kommt sie direkt nach der Bestätigung an.

Warum kommt die E-Mail von RentalBuddy und nicht von uns, und wohin gehen Antworten? Absender ist immer die No-Reply-Adresse von Rentalbuddy, und Antworten erreichen Sie nicht. Schreiben Sie stattdessen Ihre Kontaktdaten in die E-Mail.

Ich habe eine Testbuchung gemacht und die Bestätigung erhalten, aber keine Erinnerung. Das ist so vorgesehen: Testbuchungen, die mit Testbuchung machen erstellt werden, erhalten nur die Bestätigung, mit [TEST] vor dem Betreff.

Warum ist „Zahlungsmail“ unter Neue Nachricht senden ausgegraut? Bei der Buchung ist nichts mehr zu zahlen, daher gibt es keinen offenen Zahlungslink zum Senden. Legen Sie einen mit Neue Zahlung → Zahlungslink Stripe an; das versendet die Zahlungs-E-Mail.

Können Kunden ihre E-Mails auf Portugiesisch erhalten? Ja. Portugiesisch ist eine der zwölf Buchungssprachen. Aktivieren Sie es unter In der Buchungsansicht anzuzeigende Sprachen und fügen Sie portugiesische Fassungen der E-Mail-Texte hinzu, die Sie selbst geschrieben haben.

Wann wird die Erinnerung für diese Buchung verschickt? Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf Nachrichten. Eine ausstehende Erinnerung zeigt ihre Regel, etwa Erinnerung 30 Minuten vor Buchungsende, keine Uhrzeit; rechnen Sie vom Beginn oder Ende der Buchung.

Warum steht das Datum in meinen E-Mails als 2026-07-04? E-Mails schreiben Daten in jeder Sprache als Jahr-Monat-Tag. Die Uhrzeit dahinter folgt der Zeitanzeige: 14:30 oder im 12-Stunden-Format 02:30 PM.

Wie zeige ich die Startzeit ohne Datum? Verwenden Sie [Booking start time] (oder [Booking end time]). [Booking Date] liefert das Datum zusammen mit der Startzeit.