Gutscheincodes: Rabattcodes erstellen, begrenzen und sehen, wer sie genutzt hat

Gutscheincodes sind Rabattcodes, die Ihre Kunden bei der Buchung selbst eingeben – im Buchungs-Widget heißt das Feld Gutscheincode. Sie erstellen sie unter Gutscheincodes im linken Menü.

Drei Dinge sollten Sie vorab wissen, weil sie Betreiber oft überraschen:

Sie müssen in Stripe nichts anlegen. Wenn Sie einen Code speichern, legt Rentalbuddy ihn für Sie in Ihrem verbundenen Stripe-Konto an – sowohl den Rabatt (bei Stripe „Coupon“) als auch den Code, den Kunden eingeben (einen „Promotion Code“). Ältere Hinweise, dass „der Code auch in Stripe angelegt werden muss“, sind überholt.
Gutscheincodes setzen eine Stripe-Verbindung voraus. Die Codes liegen in Ihrem Stripe-Konto. Ohne funktionierende Stripe-Verbindung bleibt die Liste Gutscheincodes leer, das Erstellen eines Codes scheitert mit Gutscheincode konnte nicht erstellt werden, und Kunden erhalten bei jedem Code Der Gutscheincode ist nicht gültig. Wie Sie Stripe verbinden, steht in der Stripe-Anleitung.
Ein Code gilt an allen Ihren Standorten. Ein Code ist nicht an einen Standort oder ein Produkt gebunden. Jeder, der irgendwo in Ihrem Konto bucht, kann ihn verwenden.

Einen Rabattcode erstellen

Öffnen Sie Gutscheincodes im Menü und klicken Sie auf Gutscheincode erstellen.
Lassen Sie unter Information den Typ unverändert – Promo Code ist der einzige Typ, den Sie erstellen können.
Füllen Sie Code aus. Das gibt der Kunde an der Kasse ein: „Muss auf allen Standorten Ihres Kontos eindeutig sein. Kunden geben den Code an der Kasse ein.“
Wählen Sie eine Rabattart:
- Prozent – ein prozentualer Nachlass auf die gesamte Bestellung. Füllen Sie Prozent aus (1 bis 100).
- Fester Betrag – ein fester Betrag Nachlass auf die gesamte Bestellung, in der Währung Ihres Kontos. Füllen Sie Rabattbetrag aus. Der Rabatt bringt eine Bestellung nie unter null.
Legen Sie unter Regeln Gültig bis (Datum und Uhrzeit) fest, wenn der Code irgendwann nicht mehr funktionieren soll. Bleibt das Feld leer, läuft der Code nie ab – „Leer lassen, wenn kein Ablaufdatum gelten soll.“
Legen Sie Maximale Gesamtnutzung fest, wenn der Code nur begrenzt oft verwendet werden darf. Leer lassen bedeutet unbegrenzt – „Leer lassen für unbegrenzte Nutzungen.“; das Feld zeigt Unbegrenzt, bis Sie etwas eingeben.
Lassen Sie Status des Codes auf Aktiv.
Klicken Sie auf Speichern. Sie erhalten Erstellt!, und der Code erscheint in der Liste Gutscheincodes.

Egal welche Rabattart Sie wählen: Der Rabatt gilt für die gesamte Bestellung, nicht für ein einzelnes Produkt. „20 % nur auf Helme“ oder „nur auf den 2-Stunden-Preis“ lässt sich nicht einstellen.

Den Code selbst festlegen

Halten Sie es einfach: normale Buchstaben A–Z und Ziffern, keine Leerzeichen, keine Satzzeichen. Codes mit Umlauten oder anderen Sonderzeichen (ä, ö, ü, å) schlagen fehl, und die Meldung dazu ist das wenig hilfreiche Gutscheincode konnte nicht erstellt werden – sie sagt nicht, welches Feld das Problem war. Wenn das Speichern fehlschlägt und alle Felder ausgefüllt aussehen, geben Sie den Code nur mit Buchstaben und Ziffern neu ein und versuchen Sie es noch einmal.

Existiert der Code schon, erhalten Sie am Feld eine klare Meldung: Dieser Gutscheincode existiert bereits. Bitte wählen Sie einen anderen Code. Codes müssen in Ihrem gesamten Konto eindeutig sein, auch gegenüber Codes, die Sie früher deaktiviert haben.

Meldungen beim Ausfüllen des Formulars

Geben Sie einen Code ein – das Feld Code ist leer.
Wählen Sie einen Rabatttyp – keine Rabattart gewählt.
Geben Sie einen Prozentsatz von 1 bis 100 ein – der Wert unter Prozent liegt außerhalb dieses Bereichs.
Geben Sie einen Betrag größer als 0 ein – der Rabattbetrag ist null oder leer.
Bitte füllen Sie einen Rabatt aus – es ist überhaupt kein Rabattwert angegeben.
"Buchungen, die nach dem Rabatt unter … liegen, können nicht online bezahlt werden. Verwenden Sie 100 %, wenn die Buchung kostenlos sein soll." – ein Informationshinweis, solange Prozent 90 oder mehr, aber unter 100 beträgt. Eine günstige Buchung kann dann weniger kosten als Stripes kleinste Online-Zahlung für Ihre Währung (zum Beispiel 3 SEK oder 0,50 EUR), und ein solcher Betrag kann nicht bezahlt werden. Für kostenlose Buchungen verwenden Sie genau 100. Öffnen Sie einen bestehenden Code mit einem solchen Prozentsatz, steht dort "Buchungen, die nach diesem Rabatt unter … liegen, können nicht online bezahlt werden." Der Hinweis erscheint nicht, wenn Stripe-Zahlungen deaktivieren eingeschaltet ist.

Direkt in Stripe erstellte Codes

Ein Promotion Code, den Sie selbst im Stripe-Dashboard anlegen, erscheint ebenfalls in der Liste Gutscheincodes und funktioniert an der Kasse, weil die Kasse Codes in Stripe nachschlägt. Ein Stripe-Coupon ohne Promotion Code ist nichts, was Kunden eingeben können – er bewirkt in Ihrem Widget also nichts. Die einfachste Regel: Erstellen Sie Codes in Rentalbuddy.

Was „Gültig bis“ wirklich bedeutet

Das ist die am häufigsten missverstandene Einstellung.

Gültig bis bezieht sich darauf, wann der Kunde bucht, nicht wann er mietet. Es ist der letzte Zeitpunkt, zu dem der Code an der Kasse eingegeben werden kann. Ein Kunde, der am letzten gültigen Tag bucht, kann trotzdem eine Miete buchen, die erst Monate später stattfindet – die Mietdaten spielen für den Code keine Rolle.

Ein Code mit Gültig bis am 30. Juni also:

Buchung am 29. Juni für eine Miete im August – der Code funktioniert.
Buchung am 1. Juli für eine Miete morgen – der Code funktioniert nicht.

Es gibt kein „Gültig ab“-Datum. Ein Code funktioniert ab dem Moment, in dem Sie ihn speichern. Soll eine Aktion später starten, erstellen Sie den Code später – oder erstellen Sie ihn und setzen Sie Status des Codes auf Inaktiv, bis die Aktion beginnt.

Nutzungslimits

Maximale Gesamtnutzung ist ein Gesamtwert über alle Kunden, nicht pro Kunde. Setzen Sie 50, funktioniert der Code nicht mehr, sobald er 50-mal verwendet wurde – egal von wem. Bleibt das Feld leer, kann er beliebig oft verwendet werden.

Ein Limit pro Kunde, ein Tageslimit oder einen Mindestbestellwert gibt es im Formular nicht. Brauchen Sie einen Code, den nur eine Person nutzen kann, erstellen Sie für diese Person einen eigenen Code mit Maximale Gesamtnutzung 1.

Nach dem Speichern – was Sie ändern können und was nicht

Öffnen Sie einen Code aus der Liste (Einstellungssymbol unter Aktionen), dann sehen Sie zwei Tabs: Einstellungen und Nutzung.

Unter Einstellungen ist fast alles gesperrt. Typ, Code, Rabattart, der Rabatt, Gültig bis und Maximale Gesamtnutzung werden beim Erstellen festgelegt und sind ausgegraut. Ändern können Sie nur Status des Codes, zwischen Aktiv und Inaktiv; klicken Sie auf Speichern, erhalten Sie Aktualisiert!

Das heißt:

Um einen Code sofort zu stoppen, öffnen Sie ihn, setzen Status des Codes auf Inaktiv und klicken auf Speichern. Er funktioniert für Kunden ab sofort nicht mehr.
Rabatt, Ablaufdatum oder Limit ändern geht nicht. Deaktivieren Sie den alten Code und erstellen Sie einen neuen mit neuem Namen.
Löschen gibt es nicht. Codes bleiben in der Liste; blenden Sie erledigte Codes mit dem Filter aus.

Ein Code, dessen Gültig bis abgelaufen ist, kann nicht wieder aktiviert werden, und abgelaufene Codes lassen sich nicht mehr aus der Liste öffnen. Zum Öffnen von Codes brauchen Sie außerdem eine Rolle, die Gutscheincodes ändern darf; Benutzer mit reiner Leseberechtigung sehen die Liste, aber nicht die Seite des einzelnen Codes.

Codes in der Liste Gutscheincodes finden

Suchen Sie mit Suche nach Code. Daneben finden Sie Filter:

Aktiv und inaktiv – die Voreinstellung. Alles außer abgelaufenen Codes.
Aktiv – eingeschaltete Codes.
Inaktiv – ausgeschaltete Codes, die nicht abgelaufen sind.
Abgelaufen – Codes, die ausgeschaltet sind und entweder ihr Gültig bis überschritten haben oder aufgebraucht sind.
Alle anzeigen – alles.

Die Spalten sind Typ, Code, Rabatt, Verwendete Zeiten, Gültigkeitszeitraum, Status und Aktionen. Gültigkeitszeitraum zeigt, wann der Code erstellt wurde, und danach entweder das Ablaufdatum und wie viele Tage das noch sind, oder Laufend, wenn es kein Ablaufdatum gibt. Status ist ein Symbol: ein grüner Haken für einen Code, der gerade verwendet werden kann, sonst grau. Rabatt zeigt einen Prozentsatz oder einen Betrag (Beträge erscheinen auch in Währungen ohne Nachkommastellen wie JPY korrekt); Wert fehlt bedeutet, dass dem Code kein Rabatt zugeordnet ist und er nichts bewirkt.

Unter Aktionen kopiert Gutscheincode-Text kopieren den Code in die Zwischenablage („Gutscheincode-Text kopiert“) – praktisch, wenn Sie ihn in einen Newsletter einfügen.

Sehr große Konten: Die Liste lädt Ihre neuesten Codes statt einer unbegrenzten Historie. Wenn Sie Hunderte von Codes erstellt haben, suchen Sie also gezielt nach einem Code, statt zu scrollen.

Sehen, wer einen Code genutzt hat (Tab Nutzung)

Öffnen Sie einen Code und wechseln Sie zu Nutzung. Unter Nutzung des Gutscheincodes sehen Sie drei Werte:

Bestellungen mit Code – Bestellungen in Rentalbuddy, bei denen der Code verwendet wurde, über alle Standorte Ihres Kontos.
Nutzungen in Stripe – Stripes eigene Zählung der Einlösungen.
Gesamtrabatt – der insgesamt gewährte Rabattbetrag.

Die beiden Zählungen können voneinander abweichen, und das ist so vorgesehen: „Bestellungen an allen Standorten Ihres Kontos, bei denen dieser Gutscheincode verwendet wurde. Die Stripe-Anzahl kann abweichen — z. B. bei stornierten Buchungen, Änderungen im Admin oder anderer Erfassung in Stripe.“

Darunter steht die Liste der Bestellungen mit Erstellt, Name, Best.-Nr, Start, Wert, Rabatt, Zahlungsstatus, Status, Kanal und Standort. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Buchung zu öffnen. Zwei Schalter ändern die Ansicht:

Stornierte Buchungen einbeziehen – standardmäßig aus, stornierte Buchungen sind also ausgeblendet.
Nur aktuellen Standort anzeigen – beschränkt die Liste auf den Standort, in dem Sie gerade arbeiten, mit einem Hinweis wie „3 von 10 Bestellungen am ausgewählten Standort.“

Hat noch niemand den Code verwendet: Noch keine Buchungen mit diesem Gutscheincode.

Im Kassenschritt gibt der Kunde den Code in das Feld Gutscheincode ein und klickt auf Einlösen. Ein gültiger Code erscheint als Chip, zum Beispiel SPRING25 - 25% Rabatt (oder bei einem festen Betrag SPRING25 - 100 kr Rabatt), daneben Code entfernen, und die Preisübersicht erhält eine Zeile Gutscheincode SPRING25. Ist der Code falsch, abgelaufen, ausgeschaltet oder aufgebraucht – oder ist Stripe nicht verbunden –, erhält der Kunde Der Gutscheincode ist nicht gültig, in jedem Fall dieselbe Meldung.

Gut zu wissen:

Mitgliedsrabatt und Gutscheincode werden kombiniert. Ist der Kunde Mitglied, wird zuerst der Mitgliedsrabatt abgezogen und der Code gilt für den reduzierten Preis: 10 % Mitgliedschaft plus ein 10-%-Code auf 1000 ergeben 810, nicht 800. Siehe die Anleitung zu Mitgliedschaften.
Codes funktionieren auch beim Kauf einer Mitgliedschaft, da dieser über dieselbe Kasse läuft.
Events: Die Event-Kasse berechnet nur Prozentcodes, verwenden Sie für Events also Prozent-Codes.
Fast kostenlos ist nicht kostenlos. Lässt ein Code eine Summe über 0, aber unter Stripes kleinster Online-Zahlung für Ihre Währung übrig (ein 95-%-Code oder ein großer Fester Betrag auf eine günstige Buchung), sagt die Kasse "Dieser Betrag ist zu niedrig, um online bezahlt zu werden. Der kleinste Betrag, der online bezahlt werden kann, ist …" und der Kunde kann nicht weitergehen. Eine Summe von genau 0 geht immer durch.
Ein Code kann einer Buchung nicht nachträglich hinzugefügt werden.

In der Buchung im Admin erscheint ein angewendeter Code in der Preisübersicht als Gutscheincode, gefolgt vom Code und dem Rabatt in Klammern, zum Beispiel Gutscheincode SPRING25 (25%).

Der Code wird als aktiv angezeigt, funktioniert an der Kasse aber nicht

Die Kasse prüft den Code gegen Stripe, nicht gegen die Liste auf der Seite Gutscheincodes – ein Code kann im Admin also einwandfrei aussehen und trotzdem abgelehnt werden. Der Kunde erhält immer dasselbe Der Gutscheincode ist nicht gültig, seine Meldung verrät Ihnen also nicht, welcher der folgenden Punkte es ist. Gehen Sie sie der Reihe nach durch:

Status des Codes. Öffnen Sie den Code und prüfen Sie, dass Aktiv eingestellt ist. Eine Änderung wirkt sofort.
Gültig bis. Das ist der letzte Zeitpunkt, zu dem der Code eingegeben werden kann, nicht das Mietdatum – siehe Was „Gültig bis“ wirklich bedeutet.
Das Nutzungslimit. Ein Code mit Maximale Gesamtnutzung 1, den schon jemand verwendet hat, ist aufgebraucht, auch wenn er noch aktiv aussieht. Vergleichen Sie unter Nutzung den Wert Nutzungen in Stripe mit Ihrer Maximale Gesamtnutzung – an der Kasse entscheidet Stripes Zählung, und die kann Bestellungen mit Code voraus sein.
Was genau der Kunde eingegeben hat. Das Widget sendet den Text so, wie er eingegeben wurde; ein Leerzeichen vor oder nach dem Code lässt ihn scheitern. Bitten Sie den Kunden, ihn neu einzugeben; Codes nur aus Buchstaben und Ziffern lassen am wenigsten Raum für Fehler.
Ihre Stripe-Verbindung. Ist Stripe nicht verbunden, wird jeder Code abgelehnt. Siehe die Stripe-Anleitung.

Stimmt all das, geben Sie den Code selbst in Ihrem eigenen Buchungs-Widget ein – es führt genau dieselbe Prüfung durch wie der Browser des Kunden und zeigt Ihnen, ob das Problem am Code liegt oder beim Kunden.

Kostenlose Testbuchung mit einem 100-%-Gutscheincode

Für einen einfachen Test einer Mietbuchung ist Testbuchung machen in der oberen Leiste der Standortseite, neben Speichern, am einfachsten (die Schaltfläche ist auf jedem Tab des Standorts da): kostenlos (oder mit einer kleinen Zahlung, die erstattet wird), als Test markiert, aus Ihren Dashboard-Zahlen herausgehalten und automatisch storniert (siehe Leitfaden zur Einrichtungs-Checkliste). So erstellte Testbuchungen nehmen keine Gutscheincodes an und gelten nur für Mieten — ein Testbesuch Ihrer Buchungsseite blendet Veranstaltungen, Geschenkkarten und Mitgliedschaften aus. Verwenden Sie also einen 100-%-Code, wenn Sie die Kasse mit einem Code testen, eine Veranstaltung testen oder die Buchung behalten möchten:

Erstellen Sie einen Gutscheincode mit Rabattart Prozent und Prozent 100. Verwenden Sie genau 100: Ein 95-%-Code auf eine günstige Buchung kann einen Betrag übrig lassen, der zu niedrig ist, um online bezahlt zu werden.
Geben Sie ihm einen Code, den niemand errät, und setzen Sie Maximale Gesamtnutzung auf eine kleine Zahl wie 1 oder 2.
Machen Sie eine echte Buchung in Ihrem eigenen Buchungs-Widget und geben Sie den Code ein.

Bei einer Gesamtsumme von null geht die Kasse durch, ohne eine Karte zu belasten. Sie erhalten die Bestätigungs-E-Mail, den PIN-Code und das Verhalten des Schlosses – alles, was ein echter Kunde bekommt, ohne dass Geld fließt und ohne etwas zu erstatten. Was Sie bei einer Testbuchung vor dem Go-live prüfen sollten, steht in der Anleitung zur Einrichtungs-Checkliste.

Öffnen Sie danach den Code und setzen Sie Status des Codes auf Inaktiv, damit niemand zufällig darauf stößt. Tun Sie das auch dann, wenn Sie ein Nutzungslimit gesetzt haben – verlassen Sie sich nicht allein auf Maximale Gesamtnutzung, um einen kostenlosen Code zu schließen; prüfen Sie nach dem Test Nutzungen in Stripe im Tab Nutzung.

Geschenkkarten und Stempelkarten

Die Begriffe Geschenkkarten und Locherschein tauchen stellenweise auf. Keines von beiden lässt sich erstellen – Promo Code ist der einzige Typ, den das Formular anbietet, und es gibt keine Stempelkarten, Guthabenpakete oder Geschenkkarten mit gespeichertem Wert. Wenn Sie etwas Geschenkkarten-Ähnliches möchten, ist die übliche Lösung ein Einmal-Gutscheincode mit Fester Betrag als Rabatt und Maximale Gesamtnutzung 1, dessen Bezahlung Sie separat abwickeln.

Häufige Fragen

Muss ich den Code auch in Stripe anlegen? Nein. Erstellen Sie ihn unter Gutscheincodes in Rentalbuddy, dann wird er automatisch in Ihrem Stripe-Konto angelegt – deshalb sehen Sie ihn eventuell auch in Stripe.

Der Kunde sagt, der Rabatt wurde nicht auf die Zahlungsseite übernommen / der Code sei nicht gültig. Prüfen Sie der Reihe nach: Status des Codes, Gültig bis, ob Maximale Gesamtnutzung aufgebraucht ist, ein überzähliges Leerzeichen in der Eingabe und ob Stripe verbunden ist. Testen Sie den Code dann selbst in Ihrem Widget.

Kann ich einen Code bearbeiten, zum Beispiel den Prozentsatz oder das Enddatum ändern? Nein – nach dem Speichern lässt sich nur Status des Codes ändern. Setzen Sie den alten Code auf Inaktiv und erstellen Sie einen neuen.

Kann ein Code nur für einen Standort, ein Produkt oder eine Preisstufe gelten? Nein. Ein Code gilt an allen Standorten Ihres Kontos und immer für die gesamte Bestellung. Geben Sie den Code nur an die Kunden dieses Standorts weiter und nutzen Sie Nur aktuellen Standort anzeigen im Tab Nutzung, um zu sehen, wo er verwendet wurde.

Warum kann ich meinen Code nicht speichern – „Gutscheincode konnte nicht erstellt werden“? Meistens enthält der Code Sonderzeichen wie ä, ö, ü, å, ein Leerzeichen oder Satzzeichen – verwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern. Es scheitert auch, wenn Stripe nicht verbunden ist.

Kann ich einen Betrag statt eines Prozentsatzes als Rabatt geben? Ja – wählen Sie Fester Betrag als Rabattart und füllen Sie Rabattbetrag in der Währung Ihres Kontos aus.

Ein Gutscheincode vom letzten Jahr ist aus der Liste verschwunden. Abgelaufene und aufgebrauchte Codes werden vom Standardfilter ausgeblendet. Wählen Sie Abgelaufen oder Alle anzeigen unter Filter, oder suchen Sie ihn mit Suche nach Code.

Wie teste ich eine Buchung, ohne zu bezahlen? Nutzen Sie Testbuchung machen in der oberen Leiste der Standortseite, neben Speichern. Um mit einem Code oder eine Veranstaltung zu testen, erstellen Sie einen 100-%-Gutscheincode, buchen Sie damit in Ihrem eigenen Widget und setzen Sie den Code danach auf Inaktiv.

Können wir Geschenkkarten oder Gutscheine anbieten? Nicht als eingebaute Funktion. Die übliche Lösung ist ein Einmal-Code: Fester Betrag, Maximale Gesamtnutzung 1, dessen Bezahlung Sie separat abwickeln.

Ein Kunde mit einem 95-%-Code sagt, die Kasse lässt ihn nicht bezahlen. Die Summe nach dem Rabatt liegt über 0, aber unter Stripes kleinster Online-Zahlung. Geben Sie ihm einen 100-%-Code, wenn die Buchung kostenlos sein soll.

Die Schaltfläche Testbuchung machen ist ausgegraut. Der Standort kann noch keine Buchungen annehmen ("Dieser Standort kann noch keine Buchungen annehmen. Erledigen Sie zuerst die Schritte in der Liste unten."), oder der Tab, auf dem Sie sind, hat ungespeicherte Änderungen ("Speichern Sie zuerst Ihre Änderungen. Die Testbuchung verwendet den gespeicherten Stand."). Erledigen Sie die Schritte oder klicken Sie auf Speichern und versuchen Sie es erneut.

Kann ich in einer Testbuchung einen Gutscheincode verwenden? Nein — mit Testbuchung machen erstellte Testbuchungen nehmen keine Gutscheincodes an. Um einen Code zu testen, buchen Sie in Ihrem eigenen Buchungs-Widget mit einem 100-%-Code und setzen den Code danach auf Inaktiv.