Tilin asetukset: missä kukin asetus on (Asetukset-välilehdet, laskutus ja paketti, integraatiot)

Useimpiin kysymyksiin tyyppiä ”en löydä sitä asetusta” on sama vastaus: asetus on olemassa, mutta se on toisella tasolla. Rentalbuddyssa on tilin asetukset (yksi arvojoukko koko yrityksellesi, kohdassa Asetukset) ja toimipisteen asetukset (yhden toimipisteen arvot, kohdassa Toimipisteet). Monet asetukset ovat molemmilla tasoilla, ja kytkin ratkaisee, kumpaa käytetään.

Tämä opas käy asetukset läpi välilehti kerrallaan, selittää pakettisi ja laskutuksen ja sen jälkeen tilin ja toimipisteen välisen kytkimen.

Kaksi paikkaa, joissa asetukset ovat

	Mistä avaat sen	Mitä se koskee
Tilin asetukset	Asetukset vasemmassa valikossa	Koko tiliäsi, kaikkia toimipisteitä
Toimipisteen asetukset	Toimipisteet vasemmassa valikossa, napsauta sitten toimipistettä	Vain sitä yhtä toimipistettä

Nopein tapa tietää, missä olet: Asetukset avaa sivun, jolla on välilehdet kuten Tili, Käyttäjät, Kieli ja Laskutus. Toimipiste avaa sivun, jolla on toimipisteen nimi ja välilehdet Toimipisteen asetukset, Lukot, Varauspainike, Asiakaspolku, Varauskokemus, Aukiolopäivät ja Verkkosivusto. Jos näet välilehden Aukiolopäivät, olet yhden toimipisteen sisällä.

Asetukset-kohdan välilehdet

Tilin omistajalle tai tilin jäsenelle välilehdet näkyvät tässä järjestyksessä: Tili, Käyttäjät, Oma profiili, Kieli, Asiakaspolku, Sähköpostit, Maksut, ALV, Integraatiot, Laskutus.

Tilin katselija näkee vain välilehdet Oma profiili, Käyttäjät ja Asiakaspolku, ja kaksi viimeistä ovat vain luku -tilassa. Varaushenkilöstö näkee samat välilehdet kuin katselija. Jos sinulta puuttuu välilehtiä, syy on roolisi. Roolit selitetään käyttäjiä ja rooleja käsittelevässä oppaassa.

Useimpien välilehtien muutokset tallennetaan sivun yläreunan palkin painikkeella Tallenna. Jos vaihdat välilehteä tallentamattomien muutosten kanssa, sinulta kysytään, tallennetaanko ne ensin. Käyttäjät, Sähköpostit ja ALV tallentavat sen sijaan omilla painikkeillaan ja ikkunoillaan.

Pieni punainen tai oranssi merkintä välilehden Asiakaspolku, Maksut, ALV tai Integraatiot vieressä tarkoittaa, että jokin kyseisellä välilehdellä vaatii huomiota; vie osoitin sen päälle nähdäksesi syyn. Samat ongelmat merkitsevät myös vasemman valikon kohdan Asetukset. Punainen tarkoittaa, että jokin on mennyt vikaan (Stripe on keskeyttänyt maksut, asiakas ei voinut maksaa, Igloohome hylkää kirjautumisesi), oranssi, että jotain ei ole määritetty tai se kannattaa tarkistaa. Kun käyttöönoton Opas on vielä kesken, vielä määrittämättömät asiat merkitään sinisellä.

Pienemmät välilehdet kuvataan tässä; Tili, Kieli, Integraatiot ja Laskutus saavat omat osionsa alempana.

Käyttäjät

Kaikki, jotka voivat kirjautua tilillesi, sarakkeina Nimi, Sähköposti, Rooli, Tila ja Luotu. Tilin omistajat kutsuvat työkavereita täällä painikkeella Lisää käyttäjä. Tilin jäsenet ja katselijat näkevät luettelon mutta eivät voi muuttaa sitä. Käyttäjien kutsuminen edellyttää aktiivista maksullista tilausta. Kaikki käyttäjistä, kutsuista ja rooleista on käyttäjiä ja rooleja käsittelevässä oppaassa.

Oma profiili

Oma kirjautumisesi, ei yrityksen. Kortissa Profiili (”Muuta profiilitietojasi tai salasanaasi.”) on Sähköposti (näkyy, mutta et voi muuttaa sitä täällä), Nimi, Puhelinnumero ja kytkin Vaihda salasana, joka tuo näkyviin kentät Salasana ja Toista salasana. Salasanassa on oltava vähintään 6 merkkiä.

Muutos koskee vain sinun käyttäjääsi. Työkavereilla on oma profiilinsa.

Asiakaspolku

Varausvaiheet, jotka asiakkaasi käyvät läpi: Tärkeimmät asetukset (ehdot, jatka- ja siirrä-painikkeet), kassan kentät sekä esisivu, avaussivu ja palautussivu. Tämä välilehti on tilisi oletuspolku. Kunkin vaiheen määrittäminen on selitetty asiakaspolkua ja varauskokemusta käsittelevässä oppaassa.

Alareunan kortti Toimipisteet, joilla on toimipistekohtaiset asetukset kohdassa Asiakaspolku luettelee jokaisen toimipisteen, joka ohittaa tämän välilehden. Kortti on nopein vastaus kysymykseen ”miksi muutokseni ei näy siinä toimipisteessä?”.

Rentalbuddy tarkistaa tämän välilehden ehdot: puuttuvat, hyvin lyhyet, yhä mallitekstiä sisältävät tai useilla kielillä samat. Silloin välilehti merkitään, ehtojen kohdalla kerrotaan, mikä näyttää väärältä, ja Etusivu listaa asian kohtaan Tarkistettavaa (”Tilin ehdot kannattaa tarkistaa. Ne koskevat {n} toimipistettäsi.”).

Sähköpostit

Kaikki automaattiset sähköpostit asiakkaille, jaettuna osioihin Oletusviestit ja Omat viestisi. Sähköpostipohjat ovat vain tilin tasolla. Toimipistekohtaisia viestejä saat silti valitsemalla toimipisteet kuhunkin viestiin. Katso vahvistus- ja muistutusviestejä käsittelevä opas.

Maksut

Verkkomaksut näyttää, onko Stripe yhdistetty. Kortissa Kassan asetukset ovat Poista Stripe-maksut käytöstä, Maksuvaihtoehto (Varausikkunassa (kortti, Apple Pay, Google Pay) tai Stripen maksusivulla (kortti sekä Swish, Klarna, MB WAY ja muut paikalliset maksutavat)) ja Valuutta.

Mitä Stripe tarvitsee sinulta. Rentalbuddy pitää Stripeä yhdistettynä heti, kun Stripe ilmoittaa, että tilisi voi ottaa vastaan korttimaksuja. Jos Stripe haluaa jotain, Verkkomaksut-kortti kertoo sen sanoin:

• ”Asiakkaat eivät voi maksaa juuri nyt: Stripe odottaa sinulta tietoja.” (punainen)
• ”Asiakkaat voivat maksaa, mutta Stripe pidättää tilityksesi, kunnes täydennät puuttuvat tiedot.”
• ”Stripe tarvitsee sinulta lisätietoja {päivämäärä} mennessä, muuten maksut keskeytetään.”
• ”Stripe tarkistaa tiliäsi. Sinun ei tarvitse tehdä nyt mitään.”
• ”Stripe pyytää myöhemmin lisätietoja. Mitään ei ole keskeytetty, ja voit täydentää tiedot jo nyt.”
• ”Stripe on sulkenut tämän tilin maksuilta. Ota yhteyttä Stripen tukeen saadaksesi tietää syyn.”

Jos Stripe hylkäsi jotain lähettämääsi, sen syy näkyy tekstin ”Stripe ei voinut hyväksyä lähetettyä:” perässä. Täydennä Stripessä avaa Stripen ohjatun sivun, jolla viimeistelet asian; painike näkyy vain tilin omistajille (joilla on oikeus hallita laskutusta). Tili, joka on yhdistetty olemassa oleviin Stripe-tunnuksiin, saa sen sijaan painikkeen Avaa Stripe, joka avaa Stripe-hallintapaneelisi. Kun maksut on keskeytetty, tilityksiä pidätetään, määräaika on kulumassa tai Stripe on sulkenut tilin, Etusivu näyttää saman kohdassa Stripe vaatii huomiotasi, myös käyttöönoton aikana.

Kortissa näkyy myös ”Asiakas ei voinut maksaa {päivämäärä}: Stripessä ei ole käytössä yhtään maksutapaa…” ja painike Avaa Stripe, kun asiakas käännytettiin pois, koska Stripessä on kaikki maksutavat pois käytöstä, sekä Stripen vähimmäissumma verkkomaksulle valuutassasi (”Stripen vähimmäissumma verkkomaksulle on {summa}. Tämä ei koske maksuttomia varauksia.”).

Valuutta-kenttää voi muuttaa vain, kun tilillä ei ole yhtään aktiivista tai tulevaa varausta missään toimipisteessä. Jos valinta on lukittu, varauksia on jo olemassa. Stripen yhdistäminen ja maksuasetukset käsitellään Stripen yhdistämistä koskevassa oppaassa.

ALV

Verokantasi. Ennen kuin Stripe on yhdistetty, ne ovat Rentalbuddyssa säilytettäviä paikkamerkkejä (Luo oletusverot tai Lisää vero). Kun Stripe on yhdistetty, Lisää vero (valintaikkunan nimi on silloin Lisää vero Stripeen) luo verokannan Stripeen, ja välilehti lukee Stripen verokantasi joka kerta, kun avaat sen (Synkronoi Stripesta tekee saman pyydettäessä). Verokannat kuuluvat tilille; kukin tuote valitsee sitten oman kantansa. Kun Stripe on yhdistetty, välilehti merkitään, kun ”Verokantoja ei ole määritetty, joten varauksista ei peritä veroa.” tai kun tuotteidesi käyttämiä verokantoja puuttuu Stripestä, ”joten näistä tuotteista ei peritä veroa”. Katso veroja ja ALV:tä käsittelevä opas.

Tili-välilehti: yrityksen tiedot, ajan näyttötapa (12 h/24 h) ja yhteyssähköpostit

Välilehdellä Tili on kaksi korttia ja analytiikkaosio.

Yrityksen tiedot: Yrityksen virallinen nimi, Y-tunnus, osoite kenttineen Postinumero ja Kaupunki, Maa, Ajan näyttötapa ja Verkkotunnus (yrityksesi verkkosivuston osoite, esimerkiksi https://www.yourwebsite.com).

• Maa on haettava luettelo lippuineen. Ala kirjoittaa maan nimeä; jos mikään ei sovi, näet tekstin ”Maata ei löytynyt”.
• Maa ratkaisee myös, mistä päivästä viikko alkaa kalentereissa ja viikonpäiväluetteloissa: sunnuntaista esimerkiksi Yhdysvalloissa, Kanadassa, Meksikossa, Brasiliassa ja Japanissa, lauantaista useimmissa Persianlahden ja Pohjois-Afrikan arabimaissa ja maanantaista kaikkialla muualla, myös Isossa-Britanniassa ja Australiassa. Ennen kuin maa on asetettu, ratkaisee yhteyshenkilön puhelinnumeron maa, ja muuten maanantai. Tämä koskee päivämäärävalitsimia, välilehden Aukiolopäivät viikonpäivärivejä, tuotteiden ja tapahtumien istuntojen viikonpäivävalintoja sekä varauslisäosan kalentereita. Se muuttaa vain päivien näyttöjärjestystä: tallennetut aukioloajat, hinnat ja saatavuus pysyvät ennallaan. Näkymän Varausten hallinta viikkonäkymä kulkee aina maanantaista sunnuntaihin.
• Ajan näyttötapa -kentässä on kaksi vaihtoehtoa, 12hr ja 24hr. Ohjeteksti kertoo sen määrittävän, ”Miten päivämäärät ja ajat näytetään varauslisäosassa, hallintasovelluksessa ja asiakassähköposteissa.” Se ratkaisee kellon: 12 tunnin ajoissa tunti on aina kaksinumeroinen (”02:30 PM”), 24 tunnin ajat näkyvät muodossa ”14:30”. Yksi asetus, kolme paikkaa: asiakkaidesi käyttämä varauslisäosa (kalenteri, varausajat, kassa, jatkamis-, siirto- ja avaussivut), hallintasovellus ja sähköpostit. Päivämäärät eivät seuraa asetusta: hallintasovelluksen numeeriset päivämäärät kirjoitetaan aina muodossa 2026-04-06, kaikilla kielillä.
• Uusi tili aloittaa sillä kellolla, joka sopii rekisteröitymisessä annetun yhteyspuhelinnumeron maahan: 12hr esimerkiksi Yhdysvalloille, Kanadalle, Australialle ja Intialle, 24hr Euroopalle Iso-Britannia mukaan lukien ja 24hr, jos maa ei ole tiedossa. Voit muuttaa sitä täällä milloin tahansa.

Tilin tiedot: ihmiset.

• Yhteyshenkilön nimi ja Puhelinnumero.
• Yhteyssähköposti. Voit lisätä useita osoitteita painikkeella Lisää yhteyssähköposti. Ohjeteksti kuuluu: ”Lisää yksi tai useampi osoite. Varausvahvistusten kopiot lähetetään jokaiseen osoitteeseen, kun toiminto on käytössä.”
• Kytkin Lähetä kopiot varausvahvistuksista osoitteeseen Yhteyssähköposti. ratkaisee, saatko sinä ja työkaverisi kopion jokaisesta varausvahvistuksesta. Jos saapuneet täyttyvät varauskopioista, kytke se pois. Jos kukaan yrityksessä ei saa niitä, kytke se päälle ja tarkista vieressä oleva osoiteluettelo.
• Logo (kuvan URL): nimestä huolimatta lataat tähän kuvan. Se on sähköposteissasi käytettävä logo.

Analytiikka-osiossa on kenttä GA4 Measurement ID, joka on valinnainen: ”Syötä GA4-mittaustunnuksesi, niin näet varaustoiminnan Google Analytics -raporteissasi. Jätä kenttä tyhjäksi, jos et käytä Google Analyticsia.” Varaustoimintaa lähetetään vain kävijöistä, jotka ovat hyväksyneet analytiikkaevästeet verkkosivustosi evästebannerissa. Yksityiskohdat (mitkä evästebannerit toimivat) ovat varauspainikkeen asentamista käsittelevässä oppaassa.

Kieli-välilehti: asiakkaiden kielet (myös suomi ja portugali)

Mitä kieliä asiakkaat voivat käyttää varausprosessissa. Otsikko on Asiakkaiden kielet, ja teksti kertoo, että se ohjaa kielivalintoja tuotteissa, toimipisteissä ja kaikessa asiakkaille näkyvässä sisällössä. Englanti on pääkieli ja näkyy aina.

Asiakkaat voivat varata kahdellatoista kielellä: englanniksi, ruotsiksi, norjaksi, tanskaksi, suomeksi, saksaksi, ranskaksi, hollanniksi, espanjaksi, portugaliksi, italiaksi ja kroatiaksi. Portugali on eurooppalaista portugalia (Portugalin lippu); asiakas, jonka selaimen kieli on mikä tahansa portugali, myös brasilianportugali, saa sen automaattisesti, kun toimipiste tarjoaa sitä.

• Varauksen oletuskielet (tili) ja Varausnäkymässä näytettävät kielet: valitse tarjoamasi kielet. Suomi on yksi niistä (näkyy asiakkaillesi muodossa Suomi), samoin portugali (Português), italia ja kroatia.
• Käytä tilin kieliä toimipisteille: valitse toimipisteet, joiden pitää seurata tilin luetteloa oman luettelonsa sijaan, ja napsauta sitten Tallenna. Vihje kertoo, mitä toimipisteen omalle luettelolle tapahtuu: ”Aiempi luettelo säilyy, jos vaihdat takaisin toimipistekohtaisiin kieliin.”

Näkymä itse muistuttaa erosta hallintasovelluksen kieleen: ”Tämä on eri asia kuin navigointipalkista valitsemasi kieli, joka määrittää tämän hallintasovelluksen kielen.”

Hallintasovelluksen oma kieli (lippu valikon alareunassa)

Vasemman valikon alareunassa, heti uloskirjautumispainikkeen yläpuolella oleva lippu vaihtaa hallintasovelluksen kielen sinulle. Kun kirjaudut ensimmäisen kerran, hallintasovellus käyttää selaimesi kieltä, jos se on yksi hallintasovelluksen kielistä, muuten englantia. Valintasi muistetaan sen jälkeen tässä selaimessa, joten työkaveri voi käyttää hallintasovellusta toisella kielellä. Hallintasovellus on saatavilla englanniksi, ruotsiksi, norjaksi, tanskaksi, suomeksi, saksaksi, ranskaksi, hollanniksi ja espanjaksi. Portugali, italia ja kroatia ovat vain asiakkaille, eivät hallintasovellukselle, joten hallintasovelluksen esikatselut näyttävät niiden kohdalla englantia.

Englanti näytetään Yhdysvaltain lipulla, jos tilisi maa on Yhdysvallat (ennen kuin maa on asetettu, ratkaisee puhelinnumerosi tai tietokoneesi aikavyöhyke). Englanti on sama kummassakin tapauksessa; vain lippu vaihtuu.

Integraatiot-välilehti: Igloohome-älylukot ja Harvia-kiukaat

Kaksi korttia. Stripe ei ole täällä; se on kohdassa Maksut.

Älylukot: ”Yhdistä Igloohome hallitaksesi älylukkojen pääsyä varauksille ja vieraille.”

• Opas Igloohomen käyttöönottoon avaa vaiheittaisen oppaan.
• Igloohome-painike näyttää tilan Yhdistetty tai Ei yhdistetty. Yhdistä painikkeella Yhdistä Igloohome-sovellukseen (tai yhdistä uudelleen, kun yhteys on vanhentunut).
• igloohome-yhteys vaatii huomiota näkyy painikkeen yläpuolella, kun Rentalbuddyn yöllinen tarkistus havaitsee, että Igloohome hylkää tallennetun kirjautumisesi (”Rentalbuddy ei enää saa yhteyttä igloohome-tiliisi ({päivämäärä} alkaen). Uudet varaukset eivät saa PIN-koodeja ennen kuin yhdistät tilin uudelleen.”) tai että Igloo Connect -tililtäsi puuttuu maksutapa. Yhdistä uudelleen sen alla olevalla painikkeella tai lisää maksutapa Igloo Connectissa. Integraatiot-välilehti on merkitty punaisella, kunnes yhteys taas toimii.
• Synkronoi Igloohome-lukot hakee Igloohome-sovelluksessasi yhdistetyt lukot, jotta voit sijoittaa ne toimipisteeseen. Sama painike on jokaisen toimipisteen välilehdellä Lukot.
• Vanha kenttä Igloo Developer API -avain (vanha) ei enää näy täällä: vain Rentalbuddyn henkilökunta voi nähdä tai muuttaa sitä. Jos tilisi saa yhä koodit Igloo Developer -avaimen kautta, Igloohomen käyttöönotto-opas kertoo, miten siirryt Igloo Connectiin, ja Rentalbuddyn tuki poistaa vanhan avaimen puolestasi.

Igloohome-tili, Igloo Connect ja synkronointi selitetään Igloohomen käyttöönotto-oppaassa, ja lukkojen sijoittaminen toimipisteeseen lukkojen hallintaa käsittelevässä oppaassa.

Kiukaat: ”Hallitse Harvia-kiukaita Rentalbuddysta, kun asiakkaalla on varaus — kytkettynä saman lokeron vuokraukseen.” Täällä yhdistät painikkeella Yhdistä Harvia MyHarvia-tunnuksillasi ja näet osiot Kiukaat, Suunnitellut käynnistykset ja sammutukset ja Kiukaan sähköpostit. Harvia-kiukaiden ohjaus on beetavaiheessa; koko Harvia-käyttöönotto on Harvia-kiukaita käsittelevässä oppaassa.

Laskutus-välilehti: Rentalbuddy-tilauksesi, paketti ja Aktiiviset lukot

Tämä on oma Rentalbuddy-tilauksesi, ei asiakkaidesi maksut. Näkymä riippuu siitä, miten tiliäsi laskutetaan.

Maksetaan kortilla Rentalbuddyn kautta (Stripe):

• Paketti: paketin nimi ja tila, hinta jaksoa kohden (ALV 0 %), Viimeisin maksu, Seuraava maksu ja seuraavan maksun päivämäärä. Vaihda pakettia avaa Stripen sivun paketin vaihtamiseen. Jos olet irtisanonut tilauksen, näet kohdan Käytettävissä asti ja varoituksen ”{date} jälkeen et voi enää hallita tämän tilin varauksia.”
• Jos tilaus maksetaan laskulla, siitä kerrotaan huomautuksessa, ja Näytä tai maksa lasku avaa avoimen laskun.
• Tarvitsetko lisää lukkoja? ja painike Lisää lukkoja näkyvät paketeissa, joihin voit lisätä lukkoja itse.
• Laskutustiedot ja painike Laskutusportaali: ”Tarkista laskutushistoriasi ja laskusi. Päivitä laskutustietojasi ja tilaustasi.” Täällä lataat laskut, vaihdat kortin ja irtisanot tilauksen (”Voit irtisanoa tilauksesi laskutusportaalissa.”).
• Ilman tilausta näet tekstin ”Sinulla ei ole tällä hetkellä aktiivista tilausta. Valitse paketti alla olevasta painikkeesta.” ja painikkeen Tilaa.

Lisenssit näyttää kolme ruutua: Aktiiviset lukot, Toimipisteet ja System, kukin muodossa käytetty / pakettiin sisältyvä.

• Aktiiviset lukot laskee vain käytössä olevat lukot. Käytöstä poistetut lukot eivät kuluta paketin lukkorajaa. Kun sinulla on käytöstä poistettuja lukkoja, ruutuun lisätään ”Yhteensä: {total}, ei käytössä: {inactive}”.
• Kun olet rajalla, ruudussa lukee ”Poista toinen lukko käytöstä tai lisää aktiivinen lukko tilaukseesi.”, ja luku muuttuu oranssiksi, jos ylität rajan. Lukkojen ottaminen käyttöön käsitellään lukkojen hallintaa käsittelevässä oppaassa.

ALV-numero: EU-tilit, joilla on tilaus, näkevät ALV-numeron täällä painikkeella Lisää tai Päivitä. Jos sinulla ei ole ALV-numeroa, valitse Meillä ei ole ALV-numeroa (esim. yhdistys). Kentässä näkyy silloin Ei ALV-rekisterissä ja ”Laskuihin voidaan lisätä ALV. Voit lisätä ALV-numeron tähän milloin tahansa.”

Sähköpostiosoite kuitteja ja laskuja varten: ”Sähköposti Rentalbuddy-tilauksen laskuille ja kuiteille. Ei käytetä asiakkaiden varausvahvistuksiin.” Se on eri osoite kuin välilehden Tili yhteyssähköpostit, ja ne menevät usein sekaisin.

Laskutetaan muulla tavalla: tilauskortin sijaan näet lyhyen selityksen. Esimerkiksi ”Tiliäsi laskutetaan manuaalisesti. Katso laskutustiedot, maksuehdot ja maksuohjeet viimeisimmästä laskustasi.”, huomautuksen, että sinua laskutetaan Fortnoxin kautta, tai tileillä, joita kumppani laskuttaa, ”Tilauksesi on tehty kumppanin {partner} kautta.” ja linkin kumppanin tukisivulle. Jos kumppani ei ole antanut tukilinkkiä, siinä lukee ”Tilauksesi on tehty kumppanin {partner} kautta. Lisätietoja tilauksestasi saat kumppaniltasi.” Kun kumppani hallinnoi tiliäsi mutta Rentalbuddy laskuttaa sinua, kortin lopussa lukee ”Tätä tiliä hallinnoi {partner}.”

Tilin jäsenet voivat avata välilehden Laskutus, mutta vain tilin omistaja voi tehdä tilauksen, vaihtaa pakettia, avata laskutusportaalin tai muuttaa ALV-numeroa. Kun joku muu kohtaa tilausikkunan, esimerkiksi kokeilujakson päätyttyä, siinä lukee ”Vain tilin omistaja voi valita tilauksen ja lisätä laskutustiedot. Pyydä tilin omistajaa tekemään se, niin voit jatkaa heti, kun tili on aktiivinen.” Jos ikkunaa ei voi sulkea, siinä on painike Kirjaudu ulos.

Kumppaneille: kun kumppani laskuttaa asiakasta itse, kumppanin käyttäjät näkevät asiakkaan välilehdellä Laskutus lisäkortin Kumppanin asetukset (”Paketti ja rajat, jotka asetat tälle asiakkaalle.”), jossa ovat Tilityyppi, Maksun tila, Toimipisteraja ja Lukkoraja.

Tilaaminen, myös ilman ALV-numeroa

1. Paina Tilaa (välilehdellä Laskutus tai näytön yläreunan kokeilujaksoilmoituksessa). Vain tilin omistajat näkevät tämän painikkeen.
2. Oikeudelliset tiedot: Yrityksen virallinen nimi, osoite, Postinumero, Kaupunki ja Maa (haettava, lippuineen). EU-yrityksiltä kysytään ALV-numero.
3. Ei ALV-numeroa? Valitse Meillä ei ole ALV-numeroa (esim. yhdistys). ”Voit silti tehdä tilauksen. Laskuihin voidaan lisätä ALV. Voit lisätä ALV-numeron myöhemmin Laskutus-osiossa.”
4. Tallenna ja jatka, sitten Valitse paketti: valitse laskutusjakso ja paketti. Itse maksu tehdään Stripen kassasivulla.

Kokeilujaksoilmoitus, ”Tarvitsetko lisää aikaa?” ja aloituspäiväsi

Ilmaisen kokeilujakson aikana yläreunan ilmoituksessa näkyy Ilmainen kokeilujakso: {n} päivää jäljellä ja tilin omistajille painike Tilaa. Tarvitsetko lisää aikaa? avaa ikkunan Aseta aloituspäiväsi: ”Milloin aiot ottaa itsepalveluvuokrauksen käyttöön? Pidennämme aloitusjaksoasi siihen päivään asti (enintään 180 päivää tilin luomisesta).”

Näin aloituspäivä toimii:

1. Valitse kalenterista päivä ja paina Tallenna aloituspäivä. Näet ilmoituksen Aloituspäivä päivitetty, ja kokeilujaksosi päättyy nyt sinä päivänä.
2. Voit valita minkä tahansa päivän tästä päivästä alkaen enintään 180 päivän päähän tilisi luomisesta. Aiempia tai myöhempiä päiviä ei voi valita.
3. Voit muuttaa sitä uudelleen niin usein kuin haluat näiden 180 päivän aikana: avaa Tarvitsetko lisää aikaa? uudelleen ja valitse toinen päivä. Painikkeen näkevät käyttäjät, jotka saavat muuttaa asetuksia (tilin omistajat ja jäsenet); katselijat ja Varaushenkilöstö eivät näe sitä.

Jos valitsit vahingossa tämän päivän, kokeilujakso päättyy tänään, ja ilmoitus muuttuu punaiseksi tekstillä Kokeilujaksosi on päättynyt. Mitään ei ole menetetty. Paina ilmoituksen Tarvitsetko lisää aikaa? uudelleen ja valitse päivä, jona todella aiot ottaa palvelun käyttöön. Niin kauan kuin tilisi on alle 180 päivää vanha, painike on yhä näkyvissä.

Kun kokeilujakso on päättynyt, ilmoituksessa lukee ”Kokeilujaksosi on päättynyt”, ja tilausikkunan otsikko alkaa sanoilla Kokeilujakso on päättynyt. 180 päivän aikana voit jatkaa työskentelyä hallintasovelluksessa ja siirtää aloituspäivää. Kun tilin luomisesta on kulunut 180 päivää, Tarvitsetko lisää aikaa? katoaa, eikä tilausikkunaa voi sulkea ennen kuin teet tilauksen. Jos tarvitset tätä pidemmän ajan, ota yhteyttä Rentalbuddyn tukeen.

Tilauksen tekeminen päättää kokeilujaksoilmoituksen: kun sinulla on aktiivinen tilaus, ilmoitus katoaa. Jos kokeilupäiviä oli jäljellä enintään 30, Stripe alkaa veloittaa vasta niiden päivien jälkeen.

Jos sinua laskutetaan laskulla tai kumppanin kautta ja näet silti kokeilujaksoilmoituksen, ota yhteyttä Rentalbuddyn tukeen. Kyse on laskutusasetuksesta meidän puolellamme.

Ilmoitus epäonnistuneesta maksusta: ”Päivitä maksu” tai ”Tiedot”

Kun tilausmaksu epäonnistuu, jokaisen sivun yläreunaan tulee ilmoitus:

• ”Maksu epäonnistui – {n} päivää aikaa maksaa ennen kuin pääsy Rentalbuddyyn estetään” (oranssi), maksuajan aikana.
• ”Maksu epäonnistui – pääsy Rentalbuddyyn on estetty” (punainen), sen jälkeen.

Maksuaika on 7 päivää, ja se lasketaan päivästä, jona epäonnistunut uusiminen veloitettiin (nykyisen tilausjaksosi alusta). Oranssi ilmoitus laskee päiviä alaspäin. Sama pätee vuosipaketteihin, joten päivämäärä on aina menneisyydessä, ei koskaan seuraava uusimispäiväsi. Jos sinua laskutetaan laskulla, 7 päivää lasketaan laskun eräpäivästä.

Ilmoituksen painike on Päivitä maksu, jos maksat kortilla: se avaa laskutusportaalin, jossa päivität kortin ja maksat avoimen laskun. Vain tilin omistajat näkevät painikkeen Päivitä maksu; muut pyytävät omistajaa maksamaan. Jos sinua laskutetaan laskulla tai kumppanin kautta, painike on Tiedot, joka kertoo, mitä on maksettava ja keneen ottaa yhteyttä.

Maksuajan aikana voit sulkea maksuviestin ja jatkaa työskentelyä. Kun maksuaika on kulunut, viestiä ”Pääsy Rentalbuddyyn on estetty. Maksa avoin laskusi palauttaaksesi sen.” ei voi sulkea ennen kuin maksu on mennyt läpi. Kumppanin kautta laskutetut tilit näkevät varoituksen, mutta niitä ei estetä.

Maksuviestissä lukee ”Tilauksesi maksu erääntyi {date}, eikä sitä ole maksettu…”. Päivämäärä on päivä, jona epäonnistunut uusiminen veloitettiin, eli sama päivä, josta maksuaika lasketaan. Maksamaton lasku on laskutusportaalissa (Päivitä maksu). Jos kaikki siellä on maksettu ja viesti ei katoa, ota yhteyttä Rentalbuddyn tukeen ja liitä mukaan kuvakaappaus viestistä ja kohdasta Asetukset → Laskutus.

Joillakin vanhemmilla tileillä Rentalbuddylla ei ole päivämäärää epäonnistuneelle maksulle. Ilmoituksessa lukee silloin vain ”Tilausmaksu epäonnistui” ilman lähtölaskentaa, ja viestissä lukee ”Tilauksesi viimeisintä maksua ei ole maksettu. Päivitä maksutietosi säilyttääksesi pääsyn Rentalbuddyyn.” Voit sulkea sen ja jatkaa työskentelyä, eikä pääsyä estetä. Maksa silti avoin lasku laskutusportaalissa.

Esto koskee vain hallintasovellusta. Varaussivusi ottaa edelleen vastaan varauksia, ja asiakkaiden vahvistukset ja koodit toimivat edelleen, joten maksa pian päästäksesi takaisin hoitamaan niitä.

”Tilisi on poistettu käytöstä”

Jos kirjaudut sisään ja näet tekstin Tilisi on poistettu käytöstä ja vain painikkeen Kirjaudu ulos, Rentalbuddy on sulkenut tilin. Näkymä selittää: hallintasovellus ei ole käytettävissä eivätkä toimipisteesi ota vastaan uusia varauksia, mutta jo maksetut varaukset voi yhä noutaa ja palauttaa. Näkymä kertoo, keneen ottaa yhteyttä tilin aktivoimiseksi uudelleen (Rentalbuddy, tai kumppanisi, jos kumppani hallinnoi tiliäsi). Tämä ei ole sama asia kuin edellä kuvattu esto epäonnistuneen maksun vuoksi.

Asiakkaillesi se tarkoittaa, että varauspainikkeesi ja varaussivusi eivät enää aukea, eivätkä he voi pidentää tai siirtää olemassa olevaa varausta tai maksaa sen jäljellä olevaa summaa. Olemassa olevien varausten avaus- ja palautussivut toimivat edelleen.

Tilin taso vai toimipisteen taso: miten ohitus toimii

Jotkin asetukset ovat molemmilla tasoilla. Kaava on aina sama:

1. Asetat oletuksen tilille.
2. Jokaisella toimipisteellä on kytkin: käytä tilin versiota tai toimipisteen omaa.
3. Toimipisteen kytkin ratkaisee, mitä asiakas saa. Toimipiste voittaa aina, kun sen kytkin on päällä.

Asiakaspolun ohitus

Avaa Toimipisteet, napsauta toimipistettä ja avaa Asiakaspolku. Kytkin on Toimipistekohtainen.

• Pois: ”Tämä toimipiste käyttää tilisi asetusten asiakaspolkua.”
• Päällä: ”Tämä toimipiste käyttää omia asiakaspolun asetuksiaan.” ja kaikkia kenttiä voi muokata kyseiselle toimipisteelle.

Toisesta suunnasta Asetukset → Asiakaspolku luettelee jokaisen omia asetuksiaan käyttävän toimipisteen kortissa Toimipisteet, joilla on toimipistekohtaiset asetukset kohdassa Asiakaspolku.

Varauskielten ohitus

Avaa toimipiste, pysy välilehdellä Toimipisteen asetukset ja etsi Kieli ja aikavyöhyke. Kytkin on Käytä toimipistekohtaisia varauskieliä, ja vihjeenä ”Poista käytöstä käyttääksesi tilin oletusvarauskieliä tässä toimipisteessä.” Kun kytkin on pois päältä, kortissa lukee ”Tämä toimipiste käyttää tilin oletusvarauskieliä:” ja sen perässä luettelo.

Voit palauttaa monta toimipistettä kerralla kohdassa Asetukset → Kieli → Käytä tilin kieliä toimipisteille.

Varauspainikkeen ohitus

Avaa toimipiste ja avaa Varauspainike. Tyyli- ja painiketekstiosioissa on kummassakin Mukauta tälle toimipisteelle. Jätä se pois päältä, niin toimipiste käyttää tilisi painiketta.

Asetukset, jotka ovat vain tilillä

Näiden muuttaminen muuttaa kaikkia toimipisteitä:

• Yrityksen tiedot, logo ja Ajan näyttötapa
• Tilin yhteyssähköpostit ja varausvahvistusten kopiot
• Maksut, valuutta ja Stripe-yhteys
• Verokannat
• Sähköpostipohjat
• Integraatiot (Igloohome, Harvia)
• Käyttäjät ja laskutus

Asetukset, jotka ovat vain toimipistekohtaisia

Näitä et löydä kohdasta Asetukset. Avaa sen sijaan toimipiste:

• Osoite, Yhteyssähköposti ja Puhelinnumero (kohdassa Sijainti ja yhteystiedot). Nämä ovat asiakkaiden näkemät yhteystiedot.
• Aikavyöhyke
• Aukioloajat ja aukiolopäivät
• Lukot
• Verkkosivuston osoite, jolla varauspainike on (välilehti Verkkosivusto)

Usein kysytyt kysymykset

Missä on asetus…? En löydä sitä Asetuksista. Tarkista, onko kyseessä toimipisteen asetus: avaa Toimipisteet, napsauta toimipistettä ja käy sen välilehdet läpi. Osoitteet, aukioloajat, lukot ja varaussivun osoite ovat siellä, eivät kohdassa Asetukset.

Muutin kassan tekstiä, mutta yksi toimipiste näyttää yhä vanhaa tekstiä. Siinä toimipisteessä on Toimipistekohtainen päällä välilehdellä Asiakaspolku. Muokkaa tekstiä siellä tai kytke asetus pois, jotta toimipiste seuraa tiliä.

Ottamani kieli ei näy yhdessä toimipisteessä. Siinä toimipisteessä on Käytä toimipistekohtaisia varauskieliä päällä. Kytke se pois tai lisää kieli toimipisteen omaan luetteloon.

Kaikki toimistolla saavat sähköpostin jokaisesta varauksesta. Miten lopetan sen? Asetukset → Tili → kytke pois Lähetä kopiot varausvahvistuksista osoitteeseen Yhteyssähköposti. tai poista osoitteita kentästä Yhteyssähköposti.

Miten saan ajat näkymään muodossa 02:30 PM eikä 14:30? Asetukset → Tili → Ajan näyttötapa → 12hr, sitten Tallenna. Asetus koskee varauslisäosaa, hallintasovellusta ja asiakassähköposteja.

Miksi kalenterimme viikko alkaa sunnuntaista? Viikon alkupäivä seuraa kenttää Maa kohdassa Asetukset → Tili (ennen kuin maa on asetettu, yhteyshenkilön puhelinnumeron maata, muuten maanantai). Aseta oikea maa ja paina Tallenna; tallennetut aukioloajat ja hinnat eivät muutu.

Miksi hallintasovelluksen päivämäärät näyttävät tältä: 2026-04-06? Hallintasovelluksen numeeriset päivämäärät kirjoitetaan näin kaikilla kielillä, jotta niitä ei voi lukea väärin. Ajan näyttötapa vaihtaa vain kellon muotojen 12hr ja 24hr välillä.

Mistä vaihdan osoitteen, johon Rentalbuddyn laskut tulevat, tai lataan vanhoja laskuja? Asetukset → Laskutus: Sähköpostiosoite kuitteja ja laskuja varten osoitetta varten ja Laskutusportaali laskuja, korttia ja irtisanomista varten.

Laskutus sanoo, että lukkoraja on täynnä, vaikka puolet lukoistani on pois käytöstä. Vain aktiiviset lukot lasketaan. Tarkista Aktiiviset lukot välilehdellä Laskutus; poista käytöstä lukko, jota et käytä, tai lisää aktiivinen lukko tilaukseesi.

Halusin pidentää kokeilujaksoa, mutta napsautin tämän päivän päivämäärää, ja nyt siinä lukee, että kokeilujaksoni on päättynyt. Paina ilmoituksen Tarvitsetko lisää aikaa? uudelleen ja valitse päivä, jona aiot ottaa palvelun käyttöön. Voit muuttaa aloituspäivää niin usein kuin haluat, kunnes tilin luomisesta on kulunut 180 päivää.

Kuinka pitkään voin pidentää kokeilujaksoa? Painikkeella Tarvitsetko lisää aikaa? enintään 180 päivän päähän tilisi luomisesta. Pidempää aikaa varten ota yhteyttä Rentalbuddyn tukeen.

Stripe sanoo tarvitsevansa lisätietoja. Mistä näen, mitä? Asetukset → Maksut → Verkkomaksut kertoo, mitä Stripe haluaa ja mihin mennessä. Paina Täydennä Stripessä viimeistelläksesi asian Stripen sivulla.

Voivatko asiakkaat varata portugaliksi? Voivat. Valitse portugali kohdassa Asetukset → Kieli → Varausnäkymässä näytettävät kielet (tai toimipisteessä). Varausikkuna ja asiakassähköpostit ovat silloin saatavilla eurooppalaisella portugalilla; itse hallintasovellus ei ole.

Punainen ilmoitus sanoo, että maksuni epäonnistui. Mitä teen? Paina ilmoituksen painiketta Päivitä maksu ja päivitä kortti laskutusportaalissa. Jos sinua laskutetaan laskulla, paina Tiedot nähdäksesi, mitä on maksettava ja keneen ottaa yhteyttä.

Tilausmaksumme epäonnistui. Voivatko asiakkaat silti varata? Kyllä. Epäonnistunut maksu estää vain hallintasovelluksen, ja vasta 7 päivän maksuajan jälkeen. Varaussivusi, vahvistukset ja koodit toimivat edelleen.

Miksi englannin kohdalla näkyy Yhdysvaltain lippu? Tilisi maa on Yhdysvallat (tai ennen kuin maa on asetettu, puhelinnumerosi tai aikavyöhykkeesi viittaa sinne). Englanti on sama; vain lippu on eri.

En näe kaikkia näitä välilehtiä. Roolisi ratkaisee, mitkä välilehdet näet. Tilin katselijalla on vain Oma profiili, Käyttäjät ja Asiakaspolku. Pyydä tilin omistajaa vaihtamaan roolisi.

Minkä päivämäärän epäonnistuneen maksun viesti näyttää? Päivän, jona epäonnistunut uusiminen veloitettiin, myös vuosipaketissa, ja 7 päivän maksuaika lasketaan siitä. Maksa avoin lasku laskutusportaalissa painikkeella Päivitä maksu; jos lasku on jo maksettu ja viesti ei katoa, ota yhteyttä Rentalbuddyn tukeen ja liitä mukaan kuvakaappaus.

Ilmoituksessa lukee ”Tilausmaksu epäonnistui”, mutta lähtölaskentaa ei näy. Rentalbuddylla ei ole tilillesi päivämäärää epäonnistuneelle maksulle, joten lähtölaskentaa ei ole eikä pääsyä estetä. Maksa silti avoin lasku laskutusportaalissa.

Tilausikkunassa lukee, että vain tilin omistaja voi valita tilauksen. Vain tilin omistaja voi tehdä tilauksen ja lisätä laskutustiedot. Pyydä omistajaa tekemään se; voit jatkaa heti, kun tili on aktiivinen.