Raportit ja viennit: yhteenvedon luvut, liikevaihto toimipisteittäin, CSV-viennit

Rentalbuddyssa on yksi näytöllä luettava raportti, yhteenveto, ja useita vientejä CSV-tiedostoiksi. Tämä opas käsittelee molemmat, kunkin tiedoston sisällön ja asiat, joita vuokraamot usein kysyvät mutta joita ei vielä ole.

Yhteenveto: näytöllä luettava raporttisi

Kun käyttöönoton tarkistuslista on valmis, Etusivu avautuu yhteenvetoon. Se on raportti, jota luet näytöltä; siinä ei ole latauspainiketta.

Yläreunassa valitset kolme asiaa:

• Aikaväli: jakso, jota koko sivu koskee. Oletuksena viimeiset 30 päivää. Valitse päivät kalenterista tai kirjoita ne. Yhteenveto kattaa ajan 1.1.2015 alkaen sen vuoden loppuun, joka on viiden vuoden päästä; sen ulkopuolella olevat päivät näkyvät harmaina. Kirjoitettua aikaväliä, joka on keskeneräinen, noiden vuosien ulkopuolella tai päättyy ennen alkuaan, ei oteta käyttöön, ja kun napsautat muualle, kenttä palaa siihen aikaväliin, jota sivu näyttää.
• Varausten jaottelu: Varauspäivä (milloin asiakas varasi) tai Alkupäivä (milloin vuokraus alkaa). Tämä muuttaa lukuja paljon. Kysymykseen ”mitä myimme kesäkuussa” käytä vaihtoehtoa Varauspäivä; kysymykseen ”kuinka kiireistä meillä oli kesäkuussa” vaihtoehtoa Alkupäivä.
• Toimipisteet: valintaluettelo toimipisteistäsi, joka näyttää Kaikki toimipisteet, kun kaikki on valittu. Se näkyy vain, jos sinulla on useampi kuin yksi toimipiste.

Luvut yläreunassa

Luku	Mitä se tarkoittaa
Varauksen keskipituus	Vuokrauksen keskimääräinen kesto tunteina
Keskimääräinen tilausarvo	Varausten liikevaihto jaettuna varausten määrällä (jäsenyysmyyntiä ei lasketa)
Liikevaihto yhteensä	Jakson varattu arvo tilin valuutassa, jäsenyysmyynti mukaan lukien
Varauksia yhteensä	Varausten määrä
Jäsenyysostot	Myytyjen jäsenyyksien määrä ja arvo (vain kun jäsenyydet ovat käytössä)

Perutut varaukset ja varaukset, joiden maksu on vanhentunut, eivät ole mukana. Luvut ovat varausten arvo, eivät sinulle tilitettyjä rahoja: hyvitykset, palvelumaksut ja tilitykset ovat Stripessä (katso alta).

Toiminnolla Tee testivaraus tehdyt testivaraukset jätetään aina pois yhteenvedon luvuista, ja ne perutaan automaattisesti 30 minuuttia tekemisen jälkeen. Näkymässä Varaukset ne ovat piilossa, ellet kytke päälle valintaa Näytä testivaraukset ({count}), ja silloin ne on merkitty merkillä Testi; piilotettuja testivarauksia ei koskaan valita, joten niitä ei myöskään viedä eikä tulosteta. Muut testaustavat lasketaan kuten mikä tahansa muu varaus, kunnes perut ne: henkilökunnan varaus, jolle on kirjattu Testimaksu, tai varaus 100 %:n alennuskoodilla. Peru ne, kun olet valmis, jotta ne eivät paisuta lukuja.

Kaavio: tilaukset, liikevaihto ja Toimipisteittäin

Lukujen alla on pylväskaavio jakson ajalta. Oletuksena se näyttää tilausten määrän. Valitse Liikevaihto, niin se näyttää liikevaihdon. Jos sinulla on useita toimipisteitä, valitse Toimipisteittäin, niin jokainen pylväs jaetaan toimipisteittäin; se on nopein tapa verrata toimipisteitä. Vie hiiri pylvään päälle nähdäksesi tarkat arvot. Lyhyet jaksot näytetään päivittäin, pidemmät suuremmin askelin ja hyvin pitkät viikoittain.

Asiakkaan kansallisuus

Luettelo maista lippuineen ja kunkin maan varausten määrä. Maa päätellään asiakkaan puhelinnumeron maatunnuksesta, joten ruotsalainen, jolla on saksalainen matkapuhelinnumero, lasketaan saksalaiseksi. Varaukset ilman puhelinnumeroa tai numerolla, jota ei voida tunnistaa, näytetään nimellä Tuntematon.

Tuotteet

Mitä tuotteita jaksolla varattiin eniten, tyypeittäin ryhmiteltynä (Vuokraus, Tapahtuma, Vakuutus, Lisävaruste, Jäsenyys). Luvut ovat varattuja määriä, eivät liikevaihtoa.

Liikevaihto toimipisteittäin

Kaksi tapaa, molemmat yhteenvedossa:

• Yksi toimipiste kerrallaan: poista kohdassa Toimipisteet valinnat kaikista paitsi yhdestä toimipisteestä ja lue Liikevaihto yhteensä. Toista seuraavalle.
• Rinnakkain: valitse kaaviossa Liikevaihto ja Toimipisteittäin ja vie hiiri pylväiden päälle.

Toimipistekohtaista liikevaihtotaulukkoa ei voi ladata. Jos tarvitset luvut taulukkolaskentaan, vie kyseisen toimipisteen varaukset (katso alta) ja laske arvosarake yhteen.

Näin viennit toimivat: valitse rivit ja paina sitten Vie

Kaikki hallintasovelluksen viennit toimivat samoin: valitse haluamasi rivit ja paina sitten Vie. Painike Vie on harmaana, kunnes olet valinnut vähintään yhden rivin, ja suluissa oleva luku kertoo, montako olet valinnut, esimerkiksi Vie (12). Suodata luettelo ensin ja valitse sitten.

Taulukon otsikkorivin valintaruudun toiminta riippuu luettelosta:

• Varaukset, asiakkaan Tilaushistoria ja jäsenyyksien välilehti Ostot: otsikkorivin valintaruutu (puhelimessa Valitse sivu) valitsee vain nykyisen sivun varaukset. Luettelon yläpuolella oleva rivi kertoo sitten, mitä on valittu, Valittu tältä sivulta: {count}, Valittu: {count} tai Kaikki valittu: {count}, ja siinä on Valitse kaikki {count}, joka valitsee koko suodatetun luettelon (kaikki sivut), sekä Tyhjennä, joka poistaa kaikki valinnat. Pidennysrivit jätetään pois, kun valitset useita kerralla; valitse ne yksitellen, jos tarvitset niitä. Varaukset, jotka putoavat luettelosta esimerkiksi suodatinta muuttaessasi, poistuvat myös valinnasta.
• Asiakkaat ja jäsenyyksien välilehti Jäsenet: otsikkorivin valintaruutu valitsee kaikki nykyisen luettelon rivit.

Tiedostot ovat CSV-tiedostoja, jotka avautuvat Excelissä, Numbersissa, Google Sheetsissä ja useimmissa kirjanpito-ohjelmissa.

Puhelimessa painikkeet Vie ja Tulosta tulevat näkyviin, kun olet valinnut varauksia napauttamalla.

Varausten vienti

Varaukset vasemmassa valikossa → suodata → valitse rivit → Vie.

Luettelossa olevat varaukset ratkaisevat, mitä voit viedä:

• Vasemman valikon Toimipiste-valitsimessa valittu toimipiste. Kytke päälle Näytä kaikki toimipisteet nähdäksesi kaikkien toimipisteiden varaukset.
• Valitsin Aikaväli: Nykyiset kattaa viimeaikaiset varaukset (noin kahden kuukauden takaa alkaen), tai valitse kokonainen vuosi ja paina sitten Hae.
• Suodattimet ja Hae varauksia rajaavat luetteloa lisää.

Eli ”koko viime kausi yhdestä toimipisteestä” on: valitse toimipiste, valitse vuosi, Hae, valitse otsikkorivin valintaruutu, paina Valitse kaikki {count} ja sitten Vie.

Testivaraukset ovat piilossa luettelosta, ellei Näytä testivaraukset ({count}) ole päällä, eikä piilotettuja testivarauksia koskaan valita, joten ne eivät päädy tiedostoon.

Suuret valinnat. Vienti muodostetaan palvelimella erissä, joten kokorajoitusta ei ole: kokonainen vuosi kaikista toimipisteistä viedään kerralla. Jos vienti epäonnistuu, näet viestin ”Varausten vienti epäonnistui. Yritä uudelleen.”

Mitä varaustiedosto sisältää

Yksi rivi varausta kohden alun mukaan lajiteltuna. Otsikot ja sanat (kanava, tila, maksun tila) ovat hallintasovelluksesi kielellä. Suomeksi sarakkeet ovat tässä järjestyksessä:

Tilausnro, Luotu, Toimipiste, Alkaa, Päättyy, Nouto, Palautus, Nimi, Sähköposti, Puhelinnumero, Tuotteet, Lukko, Kanava, Tila, Maksun tila, Valuutta, Yhteensä (sis. ALV), ALV, Alennus, Alennuskoodi, Maksettu, Maksettavaa jäljellä

Niiden jälkeen tulee yksi sarake kysymystä kohden varauksille, joilla on vastauksia vanhempaan palautuslomakkeeseen (arviointikysymykset).

• Päivämäärät ja kellonajat kirjoitetaan muodossa YYYY-MM-DD HH:mm toimipisteen aikavyöhykkeellä.
• Summissa on kaksi desimaalia, ja desimaalierottimena on pilkku kaikilla hallintasovelluksen kielillä paitsi englanniksi.
• Tuotteet luettelee jokaisen tuotteen muodossa ”Nimi ×määrä”.
• Lukko sisältää lukkojen numerot kaikista viennin toimipisteistä.
• Maksetut varaukset ajalta ennen elokuuta 2025, jolloin Rentalbuddy alkoi kirjata maksettuja summia, lasketaan kokonaan maksetuiksi.
• Tiedosto on eroteltu puolipisteillä ja alkaa BOM-merkillä (byte order mark), joten se avautuu suoraan sarakkeisiin Excelissä, jonka kieleksi on asetettu ruotsi, norja, tanska, suomi tai saksa.

Tiedostossa ei ole vastauksia mukautettuihin kenttiisi; ne ovat kunkin varauksen tietosivulla ja tulosteessa.

Varausten tulostaminen

Tulosta painikkeen Vie vieressä tulostaa valitut varaukset, yhden varauksen sivua kohden. Voit myös tulostaa yksittäisen varauksen sen tietosivulta; molemmissa on sama asettelu:

• yrityksesi nimi, toimipiste ja logosi sekä huomautus, kun kyse on testivarauksesta,
• kohdan Myyntitilaus numero sekä alku, loppu, nouto ja palautus, Luotu, Kanava ja Lisätiedot,
• Asiakas (tai ”Varaukseen ei ole liitetty asiakasta.”) sekä Asiakkaan vastaukset,
• Tilausrivit,
• Maksu: Maksun tila, Yhteensä (sis. ALV), Maksettu ja Maksettavaa jäljellä (maksuhistoriaa ei tulosteta),
• Vastaukset ennen avausta ja Palautuksen vastaukset.

Kerralla voi tulostaa enintään 500 varausta. Jos valittuna on enemmän, Tulosta on harmaana ja luettelon yläpuolella oleva rivi sanoo: ”Kerralla voi tulostaa enintään 500 varausta. Valitse sivu kerrallaan tulostettavaksi tai käytä toimintoa Vie koko listalle.” Kun valittuna on yli 200, näet viestin ”Valmistellaan {count} varausta tulostusta varten. Tämä voi kestää minuutin tai kaksi, eikä sivu välttämättä vastaa sillä aikaa.” Odota tulostusikkunaa. Jos yksittäistä varausta ei voida piirtää, sen sivulla lukee ”Varausta {id} ei voitu näyttää.”; jos lataus epäonnistuu kokonaan, ”Varausten lataaminen tulostusta varten epäonnistui. Yritä uudelleen.”

Tulostaminen merkitsee varaukset tilaan Tulostettu, mutta vain käyttäjille, jotka voivat muokata varauksia. Käyttäjät, jotka voivat vain katsella varauksia, voivat silti tulostaa; silloin mitään ei merkitä.

Saat PDF-tiedoston valitsemalla selaimen tulostusikkunasta ”Tallenna PDF-tiedostona”. Luettelon suodattaminen ja valitseminen kuvataan tarkemmin varausten etsimistä ja suodattamista käsittelevässä oppaassa.

Yhden asiakkaan varaukset

Asiakkaat → avaa asiakas → Tilaushistoria. Valitse varaukset (otsikkorivin valintaruutu valitsee nykyisen sivun; Valitse kaikki {count} valitsee ne kaikki) ja paina Vie (tai Tulosta). Saat samanlaisen tiedoston vain tämän asiakkaan varauksista. Tästä on hyötyä, kun asiakas pyytää yhteenvedon kaikesta varaamastaan.

Asiakkaiden vienti (asiakasluettelo Exceliin)

Asiakkaat vasemmassa valikossa → valitse rivit → Vie. Tiedosto on customers.csv, ja sen sarakkeet ovat:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country ja Consent To Email (Yes/No).

Jos tililläsi on jäsenyydet käytössä, puhelinnumeron jälkeen tulee kolme saraketta lisää: Member, Coverage ja Discount.

Tämän tiedoston sarakeotsikot ovat aina englanniksi riippumatta siitä, millä kielellä käytät hallintasovellusta. Consent To Email on asiakkaan markkinointilupa (näkyy luettelossa nimellä Sähköpostilupa). Kunnioita sitä, kun käytät tiedostoa muuhun kuin itse varauksiin.

Asiakkaat kuuluvat tilillesi, eivät yhdelle toimipisteelle, joten toimipistekohtaista asiakasvientiä ei ole. Sama henkilö voi varata useista toimipisteistäsi.

Jäsenyyksien vienti

Jos tilisi käyttää jäsenyyksiä, kohdassa Jäsenyydet on kaksi vientiä:

• Välilehti Jäsenet vie tiedoston members.csv, jossa ovat Nimi, Sähköposti, Jäsenyyden laajuus, Toimipiste, Lisäystapa, Alennus, Voimassa asti ja Tila. Sen otsikot noudattavat hallintasovelluksesi kieltä. Tulosta tulostaa valitut jäsenet.
• Välilehti Ostot vie itse jäsenyysmyynnit samassa muodossa kuin varausten vienti.

QR-koodit eivät ole vienti

Lataa QR toimipisteen välilehdellä Varauspainike lataa kuvan, ei tietoja. Katso varauslinkkejä ja QR-koodeja käsittelevä opas.

Mitä hallintasovellus ei raportoi

Nämä kysymykset tulevat joka kausi, joten tässä on, mitä tänään ei ole:

• Käyttöaste. Ei ole raporttia siitä, montako tuntia kajakki, lukko tai sauna oli vuokrattuna suhteessa siihen, montako tuntia se oli saatavilla. Lähimmäs pääset viemällä jakson varaukset ja laskemalla sen taulukkolaskennassa.
• Liikevaihto tuotteittain tai lisävarusteittain. Yhteenvedon Tuotteet-paneeli laskee, montako varattiin, ei paljonko ne tuottivat.
• Ladattava liikevaihtoraportti, toimipisteittäin tai yhteensä. Yhteenvedon luvut ovat vain näytöllä.
• Kirjanpitotiedosto. Varausten viennissä on kunkin varauksen kokonaissumma ja ALV, mutta se on raaka luettelo varauksista; sopiiko se kirjanpito-ohjelmaasi, riippuu ohjelmasta. Testaa ensin yhdellä kuukaudella.
• PDF-raportit. Kun näkyvissä on Tulosta-painike, tulosta PDF:ksi selaimesta.

Jos jokin näistä jarruttaa sinua, kerro tuelle. Kun tiedämme, mitä vuokraamot oikeasti tarvitsevat, voimme priorisoida.

Missä rahaluvut ovat: Stripe

Tilitykset, palvelumaksut, hyvitykset, takaisinveloitukset, maksukohtaiset tiedot, ALV-raportit ja asiakkaidesi saamat kuitit ovat Stripessä, eivät Rentalbuddyssa. Rentalbuddy kertoo, mitä varattiin ja mitä asiakkaalta veloitettiin; Stripe kertoo, mitkä rahat todella liikkuivat. Kun täsmäytät pankin tai kirjanpitäjän kanssa, aloita Stripestä. Rentalbuddya ja Stripeä vertaava opas selittää, mitä tehdään missäkin.

Omat Rentalbuddy-laskusi ovat kohdassa Asetukset → Laskutus → Laskutusportaali.

Pikaopas

Tarvitsen…	Mistä
Jakson varaukset Exceliin	Varaukset → Aikaväli → Hae → otsikkorivin valintaruutu → Valitse kaikki {count} → Vie
Yhden asiakkaan varaukset	Asiakkaat → asiakas → Tilaushistoria → Vie
Asiakas- tai postituslistan	Asiakkaat → valitse → Vie
Jäsenet tai jäsenyysmyynnit	Jäsenyydet → Jäsenet tai Ostot → Vie
Jakson liikevaihdon	Yhteenveto → Aikaväli → Liikevaihto yhteensä
Yhden toimipisteen liikevaihdon	Yhteenveto → Toimipisteet → poista valinnat kaikista paitsi yhdestä
Toimipisteiden vertailun	Yhteenvedon kaavio → valitse Liikevaihto ja Toimipisteittäin
Varaukset vuokrauspäivän mukaan	Yhteenveto → Varausten jaottelu → Alkupäivä
Mistä asiakkaamme tulevat	Yhteenveto → Asiakkaan kansallisuus
Tilitykset, palvelumaksut, ALV, kuitit	Stripe
Rentalbuddy-laskumme	Asetukset → Laskutus → Laskutusportaali

Usein kysytyt kysymykset

Onko raportointitoimintoa? Saanko myyntimme Exceliin? Yhteenveto näyttää luvut näytöllä. Taulukkoa varten vie varaukset: Varaukset → valitse otsikkorivin valintaruutu → Valitse kaikki {count} → Vie tuottaa CSV-tiedoston, joka avautuu Excelissä.

Miten näen liikevaihdon toimipisteittäin, esimerkiksi laskun jakamiseksi kumppanin kanssa? Poista yhteenvedossa kohdassa Toimipisteet valinnat kaikista paitsi yhdestä toimipisteestä ja lue Liikevaihto yhteensä, tai valitse kaaviossa Liikevaihto ja Toimipisteittäin.

Miksi Vie-painike on harmaana? Mitään ei ole valittu. Valitse haluamasi rivit (tai otsikkorivin valintaruutu koko sivulle ja sitten Valitse kaikki {count} koko luettelolle) ja paina sitten Vie.

Miksi yhteenveto näyttää eri summan kuin Stripen tilitykseni? Yhteenveto näyttää jakson varausten arvon. Stripen tilitykset ovat palvelumaksujen ja hyvitysten jälkeen, ja ne noudattavat Stripen tilitysaikataulua.

Luvut muuttuvat, kun vaihdan Varausten jaottelu -valintaa. Kumpi on oikein? Molemmat. Varauspäivä laskee, milloin asiakkaat varasivat; Alkupäivä laskee, milloin vuokraukset toteutuvat.

Miksi Asiakkaan kansallisuus näyttää Tuntematon? Kansallisuus päätellään puhelinnumeron maatunnuksesta. Varaukset ilman puhelinnumeroa tai numerolla, jota ei voida tunnistaa, näkyvät nimellä Tuntematon.

Voinko nähdä, kuinka usein kutakin kajakkia tai saunaa käytetään (vuokraustiheys)? Ei raporttina. Vie jakson varaukset ja laske lukoittain taulukkolaskennassa; sarakkeessa Lukko ovat lukkojen numerot kaikista toimipisteistä.

Testivarauksemme näkyvät kohdassa Liikevaihto yhteensä. Toiminnolla Tee testivaraus tehtyjä varauksia ei koskaan lasketa. Muut testit, kuten henkilökunnan varaus, jossa on Testimaksu, tai 100 %:n alennuskoodi, lasketaan kuten oikeat varaukset, kunnes ne perutaan. Peru ne, niin luvut laskevat.

Saanko ALV-raportin? Et Rentalbuddysta. ALV-raportointi tulee Stripestä ja kirjanpidostasi; varausten vienti on raaka luettelo varauksista, jossa on kunkin varauksen ALV.

Valitsen taulukon otsikkorivin valintaruudun, mutta vain tämän sivun varaukset valitaan. Se on tarkoituksellista: otsikkorivin valintaruutu valitsee nykyisen sivun. Paina luettelon yläpuolella olevalla rivillä Valitse kaikki {count}, niin kaikki suodatetun luettelon varaukset valitaan.

Miksi Tulosta on harmaana? Joko mitään ei ole valittu tai valittuna on yli 500 varausta: kerralla voi tulostaa enintään 500. Valitse vähemmän ja tulosta sivu kerrallaan, tai käytä koko luettelolle toimintoa Vie.

Ovatko testivaraukset mukana viennissä? Eivät, ellet tuo niitä näkyviin. Testivaraukset ovat oletuksena piilossa näkymässä Varaukset, eikä piilotettuja testivarauksia koskaan valita, joten niitä ei viedä eikä tulosteta.

Miksi viennin summat on kirjoitettu pilkulla? Vienti noudattaa hallintasovelluksesi kieltä: kaikissa kielissä paitsi englannissa desimaalierotin on pilkku, joten luvut toimivat taulukkolaskennassa, jonka kieleksi on asetettu sama kieli.