Käyttäjät ja roolit: kutsu työkavereita, vaihda rooleja, luovuta tili

Rentalbuddy erottaa kaksi asiaa, jotka menevät helposti sekaisin:

• Tili on yrityksesi. Varaukset, toimipisteet, tuotteet, asetukset ja tilaus kuuluvat tilille.
• Käyttäjä on yhden henkilön kirjautuminen. Samalle tilille voi kirjautua useita käyttäjiä, kukin omalla sähköpostiosoitteellaan, salasanallaan ja roolillaan.

Kun työkaveri tarvitsee pääsyn, lisäät käyttäjän nykyiselle tilillesi. Et luo hänelle toista tiliä: toisella tilillä olisi omat, erilliset varauksensa, toimipisteensä ja tilauksensa.

Missä käyttäjiä hallitaan: Asetukset → Käyttäjät

Avaa vasemmasta valikosta Asetukset ja valitse välilehti Käyttäjät: ”Henkilöt, jotka voivat kirjautua tälle tilille, ja mitä he saavat tehdä.”

Luettelossa näkyvät Nimi, Sähköposti, Rooli, Tila ja Luotu, roolin mukaan lajiteltuina (omistajat ensin). Tila on joko:

• Aktiivinen: henkilö on asettanut salasanansa ja voi kirjautua.
• Kutsu odottaa: kutsu on lähetetty, mutta henkilö ei ole vielä käyttänyt linkkiä.

Tilin omistajat näkevät painikkeen Lisää käyttäjä ja voivat muokata käyttäjää napsauttamalla sitä. Tilin jäsenet, Varaushenkilöstö-roolin käyttäjät ja katselijat näkevät luettelon mutta eivät voi muuttaa sitä.

Käyttäjän lisääminen: näin kutsu toimii

Kukaan ei enää kirjoita salasanaa toisen puolesta. Kutsut henkilön, ja hän valitsee oman salasanansa.

1. Asetukset → Käyttäjät → Lisää käyttäjä.
2. Täytä ikkunassa Lisää uusi käyttäjä kentät Nimi ja Sähköposti. Puhelinnumero on valinnainen.
3. Valitse Rooli. Tilin jäsen on valmiiksi valittuna. Napsauta roolia nähdäksesi, mitä se voi tehdä.
4. Paina Lisää käyttäjä. Näet ilmoituksen Käyttäjä kutsuttu, ja henkilö näkyy tilassa Kutsu odottaa.

Ikkuna kertoo, mitä seuraavaksi tapahtuu: ”Käyttäjä saa sähköpostin, jossa on linkki salasanan asettamiseen. Linkki on voimassa 1 tunnin; voit lähettää uuden käyttäjän muokkausikkunasta.”

Kutsuviesti (englanniksi) tulee Rentalbuddylta. Sen aiheessa kerrotaan, kuka kutsui hänet mille tilille, ja painike Set your password avaa sivun, jolla hän valitsee salasanan. Sivun täyttäminen vahvistaa myös sähköpostiosoitteen, ja hän voi kirjautua heti. Muut tilin omistajat saavat sähköpostin uuden käyttäjän lisäämisestä.

Jos kutsua ei voitu lähettää, näet: ”Käyttäjä luotiin, mutta kutsuviestiä ei voitu lähettää. Avaa käyttäjä ja valitse Lähetä kutsu uudelleen yrittääksesi uudestaan.”

Jos osoite on jo käytössä, näet joko ”Tällä sähköpostiosoitteella on jo käyttäjä.” (henkilö on jo tililläsi; etsi hänet luettelosta) tai ”Tätä sähköpostiosoitetta ei voi kutsua. Jos henkilö uskoo tämän olevan virhe, pyydä häntä ottamaan yhteyttä tukeen.” (osoitetta ei voi käyttää tililläsi, tyypillisesti koska se kuuluu jo toiselle kirjautumiselle). Käytä hänelle toista sähköpostiosoitetta tai kysy tuelta.

Kutsulinkki vanheni tai ei tullut perille: Lähetä kutsu uudelleen

Linkki on voimassa 1 tunnin lähettämisestä. Jos henkilö ehti liian myöhään tai ei löydä viestiä:

1. Asetukset → Käyttäjät → napsauta käyttäjää (tila Kutsu odottaa).
2. Paina Lähetä kutsu uudelleen. Näet ilmoituksen ”Kutsu lähetetty osoitteeseen …”.
3. Pyydä häntä käyttämään uutta viestiä pian ja tarkistamaan roskaposti.

Kun henkilö on asettanut salasanansa, sama painike on nimeltään Lähetä salasanan palautusviesti ja lähettää tavallisen salasanan palautusviestin. Näin autat työkaveria, joka on unohtanut salasanansa.

Jos painat painiketta monta kertaa peräkkäin, saatat nähdä ilmoituksen ”Liian monta sähköpostia on lähetetty äskettäin. Odota hetki ja yritä uudelleen.” Odota minuutti ja yritä uudelleen. Myös sille, montako kutsua yksi henkilö voi lähettää lyhyessä ajassa, on raja, ja siitä tulee sama ilmoitus.

Neljä roolia: Tilin omistaja, Tilin jäsen, Varaushenkilöstö, Tilin katselija

Nämä ovat tavallisen Rentalbuddy-tilin roolit siinä järjestyksessä, jossa hallintasovellus ne luettelee, sen näyttämine kuvauksineen:

Tilin omistaja: ”Täysi pääsy tähän tiliin.” ”Hoitaa varaukset, tuotteet, toimipisteet ja asetukset, kutsuu ja poistaa käyttäjiä sekä hoitaa laskutuksen. Jokaisella tilillä on oltava vähintään yksi omistaja.”

Tilin jäsen: ”Kaikki, mitä omistaja voi tehdä, paitsi käyttäjät ja laskutus.” ”Hoitaa varaukset, tuotteet, toimipisteet ja asetukset. Näkee käyttäjät ja laskutuksen, mutta ei voi muuttaa niitä.”

Varaushenkilöstö: ”Hoitaa varaukset ja asiakkaat, ei muuta.” ”Luo, muuttaa, siirtää ja peruu varauksia, kirjaa noudot ja palautukset, kirjaa maksuja ja päivittää asiakastietoja. Näkee tuotteet, hinnat, toimipisteet ja asetukset, mutta ei voi muuttaa niitä eikä tehdä hyvityksiä.”

Tilin katselija: ”Näkee kaiken tällä tilillä, ei muuta mitään.” ”Avaa kaikki sivut ja lukee varaukset, asiakkaat, tuotteet ja asetukset. Sopii kirjanpitäjille ja kausityöntekijöille, jotka vain tarkistavat tietoja.”

Käytännössä:

	Omistaja	Jäsen	Varaushenkilöstö	Katselija
Varaukset: luonti, muokkaus, siirto, peruminen, nouto ja palautus, maksujen kirjaus	Muokkaa	Muokkaa	Muokkaa	Vain luku
Asiakkaat	Muokkaa	Muokkaa	Luo ja muokkaa, ei poista	Vain luku
Tuotteet, alennuskoodit, jäsenyydet, toimipisteet, aukiolopäivät, lukot	Muokkaa	Muokkaa	Vain luku	Vain luku
Hyvitykset	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei
Asetukset (tili, kieli, sähköpostit, maksut, ALV, integraatiot)	Muokkaa	Muokkaa	Vain Oma profiili; Asiakaspolku vain luku	Vain Oma profiili; Asiakaspolku vain luku
Käyttäjät	Kutsu, muokkaa, poista	Näkee luettelon	Näkee luettelon	Näkee luettelon
Laskutus (tilaaminen, paketin vaihto, laskutusportaali, ALV-numero), Stripen yhdistäminen ja Täydennä Stripessä	Kyllä	Vain näkee	Ei	Ei
Tee testivaraus	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Ei

Varaushenkilöstö on vastaanoton henkilökunnalle. He voivat tehdä varauksia (yläpalkin varauspainike ja Varaa asiakkaalle), käyttää varauksen painiketta Muokkaa (jatko, siirto tai täysi muokkaus) ja painiketta Peru varaus, kirjata noudot ja palautukset, vetää varauksia näkymässä Varausten hallinta, käyttää varauksen painiketta Muokkaa Lukko, kirjata maksuja ja lähettää maksulinkkejä, merkitä varauksia tulostetuiksi, merkitä puuttuvia osallistujia näkymässä Tapahtumien yhteenveto, luoda ja muokata asiakkaita sekä käyttää toimintoa Tee testivaraus. He eivät voi:

• tehdä hyvityksiä: painike Hyvitys on piilotettu, ja manuaalinen maksu, jonka summa on negatiivinen tai tila hyvitetty, hylätään,
• poistaa asiakkaita,
• muuttaa tuotteita, alennuskoodeja, jäsenyyksiä, toimipisteitä, aukiolopäiviä, lukkoja tai asetuksia,
• avata Gokaya 8E- tai Allockate-ovia etänä,
• hallita käyttäjiä tai laskutusta.

Kohdassa Asetukset Varaushenkilöstö näkee saman kuin katselija: Oma profiili, Käyttäjät (vain luku) ja Asiakaspolku (vain luku).

Tilin katselija on kaikkialla vain luku -tilassa. Katselija avaa samat sivut kuin muutkin (etusivu, varaukset, varausten hallinta, asiakkaat, tuotteet, toimipisteet, alennuskoodit, jäsenyydet), mutta luonti-, muokkaus- ja poistopainikkeet on piilotettu. Kohdassa Asetukset katselijalla on Oma profiili (oma nimi, puhelin ja salasana), Käyttäjät ja Asiakaspolku, kaksi viimeistä vain luku -tilassa.

Sivut, joita roolisi ei voi tallentaa, näytetään vain luku -tilassa. Katselijat kaikkialla ja Varaushenkilöstö varausten ja asiakkaiden ulkopuolella näkevät lomakekentät harmaina, joten mikään ei näytä muokattavalta. Lukoissa Aktiivinen-kytkimet ovat harmaina ja muokkaus-, synkronointi- ja poistokuvakkeet on piilotettu, samoin etäavauspainikkeet. Näytä Master-PIN näkyy kaikille.

Jos joku avaa sivun, jota hänen roolinsa ei salli, esimerkiksi vanhasta kirjanmerkistä, hänet ohjataan takaisin ilmoituksella Sinulla ei ole pääsyä tälle sivulle. Jos rooli saa avata sivun mutta ei jotakin sen sisältöä, ilmoitus on ”Sinulla ei ole pääsyä tähän”; jos se yrittää toimintoa, jota se ei saa tehdä, ”Sinulla ei ole käyttöoikeutta tähän toimintoon”.

Kun kirjautuminen vain vanhenee, hallintasovellus uusii sen taustalla ilman ilmoitusta. Kun istunto on mitätöity, esimerkiksi käyttäjän roolin vaihtamisen jälkeen, käyttäjä kirjataan ulos ja ohjataan kirjautumissivulle.

Käyttäjän muokkaaminen tai roolin vaihtaminen

1. Asetukset → Käyttäjät → napsauta käyttäjää (tai muokkauskuvaketta).
2. Muokkaa käyttäjää näyttää kentän Käyttäjä-ID ja päivämäärän Luotu. Muuta kenttiä Nimi, Puhelinnumero tai Rooli ja paina Tallenna. Näet ilmoituksen Käyttäjä päivitetty.

Hyvä tietää:

• Sähköpostiosoitetta ei voi muuttaa täällä. Sähköposti yksilöi kirjautumisen. Jos työkaveri tarvitsee toisen osoitteen, kutsu uusi osoite ja poista vanha käyttäjä tai ota yhteyttä Rentalbuddyn tukeen.
• Kun vaihdat jonkun roolin, hänet kirjataan ulos ja hän saa sähköpostin ”Your role on … was changed”. Hän kirjautuu uudelleen, ja uusi rooli on voimassa.
• Et voi vaihtaa omaa rooliasi. Omalla käyttäjälläsi roolivalitsin on lukittu: ”Et voi muuttaa omaa rooliasi. Pyydä toista omistajaa.”
• Voit antaa vain rooleja, jotka oma roolisi sallii tällä tilillä. Muita rooleja ei tarjota.

Käyttäjän poistaminen

1. Asetukset → Käyttäjät → poistokuvake käyttäjän rivillä.
2. Vahvista Poistetaanko käyttäjä? (”Haluatko varmasti poistaa tämän käyttäjän?”) painikkeella Poista käyttäjä. Näet ilmoituksen Käyttäjä poistettu.

Henkilön kirjautuminen lakkaa toimimasta, ja hän saa sähköpostin pääsyn poistamisesta. Hänen varauksensa, muutoksensa ja kaikki muu tilillä säilyvät. ”Keskeytä”-tilaa ei ole; poistaminen on tapa viedä joltakulta pääsy saman päivän aikana. Voit kutsua saman osoitteen myöhemmin uudelleen.

Poistokuvaketta ei näytetä, kun poistaminen ei ole sallittua:

• Et voi poistaa itseäsi (”Et voi poistaa itseäsi. Pyydä toista omistajaa.”).
• Viimeistä omistajaa ei voi poistaa eikä hänen rooliaan laskea. ”Tilillä on oltava vähintään yksi omistaja. Tee ensin jostakusta toisesta omistaja.” Kun muokkaat ainoaa omistajaa, rooli on lukittu tekstillä ”Tämä käyttäjä on tilin ainoa omistaja, joten rooli pysyy ennallaan. Tee jostakusta toisesta omistaja muuttaaksesi sitä.”

Käyttäjien kutsuminen vaatii aktiivisen tilauksen (kokeilujakso ei riitä)

Käyttäjien kutsuminen ja hallinta on maksullinen ominaisuus. Tilillä, jolla ei ole aktiivista maksullista tilausta, omistaja näkee välilehdellä Käyttäjät tämän tekstin ja painikkeen Laskutus:

”Käyttäjien kutsuminen ja hallinta on käytettävissä, kun tilillä on aktiivinen tilaus. Siihen asti näet, keillä on pääsy.”

Lisää käyttäjä, muokkaaminen ja poistaminen ovat piilossa siihen asti.

• Ilmainen kokeilujakso ei riitä. Tee ensin tilaus (katso tilin asetuksia käsittelevä opas) ja kutsu sitten työkaverisi.
• Tilaus, jonka maksu on epäonnistunut, ei myöskään riitä ennen kuin maksu on mennyt läpi.
• Laskulla tai kumppanin kautta laskutetut tilit lasketaan maksullisiksi.

Käyttäjäluettelon katselu onnistuu aina.

Kun tili tarvitsee paketin etkä ole omistaja

Vain tilin omistaja (tai kumppaniomistaja) voi valita paketin ja lisätä laskutustiedot. Jos tilausikkuna tai laskutuksen vanhenemisesta kertova ikkuna avautuu jollekulle muulle, siinä lukee: ”Vain tilin omistaja voi valita tilauksen ja lisätä laskutustiedot. Pyydä tilin omistajaa tekemään se, niin voit jatkaa heti, kun tili on aktiivinen.” Jos ikkunaa ei voi sulkea, siinä on painike Kirjaudu ulos.

Samasta syystä kokeilujakson ilmoituspalkin painike Tilaa on piilotettu käyttäjiltä, jotka eivät voi hoitaa laskutusta, Tarvitsetko lisää aikaa? näkyy vain käyttäjille, jotka voivat muuttaa asetuksia, ja maksun epäonnistumisesta kertovan ilmoituspalkin painike Stripen laskutusportaaliin on heiltä piilotettu.

Sähköpostit, joita ihmiset saavat pääsystään

Rentalbuddy lähettää kaikki nämä englanniksi:

Milloin	Kuka saa sen	Mitä siinä sanotaan
Käyttäjä lisätään	Uusi käyttäjä	Kutsu ja painike Set your password (voimassa 1 tunnin)
Käyttäjä lisätään	Kaikki muut tilin omistajat	”New user on {account}: {name}”
Roolia vaihdetaan	Kyseinen käyttäjä	Uusi rooli ja se, että hänen on kirjauduttava uudelleen
Käyttäjä poistetaan	Kyseinen käyttäjä	Kirjautuminen ei enää toimi
Lähetä salasanan palautusviesti	Kyseinen käyttäjä	Tavallinen salasanan palautusviesti

Tilin luovuttaminen uudelle henkilölle (uusi omistaja, puheenjohtaja tai lähtevä esihenkilö)

Kun Rentalbuddya hoitanut henkilö lähtee (uusi puheenjohtaja, uusi esihenkilö, uusi kauden vastuuhenkilö), tee luovutus, kun vanha omistaja voi vielä kirjautua. Se koskee kolmea järjestelmää: Rentalbuddya, Igloohomea ja Stripeä.

Rentalbuddyssa (vanha omistaja tekee tämän):

1. Asetukset → Käyttäjät → Lisää käyttäjä: kutsu uusi henkilö rooliin Tilin omistaja. Tämä vaatii tilille aktiivisen tilauksen.
2. Uusi henkilö avaa kutsun ja asettaa salasanansa tunnin kuluessa (Lähetä kutsu uudelleen, jos se jää väliin).
3. Asetukset → Tili: päivitä Yhteyshenkilön nimi, Puhelinnumero ja Yhteyssähköposti.
4. Asetukset → Laskutus: päivitä Sähköpostiosoite kuitteja ja laskuja varten ja vaihda maksukortti kohdassa Laskutusportaali, jos vanha omistaja maksoi omalla kortillaan.
5. Uusi omistaja kirjautuu ja poistaa vanhan omistajan kohdassa Asetukset → Käyttäjät tai vaihtaa hänen roolikseen Tilin jäsen tai Tilin katselija. Vanha omistaja ei voi poistaa itseään.
6. Tarkista jokaisen toimipisteen Yhteyssähköposti ja Puhelinnumero (Toimipisteet → toimipiste → Sijainti ja yhteystiedot): ne ovat asiakkaidesi näkemät yhteystiedot.

Igloohomessa (toimittajan puoli): lukkosi on yhdistetty yhteen Igloohome-tiliin, ja Rentalbuddy on yhdistetty siihen tiliin. Uusi henkilö tarvitsee pääsyn samaan Igloohome-kirjautumiseen, ei uutta. Toisella Igloohome-tilillä ei ole lukkojasi. Igloohome-tilin sähköpostin tai omistajan vaihtamisesta päättää Igloohome; katso heidän ohjeensa. Muutoksen jälkeen voit yhdistää uudelleen kohdassa Asetukset → Integraatiot → Yhdistä Igloohome-sovellukseen. Igloohomen käyttöönotto-oppaassa on yksityiskohdat.

Stripessä (toimittajan puoli): Stripe-tili, jolle varaustesi maksut menevät, kuuluu sille, joka sen loi. Anna uudelle henkilölle pääsy Stripe Dashboardissa ja vaihda tarvittaessa pankkitili tai lakisääteinen edustaja siellä. Tavasta päättää Stripe, joten katso Stripen omat ohjeet. Vain tilin omistaja (tai tilissä työskentelevä kumppaniomistaja) voi yhdistää Stripen Rentalbuddyssa.

Jos vanha omistaja on jo lähtenyt eikä kukaan jäljellä olevista voi kirjautua omistajana, ota yhteyttä Rentalbuddyn tukeen omistajan lisäämiseksi.

Kumppaniroolit: Kumppaniomistaja, Kumppanijäsen, Kumppanikatselija

Kumppaneilla (jälleenmyyjät, jotka hoitavat muiden yritysten Rentalbuddy-tilejä) on oma kumppanitilinsä ja kolme lisäroolia:

• Kumppaniomistaja: ”Omistaja kaikilla hallinnoiduilla tileillä ja kumppanin omalla tilillä.” Rooli voi siirtyä mille tahansa hallinnoidulle tilille hoitamaan varauksia, tuotteita, toimipisteitä, asetuksia, käyttäjiä ja laskutusta. Hyvitykset jäävät kunkin tilin omille omistajille ja jäsenille.
• Kumppanijäsen: ”Jäsen kaikilla hallinnoiduilla tileillä ja kumppanin omalla tilillä.” Käyttäjät ja laskutus ovat kaikkialla vain luku -tilassa, ja hyvitykset jäävät kunkin tilin omille omistajille ja jäsenille.
• Kumppanikatselija: ”Katselija kaikilla hallinnoiduilla tileillä ja kumppanin omalla tilillä.” Ei muuta mitään missään.

Kumppanirooleja voi antaa vain kumppanin omalla tilillä. Asiakkaan tilillä kumppaniomistaja voi nimittää asiakkaan oman roolin Tilin omistaja, Tilin jäsen, Varaushenkilöstö tai Tilin katselija. Kumppaniomistaja voi jopa nimittää asiakkaalle omistajan, joka voi tehdä hyvityksiä, vaikka kumppani itse ei voi. Omalla tilillään kumppani voi käyttää myös tavallisia tilin rooleja, Varaushenkilöstö mukaan lukien, henkilöstölle, jonka pitää työskennellä vain kumppanin omalla tilillä.

Mitä kumppanikäyttäjät näkevät:

• Tilit vasemmassa valikossa, jossa luetellaan heidän hallinnoimansa tilit. Tilin napsauttaminen avaa sen asetukset, välilehti Käyttäjät mukaan lukien. Lisää luettelosta alla.
• Toimi tilin nimissä asiakkaan tilin sisällä työskentelyä varten (katso alla).
• Vasemman valikon Toimipiste-valitsimessa toimipisteet on ryhmitelty otsikoiden Omat toimipisteesi ja Muut tilit alle.
• Näytä kaikki tilit Toimipisteet- ja Asiakkaat-luetteloissa (ei silloin, kun toimit toisen tilin nimissä). Se on oletuksena päällä ja näyttää kaikki hallinnoimasi tilit; pois kytkettynä näet vain tilin, jolle olet kirjautunut. Valinta muistetaan tässä selaimessa.
• Asiakkaille, joita kumppani laskuttaa itse, asiakkaan välilehden Laskutus kortti Kumppanin asetukset määrittää paketin ja rajat (Tilityyppi, Maksun tila, Toimipisteraja, Lukkoraja); katso tiliasetusten opas.

Tilit-luettelo ja sen Sarakkeet-valitsin

Tilit-luettelo näyttää hallinnoimasi tilit: yrityksen, yhteyshenkilön, tilityypin, maksun tilan, laskutustavan sekä lukkojen ja toimipisteiden käytön. Valitse luettelon yläpuolella olevasta kohdasta Sarakkeet, mitä se näyttää: Logo, Luotu, Tilin tunnus, Yhteyshenkilö, Sähköposti, Puhelin, Maa, Valuutta, Ei käytössä, Tilityyppi, Maksun tila, Laskutustapa, Lukot ja Toimipisteet. Yritys näkyy aina. Luotu, Maa, Valuutta ja Ei käytössä ovat pois päältä, kunnes kytket ne päälle, ja Palauta oletus palauttaa vakiovalikoiman. Valintasi muistetaan vain tässä selaimessa.

Tilit, jotka Rentalbuddy on poistanut käytöstä, ovat piilossa, kunnes kytket päälle Näytä käytöstä poistetut tilit ({count}), ja niissä on merkintä Ei käytössä.

Tilit-luettelon hakusi, suodattimesi, lajittelusi ja sivusi tallentuvat sivun osoitteeseen. Avaa tili ja palaa selaimen Takaisin-painikkeella luetteloon täsmälleen sellaisena kuin jätit sen; voit myös tallentaa suodatetun luettelon kirjanmerkiksi tai lähettää linkin kollegalle.

Kumppanit eivät voi luoda, poistaa käytöstä tai poistaa tilejä. Jos haluat lisätä uuden asiakastilin tai saada tilin pois käytöstä tai takaisin käyttöön, ota yhteyttä Rentalbuddyyn.

Työskentele asiakkaan tilillä: Toimi tilin nimissä

1. Paina Toimi tilin nimissä vasemman valikon Toimipiste-valitsimen alla. Painike näkyy vain, kun sinulla on toinen tili, jolle vaihtaa.
2. Valitse tili, jonka nimissä toimit avautuu. Hae yrityksen, yhteyshenkilön nimen, sähköpostin tai tilin tunnuksen perusteella ja paina tilin kohdalla Toimi tilin nimissä. Käytöstä poistetut tilit näkyvät luettelossa vain, kun Näytä käytöstä poistetut tilit ({count}) on päällä.
3. Voit myös käyttää Tilit-luettelon rivillä olevaa kuvaketta (Toimi tämän tilin nimissä).

Kun olet tilin sisällä, yläreunan ilmoituspalkissa näkyy Toimit tilin nimissä: {name} ja painike Lopeta, valikossa näkyy Toimit tilin nimissä ja Lopeta, ja Toimipiste-valitsin luettelee vain kyseisen tilin toimipisteet. Oma profiili on piilotettu kohdassa Asetukset, kun toimit toisen tilin nimissä. Paina Lopeta palataksesi omalle tilillesi. Toisen tilin nimissä toimiminen päättyy myös itsestään 8 tunnin kuluttua.

Kumppanikäyttäjillä maksullisen tilauksen vaatimus tarkistetaan kumppanin omalta tililtä asiakkaan tilin sijaan, joten kumppani voi yleensä lisätä käyttäjiä asiakkaan tilille, joka on vielä kokeilujaksolla.

Asiakas, jonka tiliä kumppani hallinnoi, näkee sen välilehdellä Laskutus. Katso tilin asetuksia käsittelevä opas.

Kirjautuminen ja unohtunut salasana

Kirjautumissivu pyytää kentät Sähköpostiosoite ja Salasana; paina Kirjaudu sisään.

Jos olet unohtanut salasanasi (kysytään usein kiireessä, asemalla seisten):

1. Paina kirjautumissivulla Unohditko salasanasi?
2. Syötä sähköpostiosoitteesi ja paina Lähetä sähköposti.
3. Vahvistusnäkymä kertoo, että suojattu linkki on lähetetty, ”jos siihen on rekisteröity tili”. Linkki vanhenee 60 minuutissa. Tarkista roskaposti, jos viesti ei tule, ja tarkista, että kirjoitit osoitteen, jolla kirjautumisesi on luotu.
4. Avaa linkki ja valitse uusi salasana.

Tilin omistaja voi myös lähettää sinulle palautuksen kohdasta Asetukset → Käyttäjät → oma käyttäjäsi → Lähetä salasanan palautusviesti.

Jos olet kirjautunut ja haluat vain uuden salasanan, käytä kohtaa Asetukset → Oma profiili → Vaihda salasana.

Jos kirjautuminen evätään ilmoituksella ”Sähköpostiosoitetta ei ole vahvistettu, joten kirjautuminen ei ole sallittu. Tarkista sähköpostistasi vahvistuslinkki.”, osoitetta ei ole koskaan vahvistettu. Kutsutulle työkaverille ratkaisu on Lähetä kutsu uudelleen; uuden linkin käyttäminen vahvistaa osoitteen.

Usein kysytyt kysymykset

Miten lisään työkaverin, jotta hän voi kirjautua omilla tunnuksillaan? Asetukset → Käyttäjät → Lisää käyttäjä, syötä nimi ja sähköposti, valitse rooli ja paina Lisää käyttäjä. Hän saa sähköpostin, jossa on linkki oman salasanan asettamiseen.

Miksi en näe painiketta Lisää käyttäjä? Meillä on kokeilujakso. Käyttäjien kutsuminen vaatii aktiivisen maksullisen tilauksen, eikä kokeilujakso riitä. Tee tilaus kohdassa Asetukset → Laskutus ja kutsu sitten. Jos teillä on tilaus, roolisi voi olla Tilin jäsen, Varaushenkilöstö tai Tilin katselija; vain omistajat hallitsevat käyttäjiä.

Työkaverini sanoo, ettei kutsulinkki toimi. Linkki on voimassa vain 1 tunnin. Avaa käyttäjä kohdassa Asetukset → Käyttäjät ja paina Lähetä kutsu uudelleen.

Onko olemassa pelkät lukuoikeudet esimerkiksi kirjanpitäjälle tai kausityöntekijöille? Kyllä: Tilin katselija näkee kaikki sivut eikä muuta mitään.

Voiko henkilökunta tehdä kaiken paitsi laskutuksen ja käyttäjät? Kyllä, se on Tilin jäsen. Jäsenet hoitavat varaukset, tuotteet, toimipisteet ja asetukset ja näkevät käyttäjät ja laskutuksen muuttamatta niitä.

Onko olemassa rooli vastaanoton henkilökunnalle, jonka pitää hoitaa vain varauksia, ei hintoja tai tuotteita? Kyllä: Varaushenkilöstö. He luovat, muuttavat, siirtävät ja peruvat varauksia, kirjaavat noudot ja palautukset, kirjaavat maksuja ja muokkaavat asiakkaita, mutta eivät voi muuttaa tuotteita, hintoja, toimipisteitä tai asetuksia eivätkä tehdä hyvityksiä.

Voiko Varaushenkilöstö tehdä hyvityksiä tai poistaa asiakkaita? Ei. Painike Hyvitys on heiltä piilotettu, ja asiakkaiden poistaminen jää omistajille ja jäsenille.

Miksi kaikki sivun kentät ovat harmaina? Roolisi voi nähdä sivun mutta ei tallentaa sitä, joten kentät näytetään vain luku -tilassa. Pyydä tilin omistajaa, jos sinun pitää muuttaa siellä jotain.

Työkaverini saa ilmoituksen ”Vain tilin omistaja voi valita tilauksen ja lisätä laskutustiedot”. Vain tilin omistajat voivat tehdä tilauksen tai lisätä laskutustiedot. Pyydä omistajaa tekemään se; työkaverisi voi jatkaa heti, kun tili on aktiivinen.

Miksi en voi vaihtaa omaa rooliani tai poistaa itseäni? Kukaan ei voi. Pyydä toista omistajaa. Jos olet ainoa omistaja, tee ensin jostakusta toisesta omistaja.

Puheenjohtajamme lähtee. Miten uusi henkilö ottaa tilin haltuun? Kun vanha omistaja voi vielä kirjautua: kutsu uusi henkilö rooliin Tilin omistaja, päivitä yhteys- ja laskusähköpostit, ja uusi omistaja poistaa sitten vanhan tai laskee hänen rooliaan. Luovuta myös Igloohome- ja Stripe-tunnukset niiden puolella.

Olen kumppani. Miten pääsen asiakkaani tilille? Paina Toimi tilin nimissä Toimipiste-valitsimen alla, hae asiakas ja paina Toimi tilin nimissä. Lopeta vie sinut takaisin; toisen tilin nimissä toimiminen päättyy myös itsestään 8 tunnin kuluttua.

Olen kumppani. Miten lisään uuden asiakastilin? Kumppanit eivät voi luoda tilejä itse. Ota yhteyttä Rentalbuddyyn, niin asiakastili luodaan ja liitetään sinuun, ja lisää sitten sen käyttäjät.

Voinko valita, mitä sarakkeita Tilit-luettelo näyttää? Kyllä, luettelon yläpuolella olevasta kohdasta Sarakkeet. Palauta oletus palauttaa vakiosarakkeet, ja valinta muistetaan tässä selaimessa.

Olen kumppani. Hakuni Tilit-luettelossa katoaa, kun palaan tililtä. Käytä selaimen Takaisin-painiketta: luettelo säilyttää haun, suodattimet ja sivun osoitteessaan. Valikon Tilit-kohdan napsauttaminen avaa tyhjän luettelon.

Voiko samaa sähköpostia käyttää kahdella Rentalbuddy-tilillä tai toisella yrityksellä? Ei. Yksi sähköpostiosoite on yksi kirjautuminen yhdellä tilillä. Erillinen yritys, joka laskuttaa erikseen, tarvitsee oman tilin ja omat tunnukset, koska yrityksen tiedot, maksut, verot ja laskutus kuuluvat tilille.