Varausten hallinnan aikajanan käyttö (kalenterinäkymä)

Varausten hallinta on päivän tai viikon operatiivinen kuva: mikä yksikkö on vuokralla, mikä on palaamassa ja mikä odottaa vielä noutoa. Varaukset-lista vastaa kysymykseen ”missä se varaus on?” — tämä näkymä vastaa kysymykseen ”mitä juuri nyt tapahtuu?”.

Avaa se valikon kohdasta Varausten hallinta. Se näyttää aina toimipisteen, joka on valittuna vasemman valikon ylimpänä olevassa Toimipiste-valitsimessa; vaihda toimipiste siellä nähdäksesi toisen.

Mitä sivulla on ylhäältä alas

1. Kiinteä palkki, jossa ovat päivämäärän valinnat.
2. Koodilukollisissa toimipisteissä: aikajana, yksi rivi lukkoa kohden. Miehitetyissä toimipisteissä: sen sijaan saatavuustaulukko (katso viimeiset osiot).
3. Alla lista samoista varauksista, ja jokaisella rivillä on tilan pudotusvalikko.

Siirry päivästä ja viikosta toiseen

Yläreunan kiinteässä palkissa on kaikki aikaan liittyvä:

• Päivä / Viikko — kaksi näkymää. Päivä näyttää yhden kalenteripäivän tuntisarakkeineen; Viikko näyttää koko viikon maanantaista sunnuntaihin riippumatta siitä, mitä viikon alkua tilisi muuten käyttää.
• Päivämääräkentän molemmin puolin olevat nuolipainikkeet siirtävät yhden päivän taakse- tai eteenpäin — tai kokonaisen viikon Viikko-näkymässä.
• Päivämääräkenttä (Valitse päivä, tai viikkonäkymässä Valitse viikko) avaa kalenterin, josta voit hypätä suoraan haluamaasi päivään. Kalenteri näkyy hallintasovelluksen kielellä, ja viikko alkaa päivästä, joka on tavallinen tilisi maassa: tilin asetusten Maa, muuten tilin yhteyspuhelimen maa, muuten maanantai (sunnuntai ensin esimerkiksi Yhdysvalloissa ja Kanadassa).
• Tänään vie takaisin kuluvaan päivään.

Pienennä päivämääräpalkki (kätevä puhelimessa)

Palkki pienenee itsestään, kun vierität sivua alaspäin, ja avautuu taas, kun vierität takaisin ylös. Voit käyttää myös palkin oikeassa reunassa olevaa pientä nuolta — sen työkaluvihje on Piilota päivämäärävalinnat tai Näytä päivämäärävalinnat. Pienennettynä palkissa näkyvät vain nuolet ja päivämääräkenttä; Päivä / Viikko ja Tänään palaavat, kun laajennat palkin.

Zoomaa kalenteria

Viikko-näkymässä, ja puhelimessa molemmissa näkymissä, saat valinnan Zoomaa kalenteria vaihtoehdoilla 1x, 2x ja 3x. Zoomaus ei muuta sitä, mitä näytetään — koko päivä tai viikko on aina aikajanalla — se vain levittää tunteja leveämmiksi, jotta lyhyisiin varauksiin on helpompi osua, ja aikajana saa oman vaakavierityspalkkinsa.

Kuinka kauas taaksepäin voit katsoa

Varausten hallinta lataa varaukset, jotka alkavat noin 30 päivää sitten tai myöhemmin. Jos siirryt kauemmas taaksepäin, aikajana näyttää tyhjältä, vaikka varaukset ovat olemassa — käytä vanhemmille varauksille Varaukset-listaa ja sen Aikaväli-valintaa (katso opas varausten hakemisesta ja suodattamisesta).

Rivit: yksi rivi lukkoa kohden, ryhmiteltynä lukko-osioihin

Rivi on fyysinen yksikkö, ei tuote. Kaksi kajakkia on kaksi riviä.

Harmaat otsikkorivit ovat samat lukko-osiot, jotka näet toimipisteen Lukot-välilehdellä, samassa järjestyksessä:

• {location} · Igloo-lukot — kaikki toimipisteen Igloo-lukot yhdessä osiossa.
• {location} · Manuaaliset lukot — kaikki toimipisteen manuaaliset lukot yhdessä osiossa.
• Allockate-laitteet ja Gokaya box -asemat saavat kukin oman osionsa, joka on nimetty laitteen mukaan.

Jokaisen osion alla on yksi rivi lukkoa kohden, ja rivin nimi on tällainen:

Lukko 4: Kajakki — lukon numero ja sen jälkeen lukkoon liitetyn tuotteen lyhyt nimi.

Osion sisällä lukot on järjestetty numerojärjestykseen (2 tulee ennen 10:tä). Säilytyslukkoja ei näytetä tässä, koska niissä ei ole tuotetta eivätkä ne ota vastaan varauksia. Lukko, jolla ei ole liitettyä tuotetta, saa silti rivin, mutta sille ei voi pudottaa mitään.

Käytöstä poistetut lukot on varjostettu

Lukolla, joka on poistettu käytöstä Lukot-välilehdellä, on edelleen oma rivinsä, jotta näet siinä vielä olevat varaukset, mutta rivi piirretään eri tavalla:

• rivillä on haalea vinoviivoitus,
• lukon nimi on harmaa, ja sen perässä on yliviivattu riippulukon kuvake,
• kun viet osoittimen nimen päälle, näkyy Tämä lukko ei ole aktiivinen.

Käytöstä poistettu lukko ei voi ottaa vastaan varausta: jos vedät varauksen sen päälle, pudotus hylätään ilmoituksella Tämä lukko ei ole aktiivinen. Käytöstä poistetulla rivillä jo olevat varaukset ovat siellä siirrettäviksi pois — vedä jokainen niistä aktiiviseen lukkoon, jossa on sama tuote. Tämä on tavallinen jatkotoimi, kun olet poistanut käytöstä rikkinäisen tai vaihdetun lukon: Lukot-välilehden Poista lukko käytöstä -ikkuna kertoo, montako tulevaa varausta lukossa vielä on, ja linkittää tänne painikkeella Avaa varausten hallinta. (Lukkojen käytöstä poistaminen, aktivointi ja korvaaminen käsitellään oppaassa lukkojen yhdistämisestä ja hallinnasta; siellä Korvaa lukko voi myös siirtää tulevat varaukset puolestasi.)

Palkit

Jokainen palkki on yhden varauksen yksi tuoterivi. Se on sen lukon rivillä, johon se on määritetty, ja ulottuu alkamisajasta päättymisaikaan. Palkin tekstissä on asiakkaan nimi ja varausnumero.

Yhtä tärkeää on se, mitä aikajanalla ei ole:

• Varauksia, joiden maksu on vielä tilassa Odottaa, ei näytetä. Tämä koskee myös asiakasta, joka on juuri nyt kassalla — yksikkö on varattuna hänelle noin seitsemän minuutin ajan maksamisen ajaksi, mutta se ei näy palkkina ennen kuin varaus on maksettu (tai vahvistettu).
• Peruttuja tuoterivejä ei näytetä.
• Riviä, jolle ei ole määritetty lukkoa, ei ole mihin piirtää, joten se ei näy.
• Jäsenyysostoja ei näytetä koskaan.

Jos odottamasi varaus puuttuu, syy on lähes aina jokin näistä — tai se, että varaus alkaa yli noin 30 päivää sitten.

Mitä värit tarkoittavat

Palkin väri on varauksen noutotila — samat tilat kuin tilan pudotusvalikossa (katso opas noudosta, palautuksesta ja varausten tiloista):

Ulkoasu	Merkitys
Valkoinen, tumma reunus	Noutamatta tai Noutamatta – esivaihe vaaditaan — ei vielä noudettu
Täysin sininen	Noudettu — yksikkö on vuokralla
Täysin vihreä	Palautettu — yksikkö on palannut

Kun valitset Palautettu-palkin, se muuttuu harmaaksi ja näyttää pienen ”pääsy kielletty” -kuvakkeen, koska sitä ei voi siirtää. Valittu palkki, jonka voi siirtää, näyttää sen sijaan siirtokuvakkeen (sen vihje on Vedä toiselle lukkoriville.). Varaus, joka päättyi yli 30 minuuttia sitten eikä sitä merkitty palautetuksi, näyttää yhä siirtokuvakkeen, mutta sitäkään ei voi siirtää (katso ”Kun pudotus hylätään” alempana).

Oranssi viiva: toimipisteen nykyinen aika

Paksu oranssi pystyviiva merkitsee nykyistä aikaa, ja sen työkaluvihje on Toimipisteen nykyinen aika. Se näkyy vain, kun katsomasi päivä tai viikko sisältää tämän päivän, ja se noudattaa toimipisteen omaa aikavyöhykettä, ei tietokoneesi — millä on merkitystä, jos toimipisteesi on toisessa maassa. Viikkonäkymässä päivät erotetaan toisistaan ohuilla harmailla viivoilla.

Avaa varaus aikajanalta

Kaksoisnapsauta palkkia (tai napauta sitä puhelimessa nopeasti kahdesti) avataksesi varauksen.

Yksi napsautus vain valitsee palkin, mikä on siirtämisen ensimmäinen vaihe. Poista valinta napsauttamalla palkkia uudelleen tai aikajanan tyhjää kohtaa. Puhelimessa valitussa palkissa näkyy pieni teksti, jossa on asiakkaan nimi ja varausnumero, koska siellä ei voi viedä osoitinta palkin päälle.

Vedä varaus toiseen lukkoon

Kun vedät palkin lukkoriviltä toiselle, varaus siirtyy kyseiseen fyysiseen yksikköön ilman, että sen ajat tai hinta muuttuvat. Toinen tapa on varauksen oma rivikohtainen lukkovalikko (katso opas varauksen muuttamisesta, siirtämisestä tai perumisesta).

1. Valitse varaus napsauttamalla sitä kerran.
2. Vedä se suoraan ylös tai alas toisen lukon riville. Sitä ei voi siirtää sivuttain — ajat pysyvät paikallaan vedon aikana.
3. Päästä irti.

Kun varaus on valittuna, rivit näyttävät etukäteen, mitä pudotus tekisi:

Rivin ulkoasu	Mitä pudotus tekee
Valkoinen, vihreä vasen reuna	Sallittu. Jos lukko on vapaa kyseisenä aikana, varaus yksinkertaisesti siirtyy. Jos yksi toinen saman tuotteen varaus on päällekkäin sen kanssa, varaukset vaihtavat lukkoja ja kumpikin säilyttää aikansa. Jos varauksesi on päällekkäin kahden peräkkäisen varauksen kanssa samassa lukossa, kaikki kolme kierrätetään kahden lukon välillä kerralla.
Vaaleanharmaa, harmaa vasen reuna	Lukko, jossa varaus on nyt — mitään ei tapahdu
Harmaat vinoraidat	Ei sallittu: lukko on toiselle tuotteelle, siihen ei ole liitetty tuotetta tai se ei ole käytössä. Myös osioiden otsikot ovat raidallisia.
Punaiset vinoraidat	Ei sallittu: useampi kuin yksi varaus on päällekkäin lukossa kyseisenä aikana, tai päällekkäinen varaus on eri tuotteelle

Kun vedät sallitun rivin yli, mukana siirtyvät varaukset näytetään haaleina niillä riveillä, joille ne päätyisivät, joten näet vaihdon ennen kuin vahvistat sen.

Kohdelukon palautetut varaukset eivät koskaan estä pudotusta: jo palautetuksi merkityn varauksen ei katsota varaavan lukkoa.

Kun pudotus hylätään

Mikään ei muutu, ja aikajanan alle tulee punainen ilmoitus:

• Palautettuja varauksia ei voi siirtää toiseen lukkoon. — palautetuksi merkitty varaus pysyy paikallaan. Voit silti siirtää toisen varauksen samaan lukkoon samalle ajalle.
• ”Product booking … belongs to a finished booking” — varaus päättyi yli 30 minuuttia sitten. Päättynyt varaus pitää lukon, jota asiakas käytti, vaikka kukaan ei olisi merkinnyt sitä palautetuksi. Ilmoitus näkyy englanniksi hallinnan kielestä riippumatta.
• Muutosta ei voi tehdä: useampi kuin yksi varaus on päällekkäin tässä lukossa tänä aikana. Ota yhteyttä tukeen, jos tarvitset apua.
• Ei voi siirtää eri tuotteiden välillä — kohdelukossa jo oleva varaus on eri tuotteelle.
• Tämä lukko on eri tuotteelle, Tähän lukkoon ei ole liitetty tuotetta tai Tämä lukko ei ole aktiivinen — kohderivi itse ei voi ottaa varausta vastaan.

Muut punaiset ilmoitukset ovat palvelimen oma syy, ja ne näytetään sellaisinaan (usein englanniksi); mitään ei muutettu. Jos ilmoitus ei aukea, lataa sivu uudelleen ja yritä uudelleen, tai siirrä varaus itse varauksen Muokkaa Lukko -painikkeella.

Varauksen voi siirtää vain lukkojen välillä, joissa on sama tuote. Jos haluat antaa asiakkaalle eri tuotteen, muuta sen sijaan varauksen tuotteita (katso opas varauksen muokkaamisesta).

Kun siirto onnistuu

Näet hetken tekstin Päivitetään lukkojen määrityksiä… tallennuksen aikana ja sitten Lukot päivitetty.

Jos varaus alkaa noin 20 minuutin sisällä, on käynnissä tai päättyi alle tunti sitten (jolloin asiakkaalla voi olla avaussivu auki), mukaan tulee toinen rivi:

”Asiakkaat, joilla tämä varaus on jo auki, näkevät uusien koodien päivittyvän noin kerran minuutissa. Jos he vaihtavat selaimen välilehteä ja palaavat takaisin — tai lukitsevat ja avaavat puhelimensa — koodien pitäisi päivittyä muutamassa sekunnissa.”

Jokainen siirto kirjataan varauksen Muutosloki-osioon, esimerkiksi ”Lukko vaihdettu 12 → 14 tuotteelle Kajakki, vaihtaja: Anna” (katso opas varauksen muokkaamisesta).

Mitä pääsykoodille tapahtuu, kun siirrät varauksen

Asiakkaan pääsy seuraa varausta uuteen lukkoon:

• Igloo-lukot — jos siirto tehdään yli noin 14 tuntia ennen alkua, luotavaksi tuleva koodi yksinkertaisesti siirtyy uuteen lukkoon. Lähempänä alkua (tai vuokrauksen aikana) uudelle lukolle luodaan heti uusi koodi.
• Manuaaliset lukot — koodi on lukon oma pääkoodi, joten asiakas saa uuden lukon koodin; mitään ei tarvitse luoda.
• Allockate-laitteet — uudelle lukolle myönnetään uusi pääsy, ja vanha perutaan.

Siksi varauksen siirtäminen on myös käytännön ratkaisu, kun lähellä alkua oleva Igloo-varaus ei koskaan saanut koodia: ”luo koodi uudelleen” -painiketta ei ole, mutta kun siirrät varauksen toiseen vapaaseen lukkoon, jossa on sama tuote (ja takaisin, jos haluat alkuperäisen lukon), syntyy uusi koodi. Koko tarkistuslista puuttuvista koodeista on oppaassa asiakkaista, jotka eivät saaneet PIN-koodia.

Kuka voi vetää

Varausten siirtäminen vaatii oikeuden hallita varauksia (tilin omistajat, jäsenet ja Varaushenkilöstö sekä varauksia hallitsevat kumppaniroolit). Katselijat näkevät saman aikajanan, mutta eivät voi valita tai vetää palkkeja; Päivä-näkymässä palkit eivät reagoi heidän napsautuksiinsa, Viikko-näkymässä napsautus avaa varauksen. Katselijat voivat aina avata varauksen aikajanan alla olevasta listasta.

Aikajanan vinkit (ohjepainike)

Aikajanan lyhyen käyttöohjeen nimi on Aikajana. Se näytetään vain käyttäjille, jotka voivat siirtää varauksia, ja vain kun toimipisteessä on lukkorivejä.

• Tietokoneella se on paneeli aikajanan yläpuolella, oletuksena auki; pienennä se nuolesta.
• Puhelimessa tai kapeassa ikkunassa se on aikajanakortin yläreunan sinisen infokuvakkeen takana (puhelimessa kohdan Zoomaa kalenteria vieressä); napauttamalla sitä samat vinkit avautuvat ikkunaan.

Vinkit ovat:

• Vaihda varauksen lukko: Valitse varaus ja vedä se ylös tai alas toiseen lukkoon.
• Palautettuja varauksia ei voi siirtää toiseen lukkoon, mutta voit silti siirtää toisen varauksen samaan lukkoon samalle ajalle.
• Kaksoisnapsauta avataksesi varauksen.
• Oranssi palkki = Toimipisteen nykyinen aika.

Varauslista aikajanan alla

Aikajanan alla on saman päivän varaukset listana, jossa voit toimia avaamatta mitään.

Näytä varaukset suodattaa sitä (voit valita useita):

• Näytä kaikki
• Noudot tänään — varaukset, jotka alkavat valittuna päivänä
• Palautukset tänään — varaukset, jotka päättyvät valittuna päivänä
• Ei noutoja tai palautuksia tänään — käynnissä olevat varaukset, jotka eivät ala eivätkä pääty valittuna päivänä

Listassa näkyvät Tila, Nimi, Tilausnro, Alkaa, Päättyy, Nouto, Palautus, Maksun tila ja Tuotteet. Avaa varaus napsauttamalla riviä. Puhelimessa jokainen varaus on kortti, jonka ylälaidassa on tilan pudotusvalikko.

Tila on suoraan vaikuttava pudotusvalikko — kun muutat sitä, varaus merkitään heti noudetuksi tai palautetuksi ja näkyviin tulee Varaus päivitetty!. Se on nopein tapa käydä läpi aamun luovutukset. Mitä kukin tila tekee, kerrotaan oppaassa noudosta, palautuksesta ja varausten tiloista. Varaushenkilöstö voi käyttää sitä kuten omistajat ja jäsenet; katselijoille valikko näkyy harmaana.

Alkaa ja Päättyy ovat varatut ajat; Nouto ja Palautus ovat ajat, jolloin joku todella nouti ja palautti. Peruttuja varauksia sekä varauksia, joiden maksu odottaa tai on vanhentunut, ei näytetä tässä listassa. Varauksen perutut tuoterivit näkyvät yliviivattuina kohdassa Tuotteet.

Kun päivälle osuu tapahtuma

Jos valitulle päivälle osuu varattava tapahtuman ajankohta, näkyviin tulee valitsin, jossa ovat Varastosaldo ja Tapahtumien yhteenveto. Varastosaldo on edellä kuvattu aikajana; Tapahtumien yhteenveto näyttää sen sijaan tapahtumavaraukset, ja siellä varauksia hallitsemaan oikeutetut käyttäjät (myös Varaushenkilöstö) voivat merkitä osallistujat, jotka eivät saapuneet. Jos päivälle ei osu tapahtumaa, valitsinta ei näytetä.

Miehitetyssä toimipisteessä: saatavuustaulukko

Toimipisteessä, jonka Henkilökunta on Miehitetty, ei ole lukkoja, joten aikajanan sijaan saat taulukon siitä, montako kunkin tuotteen yksikköä on vapaana valitun päivän kunakin aukiolotuntina. Se näkyy vain päivinä, jolloin toimipiste on auki.

• Aseta varauksen pituus — valitse Tunnit ja Päivät. Jokainen solu näyttää silloin, montako tuotteen yksikköä on vapaana sen pituiselle vuokraukselle, joka alkaa kyseisenä tuntina. Tyhjä solu tarkoittaa, ettei yhtään ole vapaana. Pisin pituus on 14 päivää.
• Viimeinen sarake, Night, näyttää, montako yksikköä on jo vuokralla, kun toimipiste aukeaa (varattu aiemmalta päivältä).

Taulukon yläpuolella oleva valitsin vaihtaa kolmen näkymän välillä:

• Varastosaldo — edellä kuvattu saatavuustaulukko.
• IN-OUT — tuote- ja tuntikohtaisesti vihreä +n palaaville yksiköille ja punainen −n kyseisenä aikana lähteville yksiköille, sekä toinen rivi, joka laskee kokonaiset tilaukset samalla tavalla.
• Tapahtumien yhteenveto — tapahtumavaraukset.

Varauslista tilan pudotusvalikkoineen näkyy tässäkin taulukon alla.

Pikaopas

Haluat…	Tee näin
Nähdä, mitä lähtee tänään	Päivä-näkymä, tai listan Noudot tänään
Nähdä, mitä palaa tänään	Listan Palautukset tänään
Suunnitella koko viikon	Viikko-näkymä
Lukea lyhyitä varauksia helpommin	Zoomaa kalenteria
Avata varauksen	Kaksoisnapsauta sen palkkia
Siirtää varauksen toiselle yksikölle	Valitse palkki ja vedä se kyseiselle riville (vain päättymättömät varaukset)
Vaihtaa kahden varauksen paikkaa	Vedä toinen toisen riville
Tyhjentää rikkinäisen tai vaihdetun lukon	Vedä jokainen varaus pois vinoviivoitetulta (käytöstä poistetulta) riviltä
Antaa asiakkaalle uuden Igloo-koodin	Siirrä varaus toiseen vapaaseen lukkoon (ja takaisin)
Merkitä yksikön noudetuksi tai palautetuksi	Alla olevan listan Tila-valikko
Nähdä vapaat yksiköt miehitetyssä toimipisteessä	Aseta varauksen pituus ja lue taulukko

Usein kysytyt kysymykset

Miksi en voi pudottaa varausta tuohon lukkoon? Rivi on raidallinen: lukko on toiselle tuotteelle, siinä ei ole tuotetta, se ei ole käytössä tai siinä on jo useampi kuin yksi päällekkäinen varaus. Aikajanan alla oleva punainen ilmoitus kertoo, mistä on kyse.

Näkyviin tulee ”belongs to a finished booking”, kun vedän varausta — miksi? Varaus päättyi yli 30 minuuttia sitten. Päättyneet varaukset pitävät lukon, jota asiakas käytti, eikä niitä voi siirtää, vaikka niitä ei olisi koskaan merkitty palautetuksi.

Rivi on harmaa ja vinoviivoitettu, ja siinä on yliviivattu riippulukko — mikä se on? Lukko ei ole käytössä. Sen nykyiset varaukset näytetään edelleen, jotta voit vetää ne aktiiviseen lukkoon; uusia se ei voi ottaa vastaan.

Voinko vaihtaa kahden asiakkaan kajakit keskenään? Voit. Valitse toinen varaus ja vedä se toisen varauksen riville; jos molemmat ovat samalle tuotteelle, ne vaihtavat lukkoja ja säilyttävät aikansa.

Asiakas ei saanut koodia — voinko luoda sen uudelleen? Uudelleenluontipainiketta ei ole. Igloo-lukossa siirrä varaus toiseen vapaaseen lukkoon, jossa on sama tuote (ja halutessasi takaisin) — silloin syntyy uusi koodi, kun varauksen alkuun on alle noin 14 tuntia.

Miksi varaus puuttuu kalenterista? Se odottaa vielä maksua (esimerkiksi joku on juuri nyt kassalla), se on peruttu, sille ei ole määritetty lukkoa tai se alkaa yli noin 30 päivää sitten.

Joku maksaa juuri nyt — miksi varausta ei näytetä varattuna? Kesken oleva kassa on odottava varaus, eikä odottavia varauksia piirretä. Yksikkö on varattuna asiakkaalle noin seitsemän minuutin ajan maksamisen ajaksi.

En pysty vetämään mitään. Tarvitset oikeuden hallita varauksia (omistajat, jäsenet tai Varaushenkilöstö); katselijat voivat vain katsoa. Tarkista myös, että napsautit palkkia kerran valitaksesi sen ennen vetämistä.

Missä aikajanan vinkit ovat? Tietokoneella aikajanan yläpuolella olevassa Aikajana-paneelissa; puhelimessa tai kapeassa ikkunassa aikajanakortin yläreunan sinisen infokuvakkeen takana.

Voiko Varaushenkilöstö kirjata asiakkaat sisään ja ulos ja siirtää varauksia täällä? Kyllä. Varaushenkilöstö voi vetää varauksia toiseen lukkoon ja vaihtaa Tila-valikon arvoa aivan kuten omistajat ja jäsenet. Lukkoja, tuotteita tai asetuksia he eivät voi muuttaa.

Kalenterissa viikko alkaa sunnuntaista, mutta viikkonäkymä kulkee maanantaista sunnuntaihin. Miksi? Päivämäärävalitsin noudattaa tilisi maata viikon ensimmäisen päivän osalta. Aikajanan Viikko-näkymä näyttää aina maanantaista sunnuntaihin.