Muuta varausta: pidennä, siirrä, muokkaa tai peru

Maksettu varaus ei ole lukittu. Voit lisätä aikaa, siirtää sen toiselle päivälle, vaihtaa tuotteita tai asiakastietoja tai perua sen — ja jo perimäsi maksu pysyy varauksella joka tapauksessa. Tämä opas käy läpi kaiken, mitä voit muuttaa varauksessa sen omalta sivulta.

Avaa varaus valikon kohdasta Varaukset ja napsauta sitä. Varaussivun yläreunan painikkeet ovat Viestit, Muokkaa, Peru ja Tulosta.

• Muokkaa vaatii oikeuden hallita varauksia: tilin omistajat, tilin jäsenet, Varaushenkilöstö ja varauksia hallitsevat kumppaniroolit. Katselijat eivät näe sitä.
• Peru vaatii oikeuden poistaa varauksia, joka tilin omistajilla, jäsenillä ja roolin Varaushenkilöstö käyttäjillä (sekä kumppanien omistajilla ja jäsenillä) on. Painike katoaa, kun varaus on peruttu.
• Jäsenyysostoissa kumpaakaan painiketta ei ole.

Muokkaa varausta: Pidennä, Siirrä tai Täysi muokkaus

Paina Muokkaa. Pieni Muokkaa varausta -ikkuna kysyy, mitä haluat tehdä:

Valinta	Mitä siinä lukee	Mitä se tekee
Pidennä	”Lisää aikaa loppuun. Aloitusaika, tuotteet ja lukot säilyvät ennallaan.”	Lisää aikaa nykyisen päättymisen jälkeen.
Siirrä	”Siirrä koko varaus uuteen aloitusaikaan. Tuotteet ja kesto säilyvät ennallaan.”	Siirtää koko varauksen toiselle päivälle tai ajalle.
Täysi muokkaus	”Muuta tuotteita, määriä, päivämääriä ja asiakastietoja varausikkunassa.”	Avaa varausikkunan varaus ladattuna kaikkia muita muutoksia varten.

Valinta, jota ei voi käyttää, on harmaana ja kertoo syyn:

• Pidennä ja Siirrä: ”Ei käytettävissä perutulle varaukselle.”
• Pidennä: ”Ei käytettävissä, kun varaus on palautettu.”
• Siirrä: ”Ei käytettävissä, kun varaus on alkanut.” — tämä pätee myös, kun varaus on merkitty tilaan Noudettu tai Palautettu, vaikka aloitusaika ei olisi vielä koittanut.
• Täysi muokkaus alkaneelle varaukselle on edelleen käytettävissä, mutta näyttää varoituksen: ”Varaus on alkanut. Muutokset voivat vaihtaa lukkoja tai näyttää asiakkaalle vääriä PIN-koodeja.”

Pidennä ja Siirrä ovat turvalliset valinnat: ne eivät voi vahingossa pudottaa tuoteriviä tai vaihtaa lukkoa, kuten täysi muokkaus voi. Käytä täyttä muokkausta vain, kun sinun täytyy muuttaa sitä, mitä varattiin.

Varaussivun Asiakas-kortti näyttää nimen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen, joilla varaus tehtiin, ei asiakkaan uusimpia tietoja asiakasrekisterissä. Siirrä säilyttää ne ennallaan.

Pidennä ja Siirrä avaavat samat näkymät, joita asiakkaasi käyttävät, mutta ylläpitotilassa: muutos tehdään heti, kun vahvistat, ilman kassaa. Sen jälkeen palaat varaukselle hoitamaan rahat (katso Peri tai hyvitä hintaero alla).

Pidennä varausta (lisää aikaa loppuun)

1. Avaa varaus ja paina Muokkaa ja sitten Pidennä.
2. Pidennä varaustasi -ikkuna tarkistaa, mitä varauksen jälkeen on vapaana (”Odota, tarkistamme vapaat pidennysajat.”).
3. Kohdassa Pidennä: valitse lisäaika kohdasta Tunnit (ja Päivät, kun pidemmät pidennykset ovat mahdollisia). Luettelo näyttää uuden päättymisajan jokaisen vaihtoehdon vieressä — ”Päivät ja ajat näyttävät uuden päättymisajan. Vain vapaat palautusajat näytetään.”
4. Alareunassa näkyvät uusi ajanjakso ja Perittävä: lisäajan hinnalla.
5. Paina Pidennä varausta.

Varaus säilyttää aloitusaikansa, tuotteensa ja lukkonsa; vain loppu siirtyy. Lukkokoodit päivitetään kattamaan uusi päättymisaika, joten asiakas, jolla avaussivu on auki, voi nähdä ilmoituksen ”Koodi päivitetty”.

Kuinka pitkälle voit pidentää. Tarjolla on vain aikoja, jotka ovat oikeasti vapaina. Rajat ovat:

• seuraava varaus samoille yksiköille sekä varauksen jälkeinen puskuriaikasi,
• aukioloaikasi ja palautusaikasi,
• toimipisteen varauksen enimmäispituus (”Tämä varaus on jo saavuttanut suurimman sallitun pituuden.”),
• jos mitään ei ole vapaana heti varauksen jälkeen: ”Pidennys ei ole mahdollinen, koska varaustasi seuraavat ajat ovat täyteen varattuja.”

Toimipisteissä, joissa on kiinteät varausajat, pidennetään päivittämällä pidempään varauksen pituuteen, jota tarjoat: saat yhden Päivitä kestoksi … -painikkeen jokaista pidempää pituutta kohden. Päivitys maksaa pidemmän varauksen pituuden hinnan miinus jo varatun pituuden hinnan: kun 2 h:n varaus hintaan 300 päivitetään 4 h:n varaukseen hintaan 500, päivitys maksaa 200. Jos varauksella on jo pisin pituutesi: ”Sinulla on jo pisin tarjolla oleva varausaika. Pidempää aikaa varten tee uusi varaus.” Päivävarauksia kiinteiden varausaikojen toimipisteissä ei voi pidentää lainkaan: ”Päivävarauksia ei voi pidentää. Tee uusi varaus.”

Kun pidennys evätään kokonaan:

• yli 12 tuntia varatun päättymisen jälkeen — ikkunassa lukee ”Varaus on jo päättynyt, eikä sitä voi enää pidentää. Tee uusi varaus.”;
• tapahtumavarauksia ei voi pidentää (ikkuna näyttää saman ilmoituksen jo päättyneestä varauksesta);
• perutut tai palautetut varaukset (valinta on harmaana).

Jos ikkunassa lukee ”Sinulla ei ole oikeutta hallita tätä varausta.”, roolisi ei voi hallita varauksia kyseisellä tilillä. ”Varausta ei voitu pidentää. Yritä uudelleen.” tarkoittaa, että pidennys ei onnistunut.

Pidentäessäsi ei lähetetä sähköpostia. Sinulle tarjotaan jälkeenpäin mahdollisuutta lähettää vahvistusviesti itse (katso alla). Varaukselle vielä ajastetut muistutusviestit säilyttävät alkuperäiset aikansa pidennyksen jälkeen, joten ennen varauksen päättymistä ajastettu muistutus lähetetään vanhan päättymisajan mukaan (katso sähköpostiohje).

Jokainen pidennys — sinun tai asiakkaan — näkyy myös omana laajennettavana rivinään varauksen alla Varaukset-luettelossa; katso opas varausten etsimisestä ja suodattamisesta.

Siirrä varaus toiselle päivälle tai ajalle

1. Avaa varaus ja paina Muokkaa ja sitten Siirrä.
2. Siirrä aloitusaikaa -ikkuna avautuu nykyisillä ajoilla.
3. Valitse uusi aika:
   • useimmissa toimipisteissä valitset kohdat Uusi päivä ja Uusi aloitusaika (nykyinen aloitus on merkitty Nykyinen);
   • kiinteiden varausaikojen toimipisteissä valitset yhden tarjotuista ajoista: ”Valitse uusi aika alta – varauksesi pituus pysyy samana.”
4. Alareunassa näkyvät uusi ajanjakso ja hinnanmuutos: Ei hinnanmuutosta, Perittävä: … tai Hyvitettävä: ….
5. Paina Vahvista uusi aika.

Tätä siirrosta kannattaa tietää:

• Pituus ja tuotteet pysyvät samoina; vain alku (ja sen mukana loppu) siirtyy. Pituuden muuttamiseen käytä Pidennä tai Täysi muokkaus.
• Hinta voi muuttua. Varaus hinnoitellaan uudelleen uudelle ajalle, joten arki-, viikonloppu- tai sesonkihinnat voivat tehdä siitä kalliimman tai halvemman.
• Jokaisen tuotteen täytyy olla vapaana uutena aikana. Muuten: ”Valittu aika ei ole saatavilla.”
• Sinun siirtoasi eivät sido asiakkaan säännöt. Asiakkaan siirtopainike ja sen takaraja eivät koske sinua. Siirron estää edelleen: varaus on peruttu, se on alkanut tai on noudettu tai palautettu, tai sillä on vielä maksu kesken (silloin näet ilmoituksen ”Booking has a pending payment”).
• Uudet koodit seuraavat siirtoa. Varauksen lukkokoodit luodaan uudelleen uudelle ajalle.

Siirto halvempaan aikaan ei koskaan hyvitä automaattisesti. Siirron jälkeen näet: ”Uusi hinta on … alempi kuin maksettu summa. Palauta erotus maksuluettelosta.” Tee se varauksen Maksu-osiosta — katso opas varauksen hyvittämisestä tai perumisesta.

Täysi muokkaus: muuta tuotteita, määriä, päivämääriä tai asiakastietoja

1. Avaa varaus ja paina Muokkaa ja sitten Täysi muokkaus.
2. Varausikkuna avautuu varaus ladattuna. Muuta päivämääriä, aikoja, tuotteita, määriä, lisävarusteita tai asiakastietoja aivan kuten asiakas tekisi.
3. Vie varausikkuna loppuun.

Saatavuus pätee edelleen: ikkuna tarjoaa vain aikoja, jolloin toimipisteesi on auki ja yksikkö on vapaana. Jos haluamaasi aikaa ei tarjota, syy on yleensä aukiolopäivissäsi, ei varauksessa.

Täysi muokkaus rakentaa varauksen rivit uudelleen, joten lukot ja koodit voivat muuttua. Siksi alkanut varaus näyttää varoituksen Muokkaa varausta -ikkunassa. Lukon luona seisova asiakas voi nähdä koodinsa vaihtuvan.

Varausikkunan kieli tallentuu varaukselle. Se ratkaisee varauksen lähettämien sähköpostien kielen. Jos toimipiste tarjoaa useita varauskieliä, valitse asiakkaan kieli varausikkunan kielivalitsimesta ennen kuin viet varauksen loppuun — tämä koskee sekä täyttä muokkausta että uusia varauksia.

Peri tai hyvitä hintaero

Kun olet tehnyt toiminnon Pidennä, Siirrä tai Täysi muokkaus, palaat varaukselle, ja se, mitä seuraavaksi tapahtuu, riippuu hinnasta:

• Kalliimpi: Lisää maksu -ruutu avautuu itsestään, ja siinä näkyy Jäljellä maksettava summa.
• Sama hinta: sinulta kysytään Lähetä vahvistusviesti — Kyllä tai Ei.
• Halvempi kuin maksettu: näet yllä mainitun hyvitysmuistutuksen ja sen jälkeen kysymyksen Lähetä vahvistusviesti.

Valitse Lisää maksu -ruudussa Maksutapa:

• Maksulinkki Stripe — ”Maksulinkki lähetetään asiakkaan sähköpostiin”. Asiakas maksaa itse kortilla. Kunnes asiakas maksaa, hänen avaussivunsa näyttää koodien sijaan ilmoituksen ”Et ole maksanut koko varaustasi” ja Maksa-painikkeen. Stripe ei ota vastaan maksua, joka on pienempi kuin sen pienin summa valuutallesi (esimerkiksi 3 SEK); Asetukset → Maksut näyttää tilisi summan. Jos Summa on pienempi, ruudussa lukee ”Pienin verkossa maksettava summa on … Valitse Manuaalinen, jos haluat kirjata maksun itse.” ja Kirjaa maksu pysyy harmaana: ota rahat vastaan muulla tavalla ja kirjaa maksu tapana Manuaalinen.
• Manuaalinen — olet ottanut rahat vastaan muulla tavalla. Valitse Maksutapa (Swish, Lasku, Korttimaksu, Klarna-maksu, Manuaalinen lasku, Manuaalinen Swish, Manuaalinen korttimaksu, Maksu paikan päällä tai Testimaksu), aseta Tila ja lisää halutessasi Maksun muistiinpano — ”Valinnainen muistiinpano sisäistä kirjanpitoa varten (esim. tapahtumatunnus, viitenumero)”.

Tarkista Summa ja paina Kirjaa maksu tai Ohita, jos hoidat asian myöhemmin. Kummassakin tapauksessa sinulta kysytään sen jälkeen Lähetä vahvistusviesti. Saat saman ruudun auki milloin tahansa Maksu-osion alareunan painikkeella Uusi maksu.

Testimaksu merkitsee varauksen maksetuksi ilman oikeaa rahaa — kätevä testivarauksiin ennen käyttöönottoa. Maksuriville tulee merkki Testi, ja Maksu-osiossa lukee Maksettu testimaksulla, joten sitä ei voi sekoittaa oikeaan maksuun. Itse varaus lasketaan silti yhteenvedon kohtaan Liikevaihto yhteensä ja varausten vientiin kuten mikä tahansa varaus, joten peru testivaraukset, kun olet valmis.

Lähetä maksulinkki uudelleen

Maksulinkin sisältävän sähköpostin voi lähettää uudelleen varauksen yläreunan kohdasta Viestit: Lähetä uusi viesti → Maksuviesti, tai luettelon aiemman maksuviestin kohdalla Lähetä uudelleen. Kumpikin toimii vain, kun varauksella on avoin Stripe-maksulinkki eli jotain on vielä maksamatta. Muuten ne ovat harmaina tekstillä ”Luo ensin Stripe-maksu”. Lähettääksesi linkin paina Maksu-osiossa Uusi maksu ja valitse Maksulinkki Stripe: kun kirjaat sen, linkki lähetetään asiakkaalle sähköpostitse. Maksuviestissä näkyy aina avoimen linkin summa. Jos linkki poistettiin sen jälkeen, kun avasit varauksen, näet ilmoituksen ”Varauksella ei ole avointa maksulinkkiä. Luo Stripe-maksu kohdassa Uusi maksu lähettääksesi linkin.”

Toiminnolla Tee testivaraus tehdyt testivaraukset

Toiminnolla Tee testivaraus (toimipisteen sivun yläpalkissa, Tallenna-painikkeen vieressä) tehty varaus on eri asia kuin Testimaksu: varaussivulla lukee ”Tämä on testivaraus. Sitä ei lasketa lukuihisi, ja se perutaan automaattisesti 30 minuuttia tekemisen jälkeen.” ja sen perässä ”Maksua ei veloitettu.” tai ”Testimaksu palautetaan.” Varaukset-luettelossa se on piilotettu, ellei Näytä testivaraukset ({count}) ole päällä, ja silloin sillä on merkki Testi; sitä ei lasketa yhteenvedon lukuihin, ja Rentalbuddy peruu sen itse 30 minuutin kuluttua. Peru se itse, jos haluat lopettaa testin aiemmin. Testivarauksen tekeminen kuvataan käyttöönoton tarkistuslistan oppaassa.

Varauksen Maksu-osio

Maksu-osio näyttää maksun tilan, kohdat Yhteensä (sis. ALV), Maksettu ja Maksettavaa jäljellä sekä yhden rivin jokaista maksua kohden sarakkeilla Summa, Maksutapa, Tila, Maksutunnus, Luotu ja Kirjaaja.

• Kirjaaja kertoo, kuka maksun otti vastaan: kollegan nimi, Asiakas asiakkaan itse tekemille korttimaksuille tai kumppanin tai Rentalbuddyn henkilökunnan merkintä (samat merkinnät kuin alla olevassa muutoslokissa). Vanhemmissa manuaalisissa maksuissa näkyy viiva.
• Mitätöi maksu (roskakorikuvake manuaalisessa maksussa) korvaa poistamisen: ”Maksu jää listaan mitätöitynä, eikä sitä enää lasketa maksettuun summaan.” Voit lisätä kohdan Syy (valinnainen). Mitätöidyt rivit ovat harmaina, yliviivattuina, merkittyinä Mitätöity ja viimeisinä, eikä niitä voi enää muokata. Mitätöinti ei siirrä rahaa — se vain korjaa kirjauksen.
• Poista maksulinkki (roskakorikuvake maksamattomassa maksulinkissä): ”Haluatko poistaa tämän maksulinkin? Asiakas ei voi enää maksaa sen kautta.”
• Näytä maksuhistoria (kellokuvake) avaa rivin Maksuhistoria-näkymän: Kirjattu, Päivitetty, Mitätöity, Hyvitetty, Maksulinkki lähetetty ja Maksulinkki poistettu, jokaisessa kuka ja milloin. Kuvake näkyy vain maksussa, jolla on kirjattua historiaa: maksu, joka on kirjattu, muutettu, mitätöity, hyvitetty tai lähetetty maksulinkkinä sen jälkeen, kun historia otettiin käyttöön syyskuussa 2026. Vanhemmissa maksuissa ja asiakkaan kassalla tekemässä korttimaksussa, jolle ei ole sen jälkeen tapahtunut mitään, ei ole historiakuvaketta.
• Hyvitys (pyöreä nuoli) näkyy Stripen kautta tehdyissä korttimaksuissa käyttäjille, joilla on oikeus hyvittää. Roolin Varaushenkilöstö käyttäjät eivät näe sitä, ja heidän kirjaamansa manuaalinen maksu, jonka summa on negatiivinen tai tila hyvitetty, hylätään. Hyvitysten toiminta kuvataan oppaassa varauksen hyvittämisestä tai perumisesta.
• Ennen elokuuta 2025 tehty varaus, joka on merkitty tilaan Maksettu, lasketaan kohdassa Maksettu kokonaan maksetuksi, koska maksettuja summia ei silloin vielä kirjattu.

Siirrä varaus toiseen lukkoon (Muokkaa Lukko)

Älylukkoja käyttävissä toimipisteissä varauksen Tilausrivit-osiossa on painike Muokkaa Lukko.

1. Paina Muokkaa Lukko. Jokaiselle riville tulee Lukko-pudotusvalikko.
2. Valitse toinen lukko. Luettelo tarjoaa vain lukkoja, joissa on sama tuote ja jotka ovat vapaina tämän varauksen aikana.
3. Paina Takaisin, kun olet valmis.

Näet ilmoituksen ”Lukot päivitetty.” Kun asiakkaalla voi jo olla varaus auki, näet myös: ”Asiakkaat, joilla tämä varaus on jo auki, näkevät uusien koodien päivittyvän noin kerran minuutissa. Jos he vaihtavat selaimen välilehteä ja palaavat takaisin — tai lukitsevat ja avaavat puhelimensa — koodien pitäisi päivittyä muutamassa sekunnissa.”

Jos rivillä lukee Tuote täyteen varattu, tuotteen kaikki yksiköt ovat varattuina kyseisellä jaksolla: ”Vähintään yksi tuote on täyteen varattu. Täyteen varattujen rivien lukot voi vaihtaa kohdassa Varausten hallinta.” Siellä voit vetää varauksia lukkojen välillä, myös vaihtaa kahden varauksen paikkaa — katso opas Varausten hallinnan aikajanasta. Varauksen siirtäminen toiseen lukkoon (ja takaisin, jos haluat alkuperäisen lukon) on myös ainoa tapa saada uusi Igloo-koodi; koodin uudelleenluontipainiketta ei ole.

Päättynyt varaus pitää lukkonsa. Kun varaus on ohi — palautettu tai päättynyt yli 30 minuuttia sitten — sen lukkoa ei voi enää vaihtaa, ei täällä eikä Varausten hallinta -näkymässä: se pysyy lukkona, jota asiakas käytti. Varauksessa, joka päättyi ilman palautusta, näet ilmoituksen ”Varaus on päättynyt. Lukko säilyy sellaisena kuin asiakas käytti sitä.”; palautetussa varauksessa kieltäytyminen on lyhyt tekninen viesti englanniksi.

Mikä lukon numero varauksessa näkyy. Kun varaus on avoinna, sen tilausriveillä näkyy lukon nykyinen numero, joten jos numeroit lukon uudelleen Lukot-välilehdellä, sen avoimet varaukset seuraavat heti mukana. Päättynyt varaus pitää numeron, jolla sitä käytettiin. Jos lukko on sen jälkeen numeroitu uudelleen, rivillä näkyvät molemmat, esimerkiksi 12 (nyt 14). Varaus lukossa, joka on sittemmin poistettu, näyttää edelleen numeron, jolla sitä käytettiin.

Kun asiakkaat pidentävät tai siirtävät omaa varaustaan

Asiakkaat voivat tehdä tämän itse vain, jos kytket päälle asetukset Näytä Pidennä varausta -painike ja Näytä Siirrä aloitusaikaa -painike Asiakaspolku-välilehden kohdassa Tärkeimmät asetukset: koko tilille kohdassa Asetukset tai toimipisteen omalla Asiakaspolku-välilehdellä, jos toimipisteessä on Toimipistekohtainen päällä (katso asiakaspolun opas). Painikkeet näkyvät silloin asiakkaan avaussivulla ja kaikissa sähköposteissa, joihin ne on lisätty, esimerkiksi Pidennä varausta -painike sähköpostissa. Asiakkaan mahdollisuudet ovat tiukemmat kuin sinun:

• Pidennä: asiakas valitsee lisäajan ja maksaa kortilla. Tilillä, jolla Stripe-maksut ovat pois käytöstä, pidennys tehdään heti ja kirjataan maksutavalla Maksu paikan päällä — peri maksu itse. Asiakas saa varausvahvistuksensa uudelleen sähköpostitse pidennyksen jälkeen. Asiakkaan maksaessa Varaukset-luettelo voi merkitä varauksen tekstillä ”Asiakas viimeistelee pidennyksen maksua.” Avaussivun pidennyspainike katoaa, kun sivu sulkeutuu, 30 minuuttia varatun päättymisen jälkeen; sähköpostin pidennyspainike toimii 12 tuntia varatun päättymisen jälkeen.
• Siirrä: vain ennen varauksen alkua, eikä silloin, kun varaus on noudettu tai maksu on kesken. Asiakkaan takaraja on tänään voimassa olevan aukiolojakson arvo Aika ennen alkua, jonka sisällä voi vielä varata (-59 = klo 9.00 alkavan ajan voi varata klo 9.59 asti), kun se on suurempi kuin nolla (katso aukioloaikojen opas). Jos uusi aika maksaa enemmän, asiakas maksaa erotuksen kortilla (tämä vaatii kortilla maksetun varauksen). Jos se maksaa vähemmän, erotus hyvitetään automaattisesti kortille, jolla asiakas maksoi; muuten kuin kortilla maksettuja varauksia asiakas ei voi siirtää halvempaan aikaan, ja häntä pyydetään ottamaan yhteyttä sinuun.
• Loppusumman maksaminen: jos lähetit maksulinkin, asiakas maksaa sen avaussivullaan painikkeella Maksa.

Kun asiakkaan täytyy maksaa verkossa — pidennyksestä, siirrosta kalliimpaan aikaan tai varauksen loppusummasta — Stripen pienin summa on voimassa. Jos maksettava summa on yli nollan mutta sitä pienempi, asiakas näkee ilmoituksen ”Summa on liian pieni verkossa maksettavaksi. Pienin summa, jonka voi maksaa verkossa, on …”, eikä mitään muuteta; pidennä tai siirrä varaus asiakkaan puolesta itse ja ota rahat vastaan Manuaalinen-maksulla. Jos Stripe-tililläsi ei ole yhtään maksutapaa käytössä, asiakas näkee ilmoituksen ”Verkkomaksu ei ole juuri nyt käytettävissä. Ota yhteyttä toimipisteeseen varauksen viimeistelemiseksi.” (katso maksutapojen opas).

Asiakkaat eivät voi perua varausta itse: varausikkunassa, sähköposteissa tai avaussivulla ei ole peruutuspainiketta. He ottavat yhteyttä sinuun, ja sinä perut varauksen (ja hyvität sen, jos haluat) varauksen sivulta.

Asiakkaan muutokset näkyvät muutoslokissa tekijänä Asiakas.

Tee varaus itse (hallintasovelluksessa)

Tapoja on kaksi:

• Varauspainike yläpalkissa. Se näyttää toimipisteesi oman varauspainikkeen tekstin ja tyylin (BOOK, jos et ole asettanut omaa) ja varaa Toimipiste-valitsimessa valittuun toimipisteeseen. Puhelimessa avaa ensin valikko — painike on sen sisällä.
• Varaa asiakkaalle asiakkaan sivulla kohdassa Asiakkaat. Varausikkuna avautuu asiakas liitettynä. Sinun täytyy ensin valita toimipiste vasemman valikon ylimpänä olevasta Toimipiste-valitsimesta; muuten näet ilmoituksen ”Valitse toimipiste toimipistevalitsimesta ennen kuin varaat asiakkaalle.”

Sitten:

1. Valitse tuotteet ja ajat varausikkunassa kuten asiakas. Varausikkuna hinnoittelee varauksen normaalisti; jos haluat antaa alennuksen, käytä alennuskoodia varausikkunassa.
2. Vie varausikkuna loppuun. Päädyt uudelle varaukselle.
3. Jos maksettavaa on, Lisää maksu -ruutu avautuu: lähetä Maksulinkki Stripe tai kirjaa Manuaalinen maksu (katso yllä).
4. Sinulta kysytään Lähetä vahvistusviesti. Itse tekemiäsi varauksia ei vahvisteta asiakkaalle sähköpostitse, ellei vastaa tässä Kyllä (tai lähetä maksulinkkiä, joka lähettää linkin sähköpostitse).

Hyvä tietää:

• Varaus kirjataan sinun tekemäksesi, joten muutosloki näyttää nimesi sekä vuokrauksissa että tapahtumavarauksissa. Vain ylläpidosta ennen tämän muutoksen käyttöönottoa tehdyissä tapahtumavarauksissa lukee yhä Varauksen loi: Ylläpitäjä.
• Sähköpostien kieli: varaus saa sen kielen, joka varausikkunassa oli näkyvissä, kun veit sen loppuun — katso vinkki täyden muokkauksen kohdalla.
• Koodit: miehittämättömässä toimipisteessä varaus saa lukkokoodinsa kuten mikä tahansa muu varaus, myös maksamattomana — paitsi jos lähetät maksulinkin, jolloin asiakkaan avaussivu pyytää maksamaan ensin.
• Jos haluat pitää yksikön vapaana huoltoa varten muutaman tunnin, voit varata sen itse tällä tavalla. Pidemmäksi aikaa kytke lukko pois päältä — katso lukkojen opas.

Peru varaus — peruminen ei ole hyvittämistä

Peruminen ei koskaan palauta rahaa. Ei kokonaan eikä osittain. Maksu pysyy täsmälleen ennallaan. Jos asiakkaan kuuluu saada rahansa takaisin, hyvität ne erillisenä vaiheena Maksu-osiosta — ennen perumista tai sen jälkeen, kumpi järjestys tahansa toimii. Tämä kuvataan oppaassa varauksen hyvittämisestä tai perumisesta.

Näin perut:

1. Avaa varaus ja paina ylhäältä Peru.
2. Vahvista kysymys Perutaanko varaus? — ”Haluatko varmasti perua varauksen?” — painikkeella Peru varaus.

Näet ilmoituksen ”Varaus poistettu”. Sanamuodosta huolimatta varausta ei poisteta: se jää luetteloosi merkittynä Peruttu.

Mitä peruminen tekee:

• Varaus merkitään Peruttu, ja sen yksiköt voi taas varata.
• Asiakkaan avaussivu näyttää koodien sijaan ilmoituksen ”Varauksesi on peruttu.”
• Varauksen ajastettuja muistutusviestejä ei enää lähetetä. Asiakkaalle ei lähetetä peruutusviestiä — kerro hänelle itse tarvittaessa.

Mitä se ei tee:

• Se ei siirrä rahaa eikä lähetä hyvitystä.
• Se ei voi perua koodia, joka asiakkaalla jo on. Igloo-koodi voi yleensä toimia lukossa oman aikaikkunansa loppuun, koska tällaisia koodeja ei voi poistaa lukosta etänä.

Perumista ei voi kumota hallintasovelluksessa. Jos se oli virhe, tee asiakkaalle uusi varaus.

Älä peru varausta vain siksi, että asiakas palasi aikaisin — merkitse varaus sen sijaan tilaan Palautettu, joka vapauttaa yksikön heti. Tästä kerrotaan oppaassa noudosta, palautuksesta ja varausten tiloista.

Muutosloki: kuka muutti mitä

Varauksen Muutosloki luettelee jokaisen muutoksen uusimmasta alkaen aina alimpaan riviin Varauksen loi asti. Jokainen rivi alkaa päivämäärällä ja kellonajalla.

Kuka kirjoitetaan sinun näkökulmastasi:

• kollega omalta tililtäsi — pelkkä nimi;
• käyttäjä toiselta tililtä — ”Nimi (Yritys)”;
• tiliäsi hallitseva kumppani — Kumppani: ja yritys (sekä henkilön nimi suluissa);
• Rentalbuddyn henkilökunta — Rentalbuddyn tuen tekemä muutos;
• Asiakas — asiakas teki sen itse, esimerkiksi pidennyksen tai siirron.

Vanhemmat rivit ajalta ennen nimien tallentamista näyttävät sen sijaan Ylläpitäjä, Asiakas, Pidennys tai Tuntematon.

Mitä näytetään muokkausriveillä kohdan Varauksen päivitti alla:

• ”Päivämäärä muutettu … → …”, ”Alkupäivä muutettu …”, ”Loppupäivä muutettu …”
• ”… muutti määrän … → …”, ”… lisättiin”, ”… poistettiin”
• ”Hinta muutettu … → …”

Myös lukon vaihdot kirjataan, käytitpä painiketta Muokkaa Lukko tai vedit varauksen Varausten hallinta -näkymässä: ”Lukko vaihdettu 12 → 14 tuotteelle Kayak, vaihtaja: Anna” tai ”Lukko 14 määritetty tuotteelle Kayak, määrittäjä: Anna”, kun rivillä ei ollut aiemmin lukkoa. Lukot-välilehden toiminnolla Korvaa lukko uuteen lukkoon siirrettyjen varausten rivi päättyy ”– lähde: lukon vaihto”.

Loki kirjaa myös noudon ja palautuksen: ”Varauksen nouti”, ”Varauksen palautti”, ”Noutotilan (…) asetti”, ”Noudon nollasi”, ”Palautuksen nollasi” ja ”Noudon ja palautuksen nollasi”, ja niiden perässä kuka sen teki ja missä — esimerkiksi ”Varauksen nouti: Asiakas – lähde: Avaussivu”. Mitä kukin näistä tarkoittaa, kerrotaan oppaassa noudosta, palautuksesta ja varausten tiloista.

Pikaopas

Haluat…	Tee näin
Antaa asiakkaalle lisää aikaa	Muokkaa → Pidennä
Siirtää varauksen toiselle päivälle tai ajalle	Muokkaa → Siirrä
Lisätä tai poistaa tuotteen, muuttaa määriä tai asiakastietoja	Muokkaa → Täysi muokkaus
Periä lisämaksun	Lisää maksu -ruutu: Maksulinkki Stripe tai Manuaalinen
Palauttaa rahaa halvemman muutoksen jälkeen	Hyvitä Maksu-osiosta
Korjata väärin kirjatun manuaalisen maksun	Mitätöi maksu
Siirtää varauksen toiseen lukkoon	Muokkaa Lukko kohdassa Tilausrivit tai vedä Varausten hallinta -näkymässä (ei enää, kun varaus on ohi)
Lähettää maksulinkin uudelleen	Viestit → Lähetä uusi viesti → Maksuviesti (vain kun maksulinkki on avoinna)
Antaa asiakkaiden pidentää tai siirtää itse	Asiakaspolku → Tärkeimmät asetukset (kohdassa Asetukset tai toimipisteessä, jos se on Toimipistekohtainen)
Varata asiakkaalle	Yläpalkin varauspainike tai asiakkaan Varaa asiakkaalle
Estää varauksen toteutumisen	Peru — rahaa ei siirry
Vapauttaa yksikön, koska asiakas palasi aikaisin	Aseta tilaksi Palautettu

Usein kysytyt kysymykset

Voinko muokata varausta sen jälkeen, kun se on maksettu, vai voinko vain poistaa sen? Voit muuttaa sitä: Muokkaa antaa valinnat Pidennä, Siirrä ja Täysi muokkaus, ja jo peritty maksu pysyy varauksella. Peruminen on vain varauksille, joiden ei pidä toteutua lainkaan.

Miten siirrän maksetun varauksen toiselle päivälle? Paina Muokkaa, valitse Siirrä, valitse uusi päivä ja aloitusaika ja paina Vahvista uusi aika. Jos uusi aika maksaa enemmän, Lisää maksu -ruutu avautuu sen jälkeen.

Saako asiakas rahaa takaisin, jos siirrän varauksen halvempaan aikaan? Ei automaattisesti siirron yhteydessä. Sinulle kerrotaan, kuinka paljon uusi hinta on alempi, ja hyvität erotuksen itse Maksu-osiosta.

Miksi Siirrä on harmaana? Varaus on alkanut, se on jo merkitty tilaan Noudettu tai Palautettu, tai se on peruttu. Käytä Pidennä-valintaa lisätäksesi aikaa käynnissä olevaan vuokraukseen tai Täysi muokkaus -valintaa muihin muutoksiin.

Jos perun varauksen, saako asiakas rahansa automaattisesti takaisin? Ei. Peruminen vain merkitsee varauksen tilaan Peruttu ja vapauttaa yksikön. Hyvitä erikseen Maksu-osiosta.

Saako asiakas sähköpostin, kun pidennän hänen varaustaan? Sähköpostia ei lähetetä automaattisesti, kun pidennät, siirrät tai muokkaat. Jälkeenpäin sinulta kysytään Lähetä vahvistusviesti — paina Kyllä lähettääksesi sen.

Voinko muuttaa hintaa varauksessa, jonka teen asiakkaalle? Varausikkuna hinnoittelee sen kuten minkä tahansa varauksen; käytä alennukseen alennuskoodia varausikkunassa. Maksuruudussa voit kirjata eri summan, mutta varaus näyttää silloin, paljonko on vielä maksamatta.

Miksi tässä maksussa ei ole historiakuvaketta? Kellokuvake näkyy vain maksuissa, joilla on kirjattua historiaa. Ennen syyskuuta 2026 tehdyissä maksuissa ja asiakkaan kassalla tekemässä korttimaksussa, jota ei ole hyvitetty tai muutettu, sitä ei ole.

Vanhemman tapahtumavarauksen muutosloki näyttää Ylläpitäjä eikä nimeä. Miksi? Ylläpidosta luodut tapahtumavaraukset kirjattiin aiemmin ilman nimeä, joten vanhemmissa lukee Varauksen loi: Ylläpitäjä. Nyt tehdyt tapahtumavaraukset näyttävät henkilökunnan jäsenen nimen, kuten vuokraukset.

Kuka muutti tätä varausta? Katso varauksen Muutosloki: jokainen rivi nimeää kollegan, kumppanin, Rentalbuddyn henkilökunta -merkinnän tai Asiakas-merkinnän, ja Maksu-osion sarake Kirjaaja näyttää, kuka otti vastaan kunkin maksun.

Miksi en voi vaihtaa lukkoa varaukseen, joka on ohi? Päättynyt varaus — palautettu tai päättynyt yli 30 minuuttia sitten — pitää lukon, jota asiakas käytti, jotta sen historia pysyy oikeana. Vain avoimia varauksia voi siirtää toiseen lukkoon.

Miksi Maksuviesti on harmaana kohdassa Viestit? Varauksella ei ole avointa Stripe-maksulinkkiä. Paina Uusi maksu, valitse Maksulinkki Stripe ja kirjaa se; silloin linkki lähetetään asiakkaalle sähköpostitse.

Miksi en voi lähettää maksulinkkiä pienestä summasta? Stripe ei ota vastaan maksuja, jotka ovat pienempiä kuin sen pienin summa valuutallesi. Ota rahat vastaan muulla tavalla ja kirjaa maksu tapana Manuaalinen.

Mistä näen, kuka siirsi varauksen toiseen lukkoon? Varauksen Muutosloki-osiosta: ”Lukko vaihdettu … → …, vaihtaja” kertoo tekijän, ja ”– lähde: lukon vaihto” merkitsee siirrot, jotka tehtiin toiminnolla Korvaa lukko.

Luettelossa on varaus, jossa on merkki Testi — pitääkö se perua? Ei. Toiminnolla Tee testivaraus tehty varaus perutaan automaattisesti 30 minuuttia tekemisen jälkeen, eikä sitä lasketa yhteenvedon lukuihin. Voit perua sen itse, jos haluat lopettaa testin aiemmin.

Voivatko asiakkaat perua oman varauksensa? Eivät. Asiakkaille ei ole peruutuspainiketta varausikkunassa, sähköposteissa eikä avaussivulla. He ottavat yhteyttä sinuun, ja sinä perut varauksen (ja hyvität sen, jos haluat) varauksen sivulta.

Voiko Varaushenkilöstö muuttaa ja perua varauksia? Kyllä. Roolin Varaushenkilöstö käyttäjät näkevät painikkeet Muokkaa (Pidennä, Siirrä, Täysi muokkaus) ja Peru, voivat käyttää painiketta Muokkaa Lukko ja kirjata maksuja tai lähettää maksulinkkejä. He eivät voi hyvittää: Hyvitys-painike on piilotettu heiltä.

Mitä päivitys pidempään varauksen pituuteen maksaa toimipisteessä, jossa on kiinteät varausajat? Erotuksen: pidemmän varauksen pituuden hinta miinus jo varatun pituuden hinta. Kun 2 h:n varaus hintaan 300 päivitetään 4 h:n varaukseen hintaan 500, päivitys maksaa 200.

Asiakas vaihtoi puhelinnumeronsa, mutta varauksessa näkyy yhä vanha. Varauksen Asiakas-kortti näyttää yhteystiedot, joilla varaus tehtiin, ei asiakkaan uusimpia tietoja asiakasrekisterissä. Varauksen siirtäminen säilyttää ne.