Hallitse asiakkaitasi (lista, sähköpostilupa, vienti)

Valikon Asiakkaat on lista kaikista, jotka ovat varanneet sinulta, sekä kaikista, jotka olet lisännyt käsin.

Yksi asia selittää useimmat tämän sivun yllätykset: asiakas tunnistetaan sähköpostiosoitteestaan. Jokaisella sähköpostiosoitteella on tiliä kohden yksi asiakastietue, joka on yhteinen kaikille toimipisteillesi, ja jokainen uusi varaus samalla sähköpostilla kirjoittaa tietueen yli sillä, mitä varauslomakkeeseen kirjoitettiin. Viimeinen osio, ”Miksi asiakkaan tiedot muuttuivat itsestään”, selittää asian kokonaan — lue se ennen kuin käytät aikaa asiakastietojen siivoamiseen.

Asiakaslista

Jokaisella rivillä näkyvät Nimi, Sähköposti, Puhelinnumero ja Sähköpostilupa (Kyllä tai Ei). Jos tililläsi on jäsenyydet käytössä, saat myös sarakkeet Jäsen, Voimassa ja Alennus; tileillä, joilla jäsenyyksiä ei ole, näitä kolmea saraketta ei yksinkertaisesti ole.

• Hae kentällä Hae asiakkaita. Se löytää osumat nimestä, sähköpostista, puhelinnumerosta ja Sähköpostilupa-sarakkeen arvoista Kyllä / Ei — ei mistään muusta. Kadunnimi, kaupunki tai maa ei tuota osumia, koska osoitekenttiä ei haeta.
• Lajittele — napsauta sarakkeen otsikkoa. Lista on aluksi lajiteltu Nimi-sarakkeen mukaan.
• Avaa asiakas napsauttamalla riviä tai rivin lopussa olevaa rataskuvaketta (Näytä ja muokkaa tietoja).
• Avaa uudessa välilehdessä — jokainen rivi on oikea linkki: Ctrl-napsauta (Macissa Cmd-napsauta), napsauta hiiren keskipainikkeella tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse selaimen "Avaa uudessa välilehdessä"; puhelimessa paina korttia pitkään. Voit valita listasta sähköpostiosoitteen ja kopioida sen avaamatta asiakasta. Takaisin uudessa välilehdessä avatulla asiakkaalla vie asiakaslistaan.

Sivu lataa koko asiakaslistan heti ja hakee siitä selaimessasi, joten erittäin suurella tilillä sen avaaminen voi kestää hetken, mutta haku on välitön.

Hakusi, jäsenyyssirut, lajittelu, sivu ja rivien määrä sivulla tallentuvat sivun osoitteeseen. Kun palaat asiakkaan sivulta (painikkeella Takaisin tai selaimen Takaisin-painikkeella), lista palautuu sellaisena kuin jätit sen, sivun uudelleenlataus säilyttää sen, ja voit tallentaa linkin kirjanmerkiksi tai jakaa sen. Kun valitset valikosta Asiakkaat, lista avautuu alusta.

Suodata jäseniä merkeillä

Jäsenyystileillä taulukon yläpuolella on rivi merkkejä otsikolla Jäsen:: Kaikki, Aktiivinen, Vanhentunut, Poistettu käytöstä ja Ei.

• Jokainen merkki näyttää, montako asiakasta saisit valitsemalla sen, laskettuna hakusi jälkeen.
• Voit valita useita merkkejä kerralla; lista näyttää silloin asiakkaat, jotka vastaavat mitä tahansa niistä. Kaikki tyhjentää valinnan.
• Merkki, jonka takana ei ole mitään, on harmaana ja siirretty rivin loppuun.

Jäsen-sarakkeessa aktiivisella jäsenellä näkyy vihreä Kyllä ja {date} asti; Vanhentunut näyttää päättymispäivän; Poistettu käytöstä näyttää tekstin ”Poistettu käytöstä manuaalisesti”. Voimassa on Kaikki toimipisteet tai niiden toimipisteiden nimet, joita jäsenyys koskee, ja Alennus on jäsenalennus. Itse jäsenyyksien hallinta käsitellään jäsenyysoppaassa.

Sähköpostilupa

Sähköpostilupa näyttää, rastittiko asiakas varauslomakkeessa uutiskirjeruudun (”Hyväksyn uutiskirjeiden ja tarjousten vastaanottamisen yritykseltä” ja sen perässä toimipisteesi nimi). Arvo on Ei, ellei asiakas rastittanut ruutua.

Lupaa ei voi muuttaa hallintasovelluksessa: asiakaslomakkeessa ei ole lupakenttää. Arvo päivittyy vain, kun samalla sähköpostilla varataan uudelleen — ja se asetetaan silloin sen mukaan, mitä kyseisessä varauksessa valittiin, joten asiakas, joka rastitti ruudun kerran mutta ei seuraavalla kerralla, palaa arvoon Ei.

Kumppanikäyttäjät: useita tilejä yhdessä listassa

Jos olet kumppanikäyttäjä ja hallinnoit asiakastilejä, listassa on ylimääräinen sarake Yrityksen nimi ja kytkin Näytä kaikki tilit. Kun se on päällä, näet kaikkien hallinnoimiesi tilien asiakkaat; kun se on pois päältä, vain sen tilin, jolle olet kirjautunut. Asiakasta luodessa sinua pyydetään silloin myös valitsemaan tili (Valitse tili).

Mitä asiakkaasta tallennetaan

Kun avaat asiakkaan, näet yhden lomakkeen:

• Asiakastunnus ja Luotu — vain luku.
• Etunimi, Sukunimi, Sähköposti, Puhelinnumero — pakollisia.
• Osoite, Postinumero, Kaupunki, Maa — valinnaisia.

Puhelinnumero-kentässä on maan suuntanumeron valitsin, ja numeron on oltava kyseisen maan mahdollinen puhelinnumero. Maa on haettava maaluettelo — kirjoita muutama kirjain ja valitse; ”Maata ei löytynyt” tarkoittaa, ettei kirjoitusasu vastannut yhtään maata.

Siinä on koko tietue: muistiinpanokenttää, tunnisteita, kokonaisostoja tai varausten määrää ei ole. Sähköpostilupa näkyy listassa ja viennissä mutta ei lomakkeessa (katso yllä).

Luotu ei tarkoita ”asiakkaana alkaen”. Se kirjoitetaan uudelleen aina, kun asiakas tekee uuden varauksen, joten siinä näkyy yleensä asiakkaan viimeisin varaus eikä ensimmäinen.

Mistä Maa tulee

Kun asiakas varaa, Maa on se, minkä hän valitsi varauslomakkeen maakentästä (jos kysyt sitä). Jos kenttä jäi tyhjäksi, varauslisäosa täyttää sen puhelinnumeron maan perusteella. Useimmille asiakkaille tulee siis maa, vaikka et näyttäisi kenttää. Yhteenvedon kansallisuuskaavio lasketaan varauksen puhelinnumerosta, ei tästä kentästä (katso opas raporteista ja vienneistä).

Lisää asiakas käsin

1. Avaa Asiakkaat.
2. Paina Luo uusi asiakas.
3. Täytä vähintään Etunimi, Sukunimi, Sähköposti ja Puhelinnumero.
4. Paina Tallenna. Saat ilmoituksen Uusi asiakas luotu!

Sähköpostikentän alla lukee ”Kukin sähköpostiosoite voi kuulua vain yhdelle asiakkaalle.” Jos tilin toinen asiakas käyttää jo sähköpostiosoitetta, saat ilmoituksen Toinen tämän tilin asiakas käyttää jo tätä sähköpostiosoitetta. eikä mitään tallenneta.

Muokkaa asiakasta

1. Avaa asiakas listasta.
2. Muuta tarvittavat kentät.
3. Paina yläreunan palkissa Tallenna. Saat ilmoituksen Asiakas päivitetty!

Tallennettaessa tapahtuu hiljaa kaksi asiaa, eikä kumpikaan pyydä vahvistusta:

• Nimen muuttaminen kirjoittaa nimen uudelleen kaikkiin asiakkaan varauksiin. Vanhoissa varauksissa näkyy uusi kirjoitusasu. Yleensä haluat juuri sitä korjatessasi kirjoitusvirhettä, mutta et silloin, jos käytät tietuetta uudelleen toiselle henkilölle.
• Sähköpostin muuttaminen siirtää asiakkaan jäsenyydet uuteen osoitteeseen, joten jäsen säilyttää alennuksensa, kun hän varaa uudella sähköpostilla. Jäsenyystileillä sähköpostikenttä muistuttaa: ”Jäsenalennukset ovat voimassa, kun asiakas varaa tällä sähköpostiosoitteella.”

Uusi sähköposti ei saa kuulua tilin toiselle asiakkaalle — saat saman ilmoituksen Toinen tämän tilin asiakas käyttää jo tätä sähköpostiosoitetta.

Puhelinnumero on tässä lomakkeessa pakollinen, vaikka varaukset voivat luoda asiakkaita ilman puhelinnumeroa. Jos vanhemmalta asiakkaalta puuttuu puhelinnumero, täytä se ennen kuin voit tallentaa minkään muun muutoksen.

Katso asiakkaan varaukset: Tilaushistoria

Vieritä asiakkaan sivulla alas kohtaan Tilaushistoria. Siinä ovat kaikki asiakkaaseen liitetyt varaukset kaikista toimipisteistäsi ja kaikilta päiviltä sarakkeineen Luotu, Tilaustyyppi (Varaus tai Jäsenyys), Tilausnro, Alkaa, Päättyy, Lukko, Kanava, Arvo, Maksun tila, Tila, Toimipiste ja Tulostettu. Lukko näyttää lukon numeron tai numerot, joita kukin varaus käytti, ja tilan vieressä oleva Testi-siru merkitsee testivarauksen (katso ohje varausten etsimisestä ja suodattamisesta).

• Avaa varaus napsauttamalla riviä, tai avaa se uuteen välilehteen Ctrl-napsautuksella (Cmd-napsautuksella) tai hiiren keskipainikkeella.
• Pidennysrivit ja Sisällytä jäsenyysostot määräävät, näytetäänkö pidennykset ja jäsenyysostot omina riveinään. Ne ovat samat kytkimet kuin Varaukset-listassa.
• Valitse rivejä, niin Vie ja Tulosta toimivat juuri niille varauksille — ne toimivat täsmälleen kuten Varaukset-listassa (katso opas varausten hakemisesta ja suodattamisesta). Otsikkorivin valintaruutu valitsee nykyisen sivun varaukset; listan yläpuolella olevan rivin Valitse kaikki {count} valitsee kaikki asiakkaan varaukset, ja Tyhjennä poistaa valinnat. Pidennysrivit jätetään pois, kun valitset useita kerralla.

Tällä tavalla löydät myös varauksen asiakkaan sähköpostin tai puhelinnumeron perusteella, mitä Varaukset-haku ei kata.

Jos asiakkaalla on jäsenyys, historian yläpuolelle tulee kortti Jäsenyys, jossa ovat Toimipiste, Lisäystapa, Alennus, Voimassa asti ja Tila ja jossa voit muokata jäsenyyttä, poistaa sen käytöstä tai poistaa sen (katso jäsenyysopas).

Ilman sähköpostiosoitetta tehtyjä varauksia ei liitetä mihinkään asiakkaaseen, eivätkä ne koskaan näy tässä.

Varaa asiakkaalle

1. Avaa asiakas.
2. Varmista, että toimipiste, johon haluat varata, on valittuna vasemman valikon ylimpänä olevassa Toimipiste-valitsimessa.
3. Paina asiakassivun yläreunan palkissa Varaa asiakkaalle.

Varausikkuna avautuu hallintasovelluksen päälle, ja asiakkaan nimi, sähköposti, puhelin, osoite, maa ja uutiskirjelupa on jo täytetty. Viimeistele varaus tavalliseen tapaan (opas varauksen muuttamisesta, siirtämisestä tai perumisesta kertoo hallintasovelluksesta tehdyistä varauksista ja maksusta).

Jos ikkuna ei avaudu, ilmoitus kertoo syyn:

• Valitse toimipiste toimipistevalitsimesta ennen kuin varaat asiakkaalle. — valitse ensin toimipiste vasemman valikon Toimipiste-valitsimesta.
• Varauslisäosa ei ole latautunut. Pienellä näytöllä avaa ensin valikko ja yritä uudelleen. — puhelimessa tai kapeassa ikkunassa avaa valikko kerran ja paina sitten painiketta uudelleen.
• Istuntoasi ei voitu hakea. Päivitä sivu ja kirjaudu sisään uudelleen. — lataa hallintasovellus uudelleen ja kirjaudu sisään.

Vie asiakkaat CSV-tiedostoon (Excel)

1. Valitse haluamasi asiakkaat. Otsikkorivin valintaruutu (puhelimessa Valitse kaikki) valitsee kaiken, mikä vastaa nykyistä hakuasi ja merkkejäsi — helppo tapa viedä ”kaikki mitä näen”. Puhelimessa avaa ensin Valinnat ja kytke päälle Valitse asiakkaat napauttamalla.
2. Paina Vie. Painike näyttää valittujen määrän, esimerkiksi Vie (12), ja on harmaana, kunnes valitset vähintään yhden.

Saat tiedoston nimeltä customers.csv, jossa on nämä sarakkeet: ID, First name, Last name, Email, Phone number, sitten jäsenyystileillä Member, Coverage ja Discount, sitten Address, Zip code, City, Country ja Consent To Email. Country sisältää kaksikirjaimisen maakoodin (esimerkiksi se); vanhemmilla asiakkailla voi olla sen sijaan maan nimi. Sarakeotsikot ja Yes/No-arvot ovat aina englanniksi riippumatta siitä, millä kielellä käytät hallintasovellusta.

Jos haluat lähettää uutiskirjeen vain luvan antaneille asiakkaille, avaa tiedosto Excelissä ja suodata Consent To Email arvoon Yes.

Puhelimessa

Lista muuttuu korteiksi otsikon Asiakkaat alle, ja otsikon vieressä ovat Valinnat (jäsenmerkit, Valitse asiakkaat napauttamalla ja Vie) sekä Lajittele (Nouseva / Laskeva, sitten Nimi tai Sähköposti).

Poista asiakas

Käytä listan rivillä olevaa roskakorikuvaketta (Poista) ja vahvista sitten Poistetaanko asiakas? — ”Haluatko varmasti poistaa asiakkaan?” — painikkeella Poista asiakas. Asiakassivulla ei ole poistopainiketta.

Mitä se tekee ja mitä ei:

• Se poistaa vain asiakastietueen. Asiakkaan varaukset säilyvät koskemattomina, ja jokainen varaus säilyttää oman kopionsa silloin kirjoitetusta nimestä, sähköpostista ja puhelinnumerosta. Asiakkaan poistaminen ei siis ole tapa poistaa joku järjestelmästä.
• Asiakkaan jäsenyyksiä ei poisteta samalla; poista ne tarvittaessa jäsenyyssivulta.
• Poistoa ei voi perua, eikä arkistoa ole.
• Jos henkilö varaa uudelleen samalla sähköpostilla, luodaan uusi asiakastietue.

Kuka voi tehdä mitä

Kaikki, joilla on pääsy asiakkaisiin, voivat nähdä listan, avata asiakkaita ja viedä tietoja. Asiakkaiden lisääminen ja tallentaminen vaatii oikeuden hallita asiakkaita: se on tilin omistajilla, jäsenillä ja Varaushenkilöstö-roolin käyttäjillä. Katselijat näkevät lomakkeen harmaana, ilman Tallenna-painiketta ja ilman painiketta Luo uusi asiakas. Roskakorikuvake näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeus poistaa asiakkaita, eikä Varaushenkilöstö-roolin käyttäjillä ole sitä: he voivat luoda ja muokata asiakkaita mutta eivät poistaa niitä.

Miksi asiakkaan tiedot muuttuivat itsestään

Tämä on syynä ilmoituksiin asiakastietueiden ”ylikirjoittumisesta”.

Kun joku siirtyy varauslisäosassa kassalle — tai kun teet varauksen hänen puolestaan hallintasovelluksesta — Rentalbuddy ottaa sähköpostiosoitteen varauslomakkeesta, muuttaa sen pieniksi kirjaimiksi ja etsii tililtäsi asiakasta, jolla on sama sähköposti. Vain tiliä ja sähköpostia verrataan: ei nimeä, ei puhelinnumeroa, ei toimipistettä.

• Osuma löytyi — olemassa oleva asiakas päivitetään kaikella varauslomakkeen tiedolla: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, osoite, postinumero, kaupunki, maa, uutiskirjelupa ja Luotu-päivä.
• Ei osumaa — luodaan uusi asiakas.

Tämä tapahtuu kassan alkaessa, joten myös asiakas, joka sen jälkeen keskeyttää maksun, on päivittänyt (tai luonut) tietueensa.

Mitä se tarkoittaa käytännössä:

• Kaksi samaa sähköpostia käyttävää henkilöä muuttuu yhdeksi asiakkaaksi. Pariskunta, perhe, koulu tai yritys, joka varaa samalla osoitteella, päätyy samaan tietueeseen, jossa näkyy viimeksi varanneen nimi ja puhelinnumero. Tätä ei voi määrittää pois — sähköposti on identiteetti.
• Käsin kirjoittamasi tiedot voivat korvautua. Jos lisäät osoitteen ja asiakas myöhemmin varaa antamatta osoitetta, varauksen tyhjä kenttä voittaa ja osoitteesi katoaa.
• Toimipisteet eivät erota asiakkaita. Yksi tietue sähköpostia kohden koko tilille, yhteinen kaikille toimipisteille. Sama sähköposti toisella Rentalbuddy-tilillä on eri asiakas.
• Varaushistoriasi on turvassa. Jokainen varaus säilyttää oman nimensä, sähköpostinsa ja puhelinnumeronsa sellaisina kuin ne kirjoitettiin, joten Tilaushistoria näyttää edelleen, kuka kunkin varauksen todella teki, vaikka asiakkaan otsikossa näkyisi jonkun toisen nimi.
• Yhdistämistyökalua ei ole. Jos sama henkilö on varannut kahdella eri sähköpostiosoitteella, hän pysyy kahtena asiakkaana ja hänen varauksensa pysyvät jaettuina.

Mitä asialle voi tehdä:

• Pidä asiakastietuetta ”henkilönä, joka viimeksi varasi tällä sähköpostilla”, älä omistamanasi CRM-merkintänä.
• Jos kaksi henkilöä on pidettävä erillään, he tarvitsevat kaksi eri sähköpostiosoitetta.
• Jos korjaat nimen tai lisäät osoitteen, varaudu siihen, että se korvautuu, kun kyseisellä sähköpostilla varataan seuraavan kerran.
• Jos tarvitset siistin listan postitusta varten, vie se pian siivoamisen jälkeen sen sijaan, että olettaisit siivouksen pysyvän.

Usein kysytyt kysymykset

Asiakkaan nimi vaihtui jonkun toisen nimeksi — miksi? Joku muu varasi samalla sähköpostiosoitteella, ja jokainen varaus päivittää asiakastietueen kirjoitetuilla tiedoilla. Jokainen varaus säilyttää silti oman nimensä.

Voinko viedä asiakaslistani Exceliin? Voit. Valitse asiakkaat (otsikkorivin valintaruutu valitsee kaiken nykyisestä hausta) ja paina Vie, niin saat tiedoston customers.csv.

Miten näen, ketkä ovat antaneet luvan uutiskirjeisiin? Katso Sähköpostilupa-saraketta, tai vie tiedot ja suodata Consent To Email arvoon Yes.

Voinko muuttaa asiakkaan sähköpostilupaa? Et. Se tulee varauslomakkeen uutiskirjeruudusta ja muuttuu vain, kun samalla sähköpostilla varataan uudelleen.

Usea henkilö varaa samalla sähköpostilla — voinko pitää heidät erillään? Et. Yksi sähköposti on yksi asiakas; he tarvitsevat eri sähköpostiosoitteet ollakseen erillisiä asiakkaita.

Miten teen varauksen vakioasiakkaalle? Avaa asiakas, valitse toimipiste vasemman valikon Toimipiste-valitsimesta ja paina Varaa asiakkaalle; asiakkaan tiedot täytetään puolestasi.

Mistä löydän yhden asiakkaan kaikki varaukset? Avaa asiakas ja vieritä kohtaan Tilaushistoria — se kattaa kaikki toimipisteet ja päivät.

Poistin asiakkaan — katosivatko hänen varauksensa? Eivät. Vain asiakastietue poistetaan; varaukset säilyvät, ja uusi tietue luodaan, jos henkilö varaa uudelleen.

Voinko avata useita asiakkaita välilehtiin? Kyllä. Ctrl-napsauta (Macissa Cmd-napsauta) riviä tai napsauta sitä hiiren keskipainikkeella, tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja avaa se uuteen välilehteen.

Hakuni on yhä tallessa, kun palaan listaan — miksi? Asiakaslista tallentaa haun, sirut, lajittelun ja sivun sivun osoitteeseen. Tyhjennä hakukenttä tai valitse valikosta Asiakkaat, niin aloitat alusta.

Voivatko Varaushenkilöstö-roolin käyttäjät lisätä tai poistaa asiakkaita? He voivat lisätä ja muokata asiakkaita mutta eivät poistaa niitä: roskakorikuvake näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeus poistaa asiakkaita, kuten omistajille ja jäsenille.

Miten valitsen kaikki asiakkaan varaukset Tilaushistoriassa? Valitse otsikkorivin valintaruutu, niin nykyinen sivu valitaan, ja paina sitten listan yläpuolella olevan rivin Valitse kaikki {count}, niin kaikki asiakkaan varaukset valitaan.