Muokkaa vahvistusviestiä, sen painikkeita ja muistutuksia

Kaikkia asiakkaillesi lähteviä automaattisia sähköposteja muokataan yhdessä paikassa: vasemman valikon Asetukset ja sitten Sähköpostit-välilehti (sen nimi oli aiemmin Sähköpostiasetukset). Tarvitset roolin, jolla voi muuttaa asetuksia, esimerkiksi tilin omistajan tai jäsenen. Katselijat eivät näe tätä välilehteä.

Pohjat koskevat koko tiliä. Toimipisteillä ei ole omaa sähköpostivälilehteä. Voit silti lähettää eri viestejä eri toimipisteisiin valitsemalla toimipisteet kullekin viestille (katso ”Eri viestiteksti eri toimipisteille” alempana).

Missä viestit ovat: Oletusviestit ja Omat viestisi

Sähköpostit-välilehdellä on kaksi luetteloa.

Oletusviestit, joita hallintasovellus kuvaa näin: ”(Vakiomuotoisia viestejä, jotka Rentalbuddy on osittain luonut valmiiksi).” Luettelossa on kaksi viestiä, ja kolmas, jos myyt jäsenyyksiä:

Varausvahvistus. Sen Laukaisin on Kun varaus luodaan.
Maksuviesti. Sen Laukaisin on Kun lasku luodaan. Se lähtee, kun lähetät asiakkaalle varauksen maksulinkin, ja siinä näkyy tämän avoimen linkin summa.
Jäsenyysvahvistus, joka lähetetään, kun asiakas ostaa jäsenyyden. Se näkyy vasta, kun jäsenyydet on otettu käyttöön.

Voit muokata oletusviestien tekstiä ja lohkoja. Et voi poistaa niitä käytöstä, rajata niitä tiettyihin toimipisteisiin, monistaa niitä tai poistaa niitä. Niiden Aktiivinen- ja Toiminnot-sarakkeet ovat tarkoituksella tyhjiä, ja vahvistuksen asetuksena on aina Kaikki toimipisteet.

Omat viestisi, joita kuvataan näin: ”Luo omia automaattisia viestejä, jotka lähetetään järjestelmän eri tapahtumien perusteella.” Tässä luettelossa ovat muistutukset, kiitosviestit ja kaikki muut itse luomasi viestit. Jos myyt jäsenyyksiä, myös jäsenyysmuistutus (7 päivää ennen jäsenyyden päättymistä) on täällä. Jokaisella rivillä on Aktiivinen-kytkin ja kolme kuvakepainiketta: asetukset (ratas), monista (kopiointikuvake) ja poista (roskakori).

Jokaisella rivillä näkyvät Aihe, Laukaisin, Toimipiste ja omissa viesteissäsi Aktiivinen. Rivillä ei ole omaa nimeä, joten se näkyy aiherivinsä mukaan. Vahvistuksen löydät etsimällä laukaisimen Kun varaus luodaan.

Uusilla tileillä on yleensä valmiiksi yksi muistutus kohdassa Omat viestisi: ”{{name}}, varauksesi päättyy 30 minuutin kuluttua”, joka lähetetään 30 minuuttia ennen varauksen loppua asiakkaille, jotka ovat noutaneet. Kun otat jäsenyydet käyttöön, sinulle lisätään jäsenyysvahvistus ja muistutus 7 päivää ennen jäsenyyden päättymistä (katso jäsenyysopas).

Muokkaa vahvistusviestin tekstiä

Siirry kohtaan Asetukset → Sähköpostit.
Etsi kohdasta Oletusviestit rivi, jonka Laukaisin on Kun varaus luodaan.
Napsauta riviä (puhelimessa napauta Sähköpostin sisältö). Muokkain avautuu vasemmalle, ja oikealla näkyy reaaliaikainen Sähköpostin esikatselu.
Tee muutokset ja paina muokkaimen alareunan Tallenna.

Muokkaimessa on ylhäältä alkaen:

Käännöspainike (vain kun asiakkaat voivat varata useammalla kuin yhdellä kielellä). Sen vasen osa näyttää suunnan, esimerkiksi EN → Kaikki. Napsauta sitä ja valitse Kielestä (kieli, josta käännetään; oletuksena pääkielesi, mutta voit valita minkä tahansa tarjoamasi kielen, esimerkiksi jos kirjoitit ruotsinkielisen tekstin ensin) ja Kielelle (Kaikki kielet tai yksi kieli). Paina sitten Käännä. Valittujen kielten teksti korvataan; jos käännät toisesta kielestä pääkieleesi, saat varoituksen "Korvaa pääkielesi (Englanti) tekstin." (pääkielesi nimellä). Jos Kielestä-kielellä ei vielä ole tekstiä, saat ilmoituksen "Ei käännettävää tekstiä kielellä Ruotsi" (kyseisen kielen nimellä). Ennen kääntämistä Rentalbuddy tarkistaa, onko tekstiä kirjoitettu väärän kielen kenttään, ja jos löytyy, kysyy asiaa ikkunassa Jotkin tekstit näyttävät olevan toisella kielellä (katso asiakaspolkuopas). Tarkista tulos ja paina sitten Tallenna. Kielestä-valintaasi ei muisteta käyntikertojen välillä.
Sähköpostin aihe, jossa on kielivalitsin ja + Variable -pudotusvalikko, joka lisää paikkamerkkejä.
Logo, päälle/pois-kytkin. Kuva on logo, jonka olet ladannut kohdassa Asetukset → Tili (kentän nimi on Logo (kuvan URL), mutta kyse on tiedoston latauksesta). Käytä PNG- tai JPEG-muotoa. SVG hyväksytään, mutta useimmat sähköpostiohjelmat näyttävät sen rikkinäisenä kuvana, ja joillakin ohjelmilla on ongelmia myös WebP:n kanssa. Jos logoa ei ole ladattu, viestissä näkyy harmaa paikkamerkki.
Viestit: kaksi tekstilohkoa, kummallakin oma kytkin ja kielivalitsin. Johdantoteksti on ylin kappale, ja yleensä juuri sitä tarkoitetaan ”vahvistustekstillä”. Lopetusteksti on alin kappale. Kummankin tekstityökalurivillä on + Variable -valikko.
Painikkeet: yksi rivi painiketta kohden, jossa on tekstikenttä (asiakkaan näkemä teksti) ja kytkin. Osion yläreunan kielivalitsin määrää, minkä kielen tekstejä muokkaat. Katso seuraava osio: rivien nimet ovat harhaanjohtavia.
Lohkot ilman tekstiä: pelkät kytkimet lohkoille Asiakastiedot, Tilausnumero, Varauksen tiedot, Reittiohjeet – Toimipiste ja Yhteystiedot – Toimipiste. Jäsenyysviesteissä näkyy Jäsenyyden tiedot lohkon Varauksen tiedot sijaan.

Viestin painikkeet: varauksen aloitus, päättäminen ja pidentäminen

Asiakkaat eivät saa PIN-koodiaan sähköpostilla. Vahvistuksessa ei ole koodia, eikä ennen varausta lähetetä erillistä ”koodiviestiä”. Asiakkaat painavat vahvistuksen Aloita varaus -painiketta, joka avaa heidän varaussivunsa, jolla koodi näkyy. PIN-koodiopas kertoo, milloin koodi tulee sinne näkyviin. Miehittämättömässä toimipisteessä tämä painike on siis asiakkaan tie lukolle.

Katso tekstikenttää, älä rivin nimeä. Painikkeet-osiossa rivi nimeltä Ennen varausta sisältää painikkeen, jonka asiakkaat näkevät tekstillä Aloita varaus. Rivi nimeltä Aloita varaus sisältää painikkeen, jonka asiakkaat näkevät tekstillä Ennen varausta. Se, mitä kirjoitat rivin tekstikenttään, on täsmälleen se, mitä asiakkaat näkevät painikkeessa.

Rivin nimi hallintasovelluksessa	Asiakkaan näkemä teksti (ellet muuta sitä)	Mihin se vie	Uusilla tileillä
Ennen varausta	Aloita varaus	Asiakkaan varaussivulle, jolla koodi on	Päällä
Aloita varaus	Ennen varausta	Samalle varaussivulle	Pois
Päätä varaus	Päätä varaus	Palautusvaiheeseen	Päällä
Pidennä varausta	Pidennä varausta	Vuokrauksen pidentämiseen	Toimipisteen asetuksen mukaan (katso alla)
Siirrä aloitusaikaa	Siirrä aloitusaikaa	Aloitusajan siirtämiseen	Toimipisteen asetuksen mukaan (katso alla)

Kaksi ensimmäistä painiketta avaavat saman sivun. Ne eroavat vain ulkonäöltään: ensimmäinen on täytetty teemavärilläsi, toisessa on pelkkä reunaviiva. Useimmat vuokraamot pitävät käytössä vain toisen niistä.

Itsepalvelu- eli miehittämättömät toimipisteet: pidä päällä painike, jonka asiakkaat näkevät tekstillä ”Aloita varaus”. Se on rivi nimeltä Ennen varausta. Jos kaksi ensimmäistä riviä ovat molemmat pois päältä, asiakkailla ei ole mitään keinoa päästä koodiinsa viestistä.
Vain miehitettyjä toimipisteitä: vahvistus on yhteinen koko tilille, eikä se tiedä, mitkä toimipisteet ovat miehitettyjä. Jos yksikään toimipisteesi ei ole itsepalvelu, kytke pois rivit Ennen varausta, Aloita varaus ja Päätä varaus. Muuten asiakkaasi saavat painikkeita, jotka vievät sivulle, jolla ei ole avattavaa lukkoa.
Sekä miehitettyjä että itsepalvelutoimipisteitä: painikkeet näkyvät myös miehitettyjen toimipisteiden viesteissä. Pidä ne päällä itsepalveluasiakkaiden vuoksi ja harkitse painiketekstiä, joka sopii molempiin, esimerkiksi ”Varauksesi”.

Pidennä varausta (aiemmin Prolong booking) ja Siirrä aloitusaikaa noudattavat kunkin toimipisteen omaa asetusta, eivät tämän kohdan kytkintä. Asetukset ovat Näytä Pidennä varausta -painike ja Näytä Siirrä aloitusaikaa -painike Asiakaspolku-välilehden kortissa Tärkeimmät asetukset, joko toimipisteessä tai koko tilille. Kun toimipisteellä on asetus päällä, painike näkyy toimipisteen viesteissä, vaikka olisit kytkenyt sen tässä pois. Kun asetus on pois, painike ei näy koskaan. Pidennä varausta jätetään pois myös varauksista, joihin sisältyy tapahtuma. Esikatselu näyttää vain tämän kohdan kytkimet, joten se voi poiketa siitä, mitä tietyn toimipisteen asiakkaat saavat.

Maksuviestissä on sen sijaan Maksa-painike. Sen oletusteksti on ”Napsauta tästä maksaaksesi” ja perässä summa.

Lohkot ilman tekstiä: asiakastiedot, varauksen tiedot, reittiohjeet, yhteystiedot

Näihin lohkoihin et kirjoita tekstiä:

Asiakastiedot tulostaa asiakkaan nimen, osoitteen, postinumeron, postitoimipaikan, maan ja puhelinnumeron.
Tilausnumero tulostaa varausnumeron.
Varauksen tiedot tulostaa alkamis- ja päättymisajan (tuotevarauksissa), jokaisen tuotteen määrineen ja hintoineen, mahdollisen alennuskoodin, ALV:n ja kokonaissumman.
Reittiohjeet – Toimipiste on painike, jonka teksti on kiinteästi ”Reittiohjeet” kullakin kielellä. Se avaa kartan toimipisteen koordinaateissa tai, jos koordinaatteja ei ole asetettu, sen osoitteessa ja paikkakunnalla.
Yhteystiedot – Toimipiste tulostaa ”Toimipiste:” sekä toimipisteen paikkakunnan ja osoitteen, ja sitten ”Yhteystiedot:” sekä puhelinnumeron ”or” sähköpostin. Tiedot tulevat toimipisteen Toimipisteen asetukset -välilehden kortista Sijainti ja yhteystiedot (Puhelinnumero, Yhteyssähköposti). Kortti muistuttaa: ”Asiakkaasi näkevät toimipisteen sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron varauksessa ja vahvistussähköposteissaan.”

Jos toimipisteelle ei ole tallennettu puhelinnumeroa tai sähköpostia, asiakkaat näkevät viestissään kirjaimellisesti ”[Site Phone]” tai ”[Site Email]”. Toimipisteitä ei voi enää tallentaa ilman niitä, mutta vanhemmilta toimipisteiltä ne voivat yhä puuttua; hallintasovellus merkitsee ne. Opas asiakkaista, jotka ottavat yhteyttä Rentalbuddyyn sinun sijastasi, kertoo, miksi tällä on väliä ja mitä muuta kannattaa tarkistaa.

Viestien painike- ja korostusvärit noudattavat toimipisteen Varauksen teemaväri -asetusta sen Varauskokemus-välilehdellä.

Käytettävät muuttujat

Lisää muuttujia + Variable -valikolla aiheeseen tai viestiteksteihin. Voit myös kirjoittaa niitä painiketeksteihin. Ne täytetään, kun viesti lähetetään:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

[First name] ja [Customer name] antavat molemmat vain etunimen. Koko nimeä varten käytä [Customer name] ja sen perään [Customer surname].
[Custom checkout fields] lisää asiakkaan vastaukset omiin kassakysymyksiisi lyhyenä luettelona. Se kattaa vain kassakysymykset, ei ennen avausta tai palautuksessa esitettäviä kysymyksiä. Laita se viestitekstiin, älä aiheeseen.
[Site phone] jää tyhjäksi, jos toimipisteelle ei ole tallennettu puhelinnumeroa.
Päivämäärät ja kellonajat noudattavat tilin Ajan näyttötapa -asetusta (12hr tai 24hr, kohdassa Asetukset → Tili): päivämäärä ja kellonaika näkyvät muodossa 2026-07-04 14:30 tai 12 tunnin kellolla 2026-07-04 02:30 PM (aina kaksinumeroisena, siis 09:05 AM). [Booking Date] antaa aloituspäivän ja aloitusajan; [Booking start time] ja [Booking end time] antavat pelkän kellonajan.

Viestien kielet, myös suomi, portugali, italia ja kroatia

Jokaisesta tekstistä on yksi versio kutakin asiakaskieltä kohden. Tarjottavat kielet ovat tilin Varauksen oletuskielet (tili) kohdassa Asetukset → Kieli. Asiakkaat voivat varata ja saada viestit kahdellatoista kielellä: hallintasovelluksen yhdeksällä kielellä (suomi mukaan lukien) sekä portugaliksi, italiaksi ja kroatiaksi. Jokaisen viestitekstin voi kirjoittaa niillä kaikilla. Portugali on eurooppalaista portugalia.

Minkä kielen asiakas saa: sen, jonka hän oli valinnut varausikkunassa varausta tehdessään.
Puuttuvat käännökset: jos tekstistä ei ole versiota asiakkaan kielellä, käytetään englanninkielistä versiota, ja jos englantiakaan ei ole, sitä kieltä, joka on olemassa. Sama koskee aihetta, joten täytä aihe jokaiselle tarjoamallesi kielelle. Viestin kiinteät tekstit (Alkaa, Päättyy, ALV, Yhteensä, Toimipiste, Yhteystiedot) on käännetty kaikille kahdelletoista varauskielelle.
Portugali vakioteksteissä: viestiteksteissä, jotka Rentalbuddy täyttää puolestasi, on portugalinkielinen versio. Itse uudelleen kirjoittamallasi tekstillä ei ole portugalinkielistä versiota ennen kuin lisäät sellaisen (käsin tai Käännä-painikkeella); siihen asti portugalinkieliset asiakkaat saavat englanninkielisen tekstisi.
Hallintasovelluksessa luomasi varaukset saavat viestinsä sillä kielellä, joka varausikkunassa oli näkyvissä, kun viimeistelit varauksen. Ikkuna avautuu yleensä omalla hallintakielelläsi, jos asiakkaat voivat varata sillä, muuten selaimesi kielellä tai englanniksi. Vaihda varausikkunan yläreunasta asiakkaan kieli ennen kuin viimeistelet varauksen.
Kopiot omalle tiimillesi (katso alla) tulevat asiakkaan kielellä.

Luo muistutus tai seurantaviesti

Siirry kohtaan Asetukset → Sähköpostit.
Paina kohdassa Omat viestisi Luo viesti. Valintaikkunan nimi on Luo varausviesti.
Jos myyt jäsenyyksiä, valitse ensin Mihin tämä viesti liittyy?: Varaus tai Jäsenyys.
Täytä Sähköpostin aihe jokaiselle kielelle.
Valitse Milloin viesti lähetetään?: Kun varausvahvistus lähetetään, Ennen varauksen alkua, Ennen varauksen loppua, Varauksen alun jälkeen tai Varauksen lopun jälkeen. Jäsenyysviesteissä vaihtoehdot ovat Ennen jäsenyyden päättymistä ja Jäsenyyden päättymisen jälkeen.
Ajastetuissa vaihtoehdoissa aseta Kuinka paljon ennen tai jälkeen? kentillä Määrä ja Aikayksikkö (Tunnit, Minuutit tai Päivät).
Jätä Kaikki toimipisteet päälle tai kytke se pois ja valitse Toimipisteet.
Aseta Varauksen tila. Älä ohita tätä vaihetta (katso seuraava osio).
Aseta Varauksen tyyppi: Tuotevaraus, Tapahtumavaraus tai molemmat.
Jätä Aktiivinen päälle ja paina Tallenna.
Napsauta luettelon uutta riviä ja kirjoita varsinainen sisältö. Luontiikkunassa asetetaan vain säännöt, ei tekstiä.

Jos haluat myöhemmin muuttaa sääntöjä, käytä rivin ratasta. Se avaa ikkunan Varausviestin asetukset, jossa voit muuttaa kaikkea paitsi aihetta; aihetta muokataan avatulla rivillä.

Ajastetut viestit lasketaan toimipisteen aikavyöhykkeellä varauksen alusta tai lopusta.

Varauksen tila: asetus, joka estää muistutusten lähtemisen

Tämä on yleisin syy tilanteeseen ”tein muistutuksen, mutta se ei koskaan lähtenyt”.

Varauksen tila on suodatin sille, kuka viestin saa. Viesti lähtee vain, jos varauksen tila lähetyshetkellä on jokin valitsemistasi. Jos jätät Varauksen tila -kohdan tyhjäksi, viestiä ei koskaan lähetetä tuotevarauksille. Tyhjä ei tässä tarkoita ”mikä tahansa tila”. Se on päinvastoin kuin Toimipisteet-kohdassa, jossa tyhjä (tai päällä oleva Kaikki toimipisteet) tarkoittaa kaikkia toimipisteitä.

Vaihtoehdot ovat:

Noutamatta – esivaihe vaaditaan: ei vielä noudettu, toimipisteessä, jossa asiakkaiden on suoritettava vaihe ennen noutoa.
Valmis noudettavaksi: varattu eikä vielä noudettu. Tämä on tulevan varauksen tavallinen tila.
Noudettu: asiakas on noutanut.
Palautettu: vuokraus on päättynyt.

Sovita tila ajankohtaan:

Ennen varauksen alkua: valitse Valmis noudettavaksi sekä Noutamatta – esivaihe vaaditaan, jos toimipisteessä on esivaihe ennen avausta. Pelkällä Noudettu-tilalla viesti ei voi koskaan lähteä, koska kukaan ei ole vielä noutanut.
Ennen varauksen loppua: yleensä Noudettu.
Varauksen lopun jälkeen (kiitos, arvostelupyyntö): yleensä Palautettu. Lisää myös Noudettu, jos asiakkaasi eivät aina suorita palautusvaihetta.
”Muista palauttaa” -muistutus varauksen lopun jälkeen: vain Noudettu, jotta se tavoittaa asiakkaat, jotka noutivat mutta eivät koskaan palauttaneet.

Varauksen tyyppi toimii samoin: jos tyyppiä ei ole valittu, viesti ei vastaa yhtään varausta. Varaukset, joihin sisältyy tapahtuma, lasketaan Tapahtumavaraus-tyypiksi, kaikki muut Tuotevaraus-tyypiksi. Luontiikkuna valitsee puolestasi Tuotevaraus, mutta jättää Varauksen tila -kohdan tyhjäksi. Siksi yllä oleva varoitus on tärkeä.

Kaksi muuta asiaa estää viestin:

Aktiivinen-kytkin. Sen työkaluvihje sanoo sen suoraan: ”Jos Aktiivinen on pois päältä, tätä viestiä ei lähetetä asiakkaille.”
Toimipisteet: jos varauksen toimipistettä ei ole valittu, viestiä ei lähetetä kyseiselle varaukselle.

Lähetä lisäviesti vahvistuksen yhteydessä

Vaihtoehto Kun varausvahvistus lähetetään lähettää viestisi heti varausvahvistuksen jälkeen ilman viivettä. Se sopii järjestyssääntöihin, toimipistekohtaisiin ohjeisiin tai toiseen kieleen.

Se ei huomioi Varauksen tila -asetusta, koska asiakas ei ole voinut vielä noutaa.
Se noudattaa asetuksia Aktiivinen, Toimipisteet ja Varauksen tyyppi.
Se lähtee kerran varausta kohden. Vahvistuksen lähettäminen myöhemmin uudelleen ei lähetä sitä toista kertaa.
Sitä ei lähetetä jäsenyysostoista.

Mitä muistutuksille tapahtuu, kun varaukset tai viestit muuttuvat

Muistutukset ajastetaan, kun varaus tehdään. Jos lähetyshetki on siinä vaiheessa jo ohi, viestiä ei yksinkertaisesti ajasteta, eikä siitä näy mitään. ”2 tuntia ennen alkua” -muistutus ei tee mitään varaukselle, joka tehdään 90 minuuttia ennen alkua. Tämä on tarkoituksellista.
Uusi viesti koskee olemassa olevia varauksia, jotka ovat aktiivisia ja joiden alkamisaika on luontihetkellä vielä tulevaisuudessa. Se ei liity jo käynnissä oleviin vuokrauksiin.
Muistutukseen tehdyn muutoksen tallentaminen (myös Aktiivinen-kytkimen vaihtaminen) ajastaa sen uudelleen varauksille, jotka eivät ole vielä alkaneet. Jo käynnissä olevat vuokraukset menettävät muistutuksen odottavan lähetyksen, eikä sitä ajasteta uudelleen. Vältä ”ennen varauksen loppua” -muistutuksen muuttamista kiireisen päivän keskellä.
Varauksen siirtäminen tai sen aikojen muuttaminen Täysi muokkaus -toiminnolla siirtää sen odottavia muistutuksia. Jos uusi ajankohta on jo ohi, muistutus merkitään tilaan Epäonnistui.
Varauksen pidentäminen (sinun tai asiakkaan tekemänä) ei siirrä niitä: ennen varauksen päättymistä ajastettu muistutus lähetetään yhä alkuperäisen päättymisajan mukaan.
Peruttu varaus näyttää edelleen ajastetut muistutuksensa. Ne muuttuvat tilaan Epäonnistui, kun niiden aika tulee, eikä mitään lähetetä.
Viestin poistaminen poistaa sen odottavat lähetykset.
Jäsenyysmuistutukset ajastetaan jäsenyyskohtaisesti. Luomasi tai muuttamasi jäsenyysmuistutus saattaa tavoittaa vain jäsenyydet, jotka ostetaan tai joita muutetaan sen jälkeen.

Näe varauksen ajastetut ja lähetetyt viestit

Avaa varaus ja paina ylhäältä Viestit. Lähetetyt viestit -luettelo näyttää kaikki varauksen viestit, myös muistutukset, joita ei ole vielä lähetetty. Niiden tila on Odottaa, ja Lähetetty-sarake on tyhjä. Tyyppi-sarake kertoo, mikä kukin rivi on ja milloin se lähtee:

Varauskuitti: varausvahvistus.
Maksu: maksuviesti.
Jäsenyysvahvistus.
Kun varausvahvistus lähetetään: jokin omista viesteistäsi, joka lähtee vahvistuksen yhteydessä.
Rivi kuten Muistutus 30 minuuttia ennen varauksen loppua: jokin ajastetuista viesteistäsi.
Rivi, jonka lopussa on (lähetetty uudelleen): tästä luettelosta uudelleen lähetetty kopio, jolla on oma toimitustilansa.

Vastaanottaja-sarake näyttää, kenelle kukin viesti lähtee. Odottava muistutus näyttää sääntönsä (esimerkiksi Muistutus 30 minuuttia ennen varauksen loppua), ei kellonaikaa: laske lähetysaika varauksen alku- tai loppuajasta.

Mitä kukin toimitustila tarkoittaa ja miten viestin voi lähettää uudelleen, kerrotaan oppaassa asiakkaista, jotka sanovat, ettei vahvistusviestiä tullut.

Eri viestiteksti eri toimipisteille

Viestin Toimipisteet-asetus ei muuta sen sanamuotoa. Se ratkaisee vain, mihin toimipisteisiin viesti liittyy. Näin annat yhdelle toimipisteelle eri sanamuodon jossakin omista viesteistäsi:

Paina viestin kopiointikuvaketta (Monista) kohdassa Omat viestisi. Kopion aiheeseen lisätään ”(copy)”, ja se on aluksi pois päältä.
Avaa kopio rattaasta, kytke Kaikki toimipisteet pois ja valitse vain kyseinen toimipiste.
Avaa alkuperäinen, kytke Kaikki toimipisteet pois ja valitse kaikki muut toimipisteet.
Muokkaa kopion tekstiä ja kytke se Aktiivinen-tilaan.

Älä jätä molempia viestejä kattamaan samaa toimipistettä, tai sen asiakkaat saavat molemmat.

Varausvahvistusta ei voi monistaa eikä rajata toimipisteisiin. Sen toimipistekohtaiset osat ovat automaattisia: reittiohjeet, yhteystiedot, värit ja toimipisteen nimi aiheessa. Jos haluat lisätekstiä vain joihinkin toimipisteisiin, luo kohtaan Omat viestisi viesti, jonka ajankohta on Kun varausvahvistus lähetetään, ja valitse nuo toimipisteet. Se saapuu heti vahvistuksen jälkeen.

Mitkä viestit lähtevät, kun varausta muutetaan tai pidennetään

Asiakas pidentää tai siirtää varausta ja maksaa erotuksen: hän saa varausvahvistuksen uudelleen, ja siinä näkyvät uudet ajat ja summa. Erillistä ”varaus muuttunut” -viestiä ei ole.
Luot, muokkaat tai pidennät varausta hallintasovelluksessa: mitään ei lähetetä automaattisesti. Kun maksettavaa ei ole jäljellä, sinulta kysytään Lähetä vahvistusviesti vaihtoehdoin Kyllä ja Ei. Sinulta kysytään myös sen jälkeen, kun olet kirjannut tai ohittanut maksun samassa kulussa. Kyllä lähettää vahvistuksen, kopiot tiimillesi ja ne Kun varausvahvistus lähetetään -viestit, joita varaus ei ole vielä saanut. Ei ei lähetä mitään.
Siirretyn tai muokatun varauksen muistutukset siirtyvät automaattisesti uusiin aikoihin. Pidennyksen jälkeen ne säilyttävät alkuperäiset aikansa.
Maksuviestin voi lähettää vain, kun varauksella on avoin maksulinkki. Kohdassa Viestit → Lähetä uusi viesti valinta Maksuviesti on harmaana tekstillä "Luo ensin Stripe-maksu", kun maksettavaa ei ole jäljellä, ja samoin Lähetä uudelleen maksuviestirivillä. Lähettääksesi maksuviestin rekisteröi Maksulinkki Stripe kohdasta Uusi maksu varauksen Maksu-osiossa; se lähettää maksuviestin.

Testivaraukset: vain vahvistus

Toimipisteen sivun yläpalkin painikkeella Tee testivaraus (Tallenna-painikkeen vieressä) tehty varaus saa vahvistusviestinsä eikä mitään sen jälkeen: ei muistutuksia eikä Kun varausvahvistus lähetetään -viestejä. Vahvistuksen aihe alkaa [TEST] (espanjaksi [PRUEBA], portugaliksi [TESTE], suomeksi [TESTI]), ja viestin alussa on rivi, jonka mukaan kyseessä on yrityksen itse tekemä testivaraus, joka perutaan automaattisesti eikä rahaa pidätetä. Kopiot tiimillesi lähtevät tavalliseen tapaan, joten näet täsmälleen, mitä asiakkaat saavat. Itse testivarauksen toiminta kuvataan käyttöönoton tarkistuslistan oppaassa.

Lähettäjän nimi ja vastaukset

Lähettäjää ei voi muuttaa. Viestit tulevat Rentalbuddyn no-reply-osoitteesta noreply@rentalbuddy.io, ja lähettäjän nimenä on RentalBuddy, ei yrityksesi nimi. Niissä ei myöskään ole vastausosoitetta, joten asiakas, joka painaa Vastaa, kirjoittaa no-reply-osoitteeseen, etkä näe viestiä koskaan.

Anna asiakkaille todellinen tapa tavoittaa sinut: pidä Yhteystiedot – Toimipiste päällä ja täytä toimipisteen puhelinnumero ja sähköposti. Voit myös lisätä yhteystietosi kohtaan Lopetusteksti. Opas asiakkaista, jotka ottavat yhteyttä Rentalbuddyyn sinun sijastasi, käy läpi kaikki paikat, joissa yhteystietojesi pitäisi olla.

Mitä viestit eivät osaa: liitteet, ehdot, kuitit, tekstiviestit

Ei liitteitä. Et voi liittää PDF:ää ehdoistasi, järjestyssäännöistä tai mistään muusta.
Ei ehtolohkoa. Varaus- ja vuokrausehdot, jotka asiakkaat hyväksyvät kassalla, eivät koskaan näy viesteissä. Järjestyssääntöjä varten laita teksti tai linkki verkkosivustollesi kohtaan Johdantoteksti tai Lopetusteksti, tai Kun varausvahvistus lähetetään -viestiin. Jos haluat asiakkaiden aktiivisesti hyväksyvän säännöt ennen avausta, käytä Asiakaspolku-välilehden ennen avausta -vaihetta (katso asiakaspolkuopas).
Ei erillistä kuittia. Varausvahvistus Varauksen tiedot -lohkoineen on varausasiakirja. Korttimaksujen kuitit tulevat Stripeltä, eivät Rentalbuddylta (katso opas siitä, mitä tehdään Rentalbuddyssa ja mitä Stripessä).
Ei tekstiviestejä. Sähköposti on ainoa kanava.

Vahvistuksen kopiot omalle tiimillesi

Vain varausvahvistus kopioidaan sinulle, ja kopiot ovat oletuksena käytössä. Osoitteet ovat kohdassa Asetukset → Tili → Yhteyssähköposti (”Lisää yksi tai useampi osoite. Varausvahvistusten kopiot lähetetään jokaiseen osoitteeseen, kun toiminto on käytössä.”). Hallitse niitä painikkeilla Lisää yhteyssähköposti ja Poista yhteyssähköposti. Osoitteiden alla olevan kytkimen nimi on Lähetä kopiot varausvahvistuksista osoitteeseen Yhteyssähköposti.

Jokainen osoite saa oman kopionsa, jonka aiheen edessä on ”Copy:”. Kopiot lähtevät myös, kun lähetät varaukselta uuden vahvistuksen. Muistutuksia, maksuviestejä ja jäsenyysviestejä ei koskaan kopioida. Toimipistekohtaista erillistä ilmoitusosoitetta ei ole.

Viestit, jotka Rentalbuddy lähettää sinulle eikä asiakkaille

Ongelmailmoitukset englanniksi: kun lukko ei pysty luomaan PIN-koodeja tai lukkoyksikkö on offline-tilassa ja sen varaus alkaa 12 tunnin sisällä, Rentalbuddy lähettää viestin Yhteyssähköposti-osoitteisiisi (tai, jos niitä ei ole asetettu, käyttäjille, jotka voivat hallita käyttäjiä), esimerkiksi "Lock 12 at Beach cannot create PIN codes: a booking starts soon". Enintään yksi tällainen viesti tiliä kohden päivässä. Ongelmista, joihin ei liity näin pian alkavaa varausta, ei toistaiseksi lähetetä viestiä, eikä myöskään katkenneesta Igloohome-yhteydestä: ne näkyvät Etusivu-sivulla ja Lukot-välilehdellä. Lisätiedot ovat lukkojen yhdistämistä ja hallintaa käsittelevässä oppaassa.
Kiuasviestit: jos käytät Harvia-kiukaita, kiuasmuistutukset ja vikailmoitukset kuvataan Harvia-oppaassa.
Käyttäjäkutsut ja roolimuutokset kuvataan käyttäjä- ja roolioppaassa.

Viestin esikatselu

Muokkaimen oikealla puolella on reaaliaikainen Sähköpostin esikatselu, joka päivittyy kirjoittaessasi jo ennen tallentamista. Siinä on kielivalitsin ja kaksi leveyspainiketta, Työpöytäleveys ja Mobiilileveys. Puhelimessa paina Näytä esikatselu nähdäksesi sen.

Esikatselu käyttää esimerkkitietoja: esimerkkiyritystä, -asiakasta ja -varausta sekä logosi tilalla paikkamerkkiä. Se näyttää painikkeet sen mukaan, miten olet ne tässä kytkenyt. Muista, että oikeassa viestissä Pidennä varausta ja Siirrä aloitusaikaa noudattavat kunkin toimipisteen asetusta.

Usein kysytyt kysymykset

Muistutukseni ei koskaan lähtenyt. Miksi? Avaa sen asetukset ja tarkista ensin Varauksen tila, koska tyhjä tarkoittaa ei koskaan. Tarkista sitten Aktiivinen, Varauksen tyyppi ja Toimipisteet. Jos varaus tehtiin vasta lähetyshetken jälkeen, muistutusta ei ajastettu.

Lähteekö muistutus, jos asiakas varaa alle 2 tuntia ennen alkua? Ei. ”2 tuntia ennen alkua” -muistutus ajastetaan vain, jos se hetki on varausta tehtäessä vielä tulevaisuudessa.

Asiakas pidensi varausta, mutta ”30 minuuttia jäljellä” -muistutus tuli vanhaan aikaan. Pidennys ei siirrä varauksen ajastettuja muistutuksia, joten ennen varauksen päättymistä ajastettu muistutus noudattaa yhä alkuperäistä päättymisaikaa. Varauksen siirtäminen siirtää myös muistutukset.

Missä muokkaan vahvistustekstiä? Asetukset → Sähköpostit → rivi, jonka laukaisin on Kun varaus luodaan → napsauta sitä → Johdantoteksti.

Aloita varaus- ja Päätä varaus -painikkeet eivät tee mitään miehitetyssä toimipisteessämme. Vahvistus on yhteinen kaikille toimipisteillesi. Jos yksikään niistä ei ole itsepalvelu, kytke pois rivit Ennen varausta, Aloita varaus ja Päätä varaus.

Laitoin ”Aloita varaus” -kytkimen päälle, mutta asiakkaat näkevät edelleen ”Ennen varausta”. Hallintasovelluksen rivien nimet ovat ristissä. Rivi nimeltä Ennen varausta on se, jonka asiakkaat näkevät tekstillä ”Aloita varaus”, joten tarkista kunkin kytkimen vieressä oleva tekstikenttä.

Miten saan puhelinnumeroni vahvistukseen? Täytä Puhelinnumero ja Yhteyssähköposti toimipisteen Toimipisteen asetukset -välilehdellä ja pidä Yhteystiedot – Toimipiste päällä. Muuten asiakkaat näkevät ”[Site Phone]”.

Voinko lähettää eri vahvistuksen eri toimipisteille? Et eri vahvistusta. Lisää viesti, jonka ajankohta on Kun varausvahvistus lähetetään, rajattuna kyseiseen toimipisteeseen, niin se saapuu heti vahvistuksen jälkeen.

Miksi viesti tulee RentalBuddylta eikä meiltä, ja minne vastaukset menevät? Lähettäjä on aina Rentalbuddyn no-reply-osoite, eivätkä vastaukset tavoita sinua. Laita yhteystietosi sen sijaan viestiin.

Tein testivarauksen ja sain vahvistuksen mutta en muistutusta. Näin on tarkoitettu: toiminnolla Tee testivaraus tehdyt testivaraukset saavat vain vahvistuksen, jonka aiheen alussa on [TEST] (suomeksi [TESTI]).

Miksi "Maksuviesti" on harmaana kohdassa Lähetä uusi viesti? Varauksella ei ole mitään maksettavaa jäljellä, joten lähetettävää avointa maksulinkkiä ei ole. Luo sellainen valinnalla Uusi maksu → Maksulinkki Stripe; se lähettää maksuviestin.

Voivatko asiakkaat saada viestinsä portugaliksi? Kyllä. Portugali on yksi kahdestatoista varauskielestä. Ota se käyttöön kohdassa Varausnäkymässä näytettävät kielet ja lisää portugalinkieliset versiot itse kirjoittamistasi viestiteksteistä.

Milloin tämän varauksen muistutus lähtee? Avaa varaus ja paina Viestit. Odottava muistutus näyttää sääntönsä, kuten Muistutus 30 minuuttia ennen varauksen loppua, ei kellonaikaa; laske varauksen alku- tai loppuajasta.

Miksi sähköpostieni päivämäärät näkyvät muodossa 2026-07-04? Sähköpostit kirjoittavat päivämäärän kaikilla kielillä muodossa vuosi-kuukausi-päivä. Sen jälkeinen kellonaika noudattaa asetusta Ajan näyttötapa: 14:30 tai 12 tunnin kellolla 02:30 PM.

Miten näytän aloitusajan ilman päivämäärää? Käytä muuttujaa [Booking start time] (tai [Booking end time]). [Booking Date] antaa päivämäärän yhdessä aloitusajan kanssa.