Uuden vuokraamon tarkistuslista: tyhjästä tilistä ensimmäiseen oikeaan varaukseen

Vuokraamon käyttöönotto koskee monia näkymiä, ja järjestyksellä on väliä: useat vaiheet pysyvät lukittuina, kunnes aiempi on tehty. Tässä oppaassa on neljä osaa: Etusivu-sivun Opas ja mikä kunkin sen vaiheen kuittaa, koko käyttöönotto toimivassa järjestyksessä (myös se, mitä Opas ei tarkista), testivaraus oman varaussivusi kautta sekä lista, jonka käyt läpi ennen kuin kerrot asiakkaille olevasi auki.

Etusivun Opas: seitsemän vaihetta ja mikä kunkin kohdan kuittaa

Kun tiliäsi vielä perustetaan, Etusivu näyttää tekstin Tervetuloa Rentalbuddyyn!, lyhyen johdannon ja Opas-osion, jossa on edistymispalkki ja laskuri x/y valmis. Jokainen uusi tili saa tämän seitsemän vaiheen Oppaan, jonka ensimmäinen vaihe on Tili luotu. Ennen sitä luodut tilit pitävät seuraavassa luvussa kuvatun kuuden vaiheen Oppaan. Jokaisessa vaiheessa on yksi tai useampi kohta, ja osa kohdista on merkitty Valinnainen.

Johdannossa lukee ”Seuraa alla olevia vaiheita, niin voit alkaa ottaa vastaan varauksia. Edistymisesi tallentuu, joten voit keskeyttää ja jatkaa milloin haluat.” ja se kertoo, mistä saat apua: ”Onko kysyttävää? Kysy meiltä milloin tahansa alakulman painikkeesta.” (tai ”Tarvitsetko apua? Ohjeet löydät alakulman ohjepainikkeesta.”). Ilmaisen kokeilujakson aikana siihen lisätään ”Ilmaisen kokeilujakson aikana sinulta ei veloiteta mitään – valitset paketin, kun olet valmis ottamaan palvelun käyttöön.”

Vaiheet ja mikä kunkin kohdan kuittaa:

1. Tili luotu — Tili luotu on kuitattu alusta asti.
2. Toimipisteesi — ”Toimipiste, josta asiakkaat noutavat vuokraamansa tuotteen ja johon he palauttavat sen, esimerkiksi ranta, venesatama tai myymälä.”
   • Luo toimipiste: kuitataan, kun sinulla on toimipiste. Avaa ikkunan Lisää toimipiste (katso koko käyttöönoton vaihe 3 alla).
   • Lisää aukiolopäivät: kuitataan, kun vähintään yhdellä toimipisteellä on aktiivinen tai tuleva ajanjakso kohdassa Aukiolopäivät.
   • Lisää varauspainike verkkosivuillesi (valinnainen): kysyy ”Miten varauspainike tavoittaa asiakkaasi?” — Joku muu hoitaa verkkosivujani (saat linkin, jossa on asennusohjeet hänelle lähetettäväksi), Lisään sen verkkosivuilleni itse (ohjeet ovat toimipisteen Varauspainike-välilehdellä) tai Minulla ei ole verkkosivuja (käytä sen sijaan Rentalbuddyn varaussivua tai QR-koodia). Kuitataan, kun olet vastannut (valitse Toimipiste ja sitten Jatka), tai kun painike on havaittu käytössä verkkosivuillasi.
3. Mitä vuokraat — ”Se, mitä asiakkaat voivat varata, esimerkiksi kajakki, polkupyörä tai saunavuoro.”
   • Luo tuote: kuitataan, kun tilillä on vähintään yksi tuote.
   • Lisää kuva ja Lisää kuvaus (molemmat valinnaisia): kuitataan, kun jollakin tuotteella on kuva tai kuvaus.
4. Lukot ja pääsy — ”Asiakkaat avaavat lukon itse varauksensa avulla, joten henkilökunnan ei tarvitse olla paikalla.” Näytetään vain, kun sinulla on itsepalvelutoimipiste (tai ei vielä yhtään toimipistettä).
   • Yhdistä igloohome: näkyy vain, jos sinulla on Igloohome-lukkoja; kuitataan, kun Igloohome-tilisi on yhdistetty.
   • Lisää ja aktivoi lukko: kuitataan, kun vähintään yksi lukko on sijoitettu toimipisteeseen ja kytketty päälle (Aktiivinen).
   • Liitä tuote lukkoon: kuitataan, kun aktiivisella lukolla on tuote ja tapa saada PIN-koodeja.
5. Ota maksuja vastaan — ”Ota maksut verkossa ja määritä ehdot, jotka asiakkaat hyväksyvät.”
   • Yhdistä Stripe: kuitataan heti, kun Stripe ilmoittaa, että tilisi voi ottaa vastaan korttimaksuja, tai kun Poista Stripe-maksut käytöstä on päällä.
   • Lisää varaus- ja vuokrausehdot: kuitataan, kun jokainen aktiivinen toimipiste näyttää asiakkaille jonkin ehtotekstin (tilin tai oman).
   • Lisää ALV-kanta: näkyy vain, kun Stripe käsittelee maksusi; kuitataan, kun tilillä on vähintään yksi verokanta.
6. Testivaraus — ”Tee itse yksi varaus ja näe, mitä asiakkaasi näkevät.”
   • Tee testivaraus: kuitataan, kun olet tehnyt sellaisen ja se meni läpi; itsepalvelutoimipisteessä testivarauksen on lisäksi pitänyt kohdistua lukkoon. Katso alta ”Tee testivaraus”.
7. Aktivoi ja ota käyttöön — ”Valitse paketti, niin voit alkaa ottaa vastaan oikeita varauksia.”
   • Valitse paketti: kuitataan, kun tililläsi on paketti (korttitilauksessa: kun Stripe on käynnistänyt sen, eli ei silloin, kun aivan ensimmäinen maksu on vielä kesken), ja kuittaus pysyy: myöhemmin epäonnistunut maksu tai irtisanottu tilaus ei poista sitä.

Näin se toimii:

• Seuraava tehtävä on täytetty painike, jossa on kohdan nimi, esimerkiksi Luo toimipiste: ensimmäinen avoin pakollinen kohta ensimmäisessä vaiheessa, joka ei odota mitään. Kaikki muu on linkkejä.
• Vaihe on valmis, kun kaikki sen pakolliset kohdat ovat valmiita. Valinnainen-kohdat eivät koskaan pidä vaihetta avoimena. Paina Ohita kuitataksesi kohdan tekemättä sitä (siinä lukee sitten Ohitettu), ja Kumoa tuodaksesi sen takaisin.
• Kun kohtaa ei voi vielä tehdä, siinä lukee Ensin: ja mainitaan, mitä se tarvitsee: toimipiste ennen tuotteita ja lukkoja, sekä tuote, aukiolopäivät ja (itsepalvelutoimipisteissä) lukkoon liitetty tuote ennen testivarausta. Kaiken muun voi tehdä missä järjestyksessä tahansa.
• Kaikki tilin käyttäjät näkevät Oppaan, mutta sen asetusikkunat avautuvat vain käyttäjille, joiden rooli saa tehdä kyseisen vaiheen. Jos vaihe ei avaudu sinulle, pyydä apua tilin omistajalta.
• Kun jokainen pakollinen kohta on valmis, Opas katoaa pysyvästi, ja Etusivu näyttää yhteenvedon. Siitä eteenpäin ongelmat näkyvät varoituksina yhteenvedon yläpuolella (Toimipisteet, jotka eivät ota vastaan varauksia, tuoteongelmat, Tarkistettavaa) — katso opas hallintasovelluksen valikosta ja Etusivun varoituksista.

Jos Oppaassasi on kuusi vaihetta

Ennen seitsemän vaiheen Opasta luodut tilit pitävät tämän kuuden vaiheen Oppaan; se, minkä Oppaan tili saa, päätetään tilin luontihetkellä eikä se muutu sen jälkeen. Sinulla on tämä Opas, jos sen ensimmäinen vaihe on Liity Rentalbuddyyn. Siinä on sama tervehdys ja johdanto, Opas-osio, jossa on edistymispalkki ja laskuri x/y valmis, ja Etusivu-valikkokohdan numero kertoo, montako vaihetta on vielä tekemättä. Vaiheet siinä järjestyksessä, jossa Opas ne näyttää:

1. Liity Rentalbuddyyn — ”Tilisi on luotu ja valmis.” Kuitataan heti, kun tilisi on olemassa.
2. Luo ensimmäinen toimipisteesi — ”Toimipiste, josta asiakkaat noutavat vuokraamansa tuotteen ja johon he palauttavat sen, esimerkiksi ranta, venesatama tai myymälä.” Kuitataan, kun sinulla on toimipiste ja vähintään yhdellä toimipisteellä on aktiivinen tai tuleva ajanjakso kohdassa Aukiolopäivät. Luo toimipiste avaa ikkunan Lisää toimipiste (sama ikkuna kuin kohdassa Toimipisteet → Luo toimipiste, katso koko käyttöönoton vaihe 3 alla); painettuasi Lisää toimipiste päädyt uuteen toimipisteeseen. Jos toimipiste on olemassa mutta sillä ei vielä ole ajanjaksoa, vaiheessa lukee ”Yhdelläkään toimipisteistäsi ei ole vielä aktiivisia tai tulevia aukiolopäiviä. Asiakkaat voivat varata vain aukiolojakson sisällä — määritä ne, jotta voit aloittaa.” ja Siirry aukiolopäiviin.
3. Luo tuote — ”Se, mitä asiakkaat voivat varata, esimerkiksi kajakki, polkupyörä tai saunavuoro.” Kuitataan, kun tilillä on vähintään yksi tuote. Luo tuote pyytää ensin valitsemaan Valitse valuuttasi (”Valitse valuutta, jota käytät tuotteillesi.”) ja avaa sitten tuotelomakkeen.
4. Määritä lukot ja pääsy — ”Itsepalveluvuokraukseen: asiakkaat avaavat lukon itse varauksensa avulla ilman henkilökuntaa.” Näkyy vain, kun sinulla on itsepalvelutoimipiste (Miehittämätön); tili, jolla on vain miehitettyjä toimipisteitä, ei näe sitä koskaan. Vaihe linkittää kohtaan Siirry lukkoihin (suoraan Lukot-välilehdelle, kun sinulla on yksi toimipiste). Se kuitataan, kun vähintään yksi lukko on sijoitettu toimipisteeseen, kytketty päälle (Aktiivinen), siihen on liitetty tuote ja sillä on tapa saada PIN-koodeja — ja Igloohome-lukkojen osalta, kun Igloohome-tilisi on yhdistetty.
5. Määritä maksut — ”Vaaditaan verkkomaksujen vastaanottamiseen.” Yhdistä Stripe aloittaa Stripe-yhteyden (Yhdistä Stripeen). Vaihe kysyy suoraan Stripeltä: se kuitataan heti, kun Stripe ilmoittaa, että tilisi voi ottaa vastaan korttimaksuja. Aloitettu mutta keskeneräinen Stripe-rekisteröityminen ei riitä. Tiedot, joita Stripe haluaa vasta myöhemmin, eivät pidä vaihetta avoimena; Asetukset → Maksut kertoo, mitä Stripe vielä haluaa. Tili, jolla on kytketty päälle Poista Stripe-maksut käytöstä, lasketaan valmiiksi.
6. Aktivoi tilisi — ”Lisää tilaus aktivoidaksesi tilisi ja aloittaaksesi varausten vastaanottamisen.” Käytä painiketta Lisää laskutus. Kuitataan, kun tililläsi on paketti (korttitilauksessa: kun Stripe on käynnistänyt sen, eli ei silloin, kun aivan ensimmäinen maksu on vielä kesken). Sen jälkeen siinä lukee ”Tilauksesi on aktiivinen. Olet valmis ottamaan vastaan varauksia.” Kuittaus pysyy sen jälkeen: myöhemmin epäonnistunut maksu tai irtisanottu tilaus ei poista sitä. Epäonnistunut maksu näkyy sen sijaan bannerina ylhäällä.

Vaiheet 3, 4 ja 5 ovat harmaina, kunnes toimipiste on olemassa, ja niissä on vihjeitä kuten ”Luo ensin toimipiste, ennen kuin voit luoda tuotteen”. Kuten seitsemän vaiheen Oppaassa, seuraava tehtävä on täytetty painike — Luo toimipiste, Siirry aukiolopäiviin, Luo tuote, Siirry lukkoihin tai Yhdistä Stripe, ja pakettivaiheessa säilyy Lisää laskutus — ja asetusikkunat avautuvat vain käyttäjille, joiden rooli saa tehdä kyseisen vaiheen.

Kun jokainen vaihe on kuitattu, Opas katoaa pysyvästi, ja Etusivu näyttää yhteenvedon ja sen yläpuolella mahdolliset varoitukset.

Vihjeet kohdassa ”Määritä lukot ja pääsy”

Kun lukkosi on sijoitettu mutta yksikään ei ole vielä valmis, vaiheessa lukee ”Avaa toimipisteesi välilehti Lukot. Vähintään yhden lukon on oltava aktiivinen, ja siihen on oltava liitetty tuote.” ja listataan, mitä puuttuu:

• ”Kytke Aktiivinen päälle vähintään yhdelle lukolle.”
• ”Valitse tuote vähintään yhdelle lukolle.”
• ”Korjaa varoituksella merkitty lukko: se ei voi vielä luoda PIN-koodeja.”

Jos olet yhdistänyt Igloohomeen mutta yksikään lukko ei ole tullut läpi, se muistuttaa: ”Olet yhdistänyt Igloohomeen. Ennen kuin lukkosi voidaan synkronoida, lisää maksutapa Igloo Connectissa kohdassa Settings → Payment Method.” ja Avaa Igloo Connect -portaali.

Oppaan yläpuolella näkyvät varoitukset

Niin kauan kuin Opas on käynnissä, Etusivu ei varoita asioista, joita et ole vielä yksinkertaisesti ehtinyt määrittää — Opas on tehtävälistasi. Mutta kaikki, mikä on oikeasti mennyt vikaan, näytetään heti Oppaan yläpuolella: igloohome-yhteys vaatii huomiota, Varaukset ilman PIN-koodia, Lukkoyksiköt offline-tilassa, Stripe vaatii huomiotasi sekä ilmoitus, jos asiakas ei voinut maksaa, koska Stripessä ei ole yhtään maksutapaa käytössä. Älä ohita näitä käyttöönoton aikana: ne tarkoittavat, että asiakkaat eivät voi maksaa tai pääse sisään. Mitä kukin varoitus tarkoittaa, kerrotaan oppaassa hallintasovelluksen valikosta ja Etusivun varoituksista.

Toimipisteen tarkistuslista: ”Toimipiste ei ota vastaan varauksia”

Jokainen toimipistesivu näyttää myös Tallenna-palkin alla, mikä vielä on toimipisteen ja sen ensimmäisen varauksen välissä: Toimipiste ei ota vastaan varauksia ja sen perässä rivi vaiheita, joissa on valintamerkki tai tyhjä ympyrä. Tekemättömät vaiheet ovat linkkejä paikkaan, jossa ne korjataan:

• Ei varattavia tuotteita — luo tälle toimipisteelle vuokratuote tai tapahtuma. Miehitetyssä toimipisteessä Kaikkien tuotteiden määrä on 0 tarkoittaa, että jokaisen vuokratuotteen määrä on 0, jolloin ne eivät ole myynnissä.
• Lukkovaihe (vain itsepalvelutoimipisteissä), muotoiltuna todellisen ongelman mukaan: Ei lisättyjä lukkoja, Kaikki lukot on kytketty pois päältä, Yhdelläkään lukolla ei ole vielä tuotetta tai Lukot eivät voi luoda PIN-koodeja (vain vanhoille, Bluetooth-tunnuksella lisätyille lukoille, joilla ei ole tapaa saada koodeja).
• Ei varausaikoja, joita asiakkaat voivat varata — yksikään tuotteiden varauksen pituuksista ei sovi toimipisteen varausaikoihin.
• Varauspainiketta ei ole määritetty — viimeistele Varauspainike-välilehti.
• Ajanjaksoja ei ole asetettu — lisää ajanjakso Aukiolopäivät-välilehdellä.
• Määritä maksut — tilin maksuasetukset (avaa Asetukset → Maksut).

Kun Opas on vielä kesken, laatikko on sininen (tehtävälista); sen jälkeen se muuttuu oranssiksi (jokin on vialla). Kun viimeinen vaihe on tehty, näet kerran tekstin Toimipiste on valmis varauksille. ja sen vieressä painikkeen Tee testivaraus. Lukko, jonka asiakkaat voivat varata mutta joka ei anna koodia, ei ole yksi näistä vaiheista: toimipiste myy edelleen, joten se näytetään sen sijaan punaisena Lukot-välilehdellä ja Etusivulla. Lisää toimipisteistä kerrotaan toimipisteiden ja lukko-osioiden oppaassa.

Koko käyttöönotto vaihe vaiheelta

Opas tarkistaa olennaisimman. Tämä on koko polku, myös se, mitä Opas ei tarkista: aukiolopäivät, varauspainike, verot, yhteystiedot, ehdot, sähköpostit ja testivaraus. Alla oleva järjestys toimii; voit yhdistää Stripen aiemmin kuin Opas sen listaa, ja se säästää työtä, jos teet sen ennen kuin valitset tuotteille verot.

1. Luo tilisi ja vahvista sähköpostiosoitteesi

Rekisteröidy Luo tili -sivulla antamalla Nimi, Sähköpostiosoite (käyttäjätunnus), Puhelinnumero, Salasana ja Toista salasana, ja hyväksy ehdot.

Sen jälkeen näet näkymän Vahvista sähköpostiosoitteesi: ”Tarkista sähköpostisi ja napsauta lähettämäämme vahvistuslinkkiä.” Et voi kirjautua sisään ennen sitä — kirjautumissivu ilmoittaa ”Sähköpostiosoitetta ei ole vahvistettu, joten kirjautuminen ei ole sallittu.” Jos viesti ei tule perille, tarkista roskaposti ja käytä painiketta Lähetä uusi linkki (lähetysten välillä on lyhyt odotus).

2. Täytä yrityksesi tiedot ja tarkista valuutta

Avaa Asetukset → Tili ja täytä Yrityksen tiedot ja Tilin tiedot (yhteyshenkilö, puhelin ja Yhteyssähköposti). Nämä tiedot näytetään asiakkaillesi, ja uudet toimipisteet saavat yhteystietonsa täältä.

Valuutta on kohdassa Asetukset → Maksut. Varmista, että se on oikein, ennen kuin otat vastaan varauksia: ”Voit vaihtaa valuuttaa vain, kun tilillä ei ole aktiivisia tai tulevia varauksia missään toimipisteessä. Jos valinta on lukittu, varauksia on jo olemassa.”

3. Luo toimipisteesi

Käytä Oppaan kohtaa Luo toimipiste tai kohtaa Toimipisteet → Luo toimipiste. Molemmat avaavat ikkunan Lisää toimipiste, jossa on kolme lyhyttä vaihetta:

1. Pääsy — ”Miten asiakkaat saavat vuokraamansa tuotteen?”: Asiakkaat avaavat itse (”Asiakkaat varaavat verkossa ja avaavat älylukon omalla koodillaan. Henkilökuntaa ei tarvita paikalla.”) tai Henkilökunta luovuttaa (”Henkilökuntasi luovuttaa ja vastaanottaa vuokrattavat tuotteet. Tässä toimipisteessä ei käytetä lukkoja.”). Mitään ei ole valittu valmiiksi, ja Seuraava on harmaana, kunnes valitset jommankumman. ”Voit muuttaa tätä, kunnes toimipisteellä on ensimmäinen varaus tai lukko.” Sen jälkeen toimipisteen Toimipisteen asetukset -välilehti näyttää valinnan vain luettavana, ja sen muuttamiseksi otat yhteyttä tukeen.
2. Vuokraustyyppi — ”Mitä vuokraat tässä toimipisteessä?” Tässäkään mitään ei ole valittu valmiiksi: valitse yksi ennen kuin painat Seuraava. Se määrää kuvakkeen, jonka asiakkaat näkevät, ja voit muuttaa sitä myöhemmin.
3. Tiedot — Toimipisteesi nimi, Toimipisteesi osoite (kirjoita ja valitse osoite tai käytä painiketta Käytä nykyistä sijaintia; Tarkista sijainti kartalta -kohdassa voit tarkistaa ja siirtää karttamerkin), Yhteyssähköposti ja Puhelinnumero, sitten Lisää toimipiste.

Sähköpostikentän yläpuolella ikkunassa lukee ”Asiakkaasi näkevät toimipisteen sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron varauksessa ja vahvistussähköposteissaan.” Yhteyssähköposti ja Puhelinnumero ovat pakollisia, ja ne täytetään tililtäsi; muuta niitä, jos tällä paikalla on omat. Tarvitaan kelvollinen sähköpostiosoite ja vähintään kuusinumeroinen puhelinnumero, ja Rentalbuddyn omat sähköpostiosoite ja puhelinnumero hylätään: ”Nämä ovat Rentalbuddyn yhteystiedot. Anna omat yhteystietosi, jotta asiakkaat tavoittavat sinut eivätkä meitä.” Asiakasviestit lähetetään Rentalbuddyn no-reply-osoitteesta, joten näiden tietojen kautta asiakkaat tavoittavat sinut.

Jos toimipisteen pitää tarjota eri varauskieliä kuin tililläsi, ota käyttöön Käytä toimipistekohtaisia varauskieliä kohdassa Kieli ja aikavyöhyke välilehdellä Toimipisteen asetukset ja valitse siellä Varausnäkymässä näytettävät kielet.

4. Aseta aukiolopäivät

Avaa toimipisteellä Aukiolopäivät. Mitään ei voi varata, ennen kuin ajanjakso on olemassa: ”Ottaaksesi vastaan varauksia luo alle vähintään yksi ajanjakso. Ajanjaksot määrittävät, milloin toimipisteesi on varattavissa vuokrauksia varten.”

Paina Luo ajanjakso, anna sille Jakson nimi, Jakson alku ja Jakson loppu, ja aseta Noutoajat ja Palautusajat viikonpäiväkohtaisesti. Säästä aikaa päivän kopiointikuvakkeella: se kopioi päivän ajat, myös nouto- ja palautusajat, vaihtoehtoon Kaikkiin päiviin tai yhdelle toiselle päivälle. Avaamis- ja sulkemisajat osuvat aina toimipisteen Varausväli-asetuksen mukaisiin aikoihin: tunnin varausvälillä voit valita vain tasatunteja, ja kahden aikavälin väliin kirjoitettu aika siirretään (avaaminen myöhemmäksi, sulkeminen aiemmaksi). Mitään ei tallenneta, ennen kuin painat Tallenna. Kaikki muu tällä välilehdellä — varausväli, pituusrajat, puskuriaika, suljetut päivät — kerrotaan aukioloaikojen oppaassa.

5. Päätä, miten asiakkaat varaavat: Varauspainike-välilehti

Avaa toimipisteen Varauspainike-välilehti. Kohdassa Missä asiakkaat varaavat? valitse Rentalbuddy-verkkosivusto (puolestasi ylläpidetty varaussivu), Varauslinkki, jonka lisäät omalle sivustollesi, tai Upotettu verkkosivustollesi. Upotetussa vaihtoehdossa täytä URL, jossa Varaa-painike on käytössä täsmälleen oikein — asiakasviestiesi aloitus-, palautus- ja jatkamislinkit muodostetaan sen perusteella. Kaksi koodinpätkää ja kotisivukonekohtaiset ohjeet ovat varauspainikkeen asennusoppaassa.

Kun painike on verkkosivuillasi ja joku on avannut sivun, välilehdellä lukee ”Varauspainike on käytössä sivulla {sivustosi}”. Siihen asti siinä lukee ”Varauspainiketta ei ole vielä nähty millään verkkosivulla…”. Jos verkkosivujasi hoitaa joku muu, kohdan ”Hoitaako joku muu verkkosivujasi?” painike Hae lähetettävä linkki antaa linkin, jossa on asennusohjeet hänelle; se ei vaadi kirjautumista.

6. Yhdistä Stripe

Avaa Asetukset → Maksut ja napsauta kohdassa Verkkomaksut painiketta Yhdistä Stripe aloittaaksesi maksujen käsittelyn (tai käytä Oppaan kohtaa Yhdistä Stripe). Valitse Olen uusi Stripen käyttäjä → Luo uusi tili tai Käytän jo Stripeä → Yhdistä nykyinen tilini — huomaa, että Stripe-tili voidaan liittää vain yhteen alustaan kerrallaan. Kun se onnistuu, näet tekstin Stripe on yhdistetty!

Jos Stripe tarvitsee vielä jotain, Verkkomaksut-kortti kertoo sen sanoin — esimerkiksi ”Asiakkaat eivät voi maksaa juuri nyt: Stripe odottaa sinulta tietoja.” tai ”Stripe pyytää myöhemmin lisätietoja. Mitään ei ole keskeytetty, ja voit täydentää tiedot jo nyt.” — ja painikkeella Täydennä Stripessä viimeistelet asian Stripen ohjatulla sivulla. Lisätietoja on Stripe-yhteyden oppaassa.

7. Määritä verot

Avaa Asetukset → ALV ja vastaa kysymykseen Sisältävätkö hintasi veron?. Kun Stripe on yhdistetty, verokannat ovat Stripessä: Lisää vero Stripeen luo kannan sinne, ja tuotteet voivat käyttää vain Stripessä olevia veroja. Koko veroasetus kerrotaan verojen oppaassa.

8. Luo tuotteet ja hinnat

Varmista, että oikea toimipiste on valittuna Toimipiste-valitsimessa, ja avaa sitten Tuotteet → Luo tuote. Aloita kohdasta Valitse tuotetyyppi — Vuokratuote, Lisävaruste, Vakuutus, Tapahtuma tai Jäsenyys. ”Tyyppi määrää, mitkä asetukset tuote saa, eikä sitä voi vaihtaa tuotteen luomisen jälkeen.” Täytä nimet, hinnat, varastosaldo ja vero, ja tallenna. Jos tilillä ei vielä ole veroja, tuotesivu tarjoaa ne Verot-kentän yläpuolella (Luo oletusverot, tai Synkronoi Stripesta, kun Stripe on yhdistetty). Uusi vuokratuote alkaa vaihtoehdolla Tuntihinta; vaihda Hinnoittelutapa vaihtoehtoon Porrastettu hinnoittelu, jos haluat tunti- ja päivähinnat.

Itsepalvelutoimipisteessä uutta tuotetta ei voi varata, ennen kuin se on liitetty lukkoon: tallennuksen jälkeen näet tekstin Tuote luotu! ja ”Liitä tuote lukkoon toimipisteessä {toimipiste}, jotta sen voi varata.” sekä painikkeen Liitä lukkoon. Miehitetyssä toimipisteessä määrä 0 poistaa tuotteen myynnistä. Tuotteiden asetukset yksityiskohtaisesti ovat tuoteoppaassa.

9. Lisää lukot ja anna jokaiselle tuote

Ohita tämä vaihe miehitetyssä toimipisteessä.

Avaa toimipisteellä Lukot. Kaksi tapaa:

• Synkronoi Igloohome-lukot — Igloohomen riippulukoille ja avainsäilöille. Yhdistä lukot ensin Igloohome-sovelluksessa; ikkuna listaa yhdistetyt lukot, valitset ne, teet kullekin Valitse toimipiste ja painat Lisää lukkoja. Aloita Igloohomen käyttö -opas neuvoo sovelluksen ja Igloo Connectin maksutavan käytössä (ilman maksutapaa synkronointi pysähtyy ilmoitukseen Maksutapa vaaditaan).
• Lisää lukko — valitse Manuaalinen lukko, Manuaalinen säilytyslukko, Igloo-lukko (joka ohjaa synkronointiin tai, jos et ole vielä yhdistänyt, kohtaan Aloita Igloohomen käyttö) tai Allockate-yksikkö. Manuaalista lukkoa ei voi tallentaa ilman sen pääkoodia: se on koodi, jonka asiakkaat saavat.

Valitse sitten lukkotaulukossa kullekin lukolle Tuote ja paina Tallenna. Uudet lukot tulevat valmiiksi päälle kytkettyinä (Aktiivinen). Jos kytkit jonkin pois, sen kytkeminen takaisin kysyy Aktivoi lukko ja tallentaa heti. Vain aktiiviset lukot lasketaan pakettisi lukkorajaan. Kaikki lukoista — tyypit, vaihtaminen, siirtäminen, varoitukset — on lukko-oppaassa. Jos vuokraat saunoja Harvia-kiukailla, yhdistä ne seuraavaksi (katso Harvia-opas).

10. Tarkista ehdot ja vahvistusviesti

• Ehdot: Asetukset → Asiakaspolku (tai toimipisteen Asiakaspolku-välilehti) → Tärkeimmät asetukset → Varaus- ja vuokrausehdot → Muokkaa ehtoja. Asiakkaat hyväksyvät tämän tekstin kassalla; korvaa mahdollinen esimerkkiteksti omallasi. Rentalbuddy merkitsee ehdot, jotka puuttuvat, ovat hyvin lyhyet, sisältävät vielä mallitekstiä tai ovat samat useilla kielillä.
• Vahvistusviesti: Asetukset → Sähköpostit → Oletusviestit → rivi, jonka Laukaisin on Kun varaus luodaan. Lue johdanto- ja lopetustekstit asiakkaan silmin. Itsepalvelutoimipisteissä Aloita varaus -painike on asiakkaiden reitti PIN-koodiinsa — pidä se päällä. Sähköpostiasetukset ovat sähköpostioppaassa.

11. Aktivoi tilisi

Napsauta Valitse paketti Oppaan vaiheessa Aktivoi ja ota käyttöön (kuuden vaiheen Oppaassa Lisää laskutus) tai avaa Asetukset → Laskutus. Kokeilujakso ei pidä sinua käytössä ikuisesti; kokeilujakson bannerin Tarvitsetko lisää aikaa? siirtää aloituspäivääsi (katso tilin asetusten opas).

Testaa koko varaus ennen käyttöönottoa

Älä anna ensimmäisen asiakkaasi olla testi. Varaa itse kerran alusta loppuun ja seuraa ketjun jokaista lenkkiä: varaus → maksu → vahvistusviesti → avaussivu PIN-koodeineen → lukon avautuminen → palautus.

Tee testivaraus (suositeltu)

Jokaisen toimipistesivun yläpalkissa on Tee testivaraus Tallenna-painikkeen vieressä kaikilla välilehdillä. Painike on harmaana, kun toimipiste ei vielä voi ottaa vastaan varauksia (”Toimipiste ei voi vielä ottaa vastaan varauksia. Tee ensin alla olevan luettelon vaiheet.”) ja kun avoimella välilehdellä on tallentamattomia muutoksia (”Tallenna muutoksesi ensin. Testivaraus käyttää tallennettuja tietoja.”). Kun toimipiste ensimmäistä kertaa on valmis, tekstin Toimipiste on valmis varauksille. yhteydessä on oma Tee testivaraus -painike, ja seitsemän vaiheen Oppaassa Testivaraus-vaihe avaa saman ikkunan. Tarvitset oikeuden hallita varauksia (se on tilin omistajilla ja jäsenillä, Varaushenkilöstö-roolilla sekä kumppanin omistajilla ja jäsenillä).

1. Paina Tee testivaraus — ”Tee itse yksi varaus omalla varaussivullasi ja näe täsmälleen, mitä asiakkaasi näkevät.”
2. Valitse Maksuton testi (”Tarkistaa varauksen, vahvistussähköpostin ja koodin. Maksua ei testata.”) tai Testi oikealla maksulla (”Tarkistaa myös, että maksut tulevat Stripe-tilillesi. Veloittaa Stripen pienimmän summan ja palauttaa sen heti; Stripe pitää pienen maksunsa.”).
3. Paina Luo testilinkki ja sitten Avaa varaussivu. Linkki toimii 2 tuntia.
4. Varaa kuten asiakas. Varaussivullasi näkyy banneri, esimerkiksi ”Testivaraus – maksuton. Maksua ei testata. Varaus perutaan automaattisesti.”

Mitä testivarauksista on hyvä tietää:

• Ne koskevat vain vuokrauksia: testikäynnillä varaussivusi piilottaa tapahtumat, lahjakortit ja jäsenyydet kokonaan. Alennuskoodit eivät toimi testivarauksissa.
• Vahvistusviestin aihe alkaa tunnisteella [TESTI] (viesti noudattaa varauksen kieltä; englanniksi [TEST]), ja viesti alkaa tekstillä ”Tämä on yrityksen itse tekemä testivaraus. Se perutaan automaattisesti, eikä rahaa pidätetä.” Muistutuksia tai myöhempiä viestejä ei lähetetä.
• Kohdassa Varaukset testivaraukset ovat oletuksena piilossa. Kytke Näytä testivaraukset päälle (kohdan Pidennysrivit vieressä; puhelimessa kohdassa Valinnat) nähdäksesi ne, merkittyinä merkillä Testi. Jos viimeisen tunnin aikana tekemäsi testivaraus on piilossa, näkyy ilmoitus ”Äskettäin tekemäsi testivaraus on piilotettu tästä luettelosta.” ja linkki Näytä testivaraukset. Piilotettuja testivarauksia ei koskaan valita, joten niitä ei viedä eikä tulosteta.
• Testivarauksia ei lasketa yhteenvedon lukuihin, ja ne perutaan automaattisesti 30 minuuttia tekemisen jälkeen (tai niiden päättyessä, jos se on aiemmin). Peru testivaraus itse, jos haluat lopettaa testin aiemmin.
• Kun linkki on vanhentunut, varaussivu sanoo ”Tämä testilinkki on vanhentunut. Aloita uusi testi Rentalbuddyssa.”

Muut tavat testata

100 %:n alennuskoodi (testaa oikean asiakaskassan koodin kanssa). Avaa Alennuskoodit → Luo alennuskoodi, aseta Alennuksen tyyppi arvoon Prosentti ja kirjoita kenttään Prosentti täsmälleen 100. Aseta Käyttökertojen enimmäismäärä yhteensä arvoon 1 tai 2 ja lähellä oleva Voimassa asti -päivä, jotta oikea asiakas ei voi käyttää koodia, ja vaihda Koodin tila arvoon Ei aktiivinen, kun olet valmis. Tämä edellyttää, että Stripe on yhdistetty. Näin tehty varaus on tavallinen varaus: se lasketaan lukuihisi, kunnes perut sen. Alennuskoodit yksityiskohtaisesti ovat alennuskoodien oppaassa.

Henkilökunnan varaus testimaksuna (nopea, mutta ohittaa asiakaskassan). Tee varaus valitulle toimipisteelle hallintasovelluksen yläpalkin varauspainikkeella. Kirjaa varaukseen maksu: Lisää maksu → Manuaalinen → Maksutapa Testimaksu → Kirjaa maksu. Varauksessa näkyy sen jälkeen Maksettu testimaksulla, joten sitä ei koskaan sekoiteta oikeaan maksuun. Se lasketaan silti yhteenvedon liikevaihtoon, kunnes perut sen. Kirjaa testimaksu ennen kuin tarkistat koodin, jotta varaus toimii kuin oikea maksettu varaus.

Lista ennen käyttöönottoa

Tarkista jokaisen toimipisteen osalta nämä ennen käyttöönottoa:

• Etusivu ja toimipisteen sivu ovat puhtaat. Etusivulla ei ole punaista varoitusta, eikä toimipisteen sivulla enää näy tekstiä Toimipiste ei ota vastaan varauksia. Nämä havaitsevat puuttuvat tuotteet, lukot, ajanjaksot, varauspainikkeen ja maksut sekä lukot, jotka eivät anna koodia.
• Ajanjakso kattaa tämän päivän ja tulevan kauden.
• Varaussivusi latautuu ja näyttää tämän toimipisteen varausprosessin. Varauspainike-välilehdellä upotetut painikkeet näyttävät ”Varauspainike on käytössä sivulla…”, kun painike on latautunut sivullesi; kun lisäät sivusi osoitteen perään ?rbCheck=1, sivulla näkyy pieni asennustarkistus. Avaa sitten oikea verkkosivusi asiakkaan tavoin.
• Stripe on yhdistetty eikä pyydä mitään kiireellistä. Oppaan maksuvaihe on kuitattu, eikä Asetukset → Maksut näytä punaista tai oranssia Stripe-ilmoitusta. Poikkeuksena ovat tilit, jotka tarkoituksella ottavat maksun paikan päällä.
• Puhelinnumero ja Yhteyssähköposti ovat omasi — asiakkaat näkevät ne varauksessa ja vahvistussähköposteissaan eivätkä voi vain vastata viestiin, joten näiden kautta he tavoittavat sinut — ja Varaus- ja vuokrausehdot sisältävät oman tekstisi, eivät esimerkkitekstiä.
• Jokainen myymäsi tuote on varattavissa. Itsepalvelutoimipisteissä: aktiivisessa lukossa. Miehitetyissä toimipisteissä: määrä on yli 0 ja hinta on asetettu.
• Pääsytapa vastaa laitteistoasi: Asiakkaat avaavat itse, jos asiakkaat avaavat lukot itse, Henkilökunta luovuttaa, jos henkilökunta luovuttaa välineet.
• Igloohome-lukot on tuotu Synkronoi Igloohome-lukot -toiminnolla, eikä yhtäkään ole merkitty punaisella Lukot-välilehdellä. Lukon Synkronoi tämä lukko Igloosta testaa, että se voi luoda koodin.
• Manuaalisten lukkojen koodi on asetettu — se on koodi, jonka asiakkaat saavat.
• Vahvistusviestin Aloita varaus -painike on päällä itsepalvelutoimipisteissä.
• Olet tehnyt yhden testivarauksen toiminnolla Tee testivaraus.

Tarkista testivarauksen aikana

1. Varaus näkyy kohdassa Varaukset oikeassa toimipisteessä ja oikeaan aikaan, ja siinä on merkki Testi (kytke Näytä testivaraukset päälle nähdäksesi sen).
2. Vahvistusviesti tulee perille yhteystietojesi kanssa, ja sen linkit avaavat sivusi.
3. Viestin Aloita varaus avaa avaussivun, ja PIN-koodi näkyy. Igloohome-lukoissa koodi ilmestyy 15 minuuttia ennen alkua tai tasatunnilla, jos varaus alkaa myöhemmin saman tunnin aikana, joten varaa heti alkava aika — oppaassa asiakkaista, jotka eivät saa PIN-koodia, on tarkka ajoitus.
4. Koodi avaa fyysisen lukon.
5. Palautusvaihe toimii ja varaus päätyy palautetuksi.

Tee testivaraus -toiminnolla tehty testivaraus perutaan itsestään. Muulla tavalla tehdyn testin perut itse lopuksi (ja hyvität, jos oikeaa rahaa veloitettiin), jotta lukko on vapaana oikeille asiakkaille.

Pikaopas

Vaihe	Missä
Luo tili, vahvista sähköposti	Rekisteröitymissivu
Yrityksen tiedot	Asetukset → Tili
Valuutta, Stripe	Asetukset → Maksut
Toimipiste, pääsytapa, yhteystiedot	Toimipisteet → Luo toimipiste → Toimipisteen asetukset
Aukiolopäivät ja -ajat	Toimipiste → Aukiolopäivät
Miten asiakkaat varaavat	Toimipiste → Varauspainike
Verot	Asetukset → ALV
Tuotteet ja hinnat	Tuotteet → Luo tuote
Lukot ja kunkin lukon tuote	Toimipiste → Lukot
Ehdot	Asiakaspolku → Tärkeimmät asetukset
Vahvistusviesti	Asetukset → Sähköpostit
Tilaus	Asetukset → Laskutus
Testivaraus	Toimipiste → Tee testivaraus (yläpalkki, Tallenna-painikkeen vieressä)

Usein kysytyt kysymykset

Miten saan järjestelmän käyttöön? Erillistä ”käyttöön”-kytkintä ei ole: toimipiste ottaa vastaan varauksia, kun sillä on varattava tuote, lukot (itsepalvelutoimipisteissä), varauspainike, voimassa oleva ajanjakso ja toimivat maksut. Kun toimipisteen sivulla ei enää lue Toimipiste ei ota vastaan varauksia, käy läpi lista ennen käyttöönottoa ja tee testivaraus.

Voinko testata varausta maksamatta? Kyllä. Paina toimipistesivun yläpalkissa Tee testivaraus ja valitse Maksuton testi. Varaus merkitään testiksi, sitä ei lasketa lukuihisi ja se perutaan automaattisesti 30 minuutin kuluttua.

Onko varaussivullani testitila? Kyllä: toimipisteen yläpalkin Tee testivaraus antaa linkin, joka toimii 2 tuntia. Varaussivusi toimii silloin testinä: siinä on banneri, vahvistusviestin aiheessa on [TESTI] eikä muistutuksia lähetetä.

Miksi Tee testivaraus on harmaana? Joko toimipiste ei vielä voi ottaa vastaan varauksia, tai avoimella välilehdellä on tallentamattomia muutoksia. Vie osoitin painikkeen päälle nähdäksesi syyn, ja tee sitten avoimet vaiheet tai paina Tallenna.

Tein testivarauksen, mutta en löydä sitä kohdasta Varaukset. Testivaraukset ovat oletuksena piilossa. Kytke kohdassa Varaukset päälle Näytä testivaraukset, niin näet ne merkittyinä merkillä Testi.

Toimiiko Tee testivaraus tapahtumille tai alennuskoodin kanssa? Ei vielä. Testikäynti varaussivullasi näyttää vain vuokraukset — tapahtumat, lahjakortit ja jäsenyydet ovat piilossa — eivätkä alennuskoodit toimi. Testaa alennuskoodia 100 %:n koodilla ja peru varaus jälkeenpäin.

Opas näyttää yhä Määritä maksut, vaikka yhdistin Stripen. Vaihe kysyy asiaa Stripeltä itseltään ja kuitataan, kun Stripe ilmoittaa korttimaksujen toimivan. Jos se pysyy avoimena, avaa Asetukset → Maksut: Verkkomaksut-kortti kertoo, mitä Stripe odottaa, ja siinä on Täydennä Stripessä.

Miksi ”Luo ensimmäinen toimipisteesi” ei ole kuitattu? Loin jo toimipisteen. Kuuden vaiheen Oppaassa vaihe vaatii myös aktiivisen tai tulevan ajanjakson. Käytä painiketta Siirry aukiolopäiviin ja luo sellainen.

Valitsin toimipisteelleni väärän pääsytavan. Voinko muuttaa sen? Kyllä, kunnes toimipisteellä on ensimmäinen varaus tai lukko: valitse Toimipisteen asetukset -välilehdellä toinen vaihtoehto ja tallenna. Testivarauksia ei lasketa. Sen jälkeen ota yhteyttä tukeen.

Miksi en voi tallentaa toimipistettä ilman sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa? Yhteyssähköposti ja Puhelinnumero ovat pakollisia, koska asiakkaat näkevät ne varauksessa ja vahvistussähköposteissaan ja tavoittavat sinut niiden kautta. Ne täytetään tililtäsi; Rentalbuddyn omat yhteystiedot hylätään.

Lisäsin lukot, mutta ”Määritä lukot ja pääsy” on yhä avoin. Vähintään yhden lukon on oltava Aktiivinen, siihen on liitettävä tuote ja sen on voitava luoda PIN-koodeja; vaiheen alla olevat vihjeet kertovat, mikä osa puuttuu.

Oppaassani on seitsemän vaihetta ja Valinnainen-merkittyjä kohtia — onko se oikein? Kyllä. Jokainen uusi tili saa seitsemän vaiheen Oppaan; aiemmin luodut tilit pitävät kuusi vaihetta. Valinnaiset kohdat voi ohittaa painikkeella Ohita; pakolliset on tehtävä ennen kuin Opas katoaa.

Miksi Oppaan vaihe ei avaudu minulle? Kaikki tilin käyttäjät näkevät Oppaan, mutta sen asetusikkunat avautuvat vain käyttäjille, joiden rooli saa tehdä kyseisen vaiheen. Pyydä tilin omistajaa tekemään se tai muuttamaan roolisi.

Verkkosivuni ei ole vielä valmis — voinko silti aloittaa? Kyllä. Valitse Varauspainike-välilehdeltä Rentalbuddy-verkkosivusto, niin asiakkaat varaavat puolestasi ylläpidetyllä sivulla; voit vaihtaa omaan verkkosivustoosi myöhemmin.

Miksi en näe Määritä lukot ja pääsy -vaihetta? Se näkyy vain, kun sinulla on itsepalvelutoimipiste. Miehitetyt toimipisteet eivät tarvitse lukkoja.

Minne käyttöönoton Opas katosi? Kun jokainen vaihe on tehty, se katoaa pysyvästi, ja Etusivu näyttää yhteenvedon ja sen yläpuolella mahdolliset varoitukset.