Hyvitä tai peru varaus (peruminen ei hyvitä)

Varauksen peruminen ei hyvitä asiakasta. Rentalbuddy ei koskaan palauta rahoja vain siksi, että varaus perutaan. Jos asiakkaan kuuluu saada rahansa takaisin, hyvitä ne varauksen Maksu-osiosta — ennen perumista tai sen jälkeen, järjestyksellä ei ole väliä.

Nämä kaksi toimintoa ovat täysin erillisiä:

• Peru varaus pysäyttää varauksen: se merkitään tilaan Peruttu, välineet vapautuvat ja asiakkaan avaussivu lakkaa toimimasta. Rahaa ei siirry.
• Hyvitys palauttaa rahaa asiakkaan kortille Stripen kautta. Se ei peru varausta eikä vapauta välineitä.

Jos asiakas ei tule ja hänen kuuluu saada rahansa takaisin, tee molemmat.

Hyvitä korttimaksu varaukselta

Hyvitykset tehdään Rentalbuddyn hallintasovelluksessa, suoraan varauksella. Stripeä ei tarvitse avata (vanha ohje, jonka mukaan ”hyvitykset voi tehdä vain Stripessä”, on vanhentunut).

1. Avaa valikosta Varaukset ja avaa varaus.
2. Vieritä Maksu-osioon. Jokainen maksu on yksi rivi, jolla on Summa, Maksutapa, Tila, Maksutunnus, Luotu ja Kirjaaja.
3. Etsi rivi, jolla Maksutapa on Stripe ja tila on Maksettu. Rivin alussa on pyöreä nuolipainike, jonka nimi on Hyvitys.
4. Paina sitä. Hyvitys-ruutu avautuu, ja siihen on valmiiksi täytetty summa. Tarkista summa — se on ehdotus, ei välttämättä se, mitä haluat palauttaa.
5. Muuta summaa, jos haluat hyvittää vain osan.
6. Paina alareunan painiketta. Siinä lukee Hyvitä ja sen perässä summa, joten näet tarkalleen, mitä olet palauttamassa.

Kun hyvitys on mennyt läpi, ruutu sulkeutuu ja varaus latautuu uudelleen hyvityksen kanssa.

Jos ruutu jää auki eikä mitään tapahdu, kun painat Hyvitä, hyvitys ei mennyt läpi eikä rahaa lähetetty. Rentalbuddy ei tällöin näytä Stripen ilmoittamaa syytä. Tarkista maksu Stripe Dashboardista (hae Maksutunnus-kentän arvolla) ja ota yhteyttä tukeen, jos hyvitys epäonnistuu toistuvasti.

Missä maksuissa on Hyvitys-painike

Hyvitys-painike näkyy vain maksuissa, jotka on maksettu verkossa Stripen kautta: asiakkaan kassalla tekemissä maksuissa ja maksuissa, jotka on maksettu varaukselta lähettämäsi maksulinkin kautta. Painike katoaa, kun koko maksu on hyvitetty.

Itse kirjaamissasi maksuissa ei ole Hyvitys-painiketta. Rentalbuddy ei koskaan käsitellyt niitä rahoja, joten sillä ei ole mitään palautettavaa: palauta käteinen tai hyvitä Swish, lasku tai oma korttipäätteesi tavalliseen tapaan. Rentalbuddyssa voit mitätöidä manuaalisen maksurivin, katso alla.

Hyvitä osa summasta (osittainen hyvitys)

Voit hyvittää minkä tahansa summan siihen asti, mitä maksusta on vielä hyvitettävissä, ja voit tehdä sen useassa erässä — osan tänään, loput myöhemmin.

Et voi hyvittää enempää kuin asiakas maksoi kyseisellä maksulla:

• Kentän alla ruutu kertoo ylärajan: ”Summa ei saa ylittää” summaa, jonka perässä on ”(maksun määrää)”. Aiemman osittaisen hyvityksen jälkeen yläraja on se, mitä maksusta on jäljellä.
• Jos kirjoitat suuremman luvun, kenttä palautuu enimmäissummaan.
• Hyvitä-painike ei ole käytettävissä, kun summa on nolla.

Et siis voi vahingossa hyvittää liikaa. Tuotekohtaista hyvitystä ei ole: jos monituotteisesta varauksesta hyvitetään vain yksi tuote, laske summa itse ja hyvitä se maksusta.

Jos varauksella on useita Stripe-maksuja (esimerkiksi kassamaksu ja myöhemmin lähettämäsi maksulinkki), jokaisella rivillä on oma Hyvitys-painikkeensa ja oma ylärajansa. Hyvitä siitä maksusta, jolla rahat tulivat.

Mitä hyvityksen jälkeen tapahtuu

Varauksella:

• Maksun alle ilmestyy uusi rivi, jolla on negatiivinen summa ja maksutapa Stripe (hyvitys).
• Maksettu pienenee. Varauksen maksun tilaksi tulee Hyvitetty, kun kaikki asiakkaan maksama on hyvitetty, tai Osittain maksettu osittaisen hyvityksen jälkeen — se on odotettua, ei virhe.
• Maksun historiakuvake (Näytä maksuhistoria) avaa Maksuhistoria-näkymän, jossa hyvitys näkyy tilassa Hyvitetty tekijän ja summan kanssa. Kassalla tehty korttimaksu saa tämän kuvakkeen ensimmäisestä hyvityksestään alkaen.

Stripessä: Rentalbuddy pyytää Stripeä hyvittämään heti, ja hyvitys näkyy maksulla Stripe Dashboardissa omalla tilallaan. Hyvitys maksetaan Stripe-saldostasi. Rentalbuddy ei muuta Stripen palvelumaksuja: palauttaako Stripe palvelumaksunsa hyvitetystä maksusta, näkyy kyseisellä maksulla Stripe Dashboardissa.

Asiakkaalle:

• Rahat palautuvat kortille tai maksutavalle, jolla asiakas maksoi. Ne kulkevat takaisin korttiverkon ja asiakkaan pankin kautta, mikä kestää yleensä muutaman päivän; sinä tai Rentalbuddy ette voi nopeuttaa sitä. Jos asiakas kysyy rahojen perään, katso hyvitys Stripe Dashboardista.
• Rentalbuddy ei lähetä hyvityksestä sähköpostia. Stripe voi lähettää asiakkaalle sähköpostin hyvityksestä, jos olet ottanut sen käyttöön Stripen asetuksissa. Jos olet epävarma, oleta, ettei asiakas ole kuullut mitään, ja kerro hänelle itse.

Hyvitystä ei voi perua. Rentalbuddyssa tai Stripessä ei ole ”peru hyvitys” -toimintoa. Jos hyvität liikaa, ainoa keino on pyytää asiakasta maksamaan uudelleen (esimerkiksi maksulinkillä, katso alla). Lue summa kahdesti ennen kuin painat Hyvitä.

Kuka voi hyvittää ja perua

• Hyvitys vaatii hyvitysoikeuden. Tilin omistajilla ja jäsenillä on se; rooleilla Varaushenkilöstö ja tilin katselija ei ole.
• Kumppanit eivät voi hyvittää. Kumppanien omistajat, jäsenet ja katselijat eivät koskaan näe Hyvitys-painiketta hallinnoimillaan tileillä — hyvitykset kuuluvat kunkin tilin omille omistajille ja jäsenille. Asiakasta auttava kumppani pyytää asiakasta tekemään hyvityksen.
• Peru varaus on tilin omistajien ja jäsenten, roolin Varaushenkilöstö sekä kumppanien omistajien ja jäsenten käytettävissä heidän hallinnoimillaan tileillä.
• Mitätöi maksu, Muokkaa maksua ja Uusi maksu vaativat oikeuden hallita varauksia: tilin omistajat ja jäsenet, Varaushenkilöstö sekä kumppanien omistajat ja jäsenet. Roolilta Varaushenkilöstö hylätään manuaalinen maksu, jonka summa on negatiivinen tai tila Hyvitetty, koska se kirjaa rahaa takaisin asiakkaalle.

Jos et näe tässä kuvattua painiketta, se ei kuulu rooliisi. Katso käyttäjiä ja rooleja käsittelevä opas.

Peru varaus

Mitä peruminen tekee

• Varauksen Tila on nyt Peruttu.
• Välineet vapautuvat, joten aika on taas varattavissa.
• Asiakkaan avaussivu lakkaa toimimasta. Jos asiakas avaa sen, hän näkee ilmoituksen ”Varauksesi on peruttu.” ja toimipisteesi yhteystiedot.
• Varaukselle vielä ajastettuja muistutusviestejä ei lähetetä.

Mitä peruminen ei tee

• Rahaa ei siirry. Mitään ei hyvitetä, ei osittain eikä kokonaan. Maksu pysyy täsmälleen ennallaan, ja varaus näyttää sen edelleen maksettuna.
• Asiakkaalle ei lähetetä sähköpostia. Rentalbuddy ei lähetä peruutusviestiä. Kerro asiakkaalle itse.
• Rentalbuddy ei peru lukosta PIN-koodia, jonka asiakas on jo saanut. Peruminen pysäyttää avaussivun, mutta koodi, jonka asiakas on jo nähnyt siellä (tai jonka luit hänelle), voi yhä avata lukon, kunnes sen voimassaoloaika päättyy. Koodeja ei koskaan lähetetä sähköpostilla. Jos tällä on merkitystä, hoida asia lukossa (katso lukkoja käsittelevät oppaat).

Näin perut varauksen

1. Avaa varaus kohdasta Varaukset.
2. Paina yläreunan painikeriviltä Peru varaus. Voit perua myös Varaukset-luettelosta rivin roskakorikuvakkeella (Peru varaus).
3. Vahvista ruudussa Perutaanko varaus? (”Haluatko varmasti perua varauksen?”) painamalla Peru varaus.

Vahvistusilmoituksessa lukee ”Varaus poistettu”, mutta varausta ei poisteta: se jää luetteloon, sen Tila on Peruttu, ja sen maksut ja historia säilyvät.

Perumista ei voi perua. Kun varaus on peruttu, Peru varaus -painike katoaa, eikä perumista voi kumota. Jos kyse oli virheestä, tee asiakkaalle uusi varaus.

Jäsenyysostoja ei voi perua tällä tavalla. Kaikki muu, mitä varauksella voi muuttaa — ajat, tuotteet, lukot, pidentäminen — löytyy oppaasta varauksen muokkaamisesta, siirtämisestä tai perumisesta.

Manuaaliset maksut: Mitätöi maksu poistamisen sijaan

Itse kirjaamiasi maksuja (esimerkiksi Maksu paikan päällä, Manuaalinen Swish, Manuaalinen korttimaksu, Manuaalinen lasku tai Testimaksu) ei koskaan poisteta. Sen sijaan mitätöit ne:

1. Paina manuaalisen maksurivin roskakorikuvaketta (Mitätöi maksu).
2. Mitätöi maksu -ruutu kertoo: ”Maksu jää listaan mitätöitynä, eikä sitä enää lasketa maksettuun summaan.”
3. Täytä halutessasi Syy (valinnainen), esimerkiksi ”Kirjattu kahdesti” tai ”Asiakas sai käteisen takaisin”.
4. Paina Mitätöi maksu.

Rivi jää luetteloon harmaana ja yliviivattuna tilalla Mitätöity ja siirtyy alimmaiseksi. Sitä ei enää lasketa Maksettu-summaan, joten Maksettavaa jäljellä ja maksun tila päivittyvät. Rivin Maksuhistoria näyttää, kuka sen mitätöi ja miksi. Mitätöityä riviä ei voi muokata eikä mitätöidä uudelleen — kirjaa sen sijaan uusi maksu Uusi maksu -painikkeella.

Mitätöinti ei siirrä rahaa. Se korjaa vain varauksen luvut. Jos palautat käteistä tai Swishiä, tee se itse ja mitätöi sitten rivi (tai kirjaa asia kirjanpitosi haluamalla tavalla).

Maksamattomat maksulinkit: jos olet lähettänyt asiakkaalle varaukselta Stripe-maksulinkin eikä hän ole vielä maksanut, myös sillä rivillä on roskakorikuvake. Se avaa ruudun Poista maksulinkki (”Haluatko poistaa tämän maksulinkin? Asiakas ei voi enää maksaa sen kautta.”), ja Poista poistaa linkin.

Maksetussa Stripe-maksussa ei ole roskakorikuvaketta. Sen voi vain hyvittää.

Hyvitä erotus halvemman siirron tai muutoksen jälkeen

Kun siirrät tai muutat varausta ja siitä tulee halvempi, Rentalbuddy ei hyvitä erotusta automaattisesti. Kun käytät toimintoa Muokkaa → Siirrä, varausikkuna näyttää ennen vahvistusta ”Hyvitettävä:” ja summan. (Pidennys vain lisää kustannuksia, joten Pidennä näyttää aina ”Perittävä:”.) Takaisin varauksella saat ilmoituksen ”Uusi hinta on (summa) alempi kuin maksettu summa. Palauta erotus maksuluettelosta.”

Hyvitä sitten yllä kuvatulla tavalla. Kun avaat Hyvitys-ruudun varaukselta, josta on maksettu enemmän kuin se nyt maksaa, ruutu ehdottaa liikaa maksettua summaa. Tarkista se ja paina Hyvitä. Ennen hyvitystä varauksella näkyy yksinkertaisesti enemmän Maksettu kuin sen Yhteensä (sis. ALV).

Kun asiakas siirtää oman varauksensa halvempaan aikaan (jos annat asiakkaiden siirtää varauksia), hän näkee ”Hyvitys:” ja summan, ja erotus hyvitetään automaattisesti kortille — vain Stripen kautta verkossa maksetuissa varauksissa. Maksuhistoria-näkymässä kyseisen hyvityksen kirjaajana on Asiakas. Jos asiakas maksoi lisää siirtääkseen varausta ja uusi aika ehdittiin varata ennen kuin maksu valmistui, myös se lisämaksu hyvitetään automaattisesti.

Peruttu mutta yhä maksettu, tai veloitettu ilman varausta

Raha ja varaus voivat joutua epätahtiin. Tässä ovat tapaukset, niiden tunnistaminen ja toimenpiteet.

Perit varauksen, mutta asiakas on silti maksanut

Tämä on yleisin tapaus: varaus peruttiin eikä kukaan hyvittänyt sitä, koska peruminen ei hyvitä.

• Näin tunnistat sen: Varaukset-luettelossa Tila on Peruttu, kun taas Maksun tila on yhä Maksettu tai Osittain maksettu. Voit kirjoittaa hakukenttään ”Peruttu”, jolloin luettelossa näkyvät vain perutut varaukset, ja lajitella sitten Maksun tila -sarakkeen mukaan.
• Korjaus: jos asiakkaan kuuluu saada rahansa takaisin, avaa varaus ja hyvitä. Hyvitys-painike toimii myös perutulla varauksella.

Asiakasta veloitettiin, mutta varaus peruttiin tai vanheni

Kun asiakas siirtyy maksamaan, Rentalbuddy pitää välineet hänelle väliaikaisesti varattuina noin seitsemän minuuttia (väliaikaisen varauksen toiminta kerrotaan epäonnistuneita maksuja käsittelevässä oppaassa). Harvinaisissa tapauksissa maksu valmistuu juuri sillä hetkellä, kun väliaikainen varaus päättyy — tyypillisesti silloin, kun asiakas hyväksyi maksun pitkään pankkisovelluksessa tai Klarnassa.

• Näin tunnistat sen: asiakas sanoo maksaneensa, ja hänellä on vahvistus tai veloitus kortillaan, mutta varauksen Tila on Peruttu. Varauksen Maksu-osiossa on Stripe-rivi tilassa Maksettu. Stripe Dashboardissa maksu on onnistunut; sen kuvauksena on Rentalbuddyn varaustunnus, jonka voit liittää Varaukset-näkymän hakukenttään.
• Miksi sillä on väliä: välineet vapautuivat, kun väliaikainen varaus päättyi, joten joku muu on voinut jo varata ne, eikä asiakas ehkä saa toimivaa avaussivua tai koodia.
• Korjaus, jompikumpi kahdesta tavasta:
  • Hyvitä maksu kyseiseltä varaukselta ja pyydä asiakasta varaamaan uudelleen, tai
  • Tee asiakkaalle itse uusi varaus ja kirjaa sille Manuaalinen maksu, jonka Maksun muistiinpano viittaa alkuperäiseen maksuun (esimerkiksi sen Maksutunnus-arvoon), jotta uudella varauksella ei näy maksamatonta summaa. Itse rahat jäävät alkuperäiselle varaukselle Stripessä.

Jos asiakkaita veloitetaan säännöllisesti ilman että he saavat varausta, kyse ei ole harvinaisesta ajoitustapauksesta — ota yhteyttä tukeen. Syynä voi olla vanha Stripe-yhteys, joka ei enää ilmoita maksuista Rentalbuddylle.

Asiakas maksoi kahdesti

Jos asiakas varasi vahingossa kahdesti (esimerkiksi koska luuli ensimmäisen yrityksen epäonnistuneen), löydät kaksi varausta tilassa Maksettu. Peru se, jota ei tarvita, ja hyvitä sen maksu. Jos asiakkaat palautetaan maksamisen jälkeen säännöllisesti varausikkunan alkuun, tarkista, että varauspainikkeen skripti on sivullasi vain kerran (katso varauspainikkeen asentamista käsittelevä opas).

Tavallisia tilanteita

Asiakas peruu hyvissä ajoin ja saa kaiken takaisin. Hyvitä koko summa maksuriviltä ja peru sitten varaus, jotta välineet vapautuvat.

Asiakas peruu myöhään, ja pidät maksun. Hyvitä vain palautettava osuus — kirjoita pienempi summa Hyvitys-ruutuun. Varaus näyttää tilan Osittain maksettu. Peru sitten varaus.

Asiakas ei saavu eikä saa mitään takaisin. Peru pelkkä varaus tai jätä se ennalleen. Älä hyvitä.

Asiakas ei koskaan saanut koodia ja haluaa rahansa takaisin. Hyvitä varaukselta tavalliseen tapaan ja peru se sitten. Koodin puuttumisen syy selviää oppaasta asiakkaista, jotka eivät saaneet PIN-koodia.

Varaus maksettiin käteisellä tai paikan päällä. Järjestelmässä ei ole mitään hyvitettävää. Sovi asia suoraan asiakkaan kanssa ja mitätöi sitten manuaalinen maksurivi, jos haluat varauksen lukujen vastaavan sitä.

Perit varauksen ja huomasit sitten, että rahat pitää palauttaa. Ei hätää — Hyvitys-painike on yhä varauksella perumisen jälkeen.

Hyvitit liikaa. Hyvitystä ei voi kumota. Pyydä asiakasta maksamaan erotus: paina varauksella Uusi maksu, valitse Maksulinkki Stripe (”Maksulinkki lähetetään asiakkaan sähköpostiin”) ja paina Kirjaa maksu. Erotusta, joka on alle Stripen pienimmän verkkomaksun valuutassasi (esimerkiksi 0,50 EUR), ei voi lähettää linkkinä: ruutu kertoo sen, ja Kirjaa maksu pysyy harmaana. Sovi näin pienestä summasta suoraan asiakkaan kanssa tai kirjaa se valinnalla Manuaalinen.

Kyseessä on itse tekemäsi testivaraus. Varaus, joka on tehty toiminnolla Tee testivaraus (sen tilan vieressä on Testi-merkki), ei vaadi sinulta mitään. Näkymässä Varaukset se on piilotettu, ellet ota käyttöön valintaa Näytä testivaraukset. Se perutaan automaattisesti 30 minuuttia sen tekemisen jälkeen, ja valinnalla Testi oikealla maksulla pieni testiveloitus hyvitetään heti, joten varauksella näkyvät maksu ja sen hyvitys. Stripe pitää pienen palkkionsa. Peru varaus itse, jos haluat lopettaa testin aiemmin.

Usein kysytyt kysymykset

Perin juuri varauksen. Saako asiakas rahansa takaisin automaattisesti? Ei. Peruminen ei koskaan hyvitä. Avaa varaus, paina Stripe-maksurivillä Hyvitys ja vahvista painamalla Hyvitä.

Hyvittääkö tai peruuttaako varauksen peruminen Rentalbuddyssa maksun Stripessä? Ei. Maksu pysyy ennallaan sekä Rentalbuddyssa että Stripessä, kunnes hyvität sen varauksen Maksu-osiosta.

Voinko hyvittää vain osan summasta? Voit. Kirjoita summa Hyvitys-ruutuun. Voit hyvittää useassa erässä siihen asti, mitä asiakas maksoi kyseisellä maksulla.

Missä hyvityspainike on? En löydä sitä. Se on pyöreä nuoli nimeltä Hyvitys sellaisen Stripe-rivin alussa, jonka tila on Maksettu, varauksen Maksu-osiossa. Sitä ei ole manuaalisissa maksuissa, jo kokonaan hyvitetyissä maksuissa eikä silloin, jos roolisi ei saa hyvittää (kumppanit, Varaushenkilöstö ja katselijat eivät saa).

Tapahtuuko hyvitys heti, ja voinko perua sen? Stripe lähettää hyvityksen heti, mutta sen saapuminen asiakkaan tilille kestää muutaman päivän. Sitä ei voi perua.

Miten poistan vahingossa kirjatun manuaalisen maksun? Paina rivin roskakorikuvaketta ja valitse Mitätöi maksu. Rivi jää luetteloon tilassa Mitätöity, eikä sitä enää lasketa Maksettu-summaan.

Siirsin varauksen halvempaan aikaan. Saako asiakas erotuksen takaisin? Ei silloin, kun sinä siirrät sen — hyvitä erotus maksuluettelosta; hyvitysruutu ehdottaa liikaa maksettua summaa. Kun asiakas itse siirtää kortilla maksamansa varauksen halvempaan aikaan, erotus hyvitetään automaattisesti.

Asiakas maksoi, mutta varauksen tila on Peruttu. Mitä teen? Joko hyvität maksun ja pyydät asiakasta varaamaan uudelleen, tai teet hänelle uuden varauksen ja kirjaat manuaalisen maksun, jonka muistiinpano viittaa alkuperäiseen maksuun.

Stripessä on pieni hyvitys, jota kukaan meistä ei ole tehnyt. Mistä se tulee? Todennäköisesti testivarauksesta, joka on tehty toiminnolla Tee testivaraus → Testi oikealla maksulla: Rentalbuddy veloittaa Stripen pienimmän summan ja hyvittää sen heti. Varauksella on Testi-merkki, ja se perutaan automaattisesti.

Voiko Varaushenkilöstö hyvittää varauksen? Ei. Varaushenkilöstö voi perua varauksia ja kirjata maksuja, mutta sillä ei ole Hyvitys-painiketta eikä se voi kirjata manuaalista maksua, jonka summa on negatiivinen tai tila Hyvitetty. Pyydä tilin omistajaa tai jäsentä tekemään hyvitys.