Rentalbuddy vai Stripe – missä hoidan minkäkin asian? (hyvitykset, kuitit, tilitykset, palvelumaksut)

Lähes jokainen maksuja koskeva kysymys palautuu yhteen asiaan: mukana on kaksi järjestelmää, eikä ole itsestään selvää, kumpi omistaa minkäkin. Tämä sivu kertoo jaon, jotta tiedät, mistä napsauttaa.

Lyhyesti:

• Rentalbuddy päättää, mitä asiakkaalta veloitetaan (tuotteet, hinnat, verot, alennukset), miltä maksuvaihe näyttää ja milloin rahaa palautetaan. Se lähettää myös varausvahvistuksen.
• Stripe on maksutilisi. Se hallitsee rahat, päättää mitä maksutapoja tarjotaan, lähettää korttikuitit, jos haluat, ja tilittää rahat pankkiisi.

Stripe-tilisi on oma tilisi. Pääset siihen kirjautumalla osoitteessa stripe.com, et Rentalbuddyn sisältä.

Missä hoidat minkäkin

Kysymys	Rentalbuddy	Stripe
Maksutilin yhdistäminen	Aloita kohdassa Asetukset → Maksut, joka näyttää myös, mitä Stripe vielä tarvitsee	Viimeistele Stripen rekisteröityminen ja mahdolliset myöhemmät pyynnöt (Täydennä Stripessä)
Pienin summa, jonka asiakkaat voivat maksaa verkossa	Näkyy kohdassa Asetukset → Maksut	Stripe määrää valuuttakohtaisesti
Mitä maksutapoja asiakkaat näkevät (kortti, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Otetaan käyttöön Stripe-tililläsi
Maksu varausikkunassa vai erillisellä sivulla	Maksuvaihtoehto	—
Verkkomaksun poistaminen käytöstä	Poista Stripe-maksut käytöstä	—
Valuutta	Valuutta	—
Hinnat, lisävarusteet, alennuskoodit, jäsenyydet	Kyllä	— (alennuskoodit kopioidaan Stripeen puolestasi)
Verokannat	Asetukset → ALV (luo ne Stripeen)	Voi luoda myös siellä ja synkronoida sitten
Mikä vero tuotteesta peritään	Tuotteessa	—
Hyvitykset	Varauksen maksussa	Mahdollista, mutta Rentalbuddyn summat eivät päivity
Varauksen vahvistusviesti	Asetukset → Sähköpostit	—
Korttimaksun kuitti	—	Stripen kuittisähköpostien asetukset
Tilitykset, tilitysaikataulu, pankkitili	—	Kyllä
Korttimaksujen palvelumaksut, reklamaatiot, takaisinveloitukset	—	Kyllä
Varausluettelot ja viennit	Luetteloiden Vie	Maksu- ja tilitysraportit
Rentalbuddy-tilauksesi	Asetukset → Laskutus	—

Mitä teet Rentalbuddyssa

Kaikki alla oleva on vasemman valikon kohdassa Asetukset, ellei toisin mainita.

• Stripen yhdistäminen: Maksut-välilehden Verkkomaksut-kortti näyttää tilan Yhdistetty tai Ei yhdistetty ja painikkeen Yhdistä Stripe aloittaaksesi maksujen käsittelyn. Kun Stripe haluaa sinulta jotakin (maksut keskeytetty, tilitykset pidätetty, määräaika), kortti kertoo sen sanoin painikkeen Täydennä Stripessä kanssa, ja Etusivu näyttää ilmoituksen Stripe vaatii huomiotasi. Kortti näyttää myös Stripen vähimmäissumman verkkomaksulle valuutassasi. Yhdistäminen ja ongelmien korjaaminen neuvotaan Stripen yhdistämisen oppaassa. Tila tarkistetaan aina, kun avaat Maksut-välilehden, ja Stripe-ilmoitukset Etusivu- ja Maksut-näkymissä tarkistavat itsensä uudelleen, kun palaat hallintasovelluksen välilehdelle (enintään kerran minuutissa), joten sivua ei tarvitse ladata uudelleen, kun olet valmis Stripessä.
• Kassan asetukset samalla välilehdellä: Maksuvaihtoehto (Varausikkunassa (kortti, Apple Pay, Google Pay) tai Stripen maksusivulla (kortti sekä Swish, Klarna, MB WAY ja muut paikalliset maksutavat)), Poista Stripe-maksut käytöstä ja Valuutta. Mitkä maksutavat vaativat Stripen maksusivulla -valinnan, ja miksi korttimaksujen on oltava käytössä Stripessä, kerrotaan maksutapojen käyttöönoton oppaassa.
• Apple Pay -verkkotunnukset: Rentalbuddy rekisteröi itse varaussivunsa ja jokaisen toimipisteen verkkosivuston osoitteen (URL, jossa Varaa-painike on käytössä toimipisteen Varauspainike-välilehdellä) maksutapojen verkkotunnuksiksi Stripe-tilillesi: kun yhdistät Stripen, kun uusi verkkosivuston osoite tallennetaan, ja joka yö. Verkkotunnuksia vain lisätään; Stripessä pois käytöstä ottamasi verkkotunnus pysyy pois käytöstä.
• Verot: ALV-välilehti. Kun Stripe on yhdistetty, verot luodaan täältä Stripe-tilillesi ja luetaan sieltä takaisin. Jokainen tuote saa sitten veronsa itse tuotteessa. Katso verojen ja ALV:n opas.
• Hinnat ja alennukset: tuotteet, lisävarusteet, jäsenyydet ja alennuskoodit määritetään kaikki Rentalbuddyssa. Alennuskoodeja ei tarvitse luoda Stripeen; Rentalbuddy luo vastaavan koodin Stripe-tilillesi puolestasi, minkä vuoksi saatat nähdä ne myös siellä.
• Hyvitykset: varauksesta (katso alla).
• Sähköpostit: vahvistus- ja muistutusviestit, niiden teksti ja ajoitus, kohdassa Sähköpostit.

Mitä teet Stripessä

Mitään näistä ei ole Rentalbuddyssa:

• Maksutavat. Rentalbuddy välittää tilauksen Stripelle rajoittamatta maksutapoja, joten se, millä asiakkaasi voivat maksaa, määräytyy Stripe-tilisi maksutapa-asetuksista. Jos maksutapa on käytössä mutta puuttuu silti, katso maksutapojen käyttöönoton opas.
• Tilitykset. Milloin rahat tulevat pankkiisi, kuinka usein ja mille tilille.
• Palvelumaksut. Stripen kortti- ja käsittelymaksut veloittaa Stripe, ja ne näkyvät Stripessä maksukohtaisesti.
• Reklamaatiot ja takaisinveloitukset. Hoidetaan Stripen hallintapaneelissa.
• Korttikuitit. Se, lähettääkö Stripe asiakkaalle kuitin sähköpostilla ja mitä siinä lukee, määritetään Stripe-tililläsi.
• Maksu- ja tilitysraportit. Stripen raporteista löytyy kirjanpitosi rahapuoli, myös kustakin maksusta peritty vero.
• Miksi kortti hylättiin. Rentalbuddy kirjaa vain lopputuloksen; syy löytyy Stripestä (katso opas tilanteeseen, jossa asiakas ei voi maksaa).

Hyvitykset: tee ne varauksessa, älä Stripessä

Hyvitykset tehdään Rentalbuddyssa: avaa varaus, etsi maksu Maksu-luettelosta ja käytä sen rivin Hyvitys-toimintoa. Se vaatii roolin, jolla on oikeus hyvittää: tilin omistajilla ja jäsenillä on, rooleilla Varaushenkilöstö ja tilin katselija ei. Varauksen peruminen ei itsessään hyvitä mitään. Tarkat vaiheet, rajoitukset ja se, mitä asiakas näkee, kerrotaan varauksen hyvittämisen tai perumisen oppaassa.

Voit hyvittää myös Stripen hallintapaneelissa, ja hyvitys näkyy varauksen maksuluettelossa, kun seuraavan kerran avaat varauksen. Rentalbuddy ei kuitenkaan päivitä varauksen summia Maksettu ja Maksettavaa jäljellä eikä sen maksun tilaa Stripessä tehdyn hyvityksen perusteella. Kun hyvität varauksesta, molemmat järjestelmät pysyvät ajan tasalla.

Kuitit: mitä asiakkaasi saa

Vuokraamot sekoittavat usein kaksi asiakirjaa:

• Varausvahvistus on Rentalbuddyn. Heti varauksen jälkeen asiakas näkee varausikkunassa vahvistussivun (”Kiitos tilauksestasi:” sekä tilausnumero, asiakkaan tiedot, varatut tuotteet, vero ja loppusumma). Asiakas saa myös vahvistusviestin, jossa voi näkyä asiakkaan nimi ja osoite, tilausnumero, varausrivit veron määrineen ja kokonaishinta veroineen. Muokkaat sitä kohdassa Asetukset → Sähköpostit (katso sähköpostiopas).
• Korttikuitti on Stripen todiste siitä, että korttia on veloitettu. Rentalbuddy ei tuota sitä; jos asiakkaasi saavat sellaisen, se tulee Stripeltä Stripe-tilisi kuittiasetusten perusteella. Se, mitä kuitissa näkyy, esimerkiksi onko siinä asiakkaan nimi, on Stripen päätös.

Asiakkaat, jotka pyytävät kuittia nimellään, yrityksellään tai Y-tunnuksellaan (esimerkiksi liikunta- ja kulttuurietua varten): Rentalbuddyssa ei ole erillistä PDF-kuittia. Käytettävä asiakirja on vahvistusviesti. Siinä on jo asiakkaan nimi sekä varaus veroineen ja loppusummineen. Jos haluat lisätä Y-tunnuksen tai yrityksen nimen, kysy sitä kassalla omalla kysymykselläsi (mukautettu kenttä, katso asiakaspolun opas) ja lisää vahvistusviestin tekstiin muuttuja [Custom checkout fields], joka tulostaa asiakkaan vastaukset. Myös omat yritystietosi voi kirjoittaa viestin tekstiin.

Palvelumaksut: kuka veloittaa mitä

• Stripen palvelumaksut jokaisesta maksusta Stripe ottaa maksusta, ja ne näkyvät Stripen hallintapaneelissa. Rentalbuddy ei aseta, näe eikä muuta niitä.
• Rentalbuddy-tilauksesi laskutetaan erikseen, eikä sillä ole mitään tekemistä Stripe-maksutilisi kanssa. Löydät sen kohdasta Asetukset → Laskutus.

Ajantasaiset hinnat löydät Rentalbuddyn ja Stripen omilta hintasivuilta; tässä oppaassa ei mainita hintoja.

Kirjanpito: mitä kukin järjestelmä antaa

• Rahaliikenne sisään ja ulos (jokainen maksu, palvelumaksu, hyvitys, tilitys ja kunkin maksun vero): Stripen raportit. Stripe tilittää erissä, joten tiliotteesi tilitys kattaa yleensä useita varauksia; Stripen tilitysraporteista näet, mitkä maksut kuhunkin tilitykseen sisältyvät.
• Varaukset (kuka varasi mitä, milloin ja missä toimipisteessä): Varaukset-luettelon Vie. Mitä vienti sisältää ja miten luet toimipistekohtaisen liikevaihdon yhteenvedosta, kerrotaan raporttien ja vientien oppaassa.
• Valmista yhteyttä kirjanpito-ohjelmaan ei ole. Stripe tarjoaa itse sovelluksia ja vientejä moniin kirjanpitojärjestelmiin.

Varauksen jatkaminen, kun Stripe-maksut ovat pois käytöstä

Kun Poista Stripe-maksut käytöstä on käytössä, asiakkaat voivat edelleen jatkaa varaustaan. Jatko kirjataan paikan päällä maksetuksi, joten perit lisäsumman itse, aivan kuten alkuperäisenkin varauksen.

Näin jäljität varauksen sen maksuun

1. Avaa varaus kohdasta Varaukset.
2. Vieritä kohtaan Maksu. Ylhäällä näet Yhteensä (sis. ALV), Maksettu ja Maksettavaa jäljellä sekä maksun tilan merkin.
3. Jokaisella maksurivillä näkyy Summa, tila, Maksutapa, Maksutunnus, Kirjaaja ja luontiaika. Korttimaksussa Maksutunnus on maksun tunnus Stripessä: kopioi se ja hae sillä Stripen hallintapaneelista.
4. Hyvitykset näkyvät omina riveinään maksun alla maksutavalla Stripe (hyvitys).
5. Maksurivin merkki Testi ja ylhäällä näkyvä Maksettu testimaksulla tarkoittavat, että joku on kirjannut manuaalisen maksun tyypillä Testimaksu. Se lasketaan mukaan summaan Maksettu, mutta rahaa ei siirtynyt, eikä Stripestä löydy mitään. Varaus lasketaan silti yhteenvedon liikevaihtoon, kunnes se perutaan.
6. Merkki Testi varauksen tilan vieressä ja varauksella näkyvä ilmoitus ”Tämä on testivaraus…” tarkoittavat, että varaus on tehty toiminnolla Tee testivaraus. Sitä ei lasketa yhteenvedon lukuihin, ja se perutaan automaattisesti 30 minuuttia tekemisen jälkeen. Jos kyseessä oli Testi oikealla maksulla, Stripestä löytyy pieni veloitus ja sen heti tehty hyvitys; Stripe pitää maksunsa. Näkymässä Varaukset testivaraukset ovat piilossa, ellet ota käyttöön valintaa Näytä testivaraukset.

Toiseenkin suuntaan onnistuu: varauksen tilausnumero tallennetaan Stripeen maksun kuvaukseksi, joten hakemalla Stripestä tilausnumerolla löydät sen maksun.

Usein kysytyt kysymykset

Mistä löydän kuukausikirjanpitoni aineiston? Rahapuoli (maksut, palvelumaksut, hyvitykset, tilitykset, maksukohtainen vero) on Stripen raporteissa; varauspuoli on Varaukset-luettelon Vie.

Pitääkö minun kirjata jokainen tapahtuma vai vain tilitys? Se on kysymys kirjanpitäjällesi, mutta molemmat ovat saatavilla: Stripen tilitysraportit näyttävät, mistä maksuista kukin tilitys koostuu.

Jos perun varauksen, saako asiakas rahansa takaisin? Ei. Peruminen ei hyvitä. Hyvitä varauksen maksuluettelosta toiminnolla Hyvitys.

Asiakkaani haluaa kuitin nimellään ja Y-tunnuksellaan. Voiko Rentalbuddy lähettää sellaisen? Erillistä kuittiasiakirjaa ei ole. Käytä vahvistusviestiä: siinä on asiakkaan nimi, varaus, vero ja loppusumma, ja kassan kysymys yhdessä muuttujan [Custom checkout fields] kanssa voi lisätä Y-tunnuksen.

Missä näen Stripen palvelumaksut? Stripen hallintapaneelissa maksukohtaisesti. Rentalbuddy ei näytä eikä aseta niitä.

Pitääkö alennuskoodit luoda myös Stripeen? Ei. Luo ne Rentalbuddyssa kohdassa Alennuskoodit; vastaava koodi luodaan Stripe-tilillesi automaattisesti.

Mistä muutan, kuinka usein saan tilityksen? Stripen tilitysasetuksista. Rentalbuddyssa ei ole tällaista asetusta.

Etusivulla lukee ”Stripe vaatii huomiotasi”. Missä korjaan sen? Stripessä. Avaa Asetukset → Maksut, lue ilmoitus ja paina Täydennä Stripessä (tai Avaa Stripe); Stripe näyttää, mitä puuttuu.

Näenkö, mistä toimipisteestä tilitys tuli? Et itse tilityksestä. Jäljitä jokainen maksu sen varaukseen Maksutunnus-tiedolla tai tilausnumerolla, ja käytä yhteenvetoa tai varausten vientiä toimipistekohtaiseen liikevaihtoon.

Pitääkö hallintasovellus ladata uudelleen, kun olen tehnyt jotain Stripessä? Ei. Stripe-ilmoitukset Etusivu- ja Maksut-näkymissä tarkistavat itsensä uudelleen, kun palaat hallintasovelluksen välilehdelle, ja tila Yhdistetty tarkistetaan aina, kun avaat Maksut-välilehden.

Pitääkö minun lisätä verkkosivustoni verkkotunnus Stripeen Apple Payta varten? Ei. Rentalbuddy lisää varaussivunsa ja jokaisen toimipisteen verkkosivuston osoitteen automaattisesti Stripe-tilisi maksutapojen verkkotunnuksiin ja tarkistaa ne uudelleen joka yö.