Asiakas sanoo, ettei vahvistusviestiä tullut

Sinun ei tarvitse arvailla, lähtikö viesti. Jokaisella varauksella on luettelo sille lähetetyistä viesteistä, ja jokaisella viestillä on toimitustila. Yleisimmät syyt ovat kassalla väärin kirjoitettu osoite, roskapostikansio tai hallintasovelluksessa luotu varaus, jolle vahvistusta ei lähetetty. Vaiheet 1 ja 2 sulkevat pois useimmat tapaukset minuutissa.

Vaihe 1: Avaa varauksen viestit

Siirry kohtaan Varaukset ja avaa varaus.
Paina varauksen yläreunasta Viestit. Lähetetyt viestit -luettelo avautuu.
Jokaisesta viestistä on oma rivinsä, ja sarakkeet ovat Tyyppi, Vastaanottaja, Lähetetty ja Tila.

Tyyppi-sarake kertoo, mikä viesti on kyseessä:

Varauskuitti: varausvahvistus, eli viesti, jota asiakas kysyy.
Maksu: maksuviesti (maksupyyntö, jossa on maksulinkki, ei kuitti).
Jäsenyysvahvistus: lähetetään, kun joku ostaa jäsenyyden.
Kun varausvahvistus lähetetään: jokin omista viesteistäsi, joka lähtee vahvistuksen yhteydessä.
Rivi kuten Muistutus 30 minuuttia ennen varauksen loppua: jokin muistutus- tai seurantaviesteistäsi.
Rivi, jonka lopussa on (lähetetty uudelleen): kopio, jonka olet lähettänyt uudelleen tästä luettelosta. Sillä on oma tilansa.

Rivit, joiden Vastaanottaja on jokin omista osoitteistasi, ovat tiimillesi lähetettyjä kopioita, eivät asiakkaan viesti.

Jos luettelossa lukee Tälle varaukselle ei löytynyt viestejä., varaukselle ei ole koskaan luotu yhtään viestiä. Siirry kohtaan ”Varauskuitti-riviä ei ole lainkaan” alempana.

Toiminnolla Tee testivaraus tehdyllä testivarauksella on vain vahvistus (ja kopiot tiimillesi): testivaraukset eivät saa muistutuksia. Sen aiherivi alkaa merkinnällä [TEST] (suomeksi tehdyssä varauksessa [TESTI]). Painike on toimipisteen yläpalkissa painikkeen Tallenna vieressä. Varaukset-näkymässä testivaraukset ovat piilossa, kunnes laitat päälle valinnan Näytä testivaraukset.

Vaihe 2: Tarkista Vastaanottaja-sarakkeen osoite

Tämä on yleisin todellinen syy, ja sen sulkeminen pois vie sekunteja. Vertaa Vastaanottaja-sarakkeen osoitetta siihen, jonka asiakas sinulle antaa. Kassa tarkistaa vain, että osoite näyttää sähköpostiosoitteelta, joten kirjoitusvirheet kuten ”.con”, ”.vom”, ”gmial”, puuttuva kirjain tai ylimääräinen välilyönti menevät läpi. Viesti lähti silloin täysin oikein osoitteeseen, jota kukaan ei lue.

Jos osoite on väärin:

Paina varauksen Asiakas-kortin henkilökuvaketta (Näytä asiakasprofiili).
Korjaa Sähköposti-kenttä ja paina Tallenna. Jos näet ilmoituksen ”Toinen tämän tilin asiakas käyttää jo tätä sähköpostiosoitetta.”, oikea osoite kuuluu jo tilisi toiselle asiakkaalle.
Palaa varaukseen, avaa Viestit, paina Lähetä uusi viesti ja valitse Vahvistusviesti. Uusi vahvistus lähtee korjattuun osoitteeseen.

Käytä osoitteen korjaamisen jälkeen Lähetä uusi viesti, älä Lähetä uudelleen. Lähetä uudelleen lähettää aina rivin Vastaanottaja-sarakkeessa näkyvään osoitteeseen, eli vanhaan, väärään osoitteeseen. Jos varauksesta on vielä jotain maksamatta, lähetä maksuviesti samalla tavalla (Maksuviesti, katso alta ”Lähetä uudelleen tai lähetä uusi”).

Vaihe 3: Lue toimitustila

Vie hiiri tilan päälle nähdäksesi koko historian, jossa jokaisella vaiheella on aika. Puhelimessa napauta riviä, niin Tilahistoria avautuu. Luettelo muistuttaa tästä tekstillä ”Vie hiiri tilan päälle nähdäksesi tilahistorian” tai ”Napauta viestiä nähdäksesi tilahistorian”.

Tila	Mitä se todella tarkoittaa	Mitä teet
Odottaa	Ajastettu mutta ei vielä lähetetty, esimerkiksi muistutus, jonka aika ei ole vielä tullut. Lähetetty on tyhjä. Vahvistusta, jonka tila on minuutin ajan Odottaa, yritetään uudelleen.	Ei mitään, ellei kyse ole vahvistuksesta, joka on yhä Odottaa-tilassa noin 15 minuutin jälkeen.
Jonossa	Rentalbuddy on luovuttanut viestin sähköpostipalvelulle. Sähköpostipalvelu ei ole vielä vahvistanut sen lähteneen. Lähetetty näyttää luovutusajan.	Odota muutama minuutti ja avaa Viestit uudelleen. Jos tila on yhä Jonossa, katso seuraava osio.
Lähetetty	Sähköpostipalvelu on hyväksynyt viestin lähetettäväksi.	Yleensä kunnossa. Se muuttuu tavallisesti pian tilaan Toimitettu.
Toimitettu	Asiakkaan sähköpostipalvelin hyväksyi viestin. Se on perillä.	Toimitettu ei tarkoita samaa kuin nähty. Pyydä asiakasta tarkistamaan roskaposti (vaihe 4).
Avattu	Asiakas avasi viestin.	Se tuli perille ja luettiin. Katso ”Avattu tai Klikattu, mutta ei viestiä” alempana.
Klikattu	Asiakas painoi viestin painiketta tai linkkiä.	Sama kuin Avattu. Ongelma on viestin jälkeen, ei itse viestissä.
Palautunut	Asiakkaan sähköpostipalvelin hylkäsi viestin. Lähes aina osoite on väärä tai sitä ei ole olemassa, joskus postilaatikko on täynnä.	Palaa vaiheeseen 2 ja hanki oikea osoite.
Estetty	Sähköpostipalvelu kieltäytyi lähettämästä tähän osoitteeseen, tyypillisesti koska viestit ovat palautuneet siitä aiemmin tai viesti on ilmoitettu roskapostiksi.	Uudelleenlähetys samaan osoitteeseen ei auta. Käytä toista osoitetta.
Roskaposti	Vastaanottaja merkitsi viestin roskapostiksi.	Anna tiedot asiakkaalle muulla tavalla äläkä jatka uudelleenlähettämistä.
Tilaus peruttu	Vastaanottaja on perunut sähköpostien tilauksen.	Anna varauksen tiedot puhelimitse tai muuta kanavaa pitkin.
Epäonnistui	Rentalbuddy ei lähettänyt viestiä. Katso ”Miksi viestin tila on Epäonnistui” alempana.	Korjaa syy ja lähetä viesti sitten uudelleen.

Jumissa tilassa Jonossa

Jonossa tarkoittaa, että luovutus sähköpostipalvelulle onnistui, mutta vahvistusta ei tullut takaisin. Yleensä Jonossa-tila etenee muutamassa minuutissa. Jos rivi pysyy tilassa Jonossa pitkään sen jälkeen, kun muut ovat edenneet, pidä viestiä toimittamattomana: käytä kerran Lähetä uusi viesti → Vahvistusviesti. Jos myös uusi rivi jää tilaan Jonossa, ota yhteyttä tukeen ja kerro varausnumero.

Miksi viestin tila on Epäonnistui

Epäonnistui-rivi tarkoittaa, että Rentalbuddy päätti olla lähettämättä viestiä tai ei pystynyt lähettämään sitä. Luettelo ei kerro, mikä syy oli kyseessä, joten tarkista ne järjestyksessä:

Varaus on peruttu. Ajastetut muistutukset muuttuvat tilaan Epäonnistui, kun niiden aika tulee, eikä perutun varauksen vahvistusta lähetetä.
Viesti kytkettiin pois (Aktiivinen) tai poistettiin kohdassa Asetukset → Sähköpostit sen ajastamisen jälkeen.
Varauksen tila ei lähetyshetkellä vastannut muistutuksen Varauksen tila -asetusta, esimerkiksi ”ennen alkua” -muistutuksessa on valittuna vain Noudettu.
Varauksen toimipiste ei ole viestin Toimipisteet-valinnoissa.
Varausta muutettiin niin, että muistutuksen ajankohta on nyt menneisyydessä.
Viestiä ei lähetetty 15 minuutin kuluessa ajastetusta ajasta, joten se hylättiin sen sijaan, että se olisi lähetetty myöhässä.

Muistutusten asetukset selitetään vahvistus- ja muistutusviestien oppaassa.

Avattu tai Klikattu, mutta ”ei viestiä” eikä koodia

Jos tila on Avattu tai Klikattu, viesti on tullut perille. Kun asiakas sanoo ”en saanut viestiä, jossa on koodi”, yleensä on käynyt näin: vahvistuksessa ei ole koodia, vaan asiakkaat saavat koodinsa painamalla viestin Aloita varaus -painiketta.

Tarkista siis kaksi asiaa:

Mihin painike vie. Jos se avaa etusivusi tai virheen varauksen sijaan, katso opas varauslinkistä, joka vie väärälle sivulle.
Näkyykö koodi jo. Koodiopas kertoo, milloin koodit tulevat näkyviin ja mitä tehdä, kun koodi puuttuu.

Vaihe 4: Roskaposti, lähettäjän nimi ja aiherivi

Vahvistukset lähetetään Rentalbuddyn no-reply-osoitteesta noreply@rentalbuddy.io, ja lähettäjän nimenä on RentalBuddy, ei yrityksesi nimi. Asiakkaat, jotka etsivät saapuneista viesteistä yrityksesi nimellä, päättelevät usein, ettei mitään tullut.

Pyydä asiakasta:

Hakemaan sähköpostistaan sanalla ”rentalbuddy”, ei yrityksesi nimellä.
Tarkistamaan roskaposti- tai roskakansio sekä Gmailissa myös Tarjoukset-välilehti.
Etsimään aiheriviä. Ellet ole muuttanut sitä, vahvistuksen aihe on ”Kiitos varauksestasi –” ja perässä toimipisteen nimi.

Kun roskapostikansiokin on tyhjä

Jotkin sähköpostipalvelut heittävät automaattiset varausviestit hiljaa pois ennen kuin ne päätyvät mihinkään kansioon. Vuokraamot ovat nähneet tätä tietyillä palveluntarjoajilla (freenet.de on toistuva esimerkki): tila tässä on Lähetetty tai Toimitettu, roskapostikansio on tyhjä, eikä silti mitään tullut perille.

Mikään asetus sinun puolellasi ei korjaa tätä. Pyydä asiakkaalta osoite toiselta palveluntarjoajalta, korjaa se asiakasprofiiliin ja käytä Lähetä uusi viesti kuten vaiheessa 2. Lähetä uudelleen menisi samaan osoitteeseen saman palveluntarjoajan luo.

Varauskuitti-riviä ei ole lainkaan

Varausvahvistusta ei voi kytkeä pois eikä rajata tiettyihin toimipisteisiin, joten puuttuvalla vahvistusrivillä on jokin näistä syistä:

Loit tai muutit varauksen hallintasovelluksessa. Hallintasovelluksessa tehdyt varaukset eivät lähetä vahvistusta automaattisesti. Sinulta kysyttiin Lähetä vahvistusviesti vaihtoehdoin Kyllä ja Ei, ja jos vastasit Ei (tai suljit kysymyksen), mitään ei lähetetty. Lähetä se nyt valitsemalla Lähetä uusi viesti → Vahvistusviesti.
Maksua ei koskaan suoritettu loppuun. Verkossa maksetuissa varauksissa vahvistus lähtee, kun maksu on valmis. Maksuvaiheeseen jääneelle varaukselle ei lähetetä vahvistusta. Sen maksun tila on silloin Odottaa, Vanhentunut tai Epäonnistui, eikä se saa myöskään koodeja.
Kyseessä on jäsenyysosto. Etsi silloin sen sijaan riviä Jäsenyysvahvistus. Se viesti on luettelossa Oletusviestit, eikä sitä voi kytkeä pois, aivan kuten varausvahvistustakaan.
Varaus tehtiin juuri äsken. Odota minuutti ja avaa Viestit uudelleen.

Lähetä uudelleen tai lähetä uusi

Tarvitset roolin, jolla voi hallita varauksia, jotta näet nämä painikkeet.

Lähetä uudelleen (rivin ympyränuolikuvake) lähettää täsmälleen saman viestin uudelleen nykyisestä pohjastasi koottuna rivin Vastaanottaja-sarakkeen osoitteeseen. Se näkyy uutena rivinä merkinnällä (lähetetty uudelleen) omalla tilallaan, ja kuvake näyttää Lähetetty! tai Epäonnistui — yritä uudelleen. Jos lähetät uudelleen Odottaa-tilassa olevan muistutuksen, se lähtee nyt ylimääräisenä kopiona, ja ajastettu lähtee silti aikanaan.
Jos kuvake näyttää Epäonnistui — yritä uudelleen, mitään ei lähetetty eikä uutta riviä tule. Yleensä viesti on sen jälkeen kytketty pois (Aktiivinen) tai poistettu kohdassa Asetukset → Sähköpostit. Kytke se takaisin päälle tai käytä vahvistukselle (tai maksuviestille, kun maksulinkki on avoinna) toimintoa Lähetä uusi viesti.
Lähetä uusi viesti kokoaa uuden viestin ja lähettää sen asiakkaan nykyiseen osoitteeseen. Valitse Vahvistusviesti tai Maksuviesti. Näet ilmoituksen Sähköposti lähetetty! tai Sähköpostin lähetys epäonnistui — yritä uudelleen. Uusi vahvistus lähettää myös tavalliset kopiot tiimillesi.
Maksuviesti voidaan lähettää vain, kun varauksella on avoin Stripe-maksulinkki eli jotain on vielä maksamatta. Muuten se on harmaana tekstillä ”Luo ensin Stripe-maksu”, ja niin on myös maksuviestirivien Lähetä uudelleen. Lähettääksesi sellaisen paina varauksen Maksu-osiossa Uusi maksu ja valitse Maksulinkki Stripe: se lähettää itse maksuviestin. Jos varauksella on maksamatonta summaa mutta ei avointa linkkiä (esimerkiksi kun manuaalinen maksu on mitätöity), lähetys estetään ilmoituksella ”Varauksella ei ole avointa maksulinkkiä. Luo Stripe-maksu kohdassa Uusi maksu lähettääksesi linkin.” Maksuviesti näyttää aina avoimen linkin summan.

Viestit väärällä kielellä

Asiakas saa viestit sillä kielellä, jonka hän oli valinnut varausikkunassa. Hallintasovelluksessa luomasi varauksen kieli on se, joka varausikkunassa oli näkyvissä varauksen viimeistelyhetkellä, ja se on yleensä aluksi oma hallintakielesi. Vaihda kieli varausikkunan yläreunasta ennen kuin viimeistelet varauksen.

Jos tekstistä ei ole versiota kyseisellä kielellä, käytetään englanninkielistä tekstiä. Vahvistus- ja muistutusviestien opas kertoo, miten täytät kaikki kielet.

Päivämäärät ja kellonajat näyttävät viesteissä samalta kaikilla kielillä: esimerkiksi 2026-07-04 14:30 tai 2026-07-04 02:30 PM, kun Ajan näyttötapa kohdassa Asetukset → Tili on 12hr.

”He saivat sen kahdesti” ja kuka muu saa kopion

Omalle tiimillesi lähtevien kopioiden aiheen edessä on ”Copy:”. Kaksoiskappale, joka alkaa sanalla Copy:, on siis tiimillesi lähetetty kopio, ei toinen viesti asiakkaalle.

Kopiot lähtevät osoitteisiin kohdassa Asetukset → Tili → Yhteyssähköposti (”Lisää yksi tai useampi osoite. Varausvahvistusten kopiot lähetetään jokaiseen osoitteeseen, kun toiminto on käytössä.”). Muuta niitä painikkeilla Lisää yhteyssähköposti ja Poista yhteyssähköposti. Kytke pois Lähetä kopiot varausvahvistuksista osoitteeseen Yhteyssähköposti., jos et halua kopiota jokaisesta varauksesta. Kopiot ovat oletuksena käytössä.

Jos asiakas todella sai kaksi samanlaista viestiä ilman ”Copy:”-alkua, vahvistus lähetettiin uudelleen. Lähetetyt viestit -luettelossa on silloin kaksi Varauskuitti-riviä tai yksi rivi merkinnällä (lähetetty uudelleen). Myös asiakas, joka pidentää tai siirtää varausta ja maksaa erotuksen, saa vahvistuksen uudelleen uusin ajoin.

Varausvahvistus, maksuviesti ja Stripen kuitti: kolme eri viestiä

Varausvahvistus on Rentalbuddyn viesti. Se näkyy Lähetetyt viestit -luettelossa nimellä Varauskuitti, sisältää varauksen tiedot ja Aloita varaus -painikkeen, ja sitä muokataan kohdassa Asetukset → Sähköpostit.
Maksuviesti on maksupyyntö. Sen vakioaihe on ”Varauksesi kohteessa [toimipiste] odottaa maksua”, ja siinä on maksulinkki.
Korttimaksun kuitti tulee Stripeltä, ei Rentalbuddylta. Se ei näy Lähetetyt viestit -luettelossa, et voi lähettää sitä uudelleen varaukselta, ja sen lähettämisestä päätetään Stripe Dashboardissa.

”Asiakas sai kuitin mutta ei vahvistusta” on siis tavallinen tilanne: kaksi järjestelmää, kaksi viestiä. Tarkista vahvistus vaiheiden 1–4 avulla.

Jos mikään näistä ei auttanut

Ota yhteyttä tukeen ja kerro varausnumero, Vastaanottaja-sarakkeen osoite sekä Tila historioineen (vie hiiri sen päälle). Niillä viestin voi jäljittää.

Usein kysytyt kysymykset

Asiakas ei saanut viestiä. Voitteko tarkistaa? Avaa varaus ja paina Viestit. Luettelosta näet, lähetettiinkö vahvistus, mihin osoitteeseen ja toimitettiinko se.

Joskus lukee Lähetetty, joskus Jonossa. Mikä ero niillä on? Jonossa tarkoittaa, että viesti on luovutettu sähköpostipalvelulle. Lähetetty ja Toimitettu tarkoittavat, että sähköpostipalvelu on vahvistanut viestin lähteneen ja tulleen perille. Jonossa-tilaan jäänyt rivi kannattaa lähettää uudelleen.

Asiakas sai vain maksukuitin, ei varausvahvistusta. Kuitti tulee Stripeltä. Vahvistus on erillinen Rentalbuddyn viesti, joten tarkista sen rivi kohdasta Viestit.

En pysty lähettämään viestiä uudelleen oikeaan osoitteeseen. Lähetä uudelleen käyttää vanhaa osoitetta. Korjaa sähköpostiosoite asiakasprofiiliin ja käytä sitten Lähetä uusi viesti → Vahvistusviesti.

Voinko lähettää varausvahvistuksen uudelleen? Voit. Avaa varaus ja paina Viestit → Lähetä uusi viesti → Vahvistusviesti. Se lähtee asiakkaan nykyiseen osoitteeseen, joten korjaa väärä osoite ensin asiakasprofiiliin.

Maksuviesti on harmaana. Miksi? Avointa maksulinkkiä ei ole: ”Luo ensin Stripe-maksu”. Paina varauksella Uusi maksu → Maksulinkki Stripe; se lähettää maksuviestin.

Uudelleenlähetys näyttää ”Epäonnistui — yritä uudelleen”. Miksi? Mitään ei lähetetty. Viesti on yleensä kytketty pois tai poistettu kohdassa Asetukset → Sähköpostit sen ajastamisen jälkeen. Kytke se takaisin päälle tai käytä sen sijaan toimintoa Lähetä uusi viesti.

En näe uudelleenlähetyksen kuvaketta tai Lähetä uusi viesti -painiketta. Ne näkyvät vain käyttäjille, joiden rooli saa hallita varauksia. Tilin katselijat näkevät luettelon ilman niitä.

Tilana on Toimitettu, mutta asiakas ei löydä viestiä. Toimitettu tarkoittaa, että asiakkaan sähköpostipalvelin hyväksyi viestin. Pyydä asiakasta hakemaan sanalla ”rentalbuddy” ja tarkistamaan roskaposti, roskakansio ja Tarjoukset.

Asiakas sanoo, ettei saanut viestiä koodeista, mutta tila on Avattu. Viesti tuli perille. Koodi on varaussivulla Aloita varaus -painikkeen takana, joten tarkista, mihin painike vie ja näkyykö koodi jo.

Tein varauksen asiakkaalle hallintasovelluksessa, eikä hän saanut mitään. Hallintasovelluksessa tehdyt varaukset lähettävät vahvistuksen vain, kun vastaat Kyllä kysymykseen Lähetä vahvistusviesti. Lähetä se nyt kohdasta Viestit → Lähetä uusi viesti.

Viestin päivämäärä näyttää tältä: 2026-07-04. Onko se oikein? On. Viestit kirjoittavat päivämäärät muodossa vuosi-kuukausi-päivä kaikilla kielillä, esimerkiksi 2026-07-04 14:30. Näkyykö kellonaika muodossa 14:30 vai 02:30 PM, riippuu asetuksesta Ajan näyttötapa kohdassa Asetukset → Tili.

En löydä testivaraustani Varaukset-näkymästä. Testivaraukset ovat oletuksena piilossa. Laita päälle Näytä testivaraukset luettelon yläpuolelta, avaa sitten varaus ja paina Viestit.

Minne jokaisen varauksen kopiot menevät, ja miten saan ne loppumaan? Yhteyssähköposti-osoitteisiin kohdassa Asetukset → Tili. Kytke siellä kopiokytkin pois, niin ne loppuvat.