Asiakkaat ottavat yhteyttä Rentalbuddyyn sinun sijastasi – varmista, että he tavoittavat sinut

Vuokra-asiakkaasi soittavat tai lähettävät sähköpostia Rentalbuddylle sinun sijastasi – tai he vastaavat vahvistusviestiinsä eivätkä koskaan kuule mitään. He eivät tee mitään outoa: kun omat yhteystietosi puuttuvat, ainoa nimi, jonka he löytävät, on meidän.

Rentalbuddy tukee sinua vuokraamona; sinä tuet omia asiakkaitasi. Rentalbuddy ei voi auttaa vuokra-asiakasta varauksessa, avaimessa tai hyvityksessä, joten jokainen meille päätyvä asiakas on asiakas, joka odottaa sinua. Korjaus vie muutaman minuutin toimipistettä kohden.

Miksi asiakkaat päätyvät Rentalbuddyyn

Tämän vuokra-asiakas näkee, ja tästä kukin osa tulee:

• Viestin lähettäjä. Varausviestit lähetetään Rentalbuddyn no-reply-osoitteesta, ja lähettäjän nimi, jonka asiakkaat näkevät postilaatikossaan, on tällä hetkellä RentalBuddy, ei yrityksesi nimi.
• Vastaukset. Asiakas, joka painaa Vastaa, kirjoittaa tuohon no-reply-osoitteeseen. Vastaukset eivät tavoita sinua.
• Viestin yhteystietorivi. Lohko Yhteystiedot – Toimipiste tulostaa toimipisteen osoitteen ja rivin ”Yhteystiedot: [puhelin] or [sähköposti]” toimipisteen omista yhteystiedoista. Jos toimipisteelle ei ole tallennettu puhelinta tai sähköpostia, asiakkaat näkevät siinä kirjaimellisesti [Site Phone] ja [Site Email].
• Avaus-, palautus- ja peruutussivut. Niillä lukee ”Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä osoitteeseen [sähköposti] tai numeroon [puhelin].” toimipisteen sähköpostilla ja puhelinnumerolla. Jos ne ovat tyhjiä, lauseessa on aukkoja siinä, missä tietojesi pitäisi olla.
• ”powered by Rentalbuddy”. Varausikkunassa ja avaussivulla näkyy pieni powered by Rentalbuddy -logo, joka linkittää osoitteeseen rentalbuddy.io. Kun yhteystietojasi ei ole missään, asiakkaat seuraavat sitä linkkiä.

Tärkein yksittäinen korjaus on siis toimipisteen yhteystiedot. Niitä käytetään kerralla viestissä, avaus- ja palautussivuilla sekä varausikkunan ”ei saatavilla” -ilmoituksessa.

Täytä jokaisen toimipisteen yhteystiedot

1. Siirry kohtaan Toimipisteet ja avaa toimipiste.
2. Etsi Toimipisteen asetukset -välilehdeltä kortti Sijainti ja yhteystiedot.
3. Täytä kenttiin Yhteyssähköposti ja Puhelinnumero osoite ja numero, joita asiakkaidesi pitää käyttää – ne, joihin joku oikeasti vastaa vuokrauksen aikana. Sähköpostikentän yläpuolella kortti muistuttaa: ”Asiakkaasi näkevät toimipisteen sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron varauksessa ja vahvistussähköposteissaan.”
4. Paina Tallenna.

Toista jokaiselle toimipisteelle: tiedot tallennetaan toimipistekohtaisesti, ja jokainen varaus käyttää oman toimipisteensä tietoja. Jos sinulla on useita toimipisteitä samalla yhteyshenkilöllä, Kopioi lähteestä (”Kopioi sähköposti ja puhelin toisesta toimipisteestä.”) avaa ikkunan Kopioi yhteystiedot, jossa valitset kohdassa Valitse toimipiste, josta kopioidaan ja vahvistat.

Molemmat kentät ovat pakollisia. Uudelle toimipisteelle ne täytetään luotaessa tilisi yhteystiedoista (muuta niitä, jos toimipisteellä on omat), eikä välilehteä voi tallentaa ilman niitä: sähköpostiosoitteen on oltava kelvollinen ja puhelinnumerossa on oltava vähintään kuusi numeroa. Rentalbuddyn omaa sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa ei hyväksytä: ”Nämä ovat Rentalbuddyn yhteystiedot. Anna omat yhteystietosi, jotta asiakkaat tavoittavat sinut eivätkä meitä.” Asiakkaat, jotka saavat Rentalbuddyn puhelinnumeron tai sähköpostin, tavoittavat tiimin, joka ei voi avata lukkoja eikä muuttaa varauksia heidän puolestaan.

Vanhemmista toimipisteistä, jotka on tallennettu ennen kuin kentät muuttuivat pakollisiksi, ne voivat yhä puuttua, tai niissä voi olla Rentalbuddyn tiedot. Rentalbuddy merkitsee ne:

• kortissa Sijainti ja yhteystiedot lukee ”Tällä toimipisteellä ei ole asiakkaille sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa, joten varausvahvistuksissa ei ole tapaa tavoittaa sinua.” tai ”Tällä toimipisteellä näkyvät yhä Rentalbuddyn yhteystiedot, joten apua tarvitsevat asiakkaat tavoittavat meidät eivätkä sinua.”,
• Toimipisteen asetukset -välilehteen tulee merkki, ja Toimipisteet-luettelossa näkyy merkki toimipisteen nimen perässä,
• Etusivu-sivun kohdassa Tarkistettavaa näkyy ”Toimipisteeltä Beach puuttuvat asiakkaiden yhteystiedot.” ja painike Avaa toimipiste.

Merkit poistuvat heti, kun tallennat kelvolliset omat yhteystietosi. Tarkista ne uudelleen aina, kun työntekijä tai puhelinnumero vaihtuu; Rentalbuddy ei voi tietää, vastaako numeroon vielä joku.

Tarkista viestiesi yhteystietolohko

Lohko Yhteystiedot – Toimipiste on käytössä vakiomuotoisissa sähköpostipohjissa. Näin tarkistat sen:

1. Siirry kohtaan Asetukset → Sähköpostit ja avaa vahvistusviestisi.
2. Varmista, että Yhteystiedot – Toimipiste on käytössä.
3. Tee sama muistutusviesteillesi.

Editorin esikatselu näyttää esimerkkiyhteystiedot, ei omiasi, joten katso todellista vahvistusta – omaa kopiotasi tai vahvistusta, jonka saat toimipisteen yläpalkin painikkeella Tee testivaraus painikkeen Tallenna vieressä. Jos siinä näkyy [Site Phone] tai [Site Email], kyseisen varauksen toimipisteelle ei ole tallennettu yhteystietoja.

Jos käytät omassa viestitekstissäsi muuttujaa [Site phone], se jää yksinkertaisesti tyhjäksi, kun toimipisteelle ei ole tallennettu puhelinnumeroa.

Lisää sähköpostipohjista, myös lohkoista Johdantoteksti ja Lopetusteksti, joihin voit lisätä lauseen kuten ”Kysyttävää vuokrauksen aikana? Soita meille numeroon…”, kerrotaan vahvistus- ja muistutusviestejä koskevassa oppaassa.

Vastaukset vahvistusviestiin eivät tavoita sinua

Lähettäjän osoite on no-reply-osoite, jota ei voi muuttaa hallintasovelluksessa, eikä vastausosoitteelle ole asetusta. Siksi:

• kerro viestin tekstissä, miten asiakkaat tavoittavat sinut – puhelin ja sähköposti – sen sijaan, että odottaisit heidän vastaavan,
• pidä Yhteystiedot – Toimipiste käytössä ja toimipisteen yhteystiedot täytettyinä.

Jos asiakas sanoo ”vastasin viestiin eikä kukaan vastannut”, vastaus meni no-reply-osoitteeseen; pyydä häntä käyttämään sen sijaan vahvistuksessa olevaa puhelinnumeroa tai sähköpostia.

Avaussivun virheilmoitus mainitsee yhteyshenkilösi

Jos avaussivulla menee jokin pieleen, asiakas näkee Tapahtui virhe ja ”Yritä uudelleen tai ota yhteyttä: [nimi] ([toimipiste] / [puhelin]).” Nimi on kentän Yhteyshenkilön nimi arvo kohdan Asetukset välilehdellä Tili, ja puhelinnumero on toimipisteen Puhelinnumero. Pidä molemmat ajan tasalla – tämän viestin asiakas lukee seisoessaan lukolla, joka ei anna hänelle koodia.

Tarkista varaus- ja vuokrausehtosi

Asiakkaiden on rastitettava kassalla ”Hyväksyn varaus- ja vuokrausehdot.”, ja siellä avautuva teksti on sinun. Vuokraamot ovat ottaneet käyttöön mallipohjaehtoja täynnä paikkamerkkejä tai ehtoja, joissa on toisen yrityksen nimi ja yhteystiedot, ja asiakkaat ottivat silloin yhteyttä siihen, jonka ehdot mainitsivat.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Asiakaspolku (tai toimipisteen omalle Asiakaspolku-välilehdelle, jos toimipiste käyttää omia asetuksiaan).
2. Etsi kohdasta Tärkeimmät asetukset Varaus- ja vuokrausehdot – ”Asiakkaat hyväksyvät tämän tekstin kassalla rastittaessaan ”Hyväksyn varaus- ja vuokrausehdot”. Se on sinun ja asiakkaan välinen oikeudellisesti sitova sopimus, joten pidä se täydellisenä ja ajan tasalla.”
3. Paina Muokkaa ehtoja. Jos kortissa lukee ”Ehtoja ei ole vielä lisätty.”, asiakkaat hyväksyvät tyhjän tekstin.
4. Varmista, että ehdoissa mainitaan yrityksesi ja yhteystietosi eikä niissä ole jäljellä mallitekstiä, kuten hakasulkeisiin merkittyjä paikkamerkkejä.

Rentalbuddy auttaa tässäkin: ehdot, joissa on mallipohjan paikkamerkkitekstiä, hyvin lyhyet ehdot, puuttuvat ehdot tai sama teksti useilla kielillä merkitään Asiakaspolku-välilehdellä sekä Etusivu-sivun kohdassa Tarkistettavaa (esimerkiksi ”Toimipisteen Beach ehdot kannattaa tarkistaa.”). Asiakaspolun opas luettelee tarkistukset.

Rentalbuddy voi pyynnöstä jakaa esimerkkejä ehtopohjista. Ne ovat vain lähtökohta; mukauta ne yritykseesi ja tarkistuta ne maasi lainsäädännön mukaan.

Vastaa tavallisiin kysymyksiin ennen kuin asiakkaat kysyvät

Monet vuokra-asiakkaiden kysymykset ovat ”mitä hintaan sisältyy?”, ”missä se tarkalleen on?” ja ”voinko perua?”. Jos vastauksia ei ole missään varausprosessissa, asiakkaat etsivät yhteystietoa – ja helpoiten löytyvä voi olla meidän.

• Rentalbuddy-varaussivu – jos asiakkaat varaavat Rentalbuddyn puolestasi ylläpitämällä sivulla, täytä toimipisteen Verkkosivusto-välilehden Sisältö-osio: Yrityksen nimi, Iskulause ja Kuvaus (”Muokkaa iskulausetta ja kuvausta jokaiselle varaussivulla käytettävälle kielelle.”).
• Tuotekuvaukset – kerro, mitä sisältyy, koot ja mitä asiakkaan on tuotava mukanaan. Katso opas tuotteiden luomisesta ja hallinnasta.
• Vahvistusviesti – reittiohjeet, nouto-ohjeet ja peruutusehtosi viestin tekstissä; lohko Reittiohjeet – Toimipiste lisää karttalinkin.

Kumppanin hallinnoimat tilit

Jos Rentalbuddy-kumppani on perustanut tilisi ja hallinnoi sitä, vuokra-asiakkaan puolella kaikki on samoin: asiakkaasi näkevät toimipisteillesi tallennetut yhteystiedot, joten yllä olevat vaiheet pätevät sellaisinaan.

Omissa kysymyksissäsi vuokraamona kumppanisi on yleensä ensimmäinen yhteystahosi. Kohdassa Asetukset → Laskutus hallintasovellus näyttää sen: ”Tätä tiliä hallinnoi [kumppani].” tai ”Tilauksesi on tehty kumppanin [kumppani] kautta. Lisätietoja tilauksestasi saat osoitteesta [linkki].”

Kumppanit, jotka perustavat toimipisteitä asiakkailleen: täytä jokaiseen luomaasi toimipisteeseen asiakkaan oma puhelinnumero ja sähköposti, älä omiasi äläkä Rentalbuddyn.

Pikatarkistus ennen kautta

• Jokaisella toimipisteellä on Yhteyssähköposti ja Puhelinnumero täytettyinä omilla tiedoillasi, eikä Etusivu-sivun kohdassa Tarkistettavaa ole mitään yhteystiedoista.
• Todellinen vahvistusviesti näyttää tietosi ilman merkintöjä [Site Phone] tai [Site Email].
• Tärkeimmät asetukset -kohdan ehtosi ovat omasi, täydelliset ja vapaat mallipohjan paikkamerkeistä.
• Tili-välilehden Yhteyshenkilön nimi on joku, joka työskentelee yhä kanssasi.
• Viestitekstisi kertoo asiakkaille, miten he tavoittavat sinut vuokrauksen aikana.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi asiakkaamme soittavat Rentalbuddylle eivätkä meille? Yleensä siksi, että vanhemman toimipisteen Puhelinnumero ja Yhteyssähköposti ovat tyhjiä tai yhä Rentalbuddyn, joten ainoa nimi viestissä ja avaussivulla on meidän. Täytä omat tietosi jokaisen toimipisteen Toimipisteen asetukset -välilehdellä; tällaiset toimipisteet on merkitty, ja ne näkyvät Etusivu-sivun kohdassa Tarkistettavaa.

Missä asiakkaat näkevät toimipisteen sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron? Varauksessa ja vahvistussähköposteissaan, kuten sähköpostikentän yläpuolella oleva rivi kertoo. Ne näkyvät myös avaus-, palautus- ja peruutussivuilla.

Miksi en voi tallentaa Rentalbuddyn puhelinnumeroa toimipisteen puhelinnumeroksi? Asiakkaat soittaisivat silloin Rentalbuddylle, joka ei voi auttaa heitä varauksessa. Anna numero ja sähköpostiosoite, joihin oma henkilökuntasi vastaa.

Vahvistusviestissä lukee ”[Site Phone]” ja ”[Site Email]” – mitä se tarkoittaa? Toimipisteelle ei ole tallennettu puhelinta tai sähköpostia. Lisää ne toimipisteen Toimipisteen asetukset -välilehden kohtaan Sijainti ja yhteystiedot; seuraavat viestit näyttävät oikeat tietosi.

Asiakkaat vastaavat varausviestiin, mutta emme koskaan saa vastausta. Viesti tulee no-reply-osoitteesta, eivätkä vastaukset tavoita sinua. Kirjoita puhelinnumerosi ja sähköpostisi viestin tekstiin ja pidä Yhteystiedot – Toimipiste käytössä.

Voinko muuttaa viestien lähettäjän nimeä tai osoitetta? Et hallintasovelluksessa. Viestit tulevat Rentalbuddyn no-reply-osoitteesta ja näyttävät tällä hetkellä lähettäjänä RentalBuddy, joten varmista, että omat yhteystietosi ovat itse viestissä.

Miten saan puhelinnumeromme varauksen jälkeen lähtevään viestiin? Tallenna se toimipisteen Puhelinnumero-kenttään; viestin lohko Yhteystiedot – Toimipiste näyttää sen automaattisesti.

Ehdoissamme mainitaan toinen yritys ja paikkamerkkitekstiä – missä muutan niitä? Kohdassa Asetukset → Asiakaspolku → Tärkeimmät asetukset → Varaus- ja vuokrausehdot → Muokkaa ehtoja, tai toimipisteen omalla Asiakaspolku-välilehdellä, jos se käyttää omia asetuksiaan.

Tiliämme hallinnoi kumppani – keneen asiakkaidemme pitää ottaa yhteyttä? Sinuun. Asiakkaasi näkevät toimipisteidesi yhteystiedot; kumppani on sinun oma yhteystahosi tiliäsi koskevissa kysymyksissä.

Vastaako Rentalbuddy vuokra-asiakkaillemme puolestamme? Ei. Rentalbuddy tukee sinua vuokraamona; vuokra-asiakkaiden on tavoitettava sinut, ja siksi yhteystietojesi on oltava jokaisessa toimipisteessä.