Rapports et exports : chiffres du tableau de bord, revenu par emplacement, exports CSV

Rentalbuddy propose un rapport à l'écran, le tableau de bord, et plusieurs exports en fichiers CSV. Ce guide couvre les deux, le contenu de chaque fichier et ce que les loueurs demandent souvent mais qui n'existe pas encore.

Le tableau de bord : votre rapport à l'écran

Une fois votre liste de démarrage terminée, Accueil s'ouvre sur le tableau de bord. C'est un rapport que vous lisez à l'écran ; il n'a pas de bouton de téléchargement.

En haut, vous choisissez trois choses :

Plage de dates : la période que couvre toute la page. Elle s'ouvre sur les 30 derniers jours. Choisissez les dates dans le calendrier ou saisissez-les. Le tableau de bord couvre du 1er janvier 2015 jusqu'à la fin de l'année dans cinq ans ; les dates en dehors sont grisées. Une plage saisie incomplète, hors de ces années, ou qui se termine avant de commencer n'est pas appliquée, et lorsque vous cliquez ailleurs, le champ revient à la plage affichée par la page.
Réservations par : Date de réservation (quand le client a réservé) ou Date de début (quand la location commence). Cela change beaucoup les chiffres. Pour « qu'avons-nous vendu en juin », utilisez Date de réservation ; pour « quelle a été notre activité en juin », utilisez Date de début.
Emplacements : une liste à cocher de vos emplacements, qui affiche Tous les emplacements quand tout est coché. Elle n'apparaît que si vous avez plus d'un emplacement.

Les chiffres en haut

Chiffre	Ce qu'il signifie
Durée moyenne de réservation	Durée moyenne de location en heures
Valeur moyenne des commandes	Revenu des réservations divisé par le nombre de réservations (les ventes d'adhésions sont exclues)
Revenu total	La valeur réservée sur la période, dans la devise du compte, ventes d'adhésions comprises
Réservations totales	Nombre de réservations
Achats d'adhésion	Nombre et valeur des adhésions vendues (uniquement quand les adhésions sont activées)

Les réservations annulées et celles dont le paiement a expiré ne sont pas comptées. Les chiffres sont la valeur des réservations, pas l'argent qui vous est versé : remboursements, frais et versements se trouvent dans Stripe (voir plus bas).

Les réservations test faites avec Faire une réservation test sont toujours exclues des chiffres du tableau de bord, et elles sont annulées automatiquement 30 minutes après leur création. Dans Réservations, elles sont masquées tant que vous n'activez pas Afficher les réservations test ({count}), et alors marquées Test ; les réservations test masquées ne sont jamais sélectionnées, elles ne sont donc ni exportées ni imprimées. Les autres façons de tester comptent comme n'importe quelle réservation jusqu'à ce que vous les annuliez : une réservation du personnel enregistrée avec un Paiement test, ou une réservation avec un code promo à 100 %. Annulez-les une fois terminé pour qu'elles ne gonflent pas les chiffres.

Le graphique : commandes, revenu et Par emplacement

Sous les chiffres se trouve un graphique à barres sur la période. Par défaut, il affiche le nombre de commandes. Cochez Revenu pour afficher le revenu à la place. Si vous avez plusieurs emplacements, cochez Par emplacement pour répartir chaque barre par emplacement : c'est le moyen le plus rapide de comparer les emplacements. Survolez une barre pour voir les valeurs exactes. Les périodes courtes sont affichées par jour, les plus longues par tranches plus grandes, et les très longues par semaine.

Nationalité du client

Une liste de pays avec drapeaux et le nombre de réservations de chacun. Le pays est déduit de l'indicatif du numéro de téléphone du client : un Suédois avec un numéro de mobile allemand est donc compté comme Allemand. Les réservations sans numéro de téléphone, ou avec un numéro non reconnu, apparaissent comme Inconnu.

Produits

Les produits les plus réservés sur la période, regroupés par type (Location, Événement, Assurance, Accessoire, Adhésion). Les chiffres sont des quantités réservées, pas du revenu.

Revenu par emplacement

Deux façons, toutes deux sur le tableau de bord :

Un emplacement à la fois : dans Emplacements, décochez tout sauf un emplacement et lisez Revenu total. Recommencez pour le suivant.
Côte à côte : cochez Revenu et Par emplacement sur le graphique, puis survolez les barres.

Il n'existe pas de tableau de revenu par emplacement à télécharger. Si vous avez besoin des chiffres dans un tableur, exportez les réservations de cet emplacement (voir plus bas) et additionnez la colonne de valeur.

Fonctionnement des exports : cocher les lignes, puis Exporter

Tous les exports de l'administration fonctionnent de la même façon : cochez les lignes voulues, puis appuyez sur Exporter. Le bouton Exporter reste grisé tant que vous n'avez pas coché au moins une ligne, et le nombre entre parenthèses indique combien vous en avez cochées, par exemple Exporter (12). Filtrez d'abord la liste, puis cochez.

Le fonctionnement de la case de l'en-tête du tableau dépend de la liste :

Réservations, l'Historique des commandes d'un client et l'onglet Achats des adhésions : la case de l'en-tête (Sélectionner cette page sur téléphone) ne coche que les réservations de la page affichée. Une ligne au-dessus de la liste indique alors ce qui est coché, Sélectionnées sur cette page : {count}, Sélectionnées : {count} ou Toutes sélectionnées : {count}, avec Tout sélectionner ({count}) pour cocher toute la liste filtrée (toutes les pages) et Clair pour tout décocher. Les lignes de prolongation sont exclues quand vous cochez en bloc ; cochez-les une par une si vous en avez besoin. Les réservations qui sortent de la liste, par exemple quand vous changez un filtre, quittent aussi la sélection.
Clients et l'onglet Membres des adhésions : la case de l'en-tête coche toutes les lignes de la liste affichée.

Les fichiers sont au format CSV et s'ouvrent dans Excel, Numbers, Google Sheets et la plupart des logiciels de comptabilité.

Sur téléphone, les boutons Exporter et Imprimer apparaissent une fois que vous avez sélectionné des réservations en les touchant.

Exporter les réservations

Réservations dans le menu de gauche → filtrez → cochez les lignes → Exporter.

Les réservations présentes dans la liste déterminent ce que vous pouvez exporter :

L'emplacement sélectionné dans le sélecteur Emplacement du menu de gauche. Activez Affichage pour tous les emplacements pour voir les réservations de tous les emplacements.
Le sélecteur Plage de dates : Actuel couvre les réservations récentes (à partir d'environ deux mois en arrière), ou choisissez une année entière, puis appuyez sur Chercher.
Filtres et Rechercher des réservations affinent encore la liste.

« Toute la saison dernière pour un emplacement », c'est donc : sélectionnez l'emplacement, choisissez l'année, Chercher, cochez la case de l'en-tête, appuyez sur Tout sélectionner ({count}), puis Exporter.

Les réservations test sont masquées dans la liste tant que Afficher les réservations test ({count}) n'est pas activé, et les réservations test masquées ne sont jamais sélectionnées : elles ne se retrouvent donc pas dans le fichier.

Grandes sélections. L'export est construit sur le serveur par lots, il n'y a donc pas de limite de taille : une année entière pour tous les emplacements s'exporte en une seule fois. En cas d'échec, vous voyez « Impossible d'exporter les réservations. Veuillez réessayer. »

Contenu du fichier des réservations

Une ligne par réservation, triée par début. Les en-têtes et les mots (canal, statut, statut de paiement) sont dans la langue de votre administration. En français, les colonnes sont, dans cet ordre :

N ° de commande, Créé, Emplacement, Commencer, Fin, Enregistrement, Régler, Nom, E-mail, Numéro de téléphone, Des produits, Serrure, Canal, Statut, Statut de paiement, Devise, Total (TVA incl.), TVA, Rabais, Code promo, Payé, Reste à payer

Viennent ensuite une colonne par question, pour les réservations ayant des réponses à l'ancien questionnaire de retour (questions d'évaluation).

Les dates et heures sont écrites YYYY-MM-DD HH:mm, dans le fuseau horaire de l'emplacement.
Les montants ont deux décimales, avec une virgule décimale dans toutes les langues d'administration sauf l'anglais.
Des produits liste chaque produit sous la forme « Nom ×quantité ».
Serrure contient les numéros de serrure, pour chaque emplacement de l'export.
Les réservations payées d'avant août 2025, date à laquelle Rentalbuddy a commencé à enregistrer les montants payés, comptent comme entièrement payées.
Le fichier est séparé par des points-virgules et commence par une marque d'ordre des octets (BOM), il s'ouvre donc directement en colonnes dans un Excel réglé en suédois, norvégien, danois, finnois ou allemand.

Le fichier ne contient pas les réponses à vos champs personnalisés ; elles se trouvent sur la page de détail de chaque réservation et sur l'impression.

Imprimer des réservations

Imprimer, à côté d'Exporter, imprime les réservations cochées, une réservation par page. Vous pouvez aussi imprimer une seule réservation depuis sa page de détail ; les deux utilisent la même mise en page :

le nom de votre entreprise, l'emplacement et votre logo, et une mention quand il s'agit d'une réservation test,
le numéro de Commande client avec le début, la fin, l'arrivée et le départ, Créé, Canal et Informations supplémentaires,
Client (ou « Aucun client n'est associé à cette réservation. »), et Réponses client,
Lignes de commande,
Paiement : Statut de paiement, Total (TVA incl.), Payé et Reste à payer (l'historique des paiements n'est pas imprimé),
Réponses avant déverrouillage et Réponses au retour.

L'impression prend jusqu'à 500 réservations à la fois. Avec davantage de réservations cochées, Imprimer est grisé et la ligne au-dessus de la liste indique : « L'impression est limitée à 500 réservations à la fois. Sélectionnez page par page pour imprimer, ou utilisez Exporter pour toute la liste. » Avec plus de 200 réservations cochées, vous voyez « Préparation de {count} réservations pour l'impression. Cela peut prendre une ou deux minutes, et la page peut ne pas répondre pendant ce temps. » Attendez la boîte de dialogue d'impression. Si une réservation ne peut pas être affichée, sa page indique « La réservation {id} n'a pas pu être affichée. » ; si le chargement échoue complètement, « Impossible de charger les réservations pour l'impression. Veuillez réessayer. »

L'impression marque les réservations comme Imprimé, mais seulement pour les utilisateurs qui peuvent modifier les réservations. Les utilisateurs qui peuvent seulement consulter les réservations peuvent quand même imprimer ; rien n'est marqué.

Pour obtenir un PDF, choisissez « Enregistrer au format PDF » dans la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur. Le filtrage et la sélection dans la liste sont décrits plus en détail dans le guide sur la recherche et le filtrage des réservations.

Les réservations d'un client

Clients → ouvrez le client → Historique des commandes. Cochez les réservations (la case de l'en-tête coche la page affichée ; Tout sélectionner ({count}) les coche toutes) et appuyez sur Exporter (ou Imprimer). Vous obtenez le même type de fichier, limité aux réservations de ce client. C'est utile quand un client demande un récapitulatif de tout ce qu'il a réservé.

Exporter les clients (liste de clients vers Excel)

Clients dans le menu de gauche → cochez les lignes → Exporter. Le fichier est customers.csv, avec les colonnes :

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country et Consent To Email (Yes/No).

Si les adhésions sont activées pour votre compte, trois colonnes s'ajoutent après le numéro de téléphone : Member, Coverage et Discount.

Les en-têtes de colonnes de ce fichier sont toujours en anglais, quelle que soit la langue de votre administration. Consent To Email est le consentement marketing du client (affiché Consentement aux e-mails dans la liste). Respectez-le si vous utilisez le fichier pour autre chose que les réservations elles-mêmes.

Les clients appartiennent à votre compte, pas à un emplacement : il n'y a donc pas d'export de clients par emplacement. La même personne peut réserver dans plusieurs de vos emplacements.

Exporter les adhésions

Si votre compte utilise des adhésions, Adhésions propose deux exports :

L'onglet Membres exporte members.csv avec Nom, E-mail, Portée de l'adhésion, Emplacement, Ajouté via, Remise, Valide jusqu'au et Statut. Ses en-têtes suivent la langue de votre administration. Imprimer imprime les membres cochés.
L'onglet Achats exporte les ventes d'adhésions elles-mêmes, au même format que l'export des réservations.

Les QR codes ne sont pas un export

Télécharger le QR sur l'onglet Bouton Réserver d'un emplacement télécharge une image, pas des données. Voir le guide sur les liens de réservation et les QR codes.

Ce que l'administration ne rapporte pas

Ces questions reviennent chaque saison, voici donc ce qui n'existe pas aujourd'hui :

Taux d'utilisation ou d'occupation. Il n'existe pas de rapport indiquant combien d'heures un kayak, une serrure ou un sauna a été loué par rapport au nombre d'heures où il était disponible. Le plus proche est d'exporter les réservations d'une période et de faire le calcul dans un tableur.
Revenu par produit ou par accessoire. Le panneau Produits du tableau de bord compte combien ont été réservés, pas combien ils ont rapporté.
Un rapport de revenu téléchargeable, par emplacement ou au total. Les chiffres du tableau de bord ne sont qu'à l'écran.
Un fichier comptable. L'export des réservations contient le total et la TVA de chaque réservation, mais c'est la liste brute des réservations ; son adéquation avec votre logiciel de comptabilité dépend de ce logiciel. Testez d'abord sur un mois.
Des rapports PDF. Là où il y a un bouton Imprimer, imprimez en PDF depuis le navigateur.

Si l'un de ces points vous freine, dites-le au support. C'est en sachant lesquels les loueurs utilisent vraiment qu'ils sont priorisés.

Où se trouvent les chiffres financiers : Stripe

Versements, frais, remboursements, contestations de paiement, détails par paiement, rapports de TVA et reçus de vos clients se trouvent dans Stripe, pas dans Rentalbuddy. Rentalbuddy vous dit ce qui a été réservé et ce qui a été facturé au client ; Stripe vous dit quel argent a réellement circulé. Pour un rapprochement avec votre banque ou votre comptable, commencez dans Stripe. Le guide Rentalbuddy ou Stripe explique ce qui se fait où.

Vos propres factures Rentalbuddy se trouvent sous Paramètres → Facturation → Portail de facturation.

Aide-mémoire

J'ai besoin de…	Où
Les réservations d'une période, vers Excel	Réservations → Plage de dates → Chercher → case de l'en-tête → Tout sélectionner ({count}) → Exporter
Les réservations d'un client	Clients → le client → Historique des commandes → Exporter
Une liste de clients ou de diffusion	Clients → cocher → Exporter
Les membres ou les ventes d'adhésions	Adhésions → Membres ou Achats → Exporter
Le revenu d'une période	Tableau de bord → Plage de dates → Revenu total
Le revenu d'un emplacement	Tableau de bord → Emplacements → tout décocher sauf un
Comparer des emplacements	Graphique du tableau de bord → cocher Revenu et Par emplacement
Les réservations comptées par date de location	Tableau de bord → Réservations par → Date de début
D'où viennent nos clients	Tableau de bord → Nationalité du client
Versements, frais, TVA, reçus	Stripe
Nos factures Rentalbuddy	Paramètres → Facturation → Portail de facturation

Questions fréquentes

Y a-t-il une fonction de rapport ? Puis-je obtenir nos ventes dans Excel ? Le tableau de bord affiche les chiffres à l'écran. Pour un tableur, exportez les réservations : Réservations → cochez la case de l'en-tête → Tout sélectionner ({count}) → Exporter donne un fichier CSV qui s'ouvre dans Excel.

Comment voir le revenu par emplacement, par exemple pour partager une facture avec un partenaire ? Sur le tableau de bord, décochez tous les emplacements sauf un sous Emplacements et lisez Revenu total, ou cochez Revenu et Par emplacement sur le graphique.

Pourquoi le bouton Exporter est-il grisé ? Rien n'est coché. Cochez les lignes voulues (ou la case de l'en-tête pour toute la page, puis Tout sélectionner ({count}) pour toute la liste), puis appuyez sur Exporter.

Pourquoi le tableau de bord affiche-t-il un total différent de mon versement Stripe ? Le tableau de bord affiche la valeur des réservations sur la période. Les versements Stripe sont nets des frais et des remboursements, et suivent le calendrier de versement de Stripe.

Les chiffres changent quand je modifie Réservations par. Lequel est juste ? Les deux. Date de réservation compte quand les clients ont réservé ; Date de début compte quand les locations ont lieu.

Pourquoi Nationalité du client indique-t-il Inconnu ? La nationalité vient de l'indicatif du numéro de téléphone. Les réservations sans numéro, ou avec un numéro non reconnu, apparaissent comme Inconnu.

Puis-je voir à quelle fréquence chaque kayak ou sauna est utilisé (fréquence de location) ? Pas sous forme de rapport. Exportez les réservations de la période et comptez par serrure dans un tableur ; la colonne Serrure contient les numéros de serrure pour chaque emplacement.

Nos réservations test apparaissent dans le Revenu total. Les réservations faites avec Faire une réservation test ne comptent jamais. Les autres tests, comme une réservation du personnel avec un Paiement test ou un code promo à 100 %, comptent comme de vraies réservations jusqu'à leur annulation. Annulez-les et les chiffres baissent.

Puis-je obtenir un rapport de TVA ? Pas depuis Rentalbuddy. La déclaration de TVA vient de Stripe et de votre comptabilité ; l'export des réservations est la liste brute des réservations, avec la TVA de chacune.

Je coche la case de l'en-tête du tableau, mais seules les réservations de cette page sont sélectionnées. C'est voulu : la case de l'en-tête coche la page affichée. Appuyez sur Tout sélectionner ({count}) dans la ligne au-dessus de la liste pour cocher toutes les réservations de la liste filtrée.

Pourquoi Imprimer est-il grisé ? Soit rien n'est coché, soit plus de 500 réservations le sont : l'impression prend jusqu'à 500 réservations à la fois. Cochez-en moins et imprimez page par page, ou utilisez Exporter pour toute la liste.

Les réservations test sont-elles dans l'export ? Pas si vous ne les affichez pas. Les réservations test sont masquées par défaut dans Réservations, et celles qui sont masquées ne sont jamais sélectionnées : elles ne sont donc ni exportées ni imprimées.

Pourquoi les montants de mon export sont-ils écrits avec une virgule ? L'export suit la langue de votre administration : toutes les langues sauf l'anglais utilisent une virgule décimale, pour que les nombres fonctionnent dans un tableur réglé dans cette langue.