Rapports et exports — ce que vous pouvez tirer de Rentalbuddy

Il existe quatre exports dans l'admin Rentalbuddy et un rapport affiché à l'écran. Cette page les couvre tous, décrit le contenu de chaque fichier et — c'est tout aussi important — les choses que les opérateurs demandent le plus souvent et qui n'existent pas encore.

Les exports

Les quatre fonctionnent de la même façon : cochez les lignes voulues, puis appuyez sur Exporter. C'est la partie que les gens ratent. Le bouton Exporter reste désactivé tant que vous n'avez rien sélectionné, et le nombre entre parenthèses après le libellé correspond au nombre de lignes cochées. Rien n'est exporté "en masse" sans sélection préalable — utilisez la case à cocher de l'en-tête pour prendre d'un coup tout ce qui figure dans la liste.

Les quatre produisent un fichier .csv, qui s'ouvre dans Excel, Numbers, Google Sheets et la plupart des logiciels de comptabilité.

Réservations

Réservations dans le menu de gauche → cochez des lignes → Exporter.

Les réservations qui apparaissent dans la liste se déterminent avant l'export :

L'emplacement sélectionné dans la barre de navigation. Activez Affichage pour tous les emplacements pour voir à la place les réservations de tout votre compte.
La fenêtre de dates. Par défaut, la liste couvre environ les deux derniers mois ; vous pouvez choisir une année civile entière à la place.
Filtres et Rechercher des réservations affinent encore la liste.

La recette pour "toute la saison dernière pour un emplacement" est donc : sélectionnez l'emplacement, choisissez l'année, sélectionnez tout, Exporter.

Le fichier s'appelle bookings.csv. Ses colonnes sont assemblées en coulisses plutôt que par l'écran sur lequel vous vous trouvez ; l'admin n'a donc aucune liste de colonnes à vous montrer. Exportez une poignée de lignes une fois et ouvrez le fichier pour voir ce que recevra votre logiciel de comptabilité — c'est plus rapide et plus fiable que n'importe quelle liste que nous pourrions imprimer ici.

Il y a un bouton Imprimer à côté d'Exporter dans la même barre d'outils. Il imprime les lignes sélectionnées, ce qui est aussi le seul moyen d'obtenir un PDF — imprimez en PDF depuis la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur.

L'historique de commandes d'un client

Ouvrez un client depuis Clients et faites défiler jusqu'à son historique de commandes. Le même bouton Exporter s'y trouve, et il produit le même type de fichier pour les commandes de ce seul client. Utile lorsqu'un client demande un récapitulatif de tout ce qu'il a réservé chez vous.

Clients

Clients dans le menu de gauche → cochez des lignes → Exporter. Le fichier est customers.csv.

Les colonnes de celui-ci sont définies dans l'admin, elles valent donc la peine d'être listées. Vous obtenez :

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country et Consent To Email (Yes/No).

Si les adhésions sont activées sur votre compte, trois colonnes supplémentaires apparaissent entre le numéro de téléphone et l'adresse : Member, Coverage et Discount.

Deux choses à savoir. Les en-têtes de colonnes de ce fichier sont toujours en anglais, quelle que soit la langue dans laquelle vous utilisez l'admin. Et les clients appartiennent à votre Compte, pas à un emplacement — il n'existe pas d'export de clients par emplacement, car la même personne peut réserver sur plusieurs de vos emplacements.

Consent To Email correspond au consentement marketing du client. Respectez-le si vous utilisez ce fichier pour autre chose que l'exécution des réservations.

Adhésions

Si votre compte utilise les adhésions, Adhésions propose deux exports :

L'onglet Membres exporte members.csv, avec les colonnes Nom, E-mail, Portée de l'adhésion, Emplacement, Ajouté via, Rabais, Valide jusqu'au et Statut. L'emplacement auquel s'applique chaque adhésion est une colonne du fichier : un seul export couvre donc tous les emplacements.
L'onglet Achats exporte membership-purchases.csv — les ventes d'adhésions elles-mêmes, construites de la même façon que l'export des réservations.

Les QR codes ne sont pas un export

Télécharger le QR dans l'onglet Bouton Réserver d'un emplacement télécharge une image, pas des données. C'est décrit dans Liens de réservation directs et codes QR — où les trouver.

Le rapport à l'écran : le tableau de bord

Votre tableau de bord se trouve sur Accueil une fois votre liste de contrôle de configuration terminée, et toujours sur la page du tableau de bord elle-même. C'est un rapport que vous lisez à l'écran — il n'y a aucun bouton de téléchargement dessus.

Vous contrôlez trois choses en haut :

Plage de dates — la période que couvre toute la page. Elle s'ouvre sur les 30 derniers jours.
Réservations par — si une réservation compte à sa Date de réservation (quand le client a réservé) ou à sa Date de début (quand la location a lieu). Cela change sensiblement les chiffres. Pour "qu'avons-nous vendu en juin", utilisez Date de réservation ; pour "à quel point étions-nous occupés en juin", utilisez Date de début.
Emplacements — une liste à cocher de vos emplacements, avec Tous les emplacements par défaut. Elle n'apparaît que si vous en avez plusieurs.

Ce qu'il affiche ensuite :

Chiffre	Ce que cela signifie
Durée moyenne de réservation	Durée moyenne de location sur la période
Valeur moyenne des commandes	Revenu divisé par le nombre de réservations, ventes d'adhésions retirées au préalable
Revenu total	Total sur la période, dans la devise de votre compte
Réservations totales	Nombre de réservations
Achats d'adhésion	Nombre et valeur des adhésions vendues — uniquement lorsque les adhésions sont activées

Sous les tuiles se trouvent un graphique du revenu et du volume de réservations sur la période, et deux panneaux : Nationalité du client et Des produits (quels produits se sont le plus vendus, par catégorie).

Revenu par emplacement

Vous pouvez l'obtenir, et c'est le filtre Emplacements qui le permet : décochez tout sauf un emplacement et lisez Revenu total. Répétez pour chaque emplacement. C'est un travail manuel, un emplacement à la fois — il n'y a pas de répartition côte à côte par emplacement ni de moyen d'exporter le résultat — mais le chiffre lui-même est disponible.

Ce que l'admin ne rapporte pas

Soyez-y préparé, car cela revient chaque saison.

L'utilisation et le taux d'occupation. Il n'existe aucun rapport d'utilisation, aucun pourcentage d'occupation, et rien qui vous dise combien d'heures un kayak, une serrure ou une station donnée a réellement été louée par rapport à sa disponibilité. Le plus proche aujourd'hui consiste à exporter les réservations d'une période et à faire le calcul dans un tableur.

Une répartition du revenu par emplacement que vous pourriez exporter ou facturer. Comme ci-dessus : lisible un emplacement à la fois sur le tableau de bord, mais ni exportable ni côte à côte.

Un fichier comptable prêt à l'emploi avec la TVA détaillée. L'export des réservations est la matière première ; savoir s'il s'intègre directement dans votre logiciel de comptabilité dépend de ce logiciel. Testez avec un mois avant de vous y engager pour une année.

Quoi que ce soit en PDF. Rien dans l'admin ne génère de PDF. Là où il y a un bouton Imprimer, imprimez en PDF depuis le navigateur.

Si l'un de ces points vous bloque, dites-le au support — savoir lesquels sont réellement nécessaires aux opérateurs est ce qui permet de les prioriser.

Où se trouvent réellement les chiffres financiers

Les versements, les frais, les rétrofacturations, le détail par transaction, la déclaration de TVA, les reçus et vos factures Stripe se trouvent tous dans Stripe, pas dans Rentalbuddy — y compris vos propres factures d'abonnement, qui s'ouvrent sur le site de Stripe depuis Paramètres → Facturation.

Rentalbuddy vous dit ce qui a été réservé et ce qui a été facturé au client. Stripe vous dit quel argent a circulé. Pour une répartition complète de ce que gère chaque système, lisez Rentalbuddy ou Stripe : où aller pour quoi ? — pour tout ce qui touche au rapprochement bancaire ou à votre comptable, commencez là plutôt qu'ici.

Aide-mémoire

J'ai besoin de…	Où
Une liste de réservations pour une période	Réservations → filtrer → sélectionner → Exporter
L'historique de commandes d'un client	Clients → ouvrir le client → Exporter
Une liste de clients ou de diffusion	Clients → sélectionner → Exporter
Les détenteurs d'adhésions ou les ventes d'adhésions	Adhésions → Membres ou Achats → Exporter
Le revenu des 30 derniers jours	Tuiles du tableau de bord
Le revenu d'un seul emplacement	Tableau de bord → Emplacements → tout décocher sauf un
Les réservations comptées par date de location, pas par date de réservation	Tableau de bord → Réservations par → Date de début
Les versements, frais, TVA, reçus	Stripe
Vos propres factures Rentalbuddy	Paramètres → Facturation (ouvre Stripe)