Modifier votre e-mail de confirmation, ses boutons et vos rappels

Tous les e-mails automatiques envoyés à vos clients se modifient au même endroit : Paramètres dans le menu de gauche, puis l'onglet E-mails (anciennement Paramètres e-mail). Il vous faut un rôle autorisé à modifier les paramètres, par exemple propriétaire ou membre du compte. Les utilisateurs en lecture seule ne voient pas cet onglet.

Les modèles appartiennent à l'ensemble du compte. Les emplacements n'ont pas leur propre onglet e-mail. Vous pouvez tout de même envoyer des e-mails différents selon l'emplacement, en choisissant les emplacements sur chaque e-mail (voir « Un texte d'e-mail différent par emplacement » plus bas).

Où se trouvent les e-mails : E-mails par défaut et Vos e-mails

L'onglet E-mails comporte deux listes.

E-mails par défaut, décrits dans l'admin comme « (Messages standard partiellement précréés par Rentalbuddy). » Cette liste contient deux e-mails, et un troisième si vous vendez des adhésions :

La confirmation de réservation. Son Déclencheur indique Lorsque la réservation est créée.
L'e-mail de paiement. Son Déclencheur indique Lorsqu’une facture est créée. Il part lorsque vous envoyez au client un lien de paiement pour une réservation, et il indique le montant de ce lien ouvert.
La confirmation d'adhésion, envoyée lorsqu'un client achète une adhésion. Elle n'apparaît qu'une fois les adhésions activées.

Vous pouvez modifier le texte et les blocs des e-mails par défaut. Vous ne pouvez pas les désactiver, les limiter à certains emplacements, les dupliquer ni les supprimer. Leurs colonnes Actif et Actions sont vides à dessein, et la confirmation s'applique toujours à Tous les emplacements.

Vos e-mails, décrits comme « Créez vos propres messages automatiques envoyés selon différents événements du système. » Cette liste contient les rappels, les e-mails de remerciement et tout ce que vous créez d'autre. Si vous vendez des adhésions, le rappel d'adhésion (7 jours avant l'expiration) est ici aussi. Chaque ligne a un interrupteur Actif et trois boutons icônes : paramètres (roue dentée), dupliquer (icône de copie) et supprimer (corbeille).

Chaque ligne affiche Objet, Déclencheur, Lieu et, pour vos propres e-mails, Actif. Une ligne n'a pas de nom propre : elle est donc affichée sous son objet. Pour trouver la confirmation, cherchez le déclencheur Lorsque la réservation est créée.

Les nouveaux comptes commencent normalement avec un rappel déjà présent dans Vos e-mails : « {{name}}, il reste 30 minutes à votre réservation », envoyé 30 minutes avant la fin de la réservation aux clients qui ont récupéré leur matériel. Lorsque vous activez les adhésions, une confirmation d'adhésion et un rappel 7 jours avant l'expiration sont ajoutés pour vous (voir le guide sur les adhésions).

Modifier le texte de l'e-mail de confirmation

Allez dans Paramètres → E-mails.
Sous E-mails par défaut, repérez la ligne dont le Déclencheur est Lorsque la réservation est créée.
Cliquez sur la ligne (sur téléphone, appuyez sur Contenu de l'e-mail). L'éditeur s'ouvre à gauche, avec un Aperçu de l'e-mail en direct à droite.
Faites vos modifications et appuyez sur Sauvegarder en bas de l'éditeur.

L'éditeur contient, de haut en bas :

Un bouton de traduction (uniquement si vos clients peuvent réserver dans plusieurs langues). Sa partie gauche indique le sens, par exemple EN → Toutes. Cliquez dessus pour choisir Depuis (la langue à partir de laquelle traduire ; par défaut votre langue principale, mais vous pouvez choisir n'importe quelle langue proposée, par exemple si vous avez d'abord écrit le texte suédois) et Vers (Toutes les langues ou une seule langue). Appuyez ensuite sur Traduire. Le texte des langues choisies est écrasé ; si vous traduisez d'une autre langue vers votre langue principale, un avertissement s'affiche : « Remplace le texte en Anglais, votre langue principale. » (avec le nom de votre langue principale). Si la langue Depuis n'a pas encore de texte, vous obtenez « Aucun texte en Suédois à traduire » (avec cette langue). Avant de traduire, Rentalbuddy vérifie si du texte a été saisi dans le mauvais champ de langue et, si c'est le cas, vous le demande dans Certains textes semblent être dans une autre langue (voir le guide sur le flux client). Vérifiez le résultat, puis appuyez sur Enregistrer. Votre choix Depuis n'est pas mémorisé d'une visite à l'autre.
Objet de l'e-mail, avec un sélecteur de langue et une liste + Variable qui insère des espaces réservés.
Logo, un interrupteur. L'image est le logo que vous avez téléversé dans Paramètres → Compte (le champ s'appelle Logo (URL de l'image), mais il s'agit d'un téléversement). Utilisez du PNG ou du JPEG. Le SVG est accepté mais s'affiche comme une image cassée dans la plupart des logiciels de messagerie, et certains ont aussi du mal avec le WebP. Sans logo téléversé, l'e-mail affiche un espace réservé gris.
Messages : deux blocs de texte, chacun avec son interrupteur et son sélecteur de langue. Texte d'introduction est le paragraphe du haut, généralement ce qu'on appelle « le texte de confirmation ». Texte final est le paragraphe du bas. Les deux ont un menu + Variable dans la barre d'outils du texte.
Boutons : une ligne par bouton, avec un champ de texte (le libellé que voient vos clients) et un interrupteur. Un sélecteur de langue en haut de la section détermine la langue des libellés que vous modifiez. Voir la section suivante : les noms des lignes sont trompeurs.
Blocs sans texte : uniquement des interrupteurs, pour Coordonnées client, N° de commande, Détails de la réservation, Itinéraires – Emplacement et Coordonnées – Emplacement. Les e-mails d'adhésion affichent Détails de l'adhésion à la place de Détails de la réservation.

Les boutons de l'e-mail : commencer, terminer et prolonger la réservation

Les clients ne reçoivent pas leur code PIN par e-mail. La confirmation ne contient aucun code, et aucun « e-mail de code » distinct n'est envoyé avant la réservation. Les clients appuient sur le bouton Commencer la réservation de la confirmation, qui ouvre leur page de réservation où le code est affiché. Le guide sur les codes PIN explique quand le code y apparaît. Sur un emplacement en libre-service, ce bouton est donc le moyen pour vos clients d'accéder à la serrure.

Fiez-vous au champ de texte, pas au nom de la ligne. Dans la section Boutons, la ligne nommée Avant la réservation contient le bouton que vos clients voient comme Commencer la réservation. La ligne nommée Début de la réservation contient un bouton que vos clients voient comme Avant de réserver. Ce que vous tapez dans le champ de texte d'une ligne est exactement ce que vos clients voient sur ce bouton.

Nom de la ligne dans l'admin	Texte vu par les clients (sauf si vous le modifiez)	Où il mène	Sur les nouveaux comptes
Avant la réservation	Commencer la réservation	La page de réservation du client, avec le code	Activé
Début de la réservation	Avant de réserver	La même page de réservation	Désactivé
Fin de la réservation	Fin de réservation	L'étape de retour	Activé
Prolonger la réservation	Prolonger la réservation	La prolongation de la location	Suit l'emplacement (voir ci-dessous)
Move start time	Déplacer l'heure de début	Le déplacement de l'heure de début	Suit l'emplacement (voir ci-dessous)

Les deux premiers boutons ouvrent la même page. Ils ne diffèrent que par leur aspect : le premier est rempli de la couleur de votre thème, le second n'a qu'un contour. La plupart des loueurs n'en gardent qu'un.

Emplacements en libre-service (sans personnel) : laissez activé le bouton que vos clients voient comme « Commencer la réservation ». C'est la ligne nommée Avant la réservation. Si les deux premières lignes sont désactivées, vos clients n'ont aucun moyen d'accéder à leur code depuis l'e-mail.
Uniquement des emplacements avec personnel : la confirmation est partagée par tout le compte et ne sait pas quels emplacements sont tenus par du personnel. Si aucun de vos emplacements n'est en libre-service, désactivez les lignes nommées Avant la réservation, Début de la réservation et Fin de la réservation. Sinon, vos clients reçoivent des boutons qui mènent à une page sans serrure à ouvrir.
Un mélange d'emplacements avec personnel et en libre-service : les boutons apparaissent aussi dans les e-mails de vos emplacements avec personnel. Gardez-les activés pour vos clients en libre-service et envisagez un libellé qui convienne aux deux, par exemple « Votre réservation ».

Prolonger la réservation (anciennement Prolong booking) et Move start time suivent le réglage propre à chaque emplacement, et non l'interrupteur de cet écran. Les réglages sont Afficher le bouton de prolongation et Afficher le bouton de modification de l'heure de début, dans la carte Paramètres clés de Flux client, soit sur l'emplacement, soit pour tout le compte. Si l'emplacement a le réglage activé, le bouton apparaît dans les e-mails de cet emplacement même si vous l'avez désactivé ici. Si le réglage est désactivé, le bouton n'apparaît jamais. Prolonger la réservation est aussi omis des réservations qui incluent un événement. L'aperçu ne montre que vos interrupteurs de cet écran : il peut donc différer de ce que reçoivent les clients d'un emplacement donné.

L'e-mail de paiement comporte à la place un bouton Payer. Son libellé par défaut est « Cliquez ici pour payer » suivi du montant.

Les blocs sans texte : coordonnées client, détails de la réservation, itinéraire, contact

Ces blocs n'ont pas de texte à rédiger :

Coordonnées client affiche le nom, l'adresse, le code postal, la ville, le pays et le téléphone du client.
N° de commande affiche le numéro de réservation.
Détails de la réservation affiche les heures de début et de fin (pour les réservations de produits), chaque produit avec sa quantité et son prix, l'éventuel code de réduction, la TVA et le total.
Itinéraires – Emplacement est un bouton au libellé fixe « Itinéraire » dans chaque langue. Il ouvre une carte aux coordonnées de l'emplacement, ou à son adresse et sa ville si aucune coordonnée n'est définie.
Coordonnées – Emplacement affiche « Emplacement : » avec la ville et l'adresse de l'emplacement, puis « Contact : » avec son téléphone « or » son e-mail. Ces informations viennent de la carte Emplacement et coordonnées de l'onglet Paramètres de l'emplacement (Téléphone de l'emplacement, E-mail de l'emplacement). La carte vous le rappelle : « Vos clients voient l'e-mail et le téléphone de l'emplacement lors de la réservation et dans leurs e-mails de confirmation. »

Si l'emplacement n'a ni téléphone ni e-mail enregistré, vos clients voient littéralement « [Site Phone] » ou « [Site Email] » dans leur e-mail. Les emplacements ne peuvent plus être enregistrés sans eux, mais d'anciens emplacements peuvent encore ne pas les avoir ; l'admin les signale. Le guide sur les clients qui contactent Rentalbuddy au lieu de vous explique pourquoi c'est important et ce qu'il faut vérifier d'autre.

Les couleurs des boutons et des accents dans les e-mails suivent la Couleur du thème de réservation de l'emplacement, dans son onglet Expérience de réservation.

Les variables disponibles

Insérez des variables avec + Variable dans l'objet ou dans les textes des messages. Vous pouvez aussi les taper dans les libellés des boutons. Elles sont remplies au moment de l'envoi :

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

[First name] et [Customer name] donnent tous deux uniquement le prénom. Pour le nom complet, utilisez [Customer name] suivi de [Customer surname].
[Custom checkout fields] insère les réponses du client à vos propres questions de paiement sous forme de courte liste. Il ne couvre que les questions du paiement, pas celles d'avant le déverrouillage ou du retour. Placez-le dans un texte de message, pas dans l'objet.
[Site phone] reste vide si l'emplacement n'a pas de téléphone enregistré.
Les dates et heures suivent le réglage Affichage de l'heure du compte (12hr ou 24hr, dans Paramètres → Compte) : une date avec heure s'écrit 2026-07-04 14:30, ou 2026-07-04 02:30 PM en format 12 heures (toujours sur deux chiffres, donc 09:05 AM). [Booking Date] donne la date de début avec l'heure de début ; [Booking start time] et [Booking end time] donnent l'heure seule.

Les langues des e-mails, y compris le finnois, le portugais, l'italien et le croate

Chaque texte a une version par langue client. Les langues proposées sont les Langues de réservation par défaut (compte) dans Paramètres → Langue. Vos clients peuvent réserver, et recevoir leurs e-mails, dans douze langues : les neuf langues de l'admin (finnois compris) ainsi que le portugais, l'italien et le croate. Chaque texte d'e-mail peut être rédigé dans toutes ces langues. Le portugais est le portugais européen.

La langue que reçoit un client : celle qu'il avait sélectionnée dans la fenêtre de réservation au moment de réserver.
Traductions manquantes : si un texte n'a pas de version dans la langue du client, la version anglaise est utilisée, et s'il n'y a pas non plus d'anglais, la langue disponible. Il en va de même pour l'objet : remplissez donc l'objet pour chaque langue proposée. Les libellés fixes de l'e-mail (Début, Fin, TVA, Prix total, Emplacement, Contact) sont traduits dans les douze langues de réservation.
Le portugais dans les textes standard : les textes d'e-mail que Rentalbuddy remplit pour vous comportent une version portugaise. Un texte que vous avez réécrit vous-même n'a pas de version portugaise tant que vous n'en ajoutez pas une (à la main ou avec Traduire) ; d'ici là, vos clients portugais reçoivent votre texte anglais.
Les réservations que vous créez dans l'admin reçoivent leurs e-mails dans la langue qu'affichait la fenêtre de réservation quand vous avez terminé la réservation. La fenêtre s'ouvre normalement dans votre propre langue d'admin si les clients peuvent réserver dans cette langue, sinon dans la langue de votre navigateur ou en anglais. Passez la fenêtre de réservation dans la langue du client (en haut de la fenêtre) avant de terminer la réservation.
Les copies envoyées à votre équipe (voir plus bas) arrivent dans la langue du client.

Créer un rappel ou un e-mail de suivi

Allez dans Paramètres → E-mails.
Sous Vos e-mails, appuyez sur Créer un e-mail. La boîte de dialogue s'appelle Créer un e-mail de réservation.
Si vous vendez des adhésions, choisissez d'abord À quoi sert cet e-mail ? : Réservation ou Adhésion.
Remplissez l'Objet de l'e-mail pour chaque langue.
Choisissez Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? : Lorsque la confirmation de réservation est envoyée, Avant le début de la réservation, Avant la fin de la réservation, Après le début de la réservation ou Après la fin de la réservation. Les e-mails d'adhésion proposent Avant l'expiration de l'adhésion et Après l'expiration de l'adhésion.
Pour les options programmées, réglez Combien de temps avant ou après ? avec Quantité et Unité de temps (Heures, Minutes ou Jours).
Laissez Tous les emplacements activé, ou désactivez-le et choisissez des Emplacements.
Définissez le Statut de la réservation. Ne sautez pas cette étape (voir la section suivante).
Définissez le Type de réservation : Réservation de produit, Réservation d'événement, ou les deux.
Laissez Actif activé et appuyez sur Enregistrer.
Cliquez sur la nouvelle ligne de la liste et rédigez le contenu. La boîte de dialogue de création ne définit que les règles, pas le texte.

Pour modifier les règles plus tard, utilisez la roue dentée de la ligne. Elle ouvre Paramètres de l'e-mail de réservation, où vous pouvez tout changer sauf l'objet ; l'objet se modifie dans la ligne dépliée.

Les e-mails programmés sont calculés dans le fuseau horaire de l'emplacement, à partir du début ou de la fin de la réservation.

Statut de la réservation : le réglage qui empêche les rappels de partir

C'est la raison la plus fréquente de « j'ai configuré un rappel et il n'est jamais parti ».

Le Statut de la réservation est un filtre sur les destinataires de l'e-mail. L'e-mail ne part que si le statut de la réservation, au moment de l'envoi, fait partie de ceux que vous avez sélectionnés. Si vous laissez le Statut de la réservation vide, l'e-mail n'est jamais envoyé pour les réservations de produits. Vide ne veut pas dire « n'importe quel statut » ici. C'est l'inverse des Emplacements, où laisser vide (ou garder Tous les emplacements) signifie tous les emplacements.

Les choix sont :

Non collecté - pré-écoulement requis : pas encore récupéré, sur un emplacement où les clients doivent terminer une étape avant de récupérer.
Prêt à être récupéré : réservé et pas encore récupéré. C'est le statut normal d'une réservation à venir.
Récupéré : le client a récupéré.
Retourné : la location est terminée.

Faites correspondre le statut au moment :

Avant le début de la réservation : cochez Prêt à être récupéré, plus Non collecté - pré-écoulement requis si l'emplacement utilise une étape avant le déverrouillage. Avec seulement Récupéré, l'e-mail ne peut jamais partir, car personne n'a encore récupéré.
Avant la fin de la réservation : généralement Récupéré.
Après la fin de la réservation (remerciement, demande d'avis) : généralement Retourné. Ajoutez aussi Récupéré si vos clients ne terminent pas toujours l'étape de retour.
Une relance « merci de rapporter » après la fin de la réservation : uniquement Récupéré, pour toucher les clients qui ont récupéré mais jamais rapporté.

Le Type de réservation fonctionne de la même manière : sans type sélectionné, l'e-mail ne correspond à aucune réservation. Les réservations qui contiennent un événement comptent comme Réservation d'événement, tout le reste comme Réservation de produit. La boîte de dialogue de création sélectionne Réservation de produit pour vous, mais laisse le Statut de la réservation vide. D'où l'importance de l'avertissement ci-dessus.

Deux autres éléments bloquent un e-mail :

L'interrupteur Actif. Son info-bulle le dit clairement : « Si Actif est désactivé, cet e-mail ne sera pas envoyé aux clients. »
Emplacements : si l'emplacement de la réservation n'est pas sélectionné, l'e-mail ne part pas pour cette réservation.

Envoyer un e-mail supplémentaire avec la confirmation

L'option Lorsque la confirmation de réservation est envoyée envoie votre e-mail juste après la confirmation de réservation, sans délai. Elle est utile pour un règlement intérieur, des consignes propres à un emplacement ou une deuxième langue.

Elle ignore le Statut de la réservation, puisque le client ne peut pas encore avoir récupéré.
Elle suit Actif, Emplacements et Type de réservation.
Elle part une fois par réservation. Renvoyer la confirmation plus tard ne la renvoie pas une deuxième fois.
Elle n'est pas envoyée pour les achats d'adhésion.

Ce qui arrive aux rappels quand les réservations ou les e-mails changent

Les rappels sont planifiés au moment où la réservation est faite. Si le moment d'envoi est déjà passé à ce moment-là, l'e-mail n'est tout simplement pas planifié, et rien ne s'affiche pour lui. Un rappel « 2 heures avant le début » ne fait rien pour une réservation faite 90 minutes avant le début. C'est voulu.
Un nouvel e-mail s'applique aux réservations existantes qui sont actives et dont l'heure de début est encore dans le futur quand vous le créez. Il ne s'ajoute pas aux locations déjà en cours.
Enregistrer une modification d'un rappel (y compris basculer Actif) le replanifie pour les réservations qui n'ont pas encore commencé. Les locations déjà en cours perdent l'envoi en attente de ce rappel, et il n'est pas replanifié. Évitez de modifier un rappel « avant la fin de la réservation » au milieu d'une journée chargée.
Déplacer une réservation ou modifier ses horaires avec Modification complète déplace ses rappels en attente. Si le nouveau moment est déjà passé, le rappel est marqué Échec.
Prolonger une réservation (vous ou le client) ne les déplace pas : un rappel prévu avant la fin de la réservation est toujours envoyé par rapport à l'heure de fin d'origine.
Une réservation annulée affiche toujours ses rappels planifiés. Ils passent en Échec à leur heure, et rien n'est envoyé.
Supprimer un e-mail supprime ses envois en attente.
Les rappels d'adhésion sont planifiés par adhésion. Un rappel d'adhésion que vous créez ou modifiez peut ne toucher que les adhésions achetées ou modifiées ensuite.

Voir les e-mails planifiés et envoyés d'une réservation

Ouvrez la réservation et appuyez sur Messages en haut. La liste Messages envoyés montre tous les e-mails de cette réservation, y compris les rappels qui ne sont pas encore partis. Ceux-ci ont le statut En attente et une colonne Envoyé le vide. La colonne Type indique ce qu'est chaque ligne et quand elle part :

Reçu de réservation : la confirmation de réservation.
Paiement : l'e-mail de paiement.
Confirmation d'adhésion.
Lorsque la confirmation de réservation est envoyée : un de vos e-mails envoyé avec la confirmation.
Une ligne comme Rappel 30 minutes avant fin de réservation : un de vos e-mails programmés.
Une ligne se terminant par (renvoyé) : une copie renvoyée depuis cette liste, avec son propre statut de livraison.

La colonne À indique à qui part chaque e-mail. Un rappel en attente affiche sa règle (par exemple Rappel 30 minutes avant fin de réservation), pas une heure : calculez son heure d'envoi à partir du début ou de la fin de la réservation.

La signification de chaque statut de livraison, et la façon de renvoyer un e-mail, sont expliquées dans le guide sur les clients qui disent ne pas avoir reçu d'e-mail de confirmation.

Un texte d'e-mail différent par emplacement

Le réglage Emplacements d'un e-mail ne change pas sa formulation. Il décide seulement à quels emplacements l'e-mail s'applique. Pour donner à un emplacement une formulation différente dans l'un de vos propres e-mails :

Sur l'e-mail, sous Vos e-mails, appuyez sur l'icône de copie (Dupliquer). La copie reçoit « (copy) » dans son objet et démarre désactivée.
Ouvrez la copie avec la roue dentée, désactivez Tous les emplacements et choisissez uniquement l'emplacement concerné.
Ouvrez l'original, désactivez Tous les emplacements et choisissez tous les autres emplacements.
Modifiez le texte de la copie et passez-la en Actif.

Ne laissez pas les deux e-mails couvrir le même emplacement, sinon les clients de cet emplacement reçoivent les deux.

La confirmation de réservation ne peut être ni dupliquée ni limitée à des emplacements. Ses parties propres à l'emplacement sont automatiques : itinéraire, coordonnées, couleurs et nom de l'emplacement dans l'objet. Pour un texte supplémentaire sur certains emplacements seulement, créez un e-mail sous Vos e-mails avec Lorsque la confirmation de réservation est envoyée et choisissez ces emplacements. Il arrive juste après la confirmation.

Quels e-mails partent quand une réservation est modifiée ou prolongée

Le client prolonge ou déplace la réservation et paie la différence : il reçoit à nouveau la confirmation de réservation, avec les nouveaux horaires et le nouveau montant. Il n'existe pas d'e-mail distinct « réservation modifiée ».
Vous créez, modifiez ou prolongez une réservation dans l'admin : rien n'est envoyé automatiquement. Quand il ne reste rien à payer, on vous demande Envoyer un e-mail de confirmation avec Oui et Non. La question vous est aussi posée après avoir enregistré ou ignoré le paiement dans ce même parcours. Oui envoie la confirmation, les copies à votre équipe et les éventuels e-mails Lorsque la confirmation de réservation est envoyée que la réservation n'a pas encore reçus. Non n'envoie rien.
Les rappels d'une réservation déplacée ou modifiée sont déplacés automatiquement vers les nouveaux horaires. Après une prolongation, ils gardent leurs horaires d'origine.
Un e-mail de paiement ne peut être envoyé que tant que la réservation a un lien de paiement ouvert. Dans Messages → Envoyer un nouveau message, E-mail de paiement est grisé avec « Créez d'abord un paiement Stripe » lorsqu'il ne reste rien à payer, de même que Renvoyer sur les lignes d'e-mail de paiement. Pour en envoyer un, enregistrez un Lien de paiement Stripe via Nouveau paiement dans la section Paiement de la réservation ; cela envoie l'e-mail de paiement lui-même.

Réservations test : seulement la confirmation

Une réservation faite avec Faire une réservation test (dans la barre du haut de la page de l'emplacement, à côté de Sauvegarder) reçoit son e-mail de confirmation et rien après : aucun rappel, aucun e-mail Lorsque la confirmation de réservation est envoyée. L'objet de la confirmation commence par [TEST] ([PRUEBA] en espagnol, [TESTE] en portugais, [TESTI] en finnois), et l'e-mail s'ouvre sur une ligne indiquant qu'il s'agit d'une réservation test effectuée par l'entreprise elle-même, annulée automatiquement et sans aucun montant conservé. Les copies à votre équipe partent comme d'habitude, vous voyez donc exactement ce que reçoivent vos clients. Le fonctionnement de la réservation test elle-même est décrit dans le guide de la liste de contrôle de démarrage.

Nom de l'expéditeur et réponses

Vous ne pouvez pas changer l'expéditeur. Les e-mails partent de l'adresse no-reply de Rentalbuddy, noreply@rentalbuddy.io, avec RentalBuddy comme nom d'expéditeur, et non le nom de votre entreprise. Ils n'ont pas non plus d'adresse de réponse : un client qui clique sur Répondre écrit à cette adresse no-reply, et vous ne voyez jamais son message.

Donnez à vos clients un vrai moyen de vous joindre : laissez Coordonnées – Emplacement activé et renseignez le téléphone et l'e-mail de l'emplacement. Vous pouvez aussi ajouter vos coordonnées dans le Texte final. Le guide sur les clients qui contactent Rentalbuddy au lieu de vous passe en revue tous les endroits où vos coordonnées doivent figurer.

Ce que les e-mails ne peuvent pas faire : pièces jointes, conditions, reçus, SMS

Pas de pièces jointes. Vous ne pouvez pas joindre de PDF de vos conditions, de votre règlement intérieur ou d'autre chose.
Pas de bloc de conditions. Les conditions générales que vos clients acceptent au paiement n'apparaissent jamais dans les e-mails. Pour un règlement intérieur, mettez le texte ou un lien vers votre site dans le Texte d'introduction ou le Texte final, ou dans un e-mail Lorsque la confirmation de réservation est envoyée. Pour que les clients acceptent activement des règles avant le déverrouillage, utilisez l'étape avant déverrouillage de Flux client (voir le guide sur le flux client).
Pas de reçu séparé. La confirmation de réservation, avec son bloc Détails de la réservation, est le document de réservation. Les reçus de paiement par carte viennent de Stripe, pas de Rentalbuddy (voir le guide sur ce qui se fait dans Rentalbuddy et ce qui se fait dans Stripe).
Pas de SMS. L'e-mail est le seul canal.

Copies de la confirmation à votre équipe

Seule la confirmation de réservation vous est copiée, et les copies sont activées par défaut. Les adresses se trouvent dans Paramètres → Compte → E-mail de contact (« Ajoutez une ou plusieurs adresses. Les copies des confirmations de réservation sont envoyées à chaque adresse lorsqu'elles sont activées. »). Utilisez Ajouter un e-mail de contact ou Supprimer l'e-mail de contact pour les gérer. L'interrupteur sous les adresses s'appelle Envoyer les copies des e-mails de confirmation de réservation à E-mail de contact.

Chaque adresse reçoit sa propre copie, avec « Copy: » devant l'objet. Des copies partent aussi quand vous envoyez une nouvelle confirmation depuis une réservation. Les rappels, les e-mails de paiement et les e-mails d'adhésion ne sont jamais copiés. Il n'existe pas d'adresse de notification distincte par emplacement.

Les e-mails que Rentalbuddy vous envoie, à vous et non à vos clients

Alertes de problème, en anglais : quand une serrure ne peut pas créer de codes PIN ou qu'une unité de serrures est hors ligne, et qu'une réservation sur celle-ci commence dans les 12 heures, Rentalbuddy envoie un e-mail à vos adresses E-mail de contact (ou, si aucune n'est définie, aux utilisateurs qui peuvent gérer les utilisateurs), par exemple « Lock 12 at Beach cannot create PIN codes: a booking starts soon ». Au plus un tel e-mail par compte et par jour. Les problèmes sans réservation aussi proche ne sont pas envoyés par e-mail pour l'instant, pas plus qu'une connexion Igloohome rompue : ils sont affichés sur Accueil et dans l'onglet Serrures. Les détails se trouvent dans le guide sur la connexion et la gestion des serrures.
E-mails sur les poêles de sauna : si vous utilisez des poêles Harvia, les rappels et alertes de panne des poêles sont décrits dans le guide Harvia.
Les invitations d'utilisateurs et les changements de rôle sont décrits dans le guide sur les utilisateurs et les rôles.

L'aperçu de l'e-mail

La partie droite de l'éditeur est un Aperçu de l'e-mail en direct qui se met à jour pendant la saisie, avant l'enregistrement. Il a un sélecteur de langue et deux boutons de largeur, Largeur bureau et Largeur mobile. Sur téléphone, appuyez sur Afficher l’aperçu pour le voir.

L'aperçu utilise des données d'exemple : une entreprise, un client et une réservation fictifs, et un espace réservé à la place de votre logo. Il montre les boutons tels que vous les avez activés ici. N'oubliez pas que dans le vrai e-mail, Prolonger la réservation et Move start time suivent le réglage de chaque emplacement.

Questions fréquentes

Mon rappel n'est jamais parti. Pourquoi ? Ouvrez ses paramètres et vérifiez d'abord le Statut de la réservation, car vide veut dire jamais. Vérifiez ensuite Actif, Type de réservation et Emplacements. Si la réservation a été faite après le moment d'envoi, aucun rappel n'a été planifié.

Le rappel part-il quand même si le client réserve moins de 2 heures avant le début ? Non. Un rappel « 2 heures avant le début » n'est planifié que si ce moment est encore dans le futur quand la réservation est faite.

Le client a prolongé sa réservation, mais le rappel « plus que 30 minutes » est arrivé à l'ancienne heure. Une prolongation ne déplace pas les rappels planifiés de la réservation : un rappel prévu avant la fin suit donc toujours l'heure de fin d'origine. Quand une réservation est déplacée, ses rappels suivent.

Où modifier le texte de confirmation ? Paramètres → E-mails → la ligne dont le déclencheur est Lorsque la réservation est créée → cliquez dessus → Texte d'introduction.

Les boutons pour commencer et terminer la réservation ne servent à rien sur notre emplacement avec personnel. La confirmation est partagée par tous vos emplacements. Si aucun n'est en libre-service, désactivez les lignes nommées Avant la réservation, Début de la réservation et Fin de la réservation.

J'ai activé « Début de la réservation » mais mes clients voient toujours « Avant de réserver ». Les noms des lignes dans l'admin sont inversés. La ligne nommée Avant la réservation est celle que vos clients voient comme « Commencer la réservation » : vérifiez donc le champ de texte à côté de chaque interrupteur.

Comment faire apparaître mon numéro de téléphone dans la confirmation ? Renseignez Téléphone de l'emplacement et E-mail de l'emplacement dans l'onglet Paramètres de l'emplacement et laissez Coordonnées – Emplacement activé. Sinon, vos clients voient « [Site Phone] ».

Puis-je envoyer une confirmation différente par emplacement ? Pas une confirmation différente. Ajoutez un e-mail avec Lorsque la confirmation de réservation est envoyée, limité à cet emplacement : il arrive juste après la confirmation.

Pourquoi l'e-mail vient-il de RentalBuddy et pas de nous, et où vont les réponses ? L'expéditeur est toujours l'adresse no-reply de Rentalbuddy, et les réponses ne vous parviennent pas. Mettez plutôt vos coordonnées dans l'e-mail.

J'ai fait une réservation test et reçu la confirmation, mais aucun rappel. C'est voulu : les réservations test faites avec Faire une réservation test ne reçoivent que la confirmation, avec [TEST] devant l'objet.

Pourquoi « E-mail de paiement » est-il grisé sous Envoyer un nouveau message ? La réservation n'a plus rien à payer, il n'y a donc aucun lien de paiement ouvert à envoyer. Créez-en un avec Nouveau paiement → Lien de paiement Stripe ; cela envoie l'e-mail de paiement.

Mes clients peuvent-ils recevoir leurs e-mails en portugais ? Oui. Le portugais fait partie des douze langues de réservation. Activez-le dans Langues à afficher dans la vue réservation et ajoutez des versions portugaises des textes d'e-mail que vous avez écrits vous-même.

Quand le rappel de cette réservation sera-t-il envoyé ? Ouvrez la réservation et appuyez sur Messages. Un rappel en attente affiche sa règle, par exemple Rappel 30 minutes avant fin de réservation, pas une heure ; comptez à partir du début ou de la fin de la réservation.

Pourquoi les dates de mes e-mails s'écrivent-elles 2026-07-04 ? Les e-mails écrivent les dates sous la forme année-mois-jour dans toutes les langues. L'heure qui suit respecte Affichage de l'heure : 14:30, ou 02:30 PM en format 12 heures.

Comment afficher l'heure de début sans la date ? Utilisez [Booking start time] (ou [Booking end time]). [Booking Date] donne la date avec l'heure de début.