Connecter et gérer vos serrures connectées

Chaque unité physique que vous louez est une serrure dans Rentalbuddy, et c'est la serrure qui rend un produit réservable. Voici le cycle de vie complet : appairage, synchronisation, attribution, désactivation, déplacement, suppression.

Si un client se trouve devant une serrure sans code en ce moment même, allez plutôt voir Les clients ne reçoivent pas de code PIN (ou le code n'ouvre pas la serrure) — cet article sert à configurer les serrures, pas à gérer les urgences.

Quelles serrures fonctionnent avec Rentalbuddy

Quatre familles, correspondant aux types de station ci-dessous : les serrures connectées Igloohome, les stations armoire Gokaya 8E, les unités Allockate, et les serrures à code manuelles (n'importe quel cadenas à combinaison ordinaire — voir Le PIN principal plus bas pour savoir comment elles sont gérées). La boîte de dialogue de station le dit simplement : « Si vous n'envisagez pas d'utiliser les cadenas Igloohome ou Gokaya, sélectionnez le type de casier manuel. »

Pour Igloohome, Rentalbuddy ne tient pas sa propre liste de modèles pris en charge — il fonctionne avec toutes les serrures qu'Igloohome met à disposition de votre compte via leur programme Igloo Connect. C'est Igloohome qui décide quels modèles y participent ; le support a par exemple indiqué à des exploitants que le Padlock Lite n'en fait pas partie. Consultez la liste des serrures prises en charge par Igloo Connect ou interrogez Igloohome avant d'acheter du matériel. Les autres marques de serrures connectées (TTLock, SALTO, Nuki, etc.) ne sont pas intégrées.

Comment s'articulent serrures, produits et stock

Le modèle mental qui explique la plupart des questions sur les serrures :

Une serrure porte exactement un produit, mais un produit peut se trouver sur plusieurs serrures — une par unité physique louable en même temps. Le stock du produit est consommé serrure par serrure : attribuer un produit à trois serrures consomme trois unités de son stock.
Chaque unité réservée reçoit sa propre serrure et son propre code. Une réservation de deux kayaks réserve deux serrures et le client reçoit deux codes.
Les points de stockage/accès sont des portes supplémentaires, pas des unités de location. Chaque réservation sur l'emplacement reçoit aussi les codes de ses serrures de stockage et points d'accès actifs, en plus du code de la serrure de location — c'est ainsi qu'un client entre dans un conteneur ou un portail partagé, puis accède à son unité.
Plusieurs lignes de serrure peuvent désigner la même serrure physique. Si de nombreux petits articles se trouvent derrière une seule porte, créez une ligne de serrure par article louable et donnez-leur toutes le même Identifiant Bluetooth — l'action Copie sur les serrures Igloo fait exactement cela. Chaque ligne compte malgré tout dans la limite de serrures de votre forfait et consomme une unité de stock du produit — c'est voulu, puisque chaque ligne correspond à un article louable en même temps que les autres.
Une même réservation peut donc ouvrir plusieurs serrures différentes ; il n'y a pas de restriction « un code par réservation ».

Où vivent les serrures

Ouvrez Gares dans le menu.
Cliquez sur la ligne d'une station (ou sur son icône d'engrenage, Voir et modifier les détails).

Chaque serrure appartient à exactement une station, et chaque station appartient à exactement un emplacement. La page de la station est une simple liste avec une barre fixe Retourner et Sauvegarder en haut — il n'y a pas d'onglets.

Les tableaux que vous voyez dépendent du Type de casier de la station :

Type de station	Vous obtenez
CADENAS IGLOO	Serrures Igloo et Points de stockage/accès
Casier manuel	Serrures manuelles et Points de stockage/accès
ALLOCKATE	Appareils Allockate, groupés par appareil
GOKAYA 8E	un unique tableau Serrures

La plupart des modifications de cette page ne sont pas enregistrées au fur et à mesure. Activer ou désactiver une serrure et changer un produit ne modifie que l'écran. Le bouton Sauvegarder en haut devient orange tant que vous avez des modifications non enregistrées — appuyez dessus avant de partir. Ajouter, copier et supprimer une serrure, en revanche, prend effet immédiatement.

Ajouter une serrure

Au-dessus des tableaux, vous avez Ajouter un verrou et Ajouter un point de stockage/accès. Les deux ouvrent une boîte de dialogue intitulée Créer un verrou (Mettre à jour le verrouillage lorsque vous en modifiez une existante).

Les champs dépendent du type de station.

Sur une station Igloo (Ajouter un verrou) :

Numéro de casier — obligatoire. C'est le numéro que vous inscrivez sur l'autocollant physique, et celui que vous communiquez aux clients.
Identifiant Bluetooth — obligatoire. Voir ci-dessous.
Produit — facultatif ici ; vous pouvez l'attribuer plus tard depuis le tableau.
Type de casier — les options affichent les valeurs système brutes ; laissez IGLOO_PADLOCK, sauf si cette unité est un coffre de stockage (STORAGE_IGLOO_LOCK).
Appuyez sur Sauvegarder. Vous obtenez Les verrous ont été enregistrés.

Il n'y a pas de champ PIN principal sur une serrure Igloo — voir Le PIN principal plus bas.

Sur une station manuelle (Ajouter un verrou) : seuls Numéro de casier et PIN principal sont obligatoires, plus un Produit facultatif. Il n'y a pas de champ Bluetooth — une serrure manuelle n'a pas de radio pour communiquer.

Les Points de stockage/accès (Ajouter un point de stockage/accès) demandent en plus un Nom par langue. L'anglais est obligatoire — vous obtenez « Le nom en anglais est obligatoire. » — et les autres langues affichent « Il est recommandé d'ajouter une traduction pour cette langue. » Les serrures de stockage ne portent aucun produit.

Les stations GOKAYA 8E n'ont pas de bouton d'ajout ; ces serrures viennent du matériel.

Vous ajoutez plusieurs unités identiques ? Les cadenas Igloo ont une action Copie : elle crée une deuxième serrure avec les mêmes réglages, sans produit, et Copie ajouté au numéro de casier.

Le champ Identifiant Bluetooth

Identifiant Bluetooth est l'identifiant de la serrure chez Igloohome, et c'est le champ le plus propice aux erreurs de tout le produit.

Copiez-collez-le depuis votre application Igloohome. Ne le saisissez pas à la main.
Un espace parasite au début ou à la fin suffit à casser la génération des codes sans erreur visible.
Sans lui, la synchronisation serrure par serrure refuse de s'exécuter : L’ID Bluetooth est requis pour synchroniser depuis Igloo.

Si une serrure se comporte comme si elle n'existait pas — aucun code, synchronisation en échec — recollez ce champ avant toute autre chose.

Le PIN principal

Les PIN principaux fonctionnent de manière complètement différente selon la famille de serrure :

Serrures Igloo : le PIN principal n'est pas du tout dans Rentalbuddy. La page de la station vous indique où il se trouve : « Les codes PIN maîtres sont gérés dans l'application Igloohome, pas dans Rentalbuddy. Vous les trouverez pour chaque serrure sous Accueil → sélectionner la serrure → Accès → Code PIN maître. » Il n'existe ni champ ni colonne PIN principal dans aucune vue de serrure Igloo.
Serrures manuelles : le champ PIN principal est le code du client. Une serrure manuelle n'a pas d'électronique, donc chaque réservation qui la concerne reçoit le même code — celui que vous avez saisi dans PIN principal. Dans le tableau, il est masqué ; le bouton en forme d'œil à côté est Afficher le code PIN principal / Masquer le code PIN principal.

Pour les serrures manuelles, considérez ce champ comme semi-public : tous vos anciens clients l'ont vu. Pour le changer, réglez le nouveau code sur la serrure physique et mettez le champ à jour en même temps — la page des codes lit ce champ en direct, si bien que même les clients en pleine location voient le nouveau code dès votre enregistrement. Vos anciens clients, eux, se souviennent toujours de l'ancien code depuis leur propre location : c'est pourquoi une rupture naturelle comme le début de saison est le bon moment pour le changer.

Appairer des serrures Igloohome et les connecter à une station

Les nouvelles serrures Igloohome n'apparaissent pas d'elles-mêmes. Le panneau prévu pour cela se trouve en bas de la page de liste Gares, pas sur une station.

Appairez d'abord la serrure dans l'application Igloohome, et donnez-lui son numéro d'autocollant.
Allez dans Gares et faites défiler jusqu'au panneau Igloohome. Si vous n'avez pas encore lié vos comptes, utilisez Connectez-vous à igloo ; une fois liés, il affiche Connecté.
Appuyez sur Récupérer les dernières informations de igloo home. Vos serrures sont importées depuis Igloohome.
Décochez Afficher les serrures pour ne voir que celles qui ne sont pas encore sur une station.
Pour chaque nouvelle serrure, choisissez une station dans la colonne Utiliser à la station et appuyez sur Connectez-vous à la station. Elle affiche ensuite Connecté à la station.
Ouvrez cette station et finalisez la serrure : produit et état actif.

Si la synchronisation ne ramène rien, guettez Méthode de paiement requise — « Méthode de paiement requise. Veuillez ajouter une méthode de paiement valide dans le portail Igloo Connect pour synchroniser vos serrures. » Utilisez Ouvrir le portail Igloo Connect et réglez cela là-bas ; la synchronisation reste bloquée tant que ce n'est pas fait.

Ce que vous dit le voyant de la serrure

Trois comportements matériels à connaître, d'après le support du fournisseur de serrures — ils viennent du fournisseur, pas de Rentalbuddy, alors vérifiez auprès de lui en cas de doute :

Un voyant rouge clignotant 1-2-3 sur le chargeur est normal. Ce motif correspond à la charge, pas à une panne.
Une serrure qui semble complètement morte est peut-être simplement en hibernation. Un cadenas resté non appairé et hors du chargeur entre dans une veille profonde d'économie d'énergie. Mettez-le sur le chargeur et laissez-l'y pendant l'appairage, plutôt que de conclure qu'il est cassé.
Un voyant bleu fixe sur les cadenas plus anciens est une panne matérielle. Elle ne peut pas être réparée sur le terrain et est traitée comme un remplacement sous garantie — contactez le support pour une demande de garantie plutôt que de poursuivre le diagnostic.

Récupérer les dernières informations pour une seule serrure

Vous n'avez pas besoin de tout resynchroniser pour réparer une serrure. Sur la page de la station, les actions de ligne de chaque serrure Igloo comportent Synchroniser cette serrure depuis Igloo.

Succès : Serrure synchronisée depuis Igloo.
L’ID Bluetooth est requis pour synchroniser depuis Igloo — le champ Identifiant Bluetooth est vide.
Impossible de synchroniser la serrure depuis Igloo — la serrure n'est pas joignable dans Igloohome ; vérifiez la synchronisation globale du compte et votre moyen de paiement là-bas.

Après une synchronisation, vous pouvez inspecter ce qui est revenu : ouvrez la serrure en modification et dépliez Métadonnées synchronisées Igloo. Vous y trouverez Dernière synchronisation, Liste des appareils (API Igloo) et Détail de l’appareil (API Igloo), ou « Aucune métadonnée Igloo enregistrée pour l’instant. » si la serrure n'a jamais été synchronisée. C'est en lecture seule, mais cela tranche la question de savoir si une serrure dialogue vraiment avec Igloohome.

Attribuer un produit à une serrure

La colonne Produit est une liste déroulante sur chaque ligne de serrure.

Ouvrez la station.
Dans la colonne Produit de la serrure, choisissez le produit.
Appuyez sur Sauvegarder en haut de la page. Vous obtenez Le verrou a été enregistré.

Bon à savoir :

Une serrure non attribuée affiche Aucun produit assigné et est mise en évidence. Elle ne peut jamais être réservée.
Chaque option affiche le nom du produit avec le nombre encore disponible entre parenthèses, par exemple Kayak (3). Ce nombre est le stock du produit moins les serrures qui le portent déjà.
Un produit à zéro est grisé et ne peut pas être sélectionné. C'est la réponse à « pourquoi est-ce que je vois le produit dans la liste sans pouvoir le choisir ? » — chacune de ses unités est déjà sur une autre serrure. Augmentez le stock du produit, ou libérez une serrure.
Aucune en bas efface l'attribution. Choisir le produit déjà sélectionné l'efface également.
Les serrures de stockage et les points d'accès n'ont pas du tout de colonne Produit. Ce sont des portes, pas des unités de location.

Si rien n'est attribué sur une station, vous obtenez la bannière « Attention : aucun produit n’est attribué aux verrous de cette station. » avec « Les clients ne peuvent pas réserver ces verrous tant qu’aucun n’a de produit. Ajoutez des produits sans personnel pour cet emplacement si nécessaire, puis attribuez-les dans le tableau ci-dessous. »

Retirer une unité cassée du service

C'est ce que les exploitants disent le plus souvent avoir cherché sans le trouver. Il s'agit de la colonne Statut actif sur la ligne de la serrure.

Ouvrez Gares, puis la station.
Trouvez la serrure et désactivez Statut actif.
Appuyez sur Sauvegarder.

L'icône d'aide de cette colonne énonce précisément l'effet : « Lorsqu'un verrou est actif, les clients peuvent réserver le produit associé à ce verrou. S'il est inactif, ce produit n'apparaît pas et ne peut pas être réservé. » Une ligne inactive reçoit aussi une icône d'avertissement : « Ce verrou est inactif. Le produit associé ne peut pas être réservé. »

Les serrures de stockage se comportent différemment, et la page le dit : « Les verrous de stockage ou d'accès fonctionnent un peu différemment. Lorsqu'ils sont activés, les clients les voient pendant la réservation lorsque les produits et les codes PIN s'affichent. Lorsqu'ils sont désactivés, les clients ne les voient pas à ces étapes. »

La désactivation est le bon outil pour un kayak endommagé, une batterie à plat ou une serrure partie en réparation. Elle laisse intacts la serrure, son numéro, son code QR et son historique, et vous la réactivez quand l'unité revient.

Désactiver une serrure ne déplace pas et n'annule pas les réservations déjà vendues dessus — cela retire seulement l'unité du parcours de réservation à partir de maintenant. Occupez-vous vous-même de ces réservations : déplacez-les vers une autre serrure ou annulez-les. Voir Modifier, déplacer ou annuler une réservation.

Si vous désactivez toutes les serrures d'une station, vous obtenez « Attention : tous les verrous de cette station sont inactifs. » et « Les clients ne verront aucun produit dans le widget de réservation. » Le bouton Activer tous les verrous de cette bannière les remet toutes en service.

Déplacer une serrure vers une autre station

Il n'y a pas de champ station dans la boîte de dialogue de la serrure — une serrure appartient toujours à la station depuis laquelle vous l'avez ouverte. La réaffectation se fait à un seul endroit :

Allez sur la page de liste Gares.
Faites défiler jusqu'au panneau Igloohome et cochez Afficher les serrures pour que les serrures déjà connectées apparaissent.
Trouvez la serrure, choisissez la nouvelle station dans Utiliser à la station, et appuyez sur Connectez-vous à la station.

Deux limites à connaître :

Seules les stations de type CADENAS IGLOO sont proposées ; ce chemin fonctionne donc pour les serrures Igloo. Les serrures manuelles, de stockage, Allockate et GOKAYA 8E n'ont pas d'action de déplacement dans l'admin — pour en relocaliser une, supprimez-la et recréez-la sur la nouvelle station, ce qui change son code QR.
Si votre forfait est plein, la liste déroulante est désactivée et affiche Limite de serrures atteinte.

Le code QR change-t-il quand vous déplacez une serrure ? Non — le lien QR de la serrure est rattaché à la serrure elle-même et à son emplacement, pas à la station. Déplacer une serrure entre deux stations du même emplacement conserve la validité du code QR imprimé. La déplacer vers une station d'un autre emplacement change le lien, et tout autocollant déjà posé sur le terrain devient faux.

Supprimer une serrure

Ouvrez la station.
Utilisez l'action de suppression (corbeille) sur la ligne de la serrure.
La boîte de dialogue indique Supprimer le verrou — « Êtes-vous sûr de supprimer ce verrou ? »
Confirmez avec Supprimer le verrou. Vous obtenez Le verrou a été supprimé.

C'est le bouton le plus dangereux de la page, et rien ne vous empêche d'appuyer dessus. Contrairement à la suppression d'une station ou d'un emplacement, supprimer une serrure ne vérifie pas les réservations et ne vous donne aucun avertissement. Chaque réservation existante pointant vers cette serrure perd la serrure sur laquelle elle a été vendue — ces clients cessent de recevoir des codes, et il n'y a pas de retour en arrière.

Ne supprimez une serrure que lorsqu'elle a vraiment disparu pour de bon et n'a aucune réservation. Pour tout ce qui est temporaire — dommage, réparation, stockage hivernal — désactivez plutôt le Statut actif. Si vous avez déjà supprimé une serrure qui portait des réservations, contactez le support avec les numéros de réservation plutôt que d'essayer de la reconstruire.

Supprimer une station est plus sûr : cette boîte de dialogue vérifie bien, et avertit « Cette station a des réservations actives ou futures liées à ses serrures. », en bloquant entièrement les utilisateurs non administrateurs avec « Vous ne pouvez pas supprimer cette station tant qu'elle a des réservations actives ou futures. »

Codes QR pour vos serrures

Chaque ligne de serrure a une colonne QR Code avec trois boutons-icônes :

Afficher le code QR — ouvre le code en grand à l'écran.
Copier le lien de réservation — copie le lien dans votre presse-papiers.
Télécharger le code QR (PNG) — enregistre un grand PNG, nommé d'après votre emplacement et le numéro de casier.

Il n'y a pas de bouton d'impression. Pour poser des codes sur vos unités, téléchargez les PNG et imprimez-les depuis votre propre logiciel d'image ou de traitement de texte — cela vous permet aussi de les dimensionner pour l'autocollant que vous utilisez.

Les serrures de stockage et les points d'accès n'ont pas de colonne QR.

Le code QR pointe vers cette serrure précise à cet emplacement précis, si bien qu'un client qui le scanne arrive sur le parcours de réservation de cette unité. Comme le lien est stable, un autocollant reste valable tant que la serrure existe à cet emplacement.

Changer l'apparence des codes QR

Ouvrez un code QR et appuyez sur Modifier le style. Notez l'avis en haut : « Ces paramètres s'appliquent à tous les codes QR de cet emplacement (réservation et casiers). » — c'est un style valable pour tout l'emplacement, pas par serrure.

Vous pouvez régler le Contraste (Automatique ou Manuel), la Couleur du QR et la Couleur d'arrière-plan, et activer Inclure le logo du compte. Si les couleurs choisies sont trop proches, vous obtenez « Ces couleurs ont un faible contraste. Le code QR peut être difficile à scanner. » — prenez cela au sérieux ; un code QR qui ne se scanne pas en plein soleil est pire qu'un simple code noir. Appuyez sur Sauvegarder ; la confirmation est Emplacement mis à jour ! car le style est stocké sur l'emplacement.

Quand vous êtes à court de serrures

Votre abonnement inclut un nombre maximum de serrures. Lorsque vous l'atteignez, les boutons d'ajout et de copie sont désactivés et vous voyez « Vous avez atteint le nombre maximum de serrures pour votre plan d'abonnement. Veuillez mettre à niveau votre plan pour ajouter plus de serrures. », où mettre à niveau votre plan renvoie vers vos paramètres de facturation.

Le panneau Igloohome est plus précis sur l'arithmétique :

« {{assigned}}/{{limit}} serrures utilisées sur votre compte (limite du forfait). »
« Vous ne pouvez connecter que X des Y serrures non connectées ci-dessous. »
« Limite de serrures atteinte : vous ne pouvez plus connecter de serrures aux stations. »

Seules les serrures connectées à une station comptent dans la limite. Les serrures qu'Igloohome connaît mais que vous n'avez pas encore connectées sont gratuites — donc si vous approchez de la limite, déconnectez ou supprimez les unités que vous ne louez pas réellement avant de passer à un forfait supérieur.

Un ordre de travail pour une serrure toute neuve

Appairez-la dans l'application Igloohome et donnez-lui une place là-bas.
Numérotez-la et posez l'autocollant sur l'unité physique.
Chargez-la.
Dans Rentalbuddy, allez dans Gares et appuyez sur Récupérer les dernières informations de igloo home.
Réglez Utiliser à la station et appuyez sur Connectez-vous à la station.
Ouvrez la station, vérifiez Numéro de casier et Identifiant Bluetooth.
Attribuez le Produit.
Assurez-vous que Statut actif est activé, et appuyez sur Sauvegarder.
Téléchargez son code QR et posez-le là où le client le cherchera.

Vérifiez ensuite l'emplacement lui-même : Présence du personnel doit être sur Sans équipage, sinon aucun code PIN n'est généré pour aucune réservation à cet endroit.