Rentalbuddy ou Stripe — où faire quoi ? (remboursements, reçus, versements, frais)

Presque toutes les questions de paiement se ramènent à une seule chose : deux systèmes sont impliqués, et il n'est pas évident de savoir lequel gère quoi. Cette page vous donne la répartition, pour que vous sachiez où cliquer.

En bref :

• Rentalbuddy décide de ce qui est facturé au client (produits, prix, taxes, remises), de l'apparence de l'étape de paiement et du moment où l'argent est remboursé. Il envoie aussi la confirmation de réservation.
• Stripe est votre compte de paiement. Il détient l'argent, décide quels moyens de paiement sont proposés, envoie les reçus de carte si vous le souhaitez et effectue les versements sur votre compte bancaire.

Votre compte Stripe vous appartient. Vous y accédez en vous connectant sur stripe.com, pas depuis Rentalbuddy.

Où faire quoi

Question	Rentalbuddy	Stripe
Connecter le compte de paiement	Démarrer dans Paramètres → Paiements, qui indique aussi ce dont Stripe a encore besoin	Terminer l'inscription Stripe et les demandes ultérieures (Compléter sur Stripe)
Plus petit montant que les clients peuvent payer en ligne	Affiché dans Paramètres → Paiements	Fixé par Stripe pour chaque devise
Quels moyens de paiement les clients voient (carte, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Activés dans votre compte Stripe
Paiement dans la fenêtre de réservation ou sur une page séparée	Option de paiement	—
Désactiver le paiement en ligne	Désactiver les paiements Stripe	—
Devise	Devise	—
Prix, options, codes promo, abonnements	Oui	— (les codes promo sont copiés dans Stripe pour vous)
Taux de taxe	Paramètres → Taxes (les crée dans Stripe)	Peuvent aussi y être créés, puis synchronisés
Quelle taxe un produit facture	Sur le produit	—
Remboursements	Sur le paiement de la réservation	Possible, mais les totaux de Rentalbuddy ne suivent pas
E-mail de confirmation de réservation	Paramètres → E-mails	—
Reçu du paiement par carte	—	Réglages des e-mails de reçu de Stripe
Versements, calendrier de versement, compte bancaire	—	Oui
Frais de carte, litiges, rétrofacturations	—	Oui
Listes de réservations et exports	Exporter dans les listes	Rapports de paiements et de versements
Votre abonnement Rentalbuddy	Paramètres → Facturation	—

Ce que vous faites dans Rentalbuddy

Tout ce qui suit se trouve sous Paramètres dans le menu de gauche, sauf indication contraire.

• Connecter Stripe : l'onglet Paiements, carte Paiements en ligne, affiche Connecté ou Non connecté et le bouton Connectez-vous à Stripe pour commencer à gérer les paiements. Quand Stripe attend quelque chose de vous (paiements suspendus, versements retenus, une échéance), la carte le dit en toutes lettres, avec Compléter sur Stripe, et l'Accueil affiche Stripe requiert votre attention. La carte affiche aussi le montant minimum de Stripe pour un paiement en ligne dans votre devise. La connexion et la résolution des problèmes sont décrites dans le guide sur la connexion de Stripe. Le statut est vérifié à chaque ouverture de Paiements, et les avis Stripe sur Accueil et Paiements se revérifient d'eux-mêmes quand vous revenez sur l'onglet de l'admin (au plus une fois par minute) : inutile de recharger la page après avoir terminé chez Stripe.
• Paramètres de paiement à la réservation dans le même onglet : Option de paiement (Dans la fenêtre de réservation (carte, Apple Pay, Google Pay) ou Sur la page de paiement Stripe (carte, plus Swish, Klarna, MB WAY et d'autres moyens de paiement locaux)), Désactiver les paiements Stripe et Devise. Les moyens de paiement qui nécessitent Sur la page de paiement Stripe, et pourquoi les paiements par carte doivent rester activés dans Stripe, sont indiqués dans le guide sur l'activation des moyens de paiement.
• Domaines Apple Pay : Rentalbuddy enregistre lui-même ses pages de réservation et l'adresse du site web de chaque emplacement (URL où le bouton de livre est implémenté dans l'onglet Bouton Réserver de l'emplacement) comme domaines de moyens de paiement dans votre compte Stripe : quand vous connectez Stripe, quand une nouvelle adresse de site est enregistrée, et chaque nuit. Il ne fait qu'ajouter des domaines ; un domaine que vous avez désactivé dans Stripe reste désactivé.
• Taxes : l'onglet Taxes. Avec Stripe connecté, les taxes sont créées dans votre compte Stripe depuis cet onglet et relues depuis celui-ci. Chaque produit reçoit ensuite sa taxe sur le produit lui-même. Voir le guide sur les taxes et la TVA.
• Prix et remises : produits, options, abonnements et codes promo se configurent tous dans Rentalbuddy. Vous n'avez pas besoin de créer les codes promo dans Stripe ; Rentalbuddy crée le code correspondant dans votre compte Stripe pour vous, c'est pourquoi vous pouvez aussi les voir listés là-bas.
• Remboursements : depuis la réservation (voir ci-dessous).
• E-mails : les e-mails de confirmation et de rappel, leur texte et leur envoi, sous E-mails.

Ce que vous faites dans Stripe

Rien de tout cela n'existe dans Rentalbuddy :

• Moyens de paiement. Rentalbuddy transmet la commande à Stripe sans limiter les moyens de paiement ; ce avec quoi vos clients peuvent payer dépend donc des réglages de moyens de paiement de votre compte Stripe. Si un moyen est activé mais n'apparaît pas, voir le guide sur l'activation des moyens de paiement.
• Versements. Quand l'argent arrive sur votre compte bancaire, à quelle fréquence et sur quel compte.
• Frais. Les frais de carte et de traitement de Stripe sont prélevés par Stripe et affichés dans Stripe, par paiement.
• Litiges et rétrofacturations. Traités dans votre tableau de bord Stripe.
• Reçus de carte. L'envoi d'un reçu au client par e-mail par Stripe, et son contenu, se règlent dans votre compte Stripe.
• Rapports de paiements et de versements. Les rapports de Stripe contiennent le côté financier de votre comptabilité, y compris la taxe facturée par paiement.
• Pourquoi une carte a été refusée. Rentalbuddy n'enregistre que le résultat ; la raison se trouve dans Stripe (voir le guide pour quand un client ne peut pas payer).

Remboursements : les faire sur la réservation, pas dans Stripe

Les remboursements se font dans Rentalbuddy : ouvrez la réservation, trouvez le paiement dans la liste Paiement et utilisez Remboursement sur cette ligne. Il faut un rôle autorisé à rembourser : les propriétaires et membres du compte le peuvent, Personnel de réservation et les lecteurs non. Annuler une réservation ne rembourse rien à lui seul. Les étapes exactes, les limites et ce que voit le client sont décrits dans le guide sur le remboursement ou l'annulation d'une réservation.

Vous pouvez aussi rembourser dans le tableau de bord Stripe, et le remboursement apparaît bien dans la liste des paiements de la réservation la prochaine fois que vous l'ouvrez. Mais Rentalbuddy ne met à jour ni les montants Payé et Reste à payer de la réservation ni son statut de paiement pour un remboursement effectué dans Stripe. Rembourser depuis la réservation garde les deux systèmes alignés.

Reçus : ce que reçoit votre client

Les loueurs confondent souvent deux documents :

• La confirmation de réservation provient de Rentalbuddy. Juste après la réservation, le client voit une page de confirmation dans la fenêtre de réservation ("Merci pour votre commande :" avec le numéro de commande, ses coordonnées, ce qu'il a réservé, la taxe et le total). Il reçoit aussi l'e-mail de confirmation, qui peut afficher le nom et l'adresse du client, le numéro de commande, les lignes de réservation avec le montant de la taxe et le prix total taxe comprise. Vous le modifiez dans Paramètres → E-mails (voir le guide sur les e-mails).
• Le reçu de carte est la preuve fournie par Stripe que la carte a été débitée. Rentalbuddy ne le produit pas ; si vos clients en reçoivent un, il vient de Stripe, selon les réglages de reçus de votre compte Stripe. Ce qu'il affiche, par exemple le nom du client ou non, relève de Stripe.

Clients qui demandent un reçu avec leur nom, leur entreprise ou leur numéro SIRET (par exemple pour une prise en charge par le comité d'entreprise) : Rentalbuddy n'a pas de reçu PDF séparé. Le document à utiliser est l'e-mail de confirmation. Il contient déjà le nom du client et la réservation avec la taxe et le total. Pour ajouter un numéro SIRET ou un nom d'entreprise, demandez-le au paiement avec votre propre question (un champ personnalisé, voir le guide sur le parcours client) et insérez la variable [Custom checkout fields] dans le texte de l'e-mail de confirmation, qui affiche les réponses du client. Vos propres coordonnées d'entreprise peuvent aussi être écrites dans le texte de l'e-mail.

Frais : qui facture quoi

• Les frais de Stripe pour chaque paiement sont prélevés par Stripe sur le paiement et affichés dans votre tableau de bord Stripe. Rentalbuddy ne les fixe pas, ne les voit pas et ne les modifie pas.
• Votre abonnement Rentalbuddy est facturé séparément et n'a rien à voir avec votre compte de paiement Stripe. Vous le trouvez dans Paramètres → Facturation.

Pour les tarifs actuels, consultez les pages de tarifs de Rentalbuddy et de Stripe ; ce guide n'en mentionne aucun.

Comptabilité : ce que fournit chaque système

• Les entrées et sorties d'argent (chaque paiement, frais, remboursement, versement et la taxe de chaque paiement) : les rapports de Stripe. Stripe verse par lots, donc le versement sur votre relevé bancaire couvre généralement plusieurs réservations ; les rapports de versements de Stripe indiquent quels paiements composent chaque versement.
• Les réservations (qui a réservé quoi, quand, sur quel emplacement) : l'Exporter de la liste Réservations. Son contenu, et la lecture du chiffre d'affaires par emplacement sur le tableau de bord, sont décrits dans le guide sur les rapports et les exports.
• Il n'y a pas de lien intégré avec un logiciel de comptabilité. Stripe propose lui-même des applications et des exports pour de nombreux systèmes comptables.

Prolonger une réservation quand les paiements Stripe sont désactivés

Avec Désactiver les paiements Stripe activé, les clients peuvent toujours prolonger leur réservation. La prolongation est enregistrée comme payée sur place, vous encaissez donc vous-même le montant supplémentaire, comme pour la réservation initiale.

Comment retrouver le paiement d'une réservation

1. Ouvrez la réservation dans Réservations.
2. Faites défiler jusqu'à Paiement. En haut, vous voyez Total (TVA incl.), Payé et Reste à payer, ainsi qu'une puce de statut de paiement.
3. Chaque ligne de paiement affiche Montant, un statut, Mode de paiement, ID de paiement, Enregistré par et sa date de création. Pour un paiement par carte, l'ID de paiement est l'identifiant du paiement dans Stripe : copiez-le et recherchez-le dans votre tableau de bord Stripe.
4. Les remboursements apparaissent comme des lignes distinctes sous le paiement, avec le mode Stripe (retour).
5. Une puce Test sur une ligne de paiement, et Payé avec un paiement test en haut, signifient que quelqu'un a enregistré un paiement manuel de type Paiement test. Il compte dans Payé, mais aucun argent n'a circulé et il n'y a rien à trouver dans Stripe. La réservation compte quand même dans le revenu du tableau de bord tant qu'elle n'est pas annulée.
6. Une puce Test à côté du statut de la réservation, et l'avertissement « Ceci est une réservation test… » sur la réservation, signifient qu'elle a été créée avec Faire une réservation test. Elle est exclue des chiffres du tableau de bord et annulée automatiquement 30 minutes après sa création. S'il s'agissait d'un Test avec un vrai paiement, vous trouvez dans Stripe un petit débit et son remboursement, effectué aussitôt ; Stripe garde ses frais. Dans Réservations, les réservations test sont masquées tant que vous n'activez pas Afficher les réservations test.

L'inverse fonctionne aussi : le numéro de commande de la réservation est enregistré comme description du paiement dans Stripe, donc une recherche du numéro de commande dans Stripe retrouve son paiement.

Questions fréquentes

Où trouver la base de ma comptabilité mensuelle ? Le côté financier (paiements, frais, remboursements, versements, taxe par paiement) se trouve dans les rapports de Stripe ; le côté réservations est l'Exporter de la liste Réservations.

Dois-je comptabiliser chaque transaction, ou seulement le versement ? C'est une question pour votre comptable, mais les deux sont disponibles : les rapports de versements de Stripe indiquent quels paiements composent chaque versement.

Si j'annule une réservation, le client est-il remboursé ? Non. Annuler ne rembourse pas. Remboursez depuis la liste des paiements de la réservation avec Remboursement.

Mon client veut un reçu avec son nom et son numéro SIRET. Rentalbuddy peut-il en envoyer un ? Il n'y a pas de document de reçu séparé. Utilisez l'e-mail de confirmation : il contient le nom du client, la réservation, la taxe et le total, et une question au paiement plus [Custom checkout fields] peut ajouter le numéro SIRET.

Où voir les frais de Stripe ? Dans votre tableau de bord Stripe, par paiement. Rentalbuddy ne les affiche pas et ne les fixe pas.

Dois-je aussi créer mes codes promo dans Stripe ? Non. Créez-les dans Rentalbuddy sous Code promo ; le code correspondant est créé automatiquement dans votre compte Stripe.

Où changer la fréquence de mes versements ? Dans les réglages de versement de Stripe. Il n'existe pas de tel réglage dans Rentalbuddy.

L'Accueil indique « Stripe requiert votre attention ». Où le corriger ? Chez Stripe. Ouvrez Paramètres → Paiements, lisez l'avertissement et cliquez sur Compléter sur Stripe (ou Ouvrir Stripe) ; Stripe montre ce qui manque.

Puis-je voir de quel emplacement provient un versement ? Pas dans le versement lui-même. Retrouvez chaque paiement et sa réservation grâce à l'ID de paiement ou au numéro de commande, et utilisez le tableau de bord ou l'export des réservations pour le chiffre d'affaires par emplacement.

Dois-je recharger l'admin après avoir terminé quelque chose chez Stripe ? Non. Les avis Stripe sur Accueil et Paiements se revérifient d'eux-mêmes quand vous revenez sur l'onglet de l'admin, et le statut Connecté est vérifié à chaque ouverture de Paiements.

Dois-je ajouter le domaine de mon site dans Stripe pour Apple Pay ? Non. Rentalbuddy ajoute automatiquement ses pages de réservation et l'adresse du site de chaque emplacement aux domaines de moyens de paiement de votre compte Stripe, et revérifie chaque nuit.