Brukere og roller: inviter kolleger, endre roller, overlever kontoen

Rentalbuddy skiller mellom to ting som er lette å blande sammen:

Kontoen er firmaet ditt. Bestillinger, steder, produkter, innstillinger og abonnementet hører til kontoen.
En bruker er én persons innlogging. Flere brukere kan logge inn på samme konto, hver med sin egen e-postadresse, sitt eget passord og sin egen rolle.

Trenger en kollega tilgang, legger du til en bruker på den eksisterende kontoen din. Du oppretter ikke en ny konto til dem: en ny konto ville hatt egne, separate bestillinger, steder og abonnement.

Her administreres brukere: Innstillinger → Brukere

Åpne Innstillinger i venstremenyen og velg fanen Brukere: "Personer som kan logge inn på denne kontoen, og hva de har lov til å gjøre."

Listen viser Navn, E-post, rolle, Status og Opprettet, sortert etter rolle (eiere først). Status er enten:

Aktiv: personen har valgt passord og kan logge inn.
Invitasjon venter: invitasjonen er sendt, men personen har ikke brukt lenken ennå.

Kontoeiere ser Legg til bruker og kan klikke på en bruker for å redigere den. Kontomedlemmer, Bestillingspersonale og kontolesere kan se listen, men ikke endre den.

Legg til en bruker: slik fungerer invitasjonen

Ingen skriver lenger inn et passord for noen andre. Du inviterer personen, og de velger sitt eget passord.

Innstillinger → Brukere → Legg til bruker.
I Legg til ny bruker fyller du inn Navn og E-post. Telefonnummer er valgfritt.
Velg rolle. Kontomedlem er forhåndsvalgt. Klikk på en rolle for å se hva den kan gjøre.
Trykk på Legg til bruker. Du ser Brukeren er invitert, og personen vises med Invitasjon venter.

Dialogen forklarer hva som skjer videre: "Brukeren får en e-post med en lenke for å velge passord. Lenken er gyldig i 1 time; du kan sende en ny fra brukerens redigeringsdialog."

Invitasjonen (på engelsk) kommer fra Rentalbuddy. Emnefeltet sier hvem som inviterte dem til hvilken konto, og knappen Set your password åpner siden der de velger passord. Når den siden er fullført, er også e-postadressen bekreftet, og de kan logge inn med én gang. De andre kontoeierne får en e-post om at en ny bruker er lagt til.

Kunne ikke invitasjonen sendes, ser du: "Brukeren ble opprettet, men invitasjons-e-posten kunne ikke sendes. Åpne brukeren og velg Send invitasjonen på nytt for å prøve igjen."

Er adressen allerede i bruk, ser du enten "Det finnes allerede en bruker med denne e-postadressen." (personen er allerede på kontoen din; finn dem i listen) eller "Denne e-postadressen kan ikke inviteres. Hvis personen mener dette er en feil, be dem kontakte support." (adressen kan ikke brukes på kontoen din, som regel fordi den allerede hører til en annen innlogging). Bruk en annen e-postadresse for dem, eller spør support.

Invitasjonslenken har utløpt eller kom aldri frem: Send invitasjonen på nytt

Lenken er gyldig i 1 time etter at den ble sendt. Hvis personen var for sent ute, eller ikke finner e-posten:

Innstillinger → Brukere → klikk på brukeren (status Invitasjon venter).
Trykk på Send invitasjonen på nytt. Du ser "Invitasjon sendt til …".
Be dem bruke den nye e-posten snart, og sjekke søppelpost.

Når personen har valgt passord, heter den samme knappen Send e-post for tilbakestilling av passord og sender i stedet en vanlig e-post for tilbakestilling av passord. Slik hjelper du en kollega som har glemt passordet.

Trykker du flere ganger på rad, kan du se "For mange e-poster er sendt nylig. Vent litt og prøv igjen." Vent et minutt og prøv igjen. Det finnes også en grense for hvor mange invitasjoner én person kan sende på kort tid, med samme melding.

De fire rollene: Kontoeier, Kontomedlem, Bestillingspersonale, Kontoleser

Dette er rollene på en vanlig Rentalbuddy-konto, i den rekkefølgen adminpanelet viser dem, med beskrivelsene det viser:

Kontoeier: "Full tilgang til denne kontoen." "Håndterer bestillinger, produkter, steder og innstillinger, inviterer og fjerner brukere og tar seg av faktureringen. Hver konto trenger minst én eier."

Kontomedlem: "Alt en eier kan gjøre, unntatt brukere og fakturering." "Håndterer bestillinger, produkter, steder og innstillinger. Ser brukere og fakturering uten å kunne endre dem."

Bestillingspersonale: "Håndterer bestillinger og kunder, ikke noe annet." "Oppretter, endrer, flytter og avbestiller bestillinger, sjekker kunder inn og ut, registrerer betalinger og oppdaterer kundeopplysninger. Ser produkter, priser, steder og innstillinger uten å kunne endre dem, og kan ikke refundere."

Kontoleser: "Ser alt på denne kontoen, endrer ingenting." "Åpner alle sider og leser bestillinger, kunder, produkter og innstillinger. Passer for regnskapsførere og sesongansatte som bare trenger å slå opp ting."

I praksis:

	Eier	Medlem	Bestillingspersonale	Leser
Bestillinger: opprette, redigere, flytte, avbestille, sjekke inn og ut, registrere betalinger	Endre	Endre	Endre	Bare lese
Kunder	Endre	Endre	Opprette og redigere, ikke slette	Bare lese
Produkter, rabattkoder, medlemskap, steder, åpne datoer, låser	Endre	Endre	Bare lese	Bare lese
Refusjoner	Ja	Ja	Nei	Nei
Innstillinger (konto, språk, e-post, betalinger, mva, integrasjoner)	Endre	Endre	Bare Min profil; Kundeflyt skrivebeskyttet	Bare Min profil; Kundeflyt skrivebeskyttet
Brukere	Invitere, redigere, fjerne	Se listen	Se listen	Se listen
Fakturering (abonnere, bytte plan, faktureringsportalen, MVA-nummer), koble til Stripe og Fullfør hos Stripe	Ja	Bare se	Nei	Nei
Gjør en testbooking	Ja	Ja	Ja	Nei

Bestillingspersonale er for resepsjonen. De kan lage bestillinger (bestillingsknappen i topplinjen og Book for kunde), bruke Rediger på en bestilling (forlenge, flytte eller full redigering), Kanseller, sjekke kunder inn og ut, dra bestillinger i Bestillingsadministrasjon, bruke Rediger Låse på en bestilling, registrere betalinger og sende betalingslenker, merke bestillinger som skrevet ut, merke deltakere som mangler i Begivenhetsoversikt, opprette og redigere kunder og bruke Gjør en testbooking. De kan ikke:

refundere: knappen Tilbakebetaling er skjult, og en manuell betaling med negativt beløp eller status refundert avvises,
slette kunder,
endre produkter, rabattkoder, medlemskap, steder, åpne datoer, låser eller innstillinger,
åpne Gokaya 8E- eller Allockate-dører eksternt,
administrere brukere eller fakturering.

Under Innstillinger ser Bestillingspersonale det samme som en leser: Min profil, Brukere (skrivebeskyttet) og Kundeflyt (skrivebeskyttet).

Kontoleser er skrivebeskyttet overalt. En leser åpner de samme sidene som alle andre (hjem, bestillinger, bestillingsadministrasjon, kunder, produkter, steder, rabattkoder, medlemskap), men knapper som oppretter, endrer eller sletter, er skjult. Under Innstillinger har en leser Min profil (eget navn, telefon og passord), Brukere og Kundeflyt, de to siste skrivebeskyttet.

Sider rollen din ikke kan lagre, vises skrivebeskyttet. Lesere overalt, og Bestillingspersonale utenfor bestillinger og kunder, ser skjemafeltene grået ut, slik at ingenting ser redigerbart ut. På låser er bryterne Aktiv grået ut, og ikonene for redigering, synkronisering og sletting er skjult, det samme er knappene for ekstern åpning. Vis hoved-PIN er synlig for alle.

Åpner noen en side rollen ikke tillater, for eksempel fra et gammelt bokmerke, blir de sendt tilbake med Du har ikke tilgang til den siden. Hvis rollen kan åpne siden, men ikke noe på den, er meldingen "Du har ikke tilgang til det"; prøver den en handling den ikke har lov til, "Du har ikke tillatelse til å gjøre det".

Når en innlogging bare har utløpt, fornyer adminpanelet den i bakgrunnen uten noen melding. Når en økt er tilbakekalt, for eksempel etter at brukerens rolle ble endret, blir brukeren logget ut og sendt til innloggingssiden.

Rediger en bruker eller endre rolle

Innstillinger → Brukere → klikk på brukeren (eller redigeringsikonet).
Rediger bruker viser Bruker-ID og datoen Opprettet. Endre Navn, Telefonnummer eller rolle, og trykk på Lagre. Du ser Brukeren er oppdatert.

Greit å vite:

E-postadressen kan ikke endres her. E-postadressen identifiserer innloggingen. Trenger en kollega en annen adresse, inviter den nye adressen og fjern den gamle brukeren, eller kontakt Rentalbuddy-support.
Når du endrer noens rolle, blir de logget ut og får en e-post "Your role on … was changed". De logger inn igjen, og den nye rollen gjelder.
Du kan ikke endre din egen rolle. På din egen bruker er rollevelgeren låst: "Du kan ikke endre din egen rolle. Spør en annen eier."
Du kan bare gi roller som din egen rolle tillater på denne kontoen. Andre roller tilbys ikke.

Fjern en bruker

Innstillinger → Brukere → sletteikonet på brukerens rad.
Bekreft Slett bruker? ("Er du sikker på at du vil slette denne brukeren?") med Slett bruker. Du ser Brukeren er fjernet.

Innloggingen til personen slutter å virke, og de får en e-post om at tilgangen er fjernet. Bestillingene deres, endringene og alt annet på kontoen blir værende. Det finnes ingen "pause"-status; å fjerne er måten å ta bort noens tilgang samme dag. Du kan invitere samme adresse igjen senere.

Sletteikonet vises ikke når fjerning ikke er tillatt:

Du kan ikke fjerne deg selv ("Du kan ikke fjerne deg selv. Spør en annen eier.").
Den siste eieren kan ikke fjernes eller få en lavere rolle. "En konto trenger minst én eier. Gjør noen andre til eier først." Når du redigerer den eneste eieren, er rollen låst med "Denne brukeren er kontoens eneste eier, så rollen forblir som den er. Gjør noen andre til eier for å endre den."

Invitasjoner krever et aktivt abonnement (prøveperioder teller ikke)

Å invitere og administrere brukere er en betalt funksjon. På en konto uten aktivt, betalt abonnement ser eieren dette på fanen Brukere, med en knapp Fakturering:

"Å invitere og administrere brukere blir tilgjengelig når kontoen har et aktivt abonnement. Inntil da kan du se hvem som har tilgang."

Legg til bruker, redigering og fjerning er skjult frem til da.

En gratis prøveperiode teller ikke. Abonner først (se guiden om kontoinnstillinger), og inviter deretter kollegene dine.
Et abonnement der betalingen har mislyktes, teller heller ikke før betalingen har gått gjennom.
Kontoer som faktureres med faktura eller gjennom en partner, regnes som betalt.

Å se brukerlisten er alltid mulig.

Når kontoen trenger et abonnement og du ikke er eieren

Bare en kontoeier (eller en partnereier) kan velge abonnement og legge til betaling. Hvis abonnementsdialogen eller dialogen for utløpt fakturering åpnes for noen andre, står det: "Bare kontoeieren kan velge abonnement og legge til betaling. Be kontoeieren om å gjøre det, så kan du fortsette så snart kontoen er aktiv." Hvis dialogen ikke kan lukkes, tilbyr den Logg ut.

Av samme grunn er knappen Abonner i prøveperiodebanneret skjult for brukere som ikke kan håndtere fakturering, Trenger du mer tid? vises bare for brukere som kan endre innstillinger, og knappen til Stripes faktureringsportal i et banner om mislykket betaling er skjult for dem.

E-poster folk får om tilgangen sin

Alle disse sendes på engelsk av Rentalbuddy:

Når	Hvem får den	Hva den sier
En bruker legges til	Den nye brukeren	Invitasjonen med Set your password (gyldig 1 time)
En bruker legges til	Alle andre kontoeiere	"New user on {account}: {name}"
En rolle endres	Den brukeren	Den nye rollen, og at de må logge inn igjen
En bruker fjernes	Den brukeren	At innloggingen ikke lenger virker
Send e-post for tilbakestilling av passord	Den brukeren	En vanlig e-post for tilbakestilling av passord

Overlever kontoen til en ny person (ny eier, styreleder eller leder som slutter)

Når personen som drev Rentalbuddy slutter (en ny styreleder, en ny daglig leder, en ny sesongansvarlig), gjør overleveringen mens den gamle eieren fortsatt kan logge inn. Den berører tre systemer: Rentalbuddy, Igloohome og Stripe.

I Rentalbuddy (den gamle eieren gjør dette):

Innstillinger → Brukere → Legg til bruker: inviter den nye personen som Kontoeier. Kontoen trenger et aktivt abonnement for dette.
Den nye personen åpner invitasjonen og velger passord innen en time (Send invitasjonen på nytt hvis de går glipp av det).
Innstillinger → Konto: oppdater Kontaktpersons navn, Telefonnummer og Kontakt e-post.
Innstillinger → Fakturering: oppdater E-postadresse for kvitteringer og fakturaer, og bytt betalingskort i Faktureringsportal hvis den gamle eieren betalte med sitt eget kort.
Den nye eieren logger inn og fjerner den gamle eieren under Innstillinger → Brukere, eller endrer dem til Kontomedlem eller Kontoleser. Den gamle eieren kan ikke fjerne seg selv.
Sjekk hvert steds E-post på stedet og Stedets telefon (Steder → stedet → Sted og kontaktinformasjon): det er kontaktopplysningene kundene dine ser.

I Igloohome (leverandørens side): låsene dine er paret med én Igloohome-konto, og Rentalbuddy er koblet til den kontoen. Den nye personen trenger tilgang til den samme Igloohome-innloggingen, ikke en ny. En annen Igloohome-konto har ikke låsene dine. Hvordan du endrer e-post eller eier på en Igloohome-konto, bestemmer Igloohome; se hjelpesidene deres. Etter en endring kan du koble til på nytt under Innstillinger → Integrasjoner → Koble til igloo. Guiden om å sette opp Igloohome har detaljene.

I Stripe (leverandørens side): Stripe-kontoen bestillingene dine betales inn til, tilhører den som opprettet den. Gi den nye personen tilgang i Stripe Dashboard, og endre bankkonto eller juridisk representant der ved behov. Hvordan det gjøres, bestemmer Stripe, så sjekk Stripes egen hjelp. Bare en kontoeier (eller en partnereier som jobber i kontoen) kan koble til Stripe i Rentalbuddy.

Har den gamle eieren allerede sluttet og ingen igjen kan logge inn som eier, kontakt Rentalbuddy-support for å få lagt til en eier.

Partnerroller: Partnereier, Partnermedlem, Partnerleser

Partnere (forhandlere som tar seg av andre firmaers Rentalbuddy-kontoer) har sin egen partnerkonto, med tre ekstra roller:

Partnereier: "Eier på alle håndterte kontoer og på partnerens egen konto." Rollen kan gå inn på hvilken som helst administrert konto for å håndtere bestillinger, produkter, steder, innstillinger, brukere og fakturering. Refusjoner forblir hos hver kontos egne eiere og medlemmer.
Partnermedlem: "Medlem på alle håndterte kontoer og på partnerens egen konto." Brukere og fakturering er skrivebeskyttet overalt, og refusjoner forblir hos hver kontos egne eiere og medlemmer.
Partnerleser: "Leser på alle håndterte kontoer og på partnerens egen konto." Endrer ingenting noe sted.

Partnerroller kan bare gis på partnerens egen konto. På en kundes konto kan en partnereier utnevne kundens egen Kontoeier, Kontomedlem, Bestillingspersonale eller Kontoleser. En partnereier kan til og med utnevne en kundeeier som kan refundere, selv om partneren ikke kan refundere selv. På sin egen konto kan en partner også bruke de vanlige kontorollene, Bestillingspersonale inkludert, for ansatte som bare skal jobbe på partnerens egen konto.

Dette ser partnerbrukere:

Kontoer i venstremenyen, med kontoene de administrerer. Klikker man på en konto, åpnes innstillingene, inkludert fanen Brukere. Mer om listen nedenfor.
Etterlik konto for å jobbe inne i en kundes konto (se nedenfor).
I stedsvelgeren (Sted) i venstremenyen grupperes stedene i Dine steder og Andre kontoer.
Vis for alle kontoer på listene Steder og Kunder (ikke mens du etterlikner en konto). Den er på som standard og viser alle kontoene du administrerer; slått av ser du bare kontoen du er logget inn på. Valget huskes i denne nettleseren.
For kunder partneren fakturerer selv, setter Partnerinnstillinger på kundens fane Fakturering planen og grensene (Type, Betalingsstatus, Stedsbegrensning, Låsbegrensning); se guiden om kontoinnstillinger.

Listen Kontoer og velgeren Kolonner

Listen Kontoer viser kontoene du administrerer, med firma, kontaktperson, kontotype, betalingsstatus, faktureringsleverandør og bruk av låser og steder. Bruk Kolonner over listen for å velge hva den viser: Logo, Opprettet, Konto-ID, Kontakt, E-post, Telefon, Land, Valuta, Deaktivert, Kontotype, Betalingsstatus, Leverandør, Låser og Steder. Firma vises alltid. Opprettet, Land, Valuta og Deaktivert er av til du slår dem på, og Tilbakestill til standard henter tilbake standardutvalget. Valget ditt huskes bare i denne nettleseren.

Kontoer som Rentalbuddy har deaktivert, er skjult til du slår på Vis deaktiverte kontoer ({count}), og er merket Deaktivert.

Søket, filtrene, sorteringen og siden i listen Kontoer lagres i sideadressen. Åpne en konto og bruk nettleserens Tilbake-knapp for å komme tilbake til listen nøyaktig slik du forlot den; du kan også lagre den filtrerte listen som bokmerke eller sende lenken til en kollega.

Partnere kan ikke opprette, deaktivere eller slette kontoer. For å legge til en ny kundekonto, eller få en slått av eller på igjen, kontakt Rentalbuddy.

Jobb inne i en kundes konto: Etterlik konto

Trykk på Etterlik konto under stedsvelgeren (Sted) i venstremenyen. Den finnes bare når du har en annen konto å bytte til.
Velg konto å etterlikne åpnes. Søk på firma, kontaktnavn, e-post eller konto-ID, og trykk på Etterlik ved kontoen. Deaktiverte kontoer vises bare når Vis deaktiverte kontoer ({count}) er på.
Du kan også bruke etterlikningsikonet (Etterlik denne kontoen) på en rad i Kontoer.

Mens du er inne i kontoen, viser et banner øverst Etterliker konto: {name} med Stopp, menyen viser Etterliker konto med Stopp, og stedsvelgeren viser bare den kontoens steder. Min profil er skjult under Innstillinger mens du etterlikner. Trykk på Stopp for å gå tilbake til din egen konto. Etterlikningen avsluttes også av seg selv etter 8 timer.

For partnerbrukere sjekkes kravet om betalt abonnement mot partnerens egen konto i stedet for kundens, så en partner kan normalt sette opp brukere på en kundekonto som fortsatt er i prøveperioden.

En kunde hvis konto administreres av en partner, ser det på fanen Fakturering. Se guiden om kontoinnstillinger.

Logge inn og glemt passord

Innloggingssiden ber om Epostadresse og Tilgangskode; trykk på Logg inn.

Har du glemt passordet (ofte spurt i all hast, ute ved stasjonen):

Trykk på Glemt passordet? på innloggingssiden.
Skriv inn e-postadressen din og trykk på Send e-post.
Bekreftelsessiden sier at en sikker lenke er sendt "hvis en konto er registrert under den". Lenken utløper om 60 minutter. Sjekk søppelpost hvis den ikke kommer, og sjekk at du skrev adressen innloggingen din ble opprettet med.
Åpne lenken og velg et nytt passord.

En kontoeier kan også sende deg en tilbakestilling fra Innstillinger → Brukere → brukeren din → Send e-post for tilbakestilling av passord.

Er du logget inn og bare vil ha nytt passord, bruk Innstillinger → Min profil → Endre passord.

Blir innloggingen avvist med "E-postadressen er ikke bekreftet, innlogging forbudt. Vennligst sjekk e-posten din for en bekreftelseslenke.", har adressen aldri blitt bekreftet. For en invitert kollega er løsningen Send invitasjonen på nytt; når den nye lenken er fullført, er adressen bekreftet.

Vanlige spørsmål

Hvordan legger jeg til en kollega slik at de kan logge inn med sin egen innlogging? Innstillinger → Brukere → Legg til bruker, skriv inn navn og e-post, velg en rolle og trykk på Legg til bruker. De får en e-post med en lenke for å velge sitt eget passord.

Hvorfor ser jeg ikke Legg til bruker? Vi er i prøveperioden. For å invitere brukere kreves et aktivt, betalt abonnement, og en prøveperiode teller ikke. Abonner under Innstillinger → Fakturering, og inviter deretter. Har dere et abonnement, kan rollen din være Kontomedlem, Bestillingspersonale eller Kontoleser; bare eiere administrerer brukere.

Kollegaen min sier at invitasjonslenken ikke virker. Lenken er bare gyldig i 1 time. Åpne brukeren under Innstillinger → Brukere og trykk på Send invitasjonen på nytt.

Finnes det en innlogging med bare lesetilgang, for regnskapsføreren eller sesongansatte? Ja: Kontoleser ser alle sider og endrer ingenting.

Kan de ansatte gjøre alt unntatt fakturering og brukere? Ja, det er Kontomedlem. Medlemmer håndterer bestillinger, produkter, steder og innstillinger, og kan se brukere og fakturering uten å endre dem.

Finnes det en rolle for resepsjonsansatte som bare skal håndtere bestillinger, ikke priser eller produkter? Ja: Bestillingspersonale. De oppretter, endrer, flytter og avbestiller bestillinger, sjekker kunder inn og ut, registrerer betalinger og redigerer kunder, men kan ikke endre produkter, priser, steder eller innstillinger, og kan ikke refundere.

Kan Bestillingspersonale refundere eller slette kunder? Nei. Knappen Tilbakebetaling er skjult for dem, og sletting av kunder forblir hos eiere og medlemmer.

Hvorfor er alle feltene grået ut på en side? Rollen din kan se siden, men ikke lagre den, så feltene vises skrivebeskyttet. Spør en kontoeier hvis du trenger å endre noe der.

Kollegaen min får beskjeden "Bare kontoeieren kan velge abonnement og legge til betaling". Bare kontoeiere kan abonnere eller legge til betaling. Be eieren om å gjøre det; kollegaen din kan fortsette så snart kontoen er aktiv.

Hvorfor kan jeg ikke endre min egen rolle eller slette meg selv? Det kan ingen. Spør en annen eier. Er du den eneste eieren, gjør noen andre til eier først.

Styrelederen vår slutter. Hvordan tar den nye personen over? Mens den gamle eieren fortsatt kan logge inn: inviter den nye personen som Kontoeier, oppdater kontakt- og faktura-e-postene, og la så den nye eieren fjerne den gamle eller gi dem en lavere rolle. Overlever også Igloohome- og Stripe-innloggingene på deres side.

Jeg er partner. Hvordan kommer jeg inn på kundens konto? Trykk på Etterlik konto under stedsvelgeren, søk etter kunden og trykk på Etterlik. Stopp tar deg tilbake; etterlikningen avsluttes også av seg selv etter 8 timer.

Jeg er partner. Hvordan legger jeg til en ny kundekonto? Partnere kan ikke opprette kontoer selv. Kontakt Rentalbuddy for å få kundekontoen opprettet og koblet til deg, og sett deretter opp brukerne.

Kan jeg velge hvilke kolonner listen Kontoer viser? Ja, med Kolonner over listen. Tilbakestill til standard henter tilbake standardkolonnene, og valget huskes i denne nettleseren.

Jeg er partner. Søket mitt i listen Kontoer er borte når jeg kommer tilbake fra en konto. Bruk nettleserens Tilbake-knapp: listen holder søket, filtrene og siden i adressen sin. Klikker du på Kontoer i menyen, åpnes en ny liste uten filtre.

Kan vi bruke samme e-post for to Rentalbuddy-kontoer, eller for et annet firma? Nei. Én e-postadresse er én innlogging på én konto. Et separat firma som fakturerer separat, trenger sin egen konto og egne innlogginger, fordi firmaopplysninger, betalinger, avgifter og fakturering hører til kontoen.