Administrer kundene dine (liste, samtykke til e-post, eksport)

Kunder i menyen er listen over alle som har bestilt hos deg, pluss alle du har lagt til manuelt.

Én ting forklarer de fleste overraskelsene på denne siden: en kunde identifiseres av e-postadressen sin. Det finnes én kundepost per e-postadresse per konto, felles for alle stedene dine, og hver nye bestilling med den e-postadressen overskriver posten med det som ble skrevet inn i bestillingsskjemaet. Det siste avsnittet, "Hvorfor en kundes opplysninger endret seg av seg selv", forklarer det i sin helhet — les det før du bruker tid på å rydde i kundedata.

Kundelisten

Hver rad viser Navn, E-post, Telefonnummer og Samtykke til e-post (Ja eller Nei). Har kontoen din medlemskap slått på, får du også Medlem, Gjelder på og Rabatt; på kontoer uten medlemskap finnes disse tre kolonnene rett og slett ikke.

Søk med feltet Søk etter kunder. Det treffer navn, e-post, telefonnummer og Ja / Nei i Samtykke til e-post — ingenting annet. Et gatenavn, en by eller et land gir ingen treff, fordi adressefeltene ikke søkes i.
Sorter — klikk på en kolonneoverskrift. Listen er i utgangspunktet sortert etter Navn.
Klikk på en rad, eller på tannhjulikonet (Vis og rediger detaljer) på slutten av raden, for å åpne kunden.
Åpne i en ny fane — hver rad er en ekte lenke: Ctrl-klikk (Cmd-klikk på Mac), midtklikk, eller høyreklikk og velg nettleserens "Åpne i ny fane"; på mobil holder du fingeren på kortet. Du kan markere en e-postadresse i listen for å kopiere den uten å åpne kunden. Gå tilbake på en kunde som er åpnet i en ny fane, tar deg til kundelisten.

Siden laster inn hele kundelisten med en gang og søker i den i nettleseren din, så på en svært stor konto kan det ta et øyeblikk å åpne den, men søket går umiddelbart.

Søket ditt, medlemsbrikkene, sorteringen, siden og antall rader per side lagres i sidens adresse. Når du kommer tilbake fra en kunde (med Gå tilbake eller nettleserens tilbakeknapp), vises listen slik du forlot den, en ny innlasting beholder den, og du kan bokmerke eller dele lenken. Velger du Kunder i menyen, åpnes listen på nytt fra start.

Filtrer medlemmer med filterknappene

På kontoer med medlemskap står en rad med filterknapper merket Medlem: over tabellen: allé, Aktiv, Utløpt, Deaktivert og Nei.

Hver knapp viser hvor mange kunder du ville fått ved å velge den, talt etter søket ditt.
Du kan velge flere knapper samtidig; listen viser da kunder som passer til minst én av dem. allé fjerner valget.
En knapp uten treff er grået ut og flyttet til slutten av raden.

I kolonnen Medlem viser et aktivt medlem et grønt Ja med Til {date}; Utløpt viser sluttdatoen; Deaktivert viser "Manuelt deaktivert". Gjelder på er Alle steder eller navnene på stedene medlemskapet dekker, og Rabatt er medlemsrabatten. Hvordan du administrerer selve medlemskapene, er beskrevet i veiledningen om medlemskap.

Samtykke til e-post

Samtykke til e-post viser om kunden krysset av i boksen for nyhetsbrev i bestillingsskjemaet ("Jeg tar imot nyhetsbrev og tilbud fra" etterfulgt av stedets navn). Den er Nei med mindre de krysset av.

Du kan ikke endre samtykket i adminen: kundeskjemaet har ikke noe felt for samtykke. Verdien oppdateres bare når den samme e-postadressen bestiller igjen — og settes da til det den bestillingen sa, så en kunde som krysset av én gang, men ikke neste gang, går tilbake til Nei.

Partnerbrukere: flere kontoer i én liste

Er du partnerbruker og administrerer kundekontoer, har listen en ekstra kolonne firmanavn og en bryter Vis for alle kontoer. Når den er på, ser du kundene på alle kontoene du administrerer; når den er av, bare kontoen du er logget inn på. Når du oppretter en kunde, blir du da også bedt om å velge konto (Velg Konto).

Hva som lagres på en kunde

Åpne en kunde, så ser du ett skjema:

Kunde ID og Opprettet — skrivebeskyttet.
Fornavn, Etternavn, E-post, Telefonnummer — obligatoriske.
Adresse, Postnummer, By, Land — valgfrie.

Telefonnummer har en velger for landskode og må være et mulig telefonnummer for det landet. Land er en søkbar liste over land — skriv noen bokstaver og velg; "Fant ingen land" betyr at stavemåten ikke passet til noe land.

Det er hele posten: det finnes ikke noe notatfelt, ingen tagger, ingen totalsum for kjøp og ikke noe antall bestillinger. Samtykke til e-post vises i listen og i eksporten, men ikke i skjemaet (se ovenfor).

Opprettet betyr ikke "kunde siden". Den skrives om hver gang kunden gjør en ny bestilling, så den viser som regel den siste bestillingen deres i stedet for den første.

Hvor Land kommer fra

Når en kunde bestiller, er Land det de valgte i landsfeltet i bestillingsskjemaet (hvis du ber om det). Lot de det stå tomt, fyller bestillingswidgeten det ut ut fra landet til telefonnummeret deres. Så de fleste kunder får et land selv når du ikke viser feltet. Nasjonalitetsdiagrammet på oversikten regnes ut fra bestillingens telefonnummer, ikke fra dette feltet (se veiledningen om rapporter og eksporter).

Legg til en kunde manuelt

Åpne Kunder.
Trykk på Legg til ny kunde.
Fyll ut minst Fornavn, Etternavn, E-post og Telefonnummer.
Trykk på Lagre. Du får Ny kunde opprettet!

Under e-postfeltet står det "Hver e-postadresse kan bare tilhøre én kunde." Brukes e-postadressen allerede av en annen kunde på kontoen, får du En annen kunde på denne kontoen bruker allerede denne e-postadressen., og ingenting lagres.

Rediger en kunde

Åpne kunden fra listen.
Endre feltene du trenger.
Trykk på Lagre i linjen øverst. Du får Kunde oppdatert!

To ting skjer i det stille når du lagrer, og ingen av dem ber om bekreftelse:

Endrer du navnet, skrives navnet om på alle kundens bestillinger. Gamle bestillinger viser den nye stavemåten. Det er som regel det du vil når du retter en skrivefeil, men ikke det du vil hvis du gjenbruker en post for en annen person.
Endrer du e-postadressen, flyttes kundens medlemskap til den nye adressen, slik at et medlem beholder rabatten når hen bestiller med den nye e-postadressen. På kontoer med medlemskap minner e-postfeltet deg på det: "Medlemsrabatter gjelder når kunden booker med denne e-postadressen."

Den nye e-postadressen kan ikke tilhøre en annen kunde på kontoen — du får den samme meldingen, En annen kunde på denne kontoen bruker allerede denne e-postadressen.

Telefonnummer er obligatorisk i dette skjemaet, selv om bestillinger kan opprette kunder uten telefonnummer. Mangler en eldre kunde telefonnummer, må du fylle inn et før du kan lagre noen annen endring.

Se en kundes bestillinger: Ordrehistorikk

Rull ned på kunden til Ordrehistorikk. Den viser alle bestillinger som er knyttet til kunden, på alle stedene dine og alle datoer, med Opprettet, Bestillingstype (Booking eller Medlemskap), Ordrenummer, Start, Slutt, Lås, Kanal, Verdi, Betalingsstatus, Status, Sted og Skrevet ut. Lås viser låsnummeret eller låsnumrene hver bestilling brukte, og en Test-brikke ved siden av statusen markerer en testbestilling (se veiledningen om å finne og filtrere bestillinger).

Klikk på en rad for å åpne bestillingen, eller Ctrl-klikk (Cmd-klikk) eller midtklikk for å åpne den i en ny fane.
Forlengelsesrader og Inkluder medlemskapskjøp styrer om forlengelser og medlemskapskjøp vises som egne rader. Det er de samme bryterne som i listen Bestillinger.
Kryss av rader for å aktivere Eksport og Skrive ut for akkurat de bestillingene — de fungerer nøyaktig som i listen Bestillinger (se veiledningen om å finne og filtrere bestillinger). Avkrysningsboksen i overskriften krysser av bestillingene på den gjeldende siden; Velg alle {count} i linjen over listen krysser av alle kundens bestillinger, og Klar fjerner kryssene. Forlengelsesrader tas ikke med når du krysser av mange samtidig.

Dette er også måten å finne en bestilling på etter kundens e-postadresse eller telefonnummer, noe søket i Bestillinger ikke dekker.

Har kunden et medlemskap, vises kortet Medlemskapsdetaljer over historikken med Sted, Lagt til via, Rabatt, Gyldig til og Status, der du kan redigere, slå av eller slette medlemskapet (se veiledningen om medlemskap).

Bestillinger som er gjort uten e-postadresse, knyttes ikke til noen kunde og vises aldri her.

Book for en kunde

Åpne kunden.
Pass på at stedet du vil booke på, er valgt i stedsvelgeren Sted øverst i venstremenyen.
Trykk på Book for kunde i linjen øverst på kundesiden.

Bestillingsvinduet åpnes over adminen med kundens navn, e-post, telefon, adresse, land og samtykke til nyhetsbrev allerede fylt ut. Fullfør bestillingen som vanlig (veiledningen om å endre, flytte eller kansellere en bestilling beskriver bestillinger fra adminen og betaling).

Hvis det ikke åpnes, forteller meldingen hvorfor:

Velg et sted i feltet før du booker for en kunde. — velg først et sted i stedsvelgeren Sted i venstremenyen.
Booking-plugin er ikke lastet. På liten skjerm: åpne menyen først, og prøv igjen. — på mobil eller i et smalt vindu åpner du menyen én gang og trykker på knappen igjen.
Vi kunne ikke hente økten din. Oppdater siden og logg inn på nytt. — last inn adminen på nytt og logg inn.

Eksporter kunder til en CSV-fil (Excel)

Kryss av kundene du vil ha. Avkrysningsboksen i overskriften (Velg alle på mobil) krysser av alt som passer til det gjeldende søket og filterknappene dine — den enkle måten å eksportere "alt jeg ser". På mobil åpner du Valg og slår på Velg kunder ved å trykke først.
Trykk på Eksport. Knappen viser hvor mange som er valgt, for eksempel Eksport (12), og er grået ut til du krysser av minst én.

Du får en fil som heter customers.csv med disse kolonnene: ID, First name, Last name, Email, Phone number, deretter Member, Coverage og Discount på kontoer med medlemskap, deretter Address, Zip code, City, Country og Consent To Email. Country inneholder en landskode på to bokstaver (for eksempel se); eldre kunder kan ha et landsnavn i stedet. Kolonneoverskriftene og verdiene Yes/No er alltid på engelsk, uansett hvilket språk du bruker adminen på.

For å sende et nyhetsbrev bare til kunder som har samtykket, åpner du filen i Excel og filtrerer Consent To Email på Yes.

På mobil

Listen blir til kort under overskriften Kunder, med Valg (medlemsfilterknappene, Velg kunder ved å trykke og Eksport) og Sorter (Stigende / Synkende, deretter Navn eller E-post) ved siden av overskriften.

Slett en kunde

Bruk søppelbøtteikonet (Slett) på raden i listen, og bekreft deretter Vil du slette kunde? — "Er du sikker på at du vil slette denne kunden?" — med Slett kunde. Det finnes ingen sletteknapp inne på kundesiden.

Hva det gjør og ikke gjør:

Det fjerner bare kundeposten. Bestillingene deres blir ikke rørt, og hver bestilling beholder sin egen kopi av navnet, e-postadressen og telefonnummeret som ble skrevet inn den gangen. Å slette en kunde er derfor ikke en måte å fjerne noen fra systemet på.
Medlemskapene deres slettes ikke samtidig; fjern dem på medlemskapssiden om nødvendig.
Det kan ikke angres, og det finnes ikke noe arkiv.
Bestiller personen igjen med samme e-postadresse, opprettes en ny kundepost.

Hvem som kan gjøre hva

Alle med tilgang til kunder kan se listen, åpne kunder og eksportere. For å legge til og lagre kunder trenger du tillatelse til å administrere kunder: kontoeiere, medlemmer og Bestillingspersonale har den. Lesere ser skjemaet grået ut, uten knappen Lagre og uten Legg til ny kunde. Søppelbøtteikonet vises bare for brukere som har lov til å slette kunder, og det har ikke Bestillingspersonale: de kan opprette og redigere kunder, men ikke slette dem.

Hvorfor en kundes opplysninger endret seg av seg selv

Dette ligger bak meldinger om kundeposter som blir "overskrevet".

Når noen går til kassen i bestillingswidgeten — eller du gjør en bestilling for dem fra adminen — tar Rentalbuddy e-postadressen fra bestillingsskjemaet, gjør den om til små bokstaver og ser etter en kunde med den e-postadressen på kontoen din. Bare kontoen og e-postadressen sammenlignes: ikke navnet, ikke telefonnummeret, ikke stedet.

Treff — den eksisterende kunden oppdateres med alt fra bestillingsskjemaet: fornavn, etternavn, telefonnummer, adresse, postnummer, by, land, samtykke til nyhetsbrev og datoen Opprettet.
Ingen treff — en ny kunde opprettes.

Dette skjer når kassen starter, så selv en kunde som deretter avbryter betalingen, har oppdatert (eller opprettet) posten sin.

Hva det betyr i praksis:

To personer som deler én e-postadresse, blir én kunde. Et par, en familie, en skole eller et firma som bestiller med samme adresse, havner på samme post, som viser navnet og telefonnummeret til den som bestilte sist. Det kan ikke konfigureres bort — e-postadressen er identiteten.
Opplysninger du har skrevet inn manuelt, kan bli overskrevet. Legger du til en adresse og kunden senere bestiller uten å fylle inn noen, vinner det tomme feltet fra bestillingen, og adressen din er borte.
Steder skiller ikke kunder fra hverandre. Én post per e-postadresse for hele kontoen, felles for alle steder. Den samme e-postadressen på en annen Rentalbuddy-konto er en annen kunde.
Bestillingshistorikken din er trygg. Hver bestilling beholder sitt eget navn, sin egen e-postadresse og sitt eget telefonnummer slik de ble skrevet inn, så Ordrehistorikk viser fortsatt hvem som faktisk gjorde hver bestilling, selv når kundens overskrift viser en annens navn.
Det finnes ikke noe verktøy for å slå sammen kunder. Har samme person bestilt med to forskjellige e-postadresser, forblir de to kunder, og bestillingene forblir delt.

Hva du kan gjøre med det:

Se på kundeposten som "personen som sist bestilte med denne e-postadressen", ikke som en CRM-post du eier.
Må to personer holdes adskilt, trenger de to forskjellige e-postadresser.
Retter du et navn eller legger til en adresse, må du regne med at det erstattes neste gang den e-postadressen bestiller.
Trenger du en ren liste til en utsendelse, eksporterer du den rett etter at du har ryddet i den, i stedet for å regne med at ryddingen blir stående.

Vanlige spørsmål

Kundens navn er endret til noen andres — hvorfor? Noen andre har bestilt med den samme e-postadressen, og hver bestilling oppdaterer kundeposten med det som ble skrevet inn. Hver bestilling beholder likevel sitt eget navn.

Kan jeg eksportere kundelisten min til Excel? Ja. Kryss av kundene (avkrysningsboksen i overskriften tar alt i det gjeldende søket), og trykk på Eksport for å få customers.csv.

Hvordan ser jeg hvem som har sagt ja til nyhetsbrev? Se på kolonnen Samtykke til e-post, eller eksporter og filtrer Consent To Email på Yes.

Kan jeg endre en kundes samtykke til e-post? Nei. Det kommer fra avkrysningsboksen for nyhetsbrev i bestillingsskjemaet og endres bare når den e-postadressen bestiller igjen.

Flere personer bestiller med samme e-postadresse — kan jeg holde dem adskilt? Nei. Én e-postadresse er én kunde; de trenger forskjellige e-postadresser for å bli separate kunder.

Hvordan gjør jeg en bestilling for en fast kunde? Åpne kunden, velg stedet i stedsvelgeren Sted i venstremenyen og trykk på Book for kunde; opplysningene deres fylles ut for deg.

Hvor finner jeg alle bestillingene til én kunde? Åpne kunden og rull ned til Ordrehistorikk — den dekker alle steder og datoer.

Jeg slettet en kunde — er bestillingene borte? Nei. Bare kundeposten fjernes; bestillingene blir værende, og en ny post opprettes hvis personen bestiller igjen.

Kan jeg åpne flere kunder i faner? Ja. Ctrl-klikk (Cmd-klikk på Mac) eller midtklikk på en rad, eller høyreklikk og åpne den i en ny fane.

Søket mitt er der fortsatt når jeg kommer tilbake til listen — hvorfor? Kundelisten lagrer søket, brikkene, sorteringen og siden i sidens adresse. Tøm søkefeltet, eller velg Kunder i menyen for å starte på nytt.

Kan Bestillingspersonale legge til eller slette kunder? De kan legge til og redigere kunder, men ikke slette dem: søppelbøtteikonet vises bare for brukere som har lov til å slette kunder, for eksempel eiere og medlemmer.

Hvordan krysser jeg av alle bestillingene til en kunde i Ordrehistorikk? Kryss av i avkrysningsboksen i overskriften for å ta den gjeldende siden, og trykk deretter på Velg alle {count} i linjen over listen for å ta alle bestillingene til kunden.