Administrér dine kunder (liste, samtykke til e-mail, eksport)

Kunder i menuen er listen over alle, der har booket hos dig, plus alle, du har tilføjet manuelt.

Én ting forklarer de fleste overraskelser på denne side: en kunde identificeres ud fra sin e-mailadresse. Der er én kundepost pr. e-mailadresse pr. konto, fælles for alle dine steder, og hver ny booking med den e-mail overskriver posten med det, der blev skrevet i bookingformularen. Det sidste afsnit, "Hvorfor en kundes oplysninger ændrede sig af sig selv", forklarer det i detaljer — læs det, før du bruger tid på at rydde op i kundedata.

Kundelisten

Hver række viser Navn, E-mail, Telefonnummer og Samtykke til e-mail (Ja eller Nej). Har din konto medlemskaber slået til, får du også Medlem, Gælder på og Rabat; på konti uden medlemskaber er de tre kolonner der simpelthen ikke.

Søg med feltet Søg efter kunder. Det matcher navn, e-mail, telefonnummer og Ja / Nej i Samtykke til e-mail — intet andet. Et vejnavn, en by eller et land giver ingen resultater, fordi adressefelterne ikke gennemsøges.
Sortér — klik på en kolonneoverskrift. Listen er fra start sorteret efter Navn.
Klik på en række, eller på tandhjulsikonet (Vis og rediger detaljer) i slutningen af rækken, for at åbne kunden.
Åbn i en ny fane — hver række er et rigtigt link: Ctrl-klik (Cmd-klik på Mac), midterklik, eller højreklik og vælg browserens "Åbn i ny fane"; på mobilen holder du fingeren på kortet. Du kan markere en e-mailadresse i listen for at kopiere den uden at åbne kunden. Gå tilbage på en kunde, der er åbnet i en ny fane, fører dig til kundelisten.

Siden indlæser hele kundelisten med det samme og søger i den i din browser, så på en meget stor konto kan det tage et øjeblik at åbne den, men søgningen går med det samme.

Din søgning, medlemschipsene, sorteringen, siden og antal rækker pr. side gemmes i sidens adresse. Når du kommer tilbage fra en kunde (med Gå tilbage eller browserens tilbageknap), vises listen, som du forlod den, en genindlæsning beholder den, og du kan bogmærke eller dele linket. Vælger du Kunder i menuen, åbnes listen helt forfra.

Filtrér medlemmer med filterknapperne

På konti med medlemskaber står der en række filterknapper mærket Medlem: over tabellen: Alle, Aktiv, Udløbet, Deaktiveret og Nej.

Hver knap viser, hvor mange kunder du ville få ved at vælge den, talt efter din søgning.
Du kan vælge flere knapper på én gang; listen viser så kunder, der matcher en af dem. Alle rydder valget.
En knap uden resultater er gråtonet og flyttet til slutningen af rækken.

I kolonnen Medlem viser et aktivt medlem et grønt Ja med Indtil {date}; Udløbet viser slutdatoen; Deaktiveret viser "Manuelt deaktiveret". Gælder på er Alle steder eller navnene på de steder, medlemskabet dækker, og Rabat er medlemsrabatten. Hvordan du administrerer selve medlemskaberne, er beskrevet i vejledningen om medlemskaber.

Samtykke til e-mail

Samtykke til e-mail viser, om kunden satte flueben i feltet til nyhedsbreve i bookingformularen ("Jeg vil gerne modtage nyhedsbreve og tilbud fra" efterfulgt af stedets navn). Det er Nej, medmindre de satte flueben.

Du kan ikke ændre samtykket i adminen: kundeformularen har intet felt til samtykke. Værdien opdateres kun, når den samme e-mail booker igen — og sættes så til det, den booking angav, så en kunde, der satte flueben én gang, men ikke næste gang, går tilbage til Nej.

Partnerbrugere: flere konti i én liste

Er du partnerbruger og administrerer kundekonti, har listen en ekstra kolonne firmanavn og en kontakt Vis for alle konti. Når den er slået til, ser du kunderne på alle de konti, du administrerer; når den er slået fra, kun den konto, du er logget ind på. Når du opretter en kunde, bliver du så også bedt om at vælge kontoen (Vælg Konto).

Hvad der gemmes på en kunde

Åbn en kunde, så ser du én formular:

Kunde ID og Oprettet — skrivebeskyttede.
Fornavn, Efternavn, E-mail, Telefonnummer — påkrævede.
Adresse, Postnummer, By, Land — valgfrie.

Telefonnummer har en vælger til landekode og skal være et muligt telefonnummer for det land. Land er en søgbar liste over lande — skriv et par bogstaver, og vælg; "Ingen lande fundet" betyder, at stavemåden ikke matchede noget land.

Det er hele posten: der er intet notefelt, ingen tags, intet samlet forbrug og intet antal bookinger. Samtykke til e-mail vises i listen og i eksporten, men ikke i formularen (se ovenfor).

Oprettet betyder ikke "kunde siden". Den overskrives, hver gang kunden laver en ny booking, så den viser som regel deres seneste booking frem for den første.

Hvor Land kommer fra

Når en kunde booker, er Land det, de valgte i bookingformularens landefelt (hvis du beder om det). Lod de det stå tomt, udfylder bookingwidgetten det ud fra landet for deres telefonnummer. Så de fleste kunder får et land, selv når du ikke viser feltet. Nationalitetsdiagrammet på oversigten beregnes ud fra bookingens telefonnummer, ikke ud fra dette felt (se vejledningen om rapporter og eksporter).

Tilføj en kunde manuelt

Åbn Kunder.
Tryk på Tilføj ny kunde.
Udfyld mindst Fornavn, Efternavn, E-mail og Telefonnummer.
Tryk på Gemme. Du får Ny kunde oprettet!

Under e-mailfeltet står der "Hver e-mail kan kun tilhøre én kunde." Bruges e-mailen allerede af en anden kunde på kontoen, får du En anden kunde på denne konto bruger allerede denne e-mail., og intet bliver gemt.

Redigér en kunde

Åbn kunden fra listen.
Ret de felter, du har brug for.
Tryk på Gemme i bjælken øverst. Du får Kunden opdateret!

To ting sker i stilhed, når du gemmer, og ingen af dem beder om bekræftelse:

Ændrer du navnet, overskrives navnet på alle kundens bookinger. Gamle bookinger viser den nye stavemåde. Det er som regel det, du vil, når du retter en tastefejl, men ikke det, du vil, hvis du genbruger en post til en anden person.
Ændrer du e-mailen, flyttes kundens medlemskaber til den nye adresse, så et medlem beholder rabatten, når vedkommende booker med den nye e-mail. På konti med medlemskaber minder e-mailfeltet dig om det: "Medlemsrabatter gælder, når kunden booker med denne e-mailadresse."

Den nye e-mail må ikke tilhøre en anden kunde på kontoen — du får den samme besked, En anden kunde på denne konto bruger allerede denne e-mail.

Telefonnummer er påkrævet i denne formular, selvom bookinger kan oprette kunder uden telefonnummer. Mangler en ældre kunde et telefonnummer, skal du udfylde et, før du kan gemme nogen anden ændring.

Se en kundes bookinger: ordre historik

Scroll ned på kunden til ordre historik. Den viser alle bookinger, der er knyttet til kunden, på tværs af alle dine steder og alle datoer, med Oprettet, Ordretype (Booking eller Medlemskab), Ordre nummer, Start, Ende, Lås, Kanal, Værdi, Betalingsstatus, Status, Sted og Trykt. Lås viser det eller de låsnumre, hver booking brugte, og en Test-chip ved siden af status markerer en testbooking (se guiden om at finde og filtrere bookinger).

Klik på en række for at åbne bookingen, eller Ctrl-klik (Cmd-klik) eller midterklik for at åbne den i en ny fane.
Forlængelsesrækker og Inkluder medlemskabskøb styrer, om forlængelser og medlemskabskøb vises som deres egne rækker. Det er de samme kontakter som i listen Bestillinger.
Sæt flueben ved rækker for at aktivere Eksport og Print for netop de bookinger — de virker præcis som i listen Bestillinger (se vejledningen om at finde og filtrere bookinger). Afkrydsningsfeltet i overskriften sætter flueben ved bookingerne på den aktuelle side; Vælg alle {count} i linjen over listen sætter flueben ved alle kundens bookinger, og Klar fjerner fluebenene igen. Forlængelsesrækker kommer ikke med, når du sætter flueben ved mange på én gang.

Det er også måden at finde en booking på ud fra kundens e-mail eller telefonnummer, hvilket søgningen i Bestillinger ikke dækker.

Har kunden et medlemskab, vises kortet Medlemskabsdetaljer over historikken med Sted, Tilføjet via, Rabat, Gyldig til og Status, hvor du kan redigere, slå medlemskabet fra eller slette det (se vejledningen om medlemskaber).

Bookinger, der er foretaget uden e-mailadresse, knyttes ikke til nogen kunde og vises aldrig her.

Book for en kunde

Åbn kunden.
Sørg for, at det sted, du vil booke på, er valgt i stedvælgeren Sted øverst i venstremenuen.
Tryk på Book for kunde i bjælken øverst på kundesiden.

Bookingvinduet åbner oven på adminen med kundens navn, e-mail, telefon, adresse, land og samtykke til nyhedsbreve allerede udfyldt. Gennemfør bookingen som normalt (vejledningen om at ændre, flytte eller annullere en booking beskriver bookinger fra adminen og betaling).

Åbner det ikke, fortæller beskeden hvorfor:

Vælg et sted i bjælken, før du booker for en kunde. — vælg først et sted i stedvælgeren Sted i venstremenuen.
Booking-plugin'et er ikke indlæst. På en lille skærm: åbn menuen først, og prøv igen. — på mobilen eller i et smalt vindue åbner du menuen én gang og trykker så på knappen igen.
Vi kunne ikke hente dit sessionstoken. Opdater siden, og log ind igen. — genindlæs adminen, og log ind.

Eksportér kunder til en CSV-fil (Excel)

Sæt flueben ved de kunder, du vil have. Afkrydsningsfeltet i overskriften (Vælg alle på mobilen) sætter flueben ved alt, der matcher din aktuelle søgning og dine filterknapper — den nemme måde at eksportere "alt, hvad jeg kan se". På mobilen åbner du Valg og slår først Vælg kunder ved at trykke til.
Tryk på Eksport. Knappen viser, hvor mange der er valgt, fx Eksport (12), og er gråtonet, indtil du har sat flueben ved mindst én.

Du får en fil, der hedder customers.csv, med disse kolonner: ID, First name, Last name, Email, Phone number, derefter Member, Coverage og Discount på konti med medlemskaber, derefter Address, Zip code, City, Country og Consent To Email. Country indeholder en landekode på to bogstaver (fx se); ældre kunder kan have et landenavn i stedet. Kolonneoverskrifterne og værdierne Yes/No er altid på engelsk, uanset hvilket sprog du bruger adminen på.

Vil du kun sende et nyhedsbrev til kunder, der har givet samtykke, åbner du filen i Excel og filtrerer Consent To Email på Yes.

På mobilen

Listen bliver til kort under overskriften Kunder, med Valg (medlemsfilterknapperne, Vælg kunder ved at trykke og Eksport) og Sortér (Stigende / Faldende, derefter Navn eller E-mail) ved siden af overskriften.

Slet en kunde

Brug skraldespandsikonet (Slet) på rækken i listen, og bekræft derefter Vil du slette kunde? — "Er du sikker på, at du vil slette denne kunde?" — med Slet kunde. Der er ingen sletteknap inde på kundesiden.

Hvad det gør, og hvad det ikke gør:

Det fjerner kun kundeposten. Kundens bookinger bliver ikke rørt, og hver booking beholder sin egen kopi af navnet, e-mailen og telefonnummeret, der blev skrevet dengang. At slette en kunde er derfor ikke en måde at fjerne nogen fra systemet på.
Kundens medlemskaber slettes ikke sammen med dem; fjern dem på medlemskabssiden, hvis det er nødvendigt.
Det kan ikke fortrydes, og der er intet arkiv.
Booker personen igen med samme e-mail, oprettes der en ny kundepost.

Hvem der kan hvad

Alle med adgang til kunder kan se listen, åbne kunder og eksportere. For at tilføje og gemme kunder skal du have tilladelse til at administrere kunder: kontoejere, medlemmer og Bookingpersonale har den. Læsere ser formularen gråtonet, uden knappen Gemme og uden Tilføj ny kunde. Skraldespandsikonet vises kun for brugere, der må slette kunder, og det må Bookingpersonale ikke: de kan oprette og redigere kunder, men ikke slette dem.

Hvorfor en kundes oplysninger ændrede sig af sig selv

Det er det, der ligger bag meldinger om kundeposter, der bliver "overskrevet".

Når nogen går til kassen i bookingwidgetten — eller du laver en booking for dem fra adminen — tager Rentalbuddy e-mailen fra bookingformularen, laver den om til små bogstaver og leder efter en kunde med den e-mail på din konto. Kun kontoen og e-mailen sammenlignes: ikke navnet, ikke telefonnummeret, ikke stedet.

Match fundet — den eksisterende kunde opdateres med alt fra bookingformularen: fornavn, efternavn, telefonnummer, adresse, postnummer, by, land, samtykke til nyhedsbreve og datoen Oprettet.
Intet match — der oprettes en ny kunde.

Det sker, når kassen starter, så selv en kunde, der derefter opgiver betalingen, har opdateret (eller oprettet) sin post.

Hvad det betyder i praksis:

To personer, der deler én e-mail, bliver én kunde. Et par, en familie, en skole eller en virksomhed, der booker med den samme adresse, havner på den samme post, som viser navn og telefon for den, der bookede senest. Det kan ikke konfigureres væk — e-mailen er identiteten.
Oplysninger, du har skrevet manuelt, kan blive overskrevet. Tilføjer du en adresse, og kunden senere booker uden at angive en, vinder det tomme felt fra bookingen, og din adresse er væk.
Steder adskiller ikke kunder. Én post pr. e-mail for hele kontoen, fælles for alle steder. Den samme e-mail på en anden Rentalbuddy-konto er en anden kunde.
Din bookinghistorik er sikker. Hver booking beholder sit eget navn, sin egen e-mail og sit eget telefonnummer, som de blev skrevet, så ordre historik viser stadig, hvem der faktisk foretog hver booking, selv når kundens overskrift viser en andens navn.
Der findes intet værktøj til at flette kunder. Har den samme person booket med to forskellige e-mailadresser, forbliver de to kunder, og deres bookinger forbliver delt.

Hvad du kan gøre ved det:

Betragt kundeposten som "den person, der senest bookede med denne e-mail", ikke som en CRM-post, du ejer.
Skal to personer holdes adskilt, skal de have to forskellige e-mailadresser.
Retter du et navn eller tilføjer en adresse, så regn med, at det bliver erstattet, næste gang den e-mail booker.
Har du brug for en ren liste til en udsendelse, så eksportér den kort efter, at du har ryddet op i den, i stedet for at regne med, at oprydningen holder.

Ofte stillede spørgsmål

Kundens navn er skiftet til en andens — hvorfor? En anden har booket med den samme e-mailadresse, og hver booking opdaterer kundeposten med det, der blev skrevet. Hver booking beholder stadig sit eget navn.

Kan jeg eksportere min kundeliste til Excel? Ja. Sæt flueben ved kunderne (afkrydsningsfeltet i overskriften tager alt i den aktuelle søgning), og tryk på Eksport for at få customers.csv.

Hvordan ser jeg, hvem der har sagt ja til nyhedsbreve? Se i kolonnen Samtykke til e-mail, eller eksportér og filtrér Consent To Email på Yes.

Kan jeg ændre en kundes samtykke til e-mail? Nej. Det kommer fra afkrydsningsfeltet til nyhedsbreve i bookingformularen og ændres kun, når den e-mail booker igen.

Flere personer booker med den samme e-mail — kan jeg holde dem adskilt? Nej. Én e-mail er én kunde; de skal have forskellige e-mailadresser for at blive separate kunder.

Hvordan laver jeg en booking for en fast kunde? Åbn kunden, vælg stedet i stedvælgeren Sted i venstremenuen, og tryk på Book for kunde; kundens oplysninger udfyldes for dig.

Hvor finder jeg alle bookinger for én kunde? Åbn kunden, og scroll ned til ordre historik — den dækker alle steder og datoer.

Jeg har slettet en kunde — er bookingerne væk? Nej. Kun kundeposten fjernes; bookingerne bliver, og der oprettes en ny post, hvis personen booker igen.

Kan jeg åbne flere kunder i faner? Ja. Ctrl-klik (Cmd-klik på Mac) eller midterklik på en række, eller højreklik og åbn den i en ny fane.

Min søgning er der stadig, når jeg kommer tilbage til listen — hvorfor? Kundelisten gemmer søgning, chips, sortering og side i sidens adresse. Ryd søgefeltet, eller vælg Kunder i menuen for at starte forfra.

Kan Bookingpersonale tilføje eller slette kunder? De kan tilføje og redigere kunder, men ikke slette dem: skraldespandsikonet vises kun for brugere, der må slette kunder, fx ejere og medlemmer.

Hvordan sætter jeg flueben ved alle en kundes bookinger i ordre historik? Sæt flueben i afkrydsningsfeltet i overskriften for at tage den aktuelle side, og tryk derefter på Vælg alle {count} i linjen over listen for at tage alle kundens bookinger.