Rentalbuddy eller Stripe — hvor gør jeg hvad? (refusioner, kvitteringer, udbetalinger, gebyrer)

Næsten alle spørgsmål om betalinger koger ned til én ting: der er to systemer involveret, og det er ikke indlysende, hvilket der ejer hvad. Denne side giver dig fordelingen, så du ved, hvor du skal klikke.

Den korte version:

• Rentalbuddy bestemmer, hvad kunden opkræves (produkter, priser, skatter, rabatter), hvordan betalingstrinnet ser ud og hvornår penge sendes tilbage. Rentalbuddy sender også bookingbekræftelsen.
• Stripe er din betalingskonto. Stripe har pengene, bestemmer, hvilke betalingsmetoder der tilbydes, sender kortkvitteringer, hvis du ønsker det, og udbetaler til din bank.

Din Stripe-konto er din egen. Du kommer til den ved at logge ind på stripe.com, ikke inde fra Rentalbuddy.

Hvor du gør hvad

Spørgsmål	Rentalbuddy	Stripe
Forbinde betalingskontoen	Start under Indstillinger → Betalinger, som også viser, hvad Stripe stadig mangler	Gennemfør Stripes tilmelding og eventuelle senere anmodninger (Udfyld hos Stripe)
Laveste beløb, kunder kan betale online	Vises under Indstillinger → Betalinger	Fastsat af Stripe pr. valuta
Hvilke betalingsmetoder kunderne ser (kort, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Slås til i din Stripe-konto
Betaling i bookingvinduet eller på en separat side	Betalingsmulighed	—
Slå onlinebetaling fra	Deaktiver Stripe-betalinger	—
Valuta	betalingsmiddel	—
Priser, tilvalg, rabatkoder, medlemskaber	Ja	— (rabatkoder kopieres til Stripe for dig)
Skattesatser	Indstillinger → Moms (opretter dem i Stripe)	Kan også oprettes dér og derefter synkroniseres
Hvilken skat et produkt opkræver	På produktet	—
Refusioner	På bookingens betaling	Muligt, men Rentalbuddys totaler følger ikke med
Bekræftelsesmail for bookingen	Indstillinger → E-mails	—
Kvittering for kortbetalingen	—	Stripes indstillinger for kvitteringsmails
Udbetalinger, udbetalingsplan, bankkonto	—	Ja
Kortgebyrer, tvister, tilbageførsler	—	Ja
Bookinglister og eksporter	Eksport på listerne	Betalings- og udbetalingsrapporter
Dit Rentalbuddy-abonnement	Indstillinger → Fakturering	—

Det gør du i Rentalbuddy

Alt nedenfor ligger under Indstillinger i venstremenuen, medmindre andet er angivet.

• Forbinde Stripe: fanen Betalinger, kortet Onlinebetalinger, viser Tilsluttet eller Ikke tilsluttet og knappen Opret forbindelse til Stripe for at begynde at håndtere betalinger. Når Stripe vil have noget fra dig (betalinger på pause, udbetalinger tilbageholdt, en frist), siger kortet det med ord, med Udfyld hos Stripe, og Hjem viser Stripe kræver din opmærksomhed. Kortet viser også Stripes mindstebeløb for en onlinebetaling i din valuta. Hvordan du forbinder og løser problemer, står i guiden om at forbinde Stripe. Status kontrolleres, hver gang du åbner Betalinger, og Stripe-meddelelserne på Hjem og Betalinger kontrollerer sig selv igen, når du skifter tilbage til admin-fanen (højst én gang i minuttet), så du behøver ikke genindlæse siden, når du er færdig hos Stripe.
• Kasseindstillinger på samme fane: Betalingsmulighed (I bookingvinduet (kort, Apple Pay, Google Pay) eller På Stripes betalingsside (kort, plus Swish, Klarna, MB WAY og andre lokale betalingsmetoder)), Deaktiver Stripe-betalinger og betalingsmiddel. Hvilke betalingsmetoder der kræver På Stripes betalingsside, og hvorfor kortbetaling skal være slået til i Stripe, står i guiden om at aktivere betalingsmetoder.
• Apple Pay-domæner: Rentalbuddy registrerer selv sine bookingsider og hvert steds webadresse (URL, hvor book-knappen er implementeret på stedets fane Bookknap) som domæner for betalingsmetoder i din Stripe-konto: når du forbinder Stripe, når en ny webadresse gemmes, og hver nat. Domæner bliver kun tilføjet; et domæne, du har slået fra i Stripe, forbliver slået fra.
• Skatter: fanen Moms. Med Stripe forbundet oprettes skatter i din Stripe-konto herfra og læses tilbage derfra. Hvert produkt får derefter sin skat på selve produktet. Se guiden om skatter og moms.
• Priser og rabatter: produkter, tilvalg, medlemskaber og rabatkoder sættes alle op i Rentalbuddy. Du behøver ikke oprette rabatkoder i Stripe; Rentalbuddy opretter den tilsvarende kode i din Stripe-konto for dig, og derfor kan du også se dem på listen dér.
• Refusioner: fra bookingen (se nedenfor).
• E-mails: bekræftelses- og påmindelsesmails, deres tekst og timing, under E-mails.

Det gør du i Stripe

Intet af dette findes i Rentalbuddy:

• Betalingsmetoder. Rentalbuddy giver ordren videre til Stripe uden at begrænse metoderne, så hvad dine kunder kan betale med, afgøres af indstillingerne for betalingsmetoder i din Stripe-konto. Hvis en metode er aktiveret og alligevel mangler, se guiden om at aktivere betalingsmetoder.
• Udbetalinger. Hvornår pengene når din bank, hvor ofte og til hvilken konto.
• Gebyrer. Stripes kort- og transaktionsgebyrer opkræves af Stripe og vises i Stripe, pr. betaling.
• Tvister og tilbageførsler. Håndteres i dit Stripe-dashboard.
• Kortkvitteringer. Om Stripe mailer kunden en kvittering, og hvad der står på den, indstilles i din Stripe-konto.
• Betalings- og udbetalingsrapporter. Stripes rapporter er dér, hvor pengesiden af din bogføring ligger, inklusive den skat, der er opkrævet pr. betaling.
• Hvorfor et kort blev afvist. Rentalbuddy registrerer kun udfaldet; årsagen står i Stripe (se guiden om, når en kunde ikke kan betale).

Refusioner: lav dem på bookingen, ikke i Stripe

Refusioner laves i Rentalbuddy: åbn bookingen, find betalingen på listen Betaling, og brug Tilbagebetale på den række. Det kræver en rolle, der må refundere: kontoejere og kontomedlemmer må, Bookingpersonale og læsere må ikke. At annullere en booking refunderer ikke noget af sig selv. De præcise trin, begrænsningerne og hvad kunden ser, står i guiden om at refundere eller annullere en booking.

Du kan også refundere i Stripe-dashboardet, og refusionen vises i bookingens betalingsliste, næste gang du åbner bookingen. Men Rentalbuddy opdaterer ikke bookingens beløb Betalt og Tilbage at betale eller dens betalingsstatus for en refusion, der er lavet i Stripe. Refunderer du fra bookingen, holder begge systemer trit.

Kvitteringer: hvad din kunde får

Udlejere forveksler ofte to dokumenter:

• Bookingbekræftelsen er Rentalbuddys. Lige efter bookingen ser kunden en bekræftelsesside i bookingvinduet ("Tak for din bestilling:" med ordrenummeret, kundens oplysninger, hvad der er booket, skatten og totalen). Kunden får også bekræftelsesmailen, som kan vise kundens navn og adresse, ordre-id, bookinglinjerne med skattebeløbet og totalprisen inklusive skat. Du redigerer den under Indstillinger → E-mails (se guiden om e-mails).
• Kortkvitteringen er Stripes bevis på, at kortet er blevet trukket. Rentalbuddy laver den ikke; hvis dine kunder får en, kommer den fra Stripe, baseret på kvitteringsindstillingerne i din Stripe-konto. Hvad den viser, for eksempel om kundens navn står på den, er Stripes beslutning.

Kunder, der beder om en kvittering med deres navn, firma eller CVR-nummer (for eksempel til et personalegode): Rentalbuddy har ingen separat PDF-kvittering. Bekræftelsesmailen er dokumentet, du skal bruge. Den indeholder allerede kundens navn og bookingen med skat og total. For at tilføje CVR-nummer eller firmanavn skal du spørge om det ved betaling med dit eget spørgsmål (et brugerdefineret felt, se guiden om kundeflowet) og sætte variablen [Custom checkout fields] ind i teksten i bekræftelsesmailen, så kundens svar bliver skrevet ud. Dine egne firmaoplysninger kan også skrives ind i mailteksten.

Gebyrer: hvem opkræver hvad

• Stripes gebyrer for hver betaling tages af Stripe fra betalingen og vises i dit Stripe-dashboard. Rentalbuddy hverken fastsætter, ser eller ændrer dem.
• Dit Rentalbuddy-abonnement faktureres separat og har intet at gøre med din Stripe-betalingskonto. Du finder det under Indstillinger → Fakturering.

Aktuelle priser finder du på Rentalbuddys og Stripes egne prissider; denne guide nævner ingen.

Bogføring: hvilket system giver dig hvad

• Penge ind og ud (hver betaling, hvert gebyr, hver refusion, hver udbetaling og skatten på hver betaling): Stripes rapporter. Stripe udbetaler samlet, så udbetalingen på dit kontoudtog dækker som regel flere bookinger; Stripes udbetalingsrapporter viser, hvilke betalinger der indgår i hver udbetaling.
• Bookinger (hvem der bookede hvad, hvornår og på hvilken lokation): Eksport på listen Bestillinger. Hvad den indeholder, og hvordan du aflæser omsætning pr. lokation på overblikket, står i guiden om rapporter og eksporter.
• Der er ingen indbygget kobling til regnskabsprogrammer. Stripe tilbyder selv apps og eksporter til mange regnskabssystemer.

Forlænge en booking, når Stripe-betalinger er slået fra

Med Deaktiver Stripe-betalinger slået til kan kunderne stadig forlænge deres booking. Forlængelsen registreres som betalt på stedet, så du selv opkræver det ekstra beløb, præcis som for den oprindelige booking.

Sådan sporer du en booking til dens betaling

1. Åbn bookingen under Bestillinger.
2. Rul ned til Betaling. Øverst ser du Total (moms inkl.), Betalt og Tilbage at betale samt en mærkat med betalingsstatus.
3. Hver betalingslinje viser Beløb, en status, Betalingsmetode, Betalings-id, Registreret af og hvornår den blev oprettet. For en kortbetaling er Betalings-id betalingens id i Stripe: kopier det, og søg efter det i dit Stripe-dashboard.
4. Refusioner vises som egne linjer under betalingen, med metoden Stripe (retur).
5. En mærkat Test på en betalingslinje, og Betalt med testbetaling øverst, betyder, at nogen har registreret en manuel betaling af typen Testbetaling. Den tæller med i Betalt, men der er ikke flyttet nogen penge, og der er intet at finde i Stripe. Bookingen tæller dog med i oversigtens indtægter, indtil den annulleres.
6. En mærkat Test ved siden af bookingens status, og meddelelsen "Dette er en testbooking…" på bookingen, betyder, at den blev lavet med Lav en testbooking. Den holdes uden for tallene i oversigten og annulleres automatisk 30 minutter efter, den blev lavet. Var det en Test med en rigtig betaling, finder du en lille opkrævning i Stripe og dens refusion, foretaget med det samme; Stripe beholder sit gebyr. I Bestillinger er testbookinger skjult, medmindre du slår Vis testbookinger til.

Det virker også den anden vej: bookingens ordrenummer gemmes som betalingens beskrivelse i Stripe, så en søgning på ordrenummeret i Stripe finder dens betaling.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor finder jeg grundlaget for min månedlige bogføring? Pengesiden (betalinger, gebyrer, refusioner, udbetalinger, skat pr. betaling) står i Stripes rapporter; bookingsiden er Eksport på listen Bestillinger.

Skal jeg bogføre hver transaktion eller kun udbetalingen? Det er et spørgsmål til din revisor, men begge dele er tilgængelige: Stripes udbetalingsrapporter viser, hvilke betalinger hver udbetaling består af.

Hvis jeg annullerer en booking, får kunden så pengene tilbage? Nej. Annullering refunderer ikke. Refunder fra bookingens betalingsliste med Tilbagebetale.

Min kunde vil have en kvittering med sit navn og CVR-nummer. Kan Rentalbuddy sende en? Der er intet separat kvitteringsdokument. Brug bekræftelsesmailen: den har kundens navn, booking, skat og total, og et spørgsmål ved betaling plus [Custom checkout fields] kan tilføje CVR-nummeret.

Hvor ser jeg Stripes gebyrer? I dit Stripe-dashboard, pr. betaling. Rentalbuddy hverken viser eller fastsætter dem.

Skal jeg også oprette mine rabatkoder i Stripe? Nej. Opret dem i Rentalbuddy under Rabatkoder; den tilsvarende kode oprettes automatisk i din Stripe-konto.

Hvor ændrer jeg, hvor ofte jeg får udbetaling? I Stripes indstillinger for udbetalinger. Der er ingen sådan indstilling i Rentalbuddy.

Hjem siger "Stripe kræver din opmærksomhed". Hvor retter jeg det? Hos Stripe. Åbn Indstillinger → Betalinger, læs meddelelsen, og tryk på Udfyld hos Stripe (eller Åbn Stripe); Stripe viser, hvad der mangler.

Kan jeg se, hvilken lokation en udbetaling kom fra? Ikke i selve udbetalingen. Spor hver betaling til dens booking med Betalings-id eller ordrenummeret, og brug overblikket eller bookingeksporten til omsætning pr. lokation.

Skal jeg genindlæse admin, efter at jeg har gjort noget færdigt hos Stripe? Nej. Stripe-meddelelserne på Hjem og Betalinger kontrollerer sig selv igen, når du skifter tilbage til admin-fanen, og status Tilsluttet kontrolleres, hver gang du åbner Betalinger.

Skal jeg tilføje mit websites domæne i Stripe for Apple Pay? Nej. Rentalbuddy tilføjer automatisk sine bookingsider og hvert steds webadresse til domænerne for betalingsmetoder i din Stripe-konto og kontrollerer igen hver nat.