Benutzer, Rollen und Anmeldung

Rentalbuddy trennt zwei Dinge, die leicht verwechselt werden:

• Das Konto — Ihr Unternehmen. Buchungen, Standorte, Produkte und Einstellungen gehören zum Konto.
• Der Benutzer — der Login einer Person. Mehrere Benutzer können sich beim selben Konto anmelden.

Wenn eine Kollegin oder ein Kollege einen eigenen Login braucht, fügen Sie Ihrem bestehenden Konto einen Benutzer hinzu. Sie legen kein zweites Konto an; ein zweites Konto hätte eigene, getrennte Buchungen, Standorte und ein eigenes Abonnement.

Anmelden

1. Öffnen Sie die Adresse der Rentalbuddy-Verwaltung, die Sie erhalten haben (ihre Adresse endet auf /auth/login).
2. Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein.
3. Drücken Sie Anmeldung.

Wurde die E-Mail-Adresse nie bestätigt, wird die Anmeldung mit dieser Meldung abgelehnt: "E-Mail-Adresse nicht bestätigt, Anmeldung verboten. Bitte überprüfen Sie Ihre E-Mail auf einen Bestätigungslink." Das ist kein falsches Passwort — siehe E-Mail-Bestätigung weiter unten.

Passwort vergessen

Diese Frage kommt meist unter Zeitdruck, direkt an einer Station. Es dauert etwa eine Minute.

1. Drücken Sie auf der Anmeldeseite Haben Sie Ihr Passwort vergessen?
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und drücken Sie E-Mail senden.
3. Prüfen Sie Ihren Posteingang. Der Bestätigungsbildschirm sagt, dass ein sicherer Link gesendet wurde, "falls unter dieser E-Mail-Adresse ein Konto registriert ist, um ein neues Passwort zu erstellen".
4. Öffnen Sie den Link und legen Sie ein neues Passwort fest.

Zwei Dinge, die Sie wissen sollten:

• Der Link läuft nach 60 Minuten ab. Dauert es länger, fordern Sie einen neuen an.
• Kommt die Mail nicht an, prüfen Sie Ihren Spam- oder Junk-Ordner — der Bestätigungsbildschirm weist selbst darauf hin. Prüfen Sie außerdem, ob Sie genau die Adresse verwendet haben, mit der Ihr Login angelegt wurde.

Wenn Sie bereits angemeldet sind und einfach ein neues Passwort möchten, nutzen Sie stattdessen Einstellungen → Benutzerprofil → Passwort ändern.

E-Mail-Bestätigung

Neue Benutzer erhalten beim Anlegen normalerweise einen Bestätigungslink. Im Benutzerformular ist das das Kontrollkästchen E-Mail mit Bestätigungslink an den Benutzer senden, das bei einem neuen Benutzer standardmäßig aktiviert ist.

Solange der Benutzer diesen Link nicht öffnet, kann er sich nicht anmelden — er läuft in die Meldung "E-Mail-Adresse nicht bestätigt". Ging die Mail verloren, öffnen Sie den Benutzer erneut und speichern ihn mit aktiviertem E-Mail mit Bestätigungslink an den Benutzer senden; damit wird ein frischer Link versendet.

Die drei Rollen

Beim Anlegen eines Benutzers muss eine Rolle gewählt werden. Es gibt genau drei, im Auswahlfeld mit ihren technischen Namen dargestellt:

ACCOUNT_USER — die normale Rolle für Personen, die die Vermietung betreiben. Sie erhalten das vollständige Arbeitsmenü: Startseite, Buchungen, Buchungsverwaltung, Kunden, Produkte, Standorte, Stationen, Gutscheincodes, Mitgliedschaften, FAQ und Einstellungen. Sie dürfen Kontoeinstellungen bearbeiten.

READ_USER — die eingeschränkte Rolle und die Antwort auf "Gibt es einen reinen Lesezugriff?" Ja, den gibt es:

• Das linke Menü ist auf Buchungsverwaltung reduziert.
• In der Buchungsverwaltung und in der Veranstaltungsübersicht sind die Aktionsschaltflächen ausgeblendet — dieser Benutzer kann Buchungen ansehen, aber nichts daran tun.
• Unter Einstellungen ist nur der Tab Benutzerprofil verfügbar. Alle Konto-Tabs (Konto, Sprache, Kundenfluss, E-Mail-Einstellungen, Zahlungen, Steuereinstellungen, Integrationen, Fakturierung) sind ausgeblendet.

Es ist keine perfekte Nur-Lese-Umgebung — betrachten Sie sie als "kann die Buchungen des Tages sehen, kann Ihre Einrichtung nicht ändern".

ADMIN_USER — voller Zugriff, einschließlich der Bildschirme Benutzer und Konten im linken Menü. Nur diese Rolle sieht den Eintrag Benutzer überhaupt im Menü.

Geben Sie Kolleginnen und Kollegen ACCOUNT_USER, sofern Sie sie nicht ausdrücklich einschränken wollen — dann READ_USER.

Einen Benutzer hinzufügen

Der Bildschirm Benutzer erscheint im linken Menü nur für ADMIN_USER (seine Adresse endet auf /users). Wenn Sie Benutzer nicht in Ihrem Menü sehen, hat Ihr eigener Benutzer diese Rolle nicht — bitten Sie den Rentalbuddy-Support, die Kollegin oder den Kollegen für Sie anzulegen, und nennen Sie die gewünschte Rolle.

Wenn Sie Zugriff haben:

1. Öffnen Sie Benutzer im linken Menü.
2. Drücken Sie Benutzer hinzufügen.
3. Füllen Sie Name und Email aus (beides Pflichtfelder).
4. Legen Sie Passwort und Passwort wiederholen fest. Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen haben; die Person kann es später unter Einstellungen → Benutzerprofil ändern.
5. Telefonnummer ist optional.
6. Wählen Sie die Rolle — siehe oben.
7. Wählen Sie das Konto. Das entscheidet, wessen Buchungen und Standorte die Person sieht. Ein Fehler hier ist die übliche Ursache für "Mein Kollege meldet sich an und sieht nichts".
8. Setzen Sie den Haken bei Ich akzeptiere die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
9. Lassen Sie E-Mail mit Bestätigungslink an den Benutzer senden aktiviert, damit sich die Person tatsächlich anmelden kann.
10. Drücken Sie Benutzer hinzufügen.

Die Liste zeigt den Benutzer anschließend mit Name, Name der Firma, Email, Telefonnummer, Rolle und Erstellt. Mit dem Suchfeld oben können Sie darin suchen.

Einen Benutzer bearbeiten

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol in der Zeile. Sie können Name, E-Mail, Telefon, Rolle und Konto ändern.

Die Passwortfelder sind beim Bearbeiten ausgeblendet, bis Sie den Schalter Passwort ändern einschalten — eine gewöhnliche Bearbeitung rührt das Passwort der Person also nicht an.

Einen Benutzer entfernen

1. Öffnen Sie Benutzer.
2. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol in der Zeile.
3. Die Bestätigung fragt Benutzer löschen? — "Sind Sie sicher, dass Sie diesen Benutzer löschen möchten?"
4. Bestätigen Sie mit Benutzer löschen.

Damit ist der Login der Person entfernt. Das Konto, die von ihr erstellten Buchungen und alles andere zu Ihrem Unternehmen bleiben unverändert.

Wenn jemand das Unternehmen verlassen hat und der Login noch am selben Tag weg sein soll, ist Löschen der Weg — einen Zustand "sperren" oder "deaktivieren" gibt es für einen Benutzer nicht.

Schnelle Antworten

"Mein Kollege kann sich anmelden, sieht aber keine Buchungen." Sein Benutzer hängt am falschen Konto. Öffnen Sie den Benutzer, setzen Sie das richtige Konto und speichern Sie.

"Mein Kollege sieht nur die Buchungsverwaltung." Seine Rolle ist READ_USER. Ändern Sie sie auf ACCOUNT_USER.

"Sie haben die Bestätigungs-E-Mail nie bekommen." Öffnen Sie den Benutzer, stellen Sie sicher, dass E-Mail mit Bestätigungslink an den Benutzer senden aktiviert ist, und speichern Sie. Lassen Sie die Person dann den Spam-Ordner prüfen.

"Wir eröffnen ein zweites Unternehmen — dasselbe Konto oder ein neues?" Eine eigenständige juristische Person, die separat abrechnet, braucht ein eigenes Rentalbuddy-Konto, weil Unternehmensdaten, Zahlungen, Steuersätze und Fakturierung allesamt auf Kontoebene liegen. Mehrere Standorte unter einem Unternehmen gehören in ein Konto.

"Ich habe das Menü Benutzer nicht." Nur ADMIN_USER sieht es. Wenden Sie sich an den Rentalbuddy-Support, um einen Benutzer anlegen oder eine Rolle ändern zu lassen.