Eine Buchung ändern: verlängern, verschieben, bearbeiten oder stornieren

Eine bezahlte Buchung ist nicht festgeschrieben. Sie können Zeit hinzufügen, sie auf einen anderen Tag verschieben, Produkte oder Kundendaten ändern oder sie stornieren — und die bereits erhaltene Zahlung bleibt in jedem Fall an der Buchung. Diese Anleitung beschreibt alles, was Sie an einer Buchung auf ihrer eigenen Seite ändern können.

Öffnen Sie eine Buchung über Buchungen im Menü und klicken Sie darauf. Die Schaltflächen oben auf der Buchungsseite sind Nachrichten, Bearbeiten, Stornieren und Drucken.

Bearbeiten erfordert die Berechtigung, Buchungen zu verwalten: Kontoinhaber, Kontomitglieder, Buchungspersonal und die Partnerrollen, die Buchungen verwalten. Betrachter sehen die Schaltfläche nicht.
Stornieren erfordert die Berechtigung, Buchungen zu löschen, die Kontoinhaber, -mitglieder und Buchungspersonal (sowie Partner-Inhaber und Partner-Mitglieder) haben. Die Schaltfläche verschwindet, sobald eine Buchung storniert ist.
Mitgliedschaftskäufe haben keine der beiden Schaltflächen.

Buchung bearbeiten: Verlängern, Verschieben oder Vollständige Bearbeitung

Klicken Sie auf Bearbeiten. Ein kleines Fenster Buchung bearbeiten fragt, was Sie tun möchten:

Auswahl	Was dort steht	Was sie bewirkt
Verlängern	"Zeit am Ende hinzufügen. Startzeit, Produkte und Schlösser bleiben unverändert."	Fügt nach dem aktuellen Ende Zeit hinzu.
Verschieben	"Die gesamte Buchung auf eine neue Startzeit verschieben. Produkte und Dauer bleiben gleich."	Verschiebt die gesamte Buchung auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit (Umbuchung).
Vollständige Bearbeitung	"Produkte, Mengen, Daten und Kundendaten im Buchungs-Widget ändern."	Öffnet das Buchungsfenster mit der geladenen Buchung, für alle anderen Änderungen.

Eine Auswahl, die nicht verwendet werden kann, ist ausgegraut und nennt den Grund:

Verlängern und Verschieben: "Für eine stornierte Buchung nicht verfügbar."
Verlängern: "Nicht verfügbar, sobald die Buchung zurückgegeben wurde."
Verschieben: "Nicht verfügbar, sobald die Buchung begonnen hat." — das gilt auch, sobald die Buchung als Abgeholt oder Ist zurückgekommen markiert ist, selbst wenn die Startzeit noch nicht erreicht ist.
Vollständige Bearbeitung bleibt bei einer begonnenen Buchung verfügbar, zeigt aber eine Warnung: "Diese Buchung hat begonnen. Änderungen können Schlösser wechseln oder dem Kunden falsche PIN-Codes anzeigen."

Verlängern und Verschieben sind die sicheren Optionen: Sie können nicht versehentlich eine Produktzeile entfernen oder ein Schloss wechseln, was eine vollständige Bearbeitung kann. Verwenden Sie die vollständige Bearbeitung nur, wenn Sie ändern müssen, was gebucht wurde.

Die Karte Kunde auf der Buchungsseite zeigt den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse, mit denen die Buchung gemacht wurde, nicht die neuesten Angaben im Kundendatensatz. Ein Verschieben lässt sie unverändert.

Verlängern und Verschieben öffnen dieselben Ansichten, die Ihre Kunden verwenden, aber im Admin-Modus: Die Änderung wird übernommen, sobald Sie bestätigen, ohne Checkout. Anschließend kehren Sie zur Buchung zurück, um das Finanzielle zu regeln (siehe Preisdifferenz kassieren oder erstatten unten).

Eine Buchung verlängern (Zeit am Ende hinzufügen)

Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Verlängern.
Das Fenster Verlängern Sie Ihre Buchung prüft, was nach der Buchung frei ist ("Bitte warten Sie, während wir verfügbare Verlängerungszeiten prüfen.").
Wählen Sie unter Verlängern um: die zusätzliche Zeit in Stunden (und Tage, wenn längere Verlängerungen möglich sind). Die Liste zeigt neben jeder Option die neue Endzeit — "Datum und Uhrzeit zeigen die neue Endzeit. Es werden nur verfügbare Rückgabezeiten angezeigt."
In der Fußzeile sehen Sie den neuen Zeitraum und Zu kassieren: mit dem Preis für die zusätzliche Zeit.
Klicken Sie auf Buchung verlängern.

Die Buchung behält Startzeit, Produkte und Schlösser; nur das Ende verschiebt sich. Die Schlosscodes werden erneuert, damit sie die neue Endzeit abdecken, sodass ein Kunde mit geöffneter Entsperrseite möglicherweise "Code aktualisiert" sieht.

Wie weit Sie verlängern können. Es werden nur Zeiten angeboten, die tatsächlich frei sind. Die Grenzen sind:

die nächste Buchung auf denselben Einheiten plus Ihre Sperrzeit nach einer Buchung,
Ihre Öffnungs- und Rückgabezeiten,
die maximale Buchungsdauer des Standorts ("Diese Buchung hat bereits die maximal zulässige Dauer erreicht."),
wenn direkt nach der Buchung nichts frei ist: "Eine Verlängerung ist nicht möglich, da die Zeitfenster nach Ihrer Buchung ausgebucht sind."

Standorte mit festen Zeitfenstern verlängern Sie, indem Sie auf eine längere angebotene Buchungsdauer wechseln: Sie erhalten pro längerer Dauer eine Schaltfläche Auf … upgraden. Ein Upgrade kostet den Preis der längeren Dauer abzüglich des Preises der bereits gebuchten Dauer: Ein Upgrade von einer 2-Stunden-Session zu 300 auf eine 4-Stunden-Session zu 500 kostet 200. Hat die Buchung bereits Ihre längste Dauer: "Sie haben bereits die längste angebotene Session. Für einen längeren Aufenthalt erstellen Sie bitte eine neue Buchung." Tagesbuchungen an Standorten mit festen Zeitfenstern können überhaupt nicht verlängert werden: "Tagesbuchungen können nicht verlängert werden. Bitte erstellen Sie eine neue Buchung."

Wann Verlängern grundsätzlich abgelehnt wird:

mehr als 12 Stunden nach dem gebuchten Ende — das Fenster meldet "Die Buchung ist bereits beendet und kann nicht mehr verlängert werden. Bitte erstellen Sie eine neue Buchung.";
Veranstaltungsbuchungen können nicht verlängert werden (das Fenster zeigt dieselbe Meldung, dass die Buchung bereits beendet ist);
stornierte oder zurückgegebene Buchungen (die Auswahl ist ausgegraut).

Sagt das Fenster „Sie haben keine Berechtigung, diese Buchung zu verwalten.“, darf Ihre Rolle auf diesem Konto keine Buchungen verwalten. „Die Buchung konnte nicht verlängert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ bedeutet, dass die Verlängerung nicht durchgeführt wurde.

Beim Verlängern wird keine E-Mail gesendet. Anschließend wird Ihnen angeboten, die Bestätigungs-E-Mail selbst zu senden (siehe unten). Erinnerungs-E-Mails, die für die Buchung noch geplant sind, behalten nach einer Verlängerung ihre ursprünglichen Zeiten. Eine Erinnerung vor dem Buchungsende wird also bezogen auf das alte Ende gesendet (siehe die E-Mail-Anleitung).

Jede Verlängerung — Ihre oder die des Kunden — erscheint außerdem als eigene aufklappbare Zeile unter der Buchung in der Liste Buchungen; siehe die Anleitung zum Finden und Filtern von Buchungen.

Eine Buchung auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit verschieben (umbuchen)

Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Verschieben.
Das Fenster Startzeit verschieben öffnet sich mit den aktuellen Zeiten.
Wählen Sie die neue Zeit:
- an den meisten Standorten wählen Sie ein Neues Datum und eine Neue Startzeit (Ihr aktueller Start ist mit Aktuell markiert);
- an Standorten mit festen Zeitfenstern wählen Sie eines der angebotenen Zeitfenster: "Wählen Sie unten eine neue Zeit – die Dauer Ihrer Buchung bleibt gleich."
Die Fußzeile zeigt den neuen Zeitraum und die Preisänderung: Keine Preisänderung, Zu kassieren: … oder Zu erstatten: ….
Klicken Sie auf Neue Zeit bestätigen.

Was Sie über das Verschieben wissen sollten:

Dauer und Produkte bleiben gleich; nur der Start (und damit das Ende) verschiebt sich. Um die Dauer zu ändern, verwenden Sie Verlängern oder Vollständige Bearbeitung.
Der Preis kann sich ändern. Die Buchung wird für die neue Zeit neu berechnet, sodass Wochentags-, Wochenend- oder Saisonpreise sie teurer oder günstiger machen können.
Jedes Produkt muss zur neuen Zeit frei sein. Andernfalls: "Die ausgewählte Zeit ist nicht verfügbar."
Ihre Verschiebung ist nicht an die Kundenregeln gebunden. Die Verschieben-Schaltfläche des Kunden und ihre Frist gelten nicht für Sie. Was eine Verschiebung weiterhin verhindert: Die Buchung ist storniert, sie hat begonnen oder ist abgeholt oder zurückgegeben, oder es läuft noch eine Zahlung darauf (dann sehen Sie die Meldung "Booking has a pending payment").
Neue Codes folgen der Verschiebung. Die Schlosscodes der Buchung werden für die neue Zeit neu erstellt.

Eine Verschiebung auf eine günstigere Zeit erstattet nie automatisch. Nach der Verschiebung sehen Sie: "Der neue Preis ist … niedriger als der gezahlte Betrag. Erstatten Sie die Differenz über die Zahlungsliste." Erledigen Sie das im Bereich Zahlung der Buchung — siehe die Anleitung zum Erstatten oder Stornieren einer Buchung.

Vollständige Bearbeitung: Produkte, Mengen, Daten oder Kundendaten ändern

Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Vollständige Bearbeitung.
Das Buchungsfenster öffnet sich mit der geladenen Buchung. Ändern Sie Daten, Uhrzeiten, Produkte, Mengen, Zusatzartikel oder Kundendaten genau so, wie es ein Kunde tun würde.
Schließen Sie das Buchungsfenster ab.

Die Verfügbarkeit gilt weiterhin: Das Fenster bietet nur Zeiten an, zu denen Ihr Standort geöffnet und eine Einheit frei ist. Wird die gewünschte Zeit nicht angeboten, liegt das meist an Ihren Öffnungsdaten, nicht an der Buchung.

Eine vollständige Bearbeitung baut die Zeilen der Buchung neu auf, sodass sich Schlösser und Codes ändern können. Deshalb zeigt eine begonnene Buchung die Warnung im Fenster Buchung bearbeiten. Ein Kunde, der am Schloss steht, sieht möglicherweise, wie sich sein Code ändert.

Die Sprache des Buchungsfensters wird an der Buchung gespeichert. Sie bestimmt die Sprache der E-Mails, die die Buchung versendet. Bietet der Standort mehrere Buchungssprachen an, wählen Sie vor dem Abschließen die Sprache des Kunden in der Sprachauswahl des Buchungsfensters — das gilt für die vollständige Bearbeitung ebenso wie für neue Buchungen.

Preisdifferenz kassieren oder erstatten

Nach Verlängern, Verschieben oder Vollständige Bearbeitung landen Sie wieder auf der Buchung, und was dann passiert, hängt vom Preis ab:

Teurer: Das Fenster Zahlung hinzufügen öffnet sich von selbst mit Restbetrag zu zahlen.
Gleicher Preis: Sie werden gefragt: Bestätigungs-E-Mail senden — Ja oder Nein.
Günstiger als bezahlt: Sie sehen den obigen Erstattungshinweis und danach die Frage Bestätigungs-E-Mail senden.

Wählen Sie im Fenster Zahlung hinzufügen die Zahlungsmethode:

Zahlungslink Stripe — "Der Zahlungslink wird an die E-Mail des Kunden gesendet". Der Kunde bezahlt selbst per Karte. Bis er bezahlt hat, zeigt seine Entsperrseite statt der Codes "Sie haben nicht den gesamten Betrag Ihrer Buchung bezahlt" mit einer Schaltfläche Bezahlen. Stripe kann keine Zahlung unter seinem Mindestbetrag für Ihre Währung annehmen (zum Beispiel 3 SEK); Einstellungen → Zahlungen zeigt den Betrag für Ihr Konto. Ist Menge niedriger, steht im Fenster "Der kleinste Betrag, der online bezahlt werden kann, ist … Wählen Sie Manuell, um die Zahlung selbst zu erfassen." und Zahlung registrieren bleibt ausgegraut: Kassieren Sie auf anderem Weg und erfassen Sie die Zahlung als Manuell.
Manuell — Sie haben das Geld auf anderem Weg erhalten. Wählen Sie die Zahlungsart (Swish, Rechnung, Kartenzahlung, Klarna-Zahlung, Manuelle Rechnung, Manueller Swish, Manuelle Kartenzahlung, Vor Ort bezahlen oder Testzahlung), legen Sie den Status fest und fügen Sie optional eine Zahlungsnotiz hinzu — "Optionale Notiz zur internen Dokumentation (z.B. Transaktions-ID, Referenznummer)".

Prüfen Sie Menge (den Betrag) und klicken Sie auf Zahlung registrieren oder auf Überspringen, um es später zu regeln. In beiden Fällen werden Sie danach gefragt: Bestätigungs-E-Mail senden. Dasselbe Fenster können Sie jederzeit mit Neue Zahlung unten im Bereich Zahlung öffnen.

Testzahlung markiert eine Buchung ohne echtes Geld als bezahlt — praktisch für Testbuchungen, bevor Sie live gehen. Die Zahlungszeile erhält den Chip Test, und der Bereich Zahlung zeigt Mit Testzahlung bezahlt, damit sie nicht mit einer echten Zahlung verwechselt werden kann. Die Buchung selbst zählt trotzdem im Gesamtumsatz der Übersicht und im Buchungsexport wie jede andere Buchung. Stornieren Sie Testbuchungen deshalb, wenn Sie fertig sind.

Den Zahlungslink erneut senden

Die E-Mail mit dem Zahlungslink lässt sich über Nachrichten oben auf der Buchung erneut senden: Neue Nachricht senden → Zahlungsmail, oder Erneut senden bei einer früheren Zahlungsmail in der Liste. Beides funktioniert nur, solange die Buchung einen offenen Stripe-Zahlungslink hat, also noch etwas zu bezahlen ist. Andernfalls sind beide ausgegraut mit "Zuerst eine Stripe-Zahlung anlegen". Um einen zu senden, klicken Sie im Bereich Zahlung auf Neue Zahlung und wählen Zahlungslink Stripe: Beim Registrieren wird der Link an den Kunden gemailt. Die Zahlungsmail zeigt immer den Betrag des offenen Links. Wurde der Link entfernt, nachdem Sie die Buchung geöffnet haben, sehen Sie "Diese Buchung hat keinen offenen Zahlungslink. Legen Sie unter Neue Zahlung eine Stripe-Zahlung an, um einen zu senden."

Testbuchungen mit Testbuchung machen

Eine mit Testbuchung machen (in der oberen Leiste der Seite eines Standorts, neben Speichern) erstellte Buchung ist etwas anderes als eine Testzahlung: Die Buchungsseite zeigt "Dies ist eine Testbuchung. Sie wird nicht in Ihre Zahlen eingerechnet und 30 Minuten nach dem Erstellen automatisch storniert." gefolgt von "Es wurde keine Zahlung eingezogen." oder "Die Testzahlung wird erstattet." In der Liste Buchungen ist sie ausgeblendet, solange Testbuchungen anzeigen ({count}) nicht eingeschaltet ist, und trägt dann den Chip Test; sie wird aus den Zahlen der Übersicht herausgehalten, und Rentalbuddy storniert sie nach 30 Minuten von selbst. Stornieren Sie sie selbst, um den Test früher zu beenden. Wie Sie eine Testbuchung anlegen, steht in der Anleitung mit der Checkliste für den Einstieg.

Der Bereich Zahlung auf der Buchung

Der Bereich Zahlung zeigt den Zahlungsstatus, Gesamt (inkl. MwSt.), Bezahlt und Noch zu zahlen sowie eine Zeile pro Zahlung mit Menge, Zahlungsmethode, Status, Zahlungs-ID, Erstellt und Erfasst von.

Erfasst von zeigt, wer die Zahlung entgegengenommen hat: den Namen eines Kollegen, Kunde bei Kartenzahlungen, die der Kunde selbst getätigt hat, oder eine Partner- oder Rentalbuddy-Mitarbeiter-Bezeichnung (dieselben Bezeichnungen wie im Änderungsprotokoll unten). Ältere manuelle Zahlungen zeigen einen Strich.
Zahlung stornieren (das Papierkorbsymbol bei einer manuellen Zahlung) ersetzt das Löschen: "Die Zahlung bleibt als storniert in der Liste und zählt nicht mehr zum bezahlten Betrag." Sie können einen Grund (optional) angeben. Stornierte Zeilen sind ausgegraut, durchgestrichen, als Storniert markiert, werden zuletzt sortiert und können nicht mehr bearbeitet werden. Das Stornieren bewegt kein Geld — es korrigiert nur die Erfassung.
Zahlungslink entfernen (das Papierkorbsymbol bei einem unbezahlten Zahlungslink): "Möchten Sie diesen Zahlungslink entfernen? Der Kunde kann darüber nicht mehr bezahlen."
Zahlungsverlauf anzeigen (das Uhrsymbol) öffnet den Zahlungsverlauf dieser Zeile: Erfasst, Aktualisiert, Storniert, Erstattet, Zahlungslink gesendet und Zahlungslink entfernt, jeweils mit wer und wann. Das Symbol erscheint nur bei einer Zahlung mit erfasstem Verlauf: einer Zahlung, die seit Einführung des Verlaufs im September 2026 erfasst, geändert, storniert, erstattet oder als Zahlungslink gesendet wurde. Ältere Zahlungen und eine Kartenzahlung des Kunden beim Checkout, mit der seitdem nichts passiert ist, haben kein Verlaufssymbol.
Erstattung (der kreisförmige Pfeil) erscheint bei Kartenzahlungen über Stripe, für Benutzer, die erstatten dürfen. Buchungspersonal sieht sie nicht, und eine manuelle Zahlung, die es mit negativem Betrag oder dem Status erstattet erfasst, wird abgelehnt. Wie Erstattungen funktionieren, beschreibt die Anleitung zum Erstatten oder Stornieren einer Buchung.
Eine als Bezahlt markierte Buchung aus der Zeit vor August 2025, als gezahlte Beträge noch nicht erfasst wurden, gilt unter Bezahlt als vollständig bezahlt.

Eine Buchung auf ein anderes Schloss legen (Bearbeiten Sperren)

An Standorten mit Smart Locks hat der Bereich Bestellzeilen der Buchung die Schaltfläche Bearbeiten Sperren.

Klicken Sie auf Bearbeiten Sperren. Jede Zeile erhält ein Dropdown Sperren.
Wählen Sie ein anderes Schloss. Die Liste bietet nur Schlösser an, die dasselbe Produkt führen und für den Zeitraum dieser Buchung frei sind.
Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie fertig sind.

Sie sehen "Schlösser aktualisiert." Wenn ein Kunde die Buchung bereits geöffnet haben könnte, sehen Sie außerdem: "Kunden, die diese Buchung bereits geöffnet haben, sehen die neuen Codes etwa einmal pro Minute aktualisiert. Wenn sie den Browser-Tab wechseln und zurückkehren — oder das Telefon sperren und entsperren — sollte es innerhalb weniger Sekunden aktualisiert werden."

Zeigt eine Zeile Produkt ausgebucht, sind alle Einheiten dieses Produkts im Zeitraum belegt: "Mindestens ein Produkt ist ausgebucht. Sie können die Schlosszuweisung für ausgebuchte Positionen in Buchungsverwaltung vornehmen." Dort können Sie Buchungen zwischen Schlössern ziehen, auch zwei Buchungen tauschen — siehe die Anleitung zur Zeitleiste in der Buchungsverwaltung. Eine Buchung auf ein anderes Schloss (und zurück, wenn Sie das ursprüngliche Schloss möchten) zu verschieben, ist außerdem die einzige Möglichkeit, einen neuen Igloo-Code zu erhalten; eine Schaltfläche zum Neugenerieren gibt es nicht.

Eine beendete Buchung behält ihr Schloss. Sobald eine Buchung vorbei ist — zurückgegeben oder seit mehr als 30 Minuten beendet —, lässt sich ihr Schloss nicht mehr ändern, weder hier noch in der Buchungsverwaltung: Es bleibt das Schloss, das der Kunde benutzt hat. Bei einer Buchung, die ohne Rückgabe geendet hat, sehen Sie "Die Buchung ist beendet. Das Schloss bleibt so, wie der Kunde es genutzt hat."; bei einer zurückgegebenen Buchung ist die Ablehnung eine kurze technische Meldung auf Englisch.

Welche Schlossnummer die Buchung zeigt. Solange eine Buchung offen ist, zeigen ihre Bestellzeilen die aktuelle Nummer des Schlosses. Wenn Sie ein Schloss auf dem Tab Schlösser umnummerieren, folgen seine offenen Buchungen also sofort. Eine beendete Buchung behält die Nummer, mit der sie genutzt wurde. Wurde das Schloss seitdem umnummeriert, zeigt die Zeile beide, zum Beispiel 12 (jetzt 14). Eine Buchung auf einem inzwischen gelöschten Schloss zeigt weiterhin die Nummer, mit der sie genutzt wurde.

Wenn Kunden ihre eigene Buchung verlängern oder verschieben

Kunden können das nur selbst tun, wenn Sie Schaltfläche zum Verlängern der Buchung anzeigen und Schaltfläche zum Verschieben der Startzeit anzeigen unter Wichtige Einstellungen im Tab Kundenfluss aktivieren: unter Einstellungen für das ganze Konto oder im eigenen Tab Kundenfluss des Standorts, wenn dort Standort-spezifisch eingeschaltet ist (siehe die Anleitung zum Kundenfluss). Die Schaltflächen erscheinen dann auf der Entsperrseite des Kunden und in jeder E-Mail, die sie enthält, zum Beispiel die Schaltfläche Buchung verlängern in einer E-Mail. Was der Kunde tun kann, ist strenger begrenzt als das, was Sie tun können:

Verlängern: Der Kunde wählt die zusätzliche Zeit und bezahlt per Karte. Bei einem Konto mit deaktivierten Stripe-Zahlungen wird die Verlängerung sofort übernommen und als Vor Ort bezahlen erfasst — kassieren Sie selbst. Der Kunde erhält nach der Verlängerung seine Buchungsbestätigung per E-Mail erneut. Während er bezahlt, kann die Liste Buchungen die Buchung mit "Der Kunde schließt eine Zahlung für die Verlängerung ab." kennzeichnen. Die Verlängern-Schaltfläche der Entsperrseite verschwindet, wenn die Seite schließt, 30 Minuten nach dem gebuchten Ende; eine Verlängern-Schaltfläche in einer E-Mail funktioniert bis 12 Stunden nach dem gebuchten Ende.
Verschieben: nur vor Beginn der Buchung und nicht, sobald sie abgeholt ist oder solange eine Zahlung aussteht. Die Frist des Kunden ist der Wert Zeit vor dem Start, die Sie buchen können (-59 = Buchung von 9.00 bis 9.59 Uhr möglich) des heute geltenden Öffnungszeitraums, sofern er größer als null ist (siehe die Anleitung zu den Öffnungszeiten). Kostet die neue Zeit mehr, zahlt der Kunde die Differenz per Karte (dafür muss die Buchung per Karte bezahlt sein). Kostet sie weniger, wird die Differenz automatisch auf die Karte erstattet, mit der er bezahlt hat; nicht per Karte bezahlte Buchungen kann der Kunde nicht auf eine günstigere Zeit verschieben, und er wird gebeten, Sie zu kontaktieren.
Den Rest bezahlen: Wenn Sie einen Zahlungslink gesendet haben, bezahlt der Kunde ihn mit Bezahlen auf seiner Entsperrseite.

Wenn der Kunde online bezahlen muss — für eine Verlängerung, eine Verschiebung auf eine teurere Zeit oder den Rest einer Buchung —, gilt der Mindestbetrag von Stripe. Liegt der fällige Betrag über null, aber darunter, sieht der Kunde "Dieser Betrag ist zu niedrig, um online bezahlt zu werden. Der kleinste Betrag, der online bezahlt werden kann, ist …", und es wird nichts geändert; verlängern oder verschieben Sie die Buchung selbst für ihn und kassieren Sie mit einer Zahlung Manuell. Ist in Ihrem Stripe-Konto keine Zahlungsmethode eingeschaltet, sieht der Kunde "Die Online-Zahlung ist derzeit nicht verfügbar. Bitte wenden Sie sich an den Vermieter, um Ihre Buchung abzuschließen." (siehe die Anleitung zu den Zahlungsmethoden).

Kunden können eine Buchung nicht selbst stornieren: Im Buchungsfenster, in den E-Mails und auf der Entsperrseite gibt es keine Stornierungsschaltfläche. Sie wenden sich an Sie, und Sie stornieren (und erstatten, wenn Sie möchten) über die Buchung.

Änderungen des Kunden erscheinen im Änderungsprotokoll als von Kunde vorgenommen.

Eine Buchung selbst anlegen (als Admin)

Es gibt zwei Wege:

Die Buchungsschaltfläche in der oberen Leiste. Sie zeigt den eigenen Text und Stil der Buchungsschaltfläche Ihres Standorts (BOOK, wenn Sie keinen festgelegt haben) und bucht am Standort, der in der Auswahl Standort gewählt ist. Auf dem Smartphone öffnen Sie zuerst das Menü — die Schaltfläche befindet sich darin.
Für Kunden buchen auf der Seite eines Kunden unter Kunden. Das Buchungsfenster öffnet sich mit diesem Kunden verknüpft. Sie müssen zuerst in der Standortauswahl Standort oben im linken Menü einen Standort ausgewählt haben; sonst sehen Sie "Wählen Sie oben einen Standort aus, bevor Sie für einen Kunden buchen."

Dann:

Wählen Sie Produkte und Zeiten im Buchungsfenster so, wie es ein Kunde tun würde. Das Buchungsfenster berechnet den Preis normal; um einen Rabatt zu gewähren, verwenden Sie einen Aktionscode im Buchungsfenster.
Schließen Sie das Buchungsfenster ab. Sie landen auf der neuen Buchung.
Gibt es etwas zu bezahlen, öffnet sich das Fenster Zahlung hinzufügen: Senden Sie einen Zahlungslink Stripe oder erfassen Sie eine manuelle Zahlung über Manuell (siehe oben).
Sie werden gefragt: Bestätigungs-E-Mail senden. Von Ihnen angelegte Buchungen werden dem Kunden nicht per E-Mail bestätigt, es sei denn, Sie antworten hier mit Ja (oder senden einen Zahlungslink, der den Link per E-Mail verschickt).

Gut zu wissen:

Die Buchung wird als von Ihnen angelegt erfasst, das Änderungsprotokoll zeigt also Ihren Namen, bei Mietbuchungen ebenso wie bei Event-Buchungen. Nur Event-Buchungen, die vor dieser Änderung in der Verwaltung angelegt wurden, zeigen weiterhin Buchung erstellt von: Verwaltung.
E-Mail-Sprache: Die Buchung übernimmt die Sprache, die das Buchungsfenster beim Abschließen anzeigte — siehe den Tipp unter Vollständige Bearbeitung.
Codes: An einem unbemannten Standort erhält die Buchung ihre Schlosscodes wie jede andere Buchung, auch solange sie unbezahlt ist — außer Sie senden einen Zahlungslink; dann fordert die Entsperrseite den Kunden zuerst zum Bezahlen auf.
Um eine Einheit für einige Stunden für Wartung freizuhalten, können Sie sie auf diese Weise selbst buchen. Für längere Zeit schalten Sie das Schloss aus — siehe die Anleitung zu Schlössern.

Eine Buchung stornieren — Stornieren ist nicht Erstatten

Eine Stornierung überweist nie Geld zurück. Weder ganz noch teilweise. Die Zahlung bleibt genau so, wie sie ist. Soll der Kunde sein Geld zurückbekommen, erstatten Sie es als separaten Schritt im Bereich Zahlung — vor oder nach der Stornierung, beide Reihenfolgen funktionieren. Das beschreibt die Anleitung zum Erstatten oder Stornieren einer Buchung.

So stornieren Sie:

Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie oben auf Stornieren.
Bestätigen Sie Buchung stornieren? — "Möchten Sie diese Buchung wirklich stornieren?" — mit Buchung stornieren.

Sie sehen "Buchung gelöscht". Trotz dieser Formulierung wird die Buchung nicht gelöscht: Sie bleibt in Ihrer Liste, markiert als Storniert.

Was die Stornierung bewirkt:

Die Buchung wird als Storniert markiert, und ihre Einheiten sind wieder buchbar.
Die Entsperrseite des Kunden zeigt statt der Codes "Ihre Buchung wurde storniert."
Ihre geplanten Erinnerungs-E-Mails werden nicht mehr gesendet. Der Kunde erhält keine Stornierungs-E-Mail — informieren Sie ihn bei Bedarf selbst.

Was sie nicht bewirkt:

Sie bewegt kein Geld und löst keine Erstattung aus.
Sie kann einen Code, den der Kunde bereits hat, nicht zurückholen. Ein Igloo-Code kann in der Regel im Schloss funktionieren, bis sein eigenes Zeitfenster endet, da solche Codes nicht aus der Ferne aus dem Schloss entfernt werden können.

Eine Stornierung lässt sich im Admin nicht rückgängig machen. War sie ein Versehen, legen Sie eine neue Buchung für den Kunden an.

Stornieren Sie nicht, nur weil der Kunde früher zurückgekommen ist — markieren Sie die Buchung stattdessen als Ist zurückgekommen, was die Einheit sofort freigibt. Das beschreibt die Anleitung zu Abholung, Rückgabe und Buchungsstatus.

Das Änderungsprotokoll: wer hat was geändert

Das Änderungsprotokoll der Buchung listet jede Änderung auf, die neueste zuerst, bis hinunter zu Buchung erstellt von ganz unten. Jede Zeile beginnt mit Datum und Uhrzeit.

Wer wird aus Ihrer Sicht angegeben:

ein Kollege in Ihrem Konto — nur der Name;
ein Benutzer aus einem anderen Konto — "Name (Firma)";
ein Partner, der Ihr Konto verwaltet — Partner: gefolgt von der Firma (und dem Namen der Person in Klammern);
Rentalbuddy-Mitarbeiter — eine Änderung durch den Rentalbuddy-Support;
Kunde — der Kunde hat es selbst getan, zum Beispiel eine Verlängerung oder eine Verschiebung.

Ältere Zeilen aus der Zeit, bevor Namen erfasst wurden, zeigen stattdessen Verwaltung, Kunde, Verlängerung oder Unbekannt.

Was wird in Bearbeitungszeilen unter Buchung aktualisiert von angezeigt:

"Datum geändert von … auf …", "Startdatum geändert von …", "Enddatum geändert von …"
"… geänderte Menge von … auf …", "… wurde hinzugefügt", "… wurde entfernt"
"Preis geändert von … auf …"

Auch Schlosswechsel werden protokolliert, egal ob Sie Bearbeiten Sperren benutzt oder die Buchung in der Buchungsverwaltung gezogen haben: "Schloss gewechselt von 12 zu 14 für Kayak durch: Anna", oder "Schloss 14 zugewiesen für Kayak durch: Anna", wenn die Zeile vorher kein Schloss hatte. Buchungen, die mit Schloss ersetzen auf dem Tab Schlösser auf ein neues Schloss verschoben wurden, enden mit "über Schlosswechsel".

Das Protokoll erfasst auch Abholung und Rückgabe: "Buchung eingecheckt von", "Buchung ausgecheckt von", "Abholstatus gesetzt auf … von", "Check-in zurückgesetzt von", "Check-out zurückgesetzt von" und "Check-in und Check-out zurückgesetzt von", gefolgt davon, wer es getan hat und wo — zum Beispiel "Buchung eingecheckt von: Kunde über Entsperrseite". Was diese Einträge jeweils bedeuten, beschreibt die Anleitung zu Abholung, Rückgabe und Buchungsstatus.

Kurzübersicht

Sie möchten…	So geht's
Dem Kunden mehr Zeit geben	Bearbeiten → Verlängern
Eine Buchung auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit verschieben	Bearbeiten → Verschieben
Ein Produkt hinzufügen oder entfernen, Mengen oder Kundendaten ändern	Bearbeiten → Vollständige Bearbeitung
Den Mehrbetrag kassieren	Fenster Zahlung hinzufügen: Zahlungslink Stripe oder Manuell
Nach einer günstigeren Änderung Geld zurückgeben	Im Bereich Zahlung erstatten
Eine falsch erfasste manuelle Zahlung korrigieren	Zahlung stornieren
Eine Buchung auf ein anderes Schloss legen	Bearbeiten Sperren in Bestellzeilen oder in der Buchungsverwaltung ziehen (nicht mehr, wenn die Buchung vorbei ist)
Den Zahlungslink erneut senden	Nachrichten → Neue Nachricht senden → Zahlungsmail (nur solange ein Zahlungslink offen ist)
Kunden selbst verlängern oder verschieben lassen	Kundenfluss → Wichtige Einstellungen (unter Einstellungen oder am Standort, wenn er Standort-spezifisch ist)
Für einen Kunden buchen	Buchungsschaltfläche in der oberen Leiste oder Für Kunden buchen beim Kunden
Eine Buchung verhindern	Stornieren — es wird kein Geld bewegt
Eine Einheit freigeben, weil der Kunde früher zurück ist	Status auf Ist zurückgekommen setzen

Häufige Fragen

Kann ich eine Buchung nach der Bezahlung noch ändern, oder kann ich sie nur löschen? Sie können sie ändern: Bearbeiten bietet Verlängern, Verschieben und Vollständige Bearbeitung, und die bereits erhaltene Zahlung bleibt an der Buchung. Stornieren ist nur für Buchungen gedacht, die gar nicht stattfinden sollen.

Wie buche ich eine bezahlte Buchung auf einen anderen Tag um? Klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie Verschieben, wählen Sie das neue Datum und die neue Startzeit und klicken Sie auf Neue Zeit bestätigen. Kostet die neue Zeit mehr, öffnet sich danach das Fenster Zahlung hinzufügen.

Bekommt der Kunde Geld zurück, wenn ich die Buchung auf eine günstigere Zeit verschiebe? Nicht automatisch beim Verschieben. Ihnen wird angezeigt, um wie viel der neue Preis niedriger ist, und Sie erstatten die Differenz selbst im Bereich Zahlung.

Warum ist Verschieben ausgegraut? Die Buchung hat begonnen, ist bereits als Abgeholt oder Ist zurückgekommen markiert oder ist storniert. Verwenden Sie Verlängern, um einer laufenden Miete Zeit hinzuzufügen, oder Vollständige Bearbeitung für andere Änderungen.

Wenn ich storniere, bekommt der Kunde sein Geld automatisch zurück? Nein. Die Stornierung markiert die Buchung nur als Storniert und gibt die Einheit frei. Erstatten Sie separat im Bereich Zahlung.

Bekommt der Kunde eine E-Mail, wenn ich seine Buchung verlängere? Beim Verlängern, Verschieben oder Bearbeiten wird keine E-Mail automatisch gesendet. Danach werden Sie gefragt: Bestätigungs-E-Mail senden — klicken Sie auf Ja, um sie zu senden.

Kann ich den Preis einer Buchung ändern, die ich für einen Kunden anlege? Das Buchungsfenster berechnet sie wie jede Buchung; verwenden Sie für einen Rabatt einen Aktionscode im Buchungsfenster. Im Zahlungsfenster können Sie einen anderen Betrag erfassen, die Buchung zeigt dann aber an, was noch zu zahlen ist.

Warum hat diese Zahlung kein Verlaufssymbol? Das Uhrsymbol erscheint nur bei Zahlungen mit erfasstem Verlauf. Zahlungen von vor September 2026 und die Kartenzahlung des Kunden beim Checkout, die weder erstattet noch geändert wurde, haben keins.

Im Änderungsprotokoll einer älteren Event-Buchung steht Verwaltung statt eines Namens. Warum? Event-Buchungen aus der Verwaltung wurden früher ohne Namen erfasst, daher zeigen ältere Buchung erstellt von: Verwaltung. Event-Buchungen, die jetzt angelegt werden, zeigen wie Mietbuchungen den Namen des Mitarbeiters.

Wer hat diese Buchung geändert? Sehen Sie im Änderungsprotokoll der Buchung nach: Jede Zeile nennt einen Kollegen, einen Partner, Rentalbuddy-Mitarbeiter oder Kunde, und die Spalte Erfasst von im Bereich Zahlung zeigt, wer jede Zahlung entgegengenommen hat.

Warum kann ich das Schloss einer vergangenen Buchung nicht ändern? Eine beendete Buchung — zurückgegeben oder seit mehr als 30 Minuten vorbei — behält das Schloss, das der Kunde benutzt hat, damit ihre Historie stimmt. Nur offene Buchungen lassen sich auf ein anderes Schloss verschieben.

Warum ist Zahlungsmail unter Nachrichten ausgegraut? Die Buchung hat keinen offenen Stripe-Zahlungslink. Klicken Sie auf Neue Zahlung, wählen Sie Zahlungslink Stripe und registrieren Sie ihn; dann wird der Link an den Kunden gemailt.

Warum kann ich keinen Zahlungslink für einen kleinen Betrag senden? Stripe nimmt keine Zahlungen unter seinem Mindestbetrag für Ihre Währung an. Kassieren Sie auf anderem Weg und erfassen Sie die Zahlung als Manuell.

Wo sehe ich, wer eine Buchung auf ein anderes Schloss verschoben hat? Im Änderungsprotokoll der Buchung: "Schloss gewechselt von … zu … durch" nennt, wer es war, und "über Schlosswechsel" kennzeichnet Verschiebungen mit Schloss ersetzen.

Da ist eine Buchung mit dem Chip Test — muss ich sie stornieren? Nein. Eine mit Testbuchung machen erstellte Buchung wird 30 Minuten nach dem Erstellen automatisch storniert und aus den Zahlen der Übersicht herausgehalten. Sie können sie selbst stornieren, um den Test früher zu beenden.

Können Kunden ihre Buchung selbst stornieren? Nein. Im Buchungsfenster, in den E-Mails und auf der Entsperrseite gibt es für Kunden keine Stornierungsschaltfläche. Sie wenden sich an Sie, und Sie stornieren die Buchung (und erstatten sie, wenn Sie möchten) auf der Buchungsseite.

Kann Buchungspersonal Buchungen ändern und stornieren? Ja. Buchungspersonal sieht Bearbeiten (Verlängern, Verschieben, Vollständige Bearbeitung) und Stornieren, kann Bearbeiten Sperren verwenden und Zahlungen erfassen oder Zahlungslinks senden. Erstatten kann es nicht: Die Schaltfläche Erstattung ist für diese Rolle ausgeblendet.

Was kostet an einem Standort mit festen Zeitfenstern ein Upgrade auf eine längere Dauer? Die Differenz: der Preis der längeren Dauer abzüglich des Preises der bereits gebuchten Dauer. Ein Upgrade von einer 2-Stunden-Session zu 300 auf eine 4-Stunden-Session zu 500 kostet 200.

Der Kunde hat seine Telefonnummer geändert, aber die Buchung zeigt noch die alte. Die Karte Kunde auf der Buchung zeigt die Kontaktdaten, mit denen die Buchung gemacht wurde, nicht die neuesten Angaben im Kundendatensatz. Beim Verschieben der Buchung bleiben sie erhalten.