Abholung, Rückgabe und Buchungsstatus

Eine Buchung in Rentalbuddy trägt drei getrennte Status, die ständig verwechselt werden. Sie auseinanderzuhalten ist der größte Teil dieses Artikels:

Welcher	Wo Sie ihn sehen	Was er beantwortet
Buchungsstatus	Die Spalte Status in Buchungen	Ist diese Buchung aktiv oder storniert?
Zahlungsstatus	Die Spalte Zahlungsstatus und der Bereich Zahlung auf der Buchung	Ist das Geld angekommen?
Abholstatus	Das Status-Auswahlfeld auf der Buchung und in der Buchungsverwaltung	Wo ist das Material?

Der Abholstatus ist der, mit dem Sie täglich arbeiten, und der, der Ihre Verfügbarkeit steuert.

Der Buchungsstatus

Die Spalte Status in der Liste Buchungen wird nicht übersetzt — sie zeigt eines von drei technischen Wörtern:

RESERVED — die Buchung existiert, ist aber noch keine bestätigte, aktive Buchung.
OK — eine normale, aktive Buchung. Der Großteil Ihrer Liste.
CANCELED — storniert. Das Stornieren ist in Eine Buchung bearbeiten, verschieben oder stornieren beschrieben; es bewegt kein Geld.

Der Zahlungsstatus

Bezahlt, Unbezahlt, Teilweise bezahlt, Ausstehend, Erstattet, Abgelaufen oder Fehlgeschlagen. Ausstehend bedeutet, dass eine Zahlung läuft, aber nicht abgeschlossen ist — Buchungen in diesem Zustand bleiben bewusst aus der Zeitachse der Buchungsverwaltung und ihrer Liste heraus, damit ein abgebrochener Checkout Ihre Tagesansicht nicht zumüllt.

Der Abholstatus — die vier Zustände

Das ist das Auswahlfeld, das auf der Buchung selbst und in jeder Zeile der Liste in der Buchungsverwaltung erscheint. Es hat genau vier Möglichkeiten:

Nicht erfasst – Vorlauf erforderlich Der Kunde muss etwas erledigen, bevor er seine Codes bekommt — ein Satz Fragen, Fotos oder Zustimmungen, die Sie konfiguriert haben. Buchungen starten nur dann in diesem Zustand, wenn Sie diesen Schritt für den Standort eingeschaltet haben. Siehe Bevor der Kunde entsperren kann weiter unten.

Bereit zur Abholung Der normale Ausgangszustand. Bezahlt, wartend, Material unberührt. Auf der Zeitachse als weißer Balken mit dunklem Rand dargestellt.

Abgeholt Der Kunde hat das Material. Beim Setzen wird die Zeit Check-in auf der Buchung festgehalten. Als durchgehend blauer Balken dargestellt.

Ist zurückgekommen Das Material ist zurück. Beim Setzen wird die Zeit Check-out festgehalten — und die Einheit wird freigegeben. Als durchgehend grüner Balken dargestellt.

Sie können jeden davon von Hand setzen, von beiden Stellen aus:

Öffnen Sie die Buchung unter Buchungen und nutzen Sie das Auswahlfeld unter den Buchungsdetails, oder
öffnen Sie die Buchungsverwaltung und nutzen Sie das Auswahlfeld Status in der Zeile — ganz ohne die Buchung zu öffnen.

Die Buchung zeigt die beiden Zeitstempel außerdem als Check-in und Check-out, neben den gebuchten Zeiten Start und Ende. Das ist nicht dasselbe: Start und Ende sind das, was gebucht wurde, Check-in und Check-out sind das, was tatsächlich passiert ist. Ein Strich bedeutet, dass es noch nicht passiert ist.

Eine Buchung als Ist zurückgekommen zu markieren, gibt die Einheit sofort frei

Das ist das Nützlichste auf dieser Seite, und die meisten Betreiber entdecken es nur durch Zufall.

Wenn Sie eine Buchung auf Ist zurückgekommen setzen:

wird die Zeit Check-out auf jetzt gesetzt,
wird jede Produktzeile der Buchung als zurückgegeben gekennzeichnet,
und ab diesem Moment blockieren die Einheit und ihr Schloss nichts mehr.

Das Material ist sofort wieder buchbar — auch wenn die gebuchte Endzeit noch nicht erreicht ist. Ein Kunde, der bis 18:00 gebucht hat und um 14:00 zurück ist, verschafft Ihnen vier zusätzliche Vermietstunden, aber nur, wenn jemand die Buchung auf Ist zurückgekommen setzt. Bis dahin gilt dieses Kajak für das System weiterhin als draußen auf dem Wasser.

Also: Wenn ein Kunde früher zurückkommt, stornieren Sie die Buchung nicht und ändern Sie auch nicht ihre Endzeit. Setzen Sie einfach Ist zurückgekommen.

Was Ist zurückgekommen nicht tut: Es bewegt kein Geld, löst keine Erstattung aus und versendet keine eigene E-Mail.

Eine Folge sollten Sie kennen: Eine Buchung mit Ist zurückgekommen lässt sich nicht mehr auf ein anderes Schloss verschieben. Versuchen Sie es in der Buchungsverwaltung per Ziehen, erhalten Sie "Zurückgegebene Buchungen können nicht auf ein anderes Schloss verschoben werden." Sie können weiterhin eine andere Buchung für denselben Zeitraum auf dieses Schloss legen.

Was der Kunde tut

Alles Folgende passiert auf der Entsperrseite des Kunden — der Seite, die er über den Link in seiner Bestätigungs-E-Mail erreicht.

Abholung

Im Normalfall drückt der Kunde gar nichts. Wenn er seine Entsperrseite zur richtigen Zeit öffnet, springt die Buchung von selbst von Bereit zur Abholung auf Abgeholt, und die Zeit Check-in wird dann festgehalten. Deshalb kann eine Buchung als abgeholt gelten, bevor jemand an Ihrer Station den Kunden gesehen hat: Er hat seine Codes geöffnet.

Öffnet er sie zu früh, werden die Codes zurückgehalten und der Zustand ändert sich nicht.

Rückgabe

Zweimal Tippen auf der Entsperrseite: Rückgabe bestätigen öffnet eine Rückgabeseite mit der Überschrift Bestätigen Sie die Rückgabe, und Miete abschließen beendet sie.

Wenn Sie keine Rückgabe-Anforderungen konfiguriert haben, ist das Drücken von Miete abschließen schon alles — die Buchung wird zu Ist zurückgekommen.
Wenn doch, zeigt die Rückgabeseite zuerst Ihr Formular, und es muss ausgefüllt werden, bevor die Buchung geschlossen wird. Seine Antworten werden zuerst gespeichert; erst danach wird die Buchung als zurückgegeben markiert. Die abschließende Schaltfläche heißt in beiden Fällen Miete abschließen, und danach sieht er eine Dankesbestätigung.

Ob der Kunde überhaupt eine Rückgabeschaltfläche sieht, ist eine Standorteinstellung — Schaltfläche Bestätigen anzeigen, beschrieben als "Zeigen Sie eine Bestätigungsschaltfläche, auf die Kunden klicken können, um zu bestätigen, dass sie ihre Buchung erhalten haben".

Wenn Ihre Kunden sie regelmäßig nie drücken, ist das normal — und genau deshalb gibt es das manuelle Auswahlfeld Ist zurückgekommen. Niemand zwingt einen Kunden, seine eigene Buchung abzuschließen.

Was passiert, wenn ein Kunde nicht pünktlich zurückgibt

Fast jeder Betreiber fragt beim Einrichten danach, und die kurze Antwort lautet: Automatisch passiert nichts. Es gibt keinen Status "überfällig", keine Meldung an Sie oder den Kunden und keine automatische Verspätungsgebühr. Die Buchung bleibt schlicht auf Abgeholt, bis ein Mensch — der Kunde oder Sie — sie auf Ist zurückgekommen setzt. Was sich sehr wohl ändert, ist der Zugang:

Die Entsperrseite des Kunden funktioniert von 15 Minuten vor dem gebuchten Beginn bis 30 Minuten nach dem gebuchten Ende. Diese Spannen sind fest — sie sind keine Einstellung. (Der PIN-Code selbst kann für den Kunden früher sichtbar sein — das vollständige Bild zu den Zeitfenstern steht in Kunden bekommen keinen PIN-Code (oder der Code öffnet das Schloss nicht).) Ab dem gebuchten Ende zeigt der Countdown der Seite (sofern Sie einen anzeigen) bereits "Ihre Buchung ist bereits beendet.", obwohl die Codes noch funktionieren; sind die 30 Minuten um, ersetzt die Seite die Codes vollständig durch "Ihre Buchung ist nicht mehr gültig."
Der physische Code kann die Seite überdauern. Die PIN eines Igloo-Vorhängeschlosses wird in das Schloss selbst erzeugt und lässt sich nicht aus der Ferne zurücknehmen — sie öffnet das Vorhängeschloss typischerweise noch bis zu ein oder zwei Stunden nach dem gebuchten Ende, obwohl die Seite sie nicht mehr anzeigt. Auch Allockate-Entsperrlinks funktionieren bis eine Stunde nach dem Ende. In diesem Zeitfenster kann die Seite eines Kunden also nein sagen, während das Schloss trotzdem aufgeht — das ist normal und kein Fehler.
Die Einheit wird planmäßig wieder verfügbar, nicht bei der Rückgabe. Sobald das gebuchte Ende (zuzüglich Ihrer Sperrzeit — siehe unten) vorbei ist, wird das Schloss wieder buchbar, obwohl die Buchung weiterhin auf Abgeholt steht. Ist das Kajak tatsächlich noch draußen, bucht der nächste Kunde eine Einheit, die nicht da ist — das ist das Spiegelbild des Verhaltens bei früher Rückgabe weiter oben und der Hauptgrund, zum Feierabend ein Auge auf die Buchungsverwaltung zu haben.

Was Sie hingegen einrichten können:

Ein "Bitte zurückgeben"-Anstoß: Legen Sie unter E-Mail-Einstellungen eine eigene E-Mail mit dem Auslöser Nach Buchungsende an, bei der Buchungsstatus ausschließlich auf Abgeholt steht — sie erreicht dann genau die Kunden, die abgeholt und nie eine Rückgabe abgeschlossen haben. (Kunden, die gar nicht erst abgeholt haben, bleiben verschont.)
Bezahlte Verlängerung, solange ihre Seite noch funktioniert: Über die Schaltfläche Buchung verlängern kann der Kunde dafür bezahlen, die Einheit länger zu behalten. Sie verschwindet 30 Minuten nach dem Ende zusammen mit dem Rest der Entsperrseite, und Verlängerungen werden rundheraus abgelehnt, sobald die Buchung mehr als 12 Stunden zurückliegt. Es gibt keine Möglichkeit, jemandem eine Überziehung automatisch nachträglich in Rechnung zu stellen; was für eine verspätete Rückgabe fällig wird, ist Sache zwischen Ihnen und dem Kunden.

Ein Begriff, den Sie damit nicht verwechseln sollten: Die Sperrzeit nach Buchung ("Pufferzeit, bevor die nächste Buchung beginnen kann.") bei den offenen Terminen des Standorts ist Umrüstzeit, die Sie zwischen Buchungen schützt — dem Kunden gibt sie überhaupt keine Zusatzzeit.

Rückgabe-Anforderungen — Fragen und Fotos

Rückgabe-Anforderungen werden je Standort konfiguriert.

Gehen Sie zu Standorte und öffnen Sie den Standort.
Öffnen Sie den Tab Kundenfluss.
Öffnen Sie Schritt 4, Rückgabe (Abschluss + Checkliste) — "Definieren Sie, was der Kunde tun muss, um die Rückgabe abzuschließen — Checkliste, Schadensfragen und Fotoanforderungen".
Fügen Sie unter Rückgabe-Anforderungen ("Rückgabefragen, Fotos, Schadensberichte oder Bestätigungen, bevor die Buchung abgeschlossen wird.") mit Anforderung hinzufügen hinzu, was Sie brauchen.
Drücken Sie Speichern.

Jede Anforderung basiert auf einer Vorlage. Am häufigsten bei einer Rückgabe genutzt werden Foto aufnehmen, Foto hochladen, Schriftliche Antwort, Eine Option wählen, Ankreuzen zum Bestätigen und Sternebewertung. Eine als verpflichtend markierte Anforderung muss erfüllt sein, bevor der Kunde abschließen kann — "Kunden müssen diese Anforderung abschließen, bevor sie fortfahren können." Eine Anforderung kann auch inaktiv geschaltet werden; dann ist sie für Kunden ausgeblendet, bleibt aber in Ihren Einstellungen erhalten.

Wissenswertes zu den beiden Foto-Vorlagen: Foto aufnehmen öffnet die eigene Kamera-App des Telefons (Rückkamera); Foto hochladen öffnet stattdessen die Fotomediathek — in der Verwaltung beschrieben mit "Öffnet nicht zuerst die Kamera." Eine Kameravorschau innerhalb von Rentalbuddy selbst gibt es nicht. Wenn Kunden berichten, dass Fotos schwarz oder leer herauskommen, liegt das am Telefon und nicht an einer Rentalbuddy-Einstellung (ein bekanntes iPhone/Safari-Problem wurde Mitte 2026 behoben). Bitten Sie sie, es erneut zu versuchen, oder stellen Sie die Anforderung auf Foto hochladen um, damit sie in ihrer eigenen Kamera-App fotografieren und das Bild dann auswählen können.

Kontoeinstellungen oder Standorteinstellungen? Der Tab Kundenfluss folgt entweder Ihren kontoweiten Standardwerten oder ist für diesen Standort spezifisch. Wenn Ihre Änderungen scheinbar keine Wirkung haben, prüfen Sie zuerst den Schalter Standort-spezifisch oben im Tab — das ist in Kundenfluss und Buchungserlebnis — was Ihre Kunden sehen beschrieben.

Wo die Antworten landen

Öffnen Sie die Buchung und suchen Sie Rückgabe-Antworten. Antworten aus dem Schritt vor dem Entsperren erscheinen unter Antworten vor Entsperrung, Antworten aus dem Checkout unter Kundenantworten. Jeder Bereich erscheint nur, wenn es dort etwas gibt.

Fotos, die der Kunde hochgeladen hat, werden in der Bildergalerie der Buchung gesammelt, sodass Sie den Zustand einer Einheit nach der Rückkehr ansehen können.

Bevor der Kunde entsperren kann

Das Gegenstück zum Rückgabeschritt ist Schritt 2 des Kundenfluss, Vor Entsperrung (optional). Schalten Sie ihn ein und fügen Sie mindestens eine Anforderung hinzu — dann starten neue Buchungen für diesen Standort mit Nicht erfasst – Vorlauf erforderlich statt mit Bereit zur Abholung.

Der Kunde sieht dann Ihre Fragen statt seiner PIN-Codes, und die Codes erscheinen erst, wenn er abgeschickt hat. Nutzen Sie das für Haftungserklärungen, Sicherheitsvideos, Ausweisfotos oder eine Zustandsprüfung, bevor das Material das Haus verlässt.

Eine Buchung wieder öffnen, die der Kunde versehentlich zurückgegeben hat

Ja, das geht — Kunden können ihre eigene Rückgabe nicht rückgängig machen, Sie schon.

Öffnen Sie die Buchung oder finden Sie ihre Zeile in der Buchungsverwaltung.
Wählen Sie im Status-Auswahlfeld Abgeholt (die Vermietung läuft noch) oder Bereit zur Abholung (sie hätte gar nicht beginnen sollen).

Zwei Dinge, die Sie vorher wissen sollten:

Die Check-in-Zeit wird überschrieben. Die Wahl von Abgeholt setzt Check-in auf jetzt, nicht auf die ursprüngliche Abholzeit. Die Wahl von Bereit zur Abholung löscht sowohl Check-in als auch Check-out.
Eine Bewertung, die der Kunde bei der Rückgabe abgegeben hat, geht verloren. Hat er beim Zurückgeben eine Bewertung oder einen Fragebogen ausgefüllt, wird diese gelöscht, sobald Sie die Buchung aus Ist zurückgekommen herausnehmen.

Die Einheit wird dadurch sofort wieder aus der Verfügbarkeit genommen. Hat in der Zwischenzeit jemand den frei gewordenen Zeitraum gebucht, können Sie auf diesem Schloss doppelt belegt sein. Prüfen Sie an einem vollen Tag die Zeitachse in der Buchungsverwaltung, bevor Sie eine Rückgabe wieder öffnen.

Kurzübersicht

Situation	Was zu tun ist
Kunde ist früh zurück und Sie wollen die Einheit neu vermieten	Ist zurückgekommen setzen
Kunde hat die Rückgabe nie gedrückt	Selbst Ist zurückgekommen setzen
Kunde hat die Rückgabe versehentlich gedrückt	Wieder Abgeholt setzen — beachten Sie, dass die Check-in-Zeit überschrieben wird
Material am Schalter übergeben	Abgeholt setzen oder die Entsperrseite des Kunden machen lassen
Sie wollen Fotos des Materials bei der Rückgabe	Kundenfluss → Schritt 4 → Rückgabe-Anforderungen
Sie wollen eine unterschriebene Erklärung vor dem Entsperren	Kundenfluss → Schritt 2, Vor Entsperrung (optional)
Die Buchung soll gar nicht stattfinden	Stornieren — siehe Eine Buchung bearbeiten, verschieben oder stornieren