Eine Buchung bearbeiten, verschieben oder stornieren

Alles auf dieser Seite passiert an einem von zwei Orten:

• Buchungen — die Liste aller Buchungen. Öffnen Sie eine davon, und Sie landen auf der Buchungsseite, wo Sie bearbeiten, stornieren, drucken und Zahlungen abwickeln.
• Buchungsverwaltung — die Tages- beziehungsweise Wochenansicht dessen, was rausgeht und zurückkommt. Hier ziehen Sie eine Buchung von einem Schloss auf ein anderes.

Eine bezahlte Buchung ist nicht eingefroren. Sie können fast alles daran ändern, auch nachdem der Kunde bezahlt hat.

Eine Buchung bearbeiten (Zeit, Daten, Produkte)

Beim Bearbeiten einer Buchung öffnet sich dasselbe Buchungsfenster, das Ihre Kunden nutzen, mit der bestehenden Buchung darin geladen. So ändern Sie Start- und Endzeit, fügen ein Produkt hinzu oder entfernen es, ändern Mengen oder ergänzen Zubehör.

1. Öffnen Sie Buchungen und klicken Sie die Buchung an.
2. Drücken Sie oben auf der Seite Bearbeiten.
3. Das Buchungsfenster öffnet sich. Ändern Sie Daten, Zeiten, Produkte oder Mengen genau so, wie es ein Kunde tun würde.
4. Schließen Sie das Buchungsfenster ab.
5. Wurde die Buchung durch die Änderung teurer, öffnet sich das Zahlungsfenster von selbst und zeigt Restbetrag zu zahlen. Kassieren Sie die Differenz (siehe unten).
6. Ist nichts mehr zu zahlen, wird Ihnen stattdessen angeboten, dem Kunden eine neue Bestätigungs-E-Mail zu senden.

Eine Buchung auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit zu verschieben, ist derselbe Vorgang — ändern Sie in Schritt 3 Start und Ende.

Die Verfügbarkeit gilt weiterhin. Das Buchungsfenster bietet nur Zeiten an, zu denen Ihr Standort tatsächlich geöffnet ist und eine Einheit frei ist. Wird die neue Zeit nicht angeboten, liegt es meist an Ihren offenen Terminen und nicht an der Buchung selbst.

Wenn die Vermietung bereits begonnen hat

Wenn Sie Bearbeiten drücken, nachdem die Startzeit verstrichen ist, kommt zuerst eine Warnung!:

"Das Ändern einer Buchung nach Beginn kann zu unbeabsichtigten Folgen führen, beispielsweise zum Austausch von Schlössern oder zur Anzeige falscher PIN-Codes für Kunden."

Drücken Sie Buchung bearbeiten, um trotzdem fortzufahren, oder Abbrechen, um zurückzugehen. Es ist nicht blockiert — seien Sie sich nur bewusst, dass ein Kunde, der am Schloss steht, eine Codeänderung sehen kann.

Die Differenz kassieren

Erhöht die Bearbeitung den Preis, zeigt das Zahlungsfenster Restbetrag zu zahlen und lässt Sie eine Zahlungsmethode wählen:

• Zahlungslink (Stripe) — der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link und zahlt selbst per Karte. Der Hinweis darunter lautet "Der Zahlungslink wird an die E-Mail des Kunden gesendet".
• Handbuch — Sie haben das Geld auf anderem Weg erhalten. Wählen Sie eine Zahlungsart (zum Beispiel Swish, Rechnung, Vor Ort bezahlen, Manuelle Kartenzahlung), setzen Sie den Status und schreiben Sie bei Bedarf eine Zahlungsnotiz für Ihre eigenen Unterlagen.

Drücken Sie Zahlung registrieren, um zu speichern. Sie können dieses Fenster jederzeit später über Zahlung hinzufügen im Bereich Zahlung der Buchung erneut öffnen.

Wurde die Buchung durch die Bearbeitung günstiger, bewegt sich kein Geld von selbst. Erstatten Sie die Differenz über den Bereich Zahlung — das steht in Buchung erstatten oder stornieren.

Ändern, welche Einheit oder welches Schloss eine Buchung nutzt

Es gibt zwei Wege, und sie tun Unterschiedliches.

Auf der Buchung (eine Zeile nach der anderen)

Verfügbar an Standorten mit intelligenten Schlössern.

1. Öffnen Sie die Buchung.
2. Gehen Sie zu Bestellzeilen.
3. Drücken Sie Bearbeiten Sperren.
4. Jede Zeile hat nun ein Auswahlfeld mit Sperren und der Nummer. Wählen Sie ein anderes Schloss.
5. Drücken Sie Zurück, wenn Sie fertig sind.

Das Auswahlfeld listet nur Schlösser, die im Zeitraum dieser Buchung frei sind und dasselbe Produkt tragen. Zeigt es Produkt ausgebucht, sind alle Einheiten dieses Produkts für diesen Zeitraum belegt — Sie werden darauf hingewiesen, dass Schlosswechsel für ausgebuchte Zeilen stattdessen in der Buchungsverwaltung möglich sind, also über den Drag-and-drop-Tausch weiter unten.

Ein Schlosswechsel erzeugt einen neuen PIN-Code für das neue Schloss. Ein Kunde, der die Entsperrseite bereits geöffnet hat, sieht die Codes innerhalb etwa einer Minute aktualisiert — oder sofort, wenn er den Tab wechselt und zurückkehrt.

In der Buchungsverwaltung (zwei Buchungen tauschen)

Das ist die Antwort auf "Kann ich zwei Buchungen tauschen, damit eine Lücke entsteht?" — ja, durch Ziehen.

1. Öffnen Sie die Buchungsverwaltung. Jede Zeile ist ein Schloss, gruppiert unter seiner Station.
2. Klicken Sie eine Buchung an, um sie auszuwählen.
3. Ziehen Sie sie nach oben oder unten auf die Zeile eines anderen Schlosses.

Während Sie ziehen, sagt Ihnen jede Zeile, ob das Ablegen erlaubt ist; abgelehnt wird es, wenn das Zielschloss ein anderes Produkt führt oder ihm kein Produkt zugewiesen ist, oder wenn zu dieser Zeit mehr als eine Buchung darauf überlappt. Alle Hinweistexte und Ablehnungsmeldungen, die Ihnen beim Ziehen begegnen können, sind in Die Zeitachse der Buchungsverwaltung lesen aufgeführt.

Zwei weitere Dinge, die hier wichtig sind: Ein Doppelklick auf eine Buchung öffnet sie, und Buchungen mit Ist zurückgekommen können nicht auf ein anderes Schloss verschoben werden (Sie können weiterhin eine andere Buchung für denselben Zeitraum auf dieses Schloss legen).

Kunden ihre Buchungen selbst verschieben oder verlängern lassen

Es gibt zwei kundenseitige Schaltflächen, und beide sind aus, solange Sie sie nicht einschalten. Sie liegen auf der Entsperrseite — der Seite, die der Kunde öffnet, um seinen Code zu bekommen.

1. Gehen Sie zu Standorte und öffnen Sie den Standort.
2. Öffnen Sie den Tab Kundenfluss.
3. Öffnen Sie Schritt 3, Entsperren (PIN + Abholanweisungen).
4. Schalten Sie ein:
   • Verlängerungsschaltfläche anzeigen — "Zeigen Sie eine Schaltfläche an, die es Kunden ermöglicht, ihre Mietdauer bei Bedarf zu verlängern."
   • Show move start time button — "Display a button that allows customers to move their booking start time before the rental begins."
5. Drücken Sie Speichern.

Kontoeinstellungen oder Standorteinstellungen? Das ist die klassische Falle. Jeder Standort folgt entweder Ihrem kontoweiten Kundenfluss oder hat einen eigenen. Oben im Tab Kundenfluss gibt es einen Schalter Standort-spezifisch. Ist er aus, lesen Sie "Dieser Standort verwendet den Kundenfluss aus Ihren Kontoinstellungen." — und diese Schalter hier zu ändern, bewirkt nichts, solange Sie den Schalter nicht einschalten oder stattdessen die Standardwerte unter Konto > Kundenfluss bearbeiten.

Was jede Schaltfläche tatsächlich erlaubt:

• Startzeit verschieben lässt den Kunden ändern, wann die Vermietung beginnt, nicht wie lange sie dauert. Die Schaltfläche verschwindet, sobald einer dieser Punkte zutrifft:

  • die Buchung hat begonnen oder ist als abgeholt oder zurückgegeben markiert
  • die Buchung wurde storniert
  • eine Zahlung steht noch aus
  • Ihre Buchungsfrist ist abgelaufen

  Diese Frist ist der Wert "Zeit vor Beginn" aus dem heute aktiven offenen Zeitraum — siehe Öffnungszeiten und offene Termine.

• Buchung verlängern (Verlängerung) lässt den Kunden eine laufende Vermietung verlängern und selbst dafür bezahlen. Wie weit verlängert werden kann, begrenzt dasselbe physische Schloss: die nächste Buchung auf diesem Schloss, Ihre Öffnungszeiten und Ihre Sperrzeit nach einer Buchung. Während ein Kunde gerade eine Verlängerung bezahlt, zeigt die Buchung "Der Kunde schließt eine Zahlung für die Verlängerung ab."

Verlängerungen und Verschiebungen, die der Kunde vornimmt, werden im Änderungsprotokoll der Buchung festgehalten, gekennzeichnet als Verlängerung oder durch Kunde ausgeführt.

Über Bearbeiten können Sie dasselbe jederzeit von Ihrer Seite aus tun — dieser Weg hat überhaupt keine Frist.

Eine Buchung im Namen eines Kunden anlegen

1. Gehen Sie zu Kunden und öffnen Sie den Kunden (oder legen Sie ihn zuerst an).
2. Stellen Sie sicher, dass in der Navigationsleiste der richtige Standort gewählt ist — Sie werden aufgefordert, einen zu wählen, falls er fehlt.
3. Drücken Sie Für Kunden buchen.
4. Das Buchungsfenster öffnet sich mit diesem Kunden verknüpft. Wählen Sie wie gewohnt Produkte und Zeiten.
5. Schließen Sie ab und kassieren Sie: Zahlungslink, damit der Kunde selbst per Karte zahlt, oder Handbuch, wenn Sie bar, per Swish, Kartenterminal oder Rechnung kassieren.

Eine Einheit früher freigeben, wenn ein Kunde eher zurückkommt

Stornieren Sie die Buchung dafür nicht — beim Stornieren geht es um Geld und Papierkram, nicht um zurückkommendes Material. Setzen Sie stattdessen den Status:

1. Öffnen Sie die Buchung (oder finden Sie sie in der Buchungsverwaltung).
2. Wählen Sie im Status-Auswahlfeld Ist zurückgekommen.

Das Auswahlfeld kennt vier Zustände: Nicht erfasst – Vorlauf erforderlich, Bereit zur Abholung, Abgeholt und Ist zurückgekommen. Ist zurückgekommen hält die Check-out-Zeit fest und gibt die Einheit frei, sodass sie sofort wieder buchbar ist. Dasselbe Auswahlfeld steht in jeder Zeile der Buchungsverwaltung, sodass Sie es aus der Tagesansicht heraus erledigen können, ohne Buchungen einzeln zu öffnen.

Stornieren — und was mit der Zahlung passiert

Das ist die Frage, die die meisten Betreiber davon abhält, den Button zu drücken, deshalb ganz klar:

Das Stornieren einer Buchung bewegt kein Geld. Es wird keine Erstattung ausgelöst, weder ganz noch teilweise. Die Zahlung bleibt genau so, wie sie ist. Stornieren markiert die Buchung als Storniert, gibt das Material für andere Buchungen frei und deaktiviert den Entsperrlink des Kunden.

So stornieren Sie:

1. Öffnen Sie die Buchung unter Buchungen.
2. Drücken Sie oben Stornieren.
3. Bestätigen Sie im Fenster Buchung stornieren? ("Möchten Sie diese Buchung wirklich stornieren?") mit Buchung stornieren.

Soll der Kunde auch sein Geld zurückbekommen, ist das eine zweite, getrennte Aktion im Bereich Zahlung derselben Buchung — ganz oder teilweise, ganz nach Ihrer Wahl. Sie ist Schritt für Schritt in Buchung erstatten oder stornieren beschrieben, wo auch steht, welche Zahlungen sich aus der Verwaltung erstatten lassen und welche auf demselben Weg zurückgegeben werden müssen, auf dem sie eingegangen sind.

Ein Storno lässt sich aus der Verwaltung nicht rückgängig machen. War es ein Versehen, legen Sie eine neue Buchung für den Kunden an.

Kurzübersicht

Sie möchten …	So geht es
Eine Buchung auf einen anderen Tag oder eine andere Zeit verschieben	Bearbeiten auf der Buchung
Ein Produkt hinzufügen oder entfernen	Bearbeiten auf der Buchung
Die Buchung auf ein anderes Schloss legen	Bearbeiten Sperren in Bestellzeilen
Zwei Buchungen zwischen Schlössern tauschen	Ziehen in der Buchungsverwaltung
Eine Vermietung verlängern und die Differenz kassieren	Bearbeiten, dann das Zahlungsfenster, das sich öffnet
Kunden verlängern oder verschieben lassen	Tab Kundenfluss, Schritt 3, am Standort
Eine Einheit freigeben, weil der Kunde zurück ist	Status Ist zurückgekommen
Eine Buchung nicht stattfinden lassen	Stornieren — es bewegt sich kein Geld
Geld zurückschicken	Erstattung im Bereich Zahlung