Rentalbuddy oder Stripe — wo erledige ich was? (Erstattungen, Belege, Auszahlungen, Gebühren)

Fast jede Frage zu Zahlungen läuft auf eines hinaus: Zwei Systeme sind beteiligt, und es ist nicht offensichtlich, welches wofür zuständig ist. Diese Seite zeigt Ihnen die Aufteilung, damit Sie wissen, wo Sie klicken müssen.

Die Kurzfassung:

• Rentalbuddy legt fest, was dem Kunden berechnet wird (Produkte, Preise, Steuern, Rabatte), wie der Zahlungsschritt aussieht und wann Geld zurückgezahlt wird. Es verschickt auch die Buchungsbestätigung.
• Stripe ist Ihr Zahlungskonto. Es verwahrt das Geld, entscheidet, welche Zahlungsmethoden angeboten werden, verschickt auf Wunsch Kartenbelege und zahlt auf Ihr Bankkonto aus.

Ihr Stripe-Konto gehört Ihnen. Sie erreichen es, indem Sie sich auf stripe.com anmelden, nicht aus Rentalbuddy heraus.

Wo Sie was erledigen

Frage	Rentalbuddy	Stripe
Zahlungskonto verbinden	Starten unter Einstellungen → Zahlungen, wo auch steht, was Stripe noch braucht	Registrierung bei Stripe und spätere Anfragen abschließen (Bei Stripe ergänzen)
Kleinster Betrag, den Kunden online bezahlen können	Angezeigt unter Einstellungen → Zahlungen	Von Stripe je Währung festgelegt
Welche Zahlungsmethoden Kunden sehen (Karte, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Werden in Ihrem Stripe-Konto aktiviert
Zahlung im Buchungsfenster oder auf einer eigenen Seite	Zahlungsoption	—
Online-Zahlung ausschalten	Stripe-Zahlungen deaktivieren	—
Währung	Währung	—
Preise, Zusatzleistungen, Gutscheincodes, Mitgliedschaften	Ja	— (Gutscheincodes werden für Sie nach Stripe kopiert)
Steuersätze	Einstellungen → Steuern (legt sie in Stripe an)	Können auch dort angelegt und dann synchronisiert werden
Welche Steuer ein Produkt berechnet	Am Produkt	—
Erstattungen	An der Zahlung der Buchung	Möglich, aber die Summen in Rentalbuddy ziehen nicht nach
Bestätigungs-E-Mail der Buchung	Einstellungen → E-Mails	—
Beleg für die Kartenzahlung	—	Stripe-Einstellungen für Beleg-E-Mails
Auszahlungen, Auszahlungsplan, Bankkonto	—	Ja
Kartengebühren, Streitfälle, Rückbuchungen	—	Ja
Buchungslisten und Exporte	Export in den Listen	Zahlungs- und Auszahlungsberichte
Ihr Rentalbuddy-Abonnement	Einstellungen → Fakturierung	—

Was Sie in Rentalbuddy erledigen

Alles Folgende liegt, sofern nicht anders angegeben, unter Einstellungen im linken Menü.

• Stripe verbinden: Der Tab Zahlungen, Karte Online-Zahlungen, zeigt Verbunden oder Nicht verbunden und die Schaltfläche Verbinden Sie sich mit Stripe, um mit der Zahlungsabwicklung zu beginnen. Wenn Stripe etwas von Ihnen braucht (Zahlungen pausiert, Auszahlungen zurückgehalten, eine Frist), sagt die Karte das in Worten, mit Bei Stripe ergänzen, und die Startseite zeigt Stripe benötigt Ihre Aufmerksamkeit. Die Karte zeigt außerdem den Mindestbetrag von Stripe für eine Online-Zahlung in Ihrer Währung. Wie Sie verbinden und Probleme beheben, steht in der Anleitung zum Verbinden von Stripe. Der Status wird bei jedem Öffnen von Zahlungen geprüft, und die Stripe-Hinweise auf Startseite und Zahlungen prüfen sich von selbst erneut, wenn Sie zum Admin-Tab zurückwechseln (höchstens einmal pro Minute), sodass Sie nach dem Abschluss bei Stripe nicht neu laden müssen.
• Kasseneinstellungen auf demselben Tab: Zahlungsoption (Im Buchungsfenster (Karte, Apple Pay, Google Pay) oder Auf der Stripe-Zahlungsseite (Karte sowie Swish, Klarna, MB WAY und weitere lokale Zahlungsmethoden)), Stripe-Zahlungen deaktivieren und Währung. Welche Zahlungsmethoden Auf der Stripe-Zahlungsseite brauchen und warum Kartenzahlungen in Stripe aktiviert bleiben müssen, steht in der Anleitung zum Aktivieren von Zahlungsmethoden.
• Apple-Pay-Domains: Rentalbuddy registriert seine Buchungsseiten und die Website-Adresse jedes Standorts (URL, unter der die Buchschaltfläche implementiert ist im Tab Buchen-Button des Standorts) selbst als Domains für Zahlungsmethoden in Ihrem Stripe-Konto: beim Verbinden mit Stripe, wenn eine neue Website-Adresse gespeichert wird, und jede Nacht. Domains werden nur hinzugefügt; eine Domain, die Sie in Stripe ausgeschaltet haben, bleibt ausgeschaltet.
• Steuern: der Tab Steuern. Mit verbundenem Stripe werden Steuern von hier aus in Ihrem Stripe-Konto angelegt und von dort zurückgelesen. Jedes Produkt erhält seine Steuer dann am Produkt selbst. Siehe die Anleitung zu Steuern und MwSt.
• Preise und Rabatte: Produkte, Zusatzleistungen, Mitgliedschaften und Gutscheincodes werden alle in Rentalbuddy eingerichtet. Gutscheincodes müssen Sie nicht in Stripe anlegen; Rentalbuddy legt den passenden Code für Sie in Ihrem Stripe-Konto an, weshalb Sie sie dort möglicherweise ebenfalls sehen.
• Erstattungen: aus der Buchung heraus (siehe unten).
• E-Mails: die Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails, ihr Text und ihr Zeitpunkt, unter E-Mails.

Was Sie in Stripe erledigen

Nichts davon gibt es in Rentalbuddy:

• Zahlungsmethoden. Rentalbuddy übergibt die Bestellung an Stripe, ohne die Methoden einzuschränken. Womit Ihre Kunden zahlen können, bestimmen also die Einstellungen für Zahlungsmethoden in Ihrem Stripe-Konto. Wenn eine Methode aktiviert ist und trotzdem fehlt, siehe die Anleitung zum Aktivieren von Zahlungsmethoden.
• Auszahlungen. Wann das Geld auf Ihrem Bankkonto ankommt, wie oft und auf welches Konto.
• Gebühren. Die Karten- und Transaktionsgebühren von Stripe werden von Stripe erhoben und in Stripe angezeigt, pro Zahlung.
• Streitfälle und Rückbuchungen. Werden in Ihrem Stripe-Dashboard bearbeitet.
• Kartenbelege. Ob Stripe dem Kunden einen Beleg per E-Mail schickt und was darauf steht, wird in Ihrem Stripe-Konto eingestellt.
• Zahlungs- und Auszahlungsberichte. In den Berichten von Stripe steckt die Geldseite Ihrer Buchhaltung, einschließlich der pro Zahlung berechneten Steuer.
• Warum eine Karte abgelehnt wurde. Rentalbuddy erfasst nur das Ergebnis; den Grund finden Sie in Stripe (siehe die Anleitung für den Fall, dass ein Kunde nicht bezahlen kann).

Erstattungen: an der Buchung durchführen, nicht in Stripe

Erstattungen werden in Rentalbuddy durchgeführt: Öffnen Sie die Buchung, suchen Sie die Zahlung in der Liste Zahlung und verwenden Sie in dieser Zeile Erstattung. Dafür ist eine Rolle nötig, die erstatten darf: Kontoinhaber und Kontomitglieder dürfen es, Buchungspersonal und Betrachter nicht. Das Stornieren einer Buchung erstattet von sich aus nichts. Die genauen Schritte, Einschränkungen und was der Kunde sieht, stehen in der Anleitung zum Erstatten oder Stornieren einer Buchung.

Sie können auch im Stripe-Dashboard erstatten, und die Erstattung erscheint beim nächsten Öffnen der Buchung in deren Zahlungsliste. Rentalbuddy aktualisiert bei einer in Stripe durchgeführten Erstattung aber weder die Beträge Bezahlt und Noch zu zahlen der Buchung noch ihren Zahlungsstatus. Wenn Sie aus der Buchung heraus erstatten, bleiben beide Systeme im Gleichklang.

Belege: was Ihr Kunde erhält

Vermieter verwechseln oft zwei Dokumente:

• Die Buchungsbestätigung stammt von Rentalbuddy. Direkt nach der Buchung sieht der Kunde im Buchungsfenster eine Bestätigungsseite ("Vielen Dank für Ihre Buchung:" mit der Bestellnummer, seinen Daten, dem Gebuchten, der Steuer und der Summe). Außerdem erhält er die Bestätigungs-E-Mail, die Name und Adresse des Kunden, die Bestell-ID, die Buchungspositionen mit dem Steuerbetrag und den Gesamtpreis inklusive Steuer zeigen kann. Sie bearbeiten sie unter Einstellungen → E-Mails (siehe die Anleitung zu E-Mails).
• Der Kartenbeleg ist der Nachweis von Stripe, dass die Karte belastet wurde. Rentalbuddy erstellt ihn nicht; wenn Ihre Kunden einen erhalten, kommt er von Stripe, basierend auf den Belegeinstellungen Ihres Stripe-Kontos. Was er zeigt, zum Beispiel ob der Name des Kunden darauf steht, entscheidet Stripe.

Kunden, die einen Beleg mit ihrem Namen, ihrer Firma oder ihrer Steuernummer möchten (zum Beispiel für einen Gesundheitszuschuss des Arbeitgebers): Rentalbuddy hat keinen separaten PDF-Beleg. Das zu verwendende Dokument ist die Bestätigungs-E-Mail. Sie enthält bereits den Namen des Kunden und die Buchung mit Steuer und Summe. Um eine Steuernummer oder einen Firmennamen hinzuzufügen, fragen Sie im Checkout mit einer eigenen Frage danach (ein benutzerdefiniertes Feld, siehe die Anleitung zum Kundenablauf) und fügen Sie die Variable [Custom checkout fields] in den Text der Bestätigungs-E-Mail ein; sie gibt die Antworten des Kunden aus. Ihre eigenen Firmendaten können Sie ebenfalls in den E-Mail-Text schreiben.

Gebühren: wer was berechnet

• Die Gebühren von Stripe für jede Zahlung zieht Stripe von der Zahlung ab und zeigt sie in Ihrem Stripe-Dashboard. Rentalbuddy legt sie weder fest noch sieht oder ändert es sie.
• Ihr Rentalbuddy-Abonnement wird separat abgerechnet und hat nichts mit Ihrem Stripe-Zahlungskonto zu tun. Sie finden es unter Einstellungen → Fakturierung.

Aktuelle Preise finden Sie auf den Preisseiten von Rentalbuddy und Stripe; diese Anleitung nennt keine.

Buchhaltung: welches System Ihnen was liefert

• Geld rein und raus (jede Zahlung, Gebühr, Erstattung, Auszahlung und die Steuer auf jede Zahlung): die Berichte von Stripe. Stripe zahlt gesammelt aus, daher deckt die Auszahlung auf Ihrem Kontoauszug meist mehrere Buchungen ab; die Auszahlungsberichte von Stripe zeigen, welche Zahlungen in jeder Auszahlung enthalten sind.
• Buchungen (wer was wann an welchem Standort gebucht hat): der Export in der Liste Buchungen. Was er enthält und wie Sie den Umsatz pro Standort im Dashboard ablesen, steht in der Anleitung zu Berichten und Exporten.
• Eine eingebaute Anbindung an Buchhaltungssoftware gibt es nicht. Stripe selbst bietet Apps und Exporte für viele Buchhaltungssysteme.

Eine Buchung verlängern, wenn Stripe-Zahlungen ausgeschaltet sind

Mit eingeschaltetem Stripe-Zahlungen deaktivieren können Kunden ihre Buchung weiterhin verlängern. Die Verlängerung wird als vor Ort bezahlt erfasst, Sie kassieren den zusätzlichen Betrag also selbst, genau wie bei der ursprünglichen Buchung.

So ordnen Sie eine Buchung ihrer Zahlung zu

1. Öffnen Sie die Buchung unter Buchungen.
2. Scrollen Sie zu Zahlung. Oben sehen Sie Gesamt (inkl. MwSt.), Bezahlt und Noch zu zahlen sowie einen Chip mit dem Zahlungsstatus.
3. Jede Zahlungszeile zeigt Menge, einen Status, Zahlungsmethode, Zahlungs-ID, Erfasst von und wann sie angelegt wurde. Bei einer Kartenzahlung ist die Zahlungs-ID die ID der Zahlung in Stripe: Kopieren Sie sie und suchen Sie in Ihrem Stripe-Dashboard danach.
4. Erstattungen erscheinen als eigene Zeilen unter der Zahlung, mit der Methode Stripe (Rückgabe).
5. Ein Chip Test in einer Zahlungszeile und Mit Testzahlung bezahlt oben bedeuten, dass jemand eine manuelle Zahlung vom Typ Testzahlung erfasst hat. Sie zählt zu Bezahlt, aber es wurde kein Geld bewegt, und in Stripe gibt es nichts zu finden. Die Buchung zählt trotzdem im Umsatz der Übersicht, bis sie storniert wird.
6. Ein Chip Test neben dem Status der Buchung und der Hinweis „Dies ist eine Testbuchung…“ auf der Buchung bedeuten, dass sie mit Testbuchung machen erstellt wurde. Sie wird nicht in die Zahlen der Übersicht eingerechnet und 30 Minuten nach dem Erstellen automatisch storniert. War es ein Test mit echter Zahlung, finden Sie in Stripe eine kleine Belastung und ihre sofortige Erstattung; Stripe behält seine Gebühr. In Buchungen sind Testbuchungen ausgeblendet, solange Sie Testbuchungen anzeigen nicht einschalten.

Auch der umgekehrte Weg funktioniert: Die Bestellnummer der Buchung wird in Stripe als Beschreibung der Zahlung gespeichert, sodass eine Suche nach der Bestellnummer in Stripe die Zahlung findet.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Grundlage für meine Monatsbuchhaltung? Die Geldseite (Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Auszahlungen, Steuer pro Zahlung) steht in den Berichten von Stripe; die Buchungsseite ist der Export in der Liste Buchungen.

Muss ich jede Transaktion verbuchen oder nur die Auszahlung? Das ist eine Frage für Ihre Steuerberatung, aber beides ist verfügbar: Die Auszahlungsberichte von Stripe zeigen, aus welchen Zahlungen sich jede Auszahlung zusammensetzt.

Bekommt der Kunde sein Geld zurück, wenn ich eine Buchung storniere? Nein. Stornieren erstattet nicht. Erstatten Sie über die Zahlungsliste der Buchung mit Erstattung.

Mein Kunde möchte einen Beleg mit seinem Namen und seiner Steuernummer. Kann Rentalbuddy einen schicken? Ein separates Belegdokument gibt es nicht. Verwenden Sie die Bestätigungs-E-Mail: Sie enthält Namen, Buchung, Steuer und Summe, und eine Checkout-Frage plus [Custom checkout fields] kann die Steuernummer ergänzen.

Wo sehe ich die Gebühren von Stripe? In Ihrem Stripe-Dashboard, pro Zahlung. Rentalbuddy zeigt sie weder an noch legt es sie fest.

Muss ich meine Gutscheincodes auch in Stripe anlegen? Nein. Legen Sie sie in Rentalbuddy unter Gutscheincodes an; der passende Code wird automatisch in Ihrem Stripe-Konto angelegt.

Wo ändere ich, wie oft ich ausgezahlt werde? In den Auszahlungseinstellungen von Stripe. In Rentalbuddy gibt es keine solche Einstellung.

Die Startseite sagt „Stripe benötigt Ihre Aufmerksamkeit“. Wo behebe ich das? Bei Stripe. Öffnen Sie Einstellungen → Zahlungen, lesen Sie den Hinweis und klicken Sie auf Bei Stripe ergänzen (oder Stripe öffnen); Stripe zeigt, was fehlt.

Kann ich sehen, von welchem Standort eine Auszahlung stammt? Nicht in der Auszahlung selbst. Ordnen Sie jede Zahlung über die Zahlungs-ID oder die Bestellnummer ihrer Buchung zu, und verwenden Sie das Dashboard oder den Buchungsexport für den Umsatz pro Standort.

Muss ich den Admin neu laden, nachdem ich etwas bei Stripe erledigt habe? Nein. Die Stripe-Hinweise auf Startseite und Zahlungen prüfen sich von selbst erneut, wenn Sie zum Admin-Tab zurückwechseln, und der Status Verbunden wird bei jedem Öffnen von Zahlungen geprüft.

Muss ich meine Website-Domain für Apple Pay in Stripe eintragen? Nein. Rentalbuddy trägt seine Buchungsseiten und die Website-Adresse jedes Standorts automatisch als Domains für Zahlungsmethoden in Ihrem Stripe-Konto ein und prüft das jede Nacht erneut.