Kunden kontaktieren Rentalbuddy statt Sie — sorgen Sie dafür, dass man Sie erreicht

Ihre Mieter rufen Rentalbuddy an oder schreiben uns statt Ihnen — oder sie antworten auf ihre Bestätigungs-E-Mail und hören nie wieder etwas. Sie tun nichts Ungewöhnliches: Wenn Ihre eigenen Kontaktdaten fehlen, ist unser Name der einzige, den sie finden.

Rentalbuddy unterstützt Sie als Vermieter; Sie unterstützen Ihre eigenen Kunden. Rentalbuddy kann einem Mieter nicht bei seiner Buchung, einem Schlüssel oder einer Erstattung helfen — jeder Mieter, der bei uns landet, ist also ein Mieter, der auf Sie wartet. Die Lösung dauert ein paar Minuten pro Standort.

Warum Kunden bei Rentalbuddy landen

Das sieht ein Mieter, und daher stammt jedes Element:

• Der Absender der E-Mail. Buchungs-E-Mails werden von der No-Reply-Adresse von Rentalbuddy versendet, und der Absendername, den Kunden in ihrem Posteingang sehen, ist derzeit RentalBuddy, nicht Ihr Firmenname.
• Antworten. Ein Kunde, der auf Antworten klickt, schreibt an diese No-Reply-Adresse. Antworten erreichen Sie nicht.
• Die Kontaktzeile in der E-Mail. Der Baustein Kontaktdaten - Standort gibt die Adresse des Standorts und "Kontakt: [Telefon] or [E-Mail]" aus den eigenen Kontaktdaten des Standorts aus. Ist für einen Standort weder Telefon noch E-Mail gespeichert, sehen Kunden dort buchstäblich [Site Phone] und [Site Email].
• Die Entsperr-, Rückgabe- und Stornierungsseiten. Dort steht "Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte unter [E-Mail] oder [Telefon]." mit E-Mail und Telefon des Standorts. Sind diese leer, hat der Satz Lücken, wo Ihre Daten stehen sollten.
• „powered by Rentalbuddy“. Das Buchungsfenster und die Entsperrseite zeigen ein kleines powered by Rentalbuddy-Logo, das auf rentalbuddy.io verlinkt. Wenn Ihre Kontaktdaten nirgends stehen, folgen Kunden diesem Link.

Die wichtigste einzelne Maßnahme sind daher die Kontaktdaten des Standorts. Sie fließen gleichzeitig in die E-Mail, die Entsperr- und Rückgabeseiten und die „nicht verfügbar“-Meldung des Buchungsfensters ein.

Die Kontaktdaten jedes Standorts ausfüllen

1. Gehen Sie zu Standorte und öffnen Sie den Standort.
2. Suchen Sie im Tab Standorteinstellungen die Karte Standort und Kontaktdaten.
3. Füllen Sie Standort-E-Mail und Standorttelefon mit der Adresse und Nummer aus, die Ihre Kunden verwenden sollen — die, unter denen während der Miete tatsächlich jemand antwortet. Über dem E-Mail-Feld erinnert die Karte daran: „Ihre Kunden sehen die Standort-E-Mail und das Standorttelefon bei der Buchung und in ihren Bestätigungs-E-Mails.“
4. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie das für jeden Standort: Die Daten werden pro Standort gespeichert, und jede Buchung verwendet die Daten ihres eigenen Standorts. Haben Sie mehrere Standorte mit demselben Kontakt, öffnet Kopieren von ("E-Mail und Telefonnummer von einem anderen Standort kopieren.") den Dialog Kontaktdaten kopieren, in dem Sie unter Standort zum Kopieren auswählen wählen und bestätigen.

Beide Felder sind Pflichtfelder. Ein neuer Standort bekommt sie beim Anlegen aus den Kontaktdaten Ihres Kontos vorausgefüllt (ändern Sie sie, wenn der Ort eigene hat), und der Tab lässt sich ohne sie nicht speichern: Die E-Mail-Adresse muss gültig sein, und die Telefonnummer braucht mindestens sechs Ziffern. Die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer von Rentalbuddy selbst wird abgelehnt: "Das sind die Kontaktdaten von Rentalbuddy. Geben Sie Ihre eigenen an, damit Kunden Sie erreichen und nicht uns." Kunden, die Telefon oder E-Mail von Rentalbuddy bekommen, erreichen ein Team, das für sie weder Schlösser öffnen noch Buchungen ändern kann.

Bei älteren Standorten, die gespeichert wurden, bevor diese Felder Pflicht waren, können sie noch fehlen oder die Daten von Rentalbuddy enthalten. Rentalbuddy markiert sie:

• die Karte Standort und Kontaktdaten zeigt "Dieser Standort hat keine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Kunden, sodass Buchungsbestätigungen ihnen keine Möglichkeit geben, Sie zu erreichen." oder "Dieser Standort zeigt noch die Kontaktdaten von Rentalbuddy, sodass Kunden, die Hilfe brauchen, uns statt Sie erreichen.",
• der Tab Standorteinstellungen bekommt eine Markierung, und die Liste Standorte zeigt eine Markierung hinter dem Namen des Standorts,
• die Startseite führt ihn unter Zur Durchsicht auf: "Bei Beach fehlen Kontaktdaten für Kunden.", mit Standort öffnen.

Die Markierungen verschwinden, sobald Sie gültige eigene Daten speichern. Prüfen Sie sie erneut, wann immer ein Mitarbeiter oder eine Telefonnummer wechselt; Rentalbuddy kann nicht erkennen, ob unter der Nummer noch jemand erreichbar ist.

Den Kontaktbaustein in Ihren E-Mails prüfen

Der Baustein Kontaktdaten - Standort ist in den Standard-E-Mail-Vorlagen eingeschaltet. So prüfen Sie ihn:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mails und öffnen Sie Ihre Bestätigungs-E-Mail.
2. Stellen Sie sicher, dass Kontaktdaten - Standort eingeschaltet ist.
3. Machen Sie dasselbe für Ihre Erinnerungs-E-Mails.

Die Vorschau im Editor zeigt Beispielkontaktdaten, nicht Ihre, also sehen Sie sich eine echte Bestätigung an — Ihre eigene Kopie oder eine aus Testbuchung machen in der oberen Leiste des Standorts, neben Speichern. Zeigt sie [Site Phone] oder [Site Email], sind für den Standort dieser Buchung keine Kontaktdaten gespeichert.

Wenn Sie die Variable [Site phone] in Ihrem eigenen E-Mail-Text verwenden, bleibt sie einfach leer, wenn für den Standort keine Telefonnummer gespeichert ist.

Mehr zu den E-Mail-Vorlagen, einschließlich der Bausteine Einführungstext und Abschlusstext, in die Sie einen Satz wie „Fragen während der Miete? Rufen Sie uns an unter…“ einfügen können, finden Sie in der Anleitung zu Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails.

Antworten auf die Bestätigungs-E-Mail erreichen Sie nicht

Die Absenderadresse ist eine No-Reply-Adresse und lässt sich im Admin nicht ändern, und es gibt keine Einstellung für eine Antwortadresse. Deshalb:

• Sagen Sie Kunden im E-Mail-Text, wie sie Sie erreichen — Telefon und E-Mail —, statt darauf zu setzen, dass sie antworten,
• lassen Sie Kontaktdaten - Standort eingeschaltet und die Kontaktdaten des Standorts ausgefüllt.

Sagt ein Kunde „Ich habe auf die E-Mail geantwortet, und niemand hat reagiert“, ist die Antwort an die No-Reply-Adresse gegangen; bitten Sie ihn, stattdessen die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse aus der Bestätigung zu verwenden.

Die Fehlermeldung auf der Entsperrseite nennt Ihre Kontaktperson

Geht auf der Entsperrseite etwas schief, sieht der Kunde Ein Fehler ist aufgetreten und "Bitte versuchen Sie es erneut oder kontaktieren Sie [Name] unter [Standort] auf [Telefon]." Der Name ist der Name des Ansprechpartners im Tab Konto unter Einstellungen, die Telefonnummer ist das Standorttelefon des Standorts. Halten Sie beides aktuell — diese Meldung liest ein Kunde, wenn er an einem Schloss steht, das ihm keinen Code gibt.

Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen prüfen

Kunden müssen an der Kasse "Ich akzeptiere die Allgemeinen Geschäftsbedingungen." anhaken, und der Text, den sie dort öffnen, ist Ihrer. Vermieter sind schon mit AGB-Vorlagen voller Platzhalter live gegangen oder mit AGB, die Namen und Kontaktdaten eines anderen Unternehmens enthielten — und die Kunden kontaktierten dann den, der in den AGB genannt war.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kundenfluss (oder in den eigenen Tab Kundenfluss des Standorts, wenn dieser standortspezifische Einstellungen nutzt).
2. Suchen Sie unter Wichtige Einstellungen den Punkt Allgemeine Geschäftsbedingungen — "Kunden akzeptieren diesen Text beim Bezahlen, wenn sie "Ich akzeptiere die Allgemeinen Geschäftsbedingungen" anhaken. Es ist die rechtlich bindende Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Kunden, halten Sie sie daher vollständig und aktuell."
3. Klicken Sie auf AGB bearbeiten. Steht auf der Karte "Noch keine AGB hinzugefügt.", akzeptieren Kunden einen leeren Text.
4. Stellen Sie sicher, dass die AGB Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten nennen und keinen übrig gebliebenen Vorlagentext wie Platzhalter in eckigen Klammern enthalten.

Auch hier hilft Rentalbuddy: AGB mit Platzhaltertext aus einer Vorlage, sehr kurze AGB, fehlende AGB oder derselbe Text in mehreren Sprachen werden im Tab Kundenfluss und auf der Startseite unter Zur Durchsicht markiert (zum Beispiel "Die Geschäftsbedingungen für Beach sollten geprüft werden."). Die Anleitung zum Kundenfluss listet die Prüfungen auf.

Rentalbuddy kann auf Anfrage Beispielvorlagen für AGB bereitstellen. Sie sind nur ein Ausgangspunkt; passen Sie sie an Ihr Unternehmen an und lassen Sie sie für Ihr Land prüfen.

Die üblichen Fragen beantworten, bevor Kunden sie stellen

Viele Fragen von Mietern lauten „Was ist inbegriffen?“, „Wo genau ist das?“ und „Kann ich stornieren?“. Stehen die Antworten nirgends im Buchungsablauf, suchen Kunden nach einem Kontakt — und der am leichtesten zu findende kann unserer sein.

• Rentalbuddy-Buchungsseite — buchen Kunden auf einer Seite, die Rentalbuddy für Sie bereitstellt, füllen Sie den Bereich Inhalt im Tab Website des Standorts aus: Firmenname, Tagline und Beschreibung ("Bearbeiten Sie Tagline und Beschreibung für jede Sprache, die auf der Buchungsseite verwendet wird.").
• Produktbeschreibungen — schreiben Sie, was inbegriffen ist, welche Größen es gibt und was der Kunde mitbringen muss. Siehe die Anleitung zum Anlegen und Verwalten von Produkten.
• Die Bestätigungs-E-Mail — Wegbeschreibung, Abholhinweise und Ihre Stornierungsregeln in den E-Mail-Text; der Baustein Wegbeschreibung - Standort fügt einen Kartenlink hinzu.

Von einem Partner verwaltete Konten

Hat ein Rentalbuddy-Partner Ihr Konto eingerichtet und verwaltet es, ist es auf der Mieterseite genauso: Ihre Kunden sehen die an Ihren Standorten gespeicherten Kontaktdaten, die Schritte oben gelten also unverändert.

Für Ihre eigenen Fragen als Vermieter ist Ihr Partner meist der erste Ansprechpartner. Unter Einstellungen → Fakturierung zeigt der Admin das an: "Dieses Konto wird von [Partner] verwaltet." oder "Sie sind über [Partner] abonniert. Weitere Informationen zu Ihrem Abonnement finden Sie unter [Link]."

Partner, die Standorte für ihre Kunden einrichten: Tragen Sie an jedem Standort, den Sie anlegen, Telefon und E-Mail des Kunden selbst ein, nicht Ihre eigenen und nicht die von Rentalbuddy.

Ein kurzer Check vor der Saison

• An jedem Standort sind Standort-E-Mail und Standorttelefon mit Ihren eigenen Daten ausgefüllt, und die Startseite zeigt unter Zur Durchsicht nichts zu Kontaktdaten.
• Eine echte Bestätigungs-E-Mail zeigt Ihre Daten, ohne [Site Phone] oder [Site Email].
• Ihre AGB unter Wichtige Einstellungen sind Ihre eigenen, vollständig und frei von Vorlagenplatzhaltern.
• Der Name des Ansprechpartners im Tab Konto ist jemand, der noch bei Ihnen arbeitet.
• Ihr E-Mail-Text sagt Kunden, wie sie Sie während der Miete erreichen.

Häufige Fragen

Warum rufen unsere Kunden Rentalbuddy an statt uns? Meist, weil Standorttelefon und Standort-E-Mail eines älteren Standorts leer sind oder noch die Daten von Rentalbuddy enthalten, sodass der einzige Name in der E-Mail und auf der Entsperrseite unserer ist. Tragen Sie im Tab Standorteinstellungen jedes Standorts Ihre eigenen ein; solche Standorte sind markiert und werden auf der Startseite unter Zur Durchsicht aufgeführt.

Wo sehen Kunden die Standort-E-Mail und das Standorttelefon? Bei der Buchung und in ihren Bestätigungs-E-Mails, wie die Zeile über dem E-Mail-Feld sagt. Auch die Seiten zum Entsperren, Zurückgeben und Stornieren zeigen sie.

Warum kann ich die Telefonnummer von Rentalbuddy nicht als Standorttelefon speichern? Dann würden Kunden Rentalbuddy anrufen, und Rentalbuddy kann ihnen bei ihrer Buchung nicht helfen. Geben Sie eine Nummer und eine E-Mail-Adresse an, unter denen Ihre eigenen Mitarbeiter erreichbar sind.

In der Bestätigungs-E-Mail steht „[Site Phone]“ und „[Site Email]“ — was ist das? Für diesen Standort sind kein Telefon und keine E-Mail gespeichert. Tragen Sie sie unter Standort und Kontaktdaten im Tab Standorteinstellungen des Standorts ein; die nächsten E-Mails zeigen Ihre echten Daten.

Kunden antworten auf die Buchungs-E-Mail, aber wir bekommen die Antwort nie. Die E-Mail kommt von einer No-Reply-Adresse, und Antworten erreichen Sie nicht. Schreiben Sie Ihr Telefon und Ihre E-Mail in den E-Mail-Text und lassen Sie Kontaktdaten - Standort eingeschaltet.

Kann ich den Absendernamen oder die Absenderadresse der E-Mails ändern? Nicht im Admin. Die E-Mails kommen von der No-Reply-Adresse von Rentalbuddy und zeigen derzeit RentalBuddy als Absender — sorgen Sie also dafür, dass Ihre eigenen Kontaktdaten in der E-Mail selbst stehen.

Wie bekomme ich unsere Telefonnummer in die E-Mail, die nach der Buchung verschickt wird? Speichern Sie sie als Standorttelefon am Standort; der Baustein Kontaktdaten - Standort in der E-Mail zeigt sie automatisch an.

Unsere AGB nennen ein anderes Unternehmen und enthalten Platzhaltertext — wo ändere ich sie? Unter Einstellungen → Kundenfluss → Wichtige Einstellungen → Allgemeine Geschäftsbedingungen → AGB bearbeiten, oder im eigenen Tab Kundenfluss des Standorts, wenn dieser standortspezifische Einstellungen nutzt.

Unser Konto wird von einem Partner verwaltet — wen sollen unsere Kunden kontaktieren? Sie. Ihre Kunden sehen die Kontaktdaten Ihrer Standorte; der Partner ist Ihr eigener Ansprechpartner für Fragen zu Ihrem Konto.

Beantwortet Rentalbuddy unsere Mieter für uns? Nein. Rentalbuddy unterstützt Sie als Vermieter; Mieter müssen Sie erreichen können, deshalb müssen Ihre Kontaktdaten an jedem Standort stehen.