Gestiona tus clientes (lista, consentimiento de email, exportación)

Clientes en el menú es la lista de todas las personas que han reservado contigo, además de las que hayas añadido a mano.

Hay una cosa que explica la mayoría de las sorpresas de esta página: un cliente se identifica por su dirección de correo electrónico. Hay una ficha de cliente por dirección de correo y por cuenta, compartida por todas tus ubicaciones, y cada nueva reserva con ese correo reescribe la ficha con lo que se escribió en el formulario de reserva. La última sección, «Por qué los datos de un cliente cambiaron solos», lo explica a fondo — léela antes de dedicar tiempo a ordenar los datos de clientes.

La lista de clientes

Cada fila muestra Nombre, Correo electrónico, Número de teléfono y Consentimiento para emails (Sí o No). Si tu cuenta tiene las membresías activadas, también verás Miembro, Se aplica en y Descuento; en cuentas sin membresías esas tres columnas simplemente no existen.

Busca con el cuadro buscar clientes. Encuentra nombre, correo, número de teléfono y el Sí / No de Consentimiento para emails — nada más. Una calle, una ciudad o un país no dan resultados, porque los campos de dirección no se buscan.
Ordena — haz clic en un encabezado de columna. La lista empieza ordenada por Nombre.
Haz clic en una fila, o en el icono del engranaje (Ver y editar detalles) al final de la fila, para abrir el cliente.
Abrir en una pestaña nueva — cada fila es un enlace de verdad: Ctrl-clic (Cmd-clic en Mac), clic con la rueda, o clic derecho y «Abrir en una pestaña nueva» de tu navegador; en el móvil, mantén pulsada la tarjeta. Puedes seleccionar un correo de la lista para copiarlo sin abrir el cliente. Regresa en un cliente abierto en una pestaña nueva te lleva a la lista de clientes.

La página carga toda la lista de clientes de entrada y busca en tu navegador, así que en una cuenta muy grande puede tardar un poco en abrirse, pero la búsqueda es instantánea.

Tu búsqueda, los chips de miembro, el orden, la página y el número de filas por página se guardan en la dirección de la página. Al volver desde un cliente (con Regresa o el botón Atrás del navegador) recuperas la lista tal como la dejaste, al recargar se mantiene, y puedes guardar el enlace en favoritos o compartirlo. Si eliges Clientes en el menú, la lista se abre desde cero.

Filtrar miembros con los chips

En cuentas con membresías hay una fila de chips con la etiqueta Miembro: encima de la tabla: Todo, Activo, Caducado, Desactivado y No.

Cada chip muestra cuántos clientes obtendrías al elegirlo, contados después de tu búsqueda.
Puedes activar varios chips a la vez; la lista muestra entonces los clientes que coinciden con cualquiera de ellos. Todo borra la selección.
Un chip sin resultados aparece en gris y se mueve al final de la fila.

En la columna Miembro, un miembro activo muestra un Sí verde con Hasta {date}; Caducado muestra la fecha de fin; Desactivado dice «Desactivado manualmente». Se aplica en es Todas las ubicaciones o los nombres de las ubicaciones que cubre la membresía, y Descuento es el descuento de miembro. La gestión de las propias membresías se explica en la guía de membresías.

Consentimiento para emails

Consentimiento para emails muestra si el cliente marcó la casilla del boletín en el formulario de reserva («Acepto newsletters y ofertas de» seguido del nombre de tu ubicación). Es No salvo que la marcara.

No puedes cambiar el consentimiento en el admin: el formulario del cliente no tiene campo de consentimiento. El valor solo se actualiza cuando el mismo correo vuelve a reservar — y entonces se pone lo que indicó esa reserva, de modo que un cliente que marcó la casilla una vez y no la siguiente vuelve a No.

Usuarios socios: varias cuentas en una lista

Si eres un usuario socio que gestiona cuentas de clientes, la lista tiene una columna extra nombre de empresa y un interruptor Ver todas las cuentas. Activado, ves los clientes de todas las cuentas que gestionas; desactivado, solo los de la cuenta con la que has iniciado sesión. Al crear un cliente también se te pedirá entonces que elijas la cuenta (Seleccionar cuenta).

Qué se guarda de un cliente

Abre un cliente y verás un formulario:

Identificación del cliente y Creado — solo lectura.
Nombre de pila, Apellido, Correo electrónico, Número de teléfono — obligatorios.
DIRECCIÓN, Código postal, Ciudad, País — opcionales.

Número de teléfono tiene un selector de prefijo de país y debe ser un número posible para ese país. País es una lista de países con búsqueda — escribe unas letras y elige; «No se encontró ningún país» significa que lo escrito no coincide con ningún país.

Esa es toda la ficha: no hay campo de notas, ni etiquetas, ni gasto total, ni número de reservas. Consentimiento para emails aparece en la lista y en la exportación, pero no en el formulario (ver arriba).

Creado no significa «cliente desde». Se reescribe cada vez que el cliente hace una nueva reserva, así que normalmente muestra su reserva más reciente y no la primera.

De dónde sale el País

Cuando un cliente reserva, País es lo que eligió en el campo de país del formulario de reserva (si lo pides). Si lo dejó vacío, el widget de reservas lo rellena según el país de su número de teléfono. Así que la mayoría de los clientes tienen país aunque no muestres el campo. El gráfico de nacionalidades del panel se calcula a partir del teléfono de la reserva, no de este campo (consulta la guía de informes y exportaciones).

Añadir un cliente a mano

Abre Clientes.
Pulsa Agregar nuevo cliente.
Rellena al menos Nombre de pila, Apellido, Correo electrónico y Número de teléfono.
Pulsa Ahorrar. Verás ¡Nuevo cliente creado!

Bajo el campo de correo pone «Cada correo electrónico solo puede pertenecer a un cliente.» Si otro cliente de la cuenta ya usa ese correo, verás Otro cliente en esta cuenta ya utiliza este correo electrónico. y no se guarda nada.

Editar un cliente

Abre el cliente desde la lista.
Cambia los campos que necesites.
Pulsa Ahorrar en la barra superior. Verás ¡Cliente actualizado!

Al guardar pasan dos cosas sin avisar, y ninguna pide confirmación:

Cambiar el nombre reescribe el nombre en todas las reservas de ese cliente. Las reservas antiguas muestran la nueva grafía. Normalmente es lo que quieres al corregir una errata, pero no si estás reutilizando una ficha para otra persona.
Cambiar el correo traslada sus membresías a la nueva dirección, para que un miembro conserve el descuento al reservar con el nuevo correo. En cuentas con membresías, el campo de correo te lo recuerda: «Los descuentos de membresía se aplican cuando este cliente reserva con esta dirección de correo.»

El nuevo correo no puede pertenecer a otro cliente de la cuenta — verás el mismo mensaje Otro cliente en esta cuenta ya utiliza este correo electrónico.

Número de teléfono es obligatorio en este formulario, aunque las reservas pueden crear clientes sin teléfono. Si un cliente antiguo no tiene teléfono, rellena uno antes de poder guardar cualquier otro cambio.

Ver las reservas de un cliente: Historial de pedidos

Baja en la ficha del cliente hasta Historial de pedidos. Ahí aparecen todas las reservas vinculadas a ese cliente, en todas tus ubicaciones y todas las fechas, con Creado, Tipo de pedido (Reserva o Membresía), N º de pedido, Comenzar, Fin, Cerradura, Canal, Valor, Estado de pago, Estado, Ubicación e Impreso. Cerradura muestra el número o los números de cerradura que usó cada reserva, y un chip Prueba junto al estado marca una reserva de prueba (consulta la guía para buscar y filtrar reservas).

Haz clic en una fila para abrir esa reserva, o Ctrl-clic (Cmd-clic) o clic con la rueda para abrirla en una pestaña nueva.
Mostrar filas de prolongación e Incluir compras de membresía controlan si las ampliaciones y las compras de membresía aparecen como filas propias. Son los mismos interruptores que en la lista Reservaciones.
Marca filas para activar Exportar e Imprimir solo para esas reservas — funcionan exactamente igual que en la lista Reservaciones (consulta la guía para encontrar y filtrar reservas). La casilla del encabezado marca las reservas de la página actual; Seleccionar todas ({count}) en la línea encima de la lista marca todas las reservas del cliente, y Claro las desmarca. Las filas de ampliación se omiten cuando marcas en bloque.

Así es también como encuentras una reserva por el correo o el teléfono del cliente, algo que la búsqueda de Reservaciones no cubre.

Si el cliente tiene una membresía, aparece encima del historial la tarjeta Detalles de membresía con Ubicación, Añadido mediante, Descuento, Válido hasta y Estado, donde puedes editar, desactivar o eliminar la membresía (consulta la guía de membresías).

Las reservas hechas sin correo electrónico no se vinculan a ningún cliente y nunca aparecen aquí.

Reservar por un cliente

Abre el cliente.
Asegúrate de que la ubicación donde quieres reservar está elegida en el selector Ubicación arriba del menú de la izquierda.
Pulsa Reservar para el cliente en la barra superior de la página del cliente.

La ventana de reserva se abre sobre el admin con el nombre, el correo, el teléfono, la dirección, el país y el consentimiento del boletín del cliente ya rellenados. Termina la reserva como siempre (la guía para cambiar, mover o cancelar una reserva explica las reservas desde el admin y el pago).

Si no se abre, el mensaje te dice por qué:

Seleccione una ubicación en el selector de ubicación antes de reservar para un cliente. — elige primero una ubicación en el selector Ubicación del menú de la izquierda.
El complemento de reservas no está cargado. En pantallas pequeñas, abra primero el menú e inténtelo de nuevo. — en el móvil o en una ventana estrecha, abre el menú una vez y vuelve a pulsar el botón.
No pudimos obtener su token de sesión. Actualice la página e inicie sesión de nuevo. — recarga el admin e inicia sesión.

Exportar clientes a un archivo CSV (Excel)

Marca los clientes que quieras. La casilla del encabezado (Seleccionar todo en el móvil) marca todo lo que coincide con tu búsqueda y tus chips actuales — la forma fácil de exportar «todo lo que veo». En el móvil, abre Opciones y activa primero Seleccionar clientes al pulsar.
Pulsa Exportar. El botón muestra cuántos hay seleccionados, por ejemplo Exportar (12), y está en gris hasta que marcas al menos uno.

Obtienes un archivo llamado customers.csv con estas columnas: ID, First name, Last name, Email, Phone number, después Member, Coverage y Discount en cuentas con membresías, y después Address, Zip code, City, Country y Consent To Email. Country contiene un código de país de dos letras (por ejemplo se); los clientes antiguos pueden tener el nombre del país en su lugar. Los encabezados de columna y los valores Yes/No siempre están en inglés, sea cual sea el idioma en que uses el admin.

Para enviar un boletín solo a los clientes que lo aceptaron, abre el archivo en Excel y filtra Consent To Email por Yes.

En el móvil

La lista se convierte en tarjetas bajo el encabezado Clientes, con Opciones (los chips de miembros, Seleccionar clientes al pulsar y Exportar) y Ordenar (Ascendente / Descendente, y después Nombre o Correo electrónico) junto al encabezado.

Eliminar un cliente

Usa el icono de papelera (Borrar) en la fila de la lista y confirma ¿Eliminar cliente? — «¿Está seguro de que desea eliminar este cliente?» — con Eliminar cliente. No hay botón de eliminar dentro de la página del cliente.

Qué hace y qué no hace:

Solo elimina la ficha del cliente. Sus reservas no se tocan, y cada reserva conserva su propia copia del nombre, el correo y el teléfono escritos en su momento. Por tanto, eliminar un cliente no sirve para borrar a alguien del sistema.
Sus membresías no se eliminan con él; quítalas en la página de membresías si hace falta.
No se puede deshacer y no hay archivo.
Si la persona vuelve a reservar con el mismo correo, se crea una ficha de cliente nueva.

Quién puede hacer qué

Cualquiera con acceso a clientes puede ver la lista, abrir clientes y exportar. Añadir y guardar clientes requiere permiso para gestionar clientes: lo tienen los propietarios de la cuenta, los miembros y el Personal de reservas. Los lectores ven el formulario en gris, sin botón Guardar y sin Agregar nuevo cliente. El icono de papelera solo aparece para los usuarios que pueden eliminar clientes, y el Personal de reservas no puede: puede crear y editar clientes, pero no eliminarlos.

Por qué los datos de un cliente cambiaron solos

Esto es lo que hay detrás de los avisos de fichas de cliente «sobrescritas».

Cuando alguien pasa al pago en el widget de reservas — o tú haces una reserva por él desde el admin —, Rentalbuddy toma el correo del formulario de reserva, lo pasa a minúsculas y busca un cliente con ese correo en tu cuenta. Solo se comparan la cuenta y el correo: ni el nombre, ni el teléfono, ni la ubicación.

Coincidencia encontrada — el cliente existente se actualiza con todo lo del formulario de reserva: nombre, apellido, teléfono, dirección, código postal, ciudad, país, consentimiento del boletín y la fecha Creado.
Sin coincidencia — se crea un cliente nuevo.

Esto ocurre al empezar el pago, así que incluso un cliente que luego abandona el pago ha actualizado (o creado) su ficha.

Qué significa en la práctica:

Dos personas que comparten un correo se convierten en un solo cliente. Una pareja, una familia, un colegio o una empresa que reservan con la misma dirección acaban en la misma ficha, que muestra el nombre y el teléfono de quien reservó por última vez. No se puede configurar de otra forma — el correo es la identidad.
Los datos que escribiste a mano pueden sobrescribirse. Si añades una dirección y el cliente reserva después sin poner ninguna, gana el campo vacío de la reserva y tu dirección desaparece.
Las ubicaciones no separan a los clientes. Una ficha por correo para toda la cuenta, compartida por todas las ubicaciones. El mismo correo en otra cuenta de Rentalbuddy es otro cliente.
Tu historial de reservas está a salvo. Cada reserva conserva su propio nombre, correo y teléfono tal como se escribieron, así que el Historial de pedidos sigue mostrando quién hizo realmente cada reserva aunque la cabecera del cliente muestre el nombre de otra persona.
No hay herramienta para fusionar. Si la misma persona reservó con dos correos distintos, siguen siendo dos clientes y sus reservas siguen separadas.

Qué puedes hacer:

Trata la ficha de cliente como «la persona que reservó por última vez con este correo», no como un registro de CRM que te pertenece.
Si dos personas tienen que mantenerse separadas, necesitan dos direcciones de correo distintas.
Si corriges un nombre o añades una dirección, cuenta con que se sustituirá la próxima vez que reserve ese correo.
Si necesitas una lista limpia para un envío, expórtala justo después de ordenarla en lugar de dar por hecho que el orden se mantendrá.

Preguntas frecuentes

El nombre del cliente ha cambiado por el de otra persona — ¿por qué? Otra persona reservó con la misma dirección de correo, y cada reserva actualiza la ficha del cliente con lo que se escribió. Aun así, cada reserva conserva su propio nombre.

¿Puedo exportar mi lista de clientes a Excel? Sí. Marca los clientes (la casilla del encabezado coge todo lo de la búsqueda actual) y pulsa Exportar para obtener customers.csv.

¿Cómo veo quién aceptó recibir boletines? Mira la columna Consentimiento para emails, o exporta y filtra Consent To Email por Yes.

¿Puedo cambiar el consentimiento de email de un cliente? No. Viene de la casilla del boletín del formulario de reserva y solo cambia cuando ese correo vuelve a reservar.

Varias personas reservan con el mismo correo — ¿puedo mantenerlas separadas? No. Un correo es un cliente; necesitan direcciones de correo distintas para ser clientes separados.

¿Cómo hago una reserva para un cliente habitual? Abre el cliente, elige la ubicación en el selector Ubicación del menú de la izquierda y pulsa Reservar para el cliente; sus datos se rellenan solos.

¿Dónde encuentro todas las reservas de un cliente? Abre el cliente y baja hasta Historial de pedidos — abarca todas las ubicaciones y fechas.

He eliminado un cliente — ¿se han borrado sus reservas? No. Solo se elimina la ficha del cliente; las reservas se quedan, y se crea una ficha nueva si vuelve a reservar.

¿Puedo abrir varios clientes en pestañas? Sí. Haz Ctrl-clic (Cmd-clic en Mac) o clic con la rueda en una fila, o clic derecho para abrirla en una pestaña nueva.

Mi búsqueda sigue ahí cuando vuelvo a la lista — ¿por qué? La lista de clientes guarda tu búsqueda, los chips, el orden y la página en la dirección de la página. Vacía el cuadro de búsqueda o elige Clientes en el menú para empezar de cero.

¿El Personal de reservas puede añadir o eliminar clientes? Puede añadir y editar clientes, pero no eliminarlos: el icono de papelera solo se muestra a los usuarios que pueden eliminar clientes, como propietarios y miembros.

¿Cómo marco todas las reservas de un cliente en el Historial de pedidos? Marca la casilla del encabezado para coger la página actual y luego pulsa Seleccionar todas ({count}) en la línea encima de la lista para coger todas las reservas de ese cliente.