Lista de configuración para nuevos operadores: de una cuenta vacía a la primera reserva

Montar un negocio de alquiler toca muchas pantallas, y el orden importa: varios pasos están bloqueados hasta que se completa uno anterior. Esta lista es el orden que funciona. Cada paso es corto y te lleva a un artículo más profundo cuando lo necesites.

La guía integrada cubre lo esencial

Al iniciar sesión, la página Inicio muestra una Guía con los seis pasos que el sistema comprueba por ti:

Únete a Rentalbuddy — hecho automáticamente al crearse tu cuenta
Crea tu primera ubicación
Crear un producto
Configurar pagos
Configurar cerraduras y acceso (solo se muestra si tienes una ubicación sin personal)
Activa tu cuenta

Recorre la Guía y te dirá qué sigue faltando. La lista de abajo es el mismo recorrido con los pasos que la Guía no controla: impuestos, fechas abiertas, el botón de reserva, los textos de los correos y una reserva de prueba.

1. Crea tu cuenta y verifica tu correo

Regístrate en la página Crear una cuenta con Nombre, Correo electrónico (nombre de usuario), Número de teléfono y Contraseña, y acepta los Términos y condiciones.

Después te lleva a Verifica tu dirección de correo electrónico: "Por favor, revisa tu bandeja de entrada y haz clic en el enlace de verificación que te enviamos." No puedes iniciar sesión hasta hacerlo: la página de acceso dirá "Dirección de correo electrónico no verificada, inicio de sesión prohibido." Si el correo no llega, revisa el spam y usa Enviar un nuevo enlace (hay un breve tiempo de espera entre envíos).

2. Rellena los datos de tu empresa y elige tu divisa

En el menú de la izquierda, abre Ajustes → la pestaña Cuenta, y rellena Información de la empresa. Estos datos se muestran a tus clientes, así que acierta con ellos pronto.

En Ajustes → Pagos defines tu Divisa. Haz esto antes que cualquier otra cosa relacionada con el dinero: la divisa solo se puede cambiar mientras la cuenta no tenga reservas activas ni futuras en ninguna ubicación. En cuanto existan reservas, el campo se bloquea.

3. Conecta Stripe

Rentalbuddy acepta pagos con tarjeta a través de Stripe. Abre Ajustes → Pagos → Pagos en línea y haz clic en Conéctate a Stripe para comenzar a gestionar pagos.

Se te pedirá elegir:

Soy nuevo en Stripe → Crear una cuenta nueva: completas un registro breve en el sitio web de Stripe.
Ya uso Stripe → Conectar mi cuenta existente: fíjate en el aviso: "Importante: Stripe solo permite vincular tu cuenta a una plataforma de negocio a la vez. Si tu cuenta de Stripe sigue conectada a otro servicio, desconéctala allí primero o usa otra cuenta de Stripe."

Cuando funciona verás ¡Stripe conectado exitosamente!

Ver también: Rentalbuddy o Stripe: ¿dónde tengo que ir para cada cosa?.

4. Configura tus tipos impositivos

Los tipos impositivos se definen una vez para toda la cuenta y luego se eligen por producto. Abre Ajustes → configuración de impuestos.

Este paso necesita Stripe antes: sin él, la pantalla dice "Debes conectar Stripe para crear y gestionar impuestos." La vía más rápida es Generar impuestos predeterminados, que crea los tipos estándar de tu país. También puedes usar Agregar nuevo impuesto (país, Tipo de impuesto, Porcentaje (%), Exclusivo/Inclusivo) o, si ya mantienes tipos en Stripe, Sincronizar desde Stripe.

5. Crea tu ubicación

En el menú de la izquierda, abre Ubicaciones → Agregar nueva ubicación.

En la pestaña Configuración de la ubicación, rellena Nombre de tu ubicación, los campos de dirección y la Zona horaria. Pon Presencia de personal en Sin personal si vas a usar cerraduras inteligentes, o en Con personal si el personal entrega el equipo: el texto de ayuda lo dice exactamente así. En Idioma y zona horaria también eliges Lenguaje principal e Idiomas a mostrar en la vista de reservas.

Casi todo lo demás —productos, pagos, cerraduras— está bloqueado hasta que exista una ubicación.

Ver también: Ubicaciones y estaciones explicadas (y dónde vive cada ajuste).

6. Decide cómo llegan los clientes a tu reserva

Abre la pestaña Botón Reservar de la ubicación. En ¿Dónde reservan los clientes? eliges:

Sitio Rentalbuddy — una página de reserva sencilla alojada por nosotros. Nada que instalar.
Mi propio sitio web → Enlace de reserva — pegas un enlace en tu sitio.
Mi propio sitio web → Integrado en tu sitio web — el botón de reserva vive en tu propia página. Esta es la opción que necesita las dos piezas de código, y en la que debes rellenar URL donde está implementado el botón de reservar.

Si eliges la opción integrada, acierta con esa URL: Rentalbuddy construye a partir de ella los enlaces de inicio de alquiler, devolución, prolongación y cambio de horario en los correos a tus clientes. Una dirección incorrecta envía a los clientes a la página equivocada.

Ver también: Instalar el botón de reserva en tu sitio web.

7. Define tus fechas abiertas

Abre la pestaña Fechas abiertas de la ubicación. Nada es reservable hasta que lo hagas: "Para aceptar reservas, cree al menos un período de tiempo a continuación. Los períodos de tiempo definen cuándo su ubicación está disponible para alquileres."

Usa Crear nuevo periodo de tiempo, dale un Nombre del periodo, un Inicio del periodo y un Fin del período, y define el Horario de recogida y las Horas de regreso por día de la semana (Igualar todos los días al lunes ahorra tiempo). Luego revisa el Intervalo de reserva (los incrementos de tiempo en los que pueden reservar los clientes), los Límites de duración de reserva (duración mínima y máxima del alquiler) y, si necesitas tiempo de limpieza, el Tiempo de bloqueo después de la reserva. Los días sueltos que se salgan de la norma van en Fechas personalizadas.

Ver también: Horarios de apertura y fechas abiertas.

8. Crea tus productos con precios

Asegúrate de tener una ubicación seleccionada en la barra de navegación y después abre Productos → Añadir nuevo producto en el menú de la izquierda.

Elige el tipo (Producto de alquiler, Accesorio de alquiler, Seguro, Evento o Membresía), rellena la Información básica y los Nombres y descripciones del producto, define el Inventario (Número de unidades: cuántos tienes físicamente) y elige tu impuesto en Impuestos.

En Configuración de precios eliges cómo cobras: Precio por unidad, Precio por hora o Precios estructurados ("Establecer diferentes precios para diferentes duraciones") cuando un alquiler de 3 horas no debería costar simplemente tres veces el precio por hora.

Ver también: Crear y gestionar productos y Complementos y accesorios.

9. Crea tus estaciones y empareja tus cerraduras

Sáltate este paso si tu ubicación es Con personal.

En el menú de la izquierda, abre Estaciones → Agregar nueva estación, dale un Nombre de la estación y elige la Ubicación y el Tipo de casillero. Una estación es el punto físico donde están tus cerraduras; una ubicación es la sede de negocio a la que pertenece.

Para cerraduras Igloohome, la guía Conectar con Igloohome recorre tres pasos: Descargar la aplicación, Emparejar cerraduras (siguiendo la guía propia de Igloohome) y Sincronizar con Igloohome. Hay algo que despista a mucha gente y que la propia aplicación señala: después de autorizar a Rentalbuddy, tus cerraduras no se sincronizarán hasta que añadas un método de pago en el portal Igloo Connect.

Ver también: Conecta y gestiona tus cerraduras inteligentes.

10. Vincula cada producto a una cerradura

Abre la estación y usa la tabla de cerraduras. Cada fila de cerradura tiene una columna Producto: elige qué producto es esa unidad física. Una cerradura sin producto muestra Sin producto asignado, y la estación te avisa: "Los clientes no pueden reservar estos bloqueos hasta que cada uno tenga un producto."

Enciende también Activo. El tooltip es explícito: "Cuando una cerradura está activa, los clientes pueden reservar el producto asignado a esa cerradura. Si está inactiva, ese producto no aparece y no se puede reservar." Usa Activar todas las cerraduras para hacerlo de una vez.

Este es el paso que más se saltan los operadores: la disponibilidad la controlan las cerraduras, no solo el número de inventario del producto.

11. Pon el botón de reserva en tu sitio web

Si en el paso 6 elegiste Integrado en tu sitio web, aquí es donde lo instalas: copia Copiar código del motor de reservas una vez en el código global de tu sitio, y Copiar código del botón en la página donde debe aparecer el botón.

El fallo más común aquí es pegar el script más de una vez: eso rompe el pago. Las instrucciones completas, por creador de sitios web, están en Instalar el botón de reserva en tu sitio web.

12. Edita tu correo de confirmación

Abre Ajustes → Configuración de correo electrónico. En Correos predeterminados encontrarás Correo de confirmación: despliégalo para editar el Asunto del correo, el Texto de introducción y el Texto de cierre, y para elegir qué bloques y botones contiene el correo (Detalles de la reserva, Indicaciones – Ubicación, Descargar recibo, Iniciar reserva, Finalizar reserva, etc.). La Vista previa del correo electrónico muestra el resultado.

En Tus correos puedes crear correos automatizados adicionales con su propio disparador y ámbito de ubicación. El interruptor Activo importa: "Si Activo está desactivado, este correo no se enviará a los clientes."

Ver también: Edita tu correo de confirmación y configura recordatorios.

13. Activa tu cuenta

El último paso de la Guía es Activa tu cuenta — "Añade una suscripción para activar tu cuenta y empezar a recibir reservas." Usa Añadir facturación, o Ajustes → Facturación más adelante. Tu periodo de prueba no te mantendrá activo para siempre.

14. Haz una reserva de prueba, de principio a fin

No salgas en producción sin hacer esto una vez tú mismo. Quieres ver toda la cadena: reserva → pago → correo de confirmación → código PIN o recogida → devolución.

Usa un código promocional del 100 % para no tener que pagarte a ti mismo. Abre Códigos promocionales → Crear código promocional, pon Tipo de descuento en Porcentaje e introduce 100 en el campo Por ciento. 100 está permitido: el propio mensaje de validación del formulario es "Introduce un porcentaje de 1 a 100". Dale una caducidad corta y pon Uso máximo total en 1 o 2 para que un cliente real no pueda toparse con él; después, deja el Estado del código en Inactivo cuando termines de probar.

Dos cosas que vigilar: si pones un Valor mínimo de pedido en el código puede que no se aplique a tu pequeña reserva de prueba, y el paso de pago sigue apareciendo con un total de cero — simplemente Stripe no pide datos de tarjeta. El truco completo está en Crear y gestionar códigos promocionales.

Después reserva como lo haría un cliente: abre tu propia página de reserva o la página de tu sitio web con el botón, completa la reserva y comprueba que llega el correo de confirmación con un enlace que funcione. Hay un botón Vista previa en la pestaña Botón Reservar que abre tu flujo de reserva en una pestaña nueva, muy útil para comprobar la incrustación, pero una vista previa no es una reserva real, así que haz también una de verdad.

Ver también: Los clientes no reciben código PIN (o el código no abre la cerradura) y El cliente dice que no le ha llegado el correo de confirmación: las dos cosas que más probablemente te sorprendan tu primer día en producción.

Referencia rápida

Paso	Dónde
Crear cuenta, verificar correo	Página de registro
Datos de la empresa, divisa	Ajustes → Cuenta / Pagos
Conectar Stripe	Ajustes → Pagos → Pagos en línea
Tipos impositivos	Ajustes → configuración de impuestos
Ubicación	Ubicaciones → Agregar nueva ubicación → Configuración de la ubicación
Cómo reservan los clientes, URL del sitio	Ubicación → Botón Reservar
Fechas abiertas y horarios	Ubicación → Fechas abiertas
Productos y precios	Productos → Añadir nuevo producto
Estaciones y cerraduras	Estaciones → Agregar nueva estación
Producto en cada cerradura	Estación → tabla de cerraduras → Producto, Activo
Botón de reserva en tu sitio	Ubicación → Botón Reservar
Correo de confirmación	Ajustes → Configuración de correo electrónico
Suscripción	Ajustes → Facturación
Reserva de prueba	Códigos promocionales → código del 100 %, y luego reservar de verdad