Configurar y gestionar membresías

Una membresía es un descuento porcentual en los alquileres, válido durante un número de meses y vinculado a la Dirección de correo electrónico de un cliente. Esa es toda la funcionalidad: no hay tiempo de alquiler gratuito, ni tarjeta de puntos, ni derechos específicos por producto.

La parte del correo es lo que hay que recordar, y el admin lo repite en varios sitios: "Las membresías se vinculan a los clientes por correo electrónico. Debe usarse la misma dirección al reservar para que se aplique el descuento de miembro." Un miembro que reserva con otra dirección no obtiene descuento, y nada se lo indica ni a él ni a ti.

Todo está en Membresías, en el menú, que tiene cuatro pestañas: Configuración, Caja, Miembros y Compras.

Paso 1: activar las membresías

1. Abre Membresías y quédate en la pestaña Configuración.
2. Activa Activar membresías.
3. Responde a ¿Dónde deben aplicarse las membresías?: véase la sección siguiente, esta importa.
4. Define Descuento de miembro predeterminado (%). Texto de ayuda: "Se usa para miembros añadidos/importados manualmente sin descuento específico del producto. El descuento se aplica al importe total de la reserva." Debe estar entre 0 y 100; si no, obtienes Introduzca un descuento entre 0 y 100.
5. Define Duración de membresía predeterminada (meses): entre 1 y 120; si no, Introduzca una duración de membresía entre 1 y 120 meses.
6. Pulsa Ahorrar.

Las demás pestañas permanecen atenuadas hasta que esto se guarde.

Después de guardar aparece un panel Primeros pasos que te indica lo que está configurado y qué hacer a continuación. También te informa de los correos que Rentalbuddy ha creado por ti: véase más abajo.

Guardar aquí todavía no hace que se pueda vender nada. Activar las membresías y crear el producto de membresía son dos pasos distintos, y los operadores se paran con frecuencia después del primero y se preguntan por qué sus clientes no ven nada. Hasta que ese producto exista, no aparece ninguna opción de membresía en tu ventana de reserva. El panel Primeros pasos te marca el segundo paso — Vender membresías online, etiquetado como Recomendado — con un enlace Cree uno que lleva directamente al formulario del producto.

Paso 2: elegir dónde se aplican las membresías

¿Dónde deben aplicarse las membresías? tiene dos respuestas, y la elección condiciona todo lo que viene después:

• Todas las ubicaciones: "Los miembros pueden usar su descuento al reservar en cualquiera de sus ubicaciones de alquiler." Una membresía por persona cubre toda tu cuenta, incluidas las ubicaciones que añadas más adelante. Un único producto de membresía que mantener.
• Por ubicación: "Los miembros solo obtienen el descuento en la ubicación para la que se registraron. Añada una membresía separada para cada ubicación adicional." Una persona que quiera dos ubicaciones necesita dos membresías, y tú necesitas un producto de membresía en cada ubicación.

Elige Todas las ubicaciones salvo que tus ubicaciones sean, de cara a tus clientes, negocios realmente distintos.

Cambiar de opinión más adelante

Puedes cambiar libremente hasta que crees tu primer producto de membresía. A partir de ahí el ajuste se bloquea y muestra "Use el botón de abajo para cambiar dónde se aplican las membresías. Es posible que deba actualizar sus productos de membresía."

Pulsa Cambiar dónde se aplican las membresías para abrir el diálogo de migración. Léelo con atención: hace dos cosas muy distintas según la dirección del cambio.

• De Por ubicación a Todas las ubicaciones: aparece Elija qué productos de membresía conservar, con "Desmarque productos duplicados en otras ubicaciones. Los productos no seleccionados se eliminarán." Todo lo que desmarques se borra. Esta es la dirección destructiva; estás consolidando un producto por ubicación en un único producto.
• De Todas las ubicaciones a Por ubicación: no se borra nada. Se te muestra Sus productos de membresía y se te indica que cada producto solo se venderá en la ubicación señalada, y que para ofrecer la misma membresía en otro sitio debes ir a Productos, usar Copiar y elegir dónde debe venderse.

En cualquier caso, el diálogo lo dice sin rodeos: "Los miembros existentes no se ven afectados hasta que los edite individualmente." El cambio se aplica a los productos y a las compras futuras únicamente.

Los miembros que se dieron de alta con el ajuste anterior siguen funcionando con el ajuste anterior y aparecen en la lista Miembros con un chip Legacy. Si quieres pasar a uno de ellos a tu ajuste actual, ábrelo con Editar y cambia ¿Dónde deben aplicarse las membresías? en ese miembro. No hay conversión masiva.

Paso 3: dejar que los clientes compren una

Los clientes compran una membresía a través de un producto, en la misma ventana de reserva que usan para los alquileres.

1. Ve a Productos y crea un producto con el tipo Membresía. Elige el tipo con cuidado: no se puede cambiar una vez creado el producto.
2. En Configuración de membresía, rellena:
   • Precio de membresía: lo que paga el cliente. "Introduzca 0 para una membresía gratuita".
   • Descuento de alquiler (%): lo que los miembros obtienen realmente de descuento en sus alquileres. "Descuento en alquileres mientras la membresía está activa. Introduzca 0 si no hay descuento. El descuento se aplica al importe total de la reserva."
   • Duración de la membresía (meses): cuánto dura. Déjalo vacío y usa el valor predeterminado de tu cuenta, que el propio campo te indica.
   • El tipo de IVA, como en cualquier producto.
3. Guarda el producto.

Si estás en Por ubicación, crea un producto de membresía en cada ubicación que deba vender membresías. En Todas las ubicaciones, con un producto basta: se ofrece en todas partes.

El Descuento de alquiler del producto es lo que reciben los compradores, con una trampa. Poner a 0 el Descuento de alquiler (%) del producto no significa que los miembros se queden sin descuento: en el momento de reservar, al miembro se le aplica en su lugar el Descuento de miembro predeterminado (%) de tu cuenta, que normalmente es solo un valor de reserva para los miembros que añades a mano o importas. Si de verdad quieres una membresía sin ningún descuento, pon a 0 tanto el descuento de alquiler del producto como el valor predeterminado de la cuenta.

Si intentas crear un producto de membresía antes de elegir un modo de cobertura, se te indica Configure dónde se aplican las membresías en la página Membresías antes de crear un producto de membresía.

La pestaña Caja

Por defecto, comprar una membresía pide la misma información que hacer una reserva: "Los clientes verán los mismos requisitos de checkout personalizados que al hacer una reserva. Nombre, correo y teléfono son siempre obligatorios. También usamos el correo para reconocer a los miembros y aplicar su descuento en reservas futuras."

Si necesitas preguntar algo distinto cuando alguien compra una membresía, activa Usar requisitos de checkout separados para compras de membresía y añade tus campos en Requisitos de checkout de membresía. Esos campos se aplican solo a las compras de membresía: "No afectan a las reservas normales." Hay una Vista previa para que veas lo que verá el cliente.

Lo que ve el cliente

En tu ventana de reserva aparece una opción Membresías junto a la reserva normal, pero solo cuando tengas al menos un producto de membresía que coincida con tu ajuste de cobertura.

1. Primero introducen su correo: Su correo electrónico, "Introduzca su correo electrónico para ver las opciones de membresía de su cuenta."
2. Ven tus productos de membresía, cada uno mostrando el descuento como "{{percent}}% de descuento en alquileres", el precio y si es Válido en todas las ubicaciones o Válido solo en esta ubicación.
3. El botón dice Add o, si ya tienen una membresía, Ampliar ("Amplía su membresía {{months}} meses.") o Cambiar ("Sustituye su membresía actual."). Quien tenga una membresía activa ve además un aviso que le indica cuál tiene y hasta cuándo.
4. Pagan. La confirmación dice ¡Gracias por tu membresía! y explica que el descuento se aplicará automáticamente en alquileres futuros cuando usen la misma dirección de correo.

Las ampliaciones se acumulan correctamente: comprar de nuevo mientras todavía se es miembro añade los meses a la fecha de fin existente en lugar de empezar de cero.

La membresía solo pasa a estar activa cuando la compra está realmente Pagado. Una compra de membresía abandonada o sin pagar no crea ningún miembro.

Cómo llega el descuento a una reserva

Cuando un cliente escribe su correo en la cesta de reserva normal, el widget lo comprueba contra tus miembros y muestra un chip con el descuento de miembro. Rentalbuddy vuelve a comprobar el descuento cuando calcula el precio de la reserva, así que no se puede falsear, y solo se aplica si la membresía es válida para la ubicación que se está reservando.

En la reserva dentro del admin aparece en el resumen de precios como Descuento de membresía (10%): el porcentaje entre paréntesis es la tarifa del miembro.

Si un miembro introduce además un código promocional, se aplican ambos, uno después del otro en lugar de sumarse. Un 10 % de membresía más un código del 10 % sobre 1000 da 810, no 800.

Las compras de membresía son pedidos normales dentro del sistema, pero se mantienen fuera de tus listas operativas de reservas: no hay nada que entregar ni nada que devolver.

Correos

Cuando activas las membresías por primera vez, Rentalbuddy crea dos correos por ti: "uno cuando se compra una membresía y otro 7 días antes de que expire. Están listos para usar — cámbielos cuando quiera en Configuración de correo, o déjelos como están."

• La confirmación de compra sale en cuanto se paga la compra de la membresía.
• El recordatorio de caducidad se crea con un valor predeterminado de 7 días antes, pero el momento de envío puedes cambiarlo en Configuración de correo electrónico. Incluso puedes enviarlo después de la caducidad (Después de que caduque la membresía), como un aviso de "vuelve cuando quieras". Se reprograma automáticamente cada vez que la membresía cambia, y se descarta si la membresía se desactiva o se borra.

Validez y precio: cómo funcionan realmente

Toda membresía comprada cuenta desde su fecha de compra. La duración viene de la Duración de la membresía (meses) del producto (o del valor predeterminado de tu cuenta), contada desde el día en que paga el cliente — dos personas que compran el mismo producto en días distintos obtienen fechas de fin distintas. No hay forma de vender una membresía que termine en una fecha fija del calendario ("válida hasta el próximo mayo" para todo el mundo). Si lo necesitas, fija la fecha a mano:

• Añade tú mismo a los miembros, uno a uno o mediante Importar CSV, con la fecha Válido hasta que quieras.
• O véndelas online y luego edita el Válido hasta de cada comprador en la pestaña Miembros: las membresías compradas se pueden editar igual que las manuales.

Cambiar el precio o el descuento del producto solo afecta a las compras nuevas. El precio se cobra una sola vez, en el momento de la compra: los miembros existentes conservan el precio que pagaron y nunca se les vuelve a cobrar, así que subir el precio más adelante no toca a nadie que ya haya comprado. El descuento funciona igual: se copia en la membresía en el momento de la compra, así que cambiar después el Descuento de alquiler (%) del producto no cambia a los miembros existentes. Para ajustar a un miembro existente, edítalo individualmente en la pestaña Miembros.

Una membresía deja de dar descuento cuando pasa su Válido hasta. Cuándo exactamente depende de cómo se creó al miembro: los miembros que añadiste a mano o importaste están cubiertos durante todo ese día, mientras que una membresía comprada termina a la misma hora del día en que se compró. No hace falta nada más; no hay cargo de renovación ni ampliación automática. Volver a comprar antes de que caduque añade el nuevo periodo a la fecha de fin existente; una vez caducada, una compra nueva simplemente empieza a contar desde ese día.

Una cosa confunde a los operadores con regularidad: la columna Estado de la pestaña Miembros solo muestra si tú has activado o desactivado a ese miembro. Una membresía caducada sigue leyéndose Activo ahí. Para ver la caducidad de un vistazo, usa la lista Clientes, donde la columna Miembro muestra Sí con Hasta y la fecha al lado, o Caducado con la fecha debajo, o Desactivado con una nota Desactivado manualmente.

Añadir miembros a mano

Útil cuando alguien se ha dado de alta fuera de tu checkout online: te pagó en efectivo, o viene de una lista en papel.

1. Abre la pestaña Miembros.
2. Pulsa Añadir miembro.
3. Introduce su Correo electrónico. Esto es lo que lo vincula a un cliente: "Vinculamos miembros a clientes por correo. El cliente debe usar la misma dirección al reservar para recibir su descuento."
4. En cuentas Por ubicación, elige la Ubicación.
5. Ajusta el Descuento de alquiler (%) si esta persona debe diferir de tu valor predeterminado.
6. Revisa Válido hasta: viene prerrellenado con la fecha de hoy más tu duración de membresía predeterminada.
7. Pulsa Ahorrar.

Si el correo todavía no pertenece a un cliente existente, se crea automáticamente un registro de cliente para él.

Para añadir muchos de una vez, usa Importar CSV. El diálogo muestra el formato exacto para tu ajuste de cobertura: o bien email, validUntil (YYYY-MM-DD, optional), discount % (optional) o bien, por ubicación, email, siteId, validUntil, discount %. Notas que conviene tener antes de pegar:

• Un miembro por línea, sin fila de encabezado.
• Omitir la fecha da 12 meses desde hoy — un valor fijo; tu ajuste Duración de membresía predeterminada no se usa en las importaciones.
• El formato por ubicación necesita el ID interno de la ubicación, que el diálogo no te lista; para un puñado de miembros suele ser más rápido añadirlos de uno en uno.
• Obtienes Se crearon {{count}} miembro(s). y, si alguna fila ha fallado, un recuento de errores.

Ver quién tiene una membresía

Pestaña Miembros: todos los que tienen una, con Nombre, Correo electrónico, Ubicación (o Todas las ubicaciones), Añadido mediante (Compra o Entrada manual), Descuento, Válido hasta, Estado y Acciones. Busca con Buscar miembros. Marca filas para Exportar o Imprimir. Haz clic en una fila para saltar a ese cliente.

• El interruptor de Estado desactiva el descuento de un miembro sin borrarlo.
• Editar cambia su descuento, su caducidad o su correo.
• La acción de borrado pregunta "¿Seguro que desea eliminar a {{email}} como miembro?"

Pestaña Compras: cada membresía que alguien ha comprado, con Fecha de compra, Cliente, Ubicación, el importe y Estado de pago. Esta es la pestaña para saber "cuánto han aportado las membresías".

Clientes: las columnas Miembro, Se aplica en y Descuento muestran el estado de membresía directamente en tu lista de clientes, y el filtro Miembro la reduce a Activo, Caducado, Desactivado o No.

Situaciones habituales

Un miembro dice que no recibió descuento. Nueve de cada diez veces reservó con otra dirección de correo. Compara el correo de la reserva con el correo de la pestaña Miembros. No hay forma de aplicar una membresía a una reserva a posteriori desde el admin: reembolsa la diferencia manualmente si quieres respetarla.

La membresía ha caducado pero sigue mostrando Activo. Ese es el interruptor de Estado, no la caducidad. Mira Válido hasta, o la columna Miembro en Clientes.

Un miembro ha cambiado de dirección de correo. Edita el miembro y cambia el correo ahí. Esto también actualiza su registro de cliente, así que todo sigue vinculado.

Dos personas quieren compartir una membresía. Tendrían que compartir una dirección de correo, lo que además las fusiona en un único registro de cliente. No es recomendable.

Una membresía ha acabado en el cliente equivocado. No se puede mover: "Las membresías no se pueden mover entre clientes. Elimina esta membresía y añade una nueva para el cliente correcto."

Quiero dejar de vender membresías pero conservar los miembros existentes. Desactiva Activar membresías. Se te indica lo que ocurre: "Las membresías están desactivadas. Los miembros existentes no cambian; vuelva a activarlas en Configuración para ofrecer nuevas inscripciones."

Un miembro debe tener un porcentaje distinto al resto. Ábrelo en la pestaña Miembros y define su propio Descuento de alquiler (%).