De tijdlijn van Boekingsbeheer gebruiken (kalenderweergave)

Boekingsbeheer is het operationele beeld van een dag of een week: welke eenheid er op pad is, welke terugkomt en wat nog op ophalen wacht. De lijst Boekingen beantwoordt "waar is die boeking?" — dit scherm beantwoordt "wat gebeurt er nu?".

Open het via Boekingsbeheer in het menu. Het toont altijd de locatie die is gekozen in de locatiekiezer Locatie bovenaan het linkermenu; wissel daar van locatie om een andere te zien.

Wat er op de pagina staat, van boven naar beneden

Een vaste balk met de datumknoppen.
Voor locaties met codesloten: de tijdlijn, één rij per slot. Voor bemande locaties: in plaats daarvan een beschikbaarheidstabel (zie de laatste secties).
Daaronder een lijst met dezelfde boekingen, met op elke rij een statusmenu.

Wisselen tussen dagen en weken

De vaste balk bovenaan bevat alles wat met tijd te maken heeft:

Dag / Week — de twee weergaven. Dag toont één kalenderdag met een kolom per uur; Week toont een hele week van maandag tot zondag, welk weekbegin je account verder ook gebruikt.
De pijlknoppen aan weerszijden van het datumveld gaan een dag terug of vooruit — of een hele week in de weergave Week.
Het datumveld (Selecteer dag, of Selecteer week in de weekweergave) opent een kalender zodat je direct naar een datum kunt springen. De kalender staat in je admintaal en begint de week op de dag die gebruikelijk is in het land van je account: Land in de accountinstellingen, anders het land van het contacttelefoonnummer van het account, anders maandag (zondag eerst bijvoorbeeld in de VS en Canada).
Vandaag brengt je terug naar de huidige datum.

De datumbalk inklappen (handig op de telefoon)

De balk wordt vanzelf kleiner als je naar beneden scrolt en klapt weer open als je terug naar boven scrolt. Je kunt ook het kleine pijltje rechts in de balk gebruiken — de tooltip luidt Datumopties verbergen of Datumopties tonen. Ingeklapt houdt de balk alleen de pijlen en het datumveld over; Dag / Week en Vandaag komen terug als je hem uitklapt.

Zoom kalender

In de weergave Week, en op de telefoon in beide weergaven, krijg je Zoom kalender met 1x, 2x en 3x. Zoomen verandert niet wat er wordt getoond — de hele dag of week staat altijd op de tijdlijn — het maakt de uren alleen breder zodat korte boekingen makkelijker aan te klikken zijn, en de tijdlijn krijgt een eigen horizontale schuifbalk.

Hoe ver je terug kunt kijken

Boekingsbeheer laadt boekingen die vanaf ongeveer 30 dagen geleden beginnen. Ga je verder terug, dan lijkt de tijdlijn leeg terwijl de boekingen wel bestaan — gebruik voor oudere boekingen de lijst Boekingen met het Datumbereik (zie de handleiding over boekingen zoeken en filteren).

De rijen: één rij per slot, gegroepeerd per slotsectie

Een rij is een fysieke eenheid, geen product. Twee kajaks zijn twee rijen.

De grijze kopregels zijn dezelfde slotsecties die je op het tabblad Sloten van de locatie ziet, in dezelfde volgorde:

{location} · Igloo-sloten — alle Igloo-sloten van de locatie in één sectie.
{location} · Handmatige sloten — alle handmatige sloten van de locatie in één sectie.
Allockate-apparaten en Gokaya box-stations krijgen elk een eigen sectie, vernoemd naar het apparaat.

Onder elke sectie volgt één rij per slot, met een label als dit:

Kluis 4: Kajak — het nummer van het slot, gevolgd door de korte naam van het product dat aan dat slot is gekoppeld.

Binnen een sectie staan de sloten op nummer (2 komt vóór 10). Opslagsloten worden hier niet getoond, omdat ze geen product hebben en geen boekingen aannemen. Een slot zonder gekoppeld product krijgt wel een rij, maar je kunt er niets op neerzetten.

Inactieve sloten zijn gearceerd

Een slot dat op het tabblad Sloten is gedeactiveerd, houdt zijn rij, zodat je de boekingen ziet die er nog op staan, maar wordt anders weergegeven:

de rij heeft een lichte diagonale arcering,
de naam van het slot is grijs en wordt gevolgd door een doorgestreept hangslotpictogram,
als je met de muis over de naam gaat, verschijnt Dit slot is inactief.

Een inactief slot kan geen boeking aannemen: sleep je er een boeking naartoe, dan wordt die geweigerd met Dit slot is inactief. De boekingen die al op een inactieve rij staan, zijn er om verplaatst te worden — sleep ze elk naar een actief slot met hetzelfde product. Dit is de gebruikelijke vervolgstap nadat je een kapot of vervangen slot hebt gedeactiveerd: het dialoogvenster Slot deactiveren op het tabblad Sloten laat zien hoeveel komende boekingen er nog op het slot staan en linkt hierheen met Boekingsbeheer openen. (Sloten deactiveren, activeren en vervangen wordt beschreven in de handleiding over sloten koppelen en beheren; Slot vervangen kan daar ook de komende boekingen voor je verplaatsen.)

De balken

Elke balk is één productregel van één boeking. Hij staat op het slot waaraan hij is toegewezen en loopt van de begin- tot de eindtijd. Het label toont de naam van de klant en het boekingsnummer.

Wat niet op de tijdlijn staat, is net zo belangrijk:

Boekingen waarvan de betaling nog In afwachting is, worden niet getoond. Dat geldt ook voor een klant die op dit moment aan het afrekenen is — de eenheid wordt ongeveer zeven minuten voor die klant vastgehouden tijdens het betalen, maar verschijnt pas als balk wanneer de boeking betaald (of bevestigd) is.
Geannuleerde productregels worden niet getoond.
Een regel zonder toegewezen slot heeft geen plek om getekend te worden en verschijnt dus niet.
Lidmaatschapsaankopen worden nooit getoond.

Mist er een boeking die je verwacht, dan is het bijna altijd een van deze redenen — of begint de boeking meer dan ongeveer 30 dagen terug.

Wat de kleuren betekenen

De kleur van de balk is de ophaalstatus van de boeking — dezelfde statussen als in het statusmenu (zie de handleiding over ophalen, terugbrengen en boekingsstatussen):

Uiterlijk	Betekenis
Wit met donkere rand	Klaar om op te halen of Niet verzameld - pre-flow vereist — nog niet opgehaald
Egaal blauw	Opgehaald — de eenheid is op pad
Egaal groen	Teruggebracht — de eenheid is terug

Als je een balk met Teruggebracht selecteert, wordt die grijs en toont hij een klein "verboden toegang"-pictogram, omdat hij niet verplaatst kan worden. Een geselecteerde balk die wel verplaatst kan worden, toont in plaats daarvan een verplaatspictogram (de hint luidt Sleep naar een andere slotrij.). Een boeking die meer dan 30 minuten geleden is afgelopen zonder als teruggebracht te zijn gemarkeerd, toont nog steeds het verplaatspictogram, maar kan ook niet verplaatst worden (zie "Als loslaten wordt geweigerd" hieronder).

De oranje lijn: huidige tijd op de locatie

Een dikke oranje verticale lijn markeert de huidige tijd, met de tooltip Huidige tijd op deze locatie. Hij verschijnt alleen als de dag of week die je bekijkt vandaag bevat, en volgt de tijdzone van de locatie, niet die van je computer — wat telt als je een locatie in een ander land hebt. In de weekweergave scheiden dunne grijze lijnen de dagen.

Een boeking openen vanuit de tijdlijn

Dubbelklik op een balk (of tik er op de telefoon snel twee keer op) om de boeking te openen.

Eén klik selecteert de balk alleen, wat de eerste helft van verplaatsen is. Klik er nog een keer op, of op een leeg deel van de tijdlijn, om de selectie op te heffen. Op de telefoon toont de geselecteerde balk een klein label met de naam van de klant en het boekingsnummer, omdat er daar geen hover is.

Een boeking naar een ander slot slepen

Als je een balk van de ene slotrij naar een andere sleept, wordt de boeking naar die fysieke eenheid verplaatst zonder dat tijden of prijs veranderen. De andere manier is het slotmenu per regel in de boeking zelf (zie de handleiding over een boeking wijzigen, verplaatsen of annuleren).

Klik één keer op de boeking om hem te selecteren.
Sleep hem recht omhoog of omlaag naar de rij van een ander slot. Opzij schuiven kan niet — de tijden liggen vast tijdens het slepen.
Laat los.

Zolang een boeking geselecteerd is, laten de rijen vooraf zien wat loslaten zou doen:

Uiterlijk van de rij	Wat loslaten doet
Wit met groene linkerrand	Toegestaan. Is het slot in die periode vrij, dan wordt de boeking gewoon verplaatst. Overlapt één andere boeking van hetzelfde product, dan wisselen die twee van slot en houden ze allebei hun tijden. Overlapt jouw boeking twee direct opeenvolgende boekingen op dat slot, dan worden ze alle drie in één keer tussen de twee sloten gewisseld.
Lichtgrijs met grijze linkerrand	Het slot waar de boeking nu op staat — er gebeurt niets
Grijze diagonale strepen	Niet toegestaan: het slot is voor een ander product, heeft geen gekoppeld product of is inactief. De sectiekoppen zijn ook gestreept.
Rode diagonale strepen	Niet toegestaan: meer dan één boeking overlapt dat slot op dat moment, of de overlappende boeking is voor een ander product

Terwijl je over een toegestane rij sleept, worden de boekingen die mee zouden verplaatsen vaag getoond op de rijen waar ze terecht zouden komen, zodat je een wissel ziet voordat je hem doorvoert.

Teruggebrachte boekingen op het doelslot blokkeren nooit: een boeking die al als teruggebracht is gemarkeerd, telt niet als bezetting van het slot.

Als loslaten wordt geweigerd

Er verandert niets en onder de tijdlijn verschijnt een rode melding:

Ingeleverde boekingen kunnen niet naar een ander slot worden verplaatst. — een als teruggebracht gemarkeerde boeking blijft waar hij is. Je kunt nog wel een andere boeking in dezelfde periode naar dat slot verplaatsen.
"Product booking … belongs to a finished booking" — de boeking is meer dan 30 minuten geleden afgelopen. Een afgelopen boeking houdt het slot dat de klant heeft gebruikt, ook als niemand hem als teruggebracht heeft gemarkeerd. De melding verschijnt in elke beheertaal in het Engels.
Deze wijziging kan niet worden doorgevoerd: meer dan één boeking overlapt dit slot op dit moment. Neem bij vragen contact op met support.
Kan niet verplaatsen tussen verschillende producten — de boeking die al op het doelslot staat, is voor een ander product.
Dit slot is voor een ander product, Aan dit slot is geen product toegewezen of Dit slot is inactief — de doelrij zelf kan de boeking niet aannemen.

Elke andere rode melding is de eigen reden van de server en wordt getoond zoals hij binnenkomt (vaak in het Engels); er is niets gewijzigd. Snap je hem niet, vernieuw dan de pagina en probeer het opnieuw, of verplaats de boeking met Bewerken Kluis op de boeking zelf.

Een boeking kan alleen worden verplaatst tussen sloten met hetzelfde product. Wil je een klant een ander product geven, wijzig dan de producten van de boeking (zie de handleiding over een boeking bewerken).

Als het lukt

Tijdens het opslaan zie je kort Toewijzingen van sloten bijwerken … en daarna Sloten bijgewerkt.

Als de boeking binnen ongeveer 20 minuten begint, bezig is of minder dan een uur geleden is geëindigd (zodat de klant zijn ontgrendelpagina misschien open heeft), komt er een tweede regel bij:

"Klanten die deze boeking al open hebben, zien de nieuwe codes ongeveer eens per minuut verversen. Als ze van browsertab wisselen en terugkomen — of hun telefoon vergrendelen en ontgrendelen — zou het binnen enkele seconden moeten bijwerken."

Elke verplaatsing wordt vastgelegd in het Wijzigingslogboek van de boeking, bijvoorbeeld "Slot gewisseld van 12 naar 14 voor Kajak door: Anna" (zie de handleiding over een boeking bewerken).

Wat er met de toegangscode gebeurt als je een boeking verplaatst

De toegang van de klant gaat met de boeking mee naar het nieuwe slot:

Igloo-sloten — gebeurt de verplaatsing meer dan ongeveer 14 uur voor het begin, dan gaat de code die nog aangemaakt moet worden gewoon mee naar het nieuwe slot. Dichter bij het begin (of tijdens de huur) wordt meteen een nieuwe code voor het nieuwe slot aangemaakt.
Handmatige sloten — de code is de eigen mastercode van het slot, dus de klant krijgt de code van het nieuwe slot; er hoeft niets aangemaakt te worden.
Allockate-apparaten — voor het nieuwe slot wordt nieuwe toegang uitgegeven en de oude wordt ingetrokken.

Daarom is een boeking verplaatsen ook de praktische oplossing als een Igloo-boeking kort voor het begin nooit een code heeft gekregen: er is geen knop "code opnieuw genereren", maar als je de boeking naar een ander vrij slot met hetzelfde product verplaatst (en weer terug als je het oorspronkelijke slot wilt), wordt er een nieuwe code aangemaakt. De volledige checklist bij een ontbrekende code staat in de handleiding over klanten die geen pincode hebben gekregen.

Wie mag slepen

Voor het verplaatsen van boekingen heb je toestemming nodig om boekingen te beheren (accounteigenaren, leden en Boekingsmedewerker, en de partnerrollen die boekingen beheren). Kijkers zien dezelfde tijdlijn, maar kunnen geen balken selecteren of slepen; in de weergave Dag reageren de balken voor hen niet op klikken, in de weergave Week opent een klik de boeking. Kijkers kunnen altijd een boeking openen vanuit de lijst onder de tijdlijn.

Tijdlijntips (de helpknop)

De korte uitleg bij de tijdlijn heet De tijdlijn gebruiken. Die wordt alleen getoond aan gebruikers die boekingen kunnen verplaatsen, en alleen als de locatie slotrijen heeft.

Op een computer is het een paneel boven de tijdlijn, standaard open; klap het in met het pijltje.
Op de telefoon of in een smal venster zit het achter een blauw infopictogram bovenaan de tijdlijnkaart (naast Zoom kalender op de telefoon); tik erop om dezelfde tips in een dialoogvenster te openen.

De tips luiden:

Slot wijzigen voor de boeking: Selecteer een boeking en sleep deze omhoog of omlaag naar een ander slot.
Ingeleverde boekingen kunnen niet naar een ander slot worden verplaatst, maar u kunt wel een andere boeking naar hetzelfde slot verplaatsen in die periode.
Dubbelklik om de boeking te openen.
De oranje balk = Huidige tijd op deze locatie.

De boekingslijst onder de tijdlijn

Onder de tijdlijn staan de boekingen van dezelfde dag als lijst waarmee je kunt werken zonder iets te openen.

Boekingen bekijken filtert de lijst (je kunt er meerdere aanvinken):

Alles tonen
Check-ins vandaag — boekingen die op de gekozen datum beginnen
Check-outs vandaag — boekingen die op de gekozen datum eindigen
Geen check-in/out vandaag — boekingen die lopen maar op de gekozen datum niet beginnen en niet eindigen

De lijst toont Status, Naam, Bestelnummer, Start, Einde, Inchecken, Uitchecken, Betaalstatus en Producten. Klik op een rij om de boeking te openen. Op de telefoon is elke boeking een kaart met het statusmenu bovenaan.

Status is een direct werkend menu — als je het wijzigt, wordt de boeking meteen als opgehaald of teruggebracht gemarkeerd en verschijnt Boeking bijgewerkt!. Zo werk je het snelst de overdrachten van een ochtend af. Wat elke status doet, staat in de handleiding over ophalen, terugbrengen en boekingsstatussen. Een Boekingsmedewerker kan het net zo gebruiken als eigenaren en leden; kijkers zien het menu grijs.

Start en Einde zijn de geboekte tijden; Inchecken en Uitchecken zijn de tijden waarop iemand daadwerkelijk heeft opgehaald en teruggebracht. Geannuleerde boekingen, en boekingen met een betaling die in afwachting of verlopen is, staan niet in deze lijst. Geannuleerde productregels binnen een boeking worden doorgestreept getoond onder Producten.

Als je die dag een evenement hebt

Valt er een boekbaar evenementmoment op de gekozen datum, dan verschijnt een schakelaar met Voorraad en Evenementenoverzicht. Voorraad is de hierboven beschreven tijdlijn; Evenementenoverzicht toont in plaats daarvan de evenementboekingen, en daar kunnen gebruikers die boekingen mogen beheren (ook Boekingsmedewerker) deelnemers markeren die niet kwamen opdagen. Zonder evenement op die datum wordt de schakelaar niet getoond.

Op een bemande locatie: de beschikbaarheidstabel

Een locatie waarvan Aanwezigheid van personeel op Bemand staat, heeft geen sloten. In plaats van de tijdlijn krijg je daarom een tabel met hoeveel eenheden van elk product vrij zijn, per openingsuur van de gekozen dag. Die verschijnt alleen op dagen dat de locatie open is.

Stel boekingsduur in — kies Uren en Dagen. Elke cel toont dan hoeveel eenheden van dat product vrij zijn voor een huur van die duur die op dat uur begint. Een lege cel betekent dat er geen vrij is. De langste duur is 14 dagen.
De laatste kolom, Night, toont hoeveel eenheden al op pad zijn als de locatie opengaat (geboekt vanaf een eerdere dag).

De schakelaar boven de tabel wisselt tussen drie weergaven:

Voorraad — de beschikbaarheidstabel hierboven.
IN-OUT — per product en uur een groene +n voor eenheden die terugkomen en een rode −n voor eenheden die op dat moment vertrekken, plus een tweede rij die hele bestellingen op dezelfde manier telt.
Evenementenoverzicht — de evenementboekingen.

De boekingslijst met het statusmenu staat hier ook onder de tabel.

Snel overzicht

Je wilt…	Doe dit
Zien wat er vandaag vertrekt	Weergave Dag, of Check-ins vandaag in de lijst
Zien wat er vandaag terugkomt	Check-outs vandaag in de lijst
Een hele week plannen	Weergave Week
Korte boekingen makkelijker lezen	Zoom kalender
Een boeking openen	Dubbelklik op de balk
Een boeking op een andere eenheid zetten	Selecteer de balk en sleep hem naar die rij (alleen boekingen die nog niet afgelopen zijn)
Twee boekingen wisselen	Sleep de ene naar de rij van de andere
Een kapot of vervangen slot leegmaken	Sleep elke boeking weg van de gearceerde (inactieve) rij
Een klant een nieuwe Igloo-code geven	Verplaats de boeking naar een ander vrij slot (en terug)
Een eenheid als opgehaald of terug markeren	Het menu Status in de lijst eronder
Vrije eenheden op een bemande locatie zien	Stel boekingsduur in en lees de tabel

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik de boeking niet op dat slot neerzetten? De rij is gestreept: het slot is voor een ander product, heeft geen product, is inactief of heeft al meer dan één overlappende boeking. De rode melding onder de tijdlijn zegt welke reden het is.

Er staat "belongs to a finished booking" als ik een boeking versleep — waarom? De boeking is meer dan 30 minuten geleden afgelopen. Afgelopen boekingen houden het slot dat de klant heeft gebruikt en kunnen niet verplaatst worden, ook als ze nooit als teruggebracht zijn gemarkeerd.

De rij is grijs en gearceerd met een doorgestreept hangslot — wat is dat? Dat slot is inactief. De bestaande boekingen worden nog getoond zodat je ze naar een actief slot kunt slepen; nieuwe kan het niet aannemen.

Kan ik twee klanten tussen twee kajaks wisselen? Ja. Selecteer de ene boeking en sleep hem naar de rij van de andere; zijn ze allebei voor hetzelfde product, dan wisselen ze van slot en houden ze hun tijden.

De klant heeft nooit een code gekregen — kan ik die opnieuw genereren? Er is geen knop om opnieuw te genereren. Verplaats bij een Igloo-slot de boeking naar een ander vrij slot met hetzelfde product (en eventueel terug) — dan wordt er een nieuwe code aangemaakt zodra de boeking binnen ongeveer 14 uur van het begin ligt.

Waarom ontbreekt een boeking in de kalender? Die wacht nog op betaling (iemand is bijvoorbeeld net aan het afrekenen), is geannuleerd, heeft geen toegewezen slot of begint meer dan ongeveer 30 dagen terug.

Iemand is nu aan het betalen — waarom staat die boeking niet als gereserveerd? Een lopende betaling is een boeking in afwachting, en boekingen in afwachting worden niet getekend. De eenheid wordt ongeveer zeven minuten voor de klant vastgehouden tijdens het betalen.

Ik kan niets slepen. Je hebt toestemming nodig om boekingen te beheren (eigenaren, leden of Boekingsmedewerker); kijkers kunnen alleen kijken. Controleer ook of je de balk eerst één keer hebt aangeklikt om hem te selecteren.

Waar staan de tijdlijntips? Op een computer in het paneel De tijdlijn gebruiken boven de tijdlijn; op de telefoon of in een smal venster achter het blauwe infopictogram bovenaan de tijdlijnkaart.

Kan een Boekingsmedewerker hier klanten in- en uitchecken en boekingen verplaatsen? Ja. Een Boekingsmedewerker kan boekingen naar een ander slot slepen en het menu Status wijzigen, net als eigenaren en leden. Sloten, producten of instellingen wijzigen kan die niet.

De kalender begint de week op zondag, maar de weekweergave loopt van maandag tot zondag. Waarom? De datumkiezer volgt het land van je account voor de eerste dag van de week. De weergave Week op de tijdlijn toont altijd maandag tot zondag.