Een boeking wijzigen: verlengen, verplaatsen, bewerken of annuleren

Een betaalde boeking ligt niet vast. Je kunt tijd toevoegen, hem naar een andere dag verplaatsen, producten of klantgegevens wijzigen of hem annuleren — en de betaling die je al hebt ontvangen, blijft in alle gevallen op de boeking staan. Deze handleiding behandelt alles wat je op een boeking kunt wijzigen vanaf de eigen pagina van die boeking.

Open een boeking via Boekingen in het menu en klik erop. De knoppen bovenaan de boekingspagina zijn Berichten, Bewerken, Annuleren en Afdrukken.

Bewerken vereist toestemming om boekingen te beheren: accounteigenaren, accountleden, Boekingsmedewerker en de partnerrollen die boekingen beheren. Kijkers zien de knop niet.
Annuleren vereist toestemming om boekingen te verwijderen, die accounteigenaren, -leden en Boekingsmedewerker (en partnereigenaren en partnerleden) hebben. De knop verdwijnt zodra een boeking is geannuleerd.
Aankopen van lidmaatschappen hebben geen van beide knoppen.

Boeking bewerken: Verlengen, Verplaatsen of Volledig bewerken

Druk op Bewerken. Een klein venster Boeking bewerken vraagt wat je wilt doen:

Keuze	Wat er staat	Wat het doet
Verlengen	"Tijd toevoegen aan het einde. Starttijd, producten en sloten blijven ongewijzigd."	Voegt tijd toe na het huidige einde.
Verplaatsen	"De hele boeking naar een nieuwe starttijd verplaatsen. Producten en duur blijven gelijk."	Verplaatst de hele boeking naar een andere dag of tijd (omboeken).
Volledig bewerken	"Producten, aantallen, datums en klantgegevens wijzigen in de boekingswidget."	Opent het boekingsvenster met de boeking geladen, voor elke andere wijziging.

Een keuze die niet beschikbaar is, is grijs en vertelt waarom:

Verlengen en Verplaatsen: "Niet beschikbaar voor een geannuleerde boeking."
Verlengen: "Niet beschikbaar zodra de boeking is teruggebracht."
Verplaatsen: "Niet beschikbaar zodra de boeking is gestart." — dit geldt ook zodra de boeking is gemarkeerd als Opgehaald of Teruggebracht, ook als de starttijd nog niet is aangebroken.
Volledig bewerken blijft bij een gestarte boeking beschikbaar, maar toont een waarschuwing: "Deze boeking is gestart. Wijzigingen kunnen sloten wisselen of de klant verkeerde pincodes tonen."

Verlengen en Verplaatsen zijn de veilige keuzes: ze kunnen niet per ongeluk een productregel weghalen of een slot wisselen, wat Volledig bewerken wel kan. Gebruik Volledig bewerken alleen als je moet veranderen wat er geboekt is.

De kaart Klant op de boekingspagina toont de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres waarmee de boeking is gemaakt, niet de nieuwste gegevens in het klantrecord. Een Verplaatsen laat ze zoals ze zijn.

Verlengen en Verplaatsen openen dezelfde schermen die je klanten gebruiken, maar in beheerdersmodus: de wijziging wordt doorgevoerd zodra je bevestigt, zonder afrekenen. Daarna kom je terug op de boeking om het geld te regelen (zie Het prijsverschil innen of terugbetalen hieronder).

Een boeking verlengen (tijd toevoegen aan het einde)

Open de boeking en druk op Bewerken en daarna op Verlengen.
Het venster Verleng uw boeking controleert wat er na de boeking vrij is ("Even geduld terwijl we beschikbare verlengingstijden controleren.").
Kies onder Verleng met: de extra tijd in Uren (en Dagen als langere verlengingen mogelijk zijn). De lijst toont bij elke optie de nieuwe eindtijd — "Datums en tijden tonen de nieuwe eindtijd. Alleen beschikbare retourtijden worden getoond."
Onderaan zie je de nieuwe periode en Te innen: met de prijs van de extra tijd.
Druk op Boeking verlengen.

De boeking houdt haar starttijd, producten en sloten; alleen het einde verschuift. De slotcodes worden vernieuwd zodat ze de nieuwe eindtijd dekken, dus een klant met de ontgrendelpagina open kan "Code bijgewerkt" zien.

Hoe ver je kunt verlengen. Alleen tijden die echt vrij zijn, worden aangeboden. De grenzen zijn:

de volgende boeking op dezelfde eenheden, plus je blokkeertijd na een boeking,
je openingstijden en retourtijden,
de maximale boekingsduur van de locatie ("Deze boeking heeft de maximaal toegestane duur al bereikt."),
als er direct na de boeking niets vrij is: "Verlengen is niet mogelijk omdat de tijdsloten na uw boeking volledig volgeboekt zijn."

Locaties met vaste tijdsloten verleng je door te upgraden naar een langere duur die je aanbiedt: je krijgt per langere duur één knop Upgraden naar …. Een upgrade kost de prijs van de langere duur min de prijs van de al geboekte duur: een sessie van 2 uur voor 300 upgraden naar een sessie van 4 uur voor 500 kost 200. Als de boeking al je langste duur heeft: "U heeft al de langste sessie die wordt aangeboden. Maak een nieuwe boeking voor een langer verblijf." Dagboekingen op locaties met vaste tijdsloten kunnen helemaal niet worden verlengd: "Dagboekingen kunnen niet worden verlengd. Maak een nieuwe boeking."

Wanneer Verlengen direct wordt geweigerd:

meer dan 12 uur na het geboekte einde — het venster zegt "De boeking is al afgelopen en kan niet meer worden verlengd. Maak alstublieft een nieuwe boeking aan.";
evenementboekingen kunnen niet worden verlengd (het venster toont dezelfde melding dat de boeking al is afgelopen);
geannuleerde of teruggebrachte boekingen (de keuze is grijs).

Als het venster zegt "U heeft geen toestemming om deze boeking te beheren.", kan je rol geen boekingen op dat account beheren. "Kan de boeking niet verlengen. Probeer het opnieuw." betekent dat de verlenging niet is doorgevoerd.

Er wordt geen e-mail verstuurd als je verlengt. Je krijgt daarna de mogelijkheid om de bevestigingsmail zelf te versturen (zie hieronder). Herinneringsmails die nog voor de boeking gepland staan, houden na een verlenging hun oorspronkelijke tijden, dus een herinnering die vóór het einde van de boeking is ingesteld, wordt verstuurd op basis van de oude eindtijd (zie de e-mailgids).

Elke verlenging — van jou of van de klant — verschijnt ook als een eigen uitklapbare rij onder de boeking in de lijst Boekingen; zie de handleiding over boekingen zoeken en filteren.

Een boeking naar een andere dag of tijd verplaatsen (omboeken)

Open de boeking en druk op Bewerken en daarna op Verplaatsen.
Het venster Starttijd verplaatsen opent met de huidige tijden.
Kies de nieuwe tijd:
- op de meeste locaties kies je een Nieuwe datum en een Nieuwe starttijd (je huidige start is gemarkeerd als Huidig);
- op locaties met vaste tijdsloten kies je een van de aangeboden tijdsloten: "Kies hieronder een nieuwe tijd – de duur van je boeking blijft hetzelfde."
Onderaan zie je de nieuwe periode en de prijswijziging: Geen prijswijziging, Te innen: … of Terug te betalen: ….
Druk op Nieuwe tijd bevestigen.

Wat je moet weten over verplaatsen:

Duur en producten blijven gelijk; alleen de start (en daarmee het einde) verschuift. Om de duur te wijzigen gebruik je Verlengen of Volledig bewerken.
De prijs kan veranderen. De boeking wordt opnieuw geprijsd voor de nieuwe tijd, dus doordeweekse, weekend- of seizoensprijzen kunnen haar duurder of goedkoper maken.
Elk product moet op de nieuwe tijd vrij zijn. Zo niet: "De geselecteerde tijd is niet beschikbaar."
Jouw verplaatsing is niet gebonden aan de klantregels. De verplaatsknop van de klant en de uiterste termijn daarvan gelden niet voor jou. Wat een verplaatsing nog wel blokkeert: de boeking is geannuleerd, is gestart of is opgehaald of teruggebracht, of er loopt nog een betaling op (dan zie je de melding "Booking has a pending payment").
Nieuwe codes volgen de verplaatsing. De slotcodes van de boeking worden opnieuw aangemaakt voor de nieuwe tijd.

Verplaatsen naar een goedkopere tijd betaalt nooit automatisch terug. Na het verplaatsen zie je: "De nieuwe prijs is … lager dan het betaalde bedrag. Betaal het verschil terug via de betalingslijst." Doe dat vanuit de sectie Betaling op de boeking — zie de handleiding over een boeking terugbetalen of annuleren.

Volledig bewerken: producten, aantallen, datums of klantgegevens wijzigen

Open de boeking en druk op Bewerken en daarna op Volledig bewerken.
Het boekingsvenster opent met de boeking geladen. Wijzig datums, tijden, producten, aantallen, extra's of klantgegevens precies zoals een klant dat zou doen.
Rond het boekingsvenster af.

Beschikbaarheid blijft gelden: het venster biedt alleen tijden aan waarop je locatie open is en er een eenheid vrij is. Als de gewenste tijd niet wordt aangeboden, ligt dat meestal aan je openingsdatums, niet aan de boeking.

Volledig bewerken bouwt de regels van de boeking opnieuw op, dus sloten en codes kunnen veranderen. Daarom toont een gestarte boeking de waarschuwing in het venster Boeking bewerken. Een klant die bij het slot staat, kan zijn code zien veranderen.

De taal van het boekingsvenster wordt op de boeking opgeslagen. Die bepaalt de taal van de e-mails die de boeking verstuurt. Als de locatie meerdere boekingstalen aanbiedt, kies je de taal van de klant in de taalkiezer van het boekingsvenster voordat je afrondt — dat geldt voor Volledig bewerken en voor nieuwe boekingen.

Het prijsverschil innen of terugbetalen

Na Verlengen, Verplaatsen of Volledig bewerken kom je terug op de boeking, en wat er daarna gebeurt, hangt af van de prijs:

Duurder: het venster Betaling toevoegen opent vanzelf met Te betalen bedrag.
Zelfde prijs: je krijgt de vraag Bevestigingsmail verzenden — Ja of Nee.
Goedkoper dan wat er betaald is: je ziet de herinnering over terugbetaling hierboven en daarna de vraag Bevestigingsmail verzenden.

Kies in het venster Betaling toevoegen de Betaalmethode:

Betaallink Stripe — "Betaallink verzonden naar e-mail". De klant betaalt zelf met een kaart. Tot de klant heeft betaald, toont de ontgrendelpagina "Je hebt je boeking niet volledig betaald" met een knop Betalen in plaats van de codes. Stripe kan geen betaling aannemen onder zijn minimumbedrag voor je valuta (bijvoorbeeld 3 SEK); Instellingen → Betalingen toont het bedrag voor je account. Is het Totaalbedrag lager, dan staat in het venster "Het kleinste bedrag dat online kan worden betaald is … Kies Handmatig om de betaling zelf te registreren." en blijft Betaling registreren grijs: neem het geld op een andere manier aan en registreer het als Handmatig.
Handmatig — je hebt het geld op een andere manier ontvangen. Kies de Betaalmethode (Swish, Factuur, Kaartbetaling, Klarna-betaling, Handmatige factuur, Handmatige Swish, Handmatige kaartbetaling, Betalen op locatie of Testbetaling), stel de Status in en voeg eventueel een Betalingsnotitie toe — "Optionele notitie voor intern gebruik (bijv. transactie-ID, referentienummer)".

Controleer het Totaalbedrag en druk op Betaling registreren, of op Overslaan om het later te regelen. In beide gevallen krijg je daarna de vraag Bevestigingsmail verzenden. Je kunt hetzelfde venster altijd openen met Nieuwe betaling onderaan de sectie Betaling.

Testbetaling markeert een boeking als betaald zonder echt geld — handig voor testboekingen voordat je live gaat. De betalingsregel krijgt het label Test en de sectie Betaling toont Betaald met testbetaling, zodat die niet voor een echte betaling kan worden aangezien. De boeking zelf telt wel mee in de Totale omzet van het dashboard en in de boekingsexport, net als elke andere boeking, dus annuleer testboekingen als je klaar bent.

De betaallink opnieuw versturen

De e-mail met de betaallink kun je opnieuw versturen via Berichten bovenaan de boeking: Nieuw bericht versturen → Betalingsmail, of Opnieuw verzenden bij een eerdere betalingsmail in de lijst. Beide werken alleen zolang de boeking een open betaallink van Stripe heeft, dus als er nog iets te betalen is. Anders zijn ze grijs met "Maak eerst een Stripe-betaling aan". Om er een te versturen druk je op Nieuwe betaling in de sectie Betaling en kies je Betaallink Stripe: als je die registreert, wordt de link naar de klant gemaild. De betalingsmail toont altijd het bedrag van de open link. Is de link verwijderd nadat je de boeking opende, dan zie je "Deze boeking heeft geen open betalingslink. Maak onder Nieuwe betaling een Stripe-betaling aan om er een te versturen."

Testboekingen gemaakt met Doe een testboeking

Een boeking gemaakt met Doe een testboeking (in de bovenbalk van de pagina van een locatie, naast Opslaan) is iets anders dan een Testbetaling: de boekingspagina toont "Dit is een testboeking. Hij telt niet mee in je cijfers en wordt 30 minuten na het maken automatisch geannuleerd." gevolgd door "Er is geen betaling afgeschreven." of "De testbetaling wordt terugbetaald." In de lijst Boekingen is hij verborgen tenzij Testboekingen tonen ({count}) aanstaat, en heeft hij dan het label Test; hij telt niet mee in de cijfers van het dashboard, en Rentalbuddy annuleert hem na 30 minuten vanzelf. Annuleer hem zelf om de test eerder te beëindigen. Hoe je een testboeking maakt, staat in de handleiding met de checklist om te starten.

De sectie Betaling op de boeking

De sectie Betaling toont de betaalstatus, Totaal (incl. BTW), Betaald en Nog te betalen, en één regel per betaling met Totaalbedrag, Betaalmethode, Status, Betaal-ID, Aangemaakt en Geregistreerd door.

Geregistreerd door laat zien wie de betaling heeft ontvangen: de naam van een collega, Klant voor kaartbetalingen die de klant zelf deed, of een partner- of Rentalbuddy-medewerker-label (dezelfde labels als in het wijzigingslogboek hieronder). Oudere handmatige betalingen tonen een streepje.
Betaling annuleren (het prullenbakpictogram bij een handmatige betaling) vervangt verwijderen: "De betaling blijft als geannuleerd in de lijst staan en telt niet meer mee in het betaalde bedrag." Je kunt een Reden (optioneel) toevoegen. Geannuleerde regels zijn grijs, doorgestreept, gemarkeerd als Geannuleerd, worden als laatste gesorteerd en kunnen niet meer worden bewerkt. Annuleren verplaatst geen geld — het corrigeert alleen de registratie.
Betaallink verwijderen (het prullenbakpictogram bij een onbetaalde betaallink): "Wilt u deze betaallink verwijderen? De klant kan er niet meer mee betalen."
Betalingsgeschiedenis tonen (het klokpictogram) opent de Betalingsgeschiedenis van die regel: Geregistreerd, Bijgewerkt, Geannuleerd, Terugbetaald, Betaallink verzonden en Betaallink verwijderd, elk met wie en wanneer. Het pictogram verschijnt alleen bij een betaling met vastgelegde geschiedenis: een betaling die is geregistreerd, gewijzigd, geannuleerd, terugbetaald of als betaallink verstuurd sinds deze geschiedenis in september 2026 is toegevoegd. Oudere betalingen, en een kaartbetaling die de klant bij het afrekenen deed en waarmee sindsdien niets is gebeurd, hebben geen geschiedenispictogram.
Terugbetalen (de ronde pijl) verschijnt bij kaartbetalingen via Stripe, voor gebruikers die mogen terugbetalen. Een Boekingsmedewerker ziet hem niet, en een handmatige betaling die die registreert met een negatief bedrag of de status terugbetaald, wordt geweigerd. Hoe terugbetalingen werken, staat in de handleiding over een boeking terugbetalen of annuleren.
Een boeking gemarkeerd als Betaald van vóór augustus 2025, toen betaalde bedragen nog niet werden vastgelegd, telt in Betaald als volledig betaald.

Een boeking op een ander slot zetten (Bewerken Kluis)

Op locaties met slimme sloten heeft de sectie Bestelregels van de boeking een knop Bewerken Kluis.

Druk op Bewerken Kluis. Elke regel krijgt een keuzelijst Kluis.
Kies een ander slot. De lijst biedt alleen sloten aan die hetzelfde product hebben en vrij zijn tijdens de tijd van deze boeking.
Druk op Terug als je klaar bent.

Je ziet "Sloten bijgewerkt." Als een klant de boeking mogelijk al open heeft, zie je ook: "Klanten die deze boeking al open hebben, zien de nieuwe codes ongeveer eens per minuut verversen. Als ze van browsertab wisselen en terugkomen — of hun telefoon vergrendelen en ontgrendelen — zou het binnen enkele seconden moeten bijwerken."

Als een regel Product volgeboekt toont, zijn alle eenheden van dat product in die periode bezet: "Ten minste één product is volgeboekt. Het herverdelen van sloten voor volgeboekte regels kan in Boekingsbeheer gebeuren." Daar kun je boekingen tussen sloten slepen, ook twee boekingen omwisselen — zie de handleiding over de tijdlijn in Boekingsbeheer. Een boeking naar een ander slot verplaatsen (en terug, als je het oorspronkelijke slot wilt) is ook de enige manier om een nieuwe Igloo-code te krijgen; er is geen knop om de code opnieuw te genereren.

Een afgelopen boeking houdt zijn slot. Zodra een boeking voorbij is — teruggebracht, of meer dan 30 minuten geleden afgelopen —, kan het slot niet meer worden gewijzigd, niet hier en niet in Boekingsbeheer: het blijft het slot dat de klant heeft gebruikt. Bij een boeking die zonder terugbrengen is afgelopen zie je "De boeking is afgelopen. Het slot blijft zoals de klant het heeft gebruikt."; bij een teruggebrachte boeking is de weigering een korte technische melding in het Engels.

Welk slotnummer de boeking toont. Zolang een boeking open is, tonen de bestelregels het huidige nummer van het slot. Geef je een slot op het tabblad Sloten een ander nummer, dan volgen de open boekingen meteen. Een afgelopen boeking houdt het nummer waarmee hij is gebruikt. Heeft het slot sindsdien een ander nummer gekregen, dan toont de regel beide, bijvoorbeeld 12 (nu 14). Een boeking op een slot dat inmiddels is verwijderd, toont nog steeds het nummer waarmee hij is gebruikt.

Als klanten hun eigen boeking verlengen of verplaatsen

Klanten kunnen dit alleen zelf als je Toon knop om de boeking te verlengen en Toon knop om starttijd te verplaatsen aanzet onder Belangrijke instellingen op het tabblad Klantstroom: onder Instellingen voor het hele account, of op het eigen tabblad Klantstroom van de locatie als daar Locatie-specifiek aanstaat (zie de handleiding over de klantstroom). De knoppen verschijnen dan op de ontgrendelpagina van de klant en in elke e-mail die ze bevat, bijvoorbeeld de knop De boeking verlengen in een e-mail. Wat de klant kan, is beperkter dan wat jij kunt:

Verlengen: de klant kiest de extra tijd en betaalt met een kaart. Op een account waarop Stripe-betalingen zijn uitgeschakeld, wordt de verlenging direct doorgevoerd en geregistreerd als Betalen op locatie — int het bedrag zelf. De klant krijgt na de verlenging opnieuw zijn boekingsbevestiging per e-mail. Terwijl de klant betaalt, kan de lijst Boekingen de boeking markeren met "De klant rondt een betaling voor verlenging af." De verlengknop op de ontgrendelpagina verdwijnt wanneer de pagina sluit, 30 minuten na het geboekte einde; een verlengknop in een e-mail blijft werken tot 12 uur na het geboekte einde.
Verplaatsen: alleen voordat de boeking start, en niet zodra die is opgehaald of zolang er een betaling openstaat. De uiterste termijn van de klant is de waarde Tijd voor start waarin je kunt boeken (-59 = mogelijk om te boeken van 9.00 tot 9.59) van de openingsperiode die vandaag geldt, als die groter is dan nul (zie de handleiding over openingstijden). Als de nieuwe tijd meer kost, betaalt de klant het verschil met een kaart (dit vereist een met kaart betaalde boeking). Als die minder kost, wordt het verschil automatisch teruggestort op de kaart waarmee is betaald; boekingen die niet met een kaart zijn betaald, kan de klant niet naar een goedkopere tijd verplaatsen, en de klant wordt gevraagd contact met je op te nemen.
De rest betalen: als je een betaallink hebt verstuurd, betaalt de klant die met Betalen op zijn ontgrendelpagina.

Als de klant online moet betalen — voor een verlenging, een verplaatsing naar een duurdere tijd of de rest van een boeking —, geldt het minimumbedrag van Stripe. Is het verschuldigde bedrag hoger dan nul maar lager dan dat minimum, dan ziet de klant "Dit bedrag is te laag om online te betalen. Het laagste bedrag dat online kan worden betaald, is …" en verandert er niets; verleng of verplaats de boeking dan zelf voor de klant en neem het geld aan met een betaling Handmatig. Staat er in je Stripe-account geen enkele betaalmethode aan, dan ziet de klant "Online betalen is op dit moment niet beschikbaar. Neem contact op met de verhuurder om uw boeking af te ronden." (zie de handleiding over betaalmethoden).

Klanten kunnen een boeking niet zelf annuleren: er is geen annuleerknop in het boekingsvenster, in de e-mails of op de ontgrendelpagina. Ze nemen contact met je op, en jij annuleert (en betaalt terug als je wilt) vanuit de boeking.

Wijzigingen van de klant verschijnen in het wijzigingslogboek als gedaan door Klant.

Zelf een boeking maken (als admin)

Er zijn twee manieren:

De boekknop in de bovenbalk. Die toont de eigen tekst en stijl van de boekknop van je locatie (BOOK als je er geen hebt ingesteld) en boekt op de locatie die is gekozen in de kiezer Locatie. Op een telefoon open je eerst het menu — de knop zit daarin.
Boek voor klant op de pagina van een klant onder Klanten. Het boekingsvenster opent met die klant gekoppeld. Je moet eerst een locatie hebben gekozen in de locatiekiezer Locatie bovenaan het linkermenu; anders zie je "Selecteer eerst een locatie in de balk voordat u voor een klant boekt."

Daarna:

Kies producten en tijden in het boekingsvenster zoals een klant dat zou doen. Het boekingsvenster berekent de prijs normaal; wil je korting geven, gebruik dan een kortingscode in het boekingsvenster.
Rond het boekingsvenster af. Je komt op de nieuwe boeking terecht.
Als er iets te betalen is, opent het venster Betaling toevoegen: stuur een Betaallink Stripe of registreer een betaling via Handmatig (zie hierboven).
Je krijgt de vraag Bevestigingsmail verzenden. Boekingen die jij maakt, worden niet per e-mail aan de klant bevestigd, tenzij je hier Ja zegt (of een betaallink stuurt, die de link per e-mail verstuurt).

Goed om te weten:

De boeking wordt geregistreerd als door jou aangemaakt, dus het wijzigingslogboek toont je naam, voor verhuur en evenementboekingen allebei. Alleen evenementboekingen die vanuit de admin zijn gemaakt voordat dit werd toegevoegd, tonen nog Boeking aangemaakt door: Admin.
E-mailtaal: de boeking krijgt de taal die het boekingsvenster toonde toen je afrondde — zie de tip onder Volledig bewerken.
Codes: op een onbemande locatie krijgt de boeking haar slotcodes zoals elke andere boeking, ook als ze nog niet is betaald — tenzij je een betaallink stuurt; dan vraagt de ontgrendelpagina de klant eerst te betalen.
Om een eenheid een paar uur vrij te houden voor onderhoud, kun je hem op deze manier zelf boeken. Voor langere tijd zet je het slot uit — zie de handleiding over sloten.

Een boeking annuleren — annuleren is niet terugbetalen

Annuleren stuurt nooit geld terug. Niet volledig en niet gedeeltelijk. De betaling blijft precies zoals ze is. Als de klant zijn geld terug moet krijgen, betaal je dat als aparte stap terug vanuit de sectie Betaling — voor of na het annuleren, beide volgordes werken. Dat staat in de handleiding over een boeking terugbetalen of annuleren.

Zo annuleer je:

Open de boeking en druk bovenaan op Annuleren.
Bevestig Boeking annuleren? — "Weet je zeker dat je deze boeking wilt annuleren?" — met Boeking annuleren.

Je ziet "Boeking verwijderd". Ondanks die tekst wordt de boeking niet verwijderd: ze blijft in je lijst staan, gemarkeerd als Geannuleerd.

Wat annuleren doet:

De boeking wordt gemarkeerd als Geannuleerd en haar eenheden zijn weer boekbaar.
De ontgrendelpagina van de klant toont "Je boeking is geannuleerd." in plaats van codes.
De geplande herinneringsmails worden niet meer verstuurd. De klant krijgt geen annuleringsmail — laat het de klant zelf weten als dat nodig is.

Wat het niet doet:

Het verplaatst geen geld en stuurt geen terugbetaling.
Het kan een code die de klant al heeft niet intrekken. Een Igloo-code kan meestal in het slot blijven werken tot het eigen tijdvenster afloopt, omdat zulke codes niet op afstand uit het slot kunnen worden verwijderd.

Annuleren kan in de admin niet ongedaan worden gemaakt. Was het een vergissing, maak dan een nieuwe boeking voor de klant.

Annuleer niet alleen omdat de klant eerder terug is — markeer de boeking in plaats daarvan als Teruggebracht, waardoor de eenheid meteen vrijkomt. Dat staat in de handleiding over ophalen, terugbrengen en boekingsstatussen.

Het wijzigingslogboek: wie heeft wat gewijzigd

Het Wijzigingslogboek op de boeking toont elke wijziging, de nieuwste eerst, tot en met Boeking aangemaakt door helemaal onderaan. Elke rij begint met datum en tijd.

Wie wordt vanuit jouw perspectief weergegeven:

een collega op je account — alleen de naam;
een gebruiker van een ander account — "Naam (Bedrijf)";
een partner die je account beheert — Partner: gevolgd door het bedrijf (en de naam van de persoon tussen haakjes);
Rentalbuddy-medewerker — een wijziging door de support van Rentalbuddy;
Klant — de klant deed het zelf, bijvoorbeeld een verlenging of een verplaatsing.

Oudere rijen van voordat namen werden vastgelegd, tonen in plaats daarvan Admin, Klant, Verlenging of Onbekend.

Wat wordt getoond op bewerkingsrijen, onder Boeking bijgewerkt door:

"Datum gewijzigd van … tot …", "Startdatum gewijzigd van …", "Einddatum gewijzigd van …"
"… gewijzigde hoeveelheid van … tot …", "… werd toegevoegd", "… werd verwijderd"
"Prijs gewijzigd van … tot …"

Ook slotwijzigingen worden gelogd, of je nu Bewerken Kluis gebruikte of de boeking in Boekingsbeheer sleepte: "Slot gewisseld van 12 naar 14 voor Kayak door: Anna", of "Slot 14 toegewezen voor Kayak door: Anna" als de regel nog geen slot had. Boekingen die met Slot vervangen op het tabblad Sloten naar een nieuw slot zijn verplaatst, eindigen op "via slotvervanging".

Het logboek legt ook ophalen en terugbrengen vast: "Boeking ingecheckt door", "Boeking uitgecheckt door", "Ophaalstatus ingesteld op … door", "Inchecken gewist door", "Uitchecken gewist door" en "In- en uitchecken gewist door", gevolgd door wie het deed en waar — bijvoorbeeld "Boeking ingecheckt door: Klant via Ontgrendelpagina". Wat elk daarvan betekent, staat in de handleiding over ophalen, terugbrengen en boekingsstatussen.

Snel overzicht

Je wilt…	Doe dit
De klant meer tijd geven	Bewerken → Verlengen
Een boeking naar een andere dag of tijd verplaatsen	Bewerken → Verplaatsen
Een product toevoegen of verwijderen, aantallen of klantgegevens wijzigen	Bewerken → Volledig bewerken
Het extra bedrag innen	Venster Betaling toevoegen: Betaallink Stripe of Handmatig
Geld teruggeven na een goedkopere wijziging	Terugbetalen vanuit de sectie Betaling
Een verkeerd geregistreerde handmatige betaling corrigeren	Betaling annuleren
Een boeking op een ander slot zetten	Bewerken Kluis in Bestelregels, of slepen in Boekingsbeheer (niet meer als de boeking voorbij is)
De betaallink opnieuw versturen	Berichten → Nieuw bericht versturen → Betalingsmail (alleen zolang er een betaallink open is)
Klanten zelf laten verlengen of verplaatsen	Klantstroom → Belangrijke instellingen (onder Instellingen, of op de locatie als die Locatie-specifiek is)
Voor een klant boeken	Boekknop in de bovenbalk, of Boek voor klant bij de klant
Een boeking tegenhouden	Annuleren — er wordt geen geld verplaatst
Een eenheid vrijmaken omdat de klant eerder terug is	Zet de status op Teruggebracht

Veelgestelde vragen

Kan ik een boeking nog wijzigen nadat die betaald is, of kan ik hem alleen verwijderen? Je kunt hem wijzigen: Bewerken geeft je Verlengen, Verplaatsen en Volledig bewerken, en de al ontvangen betaling blijft op de boeking staan. Annuleren is alleen voor boekingen die helemaal niet door moeten gaan.

Hoe boek ik een betaalde boeking om naar een andere dag? Druk op Bewerken, kies Verplaatsen, kies de nieuwe datum en starttijd en druk op Nieuwe tijd bevestigen. Als de nieuwe tijd meer kost, opent daarna het venster Betaling toevoegen.

Krijgt de klant geld terug als ik de boeking naar een goedkopere tijd verplaats? Niet automatisch bij het verplaatsen. Je ziet hoeveel lager de nieuwe prijs is, en je betaalt het verschil zelf terug vanuit de sectie Betaling.

Waarom is Verplaatsen grijs? De boeking is gestart, is al gemarkeerd als Opgehaald of Teruggebracht, of is geannuleerd. Gebruik Verlengen om tijd toe te voegen aan een lopende verhuur, of Volledig bewerken voor andere wijzigingen.

Als ik annuleer, krijgt de klant dan automatisch zijn geld terug? Nee. Annuleren markeert de boeking alleen als Geannuleerd en maakt de eenheid vrij. Betaal apart terug vanuit de sectie Betaling.

Krijgt de klant een e-mail als ik zijn boeking verleng? Er wordt geen e-mail automatisch verstuurd als je verlengt, verplaatst of bewerkt. Daarna krijg je de vraag Bevestigingsmail verzenden — druk op Ja om hem te versturen.

Kan ik de prijs wijzigen van een boeking die ik voor een klant maak? Het boekingsvenster prijst die zoals elke boeking; gebruik een kortingscode in het boekingsvenster voor korting. In het betalingsvenster kun je een ander bedrag registreren, maar de boeking toont dan wat er nog te betalen is.

Waarom staat er geen geschiedenispictogram bij deze betaling? Het klokpictogram verschijnt alleen bij betalingen met vastgelegde geschiedenis. Betalingen van vóór september 2026, en de kaartbetaling van de klant bij het afrekenen die niet is terugbetaald of gewijzigd, hebben er geen.

Het wijzigingslogboek van een oudere evenementboeking zegt Admin en geen naam. Waarom? Evenementboekingen die vanuit de admin werden aangemaakt, werden vroeger zonder naam vastgelegd, dus oudere tonen Boeking aangemaakt door: Admin. Evenementboekingen die nu worden gemaakt, tonen de naam van de medewerker, net als verhuur.

Wie heeft deze boeking gewijzigd? Kijk in het Wijzigingslogboek op de boeking: elke rij noemt een collega, een partner, Rentalbuddy-medewerker of Klant, en de kolom Geregistreerd door in de sectie Betaling laat zien wie elke betaling heeft ontvangen.

Waarom kan ik het slot van een afgelopen boeking niet wijzigen? Een afgelopen boeking — teruggebracht, of meer dan 30 minuten geleden afgelopen — houdt het slot dat de klant heeft gebruikt, zodat de geschiedenis klopt. Alleen open boekingen kunnen naar een ander slot worden verplaatst.

Waarom is Betalingsmail grijs in Berichten? De boeking heeft geen open betaallink van Stripe. Druk op Nieuwe betaling, kies Betaallink Stripe en registreer die; dan wordt de link naar de klant gemaild.

Waarom kan ik geen betaallink voor een klein bedrag versturen? Stripe neemt geen betalingen aan onder zijn minimumbedrag voor je valuta. Neem het geld op een andere manier aan en registreer het als Handmatig.

Waar zie ik wie een boeking naar een ander slot heeft verplaatst? In het Wijzigingslogboek van de boeking: "Slot gewisseld van … naar … door" laat zien wie het deed, en "via slotvervanging" markeert verplaatsingen met Slot vervangen.

Er staat een boeking met het label Test — moet ik die annuleren? Nee. Een boeking gemaakt met Doe een testboeking wordt 30 minuten na het maken automatisch geannuleerd en telt niet mee in de cijfers van het dashboard. Je kunt hem zelf annuleren om de test eerder te beëindigen.

Kunnen klanten hun eigen boeking annuleren? Nee. Klanten hebben geen annuleerknop in het boekingsvenster, in de e-mails of op de ontgrendelpagina. Ze nemen contact met je op, en jij annuleert de boeking (en betaalt terug als je wilt) vanuit de boekingspagina.

Kan een Boekingsmedewerker boekingen wijzigen en annuleren? Ja. Een Boekingsmedewerker ziet Bewerken (Verlengen, Verplaatsen, Volledig bewerken) en Annuleren, kan Bewerken Kluis gebruiken en betalingen registreren of betaallinks versturen. Terugbetalen kan niet: de knop Terugbetalen is voor die rol verborgen.

Wat kost een upgrade naar een langere sessie op een locatie met vaste tijdsloten? Het verschil: de prijs van de langere duur min de prijs van de al geboekte duur. Een sessie van 2 uur voor 300 upgraden naar een sessie van 4 uur voor 500 kost 200.

De klant heeft een ander telefoonnummer, maar de boeking toont nog het oude. De kaart Klant op de boeking toont de contactgegevens waarmee de boeking is gemaakt, niet de nieuwste gegevens in het klantrecord. Als je de boeking verplaatst, blijven ze behouden.