Je klanten beheren (lijst, toestemming voor e-mail, export)

Klanten in het menu is de lijst van iedereen die bij je heeft geboekt, plus iedereen die je handmatig hebt toegevoegd.

Eén ding verklaart de meeste verrassingen op deze pagina: een klant wordt herkend aan zijn e-mailadres. Er is één klantrecord per e-mailadres per account, gedeeld door al je locaties, en elke nieuwe boeking met dat e-mailadres overschrijft het record met wat er in het boekingsformulier is ingevuld. De laatste sectie, "Waarom de gegevens van een klant vanzelf veranderden", legt het volledig uit — lees die voordat je tijd steekt in het opschonen van klantgegevens.

De klantenlijst

Elke rij toont Naam, E-mail, Telefoonnummer en Toestemming voor e-mail (Ja of Nee). Als lidmaatschappen voor je account zijn ingeschakeld, krijg je ook Lid, Geldt voor en Korting; op accounts zonder lidmaatschappen zijn die drie kolommen er gewoon niet.

Zoek met het veld Zoek naar klanten. Het zoekt in naam, e-mail, telefoonnummer en de Ja / Nee van Toestemming voor e-mail — verder niets. Een straatnaam, plaats of land levert niets op, omdat de adresvelden niet worden doorzocht.
Sorteer — klik op een kolomkop. De lijst is in het begin gesorteerd op Naam.
Klik op een rij, of op het tandwielpictogram (Details bekijken en bewerken) aan het eind van de rij, om de klant te openen.
Openen in een nieuw tabblad — elke rij is een echte link: Ctrl-klik (Cmd-klik op een Mac), middelklik, of rechtsklik en kies "Openen in nieuw tabblad" van je browser; op een telefoon houd je de kaart lang ingedrukt. Je kunt een e-mailadres in de lijst selecteren om het te kopiëren zonder de klant te openen. Terug bij een klant die in een nieuw tabblad is geopend, brengt je naar de klantenlijst.

De pagina laadt de hele klantenlijst in één keer en zoekt erin in je browser, dus op een heel groot account kan het openen even duren, maar zoeken gaat meteen.

Je zoekopdracht, de lidmaatschapschips, de sortering, de pagina en het aantal rijen per pagina worden in het adres van de pagina bewaard. Terugkomen vanaf een klant (met Terug of de terugknop van je browser) toont de lijst zoals je hem verliet, herladen houdt hem vast, en je kunt de link als bladwijzer opslaan of delen. Kies je Klanten in het menu, dan opent de lijst opnieuw vanaf het begin.

Leden filteren met de filterknoppen

Op accounts met lidmaatschappen staat boven de tabel een rij filterknoppen met het label Lid:: Alle, Actief, Verlopen, Gedeactiveerd en Nee.

Elke knop toont hoeveel klanten je zou krijgen als je hem kiest, geteld na je zoekopdracht.
Je kunt meerdere knoppen tegelijk aanzetten; de lijst toont dan klanten die bij een van die knoppen passen. Alle wist de selectie.
Een knop zonder resultaten is grijs en naar het eind van de rij verplaatst.

In de kolom Lid toont een actief lid een groene Ja met Tot {date}; Verlopen toont de einddatum; Gedeactiveerd toont "Handmatig gedeactiveerd". Geldt voor is Alle locaties of de namen van de locaties waarvoor het lidmaatschap geldt, en Korting is de ledenkorting. Het beheer van de lidmaatschappen zelf staat in de handleiding over lidmaatschappen.

Toestemming voor e-mail

Toestemming voor e-mail laat zien of de klant in het boekingsformulier het vakje voor de nieuwsbrief heeft aangevinkt ("Ik ga akkoord met het ontvangen van nieuwsbrieven en aanbiedingen van" gevolgd door de naam van je locatie). De waarde is Nee, tenzij het vakje is aangevinkt.

Je kunt de toestemming niet in de admin wijzigen: het klantformulier heeft geen veld voor toestemming. De waarde wordt alleen bijgewerkt als hetzelfde e-mailadres opnieuw boekt — en krijgt dan de waarde van die boeking, dus een klant die het vakje één keer aanvinkte maar de volgende keer niet, staat weer op Nee.

Partnergebruikers: meerdere accounts in één lijst

Ben je een partnergebruiker die klantaccounts beheert, dan heeft de lijst een extra kolom Bedrijfsnaam en een schakelaar Alle accounts bekijken. Staat die aan, dan zie je de klanten van alle accounts die je beheert; staat hij uit, alleen die van het account waarop je bent ingelogd. Bij het aanmaken van een klant wordt je dan ook gevraagd het account te kiezen (Selecteer account).

Wat er van een klant wordt opgeslagen

Open een klant en je ziet één formulier:

Klant-ID en Aangemaakt — alleen-lezen.
Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoonnummer — verplicht.
Adres, Postcode, Stad, Land — optioneel.

Telefoonnummer heeft een keuzelijst voor het landnummer en moet een mogelijk telefoonnummer voor dat land zijn. Land is een doorzoekbare landenlijst — typ een paar letters en kies; "Geen land gevonden" betekent dat de spelling met geen enkel land overeenkwam.

Dat is het hele record: er is geen notitieveld, geen tags, geen totale besteding en geen aantal boekingen. Toestemming voor e-mail staat in de lijst en in de export, maar niet in het formulier (zie hierboven).

Aangemaakt betekent niet "klant sinds". Het wordt bij elke nieuwe boeking van de klant overschreven, dus meestal toont het de meest recente boeking en niet de eerste.

Waar Land vandaan komt

Als een klant boekt, is Land wat hij in het landveld van het boekingsformulier heeft gekozen (als je daarom vraagt). Liet hij het leeg, dan vult de boekingswidget het in op basis van het land van zijn telefoonnummer. De meeste klanten krijgen dus een land, ook als je het veld niet toont. De nationaliteitengrafiek op het dashboard wordt berekend uit het telefoonnummer van de boeking, niet uit dit veld (zie de handleiding over rapporten en exports).

Handmatig een klant toevoegen

Open Klanten.
Druk op Nieuwe klant toevoegen.
Vul minstens Voornaam, Achternaam, E-mail en Telefoonnummer in.
Druk op Opslaan. Je krijgt Nieuwe klant aangemaakt!

Onder het e-mailveld staat "Elk e-mailadres kan maar aan één klant gekoppeld zijn." Wordt het e-mailadres al gebruikt door een andere klant op het account, dan krijg je Een andere klant op dit account gebruikt dit e-mailadres al. en wordt er niets opgeslagen.

Een klant bewerken

Open de klant vanuit de lijst.
Wijzig de velden die je nodig hebt.
Druk op Opslaan in de balk bovenaan. Je krijgt Klant bijgewerkt!

Bij het opslaan gebeuren er stilletjes twee dingen, en geen van beide vraagt om bevestiging:

Als je de naam wijzigt, wordt de naam op alle boekingen van die klant overschreven. Oude boekingen tonen de nieuwe spelling. Dat is meestal wat je wilt bij het corrigeren van een typfout, maar niet als je een record hergebruikt voor iemand anders.
Als je het e-mailadres wijzigt, gaan de lidmaatschappen mee naar het nieuwe adres, zodat een lid zijn korting houdt als hij met het nieuwe e-mailadres boekt. Op accounts met lidmaatschappen herinnert het e-mailveld je eraan: "Lidmaatschapskortingen gelden wanneer deze klant boekt met dit e-mailadres."

Het nieuwe e-mailadres mag niet van een andere klant op het account zijn — je krijgt dezelfde melding Een andere klant op dit account gebruikt dit e-mailadres al.

Telefoonnummer is in dit formulier verplicht, ook al kunnen boekingen klanten zonder telefoonnummer aanmaken. Heeft een oudere klant geen telefoonnummer, vul er dan een in voordat je een andere wijziging kunt opslaan.

De boekingen van een klant bekijken: Bestelgeschiedenis

Scrol bij de klant naar beneden naar Bestelgeschiedenis. Daar staan alle boekingen die aan die klant gekoppeld zijn, over al je locaties en alle datums, met Aangemaakt, Besteltype (Boeking of Lidmaatschap), Bestelnummer, Start, Einde, Slot, Kanaal, Waarde, Betaalstatus, Status, Locatie en Afgedrukt. Slot toont het slotnummer of de slotnummers die elke boeking gebruikte, en een Test-chip naast de status markeert een testboeking (zie de handleiding over boekingen zoeken en filteren).

Klik op een rij om die boeking te openen, of Ctrl-klik (Cmd-klik) of middelklik om hem in een nieuw tabblad te openen.
Verlengingsrijen en Lidmaatschapsaankopen opnemen bepalen of verlengingen en lidmaatschapsaankopen als eigen rijen worden getoond. Het zijn dezelfde schakelaars als in de lijst Boekingen.
Vink rijen aan om Exporteren en Afdrukken voor alleen die boekingen te gebruiken — ze werken precies zoals in de lijst Boekingen (zie de handleiding over boekingen zoeken en filteren). Het selectievakje in de kop vinkt de boekingen op de huidige pagina aan; Alle {count} selecteren in de regel boven de lijst vinkt alle boekingen van de klant aan, en Wissen haalt de vinkjes weg. Verlengingsrijen worden overgeslagen als je in één keer meerdere aanvinkt.

Zo vind je ook een boeking op het e-mailadres of telefoonnummer van de klant, wat de zoekfunctie van Boekingen niet doet.

Heeft de klant een lidmaatschap, dan verschijnt boven de geschiedenis de kaart Lidmaatschapsgegevens met Locatie, Toegevoegd via, Korting, Geldig tot en Status, waar je het lidmaatschap kunt bewerken, uitzetten of verwijderen (zie de handleiding over lidmaatschappen).

Boekingen zonder e-mailadres worden aan geen enkele klant gekoppeld en verschijnen hier nooit.

Voor een klant boeken

Open de klant.
Zorg dat de locatie waar je wilt boeken is gekozen in de locatiekiezer Locatie bovenaan het linkermenu.
Druk op Boek voor klant in de balk bovenaan de klantpagina.

Het boekingsvenster opent boven de admin, met naam, e-mail, telefoon, adres, land en nieuwsbrieftoestemming van de klant al ingevuld. Rond de boeking af zoals altijd (de handleiding over een boeking wijzigen, verplaatsen of annuleren behandelt boekingen vanuit de admin en betaling).

Opent het niet, dan vertelt de melding waarom:

Selecteer eerst een locatie in de balk voordat u voor een klant boekt. — kies eerst een locatie in de locatiekiezer Locatie in het linkermenu.
De boekingsplugin is niet geladen. Op een klein scherm: open eerst het menu en probeer opnieuw. — open op de telefoon of in een smal venster één keer het menu en druk dan opnieuw op de knop.
We konden uw sessietoken niet ophalen. Vernieuw de pagina en log opnieuw in. — laad de admin opnieuw en log in.

Klanten exporteren naar een CSV-bestand (Excel)

Vink de klanten aan die je wilt. Het selectievakje in de kop (Alles selecteren op de telefoon) vinkt alles aan wat bij je huidige zoekopdracht en filterknoppen past — de makkelijke manier om "alles wat ik zie" te exporteren. Open op de telefoon eerst Opties en zet Klanten selecteren door te tikken aan.
Druk op Exporteren. De knop toont hoeveel er geselecteerd zijn, bijvoorbeeld Exporteren (12), en is grijs tot je er minstens één aanvinkt.

Je krijgt een bestand met de naam customers.csv met deze kolommen: ID, First name, Last name, Email, Phone number, dan op accounts met lidmaatschappen Member, Coverage en Discount, dan Address, Zip code, City, Country en Consent To Email. Country bevat een landcode van twee letters (bijvoorbeeld se); oudere klanten kunnen in plaats daarvan een landnaam hebben. De kolomkoppen en de waarden Yes/No zijn altijd in het Engels, in welke taal je de admin ook gebruikt.

Wil je een nieuwsbrief alleen naar klanten sturen die toestemming hebben gegeven, open het bestand dan in Excel en filter Consent To Email op Yes.

Op de telefoon

De lijst wordt een reeks kaarten onder de kop Klanten, met Opties (de lidmaatschapsfilters, Klanten selecteren door te tikken en Exporteren) en Sorteren (Oplopend / Aflopend, daarna Naam of E-mail) naast de kop.

Een klant verwijderen

Gebruik het prullenbakpictogram (Verwijderen) op de rij in de lijst en bevestig daarna Klant verwijderen? — "Weet je zeker dat je deze klant wilt verwijderen?" — met Klant verwijderen. Op de klantpagina zelf is er geen verwijderknop.

Wat het wel en niet doet:

Het verwijdert alleen het klantrecord. De boekingen blijven onaangeroerd, en elke boeking houdt haar eigen kopie van de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer zoals die destijds zijn ingevuld. Een klant verwijderen is dus geen manier om iemand uit het systeem te wissen.
De lidmaatschappen worden niet mee verwijderd; haal die zo nodig weg op de lidmaatschapspagina.
Het kan niet ongedaan worden gemaakt en er is geen archief.
Boekt de persoon opnieuw met hetzelfde e-mailadres, dan wordt er een nieuw klantrecord aangemaakt.

Wie wat mag

Iedereen met toegang tot klanten kan de lijst zien, klanten openen en exporteren. Klanten toevoegen en opslaan vereist toestemming om klanten te beheren: accounteigenaren, leden en de rol Boekingsmedewerker hebben die. Kijkers zien het formulier grijs, zonder de knop Opslaan en zonder Nieuwe klant toevoegen. Het prullenbakpictogram verschijnt alleen voor gebruikers die klanten mogen verwijderen, en een Boekingsmedewerker mag dat niet: die kan klanten aanmaken en bewerken, maar niet verwijderen.

Waarom de gegevens van een klant vanzelf veranderden

Dit zit achter meldingen over klantrecords die "overschreven" worden.

Als iemand in de boekingswidget gaat afrekenen — of als jij vanuit de admin voor hem boekt — neemt Rentalbuddy het e-mailadres uit het boekingsformulier, zet het in kleine letters en zoekt op je account een klant met dat e-mailadres. Alleen het account en het e-mailadres worden vergeleken: niet de naam, niet het telefoonnummer, niet de locatie.

Overeenkomst gevonden — de bestaande klant wordt bijgewerkt met alles uit het boekingsformulier: voornaam, achternaam, telefoonnummer, adres, postcode, plaats, land, nieuwsbrieftoestemming en de datum Aangemaakt.
Geen overeenkomst — er wordt een nieuwe klant aangemaakt.

Dit gebeurt zodra het afrekenen begint, dus ook een klant die daarna de betaling afbreekt, heeft zijn record bijgewerkt (of aangemaakt).

Wat dat in de praktijk betekent:

Twee mensen die één e-mailadres delen, worden één klant. Een stel, een gezin, een school of een bedrijf dat met hetzelfde adres boekt, komt in hetzelfde record terecht, met de naam en het telefoonnummer van wie het laatst boekte. Dit kun je niet uitzetten — het e-mailadres is de identiteit.
Gegevens die je handmatig hebt ingevuld, kunnen worden overschreven. Voeg je een adres toe en boekt de klant later zonder een adres in te vullen, dan wint het lege veld uit de boeking en is je adres weg.
Locaties houden klanten niet uit elkaar. Eén record per e-mailadres voor het hele account, gedeeld door alle locaties. Hetzelfde e-mailadres op een ander Rentalbuddy-account is een andere klant.
Je boekingsgeschiedenis is veilig. Elke boeking houdt haar eigen naam, e-mailadres en telefoonnummer zoals ingevuld, dus de Bestelgeschiedenis laat nog steeds zien wie elke boeking echt heeft gemaakt, ook als de kop van de klant de naam van iemand anders toont.
Er is geen samenvoegfunctie. Heeft dezelfde persoon met twee verschillende e-mailadressen geboekt, dan blijven dat twee klanten en blijven de boekingen verdeeld.

Wat je eraan kunt doen:

Zie het klantrecord als "de persoon die het laatst met dit e-mailadres boekte", niet als een CRM-record dat van jou is.
Moeten twee mensen gescheiden blijven, dan hebben ze twee verschillende e-mailadressen nodig.
Corrigeer je een naam of voeg je een adres toe, reken er dan op dat het wordt vervangen zodra dat e-mailadres opnieuw boekt.
Heb je een schone lijst nodig voor een mailing, exporteer die dan kort nadat je hem hebt opgeschoond, in plaats van ervan uit te gaan dat het opschonen blijft staan.

Veelgestelde vragen

De naam van de klant is veranderd in die van iemand anders — waarom? Iemand anders heeft met hetzelfde e-mailadres geboekt, en elke boeking werkt het klantrecord bij met wat er is ingevuld. Elke boeking houdt wel haar eigen naam.

Kan ik mijn klantenlijst naar Excel exporteren? Ja. Vink de klanten aan (het selectievakje in de kop pakt alles uit de huidige zoekopdracht) en druk op Exporteren voor customers.csv.

Hoe zie ik wie toestemming heeft gegeven voor de nieuwsbrief? Kijk in de kolom Toestemming voor e-mail, of exporteer en filter Consent To Email op Yes.

Kan ik de e-mailtoestemming van een klant wijzigen? Nee. Die komt uit het nieuwsbriefvakje in het boekingsformulier en verandert alleen als dat e-mailadres opnieuw boekt.

Meerdere mensen boeken met hetzelfde e-mailadres — kan ik ze uit elkaar houden? Nee. Eén e-mailadres is één klant; ze hebben verschillende e-mailadressen nodig om aparte klanten te worden.

Hoe maak ik een boeking voor een vaste klant? Open de klant, kies de locatie in de locatiekiezer Locatie in het linkermenu en druk op Boek voor klant; de gegevens worden voor je ingevuld.

Waar vind ik alle boekingen van één klant? Open de klant en scrol naar Bestelgeschiedenis — die omvat alle locaties en datums.

Ik heb een klant verwijderd — zijn de boekingen weg? Nee. Alleen het klantrecord wordt verwijderd; de boekingen blijven, en er wordt een nieuw record aangemaakt als de persoon opnieuw boekt.

Kan ik meerdere klanten in tabbladen openen? Ja. Ctrl-klik (Cmd-klik op een Mac) of middelklik op een rij, of rechtsklik en open hem in een nieuw tabblad.

Mijn zoekopdracht staat er nog als ik terugkom in de lijst — waarom? De klantenlijst bewaart je zoekopdracht, chips, sortering en pagina in het adres van de pagina. Maak het zoekveld leeg, of kies Klanten in het menu om opnieuw te beginnen.

Kan een Boekingsmedewerker klanten toevoegen of verwijderen? Die kan klanten toevoegen en bewerken, maar niet verwijderen: het prullenbakpictogram wordt alleen getoond aan gebruikers die klanten mogen verwijderen, zoals eigenaren en leden.

Hoe vink ik alle boekingen van een klant aan in de Bestelgeschiedenis? Vink het selectievakje in de kop aan om de huidige pagina te pakken, en druk daarna op Alle {count} selecteren in de regel boven de lijst om alle boekingen van die klant te pakken.