Je bevestigingsmail, de knoppen en je herinneringen bewerken

Alle automatische e-mails aan je klanten bewerk je op één plek: Instellingen in het linkermenu en dan het tabblad E-mails (dat heette vroeger E-mailinstellingen). Je hebt een rol nodig die instellingen mag wijzigen, zoals accounteigenaar of accountlid. Gebruikers met alleen leesrechten zien dit tabblad niet.

De sjablonen horen bij het hele account. Locaties hebben geen eigen e-mailtabblad. Je kunt toch per locatie verschillende e-mails versturen door bij elke e-mail locaties te kiezen (zie "Andere e-mailtekst per locatie" hieronder).

Waar de e-mails staan: Standaard e-mails en Jouw e-mails

Het tabblad E-mails heeft twee lijsten.

Standaard e-mails, in de admin omschreven als "(Gestandaardiseerde berichten die deels vooraf door Rentalbuddy zijn aangemaakt)." Deze lijst bevat twee e-mails, en een derde als je lidmaatschappen verkoopt:

De boekingsbevestiging. De Trigger is Wanneer de boeking wordt aangemaakt.
De betalingsmail. De Trigger is Wanneer een factuur wordt aangemaakt. Deze gaat uit wanneer je de klant een betaallink voor een boeking stuurt, en toont het bedrag van die openstaande link.
De lidmaatschapsbevestiging, die wordt verstuurd wanneer een klant een lidmaatschap koopt. Deze verschijnt pas zodra lidmaatschappen zijn ingeschakeld.

Je kunt de tekst en blokken van de standaard e-mails bewerken. Je kunt ze niet uitschakelen, beperken tot bepaalde locaties, dupliceren of verwijderen. De kolommen Actief en Acties zijn bewust leeg, en de bevestiging geldt altijd voor Alle locaties.

Jouw e-mails, omschreven als "Maak je eigen geautomatiseerde berichten die bij verschillende gebeurtenissen in het systeem worden verstuurd." Hier staan herinneringen, bedankmails en alles wat je verder zelf maakt. Verkoop je lidmaatschappen, dan staat de lidmaatschapsherinnering (7 dagen voor het verlopen) hier ook. Elke rij heeft een schakelaar Actief en drie icoonknoppen: instellingen (tandwiel), dupliceren (kopieericoon) en verwijderen (prullenbak).

Elke rij toont Onderwerp, Trigger, Locatie en, bij je eigen e-mails, Actief. Een rij heeft geen eigen naam en wordt dus getoond met de onderwerpregel. De bevestiging vind je aan de trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt.

Nieuwe accounts beginnen meestal met één herinnering die al onder Jouw e-mails staat: "{{name}}, er zijn nog 30 minuten over van uw boeking", die 30 minuten voor het einde van de boeking wordt verstuurd naar klanten die hebben opgehaald. Als je lidmaatschappen inschakelt, worden een lidmaatschapsbevestiging en een herinnering 7 dagen voor het verlopen automatisch toegevoegd (zie de handleiding over lidmaatschappen).

De tekst van de bevestigingsmail bewerken

Ga naar Instellingen → E-mails.
Zoek onder Standaard e-mails de rij waarvan de Trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt is.
Klik op de rij (op je telefoon tik je op E-mailinhoud). De editor opent links, met rechts een live E-mailvoorbeeld.
Breng je wijzigingen aan en klik onderaan de editor op Opslaan.

De editor bevat, van boven naar beneden:

Een vertaalknop (alleen als klanten in meer dan één taal kunnen boeken). Het linkerdeel toont de richting, bijvoorbeeld EN → Alle. Klik erop om Van te kiezen (de taal waaruit je vertaalt; standaard je hoofdtaal, maar je kunt elke taal kiezen die je aanbiedt, bijvoorbeeld als je eerst de Zweedse tekst hebt geschreven) en Naar (Alle talen of één taal). Klik daarna op Vertalen. De tekst in de gekozen talen wordt overschreven; vertaal je vanuit een andere taal naar je hoofdtaal, dan waarschuwt de knop "Vervangt de tekst in het Engels, je hoofdtaal." (met de naam van je hoofdtaal). Heeft de Van-taal nog geen tekst, dan krijg je "Geen tekst in het Zweeds om te vertalen" (met die taal). Voor het vertalen controleert Rentalbuddy of er tekst in het verkeerde taalveld staat, en vraagt je dat zo ja in Sommige teksten lijken in een andere taal te zijn (zie de handleiding over de klantstroom). Controleer het resultaat en klik dan op Opslaan. Je keuze bij Van wordt tussen bezoeken niet onthouden.
E-mailonderwerp, met een taalkiezer en een keuzelijst + Variable die plaatshouders invoegt.
Logo, een aan/uit-schakelaar. De afbeelding is het logo dat je hebt geüpload onder Instellingen → Account (het veld heet Logo (afbeeldings-URL), maar het is een upload). Gebruik PNG of JPEG. SVG wordt geaccepteerd, maar verschijnt in de meeste e-mailprogramma's als een kapotte afbeelding, en sommige programma's hebben ook moeite met WebP. Zonder geüpload logo toont de e-mail een grijze plaatshouder.
Berichten: twee tekstblokken, elk met een eigen schakelaar en taalkiezer. Introductietekst is de alinea bovenaan, meestal wat men bedoelt met "de bevestigingstekst". Sluittekst is de alinea onderaan. Beide hebben een menu + Variable in de tekstwerkbalk.
Knoppen: één rij per knop, met een tekstveld (het label dat klanten zien) en een schakelaar. Een taalkiezer bovenaan de sectie bepaalt van welke taal je de labels bewerkt. Zie de volgende sectie: de rijnamen zijn misleidend.
Blokken zonder tekst: alleen schakelaars, voor Klantgegevens, Bestelnummer, Boekingsdetails, Routebeschrijving - Locatie en Contactgegevens - Locatie. Lidmaatschapsmails tonen Lidmaatschapsgegevens in plaats van Boekingsdetails.

Knoppen in de e-mail: boeking starten, beëindigen en verlengen

Klanten krijgen hun pincode niet per e-mail. De bevestiging bevat geen code, en er gaat vóór de boeking geen aparte "codemail" uit. Klanten drukken in de bevestiging op de startknop (standaard met het label Begin met boeken), die hun boekingspagina opent waar de code staat. De handleiding over pincodes legt uit wanneer de code daar verschijnt. Op een onbemande locatie is deze knop dus de weg van de klant naar het slot.

Ga uit van het tekstveld, niet van de rijnaam. In de sectie Knoppen bevat de rij Vóór boeking de knop die klanten zien als startknop (standaard Begin met boeken). De rij Boeking starten bevat een knop die klanten zien als Voor het boeken. Wat je in het tekstveld van een rij typt, is precies wat klanten op die knop zien.

Rijnaam in de admin	Tekst die klanten zien (tenzij je die wijzigt)	Waar hij naartoe leidt	Bij nieuwe accounts
Vóór boeking	Begin met boeken	De boekingspagina van de klant met de code	Aan
Boeking starten	Voor het boeken	Dezelfde boekingspagina	Uit
Boeking beëindigen	Beëindig de boeking	De inleverstap	Aan
De boeking verlengen	De boeking verlengen	Het verlengen van de huur	Volgt de locatie (zie hieronder)
Move start time	Starttijd wijzigen	Het verplaatsen van de starttijd	Volgt de locatie (zie hieronder)

De eerste twee knoppen openen dezelfde pagina. Ze verschillen alleen in uiterlijk: de eerste is gevuld met je themakleur, de tweede heeft alleen een rand. De meeste verhuurders houden er maar één van.

Onbemande locaties (selfservice): laat de knop die klanten als startknop zien ingeschakeld. Dat is de rij Vóór boeking. Als de eerste twee rijen allebei uit staan, kunnen klanten vanuit de e-mail op geen enkele manier bij hun code.
Alleen bemande locaties: de bevestiging wordt door het hele account gedeeld en weet niet welke locaties bemand zijn. Als geen van je locaties selfservice is, zet dan de rijen Vóór boeking, Boeking starten en Boeking beëindigen uit. Anders krijgen je klanten knoppen die naar een pagina leiden zonder slot om te openen.
Een mix van bemande en onbemande locaties: de knoppen verschijnen ook in e-mails van je bemande locaties. Laat ze aan voor je selfserviceklanten en overweeg een knoplabel dat voor beide werkt, zoals "Je boeking".

De boeking verlengen (heette vroeger Verleng de boeking) en Move start time volgen de eigen instelling van elke locatie, niet de schakelaar hier. De instellingen zijn Toon knop om de boeking te verlengen en Toon knop om starttijd te verplaatsen in de kaart Belangrijke instellingen van Klantstroom, op de locatie of voor het hele account. Staat de instelling op de locatie aan, dan verschijnt de knop in de e-mails van die locatie, ook als je hem hier hebt uitgezet. Staat de instelling uit, dan verschijnt de knop nooit. De boeking verlengen wordt ook weggelaten bij boekingen met een evenement. Het voorbeeld toont alleen je schakelaars hier, dus het kan afwijken van wat de klanten van een bepaalde locatie ontvangen.

De betalingsmail heeft in plaats daarvan een knop Betalen. Het standaardlabel is "Klik hier om [bedrag] te betalen".

Blokken zonder tekst: klantgegevens, boekingsdetails, routebeschrijving, contact

Deze blokken hebben geen tekst die je zelf schrijft:

Klantgegevens toont de naam, het adres, de postcode, de plaats, het land en het telefoonnummer van de klant.
Bestelnummer toont het boekingsnummer.
Boekingsdetails toont de start- en eindtijd (bij productboekingen), elk product met aantal en prijs, een eventuele kortingscode, de btw en het totaal.
Routebeschrijving - Locatie is een knop met het vaste label "Richtingen" in elke taal. Hij opent een kaart op de coördinaten van de locatie, of op het adres en de plaats als er geen coördinaten zijn ingesteld.
Contactgegevens - Locatie toont "Locatie:" met de plaats en het adres van de locatie en daarna "Contact:" met het telefoonnummer "or" het e-mailadres. Deze gegevens komen uit de kaart Locatie en contactgegevens op het tabblad Locatie-instellingen van de locatie (Telefoonnummer van de locatie, E-mail van de locatie). De kaart herinnert je eraan: "Je klanten zien het e-mailadres en telefoonnummer van de locatie bij het boeken en in hun bevestigingsmails."

Als de locatie geen telefoonnummer of e-mail heeft opgeslagen, zien klanten letterlijk "[Site Phone]" of "[Site Email]" in hun e-mail. Locaties kunnen niet meer zonder deze gegevens worden opgeslagen, maar oudere locaties kunnen ze nog missen; de admin markeert die. De handleiding over klanten die Rentalbuddy benaderen in plaats van jou legt uit waarom dat belangrijk is en wat je nog meer moet controleren.

De knop- en accentkleuren in e-mails volgen de Boekingsthemakleur van de locatie op het tabblad Boekingservaring.

Variabelen die je kunt gebruiken

Voeg variabelen in met + Variable in het onderwerp of in de berichtteksten. Je kunt ze ook in knoplabels typen. Ze worden ingevuld wanneer de e-mail wordt verstuurd:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

[First name] en [Customer name] geven allebei alleen de voornaam. Voor de volledige naam gebruik je [Customer name] gevolgd door [Customer surname].
[Custom checkout fields] voegt de antwoorden van de klant op je eigen checkoutvragen in als een kort lijstje. Het gaat alleen om checkoutvragen, niet om de vragen vóór het ontgrendelen of bij het inleveren. Zet het in een berichttekst, niet in het onderwerp.
[Site phone] blijft leeg als de locatie geen telefoonnummer heeft opgeslagen.
Datums en tijden volgen de accountinstelling Tijdsweergave (12hr of 24hr, onder Instellingen → Account): een datum met tijd staat er als 2026-07-04 14:30, of als 2026-07-04 02:30 PM met de 12-uursklok (altijd twee cijfers, dus 09:05 AM). [Booking Date] geeft de startdatum met de starttijd; [Booking start time] en [Booking end time] geven alleen de tijd.

Talen van e-mails, ook Fins, Portugees, Italiaans en Kroatisch

Elke tekst heeft één versie per klanttaal. De aangeboden talen zijn de Standaard boekingstalen (account) onder Instellingen → Taal. Klanten kunnen boeken, en e-mails ontvangen, in twaalf talen: de negen admintalen (inclusief Fins) plus Portugees, Italiaans en Kroatisch. Elke e-mailtekst kan in al die talen worden geschreven. Portugees is Europees Portugees.

Welke taal een klant krijgt: de taal die de klant bij het boeken in het boekingsvenster had gekozen.
Ontbrekende vertalingen: als een tekst geen versie in de taal van de klant heeft, wordt de Engelse versie gebruikt, en als er ook geen Engelse is, de taal die er wel is. Hetzelfde geldt voor het onderwerp, dus vul het onderwerp in voor elke taal die je aanbiedt. De vaste labels in de e-mail (Start, Einde, BTW, Totale prijs, Locatie, Contact) zijn vertaald in alle twaalf boekingstalen.
Portugees in de standaardteksten: de e-mailteksten die Rentalbuddy voor je invult, hebben een Portugese versie. Een tekst die je zelf hebt herschreven heeft geen Portugese versie tot je er een toevoegt (met de hand of met Vertalen); tot dan krijgen Portugese klanten je Engelse tekst.
Boekingen die je in de admin maakt krijgen hun e-mails in de taal die het boekingsvenster toonde toen je de boeking afrondde. Het venster opent normaal in je eigen admintaal als klanten daarin kunnen boeken, anders in de taal van je browser of in het Engels. Zet bovenaan het boekingsvenster de taal van de klant voordat je de boeking afrondt.
Kopieën voor je eigen team (zie hieronder) komen binnen in de taal van de klant.

Een herinnering of vervolgmail maken

Ga naar Instellingen → E-mails.
Klik onder Jouw e-mails op E-mail aanmaken. Het venster heet Boekings-e-mail aanmaken.
Verkoop je lidmaatschappen, kies dan eerst Waar is deze e-mail voor?: Boeking of Lidmaatschap.
Vul E-mailonderwerp in voor elke taal.
Kies Wanneer moet de e-mail worden verzonden?: Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden, Voor boekingsstart, Voor boekingseinde, Na boekingsstart of Na boekingseinde. Lidmaatschapsmails bieden Voor het verlopen van het lidmaatschap en Na het verlopen van het lidmaatschap.
Stel voor de getimede opties Hoe lang voor of na? in met Aantal en Tijdeenheid (Uren, Minuten of Dagen).
Laat Alle locaties aan staan, of zet het uit en kies Locaties.
Stel de Boekingsstatus in. Sla deze stap niet over (zie de volgende sectie).
Stel het Boekingstype in: Productboeking, Evenementboeking of beide.
Laat Actief aan staan en klik op Opslaan.
Klik op de nieuwe rij in de lijst en schrijf de eigenlijke inhoud. Het aanmaakvenster legt alleen de regels vast, niet de tekst.

Wil je de regels later wijzigen, gebruik dan het tandwiel op de rij. Dat opent Instellingen boekings-e-mail, waar je alles behalve het onderwerp kunt wijzigen; het onderwerp bewerk je in de uitgeklapte rij.

Getimede e-mails worden berekend in de tijdzone van de locatie, vanaf de start of het einde van de boeking.

Boekingsstatus: de instelling die herinneringen tegenhoudt

Dit is de meest voorkomende oorzaak van "ik heb een herinnering ingesteld, maar die is nooit verstuurd".

Boekingsstatus is een filter op wie de e-mail ontvangt. De e-mail gaat alleen uit als de status van de boeking op het moment van versturen een van de gekozen statussen is. Als je Boekingsstatus leeg laat, wordt de e-mail nooit verstuurd voor productboekingen. Leeg betekent hier niet "elke status". Dat is het omgekeerde van Locaties, waar leeg laten (of Alle locaties aan laten staan) alle locaties betekent.

De keuzes zijn:

Niet verzameld - pre-flow vereist: nog niet opgehaald, op een locatie waar klanten eerst een stap moeten afronden voordat ze ophalen.
Klaar om op te halen: geboekt en nog niet opgehaald. Dit is de normale status van een toekomstige boeking.
Opgehaald: de klant heeft opgehaald.
Teruggebracht: de huur is afgelopen.

Stem de status af op het moment:

Voor boekingsstart: vink Klaar om op te halen aan, plus Niet verzameld - pre-flow vereist als de locatie een stap vóór het ontgrendelen gebruikt. Met alleen Opgehaald kan de e-mail nooit uitgaan, want nog niemand heeft opgehaald.
Voor boekingseinde: meestal Opgehaald.
Na boekingseinde (bedankje, verzoek om een review): meestal Teruggebracht. Voeg ook Opgehaald toe als je klanten de inleverstap niet altijd afronden.
Een "graag inleveren"-herinnering na boekingseinde: alleen Opgehaald, zodat hij klanten bereikt die hebben opgehaald maar nooit ingeleverd.

Boekingstype werkt op dezelfde manier: zonder gekozen type past de e-mail bij geen enkele boeking. Boekingen met een evenement tellen als Evenementboeking, al het andere als Productboeking. Het aanmaakvenster selecteert Productboeking voor je, maar laat Boekingsstatus leeg. Daarom is de waarschuwing hierboven belangrijk.

Nog twee dingen houden een e-mail tegen:

De schakelaar Actief. De tooltip zegt het duidelijk: "Als Actief is uitgeschakeld, wordt deze e-mail niet naar klanten verzonden."
Locaties: als de locatie van de boeking niet is gekozen, gaat de e-mail voor die boeking niet uit.

Een extra e-mail samen met de bevestiging versturen

De optie Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden verstuurt je e-mail direct na de boekingsbevestiging, zonder vertraging. Dat is handig voor huisregels, locatiespecifieke instructies of een tweede taal.

Hij negeert Boekingsstatus, omdat de klant nog niet kan hebben opgehaald.
Hij volgt Actief, Locaties en Boekingstype.
Hij gaat één keer per boeking uit. Als je de bevestiging later opnieuw verstuurt, gaat deze niet nog een keer mee.
Hij wordt niet verstuurd bij de aankoop van een lidmaatschap.

Wat er met herinneringen gebeurt als boekingen of e-mails veranderen

Herinneringen worden ingepland wanneer de boeking wordt gemaakt. Is het verzendmoment op dat moment al voorbij, dan wordt de e-mail gewoon niet ingepland en wordt er niets voor getoond. Een herinnering "2 uur voor de start" doet niets bij een boeking die 90 minuten voor de start wordt gemaakt. Dat is zo bedoeld.
Een nieuwe e-mail geldt voor bestaande boekingen die actief zijn en waarvan de starttijd bij het aanmaken nog in de toekomst ligt. Hij hangt zich niet aan huurperiodes die al lopen.
Een wijziging aan een herinnering opslaan (ook het omzetten van Actief) plant hem opnieuw in voor boekingen die nog niet zijn begonnen. Huurperiodes die al lopen, verliezen de openstaande verzending van die herinnering, en die wordt niet opnieuw ingepland. Wijzig een herinnering "voor boekingseinde" liever niet midden op een drukke dag.
Als een boeking wordt verplaatst of de tijden met Volledig bewerken veranderen, schuiven de openstaande herinneringen mee. Is het nieuwe moment al voorbij, dan wordt de herinnering gemarkeerd als Mislukt.
Als een boeking wordt verlengd (door jou of door de klant), schuiven ze niet mee: een herinnering die vóór het einde van de boeking is ingesteld, wordt nog steeds verstuurd op basis van de oorspronkelijke eindtijd.
Een geannuleerde boeking toont haar geplande herinneringen nog steeds. Die worden Mislukt wanneer hun tijd komt, en er wordt niets verstuurd.
Een e-mail verwijderen verwijdert ook de openstaande verzendingen.
Lidmaatschapsherinneringen worden per lidmaatschap ingepland. Een lidmaatschapsherinnering die je maakt of wijzigt, bereikt mogelijk alleen lidmaatschappen die daarna worden gekocht of gewijzigd.

Geplande en verzonden e-mails van een boeking bekijken

Open de boeking en klik bovenaan op Berichten. De lijst Verzonden berichten toont elke e-mail voor die boeking, ook herinneringen die nog niet zijn verstuurd. Die hebben de status In behandeling en een lege kolom Verzonden. De kolom Type vertelt wat elke rij is en wanneer hij uitgaat:

Boekingsbewijs: de boekingsbevestiging.
Betaling: de betalingsmail.
Lidmaatschapsbevestiging.
Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden: een van je e-mails die samen met de bevestiging wordt verstuurd.
Een regel zoals Herinnering 30 minuten voor boekingseinde: een van je getimede e-mails.
Een rij die eindigt op (opnieuw verzonden): een kopie die opnieuw is verstuurd vanuit deze lijst, met een eigen bezorgstatus.

De kolom Aan laat zien naar wie elke e-mail gaat. Een herinnering die nog moet uitgaan, toont haar regel (bijvoorbeeld Herinnering 30 minuten voor boekingseinde), geen tijdstip: reken uit wanneer hij uitgaat vanaf de begin- of eindtijd van de boeking.

Wat elke bezorgstatus betekent en hoe je opnieuw verstuurt, staat in de handleiding over klanten die zeggen dat er geen bevestigingsmail is aangekomen.

Andere e-mailtekst per locatie

De instelling Locaties van een e-mail verandert de tekst niet. Ze bepaalt alleen voor welke locaties de e-mail geldt. Zo geef je één locatie een andere tekst in een van je eigen e-mails:

Klik bij de e-mail onder Jouw e-mails op het kopieericoon (Dupliceren). De kopie krijgt "(copy)" in het onderwerp en staat in het begin uit.
Open de kopie via het tandwiel, zet Alle locaties uit en kies alleen de bijzondere locatie.
Open het origineel, zet Alle locaties uit en kies alle andere locaties.
Bewerk de tekst van de kopie en zet hem op Actief.

Laat niet beide e-mails dezelfde locatie dekken, anders krijgen de klanten van die locatie ze allebei.

De boekingsbevestiging kan niet worden gedupliceerd of tot locaties worden beperkt. De locatiespecifieke delen gaan automatisch: routebeschrijving, contactgegevens, kleuren en de locatienaam in het onderwerp. Wil je alleen op sommige locaties extra tekst, maak dan onder Jouw e-mails een e-mail met Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden en kies die locaties. Die komt direct na de bevestiging binnen.

Welke e-mails uitgaan als een boeking wordt gewijzigd of verlengd

De klant verlengt of verplaatst de boeking en betaalt het verschil: de klant krijgt de boekingsbevestiging opnieuw, met de nieuwe tijden en het nieuwe bedrag. Er is geen aparte e-mail "boeking gewijzigd".
Je maakt, bewerkt of verlengt een boeking in de admin: er wordt niets automatisch verstuurd. Als er niets meer te betalen valt, krijg je de vraag Bevestigingsmail verzenden met Ja en Nee. Je krijgt de vraag ook nadat je in dezelfde flow de betaling hebt geregistreerd of overgeslagen. Ja verstuurt de bevestiging, de kopieën naar je team en eventuele Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden-e-mails die de boeking nog niet heeft gehad. Nee verstuurt niets.
Herinneringen van een verplaatste of bewerkte boeking worden automatisch naar de nieuwe tijden verplaatst. Na een verlenging houden ze hun oorspronkelijke tijden.
Een betalingsmail kan alleen worden verstuurd zolang de boeking een openstaande betaallink heeft. Onder Berichten → Nieuw bericht versturen is Betalingsmail grijs met "Maak eerst een Stripe-betaling aan" als er niets meer te betalen is, en hetzelfde geldt voor Opnieuw verzenden op rijen met betalingsmails. Om er een te sturen, registreer je een Betaallink Stripe onder Nieuwe betaling in het onderdeel Betaling van de boeking; dat verstuurt de betalingsmail zelf.

Testboekingen: alleen de bevestiging

Een boeking die je maakt met Doe een testboeking (in de bovenste balk van de locatiepagina, naast Opslaan) krijgt haar bevestigingsmail en daarna niets meer: geen herinneringen en geen Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden-mails. Het onderwerp van de bevestiging begint met [TEST] ([PRUEBA] in het Spaans, [TESTE] in het Portugees, [TESTI] in het Fins), en de e-mail opent met een regel dat het een testboeking van het bedrijf zelf is, die automatisch wordt geannuleerd en waarbij geen geld wordt ingehouden. De kopieën naar je team gaan gewoon uit, zodat je precies ziet wat klanten krijgen. Hoe de testboeking zelf werkt, staat in de handleiding met de startchecklist.

Afzendernaam en antwoorden

Je kunt de afzender niet wijzigen. E-mails komen van het no-reply-adres van Rentalbuddy, noreply@rentalbuddy.io, met RentalBuddy als afzendernaam, niet je bedrijfsnaam. Ze hebben ook geen antwoordadres, dus een klant die op Beantwoorden klikt, schrijft naar dat no-reply-adres en jij ziet het nooit.

Geef klanten een echte manier om je te bereiken: laat Contactgegevens - Locatie aan staan en vul het telefoonnummer en e-mailadres van de locatie in. Je kunt je contactgegevens ook in de Sluittekst zetten. De handleiding over klanten die Rentalbuddy benaderen in plaats van jou loopt alle plekken langs waar je contactgegevens zouden moeten staan.

Wat e-mails niet kunnen: bijlagen, voorwaarden, bonnen, sms

Geen bijlagen. Je kunt geen pdf met je voorwaarden, huisregels of iets anders bijvoegen.
Geen voorwaardenblok. De algemene voorwaarden die je klanten bij het afrekenen accepteren, verschijnen nooit in e-mails. Voor huisregels zet je de tekst of een link naar je website in de Introductietekst of Sluittekst, of in een Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden-e-mail. Wil je dat klanten regels actief accepteren voordat ze ontgrendelen, gebruik dan de stap vóór het ontgrendelen in Klantstroom (zie de handleiding over de klantstroom).
Geen aparte bon. De boekingsbevestiging, met het blok Boekingsdetails, is het boekingsdocument. Bonnen voor kaartbetalingen komen van Stripe, niet van Rentalbuddy (zie de handleiding over wat je in Rentalbuddy doet en wat in Stripe).
Geen sms. E-mail is het enige kanaal.

Kopieën van de bevestiging voor je eigen team

Alleen de bevestiging van een boeking wordt naar jou gekopieerd, en kopieën staan standaard aan. De adressen staan onder Instellingen → Account → Contact e-mail ("Voeg een of meer adressen toe. Kopieën van boekingsbevestigingen worden naar elk adres gestuurd wanneer dit is ingeschakeld."). Gebruik Contact-e-mail toevoegen of Contact-e-mail verwijderen om ze te beheren. De schakelaar onder de adressen heet Stuur kopieën van boekingsbevestigingen naar Contact e-mail.

Elk adres krijgt een eigen kopie, met "Copy:" voor het onderwerp. Er gaan ook kopieën uit als je vanuit een boeking een nieuwe bevestiging verstuurt. Herinneringen, betalingsmails en lidmaatschapsmails worden nooit gekopieerd. Er is geen apart meldingsadres per locatie.

E-mails die Rentalbuddy naar jou stuurt, niet naar klanten

Probleemmeldingen, in het Engels: als een slot geen pincodes kan aanmaken of een sloteenheid offline is, en een boeking daarop binnen 12 uur begint, mailt Rentalbuddy je Contact e-mail-adressen (of, als die niet zijn ingesteld, de gebruikers die gebruikers mogen beheren), bijvoorbeeld "Lock 12 at Beach cannot create PIN codes: a booking starts soon". Hoogstens één zo'n mail per account per dag. Problemen zonder boeking die zo snel begint, worden voorlopig niet gemaild, en een verbroken Igloohome-verbinding ook niet: ze worden getoond op Home en op het tabblad Sloten. De details staan in de handleiding over sloten verbinden en beheren.
E-mails over saunakachels: gebruik je Harvia-kachels, dan staan de kachelherinneringen en storingsmeldingen beschreven in de Harvia-handleiding.
Gebruikersuitnodigingen en rolwijzigingen staan beschreven in de handleiding over gebruikers en rollen.

Het e-mailvoorbeeld

Rechts in de editor staat een live E-mailvoorbeeld dat meeverandert terwijl je typt, nog voordat je opslaat. Het heeft een taalkiezer en twee breedteknoppen, Desktopbreedte en Mobiele breedte. Op je telefoon tik je op Voorbeeld tonen om het te zien.

Het voorbeeld gebruikt voorbeeldgegevens: een voorbeeldbedrijf, -klant en -boeking, en een plaatshouder in plaats van je logo. Het toont de knoppen zoals je ze hier hebt ingeschakeld. Onthoud dat De boeking verlengen en Move start time in de echte e-mail de instelling van elke locatie volgen.

Veelgestelde vragen

Mijn herinnering is nooit verstuurd. Waarom niet? Open de instellingen en controleer eerst Boekingsstatus, want leeg betekent nooit. Controleer daarna Actief, Boekingstype en Locaties. Als de boeking werd gemaakt nadat het verzendmoment al voorbij was, is er geen herinnering ingepland.

Wordt de herinnering nog verstuurd als de klant minder dan 2 uur voor de start boekt? Nee. Een herinnering "2 uur voor de start" wordt alleen ingepland als dat moment bij het maken van de boeking nog in de toekomst ligt.

De klant verlengde de boeking, maar de herinnering "nog 30 minuten" kwam op de oude tijd. Een verlenging verplaatst de geplande herinneringen van de boeking niet, dus een herinnering die vóór het einde is ingesteld, volgt nog steeds de oorspronkelijke eindtijd. Als je een boeking verplaatst, schuiven de herinneringen wel mee.

Waar bewerk ik de bevestigingstekst? Instellingen → E-mails → de rij met de trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt → klik erop → Introductietekst.

De knoppen om de boeking te starten en te beëindigen doen niets op onze bemande locatie. De bevestiging wordt door al je locaties gedeeld. Als geen daarvan selfservice is, zet dan de rijen Vóór boeking, Boeking starten en Boeking beëindigen uit.

Ik heb "Boeking starten" aangezet, maar klanten zien nog steeds "Voor het boeken". De rijnamen in de admin zijn omgewisseld. De rij Vóór boeking is de knop die klanten als startknop ("Begin met boeken") zien, dus controleer het tekstveld naast elke schakelaar.

Hoe krijg ik mijn telefoonnummer in de bevestiging? Vul Telefoonnummer van de locatie en E-mail van de locatie in op het tabblad Locatie-instellingen van de locatie en laat Contactgegevens - Locatie aan staan. Anders zien klanten "[Site Phone]".

Kan ik per locatie een andere bevestiging versturen? Geen andere bevestiging. Voeg een e-mail toe met Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden, beperkt tot die locatie, dan komt die direct na de bevestiging binnen.

Waarom komt de e-mail van RentalBuddy en niet van ons, en waar gaan antwoorden naartoe? De afzender is altijd het no-reply-adres van Rentalbuddy, en antwoorden bereiken jou niet. Zet in plaats daarvan je contactgegevens in de e-mail.

Ik heb een testboeking gemaakt en kreeg de bevestiging, maar geen herinnering. Dat is zo bedoeld: testboekingen die je maakt met Doe een testboeking krijgen alleen de bevestiging, met [TEST] voor het onderwerp.

Waarom is "Betalingsmail" grijs onder Nieuw bericht versturen? De boeking heeft niets meer te betalen, dus er is geen openstaande betaallink om te sturen. Maak er een aan met Nieuwe betaling → Betaallink Stripe; dat verstuurt de betalingsmail.

Kunnen klanten hun e-mails in het Portugees krijgen? Ja. Portugees is een van de twaalf boekingstalen. Zet het aan onder Talen die getoond worden in de boekingsweergave en voeg Portugese versies toe van de e-mailteksten die je zelf hebt geschreven.

Wanneer wordt de herinnering voor deze boeking verstuurd? Open de boeking en klik op Berichten. Een herinnering die nog moet uitgaan, toont haar regel, zoals Herinnering 30 minuten voor boekingseinde, geen tijdstip; reken vanaf de begin- of eindtijd van de boeking.

Waarom staan datums in mijn e-mails als 2026-07-04? E-mails schrijven datums in elke taal als jaar-maand-dag. De tijd erachter volgt Tijdsweergave: 14:30, of 02:30 PM met de 12-uursklok.

Hoe toon ik de starttijd zonder datum? Gebruik [Booking start time] (of [Booking end time]). [Booking Date] geeft de datum samen met de starttijd.