Weer open na de winter: de checklist voor het nieuwe seizoen

Het eerste warme weekend breekt aan, iemand probeert te boeken en niets werkt: geen beschikbare tijden, sloten die voor de winter zijn uitgezet, geen PIN-codes. Niets hiervan is een storing — zo ziet een account eruit na een winter met een afgelopen seizoen, lege batterijen en verlopen verbindingen met de slotleverancier. Deze controles, in deze volgorde, zetten alles weer recht.

Is dit je allereerste seizoen, volg dan in plaats hiervan de checklist voor nieuwe verhuurders — deze handleiding gaat ervan uit dat vorig jaar alles werkte.

1. Kijk eerst op Home: welke locaties ontvangen geen boekingen

Log in en lees het bovenste deel van Home. Een locatie waarvan het seizoen is afgelopen, verschijnt in de waarschuwing Locaties die geen boekingen ontvangen:

Eén locatie: "{locatie} ontvangt geen boekingen." met Locatie openen.
Meerdere: "{n} locaties ontvangen geen boekingen." met Locaties bekijken. Beweeg in de lijst Locaties met de muis over het waarschuwingspictogram naast de naam van een locatie om te zien waarom — na de winter staat daar meestal "Laatste tijdsperiode eindigde op" gevolgd door de laatste dag van vorig seizoen.

Op de locatie zelf staat in het vak onder de Opslaan-balk Deze locatie ontvangt geen boekingen met een lijst van wat er ontbreekt (een afgelopen seizoen verschijnt daar als Geen tijdsperiodes ingesteld), en het tabblad Openingsdata is gemarkeerd met Geen actieve of aankomende openingsdata. De kolom Actieve openingsdatum in de lijst Locaties toont dezelfde status voor alle locaties in één oogopslag.

Een locatie met een afgelopen seizoen ziet er overal verder helemaal gezond uit, dus dit is de belangrijkste controle. Staat er op Home ook "Geen enkele locatie kan boekingen ontvangen zolang betalingen niet zijn ingesteld.", begin dan met stap 9.

Lees ook de andere waarschuwingen bovenaan Home, en de rode of oranje markeringen naast Locaties, Producten en Instellingen in het menu:

igloohome-verbinding vraagt aandacht — Igloohome weigert je opgeslagen login of de betaalmethode in Igloo Connect is verlopen (stap 2).
Boekingen zonder pincode — sloten die klanten kunnen boeken maar die geen codes kunnen aanmaken (stap 4).
Sloteenheden offline — een boxstation of Allockate-eenheid heeft zich een tijd niet gemeld (stap 3).
Stripe vraagt uw aandacht — Stripe heeft betalingen of uitbetalingen gepauzeerd, of er loopt een deadline (stap 9).
Om te controleren — ontbrekende contactgegevens, voorwaarden die nagekeken moeten worden, of een openingsperiode die binnenkort eindigt zonder dat er iets na komt (stap 7 en 12).

Wat elke waarschuwing betekent, staat in de gids over het adminmenu en de waarschuwingen op Home.

2. Verbind de Igloohome-kant opnieuw

Ga naar stap 5 als je geen Igloohome-sloten hebt.

De verbindingswaarschuwing. In de maanden voordat je Igloohome-verbinding verloopt, opent bij het inloggen een dialoogvenster Waarschuwing!: "Uw Igloo home-verbinding verloopt over" zoveel dagen — of "Uw Igloo home-verbinding is verlopen!" — met Maak opnieuw verbinding met Igloo home. Maak opnieuw verbinding in plaats van het venster te sluiten. Onder Instellingen → Integraties → Slimme sloten staat de verbinding op Verbonden of Niet verbonden; let op: Verbonden betekent alleen dat Rentalbuddy een verbinding heeft, niet dat de codes werken — dat testen stap 4 en 11.
De nachtelijke verbindingscontrole. Rentalbuddy vraagt Igloohome elke nacht of je opgeslagen login nog werkt. Blijft Igloohome die weigeren, dan tonen Home, Instellingen → Integraties en je tabbladen Sloten igloohome-verbinding vraagt aandacht: "Rentalbuddy kan uw igloohome-account niet meer bereiken (sinds {datum}). Totdat u opnieuw verbindt, krijgen nieuwe boekingen geen pincodes." Verbind opnieuw met Verbinden met Igloohome-app.
De betaalmethode in Igloo Connect. Is de kaart in het Igloo Connect-portaal van Igloohome in de winter verlopen, dan stopt het synchroniseren met Betalingsmethode vereist: "Voeg een geldige betalingsmethode toe in het Igloo Connect-portaal om uw sloten te synchroniseren." De nachtelijke controle toont het ook op Home: "igloohome weigert verzoeken omdat uw Igloo Connect-account geen betaalmethode heeft (sinds {datum})…". Gebruik Igloo Connect-portaal openen en los het daar op (aan de kant van Igloohome, onder Settings → Payment Method) vóór het seizoen, niet terwijl er een klant staat te wachten.

Het instellen of migreren van het Igloohome-account zelf staat in de handleiding over het Igloohome-account en Igloo Connect.

3. Laad de sloten op en controleer ze

Het onderhoud van de hardware hoort bij je slotleverancier, dus volg hun aanwijzingen. Twee dingen die je moet weten voordat je in paniek raakt: batterijen lopen leeg tijdens opslag, en een slot dat de hele winter niet is opgeladen, kan helemaal dood lijken totdat het een flinke tijd aan de lader heeft gehangen. Laad alle sloten op en controleer dan de basis — kluisnummers en stickers leesbaar, QR-codes nog op de units, beugels en deurtjes die soepel bewegen. Gaat een slot zelfs met de juiste code niet open, bekijk dan de handleiding over een slot dat niet opengaat.

Heb je een Gokaya-boxstation of een Allockate-eenheid, controleer dan vóór het seizoen de statuschip op het tabblad Sloten van de locatie: Online, Geen signaal (alleen boxstations: een tijd niets gehoord) of Offline — beweeg je muis erover voor het laatste contact. Rentalbuddy controleert eenheden elk uur; een eenheid die bevestigd offline is, verschijnt als Sloteenheden offline op Home en in rood op het tabblad Sloten ("Controleer of de eenheid stroom en een netwerkverbinding heeft. Deze melding verdwijnt vanzelf zodra de eenheid zich weer meldt."). Zolang de locatie gesloten is voor het seizoen, is dit alleen een blauwe notitie, en het wordt een waarschuwing als de eenheid een week voor de opening nog offline is.

4. Synchroniseer je Igloohome-sloten opnieuw en test ze allemaal

Ga naar Locaties → open de locatie → Sloten.
Klik op Igloohome-sloten synchroniseren. Het venster haalt je sloten op bij Igloohome (Opnieuw ophalen herhaalt dat). Sloten die je in de winter in de Igloohome-app hebt gekoppeld, verschijnen hier, klaar om toe te voegen met Kies locatie en Sloten toevoegen; sloten die al geplaatst zijn, tonen Geplaatst. Het synchroniseren haalt ook de waarschuwing "Igloohome toont sommige Igloo-sloten op deze locatie niet meer." weg voor elk slot dat Igloohome nog voor je toont.
Gebruik bij elk Igloo-slot Dit slot synchroniseren vanuit Igloo (op de rij van het slot). Daarbij wordt ook geprobeerd een PIN-code voor het slot op te halen. Je wilt Slot gesynchroniseerd vanuit Igloo zien; staat er dat Rentalbuddy geen code kon ophalen, controleer dan of Igloohome verbonden is en of het slot gekoppeld is in de Igloohome-app, en probeer het opnieuw.
Lees de waarschuwingen bovenaan het tabblad Sloten. Een rode banner zoals "Slot {slot} kan geen pincodes aanmaken. Klanten die het boeken, krijgen geen code." (de naam van het tabblad Sloten wordt ook rood, en Home toont Boekingen zonder pincode) betekent dat klanten die dat slot boeken geen code krijgen; de regels eronder zeggen waarom, en de gemarkeerde rijen laten zien welk slot het is. Los de oorzaak op en synchroniseer: boekingen die nog wachten, worden automatisch opnieuw geprobeerd en krijgen hun codes binnen enkele minuten. Een oranje "Waarschuwing: sommige Igloo-sloten op deze locatie kunnen geen PIN-codes aanmaken." gaat over oude sloten die via Bluetooth-ID zijn ingevoerd; gebruik Igloohome-sloten synchroniseren om ze te koppelen. Wacht niet op een e-mail: die gaat alleen uit als een slot dat faalt een boeking heeft die binnen 12 uur begint, dus controleer dit tabblad zelf.

Heb je sloten op meerdere locaties, herhaal de controle dan op het tabblad Sloten van elke locatie. De hele levenscyclus van een slot — toevoegen, verplaatsen, vervangen, waarschuwingen — staat in de handleiding over sloten.

5. Zet je sloten weer aan — binnen je slotlimiet

Heb je sloten voor de winter uitgezet, dan zijn ze verborgen in het boekingsproces totdat je ze weer aanzet.

Eén slot: zet de schakelaar Actief om. De beheeromgeving vraagt Slot activeren — "Dit slot wordt beschikbaar voor boekingen en telt mee in je abonnement." — en slaat op zodra je op Activeren klikt. Je ziet Slot geactiveerd.
Alle sloten op een locatie: als alle sloten uit staan, toont het tabblad "Waarschuwing: alle sloten op deze locatie zijn inactief. Klanten zien geen producten in de boekingswidget." met Alle sloten activeren, dat één keer om bevestiging vraagt voor allemaal.

Alleen actieve sloten tellen mee voor de slotlimiet van je abonnement. Inactieve sloten zijn gratis, dus je kunt reserve- of kapotte sloten uitgeschakeld in de lijst laten staan. De kop van het tabblad Sloten toont Actieve sloten en Inactieve sloten voor die locatie, en bij een abonnement met een limiet staat op de regel eronder "{actief} van {limiet} sloten in gebruik binnen je abonnement, over alle locaties". Instellingen → Facturering toont Actieve sloten voor het hele account.

Zou je met het aanzetten van een slot over de limiet gaan, dan krijg je Geen vrije plaatsen voor actieve sloten — "Deactiveer een ander slot of voeg een actief slot toe aan je abonnement." — met Slot vervangen (ruil het met een actief slot dat niet terugkomt) of Actief slot toevoegen (opent Facturering). Alle sloten activeren is grijs als het de limiet zou overschrijden: "Alle sloten activeren zou je limiet voor actieve sloten overschrijden."

Het product op elk slot kies je in de kolom Product van de slottabel en sla je op met de knop Opslaan — anders dan bij de schakelaar Actief wachten productwijzigingen op Opslaan. Controleer dat geen enkel slot dat boekbaar moet zijn zonder product staat.

6. Vervang een slot dat de winter niet heeft overleefd

Is een unit kapot en heb je een reserve, verwijder het oude slot dan niet om een nieuw toe te voegen — gebruik Slot vervangen op de rij van het oude, actieve slot (het wisselpictogram). Kies het inactieve slot dat het overneemt. Het nieuwe slot neemt het product over, het oude wordt uitgezet en verliest zijn product, en je aantal actieve sloten blijft gelijk. Heeft het oude slot nog komende boekingen, vink dan {n} komende boekingen verplaatsen naar {slot} aan om ze mee te verhuizen. Je ziet Slot vervangen (of hoeveel boekingen er zijn verplaatst).

Een slot met komende boekingen kan niet het slot zijn dat overneemt; verplaats die boekingen eerst in Boekingsbeheer. Een saunakachel die aan het oude slot gekoppeld is, gaat mee naar het nieuwe, tenzij het nieuwe slot al een eigen kachel heeft. Vervangen staat uitgebreid beschreven in de handleiding over sloten.

7. Maak de openingsdata voor het nieuwe seizoen

Dit is de klassieke misser in het voorjaar: de tijdsperiode van vorig jaar eindigde in het najaar, en een locatie zonder actuele tijdsperiode ontvangt helemaal geen boekingen — geen foutmelding, alleen een lege boekingspagina.

Open de locatie → Openingsdata. De periode van vorig jaar staat op Beëindigd.
Klik op Maak nieuwe tijdsperiode, of gebruik Kopieer tijdsperiode op de periode van vorig jaar en geef de kopie nieuwe data. Stel Startperiode en Einde periode zo in dat ze het seizoen afdekken.
Controleer per weekdag de Ophaaltijden en Retoururen. Wil je andere dagen dezelfde uren geven, gebruik dan het kopieerpictogram bij een dag: het kopieert de uren van die dag, inclusief ophaal- en retourtijden, naar Alle dagen of naar één andere dag. Openings- en sluitingstijden vallen altijd op je boekingsinterval; een tijd tussen twee slots wordt verschoven (later openen, eerder sluiten), dus controleer de tijden na het opslaan.
Werk je met seizoensprijzen, stel dan Prijstabel voor tijdsperiode (Hoogseizoen / Laagseizoen) in op de nieuwe periode.
Ruim oude Aangepaste datums op die je niet meer nodig hebt — de sluitingsdagen en stormsluitingen van vorig jaar.
Klik op Opslaan. De periode staat op Actief (of Gepland als hij later begint), en de waarschuwing Locaties die geen boekingen ontvangen verdwijnt zodra er niets anders meer ontbreekt.

Plan ook het najaar: tot 14 dagen voordat een periode eindigt zonder dat er iets na is ingesteld, waarschuwt het tabblad Openingsdata "De huidige tijdsperiode eindigt op {datum} en daarna is niets ingesteld. Vanaf dan zien klanten geen boekbare datums." en zet Home het onder Om te controleren.

Elke instelling op dit tabblad wordt uitgelegd in de handleiding over openingstijden; blijft de locatie onboekbaar, loop dan de handleiding door over waarom klanten niets kunnen boeken.

8. Controleer producten, prijzen en voorraad

Open Producten en loop de lijst door: kloppen de prijzen nog (ook hoog- en laagseizoensprijzen en weekdagprijzen), zijn de beschrijvingen nog juist, komt de voorraad overeen met wat de opslag heeft overleefd? Onthoud dat op selfservicelocaties het aantal dat klanten kunnen boeken gelijk is aan het aantal actieve sloten met dat product — daarom tellen stap 5 en 6 zwaarder dan het voorraadgetal. Op bemande locaties is een product met aantal 0 uit de verkoop en verborgen voor klanten, dus zet het aantal van alles wat je verhuurt weer omhoog. Toont Home een productregel als "{product} kan niet worden geboekt." (bijvoorbeeld geen prijs, of een ontbrekende dagprijs in de eerste zeven dagen), open het product dan vanaf daar.

9. Controleer of Stripe nog betalingen accepteert

Stripe vraagt in de winter soms om nieuwe gegevens (identiteit, bankgegevens, bedrijfsgegevens). Instellingen → Betalingen → Online betalingen zegt in woorden wat Stripe wil — bijvoorbeeld "Stripe heeft uiterlijk {datum} meer informatie van u nodig, anders worden betalingen gepauzeerd." — met Aanvullen bij Stripe. Als betalingen gepauzeerd zijn, uitbetalingen worden vastgehouden of er een deadline loopt, toont Home hetzelfde onder Stripe vraagt uw aandacht. Kunnen klanten helemaal niet betalen, dan zegt Home ook "Geen enkele locatie kan boekingen ontvangen zolang betalingen niet zijn ingesteld." met Betalingen configureren. De details staan in de gids over de Stripe-koppeling.

10. Controleer de boekknop op je website

In de winter worden websites vernieuwd, en thema-updates staan erom bekend dat ze ingesloten code verwijderen. Open het tabblad Boekknop van de locatie en gebruik Voorbeeld — "Opent je website in een nieuw tabblad met het boekingsflow zodat je kunt controleren of insluiten werkt." Open daarna je echte pagina zoals een klant dat zou doen. Bij een ingebedde knop zegt het tabblad ook "De boekknop is live op {jouw site}" zodra de knop op een echte pagina is geladen; druk op Opnieuw controleren nadat je de pagina hebt geopend. Controleer meteen of URL waar de boekknop is geïmplementeerd nog naar de juiste pagina wijst: de links in je klantmails worden daarop gebaseerd. Opnieuw installeren staat in de handleiding over het installeren van de boekknop.

11. Doe één echte testboeking

Boek van begin tot eind — boeking, betaling, bevestigingsmail, PIN-code op de ontgrendelpagina, het slot dat opengaat, terugbrengen — op je echte boekingspagina, niet alleen in het voorbeeld. De makkelijkste manier is Doe een testboeking in de bovenste balk van de locatie, naast Opslaan: gratis, of met een klein bedrag dat meteen wordt terugbetaald. De knop is grijs zolang de locatie nog geen boekingen kan ontvangen, en zolang het tabblad waarop je staat niet-opgeslagen wijzigingen heeft. De testboeking krijgt de markering Test, telt niet mee in de cijfers op je dashboard en wordt 30 minuten nadat je hem hebt gemaakt automatisch geannuleerd. In Boekingen is hij verborgen tot je Testboekingen tonen aanzet. Een kortingscode van 100 % of een personeelsboeking met Testbetaling werkt ook nog; die annuleer je daarna zelf. Alle drie staan beschreven in de checklist voor nieuwe verhuurders. Bij Igloohome-sloten verschijnt de code 15 minuten voor de start, of op het hele uur als de boeking later in dat uur begint, dus boek een tijd die nu begint.

12. Lees je e-mails, voorwaarden en contactgegevens opnieuw

Instellingen → E-mails → de rij waarvan de Trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt is (je boekingsbevestiging): klopt het telefoonnummer nog, zijn de ophaalinstructies nog juist?
Locatie → Locatie-instellingen → Telefoonnummer van de locatie en E-mail van de locatie: klanten zien deze in hun e-mails en gebruiken ze om je te bereiken. Een locatie zonder deze gegevens, of met die van Rentalbuddy, wordt gemarkeerd op haar tabblad Locatie-instellingen en staat op Home onder Om te controleren.
Klantstroom → Belangrijke instellingen → Algemene voorwaarden: gelden ze nog voor dit seizoen?

13. Zet uit wat niet terugkomt

Alles wat de winter niet heeft overleefd, moet niet meer boekbaar zijn voordat het seizoen begint, niet pas nadat iemand het heeft geboekt:

Een kapot slot zonder reserve: zet de schakelaar Actief uit. De beheeromgeving vraagt Slot deactiveren; staan er nog boekingen op het slot, dan zie je hoeveel ("{n} komende boekingen staan nog op dit slot.") met Boekingsbeheer openen. Boekingen die al op een gedeactiveerd slot staan, behouden hun toegangscodes, tenzij je ze verplaatst. Deactiveer liever dan te verwijderen: verwijderen is definitief.
Een product dat je niet meer aanbiedt: haal het eerst van zijn sloten en gebruik daarna Product verwijderen. Zolang een slot het nog heeft, wordt het verwijderen geweigerd: "Dit product is nog gekoppeld aan een slot. Verwijder het uit het slot onder het tabblad Sloten van de locatie en probeer opnieuw." Een product met komende boekingen kan ook niet worden verwijderd; het dialoogvenster toont die boekingen.
Een slot dat je wegdoet: een slot met komende boekingen kan niet worden verwijderd. Verplaats eerst de boekingen, of laat het slot gewoon uitgeschakeld.

Dat is de voorjaarsroutine: waarschuwingen op Home, Igloohome-verbinding, batterijen, opnieuw synchroniseren, sloten aanzetten, vervangen, openingsdata, producten, Stripe, de knop op je website, testboeking, teksten, opruimen. In deze volgorde kost het je een middag.

Veelgestelde vragen

Het is voorjaar en niets is boekbaar — wat ben ik vergeten? Bijna altijd de openingsdata: de tijdsperiode van vorig jaar is afgelopen. Open de locatie → Openingsdata → Maak nieuwe tijdsperiode (of Kopieer tijdsperiode) en stel de data van dit seizoen in.

Mijn sloten werken niet na de winter. Laad ze op en gebruik daarna op het tabblad Sloten van de locatie Igloohome-sloten synchroniseren en Dit slot synchroniseren vanuit Igloo. Meldt het synchroniseren Betalingsmethode vereist, los dan eerst de betaalmethode op in het Igloo Connect-portaal.

Ik krijg mijn sloten niet meer aan — er staat Geen vrije plaatsen voor actieve sloten. Alleen actieve sloten tellen mee voor de limiet van je abonnement. Zet een slot uit dat je niet meer gebruikt, gebruik Slot vervangen om een kapot slot te ruilen voor een reserve, of kies Actief slot toevoegen om een plaats toe te voegen via Facturering.

Tellen uitgeschakelde sloten mee voor mijn slotlimiet? Nee. Inactieve sloten tellen niet mee; alleen actieve sloten nemen een plaats in je abonnement in.

Waar zet ik sloten nu aan? Er is geen pagina voor stations. Op elke locatie: Locaties → open de locatie → Sloten, en dan de schakelaar Actief op elk slot of Alle sloten activeren.

Home zegt "Laatste tijdsperiode eindigde op" — is er iets kapot? Nee, je seizoen is gewoon afgelopen. Maak de tijdsperiode voor het nieuwe seizoen op het tabblad Openingsdata van de locatie.

Er is een slot kapotgegaan in de winter — moet ik het verwijderen? Nee. Heb je een reserve, gebruik dan Slot vervangen zodat de reserve het product en de boekingen overneemt; zet anders het kapotte slot uit.

Hoe test ik alles voordat de eerste klant komt? Gebruik Doe een testboeking in de bovenste balk van de locatie en boek via je echte boekingspagina. De test wordt gemarkeerd, telt niet mee in je cijfers en wordt na 30 minuten automatisch geannuleerd.

Ik heb een testboeking gedaan – waarom staat die niet in Boekingen? Testboekingen zijn standaard verborgen. Zet Testboekingen tonen aan in Boekingen om ze te zien.

Hoe geef ik alle dagen dezelfde openingstijden? Gebruik op Openingsdata het kopieerpictogram bij de dag waarvan de uren kloppen, kies Alle dagen (of één dag tegelijk) en klik op Opslaan. Het vervangt het vroegere Alle dagen gelijk maken aan maandag.

Home zegt Sloteenheden offline — wat moet ik doen? Controleer of het boxstation of de Allockate-eenheid stroom en een netwerkverbinding heeft (en bij boxstations een werkende simkaart). De melding verdwijnt vanzelf zodra de eenheid zich weer meldt.

De boekknop is van mijn website verdwenen. Waarschijnlijk heeft een update van de website of het thema de code verwijderd. Controleer het met Voorbeeld op het tabblad Boekknop en installeer de code opnieuw zoals beschreven in de handleiding over de boekknop.