Installatiechecklist voor nieuwe verhuurders: van leeg account tot je eerste echte boeking

Het inrichten van een verhuurbedrijf raakt veel schermen, en de volgorde doet ertoe: verschillende stappen blijven geblokkeerd tot een eerdere stap klaar is. Deze gids bestaat uit vier delen: de Gids op je pagina Home en wat elk van de stappen afvinkt, de volledige inrichting in een volgorde die werkt (inclusief wat de Gids niet controleert), een testboeking via je eigen boekingspagina, en een controlelijst die je doorloopt voordat je klanten vertelt dat je open bent.

De Gids op Home: de zeven stappen en wat elk onderdeel afvinkt

Zolang je account wordt ingericht, toont Home Welkom bij Rentalbuddy!, een korte inleiding en een Gids met een voortgangsbalk en een teller x/y voltooid. Elk nieuw account krijgt deze Gids met zeven stappen, die begint met Account aangemaakt. Accounts die daarvoor zijn aangemaakt, houden de Gids met zes stappen die in het volgende hoofdstuk staat beschreven. Elke stap bevat één of meer onderdelen, en sommige onderdelen zijn gemarkeerd als Optioneel.

De inleiding zegt "Volg de stappen hieronder om boekingen te gaan ontvangen. Je voortgang wordt opgeslagen, dus je kunt stoppen en verdergaan wanneer je wilt." en wijst je de weg naar hulp: "Vragen? Stel ze ons wanneer je wilt met de knop onderaan in de hoek." (of "Hulp nodig? Je vindt handleidingen achter de helpknop onderaan in de hoek."). Tijdens een gratis proefperiode staat er ook "Tijdens je gratis proefperiode betaal je niets – je kiest een abonnement zodra je klaar bent om live te gaan."

De stappen en wat elk onderdeel afvinkt:

1. Account aangemaakt — Account aangemaakt is vanaf het begin afgevinkt.
2. Je locatie — "De plek waar klanten ophalen en terugbrengen wat ze huren, bijvoorbeeld een strand, een jachthaven of een winkel."
   • Maak een locatie aan: afgevinkt als je een locatie hebt. Opent Locatie toevoegen (zie stap 3 van de volledige inrichting hieronder).
   • Voeg openingsdata toe: afgevinkt als minstens één locatie een actieve of komende tijdsperiode heeft onder Openingsdata.
   • Zet de boekknop op je website (optioneel): vraagt "Hoe bereikt de boekknop je klanten?" — Iemand anders beheert mijn website (je krijgt een link met de installatiestappen om naar diegene te sturen), Ik zet hem zelf op mijn website (de stappen staan op het tabblad Boekknop van de locatie) of Ik heb geen website (gebruik in plaats daarvan een boekingspagina van Rentalbuddy of een QR-code). Afgevinkt zodra je hebt geantwoord (kies de Locatie en dan Doorgaan), of zodra de knop live op je website is gezien.
3. Wat je verhuurt — "Wat klanten kunnen boeken, bijvoorbeeld een kajak, een fiets of een saunasessie."
   • Maak een product aan: afgevinkt als het account minstens één product heeft.
   • Voeg een foto toe en Voeg een beschrijving toe (allebei optioneel): afgevinkt als een product een foto of een beschrijving heeft.
4. Sloten en toegang — "Klanten openen het slot zelf met hun boeking, zodat er geen personeel aanwezig hoeft te zijn." Alleen getoond als je een selfservicelocatie hebt (of nog geen locatie).
   • Koppel igloohome: alleen vermeld als je Igloohome-sloten hebt; afgevinkt als je Igloohome-account is gekoppeld.
   • Voeg een slot toe en activeer het: afgevinkt als minstens één slot op een locatie is geplaatst en aanstaat (Actief).
   • Koppel een product aan een slot: afgevinkt als een actief slot een product heeft en een manier om pincodes te krijgen.
5. Betaald krijgen — "Ontvang betalingen online en stel de voorwaarden in die klanten accepteren."
   • Koppel Stripe: afgevinkt zodra Stripe zegt dat je account kaartbetalingen kan ontvangen, of als Stripe-betalingen uitschakelen aanstaat.
   • Voeg je algemene voorwaarden toe: afgevinkt als elke actieve locatie klanten een tekst met voorwaarden toont (die van het account of een eigen tekst).
   • Voeg een btw-tarief toe: alleen vermeld als Stripe je betalingen verwerkt; afgevinkt als het account minstens één belastingtarief heeft.
6. Testboeking — "Boek zelf één keer en zie wat je klanten zien."
   • Doe een testboeking: afgevinkt zodra je er een hebt gemaakt en die is gelukt; op een selfservicelocatie moet de testboeking ook op een slot geboekt zijn. Zie "Doe een testboeking" hieronder.
7. Activeren en live gaan — "Kies een abonnement om echte boekingen te ontvangen."
   • Kies een abonnement: afgevinkt zodra je account een abonnement heeft (bij een kaartabonnement: zodra Stripe het heeft gestart, dus niet zolang de allereerste betaling nog onvolledig is), en het blijft afgevinkt: een latere mislukte betaling of een opgezegd abonnement haalt het vinkje niet weg.

Zo werkt het:

• Wat je als volgende moet doen, is een gevulde knop met de naam van het onderdeel erop, bijvoorbeeld Maak een locatie aan: het eerste open verplichte onderdeel in de eerste stap die nergens op wacht. Al het andere is een link.
• Een stap is klaar als al zijn verplichte onderdelen klaar zijn. Onderdelen met Optioneel houden een stap nooit open. Druk op Overslaan om er een af te vinken zonder hem te doen (er staat dan Overgeslagen), en op Ongedaan maken om hem terug te halen.
• Kan een onderdeel nog niet worden gedaan, dan staat er Eerst: met wat het nodig heeft: een locatie vóór producten en sloten, en een product, openingsdata en (op selfservicelocaties) een product op een slot vóór de testboeking. Al het andere kun je in willekeurige volgorde doen.
• Iedereen op het account ziet de Gids, maar de instellingsdialogen ervan openen alleen voor gebruikers van wie de rol die stap mag uitvoeren. Opent een stap niet voor jou, vraag het dan aan de eigenaar van je account.
• Als elk verplicht onderdeel klaar is, verdwijnt de Gids voorgoed en toont Home het dashboard. Vanaf dan verschijnen problemen als waarschuwingen boven het dashboard (Locaties die geen boekingen ontvangen, productproblemen, Om te controleren) — zie de gids over het adminmenu en de waarschuwingen op Home.

Als je Gids zes stappen toont

Accounts die vóór de Gids met zeven stappen zijn aangemaakt, houden deze Gids met zes stappen; welke Gids een account krijgt, wordt bepaald als het account wordt aangemaakt en verandert daarna nooit meer. Je hebt hem als de eerste stap Word lid van Rentalbuddy is. Hij heeft dezelfde welkomsttekst en inleiding, een Gids met een voortgangsbalk en een teller x/y voltooid, en het getal bij het menu-item Home geeft aan hoeveel stappen nog openstaan. De stappen, in de volgorde waarin de Gids ze toont:

1. Word lid van Rentalbuddy — "Je account is aangemaakt en klaar." Wordt afgevinkt zodra je account bestaat.
2. Maak je eerste locatie aan — "De plek waar klanten ophalen en terugbrengen wat ze huren, bijvoorbeeld een strand, een jachthaven of een winkel." Wordt afgevinkt als je een locatie hebt en minstens één locatie een actieve of komende tijdsperiode heeft onder Openingsdata. Maak een locatie aan opent Locatie toevoegen (hetzelfde dialoogvenster als Locaties → Nieuwe locatie toevoegen, zie stap 3 van de volledige inrichting hieronder); na Locatie toevoegen kom je op de nieuwe locatie terecht. Bestaat de locatie wel maar heeft ze nog geen tijdsperiode, dan staat er bij de stap "Geen van je locaties heeft nog actieve of toekomstige openingstijden. Klanten kunnen alleen boeken binnen een open periode — stel ze in om live te gaan." met Ga naar openingstijden.
3. Maak een product aan — "Wat klanten kunnen boeken, bijvoorbeeld een kajak, een fiets of een saunasessie." Wordt afgevinkt als het account minstens één product heeft. Maak een product aan vraagt je eerst: Kies uw valuta ("Kies de valuta die u gaat gebruiken voor uw producten."), daarna opent het productformulier.
4. Sloten en toegang instellen — "Voor verhuur in selfservice: klanten openen het slot zelf met hun boeking, zonder personeel." Wordt alleen getoond als je een selfservicelocatie (Onbemand) hebt; een account met alleen bemande locaties ziet deze stap nooit. De stap linkt naar Ga naar sloten (rechtstreeks naar het tabblad Sloten als je één locatie hebt). Hij wordt afgevinkt als minstens één slot op een locatie is geplaatst, is aangezet (Actief), een product heeft en een manier heeft om pincodes te krijgen — en, bij Igloohome-sloten, als je Igloohome-account is gekoppeld.
5. Betalingen configureren — "Vereist om online betalingen te ontvangen." Koppel Stripe start de Stripe-koppeling (Verbinden met Stripe). De stap vraagt het Stripe rechtstreeks: hij wordt afgevinkt zodra Stripe zegt dat je account kaartbetalingen kan ontvangen. Een Stripe-aanmelding die je bent begonnen maar niet hebt afgerond, telt niet. Informatie die Stripe pas later wil hebben, houdt de stap niet open; Instellingen → Betalingen vertelt je wat Stripe nog wil. Een account waarbij Stripe-betalingen uitschakelen is aangezet, telt als klaar.
6. Activeer je account — "Voeg een abonnement toe om je account te activeren en boekingen te kunnen ontvangen." Gebruik Facturering toevoegen. Wordt afgevinkt zodra je account een abonnement heeft (bij een kaartabonnement: zodra Stripe het heeft gestart, dus niet zolang de allereerste betaling nog onvolledig is). Dan staat er "Je abonnement is actief. Je kunt nu boekingen ontvangen." Het vinkje blijft daarna staan: een latere mislukte betaling of een opgezegd abonnement haalt het niet weg. Een mislukte betaling verschijnt in plaats daarvan als banner bovenaan.

Stap 3, 4 en 5 zijn grijs tot er een locatie bestaat, met hints zoals "Je moet eerst een locatie aanmaken voordat je een product kunt maken". Net als in de Gids met zeven stappen is wat je als volgende moet doen een gevulde knop — Maak een locatie aan, Ga naar openingstijden, Maak een product aan, Ga naar sloten of Koppel Stripe, terwijl de abonnementsstap Facturering toevoegen houdt — en openen de instellingsdialogen alleen voor gebruikers van wie de rol die stap mag uitvoeren.

Als elke stap is afgevinkt, verdwijnt de Gids voorgoed en toont Home het dashboard met eventuele waarschuwingen erboven.

Hints onder "Sloten en toegang instellen"

Als je sloten geplaatst zijn maar er nog geen klaar is, staat er bij de stap "Open het tabblad Sloten van je locatie. Ten minste één slot moet actief zijn en aan een product gekoppeld zijn." met een lijst van wat er ontbreekt:

• "Zet Actief aan voor minstens één slot."
• "Kies een product voor minstens één slot."
• "Los het slot met de waarschuwing op: het kan nog geen PIN-codes aanmaken."

Ben je verbonden met Igloohome maar is er nog geen slot binnengekomen, dan herinnert de stap je eraan: "Je bent verbonden met Igloohome. Voordat je sloten kunnen synchroniseren, voeg je in Igloo Connect onder Settings → Payment Method een betaalmethode toe." met Open Igloo Connect-portaal.

Waarschuwingen boven de Gids

Zolang de Gids loopt, waarschuwt Home je niet voor dingen die je gewoon nog niet hebt ingesteld — de Gids is je takenlijst. Maar alles wat echt misgaat, wordt meteen boven de Gids getoond: igloohome-verbinding vraagt aandacht, Boekingen zonder pincode, Sloteenheden offline, Stripe vraagt uw aandacht, en een melding als een klant niet kon betalen omdat er in Stripe geen betaalmethode aanstaat. Negeer deze niet tijdens de inrichting: ze betekenen dat klanten niet kunnen betalen of niet naar binnen kunnen. Wat elke waarschuwing betekent, staat in de gids over het adminmenu en de waarschuwingen op Home.

De checklist van de locatie: "Deze locatie ontvangt geen boekingen"

Elke locatiepagina toont ook, onder de balk met Opslaan, wat er nog tussen die locatie en haar eerste boeking staat: Deze locatie ontvangt geen boekingen, gevolgd door een rij stappen met een vinkje of een open rondje. Open stappen zijn links naar de plek waar je ze oplost:

• Geen producten om te boeken — maak een huurproduct of evenement aan voor deze locatie. Op een bemande locatie betekent Alle producten hebben aantal 0 dat elk huurproduct op aantal 0 staat, waardoor het uit de verkoop is.
• De slotstap (alleen selfservicelocaties), geformuleerd naar het werkelijke probleem: Geen sloten toegevoegd, Alle sloten staan uit, Nog geen slot heeft een product of Sloten kunnen geen pincodes aanmaken (alleen voor oude sloten die via Bluetooth-ID zijn ingevoerd en geen manier hebben om codes te krijgen).
• Geen boekingsduren die klanten kunnen boeken — geen van de boekingsduren van de producten past in de tijdslots van de locatie.
• Boekingsknop niet ingesteld — maak het tabblad Boekknop af.
• Geen tijdsperiodes ingesteld — voeg een tijdsperiode toe bij Openingsdata.
• Betalingen configureren — de betalingsinstellingen van het account (opent Instellingen → Betalingen).

Zolang je Gids nog loopt, is het vak blauw (een takenlijst); daarna wordt het oranje (er is iets mis). Als de laatste stap klaar is, zie je één keer Deze locatie is klaar voor boekingen., met een knop Doe een testboeking ernaast. Een slot dat klanten kunnen boeken maar dat geen code geeft, is geen van deze stappen: de locatie verkoopt nog steeds, dus wordt het in plaats daarvan rood getoond op het tabblad Sloten en op Home. Meer over locaties staat in de gids over locaties en slotsecties.

De volledige inrichting, stap voor stap

De Gids controleert de basis. Dit is de hele route, inclusief wat de Gids niet controleert: openingsdata, de boekingsknop, belastingen, contactgegevens, voorwaarden, e-mails en een testboeking. De volgorde hieronder werkt; je kunt Stripe eerder koppelen dan de Gids aangeeft, en het scheelt werk als je dat doet voordat je belastingen voor producten kiest.

1. Maak je account aan en verifieer je e-mail

Meld je aan op de pagina Account aanmaken met Naam, E-mail (gebruikersnaam), Telefoonnummer, Wachtwoord en Herhaal wachtwoord, en accepteer de Algemene voorwaarden.

Daarna zie je Verifieer je e-mail: "Controleer je inbox en klik op de verificatielink die we je hebben gestuurd." Je kunt pas inloggen als je dat hebt gedaan — de inlogpagina meldt "E-mailadres niet geverifieerd, inloggen verboden." Komt de e-mail niet aan, kijk dan in je spam en gebruik Nieuwe link verzenden (er zit een korte wachttijd tussen verzendingen).

2. Vul je bedrijfsgegevens in en controleer je valuta

Open Instellingen → Account en vul Bedrijfsinformatie en Accountinformatie in (contactpersoon, telefoon en Contact e-mail). Deze gegevens worden aan je klanten getoond, en nieuwe locaties nemen hun contactgegevens van hier over.

Je valuta staat onder Instellingen → Betalingen. Zet die goed voordat je boekingen aanneemt: "Je kunt de valuta alleen wijzigen zolang dit account geen actieve of toekomstige boekingen heeft op een locatie. Als de keuze is vergrendeld, bestaan er al boekingen."

3. Maak je locatie aan

Gebruik Maak een locatie aan in de Gids, of Locaties → Nieuwe locatie toevoegen. Beide openen Locatie toevoegen, drie korte stappen:

1. Toegang — "Hoe krijgen klanten wat ze huren?": Klanten openen zelf ("Klanten boeken online en openen een slim slot met hun eigen code. Er is geen personeel ter plaatse nodig.") of Personeel geeft het mee ("Je personeel geeft het gehuurde mee en neemt het weer in. Op deze locatie worden geen sloten gebruikt."). Er is niets vooraf geselecteerd, en Volgende blijft grijs tot je een keuze maakt. "Je kunt dit wijzigen totdat de locatie zijn eerste boeking of slot heeft." Daarna toont het tabblad Locatie-instellingen van de locatie het alleen nog ter informatie en neem je contact op met support om het te wijzigen.
2. Soort verhuur — "Wat verhuur je hier?" Ook hier is niets vooraf geselecteerd: kies er een voordat je op Volgende drukt. Dit bepaalt het pictogram dat klanten zien, en je kunt het later wijzigen.
3. Gegevens — Naam van je locatie, Adres van je locatie (typ een adres en kies het, of gebruik Gebruik huidige locatie; met Controleer de markering op de kaart controleer en verplaats je de markering), E-mail van de locatie en Telefoonnummer van de locatie, en dan Locatie toevoegen.

Boven het e-mailveld staat in het dialoogvenster "Je klanten zien het e-mailadres en telefoonnummer van de locatie bij het boeken en in hun bevestigingsmails." E-mail van de locatie en Telefoonnummer van de locatie zijn verplicht en worden ingevuld vanuit je account; wijzig ze als deze plek eigen gegevens heeft. Er is een geldig e-mailadres en een telefoonnummer van minstens zes cijfers nodig, en het eigen e-mailadres of telefoonnummer van Rentalbuddy wordt geweigerd: "Dit zijn de contactgegevens van Rentalbuddy. Vul uw eigen gegevens in, zodat klanten u bereiken en niet ons." Klantmails worden verstuurd vanaf het no-reply-adres van Rentalbuddy, dus via deze gegevens bereiken klanten jou.

Moet deze locatie andere boekingstalen aanbieden dan je account, zet dan Locatiespecifieke boekingstalen gebruiken aan onder Taal en tijdzone op Locatie-instellingen en kies daar Talen die getoond worden in de boekingsweergave.

4. Stel je openingsdata in

Open op de locatie Openingsdata. Niets is te boeken zolang er geen tijdsperiode bestaat: "Om boekingen te accepteren, maakt u hieronder minimaal één tijdsperiode aan. Tijdsperiodes bepalen wanneer uw locatie beschikbaar is voor verhuur."

Druk op Maak nieuwe tijdsperiode, geef hem een Periodenaam, een Startperiode en een Einde periode, en stel Ophaaltijden en Retoururen per weekdag in. Om tijd te besparen gebruik je het kopieerpictogram bij een dag: het kopieert de uren van die dag, inclusief ophaal- en retourtijden, naar Alle dagen of naar één andere dag. Openings- en sluitingstijden vallen altijd op het Boekingsinterval van de locatie: bij een interval van een uur kun je alleen hele uren kiezen, en een tijd die je tussen twee slots intypt, wordt verschoven (later openen, eerder sluiten). Er wordt niets opgeslagen tot je op Opslaan drukt. Al het andere op dit tabblad — boekingsinterval, duurlimieten, blokkeertijd, gesloten dagen — staat in de gids over openingstijden.

5. Bepaal hoe klanten boeken: het tabblad Boekknop

Open het tabblad Boekknop van de locatie. Onder Waar boeken klanten? kies je de Rentalbuddy-website (een boekingspagina die voor je wordt gehost), een Boekingslink voor op je eigen site, of Ingebed op uw website. Voor de ingebedde optie vul je URL waar de boekknop is geïmplementeerd precies in — de start-, retour- en verlenglinks in je klantmails worden daaruit opgebouwd. De twee stukjes code en de stappen per websitebouwer staan in de gids over het installeren van de boekingsknop.

Zodra de knop op je website staat en iemand die pagina heeft geopend, staat er op het tabblad "De boekknop is live op {jouw site}". Tot dan staat er "De boekknop is nog op geen enkele website gezien…". Beheert iemand anders je website, dan geeft Link ophalen om te sturen onder "Beheert iemand anders je website?" je een link met de installatiestappen voor die persoon; daarvoor is geen login nodig.

6. Koppel Stripe

Open Instellingen → Betalingen en klik onder Online betalingen op Maak verbinding met Stripe om betalingen te verwerken (of gebruik Koppel Stripe in de Gids). Kies Ik ben nieuw bij Stripe → Nieuw account aanmaken, of Ik gebruik Stripe al → Mijn bestaande account koppelen — let op: een Stripe-account kan maar aan één platform tegelijk gekoppeld zijn. Als het lukt, zie je Stripe succesvol verbonden!

Heeft Stripe nog iets nodig, dan zegt de kaart Online betalingen in woorden wat — bijvoorbeeld "Klanten kunnen nu niet betalen: Stripe wacht op informatie van u." of "Stripe vraagt later om meer informatie. Er is niets gepauzeerd, en u kunt het nu al aanvullen." — met Aanvullen bij Stripe om het af te ronden op de begeleide pagina van Stripe. Details staan in de gids over de Stripe-koppeling.

7. Stel je belastingen in

Open Instellingen → Belastingen en beantwoord Zijn uw prijzen inclusief belasting?. Met Stripe gekoppeld staan de belastingtarieven in Stripe: Belasting toevoegen in Stripe maakt daar een tarief aan, en producten kunnen alleen belastingen gebruiken die in Stripe bestaan. De volledige belastinginrichting staat in de gids over belastingen.

8. Maak je producten en prijzen aan

Zorg dat de juiste locatie geselecteerd is in de kiezer Locatie en open dan Producten → Nieuw product toevoegen. Begin met Kies een producttype — Huurproduct, Huuraccessoire, Verzekering, Evenement of Lidmaatschap. "Het type bepaalt welke instellingen het product krijgt en kan niet meer worden gewijzigd zodra het product is aangemaakt." Vul namen, prijzen, voorraad en belasting in en sla op. Heeft het account nog geen belastingen, dan biedt de productpagina ze aan boven Belastingen (Standaardbelastingen genereren, of Synchroniseren vanuit Stripe zodra Stripe gekoppeld is). Een nieuw huurproduct begint op Prijs per uur; zet Prijsinstelling op Gestructureerde prijzen voor uur- en dagprijzen.

Op een selfservicelocatie is een nieuw product pas te boeken als een slot het draagt: na het opslaan zie je Product aangemaakt! en "Wijs dit product toe aan een slot op {locatie} om het boekbaar te maken." met Toewijzen aan een slot. Op een bemande locatie haalt een aantal van 0 het product uit de verkoop. De productinrichting in detail staat in de gids over producten.

9. Voeg je sloten toe en geef elk slot een product

Sla deze stap over voor een bemande locatie.

Open op de locatie Sloten. Twee manieren:

• Igloohome-sloten synchroniseren — voor hangsloten en sleutelkluizen van Igloohome. Koppel de sloten eerst in de Igloohome-app; het dialoogvenster toont de gekoppelde sloten, je vinkt ze aan, gebruikt voor elk Kies locatie en drukt op Sloten toevoegen. De gids Aan de slag met Igloohome leidt je door de app en de betaalmethode in Igloo Connect (zonder betaalmethode stopt de synchronisatie met Betalingsmethode vereist).
• Slot toevoegen — kies Handmatig slot, Handmatig opslagslot, Igloo-slot (dat je naar de synchronisatie leidt, of naar Aan de slag met Igloohome als je nog niet verbonden bent) of Allockate-eenheid. Een handmatig slot kan niet worden opgeslagen zonder zijn master-pincode: dat is de code die klanten krijgen.

Kies daarna in de slottabel op elk slot het Product en druk op Opslaan. Nieuwe sloten staan meteen aan (Actief). Heb je er een uitgezet, dan vraagt het weer aanzetten Slot activeren en wordt direct opgeslagen. Alleen actieve sloten tellen mee voor de slotlimiet van je pakket. Alles over sloten — typen, vervangen, verplaatsen, waarschuwingen — staat in de gids over sloten. Verhuur je sauna's met Harvia-kachels, koppel die dan hierna (zie de Harvia-gids).

10. Controleer je voorwaarden en je bevestigingsmail

• Voorwaarden: Instellingen → Klantstroom (of het tabblad Klantstroom van de locatie) → Belangrijke instellingen → Algemene voorwaarden → Voorwaarden bewerken. Klanten accepteren deze tekst bij het afrekenen; vervang eventuele voorbeeldtekst door je eigen tekst. Rentalbuddy markeert voorwaarden die ontbreken, heel kort zijn, nog sjabloontekst bevatten of in meerdere talen hetzelfde zijn.
• Bevestigingsmail: Instellingen → E-mails → Standaard e-mails → de rij waarvan de Trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt is. Lees de inleidende en afsluitende teksten zoals een klant dat zou doen. Op selfservicelocaties is de knop Boeking starten de manier waarop klanten bij hun pincode komen — laat die aan staan. De e-mailinrichting staat in de gids over e-mails.

11. Activeer je account

Klik op Kies een abonnement bij de stap Activeren en live gaan van de Gids (Facturering toevoegen in de Gids met zes stappen), of open Instellingen → Facturering. Je proefperiode houdt je niet eeuwig live; Meer tijd nodig? op de banner van de proefperiode verschuift je lanceerdatum (zie de gids over de accountinstellingen).

Test je hele boeking voordat je live gaat

Laat je eerste klant niet de test zijn. Boek zelf één keer van begin tot eind en volg elke schakel in de keten: boeking → betaling → bevestigingsmail → ontgrendelpagina met de pincode → het slot dat opengaat → retour.

Doe een testboeking (aanbevolen)

Elke locatiepagina heeft Doe een testboeking in de bovenbalk, naast Opslaan, op elk tabblad. De knop is grijs zolang de locatie nog geen boekingen kan ontvangen ("Deze locatie kan nog geen boekingen ontvangen. Rond eerst de stappen in de lijst hieronder af.") en zolang het tabblad waarop je bent niet-opgeslagen wijzigingen heeft ("Sla eerst je wijzigingen op. De testboeking gebruikt wat is opgeslagen."). Wanneer een locatie voor het eerst klaar is, komt Deze locatie is klaar voor boekingen. met een eigen knop Doe een testboeking, en in de Gids met zeven stappen opent de stap Testboeking hetzelfde dialoogvenster. Je hebt het recht nodig om boekingen te beheren (eigenaren en leden van het account, Boekingsmedewerker en eigenaren en leden van partners hebben dat).

1. Druk op Doe een testboeking — "Boek zelf één keer via je eigen boekingspagina en zie precies wat je klanten zullen zien."
2. Kies Gratis test ("Controleert de boeking, de bevestigingsmail en de code. De betaling wordt niet getest.") of Test met een echte betaling ("Controleert ook dat betalingen op je Stripe-account binnenkomen. Rekent het kleinste Stripe-bedrag af en betaalt het meteen terug; Stripe houdt zijn kleine kosten.").
3. Druk op Testlink maken en dan op Boekingspagina openen. De link werkt 2 uur.
4. Boek zoals een klant dat zou doen. Je boekingspagina toont een banner, bijvoorbeeld "Testboeking – gratis. De betaling wordt niet getest. Deze wordt automatisch geannuleerd."

Wat je moet weten over testboekingen:

• Ze gelden alleen voor verhuur: bij een testbezoek verbergt je boekingspagina evenementen, cadeaubonnen en lidmaatschappen helemaal. Kortingscodes werken niet op testboekingen.
• Het onderwerp van de bevestigingsmail begint met [TEST] en de mail opent met "Dit is een testboeking van het bedrijf zelf. Hij wordt automatisch geannuleerd en er wordt geen geld ingehouden." Er worden geen herinneringen of latere mails verstuurd.
• Onder Boekingen zijn testboekingen standaard verborgen. Zet Testboekingen tonen aan (naast Verlengingsrijen; op een telefoon onder Opties) om ze te zien, gemarkeerd met een chip Test. Is er een die je in het afgelopen uur hebt gemaakt verborgen, dan staat er "Een testboeking die je net hebt gedaan, is verborgen in deze lijst." met een link Testboekingen tonen. Verborgen testboekingen worden nooit geselecteerd, dus ook niet geëxporteerd of afgedrukt.
• Testboekingen tellen niet mee in de cijfers op het dashboard en worden 30 minuten na het maken automatisch geannuleerd (of aan het einde ervan, als dat eerder is). Annuleer er zelf een om de test eerder te beëindigen.
• Is de link verlopen, dan zegt de boekingspagina "Deze testlink is verlopen. Start een nieuwe test in Rentalbuddy."

Andere manieren om te testen

Een kortingscode van 100 % (test de echte klantafrekening met een code). Open Kortingscodes → Kortingscode aanmaken, zet Kortingstype op Percentage en vul precies 100 in bij Percentage. Zet Maximaal gebruik totaal op 1 of 2 en een nabije datum bij Geldig tot, zodat een echte klant hem niet kan gebruiken, en zet Status van de code op Inactief als je klaar bent. Hiervoor moet Stripe gekoppeld zijn. Een boeking die zo is gemaakt, is een normale boeking: ze telt mee in je cijfers tot je haar annuleert. Kortingscodes in detail staan in de gids over kortingscodes.

Een personeelsboeking gemarkeerd als testbetaling (snel, maar slaat de klantafrekening over). Gebruik de boekingsknop in de bovenbalk van de admin om voor de geselecteerde locatie te boeken. Registreer op de boeking de betaling met Betaling toevoegen → Handmatig → Betaalmethode Testbetaling → Betaling registreren. De boeking toont dan Betaald met testbetaling, zodat ze nooit voor een echte betaling wordt aangezien. Ze telt wel mee in de omzet op het dashboard tot je haar annuleert. Registreer de testbetaling voordat je de code controleert, zodat de boeking zich gedraagt als een echte betaalde boeking.

De controlelijst vóór livegang

Controleer elk van deze punten voor elke locatie voordat je live gaat:

• Home en de locatiepagina zijn schoon. Geen rode waarschuwing op Home, en de locatiepagina toont niet meer Deze locatie ontvangt geen boekingen. Deze vangen ontbrekende producten, sloten, tijdsperiodes, boekingsknop en betalingen af, en sloten die geen code geven.
• Een tijdsperiode dekt vandaag en het komende seizoen.
• Je boekingspagina laadt en toont de boekingsflow van deze locatie. Op het tabblad Boekknop tonen ingebedde knoppen "De boekknop is live op…" zodra de knop op je pagina is geladen; als je ?rbCheck=1 aan het adres van je pagina toevoegt, zie je een kleine installatiecontrole op de pagina. Open daarna je echte webpagina zoals een klant dat zou doen.
• Stripe is gekoppeld en vraagt niets dringends. De betalingsstap van de Gids is afgevinkt en Instellingen → Betalingen toont geen rode of oranje Stripe-melding. Accounts die bewust ter plekke afrekenen, vormen de uitzondering.
• Telefoonnummer van de locatie en E-mail van de locatie zijn van jou — klanten zien ze bij het boeken en in hun bevestigingsmails en kunnen niet zomaar op de mail antwoorden, dus zo bereiken ze je — en je Algemene voorwaarden bevatten je eigen tekst, geen voorbeeldtekst.
• Elk product dat je verkoopt, is te boeken. Op selfservicelocaties: op een actief slot. Op bemande locaties: een aantal boven 0 en een prijs.
• Het type toegang klopt met je hardware: Klanten openen zelf als klanten de sloten zelf openen, Personeel geeft het mee als personeel de spullen uitgeeft.
• Igloohome-sloten zijn binnengekomen via Igloohome-sloten synchroniseren en geen enkel slot is rood gemarkeerd op het tabblad Sloten. Dit slot synchroniseren vanuit Igloo op een slot test of het een code kan aanmaken.
• Handmatige sloten hebben hun code ingesteld — dat is de code die klanten krijgen.
• De knop Boeking starten in de bevestigingsmail staat aan op selfservicelocaties.
• Je hebt één testboeking gedaan met Doe een testboeking.

Controleer tijdens de testboeking

1. De boeking verschijnt onder Boekingen op de juiste locatie en het juiste tijdstip, met de chip Test (zet Testboekingen tonen aan om haar te zien).
2. De bevestigingsmail komt aan, met jouw contactgegevens, en de links erin openen je pagina.
3. Boeking starten in de mail opent de ontgrendelpagina en de pincode wordt getoond. Bij Igloohome-sloten verschijnt de code 15 minuten voor de start, of op het hele uur als de boeking later in dat uur begint, dus boek een tijd die nu begint — de gids over klanten die geen pincode krijgen, geeft de exacte timing.
4. De code opent het fysieke slot.
5. De retourstap werkt en de boeking eindigt als geretourneerd.

Een testboeking die met Doe een testboeking is gemaakt, annuleert zichzelf. Een test op een andere manier annuleer je daarna zelf (en betaal je terug als er echt geld is afgeschreven), zodat het slot vrij is voor echte klanten.

Snelle naslag

Stap	Waar
Account aanmaken, e-mail verifiëren	Aanmeldpagina
Bedrijfsgegevens	Instellingen → Account
Valuta, Stripe	Instellingen → Betalingen
Locatie, type toegang, contactgegevens	Locaties → Nieuwe locatie toevoegen → Locatie-instellingen
Openingsdata en -tijden	Locatie → Openingsdata
Hoe klanten boeken	Locatie → Boekknop
Belastingen	Instellingen → Belastingen
Producten en prijzen	Producten → Nieuw product toevoegen
Sloten en het product op elk slot	Locatie → Sloten
Voorwaarden	Klantstroom → Belangrijke instellingen
Bevestigingsmail	Instellingen → E-mails
Abonnement	Instellingen → Facturering
Testboeking	Locatie → Doe een testboeking (bovenbalk, naast Opslaan)

Veelgestelde vragen

Hoe zet ik het systeem live? Er is geen "live"-schakelaar: een locatie ontvangt boekingen zodra ze een boekbaar product, sloten (op selfservicelocaties), een boekingsknop, een actuele tijdsperiode en werkende betalingen heeft. Staat er op de locatiepagina niet meer Deze locatie ontvangt geen boekingen, loop dan de controlelijst vóór livegang door en doe een testboeking.

Kan ik de boeking testen zonder te betalen? Ja. Druk op de locatiepagina in de bovenbalk op Doe een testboeking en kies Gratis test. De boeking wordt als test gemarkeerd, telt niet mee in je cijfers en wordt na 30 minuten automatisch geannuleerd.

Is er een testmodus voor mijn boekingspagina? Ja: Doe een testboeking in de bovenbalk van de locatie geeft je een link die 2 uur werkt. Je boekingspagina draait dan als test, met een banner, een bevestigingsmail met [TEST] en geen herinneringen.

Waarom is Doe een testboeking grijs? Of de locatie kan nog geen boekingen ontvangen, of het tabblad waarop je bent heeft niet-opgeslagen wijzigingen. Beweeg met de muis over de knop om te zien welke van de twee, en rond dan de open stappen af of druk op Opslaan.

Ik heb een testboeking gedaan, maar ik vind haar niet onder Boekingen. Testboekingen zijn standaard verborgen. Zet Testboekingen tonen aan onder Boekingen om ze te zien, gemarkeerd met een chip Test.

Werkt Doe een testboeking ook voor evenementen of met een kortingscode? Nog niet. Een testbezoek van je boekingspagina toont alleen verhuur — evenementen, cadeaubonnen en lidmaatschappen zijn verborgen — en kortingscodes werken niet. Om een kortingscode te testen, gebruik je een code van 100 % en annuleer je de boeking daarna.

De Gids zegt nog steeds Betalingen configureren, terwijl ik Stripe heb gekoppeld. De stap vraagt het Stripe zelf en wordt afgevinkt zodra Stripe zegt dat kaartbetalingen werken. Blijft hij open, open dan Instellingen → Betalingen: de kaart Online betalingen zegt waar Stripe op wacht, met Aanvullen bij Stripe.

Waarom is "Maak je eerste locatie aan" niet afgevinkt? Ik heb er een gemaakt. In de Gids met zes stappen vereist de stap ook een actieve of komende tijdsperiode. Gebruik Ga naar openingstijden en maak er een aan.

Ik heb het verkeerde type toegang gekozen voor mijn locatie. Kan ik dat wijzigen? Ja, totdat de locatie haar eerste boeking of slot heeft: kies op Locatie-instellingen de andere optie en sla op. Testboekingen tellen niet mee. Daarna neem je contact op met support.

Waarom kan ik de locatie niet opslaan zonder e-mail en telefoonnummer? E-mail van de locatie en Telefoonnummer van de locatie zijn verplicht, omdat klanten ze bij het boeken en in hun bevestigingsmails zien en je zo bereiken. Ze worden ingevuld vanuit je account; de eigen gegevens van Rentalbuddy worden geweigerd.

Ik heb sloten toegevoegd, maar "Sloten en toegang instellen" staat nog open. Minstens één slot moet Actief zijn, een product hebben en pincodes kunnen aanmaken; de hints onder de stap vertellen welk deel ontbreekt.

Mijn Gids heeft zeven stappen en onderdelen met Optioneel — klopt dat? Ja. Elk nieuw account krijgt de Gids met zeven stappen; eerder aangemaakte accounts houden zes stappen. Optionele onderdelen kun je overslaan met Overslaan; de verplichte moeten klaar zijn voordat de Gids verdwijnt.

Waarom opent een stap van de Gids niet voor mij? Iedereen op het account ziet de Gids, maar de instellingsdialogen ervan openen alleen voor gebruikers van wie de rol die stap mag uitvoeren. Vraag de eigenaar van je account om de stap te doen, of om je rol te wijzigen.

Mijn website is nog niet klaar — kan ik toch beginnen? Ja. Kies de Rentalbuddy-website op het tabblad Boekknop, dan boeken klanten op een pagina die voor je wordt gehost; je kunt later overstappen op je eigen website.

Waarom zie ik de stap Sloten en toegang instellen niet? Die verschijnt alleen als je een selfservicelocatie hebt. Bemande locaties hebben geen sloten nodig.

Waar is de installatiegids gebleven? Zodra elke stap klaar is, verdwijnt hij permanent en toont Home het dashboard met eventuele waarschuwingen erboven.