Harvia-saunakachels (bèta): koppelen, starten vóór boekingen en een koude sauna oplossen

De bediening van Harvia-kachels is in bèta. Ze wordt nog verder ontwikkeld, dus volg je eerste boekingen ermee nauwlettend. Rentalbuddy kan een Harvia-saunakachel rond je boekingen aan- en uitzetten. Je koppelt elke kachel aan het slot van de sauna die hij verwarmt. Veiligheid gaat voor, dus standaard start je de kachel zelf: vóór elke betaalde boeking stuurt Rentalbuddy je per e-mail een knop voor eenmalig gebruik, Turn on the sauna heater, en de kachel start pas als je erop drukt. Als je wilt, kun je voor een kachel Automatisch starten aanzetten, op eigen risico; Rentalbuddy start hem dan vóór elke betaalde boeking zonder het te vragen. De kachel wordt uitgezet als de boeking afloopt. Je klant ziet de status van de kachel, de temperatuur en de resterende tijd op zijn ontgrendelpagina, maar kan de kachel niet starten of uitzetten.

Staat er nu een klant bij een koude sauna? Open de boeking en druk op Kachel starten op de kaart Kachel, en lees daarna De sauna was koud: de kachel is niet gestart verderop.

Wat je nodig hebt voordat je Harvia koppelt

Een MyHarvia-account waarin de kachel is toegevoegd in de MyHarvia-app. Dat regel je aan de kant van Harvia.
Een MyHarvia Control-abonnement. Zonder dat mislukt het koppelen met "Bediening op afstand vereist een MyHarvia Control-abonnement."
Het slot van de sauna ingesteld in Rentalbuddy op het tabblad Sloten van de locatie, zodat er een slot is om de kachel aan te koppelen.

Rentalbuddy werkt met Harvia-kachels met het bedieningspaneel Harvia Fenix. Het bedieningspaneel heeft een wifiverbinding met internet nodig, omdat elke start en stop via MyHarvia loopt. Andere Harvia-bedieningspanelen kunnen ook in de lijst Kachels verschijnen als ze in je MyHarvia-account staan, maar ze zijn niet met Rentalbuddy geverifieerd. Vraag het ons voordat je iets koopt: info@rentalbuddy.io.

Je kunt alles eerst in Rentalbuddy uitproberen zonder MyHarvia door een demokachel toe te voegen. Zie Testen met een demokachel.

Je MyHarvia-account koppelen

Open Instellingen in het linkermenu.
Open het tabblad Integraties.
Scrol naar de kaart Saunakachels en druk op Harvia koppelen.
Vul je MyHarvia-e-mail en Wachtwoord in, dezelfde als in de MyHarvia-app, en druk op Koppelen.

Als het lukt, krijg je Harvia is gekoppeld. De kaart toont dan het Harvia-logo, Verbonden en Gekoppeld als gevolgd door je MyHarvia-e-mail. Je kachels uit MyHarvia staan meteen onder Kachels.

Als het koppelen mislukt, toont het venster een van deze meldingen:

"E-mailadres of wachtwoord is onjuist." Controleer je inloggegevens in de MyHarvia-app.
"Bediening op afstand vereist een MyHarvia Control-abonnement." Het abonnement koop je bij Harvia.
"Harvia kon niet worden gekoppeld. Probeer het opnieuw." Een tijdelijk probleem. Probeer het over een moment opnieuw.

Voordat je koppelt, legt de kaart ook Waarom koppelen? en Hoe het werkt uit. Na het koppelen klapt Hoe het werkt in, en kun je het weer openen als je het nodig hebt.

Handleiding voor het instellen van Harvia opent een handleiding in drie stappen, Koppelen met Harvia:

Download de app: installeer de MyHarvia 2-app op je telefoon (de handleiding toont een QR-code voor iOS en Android) of maak een account aan op harvia.io/login. "Oudere Xenio-systemen kunnen een andere MyHarvia-app gebruiken. Gebruik de app die bij je bedieningspaneel past."
Voeg je kachel toe: volg de installatiewizard op het bedieningspaneel van de kachel en voeg de sauna toe in de MyHarvia-app. Open handleiding op Harvia.com bevat de instructies van Harvia zelf.
Koppel in Rentalbuddy: gebruik hetzelfde e-mailadres en wachtwoord. De laatste knop, Koppel Harvia, opent het koppelvenster.

De app en het bedieningspaneel van Harvia kunnen veranderen. Zien de stappen er anders uit, volg dan de handleiding van Harvia.

Partners: Harvia moet op het account van je klant worden gekoppeld, niet op je eigen account. Open de klant via Accounts, kies Dit account nabootsen, ga dan naar Instellingen → Integraties en druk op Harvia koppelen. In je eigen Instellingen, zonder na te bootsen, werkt de knop ook, maar dan wordt Harvia aan je eigen partneraccount gekoppeld. Open je de instellingen van een klant vanuit de lijst Accounts zonder het account na te bootsen, dan zijn Harvia koppelen en Demokachel toevoegen grijs met "Impersoneer eerst een klantaccount. Harvia moet voor dat account worden gekoppeld, niet voor je adminaccount."

De kacheltabel: status, slot, automatisch starten, voorverwarmingstijd en temperatuur

De lijst Kachels staat op de kaart Saunakachels. Hij toont je MyHarvia-kachels en eventuele demokachels. Vernieuwen laadt hem opnieuw. Voeg je later een kachel toe in de MyHarvia-app, druk dan op Vernieuwen. Als de lijst leeg is, zie je "Nog geen kachels. Verbind je MyHarvia-account en klik op Vernieuwen, of voeg een demokachel toe om te testen."

Kolom	Wat hij toont of doet
Kachel	De naam van de kachel uit MyHarvia. Demokachels heten Demo heater en hebben een Demo-label.
Status	De kachel staat aan, De kachel staat uit of Status van de kachel onbekend. Staat de kachel aan, dan zie je ook Huidige temperatuur, de Doeltemperatuur waarop de kachel draait, en "{{minutes}} min over". Na een start of stop staat er een oranje label Wachten op de kachel… tot de kachel zich meldt. Vóór een boeking kunnen hier waarschuwingslabels verschijnen; beweeg de muis over een label om te lezen wat je moet doen (zie Controles en waarschuwingen van de kachel vóór een boeking). Tijdens een software-update zie je de voortgang.
Gekoppeld slot	Het slot waar deze kachel bij hoort, getoond als locatie · slot. Niet gekoppeld aan een slot tot je er een kiest.
Automatisch starten	Uit tot je het zelf aanzet, op eigen risico. Rentalbuddy start de kachel dan vóór elke betaalde boeking op dat slot zonder het te vragen. Zie Automatisch voorverwarmen vóór elke boeking.
Voorverwarmingstijd	Hoeveel minuten vóór de start van de boeking de kachel wordt aangezet. Standaard 45 minuten. Elke waarde van 1 tot 1440 minuten.
Doeltemperatuur	De temperatuur in °C die Rentalbuddy instelt telkens als het de kachel aanzet, vlak vóór de start. Standaard 80 °C. Elke waarde van 40 tot 110 °C. Een wijziging terwijl de kachel aanstaat, geldt vanaf de volgende start.
Acties	Kachel starten, Kachel uitzetten, Alle commando’s, Logboek en voor demokachels Verwijderen.

De kolom Kachel toont de naam die de kachel in de MyHarvia-app heeft, ook in de lijst Gekoppelde kachel van het slot. Geef je een kachel in MyHarvia een andere naam, dan neemt Rentalbuddy de nieuwe naam over de volgende keer dat de lijst Kachels wordt geladen; druk op Vernieuwen om hem nu te laden. De nieuwe naam wordt dan gebruikt op de kaart Kachel van de boeking, in kachelmails en in nieuwe regels in het Logboek. Oudere logregels houden de naam die de kachel toen had. Stuurt Harvia geen naam, dan houdt Rentalbuddy de laatste naam die het kende, of toont het de apparaat-id van de kachel als die nooit een naam had.

Voorverwarmingstijd en Doeltemperatuur worden opgeslagen als je buiten het veld klikt. Ligt de waarde buiten het toegestane bereik, dan krijg je "Het commando kon niet naar de kachel worden gestuurd." en wordt er niets opgeslagen.

Een nieuw vermelde kachel begint altijd met Automatisch starten uit, Voorverwarmingstijd 45 minuten, Doeltemperatuur 80 °C en geen slot.

Toont Doeltemperatuur een grijze 80 in plaats van een getal, dan is er voor die kachel nog geen temperatuur opgeslagen. Rentalbuddy laat dan de temperatuur staan die op het bedieningspaneel van de kachel is ingesteld. Typ een waarde en klik buiten het veld om die op te slaan.

Testen met een demokachel

Hiervoor heb je geen MyHarvia-account nodig.

Ga naar Instellingen → Integraties → Saunakachels.
Druk op Demokachel toevoegen boven de lijst Kachels. Je krijgt Demokachel toegevoegd.

Een demokachel gedraagt zich als een echte in de tabel Kachels en op het tabblad Sloten: je kunt hem aan een slot koppelen, starten en uitzetten, en Automatisch starten aanzetten. Er wordt niets naar Harvia gestuurd. Een demokachel die aanstaat, telt vanzelf 60 minuten af, of blijft aan tot de boeking afloopt als hij voor een boeking is gestart.

Op boekingen verschijnt een demokachel alleen bij testboekingen. Om hem te zien zoals je klanten hem zouden zien, koppel je hem aan een saunaslot en gebruik je Doe een testboeking in de bovenste balk van de pagina van die locatie, naast Opslaan: de testboeking krijgt een kaart Kachel, en de ontgrendelpagina toont de kachelmeter. Echte boekingen op een slot met een demokachel tonen helemaal geen kachel, niet de kaart Kachel voor jou en niet de meter voor de klant.

Verwijderen wist een demokachel (Demokachel verwijderd). Alleen demokachels kunnen worden verwijderd. Echte kachels verdwijnen uit de lijst als je ontkoppelt.

Verwijder de demokachel of ontkoppel hem van het slot voordat je live gaat, en koppel de echte kachel. Een slot kan maar één kachel hebben. Zolang de demokachel het slot bezet, is de echte kachel er niet aan gekoppeld, dus de sauna wordt nooit voorverwarmd, en echte boekingen op dat slot krijgen geen kaart Kachel en de klant geen kachelmeter.

Een kachel aan een slot koppelen

Elke kachel hoort bij één slot, en elk slot kan maar één kachel hebben. Een slot dat al een kachel heeft, wordt niet aangeboden aan de andere kachels.

Je kunt een kachel op twee plekken koppelen:

In de kacheltabel: kies het slot bij Gekoppeld slot. Al je sloten staan daar, ook Allockate-sloten.
Op het slot: open Locaties, open de locatie en ga naar het tabblad Sloten. Open het menu van het slot, kies Bewerken en kies de kachel bij Gekoppelde kachel. Kies Geen kachel om hem te ontkoppelen. Het veld is er alleen voor handmatige sloten en Igloo-sloten die al bestaan, en pas als je account minstens één kachel heeft. Demokachels worden getoond als naam (Demo). De koppeling wordt opgeslagen zodra je een kachel kiest.

Zodra een slot een kachel heeft:

verschijnt er op het tabblad Sloten naast de QR-code van dat slot een vlamknop met de tooltip Kachel,
krijgt elke boeking op dat slot een kaart Kachel,
toont de ontgrendelpagina van de klant de status van de kachel.

(Bij een demokachel geldt dat alleen voor testboekingen. Zie Testen met een demokachel.)

Koppel de kachel voordat de boekingen binnenkomen. Rentalbuddy plant de kachel voor een boeking in zodra de boeking is betaald. Een boeking die al betaald was voordat je de kachel koppelde, heeft geen planning. Start de kachel zelf vanuit die boeking, of gebruik Verlengen of Verplaatsen op de boeking, waardoor die opnieuw wordt ingepland.

Gebruik je Allockate-units met het apparaattype Sauna ("1 slot en 1 verwarmingsregeling"), dan is die verwarmingsregeling onderdeel van de Allockate-unit en geen Harvia-kachel. Zie de handleiding over sloten.

De kachel zelf starten (de standaard): de e-mail "Turn on the sauna heater"

Zo werkt elke kachel tot je Automatisch starten aanzet: Rentalbuddy start de kachel niet, maar vraagt het jou. Jij controleert of de sauna klaar is om te verwarmen en drukt op de knop.

De e-mail gaat 15 minuten vóór het moment waarop de kachel moet starten de deur uit, dus Voorverwarmingstijd plus 15 minuten vóór de start van de boeking. Met 45 minuten en een boeking om 18:00 komt de e-mail om 17:00.
Wordt de boeking na dat moment betaald, dan gaat de e-mail meteen de deur uit.
Onderwerp: Turn on the sauna heater for booking gevolgd door het boekingsnummer. De e-mail toont de locatie, de kachel, de starttijd en het boekingsnummer.
De knop Turn on the sauna heater start de kachel voor die boeking. "It works once, until the booking ends."

Als je op de knop drukt, opent een pagina met Start the sauna heater en een tweede knop Turn on the sauna heater. De kachel start pas als je op die tweede knop drukt, zodat een e-mailprogramma dat links opent om ze te controleren je sauna niet kan starten. Daarna zie je The sauna heater is on. Deze pagina betekent dat Harvia de start heeft aangenomen, niet dat de kachel heeft bevestigd dat hij aanstaat. Kijk op de kaart Kachel van de boeking voor de status die de kachel zelf doorgeeft. De kachel blijft aan tot de boeking afloopt, op de Doeltemperatuur.

Kan de link niet worden gebruikt, dan staat op de pagina waarom:

"This link has already been used."
"This link has expired. The booking has ended."
"This link is not valid."
Reageert Harvia niet, dan zie je Could not start the heater met een knop Try again. De link werkt nog.

Alleen de nieuwste link van een boeking werkt. De enige uitzondering is de knop in een waarschuwingsmail over de kachel (zie Controles en waarschuwingen van de kachel vóór een boeking): die maakt de andere links niet ongeldig. Een nieuwere start-e-mail voor dezelfde boeking, zoals de e-mail over mislukt voorverwarmen, vervangt de oudere link. Dat doen ook Verlengen, Verplaatsen en een onbetaalde boeking als betaald markeren door de betaling te wijzigen, omdat die de kachel opnieuw inplannen. Een kachel zonder Automatisch starten krijgt dan een nieuwe herinnering met een nieuwe link op het nieuwe tijdstip, of meteen als dat tijdstip al voorbij is. Annuleer of retourneer je de boeking, dan wordt de link geannuleerd. Een oude of geannuleerde link opent "This link has already been used." Start de kachel dan vanuit de boeking.

Automatisch voorverwarmen vóór elke boeking (Automatisch starten)

Automatisch starten is optioneel en op eigen risico. Het blijft uit tot je het voor een kachel aanzet, en vanaf dat moment verwarmt Rentalbuddy de sauna zonder dat iemand die eerst controleert. Gebruik het alleen voor een sauna waarvan je weet dat die veilig kan worden verwarmd zonder controle vóór elke boeking.

Zet in de tabel Kachels Automatisch starten aan voor de kachel.
Het venster Automatisch verwarmen opent: "Sta Rentalbuddy toe deze kachel automatisch te starten vóór boekingen. Rentalbuddy AB is niet verantwoordelijk voor verwarming, temperatuur of schade, letsel of andere problemen door automatisch of mislukt verwarmen. Jij blijft verantwoordelijk voor de sauna en het Harvia-apparaat."
Vink Ik begrijp het en ga akkoord aan en druk op de knop Ik begrijp het en ga akkoord.

Het venster komt terug telkens als je Automatisch starten weer aanzet nadat je het had uitgezet.

Met Automatisch starten aan:

De kachel start Voorverwarmingstijd minuten vóór de start van de boeking. Bijvoorbeeld: met 45 minuten en een boeking om 18:00 start de kachel om 17:15. De tijden volgen de tijdzone van de locatie.
Elke start stelt eerst de Doeltemperatuur in en laat de kachel daarna aan tot de boeking afloopt.
Wordt de boeking betaald na het voorverwarmmoment, bijvoorbeeld een last-minuteboeking, dan start de kachel meteen, zolang de boeking nog niet is afgelopen.
Alleen betaalde boekingen worden gestart. Een boeking die onbetaald, mislukt of verlopen is, wordt niet gestart.
Rentalbuddy controleert elke minuut op starts die aan de beurt zijn, dus een start kan tot ongeveer een minuut te laat komen.
Mislukt de start, dan probeert Rentalbuddy het tot 3 keer opnieuw bij de volgende rondes. Vóór elke nieuwe poging, en vóór elke e-mail, leest het de kachel uit: staat de kachel toch aan, dan gebeurt er verder niets en wordt er geen e-mail verstuurd. Alleen als de kachel nog steeds uit staat, ongeveer 4 minuten na de geplande start, krijg je de e-mail Automatisch voorverwarmen mislukt (zie E-mails over kachels). Na het einde van de boeking wordt niets meer opnieuw geprobeerd.

Wijzigingen gelden voor boekingen die na de wijziging worden ingepland. Een boeking wordt ingepland als hij wordt betaald, en opnieuw ingepland als hij wordt verplaatst of verlengd. Wijzig je Voorverwarmingstijd of zet je Automatisch starten aan, dan houden boekingen die al betaald zijn hun oude planning. Zet je Automatisch starten uit, dan worden boekingen die al ingepland waren niet automatisch gestart, en krijg je er ook geen startherinnering voor. Hun starts staan nog wel onder Geplande starts en stops, maar ze starten niet. Start die kachels vanuit de boeking.

Geplande starts en stops

De kaart Geplande starts en stops staat onder de kaart Saunakachels. Hij toont wat Rentalbuddy nog vanzelf gaat doen: Tijd, Kachel, Actie (Aan of Uit) en Boeking. Het boekingsnummer opent de boeking. Is er niets gepland, dan staat er "Geen automatische starts of stops gepland."

Rijen met Aan zijn automatische starts, dus die verschijnen alleen bij kachels met Automatisch starten.
Rijen met Uit zijn de stops aan het einde van elke betaalde boeking, voor elke kachel die aan het slot van de boeking is gekoppeld, met of zonder Automatisch starten. Stops worden ingepland, of de kachel nu ooit is gestart of niet.
Een stop die niet gebeurt omdat een andere boeking de kachel aan houdt (zie Wanneer de kachel uitgaat), wordt weggelaten.

E-mails met startherinneringen staan er niet bij. De tijden worden getoond in de tijdzone van je computer.

De lijst toont wat er is ingepland. Zet je Automatisch starten uit, dan blijven de rijen met Aan van die kachel in de lijst staan, maar de kachel wordt niet gestart. Na Ontkoppelen blijven ook de rijen van de oude kachels staan, met een technisch id in plaats van de naam van de kachel, en doen niets. Start voor die boekingen de kachel vanuit de boeking.

Controles en waarschuwingen van de kachel vóór een boeking

De waarschuwingen zijn een hulpmiddel in bèta om een probleem op tijd te zien. Ze garanderen niet dat de sauna warm is, en een kachel zonder waarschuwing kan ook mislukken, dus blijf je boekingen volgen.

Rentalbuddy controleert de kachel Voorverwarmingstijd plus 30 minuten vóór de start van elke betaalde boeking, met of zonder Automatisch starten. Met 45 minuten en een boeking om 18:00 is de controle om 16:45, vóór de e-mail met de startherinnering (17:00) of de automatische start (17:15). Daarna leest het de kachel elke minuut uit tot de boeking afloopt.

Vindt het een probleem, dan verschijnt er een waarschuwingslabel in de kolom Status van de tabel Kachels en op de kaart Kachel van de boeking. Op de kaart staat onder het label een regel die uitlegt wat je moet doen; beweeg in de tabel de muis over het label om die te lezen. Klanten zien deze waarschuwingen nooit.

Waarschuwing	Wat het betekent en wat je doet
Starten op afstand geblokkeerd (rood)	"De veiligheidsschakelaar of het deurcontact heeft starten op afstand uitgeschakeld. Sluit de saunadeur en schakel de bediening op afstand weer in op het paneel van de kachel."
Besturing offline (rood)	"Rentalbuddy kan de besturing van de kachel niet bereiken. Controleer de stroom en de wifiverbinding." Verschijnt na 3 mislukte uitlezingen op rij, als Harvia meldt dat de besturing offline is, of als de metingen van de kachel tijdens het verwarmen meer dan 10 minuten oud zijn.
Warmt langzaam op: ongeveer … van … bij de start (oranje)	"In dit tempo bereikt de sauna de doeltemperatuur niet voordat de boeking begint." Verschijnt als de temperatuur die de sauna bij de start zal halen meer dan 10 °C onder de doeltemperatuur ligt.

De waarschuwingen verdwijnen vanzelf als het probleem weg is. Alle waarschuwingen van een boeking verdwijnen als de boeking afloopt, of wordt geannuleerd, geretourneerd of verplaatst.

Waarschuwingsmails. Elke waarschuwing stuurt ook een e-mail, één keer per soort waarschuwing en boeking:

Sauna heater cannot be started remotely: booking … bij Starten op afstand geblokkeerd,
Sauna heater controller is offline: booking … bij Besturing offline,
Sauna may not be warm in time: booking … bij Warmt langzaam op.

Ze zijn in het Engels en gaan naar de adressen in Contact e-mail. Ze worden altijd verstuurd: de schakelaars onder E-mails over de kachel zetten ze niet uit. De mails over een offline besturing en een geblokkeerde start bevatten een knop voor eenmalig gebruik, Turn on the sauna heater, voor als je het probleem hebt opgelost. Anders dan andere startlinks maakt die de eerdere links van de boeking niet ongeldig. Elke waarschuwingsmail eindigt met "Rentalbuddy AB is not responsible for heating or any issues with it."

Wanneer de kachel uitgaat

Aan het einde van elke boeking met een kachel zet Rentalbuddy hem uit. Dat gebeurt of Automatisch starten nu aan of uit staat.
Wordt een boeking geannuleerd of als geretourneerd gemarkeerd, dan gaat de kachel meteen uit, ook als de boeking pas over een paar dagen was. Dat zet ook een kachel uit die iemand om een andere reden met de hand heeft aangezet.
Loopt er al een andere betaalde boeking op hetzelfde slot, dan blijft de kachel aan. Hij blijft ook aan als de volgende boeking betaald is, al in zijn voorverwarmingstijd zit en Automatisch starten heeft. Zo komt de volgende gast niet bij een sauna die net is uitgezet. Alleen betaalde boekingen houden een kachel zo aan: een boeking die onbetaald, mislukt, verlopen, geannuleerd of geretourneerd is, doet dat niet.
Zonder Automatisch starten overleeft een vroege start voor de volgende gast het einde van de vorige boeking niet. Druk je op de startknop voor de volgende boeking terwijl de vorige boeking op dat slot nog loopt, dan wordt de kachel uitgezet als de vorige boeking afloopt. Druk daarna op Kachel starten op de kaart Kachel van de volgende boeking, want de knop in de e-mail werkt maar één keer.
Wordt een boeking verlengd of verplaatst, dan worden start en stop opnieuw ingepland. Een kachel die al aanstaat, krijgt de nieuwe eindtijd.
Wijzig je een boeking met Volledig bewerken, of verplaats je hem naar een ander slot op de tijdlijn van Boekingsbeheer, dan wordt de kachel niet opnieuw ingepland. Controleer daarna Geplande starts en stops. Ontbreekt de start, staat hij op de oude tijd of op de verkeerde kachel, start de kachel dan vanuit de boeking.

Een kachel starten of uitzetten vanuit de boeking, het tabblad Sloten of de kacheltabel

Op de boeking. Open de boeking. De kaart Kachel toont:

de status De kachel staat aan, De kachel staat uit of Status van de kachel onbekend,
een oranje label Wachten op de kachel… na een start of stop, tot de kachel zijn nieuwe status doorgeeft,
waarschuwingslabels met een regel die elk ervan uitlegt, als de controle vóór de boeking een probleem vond (zie Controles en waarschuwingen van de kachel vóór een boeking),
"{{minutes}} min over" en Huidige temperatuur zolang de kachel aanstaat,
Doeltemperatuur,
de naam van de kachel, met een Demo-label voor een demokachel,
Gekoppeld slot.

Kachel starten laat de kachel aan tot de boeking afloopt, op de doeltemperatuur. Kachel uitzetten zet hem uit. Je kunt beide gebruiken op elke boeking die niet geannuleerd of geretourneerd is, ook op onbetaalde boekingen en vóór de start van de boeking. Op een geannuleerde of geretourneerde boeking staan de knoppen er nog wel, maar ze geven "Het commando kon niet naar de kachel worden gestuurd." Gebruik dan Kachel starten in de tabel Kachels of op het tabblad Sloten. Recente activiteit toont de laatste kachelcommando’s voor de boeking. De kaart verschijnt alleen als er een kachel aan een van de sloten van de boeking is gekoppeld. Bij een demokachel verschijnt de kaart alleen op testboekingen.

Nadat je op Kachel starten of Kachel uitzetten hebt gedrukt, krijg je De kachel staat aan of De kachel staat uit als de kachel binnen ongeveer 10 seconden bevestigt. Anders krijg je "Opdracht verzonden. Wachten tot de kachel bevestigt." en blijft het label Wachten op de kachel… staan tot hij dat doet. Je hoeft de pagina niet opnieuw te laden: de status van de kachel wordt vanzelf elke 10 seconden vernieuwd zolang Rentalbuddy op de kachel wacht, en elke minuut zolang de kachel aanstaat of een waarschuwing heeft. In de tabel Kachels werkt het net zo.

Rentalbuddy stuurt elke start of stop tot 3 keer, met 5 en 10 seconden ertussen, en rekent hem als gelukt zodra de kachel de nieuwe status doorgeeft. Het stopt als er intussen een nieuwer commando voor de kachel is doorgekomen, of als de boeking is geannuleerd of geretourneerd. Geeft de kachel de nieuwe status niet binnen 5 minuten door, dan krijgt het Logboek een regel Mislukt na de regel Gelukt.

Op het tabblad Sloten. De vlamknop (Kachel) naast de QR-code van het slot opent Kachel starten en Kachel uitzetten.

In de kacheltabel. De knoppen Kachel starten en Kachel uitzetten onder Acties.

Starts vanaf het tabblad Sloten of de kacheltabel zijn niet aan een boeking gekoppeld. Ze hebben geen eigen eindtijd, dus druk op Kachel uitzetten als je klaar bent. Maar als een boeking op hetzelfde slot afloopt of wordt geannuleerd terwijl de kachel aan staat, zet Rentalbuddy hem uit. Ook zij gebruiken de doeltemperatuur.

De doeltemperatuur wijzigen tijdens een sessie. Rentalbuddy stelt de Doeltemperatuur vlak vóór elke start in. Wijzig je hem terwijl de kachel al aanstaat, dan geldt de nieuwe waarde vanaf de volgende start, niet voor de sessie die nu loopt.

Alle commando’s stuurt elk ander Harvia-commando naar de kachel: Duur aanpassen, Resterende tijd, Naverwarming, Externe schakelaar, Ventilator, Kachel, Infraroodkachel, Verlichting, Opnieuw opstarten, Sauna, Stoomgenerator, Traceerlog, Software-update en Verdamper. Kies het Commando, vul Status, Minuten, Index of Modus in als daarom wordt gevraagd, en druk op Versturen. Je krijgt Commando verstuurd. "Niet elk commando is beschikbaar op elke kachel. Harvia geeft een fout als dit apparaat het commando niet ondersteunt." Bij Opnieuw opstarten en Software-update verandert de knop in "Deze kachel opnieuw opstarten?" of "Een software-update op deze kachel starten?". Druk nogmaals om te bevestigen. Tijdens een update staat bij de status Update bezig, daarna Update voltooid of Update geannuleerd. Rentalbuddy houdt een update ongeveer een half uur in de gaten en stuurt hem opnieuw als hij stopt.

Mislukt een commando, dan krijg je "Het commando kon niet naar de kachel worden gestuurd."

Kachellogboek: wie de kachel aan- of uitzette

Logboek onder de Acties van de kachel toont de commando’s van de laatste 7 dagen voor die kachel: Tijd, Kachel, Actie, Bron en Resultaat (Gelukt of Mislukt). De Bron vertelt je wat het commando heeft verstuurd:

Personeel: iemand drukte op een knop in de kacheltabel, op het tabblad Sloten of in Alle commando’s.
Boeking: Kachel starten of Kachel uitzetten op de kaart Kachel van een boeking, of het automatisch uitzetten wanneer een boeking wordt geannuleerd of als geretourneerd gemarkeerd.
Automatisch: een automatische start of stop, of een automatische nieuwe poging van een software-update.
E-maillink: de knop Turn on the sauna heater in een e-mail.

Een regel met Mislukt betekent een van deze dingen: Harvia weigerde het commando, de kachel gaf de nieuwe status niet binnen 5 minuten door, een nieuwer commando verving het, of het werd gestopt omdat de boeking werd geannuleerd of geretourneerd.

Hoorde het commando bij een boeking, dan linkt de bron naar die boeking. Is er in de laatste 7 dagen niets gebeurd: "Geen kachelactiviteit in de laatste 7 dagen." Bij een druk account kan de lijst minder dan 7 dagen teruggaan, omdat alleen de recentste kachelcommando’s van het account worden geladen.

E-mails over kachels en wie ze krijgt

Alle e-mails over kachels gaan naar de adressen in Contact e-mail op het tabblad Account in Instellingen. Zet je daar meerdere adressen neer, dan krijgt elk adres de e-mail. De e-mails zijn in het Engels.

Startherinnering: Turn on the sauna heater for booking …, voor kachels zonder Automatisch starten. Zie hierboven.
Automatisch voorverwarmen mislukt: onderwerp Automatic sauna preheat failed for booking …. Deze wordt alleen verstuurd als de kachel na de nieuwe pogingen nog steeds uit staat. De e-mail noemt de reden van Harvia, bevat een knop voor eenmalig gebruik, Turn on the sauna heater, en herinnert je eraan dat je de kachel vanaf de boekingspagina kunt starten. Is starten op afstand op de kachel uitgeschakeld, dan luidt de reden "Remote start is disabled at the heater panel (safety switch or door contact). It must be re-enabled at the panel."
Waarschuwingen vóór een boeking: Sauna heater cannot be started remotely: booking …, Sauna heater controller is offline: booking … en Sauna may not be warm in time: booking …. Zie Controles en waarschuwingen van de kachel vóór een boeking.
Meldingen kachel aan / uit: Sauna heater on for booking … of Sauna heater off for booking …. Bij kachels die zonder boeking zijn gestart, staat de naam van de kachel in plaats van een boekingsnummer.

De aan/uit-meldingen kun je uitzetten op de kaart E-mails over de kachel onder de kaart Saunakachels: E-mail wanneer een kachel wordt aangezet en E-mail wanneer een kachel wordt uitgezet. Beide staan standaard aan. "Wordt gestuurd naar de contact-e-mails van het account." Deze schakelaars regelen alleen de aan/uit-meldingen. De startherinnering, de e-mail over mislukt voorverwarmen en de waarschuwingsmails worden altijd verstuurd.

Rentalbuddy stuurt de kachel een uit-commando aan het einde van elke betaalde boeking op zijn slot, en wanneer een boeking op dat slot wordt geannuleerd of als geretourneerd gemarkeerd, ook als de kachel nooit aan stond. Elk van die uit-commando’s stuurt een e-mail Sauna heater off for booking …. Wil je die niet, zet dan E-mail wanneer een kachel wordt uitgezet uit.

Wat klanten zien op de ontgrendelpagina

Heeft het geboekte slot van de klant een kachel, dan toont zijn ontgrendelpagina een ronde kachelmeter. Hij ziet die tijdens de boeking, zodra hij het slot mag openen:

De kachel staat aan, De kachel staat uit of Status van de kachel onbekend.
De huidige saunatemperatuur in grote cijfers, met de doeltemperatuur eronder. Geeft Harvia de huidige temperatuur niet door, dan wordt alleen de doeltemperatuur getoond.
De resterende tijd, als uren:minuten (bijvoorbeeld 1:00), zolang de kachel aanstaat.

De meter wordt ongeveer eens per minuut bijgewerkt. Klanten kunnen de kachel niet starten of uitzetten. Er zijn geen kachelknoppen voor hen. Hoort de kachel aan te staan en doet hij dat niet, dan moet de klant contact met je opnemen.

Klanten die te vroeg of te laat komen, of die de stappen vóór het ontgrendelen nog niet hebben afgerond, zien de meter niet.

De ontgrendelvoorbeeldweergave op het tabblad Klantstroom toont altijd een voorbeeldmeter (62°, 80°, 1:00), ook als je geen kachels hebt. Je klanten zien hem alleen als hun slot een kachel heeft.

Wie wat mag

Harvia koppelen, Ontkoppelen, Demokachel toevoegen, Verwijderen en de schakelaars onder E-mails over de kachel: gebruikers die instellingen mogen wijzigen, dus Accounteigenaar en Accountlid.
Sloten koppelen, Automatisch starten, Voorverwarmingstijd, Doeltemperatuur en de knoppen voor starten, uitzetten en Alle commando’s: gebruikers die sloten mogen beheren, dus Accounteigenaar en Accountlid.
Kachel starten en Kachel uitzetten op een boeking: gebruikers die boekingen mogen beheren.
Een Accountlezer ziet de kaart Kachel van een boeking, maar heeft geen knoppen en geen tabblad Integraties.

Harvia ontkoppelen of opnieuw koppelen

Ontkoppelen op de kaart Saunakachels vraagt Harvia ontkoppelen? "Echte Harvia-kachels werken in Rentalbuddy pas weer als je opnieuw koppelt. Demokachels blijven." Na Harvia is ontkoppeld zijn je echte kachels uit de lijst verdwenen, samen met hun slotkoppelingen en instellingen. Demokachels en hun koppelingen blijven.

Koppel je opnieuw, dan komen je kachels uit MyHarvia terug als nieuwe rijen. Automatisch starten staat uit, de instellingen staan weer op 45 minuten en 80 °C, en er is geen slot gekoppeld. Na het opnieuw koppelen dus:

Koppel elke kachel weer aan zijn slot.
Stel Voorverwarmingstijd en Doeltemperatuur in, en zet Automatisch starten weer aan als je dat gebruikt.
Controleer Geplande starts en stops. Boekingen die vóór het opnieuw koppelen zijn betaald, zijn hun automatische starts en herinneringen kwijt, ook als ze daar nog met een technisch id staan. Start die kachels vanuit de boeking, of gebruik Verlengen of Verplaatsen op de boeking om hem opnieuw in te plannen.

Een kachel verwijderen of vervangen in MyHarvia

Een kachel die je in de MyHarvia-app verwijdert, verdwijnt uit de lijst Kachels, maar Rentalbuddy houdt de slotkoppeling op de achtergrond vast. Boekingen op dat slot krijgen nog steeds een kaart Kachel met Status van de kachel onbekend, starts en uit-commando’s voor die boekingen mislukken, en een andere kachel aan dat slot koppelen mislukt met "Het commando kon niet naar de kachel worden gestuurd.", ook al lijkt het slot vrij.

Voordat je een kachel in MyHarvia verwijdert of vervangt, zet je in Rentalbuddy het Gekoppeld slot op Niet gekoppeld aan een slot. Koppel daarna de nieuwe kachel aan het slot.
Is de kachel al uit de lijst verdwenen, druk dan op Ontkoppelen en daarna opnieuw op Harvia koppelen om hem op te ruimen, en volg dan Harvia ontkoppelen of opnieuw koppelen.

Na het verplaatsen, vervangen of verwijderen van een slot

Naar een andere locatie verplaatsen: de kachel gaat mee met het slot. Het verplaatsvenster zegt "De gekoppelde kachel gaat met het slot mee naar de nieuwe locatie."
Slot vervangen: de kachel gaat samen met de plek van het slot mee naar het nieuwe slot, tenzij het nieuwe slot al een eigen kachel heeft. In dat geval blijft hij gekoppeld aan het oude slot, dat nu inactief is. Controleer daarna Gekoppeld slot, en koppel de kachel zo nodig bij Gekoppeld slot of bij Gekoppelde kachel van het nieuwe slot. Anders krijgen boekingen op het nieuwe slot geen kachel, geen planning en geen kachelmeter.
Een slot verwijderen: de kachel wordt ontkoppeld en toont Niet gekoppeld aan een slot. Kies het nieuwe slot bij Gekoppeld slot.

Zie de handleiding over sloten voor hoe het verplaatsen en vervangen van sloten werkt.

De sauna was koud: de kachel is niet gestart

Loop deze lijst van boven naar beneden door.

Start hem nu. Open de boeking en druk op Kachel starten op de kaart Kachel.
Kijk of er een waarschuwingslabel op de kaart Kachel staat. Starten op afstand geblokkeerd, Besturing offline of Warmt langzaam op vertelt je wat er misging, en de regel eronder wat je moet doen (zie Controles en waarschuwingen van de kachel vóór een boeking). Kijk ook naar de waarschuwingsmails in Contact e-mail.
Lees het logboek. Open in Instellingen → Integraties → Saunakachels het Logboek van de kachel, of kijk bij Recente activiteit op de boeking. Een regel met Mislukt betekent dat Harvia weigerde, dat de kachel de nieuwe status niet binnen 5 minuten doorgaf, dat een nieuwer commando het verving, of dat de boeking werd geannuleerd of geretourneerd. Helemaal geen regel betekent dat er geen start is verstuurd.
"Verbonden" bewijst niet dat de inlog nog werkt. Gekoppeld als … betekent alleen dat Rentalbuddy je MyHarvia-inlog heeft opgeslagen. Is het MyHarvia-wachtwoord gewijzigd, of is MyHarvia Control afgelopen, dan mislukt elk commando terwijl de kaart nog steeds Verbonden zegt. Typische signalen zijn Status van de kachel onbekend, Mislukt in het logboek en "Het commando kon niet naar de kachel worden gestuurd." Los het op met Ontkoppelen en Harvia koppelen, en volg daarna Harvia ontkoppelen of opnieuw koppelen.
Is de kachel gekoppeld aan het slot van deze boeking? De boeking moet een kaart Kachel hebben. Ontbreekt die, dan is de kachel gekoppeld aan een ander slot, aan een slot dat is vervangen, of aan geen enkel slot, of heeft het slot een demokachel in plaats van de echte. Is er wel een kaart, maar staat de kachel niet meer in de lijst Kachels, dan is hij in MyHarvia verwijderd. Zie Een kachel verwijderen of vervangen in MyHarvia.
Was hij ingepland? Met Automatisch starten hoort de boeking vóór zijn starttijd een rij met Aan te hebben in Geplande starts en stops. Boekingen die betaald zijn voordat je de kachel koppelde of Automatisch starten aanzette, zijn niet ingepland. Zie Wijzigingen gelden voor boekingen die na de wijziging worden ingepland.
Was de boeking betaald? Onbetaalde boekingen worden niet automatisch gestart.
Heeft de herinnering iemand bereikt? Zonder Automatisch starten moet iemand op de knop in de start-e-mail drukken. De e-mail gaat naar Contact e-mail. Controleer of het adres klopt en kijk in je spam.
Is er een demokachel gekoppeld in plaats van de echte? Dan tonen echte boekingen op dat slot geen kaart Kachel, ziet de klant geen kachelmeter en wordt er niets naar de echte sauna gestuurd. Ontkoppel of verwijder de demokachel en koppel de echte kachel aan het slot.
Controleer de kant van Harvia. Is de kachel online in de MyHarvia-app? Is MyHarvia Control actief? Accepteert het bedieningspaneel starten op afstand? Zo niet, dan toont de kaart Kachel Starten op afstand geblokkeerd: sluit de saunadeur en schakel de bediening op afstand weer in op het paneel van de kachel. Werkt een demokachel in Rentalbuddy wel maar de echte kachel niet, dan ligt het probleem bij Harvia of bij de kachel zelf. Raadpleeg de hulp van Harvia.

Veelgestelde vragen

De sauna was koud toen de klant aankwam. Waarom is de kachel niet gestart? Kijk of er een waarschuwingslabel op de kaart Kachel van de boeking staat, en daarna in Logboek en Geplande starts en stops. Meestal was de kachel niet aan het slot gekoppeld, of heeft, met Automatisch starten uit, niemand op de knop in de start-e-mail gedrukt. Een andere veelvoorkomende oorzaak is een MyHarvia-inlog die niet meer werkte terwijl de kaart nog Verbonden zei.

Kunnen mijn klanten de saunakachel zelf aanzetten? Nee. Ze zien alleen de status, de temperatuur en de resterende tijd op hun ontgrendelpagina. Jij zet hem aan, met de knop in de e-mail of vanuit de boeking, of Automatisch starten doet het als je dat hebt aangezet.

Hoe lang vóór een boeking start de kachel, en kan ik de temperatuur instellen? Voorverwarmingstijd minuten vóór de start van de boeking, standaard 45 minuten, per kachel alles van 1 tot 1440 minuten. De Doeltemperatuur in de tabel Kachels, van 40 tot 110 °C (standaard 80 °C), wordt ingesteld telkens als Rentalbuddy de kachel aanzet.

Waarom krijg ik "Sauna heater off"-mails terwijl de kachel nooit aan stond? Rentalbuddy stuurt een uit-commando aan het einde van elke betaalde boeking op het slot van een kachel, en wanneer zo’n boeking wordt geannuleerd of geretourneerd, en elk uit-commando stuurt de e-mail. Zet E-mail wanneer een kachel wordt uitgezet uit als je ze niet wilt.

De knop in de kachelmail zegt "This link has already been used". Waarom? Alleen de nieuwste link van een boeking werkt. Een nieuwere e-mail, Verlengen, Verplaatsen, een gewijzigde betaling, annuleren of retourneren maken de oude link allemaal ongeldig; alleen de knop in een waarschuwingsmail laat de andere links met rust. Start de kachel dan vanuit de boeking.

De admin zegt Verbonden maar er gebeurt niets. Wat moet ik doen? Verbonden betekent alleen dat de inlog is opgeslagen. Druk op Ontkoppelen, koppel opnieuw met je huidige MyHarvia-inlog, koppel daarna de kachels weer aan hun sloten en zet Automatisch starten weer aan als je dat gebruikte.

Ik heb het saunaslot vervangen. Gaat de kachel mee? Ja, Slot vervangen verplaatst de kachel naar het nieuwe slot, tenzij het nieuwe slot al een eigen kachel had. Tonen boekingen op het nieuwe slot geen kachel, koppel hem dan bij Gekoppeld slot of bij Gekoppelde kachel van het slot.

Ik heb een demokachel toegevoegd, maar ik zie hem niet op mijn boeking. Waarom? Een demokachel verschijnt alleen op testboekingen. Maak er een met Doe een testboeking in de bovenste balk van de pagina van de locatie; echte boekingen tonen nooit een demokachel.

Waarom toont een kachel een code in plaats van zijn naam? Rentalbuddy leest de naam uit MyHarvia wanneer de lijst Kachels wordt geladen. Druk op Vernieuwen; staat er nog steeds een code, geef de kachel dan een naam in de MyHarvia-app en druk nogmaals op Vernieuwen.

Ik heb de kachel gestart voor de volgende gast, maar hij ging uit. Waarom? Zonder Automatisch starten zet het einde van de vorige boeking op hetzelfde slot de kachel uit, ook als je hem al voor de volgende boeking had gestart. Start hem opnieuw met Kachel starten op de kaart Kachel van de volgende boeking.

Waarom toont de ontgrendelvoorbeeldweergave een kachelmeter terwijl ik geen sauna heb? De voorbeeldweergave in Klantstroom toont altijd een voorbeeldkachel. Klanten zien alleen een kachel als er een aan hun slot is gekoppeld.

Wie krijgt de e-mail "Turn on the sauna heater"? Iedereen die in Contact e-mail staat onder Instellingen → Account. De e-mail gaat 15 minuten voordat de kachel moet starten de deur uit, voor kachels zonder Automatisch starten.

Welke Harvia-kachel of welk bedieningspaneel kan ik gebruiken? Harvia-kachels met het bedieningspaneel Harvia Fenix, verbonden met wifi met internet, met een MyHarvia Control-abonnement. De integratie is in bèta. Andere Harvia-bedieningspanelen kunnen in de lijst Kachels verschijnen, maar zijn niet met Rentalbuddy geverifieerd, dus vraag het ons voordat je iets koopt: info@rentalbuddy.io.

Is de Harvia-integratie af? Is het veilig om Rentalbuddy de sauna te laten starten? Ze is in bèta, dus volg je eerste boekingen ermee nauwlettend. Standaard start er niets vanzelf: vóór elke betaalde boeking krijg je per e-mail een startknop voor eenmalig gebruik, en jij beslist. Automatisch starten is optioneel, wordt per kachel aangezet en is op eigen risico: Rentalbuddy AB is niet verantwoordelijk voor automatisch of mislukt verwarmen.

Wat betekent "Wachten op de kachel…"? Rentalbuddy heeft een start of stop verstuurd, en de kachel heeft zijn nieuwe status nog niet doorgegeven. Het label verdwijnt vanzelf zodra hij dat doet; geeft de kachel binnen 5 minuten niets door, dan toont het Logboek een regel Mislukt.

Ik kreeg een e-mail dat de saunakachel niet op afstand kan starten, offline is of de sauna misschien niet op tijd warm is. Wat moet ik doen? Dat zijn de waarschuwingsmails van de controle vóór een boeking. Open de kaart Kachel van de boeking: de regel onder het waarschuwingslabel zegt wat je moet oplossen, bijvoorbeeld de saunadeur sluiten en de bediening op afstand weer inschakelen op het paneel van de kachel, of de stroom en wifi van de besturing controleren. Ze zijn een hulpmiddel in bèta, geen garantie.

Wanneer controleert Rentalbuddy de kachel vóór een boeking? Voorverwarmingstijd plus 30 minuten vóór de start van elke betaalde boeking (met 45 minuten en een boeking om 18:00 om 16:45), en daarna elke minuut tot de boeking afloopt, met of zonder Automatisch starten.

Probeert Rentalbuddy het opnieuw als een automatische start mislukt? Ja, tot 3 keer. Het leest de kachel uit vóór elke poging en vóór het mailen, dus je krijgt de e-mail Automatisch voorverwarmen mislukt alleen als de kachel nog steeds uit staat. Na het einde van de boeking wordt niets meer opnieuw geprobeerd.

Waarom staan er rijen met Uit in Geplande starts en stops voor een kachel zonder Automatisch starten? Rentalbuddy zet de kachel uit aan het einde van elke betaalde boeking op zijn slot, of het hem nu heeft gestart of niet, en toont die stops voor elke gekoppelde kachel. Een stop die door een andere boeking niet doorgaat, wordt weggelaten.

Ik heb de doeltemperatuur gewijzigd terwijl de sauna opwarmde. Waarom veranderde er niets? De Doeltemperatuur wordt vlak vóór elke start ingesteld, dus een wijziging tijdens een lopende sessie geldt vanaf de volgende start.