Igloohome instellen voor Rentalbuddy: Igloohome-account, Igloo Connect en je sloten synchroniseren

Igloohome-sloten krijgen voor elke boeking een nieuwe pincode. Om dat te laten werken moeten drie dingen in orde zijn, en als er plotseling geen codes meer komen, is bijna altijd een daarvan weggevallen:

1. Een Igloohome-account waaraan je sloten gekoppeld zijn, in de Igloohome-app op je telefoon.
2. Igloo Connect, het platform van Igloohome voor partner-apps zoals Rentalbuddy, met een betaalmethode toegevoegd. Zonder die betaalmethode geeft Igloohome geen codes uit.
3. De verbinding van Rentalbuddy met dat Igloohome-account, die je één keer maakt onder Instellingen → Integraties.

Deze handleiding zet alle drie op en behandelt daarna hoe je de verbinding in stand houdt, wat de pincodewaarschuwingen betekenen en hoe je overstapt van de oude Igloo Developer-sleutel. Hoe je de gesynchroniseerde sloten aan een locatie toevoegt, er producten aan koppelt en ze aanzet, staat in de handleiding Je sloten toevoegen en beheren op het tabblad Sloten.

Stap 1 en 2 gebeuren aan de kant van Igloohome. Rentalbuddy kan ze niet zien of wijzigen, en de schermen van Igloohome kunnen er anders uitzien dan hier beschreven. Is dat zo, kijk dan in de hulp van Igloohome zelf.

Waar je begint in Rentalbuddy

De installatiehandleiding Verbinden met Igloohome ("Maak en verbind je Igloohome-account met Rentalbuddy om je sloten te integreren.") open je vanaf elk van deze plekken:

• Instellingen → Integraties → Slimme sloten → Handleiding voor het instellen van Igloohome.
• Het tabblad Sloten van een locatie → Slot toevoegen → Igloo-slot → Aan de slag met Igloohome (zichtbaar zolang het account niet verbonden is).
• Igloohome-sloten synchroniseren → Aan de slag met Igloohome (idem).
• De installatiegids op de startpagina: de knop Verbinden met Igloohome bij de stap voor sloten, of het item Koppel igloohome in de Gids met zeven stappen die nieuwe accounts krijgen.

De handleiding heeft drie stappen, Download de app, Koppel je sloten en Synchroniseren met Igloohome, die je doorloopt met Volgende. De knop in de laatste stap, Verbinden met Igloohome, maakt de verbinding.

Om te verbinden moet je accounteigenaar of accountlid zijn. Gebruikers met alleen leesrechten kunnen niet verbinden.

Stap 1: Maak een Igloohome-account aan en koppel je sloten in de Igloohome-app

Dit gebeurt in de app van Igloohome. Volg de instructies van Igloohome als die afwijken.

1. Kies in de stap Download de app van de handleiding iOS of Android en gebruik de downloadlink, of scan de QR-code met je telefoon. Installeer de Igloohome-app en maak een account aan als je er nog geen hebt ("Installeer de app op je telefoon en maak een account aan als je er nog geen hebt.").
2. In Koppel je sloten opent Handleiding openen de snelstartgids van Igloohome in een nieuw tabblad. Koppel elk slot in de app aan de hand daarvan.
3. Geef elk slot in de app een duidelijke naam. Die verschijnt in de kolom Igloo-naam in Rentalbuddy. Het kluisnummer dat klanten zien, stel je apart in Rentalbuddy in.
4. Houd een slot aan de oplader terwijl je het koppelt. Een hangslot dat lang ongekoppeld en onopgeladen heeft gelegen, kan er helemaal dood uitzien tot het een tijdje heeft opgeladen.

Gebruik één Igloohome-account voor al je sloten, en hetzelfde account dat je met Rentalbuddy verbindt. Rentalbuddy ziet alleen sloten die gekoppeld zijn aan het Igloohome-account waarmee het verbonden is. Een slot dat onder de persoonlijke Igloohome-login van een collega is gekoppeld, verschijnt niet.

Alleen sloten worden opgehaald. Andere apparaten die je in de app koppelt (zoals een bridge), worden niet in Rentalbuddy getoond.

Stap 2: Voeg een betaalmethode toe in Igloo Connect

Dit gebeurt aan de kant van Igloohome, in het Igloo Connect-portaal.

Igloohome rekent kosten voor het gebruik van Igloo Connect, en die factuur krijg je van Igloohome, niet van Rentalbuddy. De laatste stap van de handleiding zegt het duidelijk onder Belangrijk: "Nadat je Rentalbuddy bij Igloohome hebt geautoriseerd: voordat je sloten kunnen synchroniseren, voeg je in Igloo Connect onder Settings → Payment Method een betaalmethode toe."

1. Gebruik Open Igloo Connect-portaal (in de handleiding, in de checklist of in de melding Betalingsmethode vereist). Dat opent het Igloo Connect-portaal (connect.igloocompany.co).
2. Log in met hetzelfde Igloohome-account waaraan je sloten gekoppeld zijn.
3. Voeg een kaart toe onder Settings → Payment Method (de schermen van Igloo Connect zijn in het Engels).

Prijzen en factuurvoorwaarden zijn die van Igloohome. Controleer ze in het Igloo Connect-portaal of bij Igloohome, niet bij de support van Rentalbuddy.

Zoek Rentalbuddy niet tussen de verbonden diensten in de Igloohome-telefoonapp. De betaal- en partnerinstellingen staan in het Igloo Connect-portaal op het web, niet in de telefoonapp.

Stap 3: Verbind Rentalbuddy met je Igloohome-account

1. Ga naar Instellingen → Integraties. De kaart Slimme sloten ("Koppel Igloohome om slim-slottoegang voor boekingen en gasten te beheren.") toont de Igloohome-knop met Verbonden of Niet verbonden.
2. Klik op Verbinden met Igloohome-app (of op Verbinden met Igloohome aan het eind van de installatiehandleiding).
3. De inlogpagina van Igloohome opent in een nieuw browsertabblad ("Doorverwijzen naar Igloohome…"). Log in met het Igloohome-account waarop je sloten staan en geef Rentalbuddy toestemming.
4. Je komt terug in Rentalbuddy, op de pagina waar je begon (het tabblad Sloten of Integraties). De kaart Slimme sloten toont nu Verbonden.

Krijg je "Dit Igloohome-account is al verbonden met een ander Rentalbuddy-account. Log in bij Igloohome met het account dat je sloten bevat, of neem contact op met support.": één Igloohome-account kan maar één Rentalbuddy-account bedienen. Log in met het juiste Igloohome-account, of vraag support om de andere verbinding vrij te geven.

Mislukt de verbinding in plaats daarvan met een foutpagina, probeer het dan opnieuw vanuit Instellingen → Integraties. Blijft het mislukken, neem dan contact op met support.

Stap 4: Synchroniseer je sloten

Zodra je verbonden bent, klik je op Igloohome-sloten synchroniseren op het tabblad Sloten van de locatie (of onder Instellingen → Integraties → Slimme sloten). Vink de sloten aan, kies voor elk een locatie, markeer opslagsloten en klik op Sloten toevoegen (n). Elk geplaatst slot krijgt meteen een testcode, zodat je direct weet of de Igloohome-kant werkt. De volledige uitleg staat in Je sloten toevoegen en beheren op het tabblad Sloten.

Toont de synchronisatie Betalingsmethode vereist ("Betalingsmethode vereist. Voeg een geldige betalingsmethode toe in het Igloo Connect-portaal om uw sloten te synchroniseren."), ga dan terug naar stap 2 en klik daarna op Opnieuw ophalen.

Als een slot dat je hebt gekoppeld niet verschijnt:

• Vink Toon verbonden sloten aan. Misschien staat het al op een locatie.
• Controleer in de Igloohome-app of het gekoppeld is onder het account dat je hebt verbonden.
• Staat het onder Al op een ander Rentalbuddy-account, dan heeft een ander Rentalbuddy-account het. Neem contact op met support om het te laten verplaatsen.
• Heeft je Igloohome-account heel veel apparaten (meer dan ongeveer honderd) en verschijnt een slot nooit, neem dan contact op met support.

"Verbonden" bewijst niet dat de codes werken

Verbonden op de kaart Slimme sloten betekent dat Rentalbuddy een login voor je Igloohome-account heeft. Op zichzelf bewijst dat niet dat die login nog werkt, dat de betaalmethode geldig is of dat elk slot nog gekoppeld is. Daarom controleert Rentalbuddy ook:

• Elke nacht (rond 03:30 UTC) vraagt Rentalbuddy aan Igloohome of je opgeslagen login nog werkt, voor elk account met minstens één ingeschakeld slot dat vanuit Igloohome is gesynchroniseerd. Een geweigerde login wordt om 04:00 en 04:30 opnieuw gevraagd. Na drie weigeringen op rij verschijnt een rode melding igloohome-verbinding vraagt aandacht op Home, op de kaart Slimme sloten onder Instellingen → Integraties en op het tabblad Sloten van elke locatie met gesynchroniseerde Igloo-sloten: "Rentalbuddy kan uw igloohome-account niet meer bereiken (sinds {{date}}). Totdat u opnieuw verbindt, krijgen nieuwe boekingen geen pincodes." Meldt Igloohome dat het Igloo Connect-account geen betaalmethode heeft, dan luidt de melding "igloohome weigert verzoeken omdat uw Igloo Connect-account geen betaalmethode heeft (sinds {{date}}). Totdat u er een toevoegt, krijgen nieuwe boekingen geen pincodes." Weigert Igloohome alle klanten tegelijk, dan behandelt Rentalbuddy dat als een probleem aan de kant van Igloohome en toont het niets.
• Bij het synchroniseren kan Igloohome antwoorden met Betalingsmethode vereist.
• Bij het aanvragen van codes wordt een slot dat blijft mislukken rood gemarkeerd op het tabblad Sloten en op Home als Boekingen zonder pincode (zie Pincodewaarschuwingen hieronder).

De melding verdwijnt zodra je opnieuw verbindt (dan is bekend dat de verbinding werkt), of bij de volgende nachtelijke controle zodra Igloohome de login accepteert. De verbindingsmelding wordt niet gemaild: houd Home in de gaten.

Stoppen de codes, verbind dan eerst opnieuw (klik nogmaals op Verbinden met Igloohome-app en log in) en controleer daarna de betaalmethode. Opnieuw verbinden test ook elk slot dat als mislukt is gemarkeerd opnieuw, haalt de markering weg bij sloten die weer werken en geeft de boekingen vrij die op een code wachten; die krijgen hun codes dan binnen enkele minuten.

Een geslaagde testcode bewijst ook niet dat het fysieke slot opgeladen is of werkt. Igloohome berekent de code zonder contact met het hangslot. Tenzij je een Igloohome-bridge hebt, is een hangslot offline, en kan Rentalbuddy bevestigen dat er een code is aangemaakt, niet dat het slot openging. Het batterijniveau onder Igloo-sync metadata is de waarde van de laatste synchronisatie.

Houd de verbinding in stand: de waarschuwing om opnieuw te verbinden

De verbinding met Igloohome blijft niet eeuwig geldig. Vanaf ongeveer drie maanden voordat ze afloopt, toont Rentalbuddy bij het inloggen een venster Waarschuwing!: "Uw Igloo home-verbinding verloopt over" zoveel dagen (of "Uw Igloo home-verbinding is verlopen!"), "Klik hieronder om opnieuw verbinding te maken", met de knop Maak opnieuw verbinding met Igloo home.

Verbind opnieuw zodra je het ziet. Het kost een minuut: log opnieuw in bij Igloohome met hetzelfde account. Klik het venster niet zomaar weg: zodra de verbinding is verlopen, kan Rentalbuddy geen nieuwe codes meer ophalen voor je boekingen.

Waarom codes stoppen als de kaart in Igloo Connect verloopt

Dit is een veelvoorkomende oorzaak van "opeens krijgt niemand meer een code", en het gebeurt ongemerkt:

• Als de betaalmethode in Igloo Connect verloopt of wordt verwijderd, weigert Igloohome nieuwe codeaanvragen.
• Codes die eerder zijn aangemaakt, blijven werken. Codes worden ongeveer 14 uur voor het begin van een boeking aangemaakt, dus de volgende boekingen krijgen geen code, en de fout kan pas opvallen als een klant bij het slot staat.
• Rentalbuddy merkt het wanneer het Igloohome iets vraagt: een synchronisatie toont Betalingsmethode vereist, de nachtelijke verbindingscontrole kan igloohome-verbinding vraagt aandacht op Home tonen, en sloten waarvan de codeaanvragen blijven mislukken, worden rood gemarkeerd als Boekingen zonder pincode. Heeft zo'n slot een boeking die binnen 12 uur begint, dan krijgen je adressen onder Contact e-mail een e-mail over het probleem.
• Boekingen die nog op een code wachten, worden automatisch opnieuw geprobeerd totdat ze aflopen. Zodra de kaart is toegevoegd, klik je op Dit slot synchroniseren vanuit Igloo bij een gemarkeerd slot (of verbind je Igloohome opnieuw), en de wachtende boekingen krijgen hun codes binnen enkele minuten.

Houd het hele jaar een geldige kaart in Igloo Connect, en controleer die voor het seizoen begint.

Pincodewaarschuwingen: wat ze betekenen en hoe je ze aan de kant van Igloohome oplost

Ze verschijnen op het tabblad Sloten van een locatie. Een slot dat klanten kunnen boeken maar dat geen code geeft, wordt in het rood getoond: een rode banner boven de tabellen (bijvoorbeeld "Slot 12 kan geen pincodes aanmaken. Klanten die het boeken, krijgen geen code."), een rode markering op het tabblad Sloten met de tooltip Boekingen zonder pincode, een rood waarschuwingspictogram op de Bluetooth-id van het slot (beweeg erover voor de reden), en Boekingen zonder pincode op Home. Een oud slot dat via Bluetooth-ID is toegevoegd en helemaal niet kan worden ingeschakeld, wordt in plaats daarvan oranje getoond, en de gereedheidsbalk van de locatie meldt Sloten kunnen geen pincodes aanmaken. De regels onder de banner noemen de oorzaak:

"Waarschuwing: sommige Igloo-sloten op deze locatie kunnen geen PIN-codes aanmaken." (toegevoegd via Bluetooth-ID, oranje) Het slot is met de hand ingevoerd (de oude manier) en is niet gekoppeld aan je Igloohome-account.

1. Zorg dat het in de Igloohome-app gekoppeld is onder het verbonden account.
2. Klik op Igloohome-sloten synchroniseren. De synchronisatie vindt het via de Bluetooth-ID en koppelt het ter plekke. Nummer, product, boekingen en QR-code blijven behouden.
3. Nog steeds gemarkeerd? Dan is het niet gekoppeld in dat Igloohome-account. Koppel het, of vervang het door een van je gesynchroniseerde sloten (Slot vervangen).

"Rentalbuddy kon bij de laatste poging geen code voor ze krijgen…" (rood) Igloohome heeft de codeaanvragen voor het slot geweigerd: bij de test toen je het plaatste, of twee keer op rij voor boekingen vlak voor hun start.

1. Controleer de betaalmethode in het Igloo Connect-portaal.
2. Verbind Igloohome in Rentalbuddy opnieuw onder Instellingen → Integraties (dat test de gemarkeerde sloten opnieuw).
3. Controleer in de Igloohome-app of het slot nog gekoppeld is en niet is verwijderd of gereset.
4. Gebruik Dit slot synchroniseren vanuit Igloo op elk slot dat nog gemarkeerd is. Slot gesynchroniseerd vanuit Igloo betekent dat het weer werkt.

"Ze kunnen mogelijk geen PIN-codes aanmaken. Gebruik eerst ”Igloohome-sloten synchroniseren”…" (rood, Igloohome toont het slot niet meer) Bij de laatste synchronisatie gaf Igloohome het slot niet op voor je account, of een ander Rentalbuddy-account heeft het gesynchroniseerd.

1. Synchroniseer eerst opnieuw. Dat haalt de waarschuwing weg bij elk slot dat Igloohome nog voor je opgeeft.
2. Nog steeds gemarkeerd? Dan is het slot uit je Igloohome-account verwijderd of onder een ander account gekoppeld. Hoort het bij jouw account, koppel het daar dan opnieuw en synchroniseer.
3. Staat het nu bewust in een ander Igloohome-account, verplaats dan de komende boekingen naar een ander slot, verwijder het op het tabblad Sloten en synchroniseer het vanuit het Rentalbuddy-account dat met dat Igloohome-account verbonden is. Neem contact op met support als je twijfelt.

De e-mail "Lock {{number}} at {{location}} cannot create PIN codes: a booking starts soon" Wordt (in het Engels) gestuurd naar je adressen onder Contact e-mail (of, als die niet zijn ingevuld, naar de gebruikers die gebruikers kunnen beheren) wanneer een slot de code niet kan aanmaken voor een boeking die binnen 12 uur begint. Er gaat hooguit één zo'n e-mail per account per 24 uur uit. Volg het tweede geval hierboven. Een slot dat mislukt zonder boeking die zo snel begint, bijvoorbeeld bij de test als je het plaatst, wordt niet gemaild: het wordt alleen in de beheeromgeving getoond.

Boekingen die nog op een code wachten, worden automatisch opnieuw geprobeerd totdat ze aflopen, en krijgen hun codes binnen enkele minuten zodra het slot is hersteld. Hoe je een klant helpt die nu bij het slot staat, lees je in de handleiding Klant heeft geen pincode.

Overstappen van de oude Igloo Developer-sleutel naar Igloo Connect

Sommige oudere accounts krijgen hun codes via een Igloo Developer API-sleutel (verouderd). Dat veld zie je niet meer onder Instellingen → Integraties: alleen medewerkers van Rentalbuddy kunnen het zien of wijzigen. Weet je niet of je account nog zo'n sleutel heeft, vraag het dan aan de support van Rentalbuddy. Igloo Developer wordt vervangen door Igloo Connect, en sloten die op de oude manier zijn ingesteld, zijn een veelvoorkomende oorzaak van ontbrekende codes.

Plan de overstap in één keer, bij voorkeur buiten het seizoen. Zodra je account met Igloohome verbonden is, wordt elke nieuwe code voor elk Igloo-slot via Igloo Connect aangevraagd. De Developer-sleutel wordt daar niet meer voor gebruikt. Een slot dat nog niet in het verbonden Igloohome-account gekoppeld is, krijgt dan geen nieuwe codes. Codes die al zijn aangemaakt, blijven werken.

1. Aan de kant van Igloohome (volg de instructies van Igloohome): haal de sloten uit Igloo Developer, koppel ze in de Igloohome-app onder het ene account dat je gaat gebruiken, en voeg een betaalmethode toe in het Igloo Connect-portaal. Sloten die via Igloo Developer zijn ingesteld, moeten daar eerst worden verwijderd voordat ze in Igloo Connect kunnen worden toegevoegd.
2. In Rentalbuddy: verbind Igloohome onder Instellingen → Integraties (stap 3 hierboven).
3. Open het tabblad Sloten van elke locatie en klik op Igloohome-sloten synchroniseren. Je bestaande sloten worden via de Bluetooth-ID herkend en ter plekke gekoppeld. Nummers, producten, boekingen en QR-codes blijven behouden, en je hoeft niets opnieuw toe te voegen.
4. Controleer elk tabblad Sloten op pincodewaarschuwingen en gebruik Dit slot synchroniseren vanuit Igloo op elk slot dat je wilt testen.
5. Is er geen enkel slot meer gemarkeerd, vraag dan de support van Rentalbuddy om de Igloo Developer API-sleutel (verouderd) van je account te verwijderen.

Doe je dit liever niet zelf, neem dan contact op met support voordat je begint.

Voor het seizoen: opnieuw synchroniseren en controleren

Na een winterstop, voor je eerste boeking:

1. Log in en verbind opnieuw als het venster Waarschuwing! om opnieuw te verbinden verschijnt.
2. Controleer de betaalmethode in het Igloo Connect-portaal.
3. Laad de sloten op en controleer in de Igloohome-app of ze allemaal nog gekoppeld zijn.
4. Klik op het tabblad Sloten van elke locatie op Igloohome-sloten synchroniseren en controleer dat er geen pincodewaarschuwing meer staat.
5. Maak een testboeking.

De volledige voorjaarschecklist staat in Heropenen na de winter: de checklist voor het seizoensbegin.

Veelgestelde vragen

Waarom krijgen mijn klanten opeens geen pincodes meer? Meestal is de betaalmethode in Igloo Connect verlopen of is de Igloohome-verbinding afgelopen. Synchroniseer om te zien of Betalingsmethode vereist verschijnt, voeg een kaart toe in het Igloo Connect-portaal en verbind opnieuw onder Instellingen → Integraties.

De synchronisatie zegt Betalingsmethode vereist, of laadt en toont niets. Wat moet ik doen? Voeg een betaalmethode toe in het Igloo Connect-portaal onder Settings → Payment Method, ingelogd met het Igloohome-account waarop je sloten staan, en klik daarna op Opnieuw ophalen.

Wie betaalt Igloohome, en hoeveel? Igloohome brengt de Igloo Connect-kosten in rekening op de betaalmethode van je Igloo Connect-account, niet via Rentalbuddy. Prijzen en voorwaarden zijn die van Igloohome, dus controleer ze in het Igloo Connect-portaal of bij Igloohome.

Ik kan Rentalbuddy niet vinden onder Igloo Connect in de Igloohome-app. De partner- en betaalinstellingen staan in het Igloo Connect-portaal op het web (connect.igloocompany.co), niet in de telefoonapp. De verbinding zelf maak je vanuit Rentalbuddy onder Instellingen → Integraties.

Er staat Verbonden, maar er komen geen codes. Hoe kan dat? Verbonden betekent alleen dat Rentalbuddy je Igloohome-login heeft. Kijk of igloohome-verbinding vraagt aandacht op Home staat en of er rode waarschuwingen op het tabblad Sloten staan, verbind opnieuw en controleer de betaalmethode in Igloo Connect.

Home zegt "igloohome-verbinding vraagt aandacht". Wat moet ik doen? Igloohome heeft je opgeslagen login bij de nachtelijke controle drie keer op rij geweigerd, of weigert hem omdat er een betaalmethode ontbreekt. Verbind opnieuw onder Instellingen → Integraties (of voeg de betaalmethode toe in het Igloo Connect-portaal en synchroniseer). Boekingen die op een code wachten, krijgen die daarna binnen enkele minuten.

Ik heb de betaalmethode hersteld. Krijgen de klanten die geen code kregen er nu alsnog een? Ja, als hun boeking nog niet is afgelopen. Wachtende boekingen worden automatisch opnieuw geprobeerd; opnieuw verbinden of Dit slot synchroniseren vanuit Igloo bij een gemarkeerd slot zorgt dat de codes binnen enkele minuten komen.

We hebben onze sloten met Igloo Developer ingesteld. Moeten we overstappen? Ja, stap over naar Igloo Connect. Koppel de sloten in de Igloohome-app, voeg een betaalmethode toe, verbind en synchroniseer, en doe dat in één keer, omdat verbinden elk slot overzet naar Igloo Connect. Vraag daarna de support van Rentalbuddy om de oude sleutel te verwijderen.

Ik kan het veld voor de Igloo Developer API-sleutel niet meer vinden. Het is nu alleen zichtbaar voor medewerkers van Rentalbuddy. Neem contact op met de support van Rentalbuddy om een oude Igloo Developer-sleutel te laten controleren, wijzigen of verwijderen.

Kunnen twee Rentalbuddy-accounts dezelfde Igloohome-login gebruiken? Nee. Eén Igloohome-account bedient één Rentalbuddy-account, en een slot kan maar op één Rentalbuddy-account staan.

Waar vind ik de master-pincode van een Igloo-slot? In de Igloohome-app: Home → kies het slot → Access → Master PIN Code. Rentalbuddy slaat geen Igloo-master-pincodes op.