Kortingscodes: codes aanmaken, beperken en zien wie ze heeft gebruikt

Kortingscodes zijn codes die je klanten zelf invullen als ze boeken – in de boekingswidget heet het veld Campagnecode. Je maakt ze aan onder Kortingscodes in het linkermenu.

Drie dingen zijn goed om te weten voordat je begint, omdat ze vaak verrassen:

Je hoeft niets aan te maken in Stripe. Als je een code opslaat, maakt Rentalbuddy die voor je aan in je gekoppelde Stripe-account – zowel de korting (die Stripe een coupon noemt) als de code die klanten invullen (een promotion code). Oudere adviezen dat "de code ook in Stripe moet worden toegevoegd" zijn achterhaald.
Kortingscodes werken alleen als Stripe gekoppeld is. De codes staan in je Stripe-account. Zonder werkende Stripe-koppeling blijft de lijst Kortingscodes leeg, mislukt het aanmaken van een code met Kon kortingscode niet aanmaken, en krijgen klanten bij elke code De campagnecode is niet geldig. Hoe je Stripe koppelt, staat in de Stripe-handleiding.
Een code werkt op al je locaties. Een code is niet gebonden aan één locatie of één product. Iedereen die ergens op je account boekt, kan hem gebruiken.

Een kortingscode aanmaken

Open Kortingscodes in het menu en klik op Kortingscode aanmaken.
Laat onder Information het Type staan zoals het is – Promo Code is het enige type dat je kunt aanmaken.
Vul Code in. Dit is wat de klant bij het afrekenen invult: "Moet uniek zijn op alle locaties van uw account. Klanten voeren deze code in bij het afrekenen."
Kies een Kortingstype:
- Percentage – een percentage korting op de hele bestelling. Vul Procent in (1 tot 100).
- Vast bedrag – een vast bedrag korting op de hele bestelling, in de valuta van je account. Vul Kortingsbedrag in. De korting brengt een bestelling nooit onder nul.
Stel onder Regels Geldig tot in (datum en tijd) als de code op een bepaald moment moet stoppen. Laat je het leeg, dan verloopt de code nooit – "Laat leeg voor geen vervaldatum."
Stel Maximaal gebruik totaal in als de code maar een beperkt aantal keer gebruikt mag worden. Laat het leeg voor onbeperkt – "Laat leeg voor onbeperkt gebruik."; het veld toont Onbeperkt tot je iets invult.
Laat Status van de code op Actief staan.
Klik op Opslaan. Je krijgt Aangemaakt! en de code verschijnt in de lijst Kortingscodes.

Welk kortingstype je ook kiest, de korting geldt voor de hele bestelling, niet voor één product. Je kunt niet instellen "20% korting alleen op helmen" of "alleen op de 2-uursprijs".

De code zelf

Houd het simpel: gewone letters A–Z en cijfers, geen spaties, geen leestekens. Codes met å, ä, ö of andere tekens met accenten mislukken, en de melding die je krijgt is het weinig behulpzame Kon kortingscode niet aanmaken – die zegt niet welk veld het probleem was. Lukt opslaan niet terwijl alle velden ingevuld lijken, typ de code dan opnieuw met alleen letters en cijfers en probeer het nog eens.

Bestaat de code al, dan krijg je bij het veld een duidelijke melding: Deze kortingscode bestaat al. Kies alstublieft een andere code. Codes moeten uniek zijn binnen je hele account, ook ten opzichte van codes die je eerder hebt gedeactiveerd.

Meldingen die je kunt zien bij het invullen van het formulier

Voer een code in – het veld Code is leeg.
Selecteer een kortingstype – er is geen Kortingstype gekozen.
Voer een percentage van 1 tot 100 in – de waarde bij Procent valt buiten dat bereik.
Voer een bedrag groter dan 0 in – het Kortingsbedrag is nul of leeg.
Vul een korting in – er is helemaal geen kortingswaarde.
"Boekingen die na de korting onder … uitkomen, kunnen niet online worden betaald. Gebruik 100% als de boeking gratis moet zijn." – een informatieve opmerking zolang Procent 90 of hoger maar lager dan 100 is. Een goedkope boeking kan dan minder kosten dan de kleinste online betaling van Stripe voor je valuta (bijvoorbeeld 3 SEK of 0,50 EUR), en zo'n bedrag kan niet worden betaald. Gebruik voor gratis boekingen precies 100. Als je een bestaande code met zo'n percentage opent, staat er "Boekingen die na deze korting onder … uitkomen, kunnen niet online worden betaald." De opmerking verschijnt niet als Stripe-betalingen uitschakelen aan staat.

Codes die direct in Stripe zijn aangemaakt

Een promotion code die je zelf in het Stripe-dashboard aanmaakt, verschijnt ook in de lijst Kortingscodes en werkt bij het afrekenen, omdat het afrekenen codes in Stripe opzoekt. Een Stripe-coupon zonder promotion code kunnen klanten niet invullen, dus die doet niets in je widget. De simpelste regel: maak codes aan in Rentalbuddy.

Wat "Geldig tot" echt betekent

Dit is de instelling die het vaakst verkeerd begrepen wordt.

Geldig tot gaat over wanneer de klant boekt, niet wanneer die huurt. Het is het laatste moment waarop de code bij het afrekenen ingevuld kan worden. Een klant die op de laatste geldige dag boekt, kan nog steeds een huur boeken die maanden later plaatsvindt – de huurdata doen voor de code niet ter zake.

Een code met Geldig tot op 30 juni dus:

Boeking op 29 juni voor een huur in augustus – de code werkt.
Boeking op 1 juli voor een huur morgen – de code werkt niet.

Er is geen "geldig vanaf"-datum. Een code werkt vanaf het moment dat je hem opslaat. Moet een campagne later beginnen, maak de code dan later aan, of maak hem aan en zet Status van de code op Inactief tot de campagne start.

Gebruikslimieten

Maximaal gebruik totaal is een totaal over alle klanten, niet per klant. Zet je het op 50, dan werkt de code niet meer zodra hij 50 keer is gebruikt, door wie dan ook. Laat je het leeg, dan kan hij onbeperkt vaak worden gebruikt.

Er is in het formulier geen limiet per klant, geen limiet per dag en geen minimale bestelwaarde. Heb je een code nodig die maar één persoon kan gebruiken, maak dan een unieke code voor die persoon met Maximaal gebruik totaal op 1.

Na het opslaan – wat je wel en niet kunt wijzigen

Open een code vanuit de lijst (het instellingenicoon onder Acties) en je ziet twee tabbladen: Instellingen en Gebruik.

Op Instellingen is bijna alles vergrendeld. Type, Code, Kortingstype, de Korting, Geldig tot en Maximaal gebruik totaal liggen vast bij het aanmaken en zijn grijs. Het enige wat je kunt wijzigen, is Status van de code, tussen Actief en Inactief; klik op Opslaan en je krijgt Bijgewerkt!

Dat betekent:

Om een code direct te stoppen open je hem, zet je Status van de code op Inactief en klik je op Opslaan. Hij werkt meteen niet meer voor klanten.
Een korting, vervaldatum of limiet wijzigen kan niet. Deactiveer de oude code en maak een nieuwe aan met een nieuwe naam.
Verwijderen bestaat niet. Codes blijven in de lijst staan; gebruik het filter om codes te verbergen waar je klaar mee bent.

Een code waarvan Geldig tot verstreken is, kan niet meer aangezet worden, en verlopen codes kun je niet meer openen vanuit de lijst. Om codes te openen heb je ook een rol nodig die kortingscodes mag wijzigen; gebruikers die alleen mogen kijken, zien de lijst maar niet de pagina van de code zelf.

Codes vinden in de lijst Kortingscodes

Zoek met Zoeken op code. Daarnaast staat Filters:

Actief en inactief – de standaard. Alles behalve verlopen codes.
Actief – codes die aanstaan.
Inactief – uitgezette codes die niet verlopen zijn.
Verlopen – codes die uitgezet zijn en ofwel voorbij hun Geldig tot zijn, ofwel opgebruikt.
Alles weergeven – alles.

De kolommen zijn Type, Code, Korting, Aantal keren gebruikt, Geldigheidsperiode, Status en Acties. Geldigheidsperiode toont wanneer de code is aangemaakt, en daarna ofwel de vervaldatum en hoeveel dagen dat nog is, ofwel Lopend als er geen vervaldatum is. Status is een icoon: een groen vinkje voor een code die nu gebruikt kan worden, anders grijs. Korting toont een percentage of een bedrag (bedragen worden ook goed getoond in valuta zonder decimalen, zoals JPY); Waarde ontbreekt betekent dat er geen korting aan de code gekoppeld is en dat hij niets doet.

Onder Acties kopieert Kortingscodetekst kopiëren de code naar je klembord ("Kortingscodetekst gekopieerd") – handig als je hem in een nieuwsbrief wilt plakken.

Zeer grote accounts: de lijst laadt je meest recente codes in plaats van een onbeperkte geschiedenis, dus zoek naar een specifieke code in plaats van te scrollen als je er honderden hebt aangemaakt.

Zien wie een code heeft gebruikt (tabblad Gebruik)

Open een code en ga naar Gebruik. Onder Gebruik van kortingscode zie je drie cijfers:

Bestellingen met code – bestellingen in Rentalbuddy waarbij de code is gebruikt, op alle locaties van je account.
Gebruik in Stripe – de eigen telling van Stripe.
Totale korting – het totale bedrag aan korting dat is weggegeven.

De twee tellingen kunnen verschillen, en dat is normaal: "Bestellingen op alle locaties van uw account waarvoor deze kortingscode is gebruikt. Het Stripe-aantal kan afwijken — bijvoorbeeld bij een geannuleerde boeking, een wijziging in admin of een andere registratie in Stripe."

Daaronder staat de lijst met bestellingen, met Aangemaakt, Naam, Bestelnummer, Start, Waarde, Korting, Betaalstatus, Status, Kanaal en Locatie. Klik op een rij om die boeking te openen. Twee schakelaars veranderen wat je ziet:

Geannuleerde boekingen opnemen – standaard uit, dus geannuleerde boekingen worden verborgen.
Alleen huidige locatie tonen – beperkt de lijst tot de locatie waarin je werkt, met een tekst als "3 van 10 bestellingen op de geselecteerde locatie."

Heeft nog niemand de code gebruikt: Er zijn nog geen boekingen die deze kortingscode hebben gebruikt.

Wat de klant ziet in de boekingswidget

In de afrekenstap vult de klant de code in het veld Campagnecode in en klikt op Valideren. Een geldige code verschijnt als label, bijvoorbeeld SPRING25 - 25% korting (of SPRING25 - 100 kr korting bij een vast bedrag) met Code verwijderen ernaast, en het prijsoverzicht krijgt een regel Kortingscode SPRING25. Is de code fout, verlopen, uitgezet of opgebruikt – of is Stripe niet gekoppeld – dan krijgt de klant De campagnecode is niet geldig, in alle gevallen dezelfde melding.

Goed om te weten:

Ledenkorting en kortingscodes stapelen. Is de klant lid, dan gaat eerst de ledenkorting eraf en geldt de code voor de verlaagde prijs: 10% lidmaatschap plus een 10%-code op 1000 geeft 810, niet 800. Zie de handleiding over lidmaatschappen.
Codes werken ook bij de aankoop van een lidmaatschap, omdat die aankoop via hetzelfde afrekenproces loopt.
Evenementen: het afrekenen voor evenementen rekent alleen met percentagecodes, dus gebruik Percentage-codes voor evenementen.
Bijna gratis is niet gratis. Laat een code een totaal boven 0 maar onder de kleinste online betaling van Stripe voor je valuta over (een code van 95% of een groot Vast bedrag op een goedkope boeking), dan zegt het afrekenen "Dit bedrag is te laag om online te betalen. Het laagste bedrag dat online kan worden betaald, is …" en kan de klant niet verder. Een totaal van precies 0 gaat altijd door.
Een code kan achteraf niet aan een boeking worden toegevoegd.

Bij de boeking in de admin verschijnt een toegepaste code in het prijsoverzicht als Kortingscode, gevolgd door de code en de korting tussen haakjes, bijvoorbeeld Kortingscode SPRING25 (25%).

De code staat op actief maar werkt niet bij het afrekenen

Het afrekenen controleert de code bij Stripe, niet in de lijst op de pagina Kortingscodes, dus een code kan er in de admin prima uitzien en toch geweigerd worden. De klant krijgt altijd dezelfde melding De campagnecode is niet geldig, dus uit hun melding kun je niet opmaken welke van deze oorzaken het is. Loop ze in volgorde na:

Status van de code. Open de code en controleer of er Actief staat. Een wijziging werkt direct.
Geldig tot. Dat is het laatste moment waarop de code ingevuld kan worden, niet de huurdatum – zie Wat "Geldig tot" echt betekent.
De gebruikslimiet. Een code met Maximaal gebruik totaal 1 die al door iemand is gebruikt, is op, ook al lijkt hij nog actief. Vergelijk op Gebruik het cijfer Gebruik in Stripe met je Maximaal gebruik totaal – de telling van Stripe beslist bij het afrekenen, en die kan voorlopen op Bestellingen met code.
Wat de klant precies heeft ingetypt. De widget stuurt de tekst zoals die is getypt, dus een spatie voor of na de code laat hem mislukken. Vraag de klant hem opnieuw te typen; codes met alleen letters en cijfers laten de minste ruimte voor fouten.
Je Stripe-koppeling. Is Stripe niet gekoppeld, dan wordt elke code geweigerd. Zie de Stripe-handleiding.

Klopt dat allemaal, vul de code dan zelf in je eigen boekingswidget in – die doet precies dezelfde controle als de browser van de klant en laat zien of het probleem bij de code ligt of aan de kant van de klant.

Een gratis testboeking doen met een 100%-kortingscode

Voor een eenvoudige test van een huurboeking is Doe een testboeking in de bovenste balk van de locatiepagina, naast Opslaan, de makkelijkste manier (de knop staat er op elk tabblad van de locatie): gratis (of met een kleine betaling die wordt terugbetaald), gemarkeerd als test, buiten de cijfers op je dashboard gehouden en automatisch geannuleerd (zie de handleiding over de startchecklist). Testboekingen die je zo maakt, accepteren geen kortingscodes en gelden alleen voor verhuur — een testbezoek aan je boekingspagina verbergt evenementen, cadeaubonnen en lidmaatschappen — dus gebruik een 100%-code als je het afrekenen met een code wilt testen, een evenement wilt testen of de boeking wilt houden:

Maak een kortingscode aan met Kortingstype Percentage en Procent 100. Gebruik precies 100: een code van 95% op een goedkope boeking kan een bedrag overlaten dat te laag is om online te betalen.
Geef hem een code die niemand raadt, en zet Maximaal gebruik totaal op een klein getal, zoals 1 of 2.
Doe een echte boeking in je eigen boekingswidget en vul de code in.

Met een totaal van nul gaat het afrekenen door zonder dat er een kaart wordt belast. Je krijgt de bevestigingsmail, de pincode en het gedrag van het slot – alles wat een echte klant krijgt, zonder dat er geld wordt verplaatst en zonder iets terug te betalen. Wat je tijdens een testboeking moet controleren voordat je live gaat, staat in de handleiding met de checklist voor de inrichting.

Open daarna de code en zet Status van de code op Inactief, zodat niemand er per ongeluk op stuit. Doe dat ook als je een gebruikslimiet hebt ingesteld – vertrouw niet alleen op Maximaal gebruik totaal om een gratis code af te sluiten; controleer na het testen Gebruik in Stripe op het tabblad Gebruik.

Cadeaubonnen en strippenkaarten

Je ziet hier en daar misschien de woorden Cadeaubonnen en Stempelkaart. Geen van beide kan worden aangemaakt – Promo Code is het enige type dat het formulier aanbiedt, en er zijn geen strippenkaarten, tegoedpakketten of cadeaubonnen met opgeslagen tegoed. Wil je iets wat op een cadeaubon lijkt, dan is de gebruikelijke oplossing een eenmalige kortingscode met een Vast bedrag als korting en Maximaal gebruik totaal op 1, waarbij je de betaling ervoor apart regelt.

Veelgestelde vragen

Moet ik de code ook in Stripe aanmaken? Nee. Maak hem aan onder Kortingscodes in Rentalbuddy en hij wordt automatisch in je Stripe-account aangemaakt – daarom zie je hem mogelijk ook in Stripe staan.

De klant zegt dat de korting niet meekomt naar de betaalpagina / dat de code niet geldig is. Controleer in volgorde: Status van de code, Geldig tot, of Maximaal gebruik totaal is opgebruikt, een losse spatie in wat de klant typte, en of Stripe gekoppeld is. Probeer de code daarna zelf in je widget.

Kan ik een code bewerken, bijvoorbeeld het percentage of de einddatum aanpassen? Nee – na het opslaan kan alleen Status van de code nog veranderen. Zet de oude code op Inactief en maak een nieuwe aan.

Kan een code alleen gelden voor één locatie, één product of één prijsniveau? Nee. Een code werkt op elke locatie van je account en geldt altijd voor de hele bestelling. Geef de code alleen aan de klanten van die locatie, en gebruik Alleen huidige locatie tonen op het tabblad Gebruik om te zien waar hij is gebruikt.

Waarom kan ik mijn code niet opslaan – "Kon kortingscode niet aanmaken"? Meestal bevat de code å, ä, ö, een spatie of leestekens – gebruik alleen letters en cijfers. Het mislukt ook als Stripe niet gekoppeld is.

Kan ik een bedrag korting geven in plaats van een percentage? Ja – kies Vast bedrag als Kortingstype en vul Kortingsbedrag in, in de valuta van je account.

Een kortingscode van vorig jaar is uit de lijst verdwenen. Verlopen en opgebruikte codes worden door het standaardfilter verborgen. Kies Verlopen of Alles weergeven onder Filters, of zoek hem op met Zoeken op code.

Hoe test ik een boeking zonder te betalen? Gebruik Doe een testboeking in de bovenste balk van de locatiepagina, naast Opslaan. Om met een code of een evenement te testen, maak je een 100%-kortingscode aan, boek je ermee in je eigen widget en zet je de code daarna op Inactief.

Kunnen we cadeaubonnen of vouchers aanbieden? Niet als ingebouwde functie. De gebruikelijke oplossing is een code voor eenmalig gebruik: Vast bedrag, Maximaal gebruik totaal 1, waarbij je de betaling ervoor apart regelt.

Een klant met een code van 95% zegt dat het afrekenen hem niet laat betalen. Het totaal na de korting ligt boven 0 maar onder de kleinste online betaling van Stripe. Geef de klant een 100%-code als de boeking gratis moet zijn.

De knop Doe een testboeking is grijs. De locatie kan nog geen boekingen ontvangen ("Deze locatie kan nog geen boekingen ontvangen. Rond eerst de stappen in de lijst hieronder af."), of het tabblad waarop je zit heeft niet-opgeslagen wijzigingen ("Sla eerst je wijzigingen op. De testboeking gebruikt wat is opgeslagen."). Rond de stappen af of klik op Opslaan en probeer het opnieuw.

Kan ik een kortingscode gebruiken in een testboeking? Nee — testboekingen die je met Doe een testboeking maakt, accepteren geen kortingscodes. Om een code te testen, boek je in je eigen boekingswidget met een 100%-code en zet je de code daarna op Inactief.