Rapporter og eksport: tall på oversikten, inntekter per sted, CSV-eksport

Rentalbuddy har én rapport på skjermen, oversikten, og flere eksporter til CSV-filer. Denne guiden dekker begge, hva hver fil inneholder, og det utleiere ofte spør etter, men som ikke finnes ennå.

Oversikten: rapporten din på skjermen

Når sjekklisten for oppstart er fullført, åpner Hjem oversikten. Det er en rapport du leser på skjermen; den har ingen nedlastingsknapp.

Øverst velger du tre ting:

• Datoperiode: perioden hele siden gjelder. Den åpner med de siste 30 dagene. Velg datoene i kalenderen eller skriv dem inn. Oversikten dekker 1. januar 2015 til slutten av året fem år fram i tid; datoer utenfor dette er nedtonet. En innskrevet periode som er ufullstendig, ligger utenfor disse årene eller slutter før den starter, brukes ikke, og når du klikker et annet sted, går feltet tilbake til perioden siden viser.
• Bestillinger etter: Bestillingsdato (når kunden bestilte) eller Startdato (når leien starter). Dette endrer tallene mye. For "hva solgte vi i juni" bruker du Bestillingsdato; for "hvor travelt hadde vi det i juni" bruker du Startdato.
• Steder: en avkrysningsliste over stedene dine, som viser Alle steder når alt er krysset av. Den vises bare hvis du har mer enn ett sted.

Tallene øverst

Tall	Hva det betyr
Gjennomsnittlig bestillingslengde	Gjennomsnittlig leietid i timer
Gjennomsnittlig ordreverdi	Bestillingsinntekter delt på antall bestillinger (medlemskapssalg er holdt utenfor)
Totale inntekter	Bestilt verdi i perioden, i kontoens valuta, inkludert medlemskapssalg
Totalt antall bestillinger	Antall bestillinger
Medlemskapssalg	Antall og verdi av solgte medlemskap (bare når medlemskap er slått på)

Kansellerte bestillinger og bestillinger der betalingen har utløpt, telles ikke. Tallene er bestillingenes verdi, ikke pengene som utbetales til deg: refusjoner, gebyrer og utbetalinger finner du i Stripe (se nedenfor).

Testbookinger som er gjort med Gjør en testbooking, holdes alltid utenfor tallene i oversikten, og de avbestilles automatisk 30 minutter etter at de ble gjort. I Bestillinger er de skjult med mindre du slår på Vis testbookinger ({count}), og da merket Test; skjulte testbookinger blir aldri valgt, så de blir heller ikke eksportert eller skrevet ut. Andre måter å teste på teller som alle andre bestillinger til du avbestiller dem: en personalbestilling registrert med Testbetaling, eller en bestilling med en rabattkode på 100 %. Avbestill dem når du er ferdig, så de ikke blåser opp tallene.

Diagrammet: ordrer, inntekter og Etter sted

Under tallene er et stolpediagram over perioden. Det viser antall ordrer som standard. Kryss av for Inntekt for å vise inntektene i stedet. Har du flere steder, kryss av for Etter sted for å dele hver stolpe per sted; det er den raskeste måten å sammenligne steder på. Hold musepekeren over en stolpe for å se de nøyaktige verdiene. Korte perioder vises per dag, lengre i større steg, og svært lange perioder per uke.

Kundens nasjonalitet

En liste over land med flagg og antall bestillinger fra hvert land. Landet finnes ut fra landskoden i kundens telefonnummer, så en svenske med tysk mobilnummer telles som tysk. Bestillinger uten telefonnummer, eller med et nummer som ikke kan matches, vises som Ukjent.

Produkter

Hvilke produkter som ble bestilt mest i perioden, gruppert etter type (Utleie, Arrangement, Forsikring, Tilbehør, Medlemskap). Tallene er bestilte antall, ikke inntekter.

Inntekter per sted

To måter, begge på oversikten:

• Ett sted om gangen: i Steder fjerner du avkrysningen for alt unntatt ett sted og leser av Totale inntekter. Gjenta for neste.
• Side om side: kryss av for Inntekt og Etter sted i diagrammet, og hold musepekeren over stolpene.

Det finnes ingen tabell over inntekter per sted å laste ned. Trenger du tallene i et regneark, eksporter bestillingene for det stedet (se nedenfor) og summer verdikolonnen.

Slik fungerer eksport: kryss av rader, trykk deretter Eksport

Alle eksporter i adminpanelet fungerer likt: kryss av radene du vil ha, og trykk deretter Eksport. Knappen Eksport er grå til du har krysset av minst én rad, og tallet i parentes er hvor mange du har krysset av, for eksempel Eksport (12). Filtrer listen først, og kryss deretter av.

Hvordan avkrysningsboksen i tabelloverskriften virker, avhenger av listen:

• Bestillinger, en kundes Ordrehistorikk og fanen Kjøp under medlemskap: avkrysningsboksen i tabelloverskriften (Velg siden på mobil) krysser bare av bestillingene på den gjeldende siden. En linje over listen viser deretter hva som er krysset av, Valgt på siden: {count}, Valgt: {count} eller Alle valgt: {count}, med Velg alle {count} for å krysse av hele den filtrerte listen (alle sider) og Klar for å fjerne alle avkrysninger. Forlengelsesrader tas ikke med når du krysser av mange på en gang; kryss av dem én og én hvis du trenger dem. Bestillinger som faller ut av listen, for eksempel når du endrer et filter, faller også ut av utvalget.
• Kunder og fanen Medlemmer under medlemskap: avkrysningsboksen i tabelloverskriften krysser av alle radene i den gjeldende listen.

Filene er CSV-filer, som åpnes i Excel, Numbers, Google Regneark og de fleste regnskapsprogrammer.

På mobil vises knappene Eksport og Skrive ut når du har valgt bestillinger ved å trykke på dem.

Eksporter bestillinger

Bestillinger i venstremenyen → filtrer → kryss av rader → Eksport.

Hvilke bestillinger som er i listen, avgjør hva du kan eksportere:

• Stedet som er valgt i stedsvelgeren (Sted) i venstremenyen. Slå på Viser alle steder for å se bestillinger fra alle steder.
• Velgeren Datoperiode: Aktuell dekker nylige bestillinger (fra omtrent to måneder tilbake), eller velg et helt år og trykk deretter Hente.
• Filter og Søk bestillinger snevrer inn listen ytterligere.

Så "hele forrige sesong for ett sted" blir: velg stedet, velg året, Hente, kryss av boksen i tabelloverskriften, trykk Velg alle {count} og deretter Eksport.

Testbookinger er skjult i listen med mindre Vis testbookinger ({count}) er slått på, og skjulte testbookinger blir aldri valgt, så de havner ikke i filen.

Store utvalg. Eksporten bygges på serveren i omganger, så det finnes ingen størrelsesgrense: et helt år for alle steder eksporteres på én gang. Hvis den mislykkes, ser du "Kunne ikke eksportere bestillingene. Prøv igjen."

Hva bestillingsfilen inneholder

Én rad per bestilling, sortert etter start. Overskrifter og ord (kanal, status, betalingsstatus) er på adminspråket ditt. På norsk er kolonnene, i denne rekkefølgen:

Ordrenummer, Opprettet, Sted, Start, Slutt, Sjekke inn, Sjekke ut, Navn, E-post, Telefonnummer, Produkter, Lås, Kanal, Status, Betalingsstatus, Valuta, Total (MVA inkl.), Mva, Rabatt, Rabattkode, Betalt, Gjenstår å betale

Etter dem kommer én kolonne per spørsmål, for bestillinger med svar på det eldre returskjemaet (evalueringsspørsmål).

• Datoer og klokkeslett skrives YYYY-MM-DD HH:mm, i stedets tidssone.
• Beløp har to desimaler, med desimalkomma på alle adminspråk unntatt engelsk.
• Produkter viser hvert produkt som "Navn ×antall".
• Lås har låsnumrene, for alle steder i eksporten.
• Betalte bestillinger fra før august 2025, da Rentalbuddy begynte å registrere betalte beløp, regnes som fullt betalt.
• Filen er semikolonseparert og starter med et byte order mark (BOM), så den åpnes rett i kolonner i Excel satt til svensk, norsk, dansk, finsk eller tysk.

Filen har ingen svar på de egendefinerte feltene dine; de står på hver bestillings detaljside og på utskriften.

Skriv ut bestillinger

Skrive ut ved siden av Eksport skriver ut de avkryssede bestillingene, én bestilling per side. Du kan også skrive ut én enkelt bestilling fra detaljsiden; begge bruker samme oppsett:

• firmanavnet ditt, stedet og logoen din, og en merknad når det er en testbooking,
• nummeret under Salgsordre med start, slutt, innsjekking og utsjekking, Opprettet, Kanal og Ytterligere informasjon,
• Kunde (eller "Ingen kunde er knyttet til bestillingen."), og Kundens svar,
• Bestillingslinjer,
• Paiement: Betalingsstatus, Total (MVA inkl.), Betalt og Gjenstår å betale (betalingshistorikken skrives ikke ut),
• Svar før opplåsing og Retursvar.

Utskrift tar maks 500 bestillinger om gangen. Med flere avkrysset er Skrive ut grå, og linjen over listen sier: "Utskrift tar maks 500 bestillinger om gangen. Velg side for side for å skrive ut, eller bruk Eksport for hele listen." Med flere enn 200 avkrysset ser du "Forbereder {count} bestillinger for utskrift. Dette kan ta et par minutter, og siden kan slutte å svare imens." Vent på utskriftsdialogen. Hvis én enkelt bestilling ikke kan vises, står det "Bestilling {id} kunne ikke vises." på siden dens; hvis hele innlastingen mislykkes, "Kunne ikke hente bestillingene for utskrift. Prøv igjen."

Utskrift markerer bestillingene som Skrevet ut, men bare for brukere som kan redigere bestillinger. Brukere som bare kan se bestillinger, kan likevel skrive ut; da markeres ingenting.

Vil du ha en PDF, velg "Lagre som PDF" i nettleserens utskriftsdialog. Filtrering og valg i listen er beskrevet nærmere i guiden om å finne og filtrere bestillinger.

Én kundes bestillinger

Kunder → åpne kunden → Ordrehistorikk. Kryss av bestillingene (boksen i tabelloverskriften krysser av den gjeldende siden; Velg alle {count} krysser av alle) og trykk på Eksport (eller Skrive ut). Du får samme type fil, men bare med denne kundens bestillinger. Det er nyttig når en kunde ber om en oversikt over alt de har bestilt.

Eksporter kunder (kundelisten til Excel)

Kunder i venstremenyen → kryss av rader → Eksport. Filen er customers.csv med kolonnene:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country og Consent To Email (Yes/No).

Er medlemskap slått på for kontoen din, kommer tre kolonner til etter telefonnummeret: Member, Coverage og Discount.

Kolonneoverskriftene i denne filen er alltid på engelsk, uansett hvilket språk du bruker adminpanelet på. Consent To Email er kundens samtykke til markedsføring (vises som Samtykke til e-post i listen). Respekter det når du bruker filen til noe annet enn selve bestillingene.

Kunder hører til kontoen din, ikke til ett sted, så det finnes ingen kundeeksport per sted. Den samme personen kan bestille på flere av stedene dine.

Eksporter medlemskap

Bruker kontoen din medlemskap, har Medlemskap to eksporter:

• Fanen Medlemmer eksporterer members.csv med Navn, E-post, Medlemskapsomfang, Sted, Lagt til via, Rabatt, Gyldig til og Status. Overskriftene følger adminspråket ditt. Skrive ut skriver ut de avkryssede medlemmene.
• Fanen Kjøp eksporterer selve medlemskapssalget, i samme format som bestillingseksporten.

QR-koder er ikke en eksport

Last ned QR på et steds fane Bokeknapp laster ned et bilde, ikke data. Se guiden om bestillingslenker og QR-koder.

Dette rapporterer ikke adminpanelet

Disse spørsmålene kommer hver sesong, så her er det som ikke finnes i dag:

• Utnyttelse eller belegg. Det finnes ingen rapport over hvor mange timer en kajakk, en lås eller en badstue var utleid sammenlignet med hvor mange timer den var tilgjengelig. Det nærmeste er å eksportere bestillingene for en periode og regne det ut i et regneark.
• Inntekter per produkt eller tilbehør. Oversiktens panel Produkter teller hvor mange som ble bestilt, ikke hvor mye de tjente.
• En nedlastbar inntektsrapport, per sted eller totalt. Tallene på oversikten finnes bare på skjermen.
• En regnskapsfil. Bestillingseksporten har hver bestillings totalbeløp og MVA, men den er den rå listen over bestillinger; om den passer regnskapsprogrammet ditt, avhenger av programmet. Test med én måned først.
• PDF-rapporter. Der det finnes en knapp Skrive ut, kan du skrive ut til PDF fra nettleseren.

Holder noe av dette deg tilbake, si fra til support. Å vite hvilke av dem utleierne virkelig trenger, er slik de blir prioritert.

Der pengetallene finnes: Stripe

Utbetalinger, gebyrer, refusjoner, tilbakeføringer, detaljer per betaling, MVA-rapporter og kvitteringene kundene dine får, finnes i Stripe, ikke i Rentalbuddy. Rentalbuddy forteller deg hva som ble bestilt og hva kunden ble belastet; Stripe forteller deg hvilke penger som faktisk ble flyttet. For avstemming mot banken eller regnskapsføreren, start i Stripe. Guiden om Rentalbuddy og Stripe forklarer hva som gjøres hvor.

Dine egne Rentalbuddy-fakturaer finner du under Innstillinger → Fakturering → Faktureringsportal.

Hurtigoversikt

Jeg trenger…	Hvor
Bestillinger for en periode, til Excel	Bestillinger → Datoperiode → Hente → boksen i tabelloverskriften → Velg alle {count} → Eksport
Én kundes bestillinger	Kunder → kunden → Ordrehistorikk → Eksport
En kunde- eller utsendelsesliste	Kunder → kryss av → Eksport
Medlemmer eller medlemskapssalg	Medlemskap → Medlemmer eller Kjøp → Eksport
Inntekter for en periode	Oversikten → Datoperiode → Totale inntekter
Inntekter for ett sted	Oversikten → Steder → fjern avkrysningen for alle unntatt ett
Sammenligne steder	Diagrammet på oversikten → kryss av Inntekt og Etter sted
Bestillinger telt etter leiedato	Oversikten → Bestillinger etter → Startdato
Hvor kundene våre kommer fra	Oversikten → Kundens nasjonalitet
Utbetalinger, gebyrer, MVA, kvitteringer	Stripe
Rentalbuddy-fakturaene våre	Innstillinger → Fakturering → Faktureringsportal

Vanlige spørsmål

Finnes det en rapportfunksjon? Kan jeg få salget vårt i Excel? Oversikten viser tallene på skjermen. For et regneark, eksporter bestillingene: Bestillinger → kryss av boksen i tabelloverskriften → Velg alle {count} → Eksport gir en CSV-fil som åpnes i Excel.

Hvordan ser jeg inntekter per sted, for eksempel for å dele en faktura med en partner? På oversikten fjerner du avkrysningen for alle steder unntatt ett under Steder og leser av Totale inntekter, eller krysser av for Inntekt og Etter sted i diagrammet.

Hvorfor er Eksport-knappen grå? Ingenting er krysset av. Kryss av radene du vil ha (eller boksen i tabelloverskriften for hele siden, og deretter Velg alle {count} for hele listen), og trykk deretter Eksport.

Hvorfor viser oversikten en annen sum enn utbetalingen min fra Stripe? Oversikten viser verdien av bestillingene i perioden. Stripe-utbetalinger er etter gebyrer og refusjoner, og følger Stripes utbetalingsplan.

Tallene endrer seg når jeg bytter Bestillinger etter. Hva er riktig? Begge. Bestillingsdato teller når kundene bestilte; Startdato teller når leieforholdene finner sted.

Hvorfor står det Ukjent under Kundens nasjonalitet? Nasjonaliteten kommer fra landskoden i telefonnummeret. Bestillinger uten telefonnummer, eller med et nummer som ikke kan matches, vises som Ukjent.

Kan jeg se hvor ofte hver kajakk eller badstue brukes (utleiefrekvens)? Ikke som rapport. Eksporter bestillingene for perioden og tell per lås i et regneark; kolonnen Lås har låsnumrene for alle steder.

Testbestillingene våre vises i Totale inntekter. Bookinger som er gjort med Gjør en testbooking, teller aldri. Andre tester, som en personalbestilling med Testbetaling eller en rabattkode på 100 %, teller som ekte bestillinger til de avbestilles. Avbestill dem, så synker tallene.

Kan jeg få en MVA-rapport? Ikke fra Rentalbuddy. MVA-rapporteringen kommer fra Stripe og regnskapet ditt; bestillingseksporten er den rå listen over bestillinger, med hver bestillings Mva.

Jeg krysser av boksen i tabelloverskriften, men bare bestillingene på denne siden blir valgt. Det er meningen: boksen i tabelloverskriften krysser av den gjeldende siden. Trykk Velg alle {count} på linjen over listen for å krysse av alle bestillingene i den filtrerte listen.

Hvorfor er Skrive ut grå? Enten er ingenting krysset av, eller så er flere enn 500 bestillinger krysset av: utskrift tar maks 500 om gangen. Kryss av færre og skriv ut side for side, eller bruk Eksport for hele listen.

Er testbookinger med i eksporten? Ikke med mindre du viser dem. Testbookinger er skjult i Bestillinger som standard, og skjulte testbookinger blir aldri valgt, så de blir ikke eksportert eller skrevet ut.

Hvorfor er beløpene i eksporten min skrevet med komma? Eksporten følger adminspråket ditt: alle språk unntatt engelsk bruker desimalkomma, slik at tallene fungerer i et regneark satt til det språket.