Upphämtning, återlämning och bokningsstatusar — och vad som händer när en kund är sen

En bokning i Rentalbuddy har tre separata statusar, och det mesta av förvirringen kommer av att man blandar ihop dem:

Vilken	Var du ser den	Vad den svarar på
Bokningsstatus	Kolumnen Status i Bokningar	Är bokningen aktiv eller avbokad?
Betalstatus	Kolumnen Betalstatus och avsnittet Betalning på bokningen	Har pengarna kommit in?
Upphämtningsstatus	Statusmenyn på bokningen och i Bokningshantering	Var är utrustningen?

Upphämtningsstatusen är den du arbetar med dagligen, och den som avgör när en enhet är ledig igen.

Bokningsstatus: Reserverad, OK, Avbokad

Reserverad — bokningen finns men är inte en bekräftad, aktiv bokning. Du ser den sällan. En kassa som fortfarande betalas har betalstatusen Avvaktande och visas inte i din lista Bokningar förrän den är betald.
OK — en vanlig, aktiv bokning. Större delen av din lista.
Avbokad — avbokad. En avbokning flyttar inga pengar; se guiden om att ändra, flytta eller avboka en bokning.

Betalstatus

Betald, Obetald, Delvis Betald, Avvaktande, Återbetald, Utgången eller Misslyckades.

Avvaktande betyder att en betalning pågår men inte är klar, till exempel en kund som är i kassan just nu. Avvaktande bokningar visas inte på tidslinjen i Bokningshantering, så att en avbruten kassa inte skräpar ner din dagsvy.
En bokning vars onlinekassa är Avvaktande, Utgången eller Misslyckad får inga koder: ingen upplåsning, inga PIN-koder och ingen bastustyrning för gästen. Om kunden avbryter en Swish-betalning kommer hen tillbaka till kontrollen av betalstatus och därifrån till kassan. Om Stripe redan har slutfört betalningen väntar upplåsningssidan i upp till cirka 10 sekunder på bekräftelsen innan koderna visas.
En bokning som betalats med betaltypen Testbetalning visar Betald med testbetalning i sitt avsnitt Betalning.

Betalningar, återbetalningar och betalningshistoriken beskrivs i guiderna om att ändra en bokning och om återbetalningar.

Upphämtningsstatus: de fyra lägena

Menyn på bokningen och på varje rad i listan i Bokningshantering har exakt fyra val:

Kräver före flöde Kunden måste fylla i dina krav för Före upplåsning (frågor, foton, villkor) innan kunden ser sina koder. Nya bokningar börjar här bara när platsens steg före upplåsning är påslaget och har minst ett krav.

Redo för upphämtning Det normala startläget: betald, väntar, utrustningen inte hämtad. På tidslinjen: vit med mörk kant.

Hämtad Uthyrningen pågår. När du sätter den stämplas Incheckning med aktuell tid. På tidslinjen: helblå.

Återlämnad Utrustningen är tillbaka. När du sätter den stämplas Utcheckning med aktuell tid och enheten frigörs. På tidslinjen: helgrön.

Bokningssidan visar bokad Start och Slut bredvid Incheckning och Utcheckning. De är inte samma sak: Start och Slut är det som bokades, Incheckning och Utcheckning är när det faktiskt hände. Ett streck betyder att det inte har hänt.

Ändra statusen själv

Öppna bokningen under Bokningar och använd statusmenyn under Start, Slut, Incheckning och Utcheckning, eller
Öppna Bokningshantering och använd menyn Status på bokningens rad — du behöver inte öppna bokningen.

Ändringen sparas direkt. Du behöver behörighet att hantera bokningar (kontoägare, medlemmar och Bokningspersonal, samt de partnerroller som hanterar bokningar); för läsare är menyn utgråad.

Vad varje val gör med tidsstämplarna:

Hämtad stämplar Incheckning som nu och rensar Utcheckning.
Återlämnad stämplar Utcheckning som nu.
Redo för upphämtning rensar både Incheckning och Utcheckning.

Du kan flytta en bokning åt vilket håll som helst, även ut ur Återlämnad. Kunder kan inte ångra sin egen återlämning; det kan du.

Öppna igen en bokning som kunden lämnade tillbaka av misstag: välj Hämtad om uthyrningen fortfarande pågår, eller Redo för upphämtning om den inte borde ha startat. Två saker att känna till först:

Den ursprungliga incheckningstiden sparas inte: Hämtad stämplar en ny Incheckning som nu.
Svar från det äldre returformuläret (ett betyg eller frågor som visas under Retursvar) raderas när du flyttar bokningen ut ur Återlämnad.

Enheten tas ur tillgängligheten igen så fort du öppnar bokningen igen. Om någon har bokat den frigjorda tiden under tiden kan du få två bokningar på samma lås — kolla Bokningshantering innan du öppnar en återlämning igen en dag med mycket bokningar.

Vad som markerar en bokning som Hämtad — och vad det inte bevisar

En bokning blir Hämtad på ett av fyra sätt:

Kunden öppnar sin upplåsningssida vid rätt tid. Från 15 minuter före bokad start till 30 minuter efter bokat slut räcker det att öppna sidan: en bokning i Redo för upphämtning slår om till Hämtad och Incheckning stämplas. Kunden behöver inte trycka på något.
Kunden skickar in formuläret före upplåsning inom det tidsfönstret. Skickas det in tidigare flyttas bokningen i stället till Redo för upphämtning.
Ett anslutet låssystem rapporterar upphämtningen.
Du sätter den.

Om kunden öppnar sidan för tidigt ser kunden "Du är tidig" och "Din bokning börjar …" med knappen Ladda om sidan, och statusen ändras inte.

Måste kunden checka in för att få sin kod?

Nej. Det finns inget separat incheckningssteg före koderna. Koderna visas på kundens upplåsningssida — kunden öppnar den med knappen Starta bokning i bekräftelsemejlet — från 15 minuter före bokad start. Att öppna sidan inom det fönstret är incheckningen: den visar koderna och markerar samtidigt bokningen som Hämtad. Koderna skickas aldrig i ett mejl.

Fyra saker kan hålla tillbaka koderna:

För tidigt — tidigare än 15 minuter före start säger sidan "Du är tidig".
Före upplåsning-krav — när det steget är påslaget skickar kunden först in dina krav och ser sedan koderna (se "Innan kunden kan låsa upp" nedan).
Något kvar att betala — efter att du har skickat en betallänk visar sidan "Du har inte betalat hela din bokning" med Betala i stället för koderna tills det är betalt.
En ofullbordad kassa — medan onlinebetalningen är Avvaktande, eller när den är Utgången eller Misslyckad, får bokningen inga koder alls.

Personalen kan också läsa en boknings Igloo-kod på bokningssidan, i kolumnen Pinkod under Orderrader, och ge den till kunden.

Hämtad betyder bara att kunden öppnade sin kodsida i tid — inte att låset öppnades. För kodlås får Rentalbuddy aldrig veta om koden slogs in. En bokning kan alltså visa Hämtad fast ingen på din station har sett kunden, och en kund kan ha sin kod utan att ha hämtat något. Om en kund säger att koden inte fungerar, se felsökningsguiden för PIN-koder.

Var incheckning och utcheckning registreras

Varje verklig ändring av upphämtningsstatusen blir en rad i bokningens Ändringslogg, med vem som gjorde det och var:

"Bokning incheckad av", "Bokning utcheckad av"
"Upphämtningsstatus satt till … av" — till exempel när ett formulär före upplåsning flyttar en bokning till Redo för upphämtning
"Incheckning nollställd av", "Utcheckning nollställd av", "In- och utcheckning nollställd av" — när du flyttar tillbaka en bokning

Efter namnet kommer platsen: via Upplåsningssidan, via Återlämningssidan, via Formuläret före upplåsning eller via Hårdvara. Ändringar som du eller en kollega gör visar ditt namn utan plats. En anteckning inom parentes flaggar något ovanligt: för tidigt, för sent, avbokad eller ej betald, eller "var …" när bokningen kom från ett oväntat läge — till exempel "Bokning incheckad av: Anna (var Återlämnad)" efter en återlämning som öppnats igen.

Upplåsningssidan kontrollerar bokningen varje minut, men bara faktiska ändringar loggas, så loggen förblir kort. Vem som är vem i ändringsloggen förklaras i guiden om att ändra en bokning.

Så lämnar kunden tillbaka

Allt nedan händer på kundens upplåsningssida — sidan kunden når via länken i bekräftelsemejlet.

Kunden trycker på Bekräfta återlämning på upplåsningssidan.
Retursidan öppnas med rubriken Bekräfta återlämning (eller din egen rubrik). Om du har ställt in Krav vid retur fyller kunden i dem här.
Kunden trycker på Avsluta bokning.
Medan koderna fortfarande syns på skärmen får kunden frågan "Har du låst och lämnat tillbaka allt?" — "Dina låskoder visas inte längre efter det här steget. Se till att allt är tillbaka på plats och låst innan du fortsätter." — med Ja, jag har låst och Inte än. Om din retursida döljer koderna kommer frågan redan när kunden trycker på Bekräfta återlämning.
Bokningen blir Återlämnad och kunden ser "Tack, din bokning är avslutad!", följt av ditt meddelande för returbekräftelse och, om det är anslutet, dina Google-recensioner.

Bra att veta:

Svaren på kraven sparas först; först därefter markeras bokningen som återlämnad.
På mobilen ligger kundens kod kvar fäst högst upp på skärmen medan kunden går igenom en returchecklista, så att kunden fortfarande kan låsa.
En knapp Avsluta bokning i ett mejl öppnar retursidan direkt, och det fungerar även efter bokat slut.
Retursidan öppnas inte förrän 15 minuter före bokad start.
När en bokning är Återlämnad — av kunden eller av dig — visar kundens upplåsningssida bara tacket, inte koderna. Markera inte en bokning som Återlämnad medan kunden fortfarande behöver öppna ett lås.
Om du använder ett anslutet bastuaggregat stänger en markering som Återlämnad också av aggregatet.

Om kunderna ser Bekräfta återlämning över huvud taget styrs av inställningen Visa bekräftelseknapp på fliken Kundflöde (under Inställningar, eller på platsen om den har Platsspecifik påslaget), steget Lås upp (PIN + Hämtningsinstruktioner). Den är påslagen om du inte stänger av den. Krav vid retur ställs in i steget Retur (Avslutning + Checklista), under Krav vid retur — se guiden om kundflödet för båda.

Var svaren hamnar: öppna bokningen och leta efter Retursvar. Svar på steget före upplåsning finns under Svar före upplåsning, svar som lämnats i kassan under Kundens svar. Varje avsnitt visas bara när det finns något i det. Varje svar behåller frågan som den var när kunden svarade, även om du senare ändrar eller tar bort frågan. Foton samlas också i bokningens bildgalleri.

Många kunder trycker aldrig på Bekräfta återlämning. Det är normalt och kostar ingenting — att inte lämna tillbaka debiterar aldrig kunden något extra. Det är därför den manuella statusen Återlämnad finns.

Att markera en bokning som Återlämnad frigör enheten direkt

När en bokning sätts till Återlämnad blockerar dess enheter ingenting längre från det ögonblicket. Utrustningen går att boka igen direkt — även om den bokade sluttiden inte har passerat. En kund som bokat till 18.00 och är tillbaka 14.00 ger dig fyra timmar till att hyra ut, men bara när någon markerar bokningen som Återlämnad.

Så när en kund kommer tillbaka tidigt: avboka inte bokningen och ändra inte dess sluttid. Sätt Återlämnad.

Återlämnad flyttar inga pengar, skickar ingen återbetalning och skickar inget eget mejl. När en bokning är avslutad — markerad Återlämnad, eller slutade för mer än 30 minuter sedan — kan dess lås inte längre ändras, varken med Redigera Lås eller genom att dra den i Bokningshantering: den behåller låset (och låsnumret) som kunden använde. Guiden om tidslinjen förklarar reglerna för att dra.

Innan kunden kan låsa upp

Spegelbilden av retursteget är steget Före upplåsning (valfritt) i Kundflöde. När det är påslaget med minst ett krav börjar nya bokningar för den platsen som Kräver före flöde. Kunden ser dina krav i stället för sina PIN-koder och får koderna när kunden har skickat in dem. Använd det för ansvarsfriskrivningar, säkerhetsvideor, ID-foton eller en tillståndskontroll innan utrustningen lämnar dig. Hur du ställer in det beskrivs i guiden om kundflödet.

När en kund är sen eller aldrig lämnar tillbaka

Kort svar: ingenting händer automatiskt. Det finns ingen "försenad"-status, ingen avisering, ingen automatisk återlämning och ingen automatisk förseningsavgift. Bokningen ligger helt enkelt kvar som Hämtad tills kunden eller du markerar den som Återlämnad.

Det som ändras med tiden:

Kundens upplåsningssida. Från bokat slut visar nedräkningen (om du visar den) "Din bokning är avslutad.", men koderna visas fortfarande. Från 30 minuter efter bokat slut visar sidan "Din bokning är inte längre giltig." i stället för koder.
Koden i låset kan leva längre än sidan. En Igloo-kod fungerar i låset under sitt eget tidsfönster, som slutar vid den hela timmen efter bokat slut (en timme senare om bokningen började efter :45), och den kan inte dras tillbaka på distans. Den exakta kodtiden finns i felsökningsguiden för PIN-koder.
Enheten blir bokningsbar igen enligt schemat, inte vid återlämning. När bokat slut plus din Spärrtid efter bokning har passerat kan enheten bokas av någon annan, även om bokningen fortfarande säger Hämtad. Om kajaken verkligen fortfarande är ute kan nästa kund boka en enhet som inte finns där. Det är spegelbilden av den tidiga återlämningen ovan, och skälet att titta i Bokningshantering vid stängning.

Förseningsavgifter stöds inte, med avsikt. Rentalbuddy tar aldrig automatiskt betalt av någon för sen återlämning. Om du tar betalt för sena återlämningar, skriv in regeln i dina villkor och ta betalt själv i efterhand (till exempel med en betallänk på bokningen — se guiden om att ändra en bokning).

Det du kan ställa in i stället:

Ett "lämna tillbaka"-mejl. I Inställningar → E-post skapar du ett eget mejl som skickas Efter bokningsslut (under När ska e-postmeddelandet skickas?) med Bokningsstatus satt till enbart Hämtad. Det når då exakt de kunder som hämtade och aldrig slutförde en återlämning, och lämnar dem som aldrig hämtade ifred. En påminnelse Före bokningsslut med en knapp Förläng bokningen fungerar som en knuff innan det är för sent. Hur du bygger dem finns i guiden om mejl. Påminnelser skickas bara via mejl; sms erbjuds inte.
Betald övertid. Med Visa knapp för att förlänga bokning påslagen kan kunder betala för att behålla enheten längre, så länge den är ledig — se guiden om att ändra en bokning. Du kan också förlänga bokningen åt dem med Redigera → Förläng, upp till 12 timmar efter bokat slut.
En buffert. Spärrtid efter bokning i platsens öppetdatum håller enheten obokningsbar så länge efter varje bokning. Den ger inte kunden mer tid; den skyddar nästa bokning. Med Igloo-kodlås gör en spärrtid på minst en timme också att den föregående kundens kod i de flesta fall inte längre fungerar under nästa uthyrning. Se guiden om öppettider.

Föregående kund har inte lämnat tillbaka och nästa väntar

Öppna Bokningshantering och hitta låset. Den sena bokningen är fortfarande blå (Hämtad); nästa kunds bokning kommer efter den.
Kontakta den sena kunden — telefon och e-post finns på bokningen.
Om en annan enhet av samma produkt är ledig flyttar du den väntande kundens bokning dit: dra den till en annan låsrad, eller använd Redigera Lås på bokningen. Kunden får koden till det nya låset (se guiden om tidslinjen).
När den sena utrustningen är tillbaka sätter du den sena bokningen till Återlämnad.

Snabböversikt

Situation	Vad du gör
Kunden är tillbaka tidigt och du vill hyra ut enheten igen	Sätt Återlämnad
Kunden tryckte aldrig på retur	Sätt Återlämnad själv
Kunden tryckte på retur av misstag	Sätt Hämtad igen — incheckningstiden skrivs om
Utrustningen lämnades ut i disken	Sätt Hämtad, eller låt kundens upplåsningssida göra det
Kunden är sen	Inget automatiskt; kontakta kunden, förläng om kunden vill ha mer tid
Nästa kund väntar på en enhet som inte lämnats tillbaka	Flytta den väntande bokningen till ett ledigt lås
Påminna kunder om att lämna tillbaka	Eget mejl Efter bokningsslut, Bokningsstatus Hämtad
Foton eller en checklista vid retur	Kundflöde → Retur (Avslutning + Checklista)
Bokningen ska inte bli av alls	Avboka — se guiden om att ändra en bokning

Vanliga frågor

Vad händer om en kund inte lämnar tillbaka i tid? Inget automatiskt: bokningen ligger kvar som Hämtad, ingen avgift tas ut och ingen aviseras. Enheten blir bokningsbar igen efter bokat slut plus din spärrtid, så kontakta kunden och kolla Bokningshantering.

Kan Rentalbuddy ta ut en förseningsavgift automatiskt? Nej, inte med avsikt. Skriv in din regel för sen återlämning i dina villkor och ta betalt själv i efterhand; erbjud förlängningsknappen så att kunderna kan betala för extra tid i stället.

Kunderna trycker aldrig på "Bekräfta återlämning" — är det ett problem? Nej. Inget extra debiteras och enheten frigörs ändå vid bokat slut plus spärrtid. Sätt Återlämnad själv om du vill ha tillbaka enheten tidigare.

En kund tryckte på retur av misstag — hur öppnar jag bokningen igen? Sätt tillbaka statusen till Hämtad på bokningen eller i Bokningshantering. Incheckningstiden stämplas om som nu.

Kan kunden få sin pinkod utan att checka in? Ja. Det finns ingen separat incheckning: koden finns på upplåsningssidan från 15 minuter före start, och det är när sidan öppnas som bokningen markeras som Hämtad. Bara krav för Före upplåsning eller en obetald betallänk kommer före.

Bokningen säger Hämtad — har kunden verkligen öppnat låset? Inte nödvändigtvis. Hämtad betyder att kunden öppnade sin upplåsningssida inom bokningens tidsfönster (eller att du satte statusen); kodlås rapporterar aldrig om koden slogs in.

Kunden är tillbaka tidigt — kan jag hyra ut kajaken igen? Ja: sätt bokningen till Återlämnad så går enheten att boka direkt. Avboka inte bokningen och ändra inte dess sluttid.

Varför står det 17.32 i utcheckning när bokningen slutade 17.59? Utcheckning är när återlämningen slutfördes — genom att kunden tryckte på Avsluta bokning eller att någon satte Återlämnad — inte det bokade slutet.

Nästa kund hittade skåpet tomt — vad gör jag nu? Den föregående bokningen lämnades aldrig tillbaka, men dess tid hade tagit slut, så enheten bokades igen. Flytta den väntande kundens bokning till ett ledigt lås med samma produkt, och kontakta den sena kunden.

Kan Bokningspersonal checka in och ut kunder? Ja. Bokningspersonal kan ändra statusen på bokningen och i Bokningshantering, precis som ägare och medlemmar. Läsare kan inte det.

Kundens kortbetalning misslyckades. Kan hen ändå få sin kod? Nej. En bokning vars onlinekassa är Avvaktande, Utgången eller Misslyckad får inga koder, ingen upplåsning och inga PIN-koder, oavsett om den fortfarande pågår eller har gått ut.