Upphämtning, retur och bokningsstatusar

En bokning i Rentalbuddy har tre separata statusar som folk ständigt blandar ihop. Att skilja dem åt är merparten av den här artikeln:

Vilken	Var du ser den	Vad den svarar på
Bokningsstatus	Kolumnen Status i Bokningar	Är bokningen levande eller avbokad?
Betalstatus	Kolumnen Betalstatus, och sektionen Betalning på bokningen	Har pengarna kommit in?
Upphämtningsstatus	Statusrullgardinen på bokningen och i Bokningshantering	Var finns utrustningen?

Upphämtningsstatusen är den du jobbar med dagligen, och den som styr din tillgänglighet.

Bokningsstatusen

Kolumnen Status i listan Bokningar är inte översatt — den visar ett av tre tekniska ord:

RESERVED — bokningen finns men är ännu inte en bekräftad, levande bokning.
OK — en normal, levande bokning. Merparten av din lista.
CANCELED — avbokad. Avbokning beskrivs i Redigera, flytta eller avboka en bokning; det flyttar inga pengar.

Betalstatusen

Betald, Obetald, Delvis Betald, Avvaktande, Återbetald, Utgången eller Misslyckades. Avvaktande betyder att en betalning pågår men inte är klar — bokningar i det tillståndet utelämnas medvetet från tidslinjen i Bokningshantering och dess lista, så att en avbruten kassaprocess inte skräpar ner din dagsvy.

Upphämtningsstatusen — de fyra tillstånden

Det här är rullgardinen som visas på själva bokningen och på varje rad i listan i Bokningshantering. Den har exakt fyra val:

Kräver före flöde Kunden har något att slutföra innan de kan få sina koder — en uppsättning frågor, foton eller avtal du konfigurerat. Bokningar startar bara i det här tillståndet om du har slagit på det steget för platsen. Se Innan kunden kan låsa upp nedan.

Redo för upphämtning Det normala starttillståndet. Betald, väntande, utrustning orörd. Visas som en vit stapel med mörk kontur på tidslinjen.

Hämtad Kunden har utrustningen. Att sätta den stämplar tiden för Check in på bokningen. Visas som en solid blå stapel.

Återlämnad Utrustningen är tillbaka. Att sätta den stämplar tiden för Check ut — och frigör enheten. Visas som en solid grön stapel.

Du kan sätta vilken som helst av dem manuellt, från endera plats:

Öppna bokningen under Bokningar, och använd rullgardinen under bokningsdetaljerna, eller
Öppna Bokningshantering och använd rullgardinen Status på raden — ingen anledning att öppna bokningen alls.

Bokningen visar också de två tidsstämplarna som Check in och Check ut, bredvid de bokade Start- och Slut-tiderna. De är inte samma sak: Start och Slut är vad som bokades, Check in och Check ut är vad som faktiskt hände. Ett streck betyder att det inte har hänt.

Att markera en bokning Återlämnad frigör enheten omedelbart

Det här är det mest användbara på den här sidan, och de flesta operatörer upptäcker det bara av misstag.

När du sätter en bokning till Återlämnad:

stämplas tiden för Check ut som nu,
flaggas varje produktrad på bokningen som återlämnad,
och från det ögonblicket blockerar enheten och dess lås ingenting längre.

Utrustningen blir bokningsbar igen direkt — även om den bokade sluttiden inte har passerat. En kund som bokade till 18:00 och är tillbaka klockan 14:00 ger dig fyra extra timmars uthyrning, men bara om någon markerar bokningen Återlämnad. Fram till dess anser systemet fortfarande att den kajaken är ute på vattnet.

Så: när en kund kommer tillbaka tidigt, avboka inte bokningen, och redigera inte dess sluttid. Sätt bara Återlämnad.

Vad Återlämnad inte gör: den flyttar inga pengar, skickar ingen återbetalning, och skickar inget eget mejl.

En konsekvens att vara medveten om: en bokning som är markerad Återlämnad kan inte längre flyttas till ett annat lås. Om du försöker dra den i Bokningshantering får du "Återlämnade bokningar kan inte flyttas till ett annat lås." Du kan fortfarande flytta en annan bokning in i det låset för samma period.

Vad kunden gör

Allt nedan händer på kundens upplåsningssida — sidan de når via länken i sin bokningsbekräftelse.

Upphämtning

I det vanliga fallet trycker kunden inte på någonting. När de öppnar sin upplåsningssida vid rätt tid går bokningen från Redo för upphämtning till Hämtad av sig själv, och tiden för Check in stämplas då. Det är därför en bokning kan visas som upphämtad innan någon på din station har sett kunden: de öppnade sina koder.

Om de öppnar den för tidigt hålls koderna tillbaka och tillståndet ändras inte.

Retur

Två tryck på upplåsningssidan: Bekräfta återlämning öppnar en retursida med samma titel, och Avsluta bokning slutför den.

Om du inte har konfigurerat några returkrav är ett tryck på Avsluta bokning hela saken — bokningen blir Återlämnad.
Om du har det visar retursidan ditt formulär först, och det måste fyllas i innan bokningen stängs. Deras svar sparas först; först då markeras bokningen återlämnad. Knappen som slutför lyder Avsluta bokning i båda fallen, och därefter ser de en tack-bekräftelse.

Om kunden ser en returknapp alls är en platsinställning — Visa bekräftelseknapp, beskriven som "Visa en bekräftelseknapp som kunder kan klicka på för att bekräfta att de har mottagit sin bokning".

Om dina kunder rutinmässigt aldrig trycker på den är det normalt, och det är precis därför den manuella Återlämnad-rullgardinen finns. Ingenting tvingar en kund att stänga sin egen bokning.

Vad händer när en kund inte lämnar tillbaka i tid

Det korta svaret på frågan som nästan varje operatör ställer under uppstarten är: ingenting händer automatiskt. Det finns ingen status för "försenad", ingen avisering till dig eller kunden, och ingen automatisk förseningsavgift. Bokningen står helt enkelt kvar på Hämtad tills en människa — kunden eller du — markerar den Återlämnad. Det som däremot ändras är åtkomsten:

Kundens upplåsningssida fungerar från 15 minuter före den bokade starten till 30 minuter efter det bokade slutet. De marginalerna är fasta — de är inte en inställning. (Själva PIN-koden kan vara synlig för kunden tidigare än så — hela tidsbilden finns i Kunder får ingen PIN-kod (eller koden öppnar inte låset).) Från det bokade slutet lyder sidans nedräkning (om du visar en) redan "Din bokning är avslutad." trots att koderna fortfarande fungerar; när de 30 minuterna har gått ersätter sidan koderna helt med "Din bokning är inte längre giltig."
Den fysiska koden kan överleva sidan. PIN-koden för ett Igloo-hänglås genereras in i själva låset och kan inte avbrytas på distans — den fortsätter typiskt att öppna hänglåset upp till en eller två timmar efter det bokade slutet, även om sidan har slutat visa den. Allockates upplåsningslänkar fungerar också fram till en timme efter slutet. I det fönstret kan alltså en kunds sida säga nej medan låset ändå öppnar — betrakta det som normalt, inte som ett fel.
Enheten blir bokningsbar igen enligt schemat, inte vid returen. När det bokade slutet (plus din spärrtid — se nedan) har passerat blir låset bokningsbart igen trots att bokningen fortfarande står på Hämtad. Om kajaken faktiskt fortfarande är ute bokar nästa kund en enhet som inte finns där — det här är spegelbilden av beteendet vid tidig retur ovan, och det främsta skälet att hålla ett öga på Bokningshantering vid stängningsdags.

Vad du kan sätta upp:

En "vänligen återlämna"-knuff: skapa ett eget e-postmeddelande under E-postinställningar som utlöses Efter bokningsslut med Bokningsstatus satt till enbart Hämtad — då når det exakt de kunder som har hämtat ut och aldrig slutfört en retur. (Kunder som aldrig hämtade ut alls lämnas i fred.)
Betald övertid, så länge deras sida fungerar: kundens knapp Förläng bokningen låter dem betala för att behålla enheten längre. Den försvinner tillsammans med resten av upplåsningssidan 30 minuter efter slutet, och en förlängning nekas helt när bokningen tog slut för mer än 12 timmar sedan. Det finns inget sätt att automatiskt debitera någon efter att de dragit över tiden; det som är obetalt för en sen retur är en sak mellan dig och kunden.

En term att inte blanda ihop med något av detta: Spärrtid efter bokning ("Buffertid innan nästa bokning kan börja.") på platsens öppetdatum är omställningstid som skyddar dig mellan bokningar — den ger kunden ingen extra tid alls.

Returkrav — frågor och foton

Returkrav konfigureras per plats.

Gå till Platser och öppna platsen.
Öppna fliken Kundflöde.
Öppna steg 4, Retur (Avslutning + Checklista) — "Definiera vad kunden måste göra för att slutföra returen — checklista, skadefrågor och fotokrav."
Under Krav vid retur ("Returfrågor, foton, skaderapporter eller bekräftelser innan bokningen avslutas.") lägg till vad du behöver med Lägg till krav.
Tryck på Spara.

Varje krav byggs från en förinställning. De mest använda vid en retur är Ta ett foto, Ladda upp foto, Skriftligt svar, Välj ett alternativ, Kryssa för att bekräfta och Stjärnbetyg. Ett krav du markerar som obligatoriskt måste slutföras innan kunden kan avsluta — "Kunder måste slutföra detta krav innan de kan fortsätta." Ett krav kan också stängas av, vilket döljer det för kunder samtidigt som det behålls i dina inställningar.

Värt att veta om de två fotoförinställningarna: Ta ett foto öppnar telefonens egen kameraapp (bakre kameran); Ladda upp foto öppnar i stället fotobiblioteket — admin beskriver det som "Öppnar inte kameran först." Det finns ingen kameraförhandsvisning inuti Rentalbuddy självt. Om kunder rapporterar att foton blir svarta eller tomma är det ett telefonproblem, inte en Rentalbuddy-inställning (ett känt iPhone/Safari-problem åtgärdades i mitten av 2026). Be dem försöka igen, eller byt kravet till Ladda upp foto så att de kan fotografera i sin egen kameraapp och välja bilden.

Kontoinställningar eller platsinställningar? Fliken Kundflöde följer antingen dina kontoövergripande standardvärden eller är specifik för den här platsen. Om dina ändringar verkar sakna effekt, kontrollera switchen Platsspecifik högst upp på fliken först — det täcks i Kundflöde och bokningsupplevelse — vad dina kunder ser.

Var svaren hamnar

Öppna bokningen och leta efter Retursvar. Svar från steget innan upplåsning visas under Svar före upplåsning, och svar som lämnats under kassan under Kundens svar. Varje sektion visas bara när det finns något i den.

Foton kunden laddat upp samlas i bokningens bildgalleri, så du kan titta på skicket på en enhet efter att den kommer tillbaka.

Innan kunden kan låsa upp

Spegelbilden av returstegen är steg 2 i Kundflöde, Före upplåsning (valfritt). Slå på det och lägg till minst ett krav, och nya bokningar för den platsen startar livet som Kräver före flöde i stället för Redo för upphämtning.

Kunden ser då dina frågor i stället för sina PIN-koder, och koderna visas först när de har skickat in svaren. Använd det för friskrivningar, säkerhetsvideor, ID-foton eller en konditionskontroll innan utrustningen lämnar.

Öppna en bokning igen som kunden återlämnat av misstag

Ja, det kan du — kunder kan inte ångra sin egen retur, men du kan.

Öppna bokningen, eller hitta dess rad i Bokningshantering.
I statusrullgardinen, välj Hämtad (uthyrningen pågår fortfarande) eller Redo för upphämtning (den skulle inte ha startat alls).

Två saker att veta innan du gör det:

Incheckningstiden skrivs om. Att välja Hämtad stämplar Check in som nu, inte som den ursprungliga upphämtningstiden. Att välja Redo för upphämtning rensar både Check in och Check ut.
En recension kunden lämnade vid retur kastas. Om de svarade på ett betyg eller en enkät när de returnerade, tar det bort den att flytta bokningen tillbaka ur Återlämnad.

Enheten tas ur tillgänglighet igen så fort du gör detta, så om någon bokade den frigjorda luckan under tiden kan du hamna dubbelbokad på det låset. Kolla tidslinjen i Bokningshantering innan du öppnar en retur igen på en hektisk dag.

Snabbreferens

Situation	Vad du ska göra
Kunden är tillbaka tidigt och du vill hyra ut enheten igen	Sätt Återlämnad
Kunden tryckte aldrig på retur	Sätt Återlämnad själv
Kunden tryckte på retur av misstag	Sätt Hämtad igen — notera att incheckningstiden skrivs om
Utrustning överlämnad vid disken	Sätt Hämtad, eller låt kundens upplåsningssida göra det
Du vill ha foton av utrustningen vid retur	Kundflöde → steg 4 → Krav vid retur
Du vill ha en signerad friskrivning innan upplåsning	Kundflöde → steg 2, Före upplåsning (valfritt)
Bokningen ska inte hända alls	Avboka — se Redigera, flytta eller avboka en bokning