Hantera dina kunder (lista, samtycke till e-post, export)

Kunder i menyn är listan över alla som har bokat hos dig, plus alla du har lagt till för hand.

En sak förklarar de flesta överraskningarna på den här sidan: en kund identifieras av sin e-postadress. Det finns en kundpost per e-postadress och konto, gemensam för alla dina platser, och varje ny bokning med den e-postadressen skriver över posten med det som skrevs in i bokningsformuläret. Det sista avsnittet, "Varför en kunds uppgifter ändrades av sig själva", förklarar det i detalj — läs det innan du lägger tid på att städa kunddata.

Kundlistan

Varje rad visar Namn, E-post, Telefonummer och Samtycke till e-post (Ja eller Nej). Om ditt konto har medlemskap påslaget får du också Medlem, Gäller på och Rabatt; på konton utan medlemskap finns de tre kolumnerna helt enkelt inte.

Sök med rutan Sök efter kunder. Den matchar namn, e-post, telefonnummer och Ja / Nej i Samtycke till e-post — inget annat. Ett gatunamn, en ort eller ett land ger inga träffar, eftersom adressfälten inte söks.
Sortera — klicka på en kolumnrubrik. Listan är från början sorterad på Namn.
Klicka på en rad, eller på kugghjulsikonen (Visa och redigera detaljer) i slutet av raden, för att öppna kunden.
Öppna i en ny flik — varje rad är en riktig länk: Ctrl-klicka (Cmd-klicka på Mac), mittenklicka, eller högerklicka och välj webbläsarens "Öppna i ny flik"; i mobilen håller du fingret på kortet. Du kan markera en e-postadress i listan för att kopiera den utan att öppna kunden. Tillbaka på en kund som öppnats i en ny flik tar dig till kundlistan.

Sidan läser in hela kundlistan direkt och söker i den i din webbläsare, så på ett mycket stort konto kan den ta en stund att öppna, men sökningen går direkt.

Din sökning, medlemschipsen, sorteringen, sidan och antalet rader per sida sparas i sidans adress. När du kommer tillbaka från en kund (med Tillbaka eller webbläsarens bakåtknapp) visas listan som du lämnade den, en omladdning behåller den, och du kan bokmärka eller dela länken. Väljer du Kunder i menyn öppnas listan från början.

Filtrera medlemmar med filterknapparna

På konton med medlemskap finns en rad filterknappar märkta Medlem: ovanför tabellen: Alla, Aktiv, Utgånget, Inaktiverat och Nej.

Varje knapp visar hur många kunder du skulle få om du väljer den, räknat efter din sökning.
Du kan välja flera knappar samtidigt; listan visar då kunder som matchar någon av dem. Alla rensar valet.
En knapp utan träffar är gråad och flyttad till slutet av raden.

I kolumnen Medlem visar en aktiv medlem ett grönt Ja med Till {date}; Utgånget visar slutdatumet; Inaktiverat lyder "Manuellt inaktiverat". Gäller på är Alla platser eller namnen på de platser medlemskapet omfattar, och Rabatt är medlemsrabatten. Hur du hanterar själva medlemskapen beskrivs i guiden om medlemskap.

Samtycke till e-post

Samtycke till e-post visar om kunden kryssade i rutan för nyhetsbrev i bokningsformuläret ("Jag godkänner nyhetsbrev och erbjudande från" följt av platsens namn). Det är Nej om de inte kryssade i den.

Du kan inte ändra samtycket i admin: kundformuläret har inget fält för samtycke. Värdet uppdateras bara när samma e-postadress bokar igen — och sätts då till det den bokningen angav, så en kund som kryssade i rutan en gång men inte nästa gång går tillbaka till Nej.

Partneranvändare: flera konton i en lista

Om du är partneranvändare och hanterar kundkonton har listan en extra kolumn Företagsnamn och ett reglage Visa för alla konton. När det är på ser du kunderna på alla konton du hanterar; när det är av bara det konto du är inloggad på. När du skapar en kund blir du då också ombedd att välja konto (Välj konto).

Vad som sparas på en kund

Öppna en kund så ser du ett formulär:

Kund ID och Skapad — skrivskyddade.
Förnamn, Efternamn, E-post, Telefonummer — obligatoriska.
Adress, Postkod, Stad, Land — valfria.

Telefonummer har en väljare för landsnummer och måste vara ett möjligt telefonnummer för det landet. Land är en sökbar lista över länder — skriv några bokstäver och välj; "Inget land hittades" betyder att stavningen inte matchade något land.

Det är hela posten: det finns inget anteckningsfält, inga taggar, ingen total köpsumma och inget antal bokningar. Samtycke till e-post visas i listan och i exporten men inte i formuläret (se ovan).

Skapad betyder inte "kund sedan". Det skrivs om varje gång kunden gör en ny bokning, så det visar oftast deras senaste bokning snarare än den första.

Var Land kommer ifrån

När en kund bokar är Land det de valde i bokningsformulärets landsfält (om du frågar efter det). Om de lämnade det tomt fyller bokningswidgeten i det utifrån landet för deras telefonnummer. Så de flesta kunder får ett land även när du inte visar fältet. Nationalitetsdiagrammet på översikten räknas fram från bokningens telefonnummer, inte från det här fältet (se guiden om rapporter och exporter).

Lägg till en kund för hand

Öppna Kunder.
Tryck på Skapa ny kund.
Fyll i minst Förnamn, Efternamn, E-post och Telefonummer.
Tryck på Spara. Du får Ny kund skapad!

Under e-postfältet står det "Varje e-postadress kan bara tillhöra en kund." Om e-postadressen redan används av en annan kund på kontot får du En annan kund på detta konto använder redan den här e-postadressen. och ingenting sparas.

Redigera en kund

Öppna kunden från listan.
Ändra de fält du behöver.
Tryck på Spara i fältet högst upp. Du får Kund uppdaterad!

Två saker händer i tysthet när du sparar, och ingen av dem ber om bekräftelse:

Om du ändrar namnet skrivs namnet om på alla kundens bokningar. Gamla bokningar visar den nya stavningen. Det är oftast vad du vill när du rättar ett stavfel, men inte vad du vill om du återanvänder en post för en annan person.
Om du ändrar e-postadressen flyttas kundens medlemskap till den nya adressen, så att en medlem behåller rabatten när hen bokar med den nya e-postadressen. På konton med medlemskap påminner e-postfältet dig: "Medlemsrabatter gäller när kunden bokar med denna e-postadress."

Den nya e-postadressen får inte tillhöra en annan kund på kontot — du får samma meddelande, En annan kund på detta konto använder redan den här e-postadressen.

Telefonummer är obligatoriskt i det här formuläret även om bokningar kan skapa kunder utan telefonnummer. Om en äldre kund saknar telefonnummer måste du fylla i ett innan du kan spara någon annan ändring.

Se en kunds bokningar: Beställningshistorik

Scrolla ned på kunden till Beställningshistorik. Där listas alla bokningar som är kopplade till kunden, på alla dina platser och alla datum, med Skapad, Ordertyp (Bokning eller Medlemskap), Ordernr., Start, Slut, Lås, Kanal, Värde, Betalstatus, Status, Plats och Utskriven. Lås visar låsnumret eller låsnumren varje bokning använde, och ett Test-chip bredvid statusen markerar en testbokning (se guiden om att hitta och filtrera bokningar).

Klicka på en rad för att öppna bokningen, eller Ctrl-klicka (Cmd-klicka) eller mittenklicka för att öppna bokningen i en ny flik.
Förlängningsrader och Inkludera medlemskapsköp styr om förlängningar och medlemskapsköp listas som egna rader. Det är samma reglage som i listan Bokningar.
Kryssa i rader för att aktivera Exportera och Skriv ut för just de bokningarna — de fungerar precis som i listan Bokningar (se guiden om att hitta och filtrera bokningar). Rubrikens kryssruta kryssar i bokningarna på den aktuella sidan; Välj alla {count} i raden ovanför listan kryssar i alla kundens bokningar, och Rensa tar bort kryssen. Förlängningsrader tas inte med när du kryssar i flera på en gång.

Det är också sättet att hitta en bokning på kundens e-postadress eller telefonnummer, vilket sökningen i Bokningar inte täcker.

Om kunden har ett medlemskap visas kortet Medlemskap ovanför historiken med Plats, Tillagd via, Rabatt, Giltig till och Status, där du kan redigera, stänga av eller ta bort medlemskapet (se guiden om medlemskap).

Bokningar som gjorts utan e-postadress kopplas inte till någon kund och visas aldrig här.

Boka åt en kund

Öppna kunden.
Se till att platsen du vill boka på är vald i platsväljaren Plats högst upp i vänstermenyn.
Tryck på Boka åt kund i fältet högst upp på kundsidan.

Bokningsfönstret öppnas ovanpå admin med kundens namn, e-post, telefon, adress, land och samtycke till nyhetsbrev redan ifyllda. Slutför bokningen som vanligt (guiden om att ändra, flytta eller avboka en bokning beskriver bokningar från admin och betalning).

Om det inte öppnas talar meddelandet om varför:

Välj en plats i platsväljaren innan du bokar åt en kund. — välj först en plats i platsväljaren Plats i vänstermenyn.
Bokningspluginet är inte laddat. På en liten skärm: öppna menyn först och försök igen. — i mobilen eller i ett smalt fönster öppnar du menyn en gång och trycker sedan på knappen igen.
Vi kunde inte hämta din session. Uppdatera sidan och logga in igen. — ladda om admin och logga in.

Exportera kunder till en CSV-fil (Excel)

Kryssa i de kunder du vill ha. Kryssrutan i rubriken (Markera alla i mobilen) kryssar i allt som matchar din aktuella sökning och dina filterknappar — det enkla sättet att exportera "allt jag ser". I mobilen öppnar du Alternativ och slår på Välj kunder genom att trycka först.
Tryck på Exportera. Knappen visar hur många som är valda, till exempel Exportera (12), och är gråad tills du kryssar i minst en.

Du får en fil som heter customers.csv med de här kolumnerna: ID, First name, Last name, Email, Phone number, sedan Member, Coverage och Discount på konton med medlemskap, sedan Address, Zip code, City, Country och Consent To Email. Country innehåller en landskod med två bokstäver (till exempel se); äldre kunder kan ha ett landsnamn i stället. Kolumnrubrikerna och värdena Yes/No är alltid på engelska, oavsett vilket språk du använder admin på.

För att skicka ett nyhetsbrev bara till kunder som har samtyckt öppnar du filen i Excel och filtrerar Consent To Email på Yes.

I mobilen

Listan blir kort under rubriken Kunder, med Alternativ (medlemsfiltren, Välj kunder genom att trycka och Exportera) och Sortera (Stigande / Fallande, sedan Namn eller E-post) bredvid rubriken.

Ta bort en kund

Använd papperskorgsikonen (Radera) på raden i listan och bekräfta sedan Ta bort kund? — "Är du säker på att du vill ta bort kunden?" — med Ta bort kund. Det finns ingen ta bort-knapp inne på kundsidan.

Vad det gör och inte gör:

Det tar bara bort kundposten. Kundens bokningar påverkas inte, och varje bokning behåller sin egen kopia av namnet, e-postadressen och telefonnumret som skrevs in då. Att ta bort en kund är alltså inte ett sätt att radera någon ur systemet.
Kundens medlemskap tas inte bort samtidigt; ta bort dem på medlemskapssidan om det behövs.
Det går inte att ångra, och det finns inget arkiv.
Om personen bokar igen med samma e-postadress skapas en ny kundpost.

Vem som kan göra vad

Alla med åtkomst till kunder kan se listan, öppna kunder och exportera. För att lägga till och spara kunder krävs behörighet att hantera kunder: kontoägare, medlemmar och Bokningspersonal har den. Läsare ser formuläret gråat, utan knappen Spara och utan Skapa ny kund. Papperskorgsikonen visas bara för användare som får ta bort kunder, och det får inte Bokningspersonal: de kan skapa och redigera kunder, men inte ta bort dem.

Varför en kunds uppgifter ändrades av sig själva

Det här ligger bakom rapporterna om kundposter som "skrivs över".

När någon går till kassan i bokningswidgeten — eller när du gör en bokning åt dem från admin — tar Rentalbuddy e-postadressen från bokningsformuläret, gör om den till gemener och letar efter en kund med den e-postadressen på ditt konto. Bara kontot och e-postadressen jämförs: inte namnet, inte telefonnumret, inte platsen.

Träff — den befintliga kunden uppdateras med allt från bokningsformuläret: förnamn, efternamn, telefonnummer, adress, postnummer, ort, land, samtycke till nyhetsbrev och datumet Skapad.
Ingen träff — en ny kund skapas.

Det här sker när kassan startar, så även en kund som sedan avbryter betalningen har uppdaterat (eller skapat) sin post.

Vad det betyder i praktiken:

Två personer som delar en e-postadress blir en kund. Ett par, en familj, en skola eller ett företag som bokar med samma adress hamnar på samma post, som visar namn och telefon för den som bokade senast. Det går inte att ställa in bort — e-postadressen är identiteten.
Uppgifter du har skrivit in för hand kan skrivas över. Om du lägger till en adress och kunden senare bokar utan att fylla i någon vinner det tomma fältet från bokningen, och din adress försvinner.
Platser skiljer inte kunder åt. En post per e-postadress för hela kontot, gemensam för alla platser. Samma e-postadress på ett annat Rentalbuddy-konto är en annan kund.
Din bokningshistorik är säker. Varje bokning behåller sitt eget namn, sin e-postadress och sitt telefonnummer som de skrevs in, så Beställningshistorik visar fortfarande vem som faktiskt gjorde varje bokning även när kundens rubrik visar någon annans namn.
Det finns inget verktyg för att slå ihop kunder. Om samma person har bokat med två olika e-postadresser förblir de två kunder och deras bokningar förblir uppdelade.

Vad du kan göra åt det:

Se kundposten som "personen som senast bokade med den här e-postadressen", inte som en CRM-post du äger.
Om två personer måste hållas isär behöver de två olika e-postadresser.
Om du rättar ett namn eller lägger till en adress, räkna med att det ersätts nästa gång den e-postadressen bokar.
Om du behöver en ren lista för ett utskick, exportera den strax efter att du har städat den i stället för att räkna med att städningen håller.

Vanliga frågor

Kundens namn har bytts till någon annans — varför? Någon annan har bokat med samma e-postadress, och varje bokning uppdaterar kundposten med det som skrevs in. Varje bokning behåller ändå sitt eget namn.

Kan jag exportera min kundlista till Excel? Ja. Kryssa i kunderna (rubrikens kryssruta tar allt i den aktuella sökningen) och tryck på Exportera för att få customers.csv.

Hur ser jag vilka som har godkänt nyhetsbrev? Titta i kolumnen Samtycke till e-post, eller exportera och filtrera Consent To Email på Yes.

Kan jag ändra en kunds samtycke till e-post? Nej. Det kommer från kryssrutan för nyhetsbrev i bokningsformuläret och ändras bara när den e-postadressen bokar igen.

Flera personer bokar med samma e-postadress — kan jag hålla isär dem? Nej. En e-postadress är en kund; de behöver olika e-postadresser för att bli separata kunder.

Hur gör jag en bokning åt en stamkund? Öppna kunden, välj platsen i platsväljaren Plats i vänstermenyn och tryck på Boka åt kund; kundens uppgifter fylls i åt dig.

Var hittar jag alla bokningar för en kund? Öppna kunden och scrolla till Beställningshistorik — den omfattar alla platser och datum.

Jag tog bort en kund — är bokningarna borta? Nej. Bara kundposten tas bort; bokningarna finns kvar, och en ny post skapas om personen bokar igen.

Kan jag öppna flera kunder i flikar? Ja. Ctrl-klicka (Cmd-klicka på Mac) eller mittenklicka på en rad, eller högerklicka och öppna den i en ny flik.

Min sökning finns kvar när jag kommer tillbaka till listan — varför? Kundlistan sparar din sökning, chipsen, sorteringen och sidan i sidans adress. Töm sökrutan, eller välj Kunder i menyn för att börja om.

Kan Bokningspersonal lägga till eller ta bort kunder? De kan lägga till och redigera kunder, men inte ta bort dem: papperskorgsikonen visas bara för användare som får ta bort kunder, till exempel ägare och medlemmar.

Hur kryssar jag i alla en kunds bokningar i Beställningshistorik? Kryssa i rubrikens kryssruta för att ta den aktuella sidan, och tryck sedan på Välj alla {count} i raden ovanför listan för att ta alla kundens bokningar.