Redigera din bekräftelseemail och ställ in påminnelser

Alla automatiska e-postmeddelanden till dina kunder redigeras på ett ställe: Inställningar i menyn till vänster, sedan fliken E-postinställningar.

De finns bara där. Platser har ingen e-postflik — ingen av en plats flikar (Platsinställningar, Bokaknapp, Kundflöde, Bokningsupplevelse, Öppetdatum, Webbplats) innehåller e-posttext. Du får ändå platsspecifika e-postmeddelanden, men det görs genom att välja platser på själva e-postmeddelandet — det tas upp längre ner.

De två listorna

Standardmail — beskrivs i admin som "Standardiserade meddelanden som delvis skapats i förväg av Rentalbuddy". Det är här din bokningsbekräftelse finns. Du kan redigera innehållet, men du kan inte ta bort dem, duplicera dem eller stänga av dem; åtgärdskolumnen är tom för de här raderna.

Dina e-postmeddelanden — "Skapa egna automatiska meddelanden som skickas vid olika händelser i systemet." Påminnelser, tackmejl och allt annat du hittar på. De har hela uppsättningen åtgärder och en Aktiv-brytare.

Varje rad visar Ämne, Utlösare, Plats och, för dina egna e-postmeddelanden, Aktiv.

Redigera bekräftelseemailet

Det här är den vanligaste frågan i supporten, och vägen är kort.

Inställningar → E-postinställningar.
I Standardmail, hitta raden vars Utlösare säger När bokningen skapas.
Klicka på raden (på en telefon, tryck på E-postinnehåll). Den expanderas till en redigerare till vänster och en levande E-postförhandsvisning till höger.
Redigera och tryck på Spara.

Inne i redigeraren har du:

Ämne för e-post — ett fält per språk, med en språkväljare ovanför och en rullgardinsmeny + Variable intill som infogar platshållare.

Logotyp — en av/på-brytare. Själva bilden är den Företagslogga (bildurl) du laddade upp under Inställningar → Konto — trots etiketten är det en dra-och-släpp-uppladdare för bilder, inte ett URL-fält. Använd PNG eller JPEG: en SVG accepteras men visas som en trasig bild i de flesta e-postprogram, och utan någon logotyp alls visar mejlen en generisk grå platshållare.

Meddelanden — två redigerbara textblock, vardera med sin egen av/på-brytare:

Introduktionstext — stycket längst upp. Det är det operatörer oftast menar med "bekräftelsetexten".
Avslutande text — stycket längst ner.

Knappar — var och en har ett etikettfält du kan skriva om per språk, plus en av/på-brytare: Före bokning, Starta bokning, Avsluta bokning, Betala, Förläng bokning och Flytta starttid.

Förläng bokning och Flytta starttid följer platsens egen kundinställning, inte brytaren här: om platsen har funktionen avstängd visas knappen aldrig i den platsens e-postmeddelanden; om platsen har den på visas knappen även när du stänger av blocket här. Förläng bokning utelämnas också ur e-postmeddelanden för bokningar som innehåller ett evenemang.

Brytare utan egen text — slår på eller av dessa block, men det finns inget att skriva: Kunduppgifter, Order-ID, Bokningsdetaljer, Vägbeskrivning – Plats, Kontaktuppgifter – Plats (och Medlemskap på medlemskapsmejl).

Om ditt konto använder mer än ett kundspråk visas ett översättningsverktygsfält högst upp i redigeraren och kan fylla i de andra språken från ditt huvudspråk.

Vad e-post inte kan göra: bilagor, villkor, ordningsregler

E-postmeddelanden byggs bara av blocken ovan. Det finns inget sätt att bifoga en fil — ingen PDF med dina villkor, inget dokument med ordningsregler — och inget block som infogar texten i dina Allmänna villkor. De villkor dina kunder godkänner i kassan är en kassafunktion och dyker aldrig upp i e-post.

Om du vill att ordningsregler eller användningsinstruktioner ska nå kunderna:

Lägg texten (eller en länk till en sida på din webbplats) i Introduktionstext eller Avslutande text — på bekräftelsen, eller på en påminnelse som är tidsatt före bokningens start.
För att få kunder att aktivt godkänna regler innan de låser upp, använd i stället steget Före upplåsning i Kundflöde — se Upphämtning, retur och bokningsstatusar. Det steget kan kräva godkännande av villkor eller regler, vilket är starkare än ett mejl som ingen läser.

De tillgängliga e-posttyperna och vad som utlöser dem

E-post	Utlösare som visas i listan	När det faktiskt sker
Bokningsbekräftelse	När bokningen skapas	Skickas omedelbart när bokningen slutförs
Betalningsmejl	När en faktura skapas	Skickas när en betalningslänk skapas för en bokning
Medlemskapsbekräftelse	När ett medlemskap köps	Skickas omedelbart när ett medlemskap köps
Dina egna bokningsmejl	se nedan	Schemalagt i förhållande till bokningen
Dina egna medlemskapsmejl	Före medlemskapets utgång / Efter medlemskapets utgång	Räknat från medlemskapets slutdatum

När du skapar ditt eget bokningsmejl erbjuder När ska e-postmeddelandet skickas? fem val:

När bokningsbekräftelsen skickas — skickas tillsammans med bekräftelsen, utan fördröjning.
Före bokningsstart
Före bokningsslut
Efter bokningsstart
Efter bokningsslut

För de fyra tidsstyrda alternativen ställer du sedan in Hur länge före eller efter? med Antal och Tidsenhet (Timmar, Minuter, Dagar).

Tidpunkten beräknas i platsens tidszon utifrån bokningens start eller slut. Om den beräknade tidpunkten redan är passerad när bokningen görs, schemaläggs det mejlet helt enkelt aldrig — tyst. En påminnelse "2 timmar före start" gör ingenting för en bokning som gjordes 90 minuter före start; inget fel visas någonstans, och bokningens meddelandelista kommer att sakna en rad för den. Det är avsiktligt, inte ett fel.

Påminnelser kopplas till en bokning i det ögonblick den skapas, och en bokning som aldrig blev betald får inga. En finess till: när du skapar en ny påminnelse tillämpas den på befintliga bokningar vars starttid fortfarande ligger i framtiden i det ögonblicket — så en ny påminnelse "före bokningsslut" kopplar sig inte till uthyrningar som redan pågår.

Skapa en påminnelse

Inställningar → E-postinställningar.
I Dina e-postmeddelanden, tryck på Skapa e-post.
Fyll i Ämne för e-post (per språk).
Välj När ska e-postmeddelandet skickas? och, om det behövs, Antal och Tidsenhet.
Lämna Alla platser på, eller stäng av den och välj Platser.
Ställ in Bokningsstatus. Hoppa inte över det steget. Se varningen nedan.
Ställ in Bokningstyp — Produktbokning, Evenemangsbokning, eller båda.
Lämna Aktiv på.
Spara.
Öppna den nya raden från listan igen och skriv det faktiska innehållet — skapa-dialogen sätter bara reglerna, inte texten.

Inställningen som gör att påminnelser aldrig skickas

Det här är den enskilt vanligaste orsaken till "jag ställde in en påminnelse och den gick aldrig ut".

Bokningsstatus är ett positivt filter. E-postmeddelandet skickas bara om bokningens status vid skickandetillfället är en du har valt.

Om du lämnar Bokningsstatus tomt kommer påminnelsen aldrig att skickas för produktbokningar. Tomt betyder inte "vilken status som helst" här. Det här är motsatsen till fältet Platser, där ett tomt fält faktiskt betyder alla platser.

Valen är:

Redo för upphämtning — bokningen finns och kunden har inte hämtat ut ännu. Det här är det normala läget för en framtida bokning.
Kräver före flöde — samma sak, på en plats som kräver att kunden slutför ett steg innan hämtning.
Hämtad — kunden har hämtat ut.
Återlämnad — hyresperioden är avslutad.

Matcha statusen mot tidpunkten:

En påminnelse före bokningsstart måste inkludera Redo för upphämtning (och Kräver före flöde om den platsen använder ett steg före bokning). Om du bara bockar i Hämtad kan den aldrig gå ut — kunden har inte hämtat ut än.
En påminnelse före bokningsslut vill oftast ha Hämtad.
Ett tack efter bokningsslut vill oftast ha Återlämnad, och ibland Hämtad också om dina kunder inte alltid genomför returstegen.

Bokningstyp fungerar på samma sätt: det är ett positivt filter, så ett e-postmeddelande utan vald typ matchar ingenting. Bokningar som innehåller ett evenemang räknas som Evenemangsbokning; allt annat är en Produktbokning. (Skapa-dialogen förväljer Produktbokning men lämnar Bokningsstatus tomt — vilket är precis därför varningen ovan spelar roll.)

Ett undantag från filtret Bokningsstatus: e-postmeddelanden som utlöses av När bokningsbekräftelsen skickas hoppar över det helt — de går ut tillsammans med bekräftelsen oavsett upphämtningsstatus.

Två saker till som stoppar ett mejl:

Brytaren Aktiv. Dess tooltip säger det rakt ut: "Om Aktiv är avstängd kommer detta e-postmeddelande inte att skickas till kunder."
Valet i Platser, om bokningens plats inte finns med i det.

Variabler du kan använda

Infoga dem med rullgardinsmenyn + Variable, i ämnet eller i Introduktionstext / Avslutande text / knappetiketter. Alla fylls i när e-postmeddelandet skickas:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

Värt att veta:

[First name] och [Customer name] ger båda bara förnamnet. Använd [Customer name] tillsammans med [Customer surname] för ett fullständigt namn.
[Custom checkout fields] infogar svaren kunden gav på dina egna kassafrågor.
Variabler fylls bara i inuti meddelandetexterna och knappetiketterna. Att skriva in en i ett block som saknar egen text gör ingenting.

Vägbeskrivning och kontaktuppgifter per plats

Det finns två block för det här, och ingetdera har text du skriver i e-postinställningarna:

Vägbeskrivning – Plats är en knapp. Bara dess etikett går att redigera här; själva länken är en kartlänk byggd från platsens koordinater, eller från dess adress och stad om inga koordinater är inställda.
Kontaktuppgifter – Plats har ingen redigerbar text alls. Den skriver ut platsens adress, telefon och e-post.

Sättet att ändra vad en kund ser under de här blocken är alltså att öppna Platser, klicka på platsen och redigera kortet Plats och kontaktuppgifter på fliken Platsinställningar: Epost kontakt, Mobilnummer, och adressen. Om en plats saknar sparad telefon eller e-post visar mejlet en platshållare i stället för tomt — ett bra tecken på att platsposten är ofullständig.

Färger i e-postmeddelandet följer också platsens temafärg.

Olika e-posttext per plats

Själva mallarna tillhör kontot. Inställningen Platser på ett e-postmeddelande ändrar inte dess text — den avgör bara vilka platser det mejlet gäller för.

Så här ger du en plats en annan text:

Öppna Inställningar → E-postinställningar.
På e-postmeddelandet du vill variera, använd dupliceringsåtgärden för att kopiera det (tillgänglig på Dina e-postmeddelanden).
Öppna kopians inställningar, stäng av Alla platser och välj bara den speciella platsen.
Öppna originalet, stäng av Alla platser och välj alla andra platser.
Redigera kopians text och slå på Aktiv för den.

Låt inte båda täcka samma plats, annars får den platsen båda e-postmeddelandena.

Bokningsbekräftelsen är ett specialfall: det är ett Standardmail och kan inte dupliceras. För en bekräftelse är de platsspecifika delarna de automatiska — vägbeskrivning, kontaktuppgifter och färger — som redan skiljer sig per plats.

Avsändaren

Du kan inte ställa in en avsändaradress. E-post skickas från en fast Rentalbuddy-adress (noreply@rentalbuddy.io), vilket också innebär att svar på den adressen inte når dig. Ge kunderna en riktig adress att svara till genom att slå på Kontaktuppgifter – Plats och fylla i Epost kontakt på platsen.

Avsändarnamnet som visas i inkorgen är inte heller något du kan redigera i admin. Om ditt inte visar ditt företagsnamn är det inte en inställning du har missat — fråga supporten.

Förhandsvisningen

Den högra sidan av redigeraren är en levande E-postförhandsvisning som uppdateras medan du skriver, innan du sparar. Den har en språkväljare och två breddknappar, Skrivbordsbredd och Mobilbredd. På en telefon visas förhandsvisningen under redigeraren.

Förhandsvisningen använder exempeldata — ett exempelföretag, en exempelkund och en exempelbokning — så variablerna visar exempelvärden i stället för en riktig bokning.

Vem får en kopia

Bara bokningens bekräftelse kopieras till ditt eget team — och kopiorna är påslagna som standard. Brytaren (Skicka kopior av bokningsbekräftelser till Kontakt e-post.) börjar aktiverad. Adresserna finns under Inställningar → Konto → Kontakt e-post, ett obligatoriskt fält; lägg till fler med Lägg till kontakt-e-post. Så en kopia av varje bekräftelse landar i din inkorg om du inte stänger av brytaren.

Varje adress får sin egen kopia, med Copy: framför ämnet. Påminnelser, betalningsmejl och medlemskapsmejl kopieras aldrig till dig.

För att stoppa flödet, stäng av den brytaren eller ta bort adresser. Det finns ingen platsspecifik notifieringsadress.

Snabba svar

"Min påminnelse gick aldrig ut." Öppna dess inställningar och titta på Bokningsstatus först. Tomt betyder aldrig. Kontrollera sedan Aktiv, Bokningstyp och Platser. Öppna sedan den berörda bokningens meddelandelista. Ingen rad alls för påminnelsen betyder att den aldrig schemalades — oftast för att bokningen skapades efter att påminnelsens skickandetidpunkt redan hade passerat. En rad med Misslyckades betyder att en regel stoppade den vid skickandetillfället — fel bokningsstatus, en avbokad bokning, eller att e-postmeddelandet var avstängt. Raden visar när det misslyckades (håll muspekaren över statuschippet för historiken), men inte vilken regel, så kontrollera e-postmeddelandets filter mot den bokningen själv.

"Min logotyp visas trasig i mejl." Kontrollera formatet först — SVG fungerar inte i de flesta e-postprogram; ladda upp en PNG eller JPEG i stället. Logotyper som laddades upp före mitten av 2026 drabbades också av ett lagringsfel som sedan har åtgärdats; om din fortfarande visas trasig, ladda upp den igen så ersätts den gamla länken.

"Var redigerar jag bekräftelsetexten?" Inställningar → E-postinställningar → raden med triggern När bokningen skapas → expandera den → Introduktionstext.

"Jag redigerade en påminnelse — får befintliga bokningar den nya tidpunkten?" Ja. Att ändra en påminnelse bygger om de väntande utskicken för bokningar som inte har fått den ännu. Att redigera en bokningstid flyttar också dess väntande påminnelser.

"Kan jag skicka SMS i stället?" Nej. E-post är den enda kanalen.

"Kan jag få ett utskrivbart kvitto?" Bokningsbekräftelsen är ditt bokningsdokument. Ett kortbetalningskvitto är ett separat dokument som produceras av Stripe — se Rentalbuddy eller Stripe — vart ska jag gå för vad?.

"Hur kontrollerar jag om en viss kunds e-post faktiskt skickades?" Öppna bokningen; den har en lista över meddelandena som skickats för den bokningen med deras leveransstatus, och en åtgärd för att skicka igen. Om det aldrig kom fram alls, arbeta dig igenom Kunden säger att inget bekräftelsemejl kom fram.