Rentalbuddy eller Stripe — vart vänder jag mig för vad? (återbetalningar, kvitton, utbetalningar, avgifter)

Nästan varje fråga om betalningar handlar i grunden om en sak: två system är inblandade, och det är inte självklart vilket som äger vad. Den här sidan ger dig uppdelningen, så att du vet var du ska klicka.

Kortversionen:

• Rentalbuddy bestämmer vad kunden debiteras (produkter, priser, skatter, rabatter), hur betalningssteget ser ut och när pengar skickas tillbaka. Rentalbuddy skickar också bokningsbekräftelsen.
• Stripe är ditt betalkonto. Stripe håller pengarna, bestämmer vilka betalmetoder som erbjuds, skickar kortkvitton om du vill det och betalar ut till din bank.

Ditt Stripe-konto är ditt eget. Du når det genom att logga in på stripe.com, inte inifrån Rentalbuddy.

Vart du vänder dig för vad

Fråga	Rentalbuddy	Stripe
Ansluta betalkontot	Starta det under Inställningar → Betalningar, som också visar vad Stripe fortfarande behöver	Slutför Stripes registrering och eventuella senare förfrågningar (Komplettera hos Stripe)
Lägsta belopp kunder kan betala online	Visas under Inställningar → Betalningar	Bestäms av Stripe per valuta
Vilka betalmetoder kunderna ser (kort, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Aktiveras i ditt Stripe-konto
Betalning i bokningsfönstret eller på en separat sida	Betalningsalternativ	—
Stänga av onlinebetalning	Inaktivera Stripe-betalningar	—
Valuta	Valuta	—
Priser, tillval, rabattkoder, medlemskap	Ja	— (rabattkoder kopieras till Stripe åt dig)
Skattesatser	Inställningar → Moms (skapar dem i Stripe)	Kan också skapas där och sedan synkas
Vilken skatt en produkt debiterar	På produkten	—
Återbetalningar	På bokningens betalning	Möjligt, men Rentalbuddys summor hänger inte med
Bekräftelsemejl för bokningen	Inställningar → E-post	—
Kvitto för kortbetalningen	—	Stripes inställningar för kvittomejl
Utbetalningar, utbetalningsschema, bankkonto	—	Ja
Kortavgifter, tvister, återkrav	—	Ja
Bokningslistor och exporter	Exportera i listorna	Betalnings- och utbetalningsrapporter
Din Rentalbuddy-prenumeration	Inställningar → Fakturering	—

Det här gör du i Rentalbuddy

Allt nedan finns under Inställningar i vänstermenyn om inget annat anges.

• Ansluta Stripe: fliken Betalningar, kortet Onlinebetalningar, visar Ansluten eller Ej ansluten och knappen Anslut till Stripe för att börja hantera betalningar. När Stripe vill ha något av dig (betalningar pausade, utbetalningar innehållna, en tidsgräns) säger kortet det i klartext, med Komplettera hos Stripe, och Hem visar Stripe behöver din uppmärksamhet. Kortet visar också Stripes minsta belopp för en onlinebetalning i din valuta. Hur du ansluter och åtgärdar problem står i guiden om att ansluta Stripe. Statusen kontrolleras varje gång du öppnar Betalningar, och Stripe-meddelandena på Hem och Betalningar kontrollerar sig själva igen när du byter tillbaka till admin-fliken (högst en gång i minuten), så du behöver inte ladda om sidan när du är klar hos Stripe.
• Kassainställningar på samma flik: Betalningsalternativ (I bokningsfönstret (kort, Apple Pay, Google Pay) eller På Stripes betalsida (kort, plus Swish, Klarna, MB WAY och andra lokala betalmetoder)), Inaktivera Stripe-betalningar och Valuta. Vilka betalmetoder som kräver På Stripes betalsida, och varför kortbetalningar måste vara påslagna i Stripe, står i guiden om att aktivera betalmetoder.
• Apple Pay-domäner: Rentalbuddy registrerar själv sina bokningssidor och varje plats webbadress (URL där bokaknapp är implementerad på platsens flik Bokaknapp) som domäner för betalmetoder i ditt Stripe-konto: när du ansluter Stripe, när en ny webbadress sparas och varje natt. Domäner läggs bara till; en domän du har stängt av i Stripe förblir avstängd.
• Skatter: fliken Moms. Med Stripe anslutet skapas skatterna i ditt Stripe-konto härifrån och läses tillbaka därifrån. Varje produkt får sedan sin skatt på själva produkten. Se guiden om skatter och moms.
• Priser och rabatter: produkter, tillval, medlemskap och rabattkoder ställs alla in i Rentalbuddy. Du behöver inte skapa rabattkoder i Stripe; Rentalbuddy skapar motsvarande kod i ditt Stripe-konto åt dig, och därför kan du också se dem listade där.
• Återbetalningar: från bokningen (se nedan).
• E-post: bekräftelse- och påminnelsemejlen, deras text och tidpunkt, under E-post.

Det här gör du i Stripe

Inget av detta finns i Rentalbuddy:

• Betalmetoder. Rentalbuddy lämnar över ordern till Stripe utan att begränsa metoderna, så vad dina kunder kan betala med avgörs av inställningarna för betalmetoder i ditt Stripe-konto. Om en metod är aktiverad men ändå saknas, se guiden om att aktivera betalmetoder.
• Utbetalningar. När pengarna når din bank, hur ofta och till vilket konto.
• Avgifter. Stripes kort- och transaktionsavgifter tas ut av Stripe och visas i Stripe, per betalning.
• Tvister och återkrav. Hanteras i din Stripe-dashboard.
• Kortkvitton. Om Stripe mejlar kunden ett kvitto, och vad som står på det, ställs in i ditt Stripe-konto.
• Betalnings- och utbetalningsrapporter. Stripes rapporter är där pengasidan av din bokföring finns, inklusive skatten som debiterats per betalning.
• Varför ett kort nekades. Rentalbuddy registrerar bara utfallet; orsaken finns i Stripe (se guiden om när en kund inte kan betala).

Återbetalningar: gör dem på bokningen, inte i Stripe

Återbetalningar görs i Rentalbuddy: öppna bokningen, hitta betalningen i listan Betalning och använd Återbetalning på den raden. Det kräver en roll som får göra återbetalningar: kontoägare och kontomedlemmar får det, Bokningspersonal och läsbehöriga får inte. Att avboka en bokning återbetalar ingenting av sig självt. De exakta stegen, begränsningarna och vad kunden ser står i guiden om att återbetala eller avboka en bokning.

Du kan också återbetala i Stripe-dashboarden, och återbetalningen syns i bokningens betalningslista nästa gång du öppnar bokningen. Men Rentalbuddy uppdaterar inte bokningens belopp Betalt och Kvar att betala eller dess betalningsstatus för en återbetalning som gjorts i Stripe. Om du återbetalar från bokningen håller båda systemen jämna steg.

Kvitton: vad din kund får

Uthyrare blandar ofta ihop två dokument:

• Bokningsbekräftelsen är Rentalbuddys. Direkt efter bokningen ser kunden en bekräftelsesida i bokningsfönstret ("Tack för din beställning:" med ordernumret, kundens uppgifter, vad som bokats, skatten och totalen). Kunden får också bekräftelsemejlet, som kan visa kundens namn och adress, order-id, bokningsraderna med skattebeloppet och totalpriset inklusive skatt. Du redigerar det under Inställningar → E-post (se guiden om e-post).
• Kortkvittot är Stripes bevis på att kortet har debiterats. Rentalbuddy tar inte fram det; om dina kunder får ett kommer det från Stripe, utifrån kvittoinställningarna i ditt Stripe-konto. Vad det visar, till exempel om kundens namn står med, är Stripes beslut.

Kunder som ber om ett kvitto med sitt namn, företag eller organisationsnummer (till exempel för friskvårdsbidrag): Rentalbuddy har inget separat PDF-kvitto. Bekräftelsemejlet är dokumentet att använda. Det innehåller redan kundens namn och bokningen med skatt och total. För att lägga till organisationsnummer eller företagsnamn, fråga efter det i kassan med en egen fråga (ett anpassat fält, se guiden om kundflödet) och lägg in variabeln [Custom checkout fields] i texten i bekräftelsemejlet, så skrivs kundens svar ut. Dina egna företagsuppgifter kan också skrivas in i mejltexten.

Avgifter: vem tar betalt för vad

• Stripes avgifter för varje betalning tas av Stripe från betalningen och visas i din Stripe-dashboard. Rentalbuddy varken sätter, ser eller ändrar dem.
• Din Rentalbuddy-prenumeration faktureras separat och har ingenting med ditt Stripe-betalkonto att göra. Du hittar den under Inställningar → Fakturering.

Aktuella priser finns på Rentalbuddys och Stripes egna prissidor; den här guiden listar inga.

Bokföring: vilket system ger dig vad

• Pengar in och ut (varje betalning, avgift, återbetalning, utbetalning och skatten på varje betalning): Stripes rapporter. Stripe betalar ut i omgångar, så utbetalningen på ditt kontoutdrag täcker oftast flera bokningar; Stripes utbetalningsrapporter visar vilka betalningar som ingår i varje utbetalning.
• Bokningar (vem som bokade vad, när och på vilken plats): Exportera i listan Bokningar. Vad som finns i den, och hur du läser intäkter per plats i översikten, står i guiden om rapporter och exporter.
• Det finns ingen inbyggd koppling till bokföringsprogram. Stripe erbjuder själv appar och exporter för många bokföringssystem.

Förlänga en bokning när Stripe-betalningar är avstängda

Med Inaktivera Stripe-betalningar påslaget kan kunder fortfarande förlänga sin bokning. Förlängningen registreras som betald på plats, så du tar själv betalt för det extra beloppet, precis som för den ursprungliga bokningen.

Så spårar du en bokning till dess betalning

1. Öppna bokningen under Bokningar.
2. Scrolla till Betalning. Högst upp ser du Totalt (moms inkl.), Betalt och Kvar att betala, och en etikett för betalningsstatus.
3. Varje betalningsrad visar Belopp, en status, Betalsätt, Betalnings-id, Registrerad av och när den skapades. För en kortbetalning är Betalnings-id betalningens id i Stripe: kopiera det och sök efter det i din Stripe-dashboard.
4. Återbetalningar visas som egna rader under betalningen, med metoden Stripe (retur).
5. En etikett Test på en betalningsrad, och Betald med testbetalning högst upp, betyder att någon har registrerat en manuell betalning av typen Testbetalning. Den räknas in i Betalt, men inga pengar har flyttats och det finns inget att hitta i Stripe. Bokningen räknas ändå med i översiktens intäkter tills den avbokas.
6. En etikett Test bredvid bokningens status, och meddelandet "Det här är en testbokning…" på bokningen, betyder att den gjordes med Gör en testbokning. Den räknas inte med i översiktens siffror och avbokas automatiskt 30 minuter efter att den gjordes. Om det var ett Test med en riktig betalning hittar du en liten debitering i Stripe och dess återbetalning, gjord direkt; Stripe behåller sin avgift. I Bokningar döljs testbokningar om du inte slår på Visa testbokningar.

Det fungerar åt andra hållet också: bokningens ordernummer sparas som betalningens beskrivning i Stripe, så om du söker på ordernumret i Stripe hittar du dess betalning.

Vanliga frågor

Var hittar jag underlaget för min månadsbokföring? Pengasidan (betalningar, avgifter, återbetalningar, utbetalningar, skatt per betalning) finns i Stripes rapporter; bokningssidan är Exportera i listan Bokningar.

Måste jag bokföra varje transaktion, eller bara utbetalningen? Det är en fråga för din redovisningskonsult, men båda finns tillgängliga: Stripes utbetalningsrapporter visar vilka betalningar som utgör varje utbetalning.

Om jag avbokar en bokning, får kunden tillbaka sina pengar då? Nej. Att avboka återbetalar inget. Gör återbetalningen från bokningens betalningslista med Återbetalning.

Min kund vill ha ett kvitto med sitt namn och organisationsnummer. Kan Rentalbuddy skicka ett? Det finns inget separat kvittodokument. Använd bekräftelsemejlet: det har kundens namn, bokning, skatt och total, och en fråga i kassan plus [Custom checkout fields] kan lägga till organisationsnumret.

Var ser jag Stripes avgifter? I din Stripe-dashboard, per betalning. Rentalbuddy varken visar eller sätter dem.

Måste jag skapa mina rabattkoder i Stripe också? Nej. Skapa dem i Rentalbuddy under Rabattkoder; motsvarande kod skapas automatiskt i ditt Stripe-konto.

Var ändrar jag hur ofta jag får betalt? I Stripes inställningar för utbetalningar. Det finns ingen sådan inställning i Rentalbuddy.

Hem säger "Stripe behöver din uppmärksamhet". Var åtgärdar jag det? Hos Stripe. Öppna Inställningar → Betalningar, läs meddelandet och tryck på Komplettera hos Stripe (eller Öppna Stripe); Stripe visar vad som saknas.

Kan jag se vilken plats en utbetalning kommer från? Inte i själva utbetalningen. Spåra varje betalning till dess bokning med Betalnings-id eller ordernumret, och använd översikten eller bokningsexporten för intäkter per plats.

Behöver jag ladda om admin efter att ha gjort klart något hos Stripe? Nej. Stripe-meddelandena på Hem och Betalningar kontrollerar sig själva igen när du byter tillbaka till admin-fliken, och statusen Ansluten kontrolleras varje gång du öppnar Betalningar.

Måste jag lägga till min webbplats domän i Stripe för Apple Pay? Nej. Rentalbuddy lägger automatiskt till sina bokningssidor och varje plats webbadress bland domänerna för betalmetoder i ditt Stripe-konto, och kontrollerar igen varje natt.