Rapporter og eksport: tal på oversigten, indtægt pr. sted, CSV-eksport

Rentalbuddy har én rapport på skærmen, oversigten, og flere eksporter til CSV-filer. Denne guide dækker begge, hvad hver fil indeholder, og det, udlejere ofte spørger efter, men som ikke findes endnu.

Oversigten: din rapport på skærmen

Når din opstartstjekliste er gennemført, åbner Hjem oversigten. Det er en rapport, du læser på skærmen; den har ingen downloadknap.

Øverst vælger du tre ting:

• Datointerval: den periode, hele siden dækker. Den åbner med de seneste 30 dage. Vælg datoerne i kalenderen, eller skriv dem. Oversigten dækker 1. januar 2015 til slutningen af året fem år fra nu; datoer uden for det er nedtonede. Et indtastet interval, der er ufuldstændigt, ligger uden for de år eller slutter, før det starter, anvendes ikke, og når du klikker væk, går feltet tilbage til det interval, siden viser.
• Bookinger efter: Bestillingsdato (hvornår kunden bookede) eller Start dato (hvornår lejen starter). Det ændrer tallene meget. Til "hvad solgte vi i juni" bruger du Bestillingsdato; til "hvor travlt havde vi i juni" bruger du Start dato.
• Steder: en liste med afkrydsning af dine steder, som viser Alle steder, når alt er markeret. Den vises kun, hvis du har mere end ét sted.

Tallene øverst

Tal	Hvad det betyder
Gennemsnitlig bookinglængde	Gennemsnitlig lejetid i timer
Gennemsnitlig ordreværdi	Bookingindtægt divideret med antal bookinger (salg af medlemskaber er ikke med)
Samlede indtægter	Den bookede værdi i perioden, i kontoens valuta, inklusive salg af medlemskaber
Samlede reservationer	Antal bookinger
Medlemskabskøb	Antal og værdi af solgte medlemskaber (kun når medlemskaber er slået til)

Annullerede bookinger og bookinger, hvor betalingen er udløbet, tælles ikke med. Tallene er bookingernes værdi, ikke de penge, der udbetales til dig: refusioner, gebyrer og udbetalinger finder du i Stripe (se nedenfor).

Testbookinger lavet med Lav en testbooking holdes altid uden for oversigtens tal, og de annulleres automatisk 30 minutter efter, de blev lavet. I Bestillinger er de skjult, medmindre du slår Vis testbookinger ({count}) til, og så markeret Test; skjulte testbookinger bliver aldrig valgt, så de bliver heller ikke eksporteret eller printet. Andre måder at teste på tæller som alle andre bookinger, indtil du annullerer dem: en personalebooking registreret med en Testbetaling eller en booking med en rabatkode på 100 %. Annuller dem, når du er færdig, så de ikke puster tallene op.

Diagrammet: ordrer, indtægt og Efter sted

Under tallene er et søjlediagram over perioden. Det viser antal ordrer som standard. Sæt flueben ved Indtægt for at vise indtægten i stedet. Har du flere steder, så sæt flueben ved Efter sted for at dele hver søjle op pr. sted; det er den hurtigste måde at sammenligne steder på. Hold musen over en søjle for at se de nøjagtige værdier. Korte perioder vises pr. dag, længere i større trin og meget lange perioder pr. uge.

Kundens nationalitet

En liste over lande med flag og antallet af bookinger fra hvert land. Landet udledes af landekoden i kundens telefonnummer, så en svensker med et tysk mobilnummer tælles som tysk. Bookinger uden telefonnummer, eller med et nummer, der ikke kan matches, vises som Ukendt.

Produkter

Hvilke produkter der blev booket mest i perioden, grupperet efter type (Udlejning, Begivenhed, Forsikring, Tilbehør, Medlemskab). Tallene er bookede antal, ikke indtægt.

Indtægt pr. sted

To måder, begge på oversigten:

• Ét sted ad gangen: i Steder fjerner du fluebenet ved alt undtagen ét sted og aflæser Samlede indtægter. Gentag for det næste.
• Side om side: sæt flueben ved Indtægt og Efter sted i diagrammet, og hold musen over søjlerne.

Der findes ingen tabel over indtægt pr. sted at downloade. Har du brug for tallene i et regneark, så eksporter bookingerne for det sted (se nedenfor), og læg værdikolonnen sammen.

Sådan virker eksport: sæt flueben ved rækker, og tryk så på Eksport

Alle eksporter i adminpanelet virker på samme måde: sæt flueben ved de rækker, du vil have, og tryk så på Eksport. Knappen Eksport er grå, indtil du har markeret mindst én række, og tallet i parentes er, hvor mange du har markeret, for eksempel Eksport (12). Filtrer listen først, og markér så.

Hvordan afkrydsningsfeltet i tabeloverskriften virker, afhænger af listen:

• Bestillinger, en kundes ordre historik og fanen Køb under medlemskaber: afkrydsningsfeltet i tabeloverskriften (Vælg siden på en telefon) markerer kun bookingerne på den aktuelle side. En linje over listen viser derefter, hvad der er markeret, Valgt på siden: {count}, Valgt: {count} eller Alle valgt: {count}, med Vælg alle {count} til at markere hele den filtrerede liste (alle sider) og Klar til at fjerne alle markeringer. Forlængelsesrækker kommer ikke med, når du markerer mange på én gang; markér dem én ad gangen, hvis du har brug for dem. Bookinger, der falder ud af listen, for eksempel når du ændrer et filter, falder også ud af udvalget.
• Kunder og fanen Medlemmer under medlemskaber: afkrydsningsfeltet i tabeloverskriften markerer alle rækker i den aktuelle liste.

Filerne er CSV-filer, som åbner i Excel, Numbers, Google Sheets og de fleste regnskabsprogrammer.

På en telefon vises knapperne Eksport og Print, når du har valgt bookinger ved at trykke på dem.

Eksporter bookinger

Bestillinger i venstremenuen → filtrer → sæt flueben ved rækker → Eksport.

Hvilke bookinger der er i listen, afgør, hvad du kan eksportere:

• Det sted, der er valgt i stedvælgeren Sted i venstremenuen. Slå Viser alle steder til for at se bookinger fra alle steder.
• Vælgeren Datointerval: Aktuelle dækker nyere bookinger (fra cirka to måneder tilbage), eller vælg et helt år, og tryk så på Hente.
• Filtre og Søg bookinger indsnævrer listen yderligere.

Så "hele sidste sæson for ét sted" bliver: vælg stedet, vælg året, Hente, markér feltet i tabeloverskriften, tryk på Vælg alle {count}, og derefter Eksport.

Testbookinger er skjult i listen, medmindre Vis testbookinger ({count}) er slået til, og skjulte testbookinger bliver aldrig valgt, så de havner ikke i filen.

Store udvalg. Eksporten bygges på serveren i portioner, så der er ingen størrelsesgrænse: et helt år for alle steder eksporteres på én gang. Hvis den mislykkes, ser du "Kunne ikke eksportere bestillingerne. Prøv igen."

Hvad bookingfilen indeholder

Én række pr. booking, sorteret efter start. Overskrifter og ord (kanal, status, betalingsstatus) er på dit adminsprog. På dansk er kolonnerne, i denne rækkefølge:

Ordre nummer, Oprettet, Sted, Start, Ende, Checke ind, Checke ud, Navn, E-mail, Telefonnummer, Produkter, Lås, Kanal, Status, Betalingsstatus, Valuta, Total (moms inkl.), Moms, Rabat, Rabatkode, Betalt, Tilbage at betale

Derefter kommer én kolonne pr. spørgsmål, for bookinger med svar på det ældre returneringsskema (evalueringsspørgsmål).

• Datoer og klokkeslæt skrives YYYY-MM-DD HH:mm, i stedets tidszone.
• Beløb har to decimaler, med decimalkomma på alle adminsprog undtagen engelsk.
• Produkter viser hvert produkt som "Navn ×antal".
• Lås har låsenumrene, for alle steder i eksporten.
• Betalte bookinger fra før august 2025, hvor Rentalbuddy begyndte at registrere betalte beløb, tæller som fuldt betalt.
• Filen er semikolonsepareret og starter med et byte order mark (BOM), så den åbner direkte i kolonner i Excel sat til svensk, norsk, dansk, finsk eller tysk.

Filen har ingen svar på dine brugerdefinerede felter; de står på hver bookings detaljeside og på udskriften.

Print bookinger

Print ved siden af Eksport printer de markerede bookinger, én booking pr. side. Du kan også printe en enkelt booking fra dens detaljeside; begge bruger samme layout:

• dit firmanavn, stedet og dit logo, og en bemærkning, når det er en testbooking,
• nummeret under Salgsordre med start, slut, check-in og check-out, Oprettet, Kanal og Ekstra information,
• Kunde (eller "Ingen kunde er knyttet til bestillingen."), og Kundens svar,
• Ordrelinjer,
• Betaling: Betalingsstatus, Total (moms inkl.), Betalt og Tilbage at betale (betalingshistorikken printes ikke),
• Svar før oplåsning og Retursvar.

Print tager op til 500 bookinger ad gangen. Med flere markeret er Print grå, og linjen over listen siger: "Udskrift tager højst 500 bestillinger ad gangen. Vælg side for side for at udskrive, eller brug Eksport til hele listen." Med flere end 200 markeret ser du "Forbereder {count} bestillinger til udskrift. Det kan tage et par minutter, og siden svarer muligvis ikke imens." Vent på printdialogen. Hvis en enkelt booking ikke kan vises, står der "Bestilling {id} kunne ikke vises." på dens side; hvis hele indlæsningen mislykkes, "Kunne ikke hente bestillingerne til udskrift. Prøv igen."

Print markerer bookingerne som Trykt, men kun for brugere, der kan redigere bookinger. Brugere, der kun kan se bookinger, kan stadig printe; så markeres intet.

Vil du have en PDF, så vælg "Gem som PDF" i browserens printdialog. Filtrering og valg i listen er beskrevet nærmere i guiden om at finde og filtrere bookinger.

Én kundes bookinger

Kunder → åbn kunden → ordre historik. Sæt flueben ved bookingerne (feltet i tabeloverskriften markerer den aktuelle side; Vælg alle {count} markerer dem alle), og tryk på Eksport (eller Print). Du får samme slags fil, men kun med den kundes bookinger. Det er nyttigt, når en kunde beder om en oversigt over alt, hvad de har booket.

Eksporter kunder (kundelisten til Excel)

Kunder i venstremenuen → sæt flueben ved rækker → Eksport. Filen hedder customers.csv og har kolonnerne:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country og Consent To Email (Yes/No).

Er medlemskaber slået til for din konto, kommer der tre kolonner mere efter telefonnummeret: Member, Coverage og Discount.

Kolonneoverskrifterne i denne fil er altid på engelsk, uanset hvilket sprog du kører adminpanelet på. Consent To Email er kundens samtykke til markedsføring (vises som Samtykke til e-mail i listen). Respekter det, når du bruger filen til andet end selve bookingerne.

Kunder hører til din konto, ikke til ét sted, så der findes ingen kundeeksport pr. sted. Den samme person kan booke på flere af dine steder.

Eksporter medlemskaber

Bruger din konto medlemskaber, har Medlemskaber to eksporter:

• Fanen Medlemmer eksporterer members.csv med Navn, E-mail, Medlemskabsomfang, Sted, Tilføjet via, Rabat, Gyldig til og Status. Overskrifterne følger dit adminsprog. Print printer de markerede medlemmer.
• Fanen Køb eksporterer selve salget af medlemskaber, i samme format som bookingeksporten.

QR-koder er ikke en eksport

Download QR på et steds fane Bookknap downloader et billede, ikke data. Se guiden om bookinglinks og QR-koder.

Det rapporterer adminpanelet ikke

Disse spørgsmål kommer hver sæson, så her er, hvad der ikke findes i dag:

• Udnyttelse eller belægning. Der findes ingen rapport over, hvor mange timer en kajak, en lås eller en sauna var udlejet i forhold til, hvor mange timer den var tilgængelig. Det nærmeste er at eksportere bookingerne for en periode og regne det ud i et regneark.
• Indtægt pr. produkt eller tilbehør. Oversigtens panel Produkter tæller, hvor mange der blev booket, ikke hvor meget de indbragte.
• En rapport over indtægt til download, pr. sted eller samlet. Oversigtens tal findes kun på skærmen.
• En bogføringsfil. Bookingeksporten har hver bookings samlede beløb og moms, men den er den rå liste over bookinger; om den passer til dit regnskabsprogram, afhænger af programmet. Test med én måned først.
• PDF-rapporter. Hvor der er en knap Print, kan du printe til PDF fra browseren.

Holder noget af dette dig tilbage, så sig det til support. At vide, hvilke af dem udlejere virkelig har brug for, er sådan de bliver prioriteret.

Hvor pengetallene findes: Stripe

Udbetalinger, gebyrer, refusioner, tilbageførsler, detaljer pr. betaling, momsrapporter og de kvitteringer, dine kunder får, findes i Stripe, ikke i Rentalbuddy. Rentalbuddy fortæller dig, hvad der blev booket, og hvad kunden blev opkrævet; Stripe fortæller dig, hvilke penge der faktisk flyttede sig. Til afstemning med banken eller bogholderen, start i Stripe. Guiden om Rentalbuddy og Stripe forklarer, hvad der gøres hvor.

Dine egne Rentalbuddy-fakturaer ligger under Indstillinger → Fakturering → Faktureringsportal.

Hurtigt overblik

Jeg har brug for…	Hvor
Bookinger for en periode, til Excel	Bestillinger → Datointerval → Hente → feltet i tabeloverskriften → Vælg alle {count} → Eksport
Én kundes bookinger	Kunder → kunden → ordre historik → Eksport
En kunde- eller mailingliste	Kunder → markér → Eksport
Medlemmer eller salg af medlemskaber	Medlemskaber → Medlemmer eller Køb → Eksport
Indtægt for en periode	Oversigten → Datointerval → Samlede indtægter
Indtægt for ét sted	Oversigten → Steder → fjern fluebenet ved alle undtagen ét
Sammenligne steder	Oversigtens diagram → sæt flueben ved Indtægt og Efter sted
Bookinger talt efter lejedato	Oversigten → Bookinger efter → Start dato
Hvor vores kunder kommer fra	Oversigten → Kundens nationalitet
Udbetalinger, gebyrer, moms, kvitteringer	Stripe
Vores Rentalbuddy-fakturaer	Indstillinger → Fakturering → Faktureringsportal

Ofte stillede spørgsmål

Findes der en rapportfunktion? Kan jeg få vores salg i Excel? Oversigten viser tallene på skærmen. Til et regneark skal du eksportere bookingerne: Bestillinger → markér feltet i tabeloverskriften → Vælg alle {count} → Eksport giver en CSV-fil, der åbner i Excel.

Hvordan ser jeg indtægt pr. sted, for eksempel for at dele en faktura med en partner? På oversigten fjerner du fluebenet ved alle steder undtagen ét under Steder og aflæser Samlede indtægter, eller du sætter flueben ved Indtægt og Efter sted i diagrammet.

Hvorfor er Eksport-knappen grå? Intet er markeret. Sæt flueben ved de rækker, du vil have (eller feltet i tabeloverskriften for hele siden og derefter Vælg alle {count} for hele listen), og tryk så på Eksport.

Hvorfor viser oversigten et andet beløb end min udbetaling fra Stripe? Oversigten viser bookingernes værdi i perioden. Stripe-udbetalinger er efter gebyrer og refusioner og følger Stripes udbetalingsplan.

Tallene ændrer sig, når jeg skifter Bookinger efter. Hvad er rigtigt? Begge. Bestillingsdato tæller, hvornår kunderne bookede; Start dato tæller, hvornår lejen finder sted.

Hvorfor står der Ukendt under Kundens nationalitet? Nationaliteten kommer fra landekoden i telefonnummeret. Bookinger uden telefonnummer, eller med et nummer, der ikke kan matches, vises som Ukendt.

Kan jeg se, hvor ofte hver kajak eller sauna bliver brugt (udlejningsfrekvens)? Ikke som rapport. Eksporter bookingerne for perioden, og tæl pr. lås i et regneark; kolonnen Lås har låsenumrene for alle steder.

Vores testbookinger vises i Samlede indtægter. Bookinger lavet med Lav en testbooking tæller aldrig med. Andre tests, for eksempel en personalebooking med en Testbetaling eller en rabatkode på 100 %, tæller som rigtige bookinger, indtil de annulleres. Annuller dem, så falder tallene.

Kan jeg få en momsrapport? Ikke fra Rentalbuddy. Momsrapporteringen kommer fra Stripe og dit regnskab; bookingeksporten er den rå liste over bookinger, med hver bookings Moms.

Jeg markerer feltet i tabeloverskriften, men kun bookingerne på denne side bliver valgt. Det er meningen: feltet i tabeloverskriften markerer den aktuelle side. Tryk på Vælg alle {count} i linjen over listen for at markere alle bookinger i den filtrerede liste.

Hvorfor er Print grå? Enten er intet markeret, eller også er flere end 500 bookinger markeret: print tager op til 500 ad gangen. Markér færre og print side for side, eller brug Eksport til hele listen.

Er testbookinger med i eksporten? Ikke medmindre du viser dem. Testbookinger er skjult i Bestillinger som standard, og skjulte testbookinger bliver aldrig valgt, så de bliver ikke eksporteret eller printet.

Hvorfor er beløbene i min eksport skrevet med komma? Eksporten følger dit adminsprog: alle sprog undtagen engelsk bruger decimalkomma, så tallene virker i et regneark sat til det sprog.